Elk jaar moeten ondernemingen het 1099-NEC-belastingformulier uitgeven aan niet-werknemers aan wie ze tijdens het belastingjaar $ 600 of meer hebben betaald. Dit ogenschijnlijk eenvoudige proces kan aanzienlijke uitdagingen met zich meebrengen, vooral omdat sancties van de IRS voor niet-naleving aanzienlijk kunnen zijn. Volgens de IRS heeft het bureau $ 2,9 miljard aan civielrechtelijke boetes gegeven aan indieners van de inkomstenbelasting van ondernemingen in één jaar, een duidelijke herinnering aan de financiële risico's die verbonden zijn aan het onjuist indienen van belastingen.

Inzicht in de ins en outs van het 1099-NEC-formulier kan ondernemingen een solide basis geven om vol vertrouwen en correct aan hun belastingverplichtingen te voldoen. Naast de basisvereiste zijn er veel details en uitzonderingen die van invloed kunnen zijn op hoe en wanneer dit formulier wordt gebruikt. We behandelen de nuances van het 1099-NEC-formulier, samen met diepgaande inzichten om ondernemingen te helpen effectief aan hun belastingverantwoordelijkheden te voldoen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is het 1099-NEC-belastingformulier?
  
• Wat is een vergoeding voor niet-werknemers?
  
• Waarvoor wordt het 1099-NEC-belastingformulier gebruikt?
  
• Wie moet een 1099-NEC-belastingformulier indienen?
  
• Informatie vereist op het formulier 1099-NEC
  
• Drempel voor formulier 1099-NEC
  
• Formulier 1099-NEC op je belastingaangifte vermelden
  
• Informatie op formulier 1099-NEC corrigeren
  
• Boetes voor niet-naleving
  
• Hoe Stripe kan helpen
  

Wat is het 1099-NEC-belastingformulier?

Het 1099-NEC-formulier is een formulier dat wordt gebruikt door de Internal Revenue Service (IRS) van de Verenigde Staten. NEC staat voor 'Nonemployee Compensation'. Het formulier werd in 2020 ingevoerd en vervangt vak 7 op het Formulier 1099-MISC voor het melden van vergoedingen aan niet-werknemers.

Wat is compensatie voor niet-werknemers?

Compensatie voor niet-werknemers verwijst naar betalingen die worden gedaan aan personen die geen werknemers van de betaler zijn voor diensten die zijn verleend in het kader van het beroep of de onderneming van de betaler. Meestal gaat het om geld dat een onderneming heeft betaald aan onafhankelijke contractanten, freelancers of andere zelfstandigen.

Hier zijn enkele voorbeelden van vergoedingen voor niet-werknemers:

• Kosten betaald aan dienstverleners die geen werknemer zijn, zoals onafhankelijke contractanten, freelancers, consultants of andere zelfstandigen

• Betalingen aan leden van een raad van bestuur voor hun diensten

• Commissies betaald aan verkopers die niet in loondienst zijn en die gedurende het kalenderjaar moeten worden terugbetaald, maar niet worden terugbetaald

• Betalingen aan advocaten voor juridische diensten

Het is belangrijk op te merken dat de vergoeding voor niet-werknemers geen soorten betalingen omvat waarvoor een andere vorm wordt gebruikt, zoals huur (vermeld op formulier 1099-MISC) of lonen aan werknemers (vermeld op formulier W-2).

De ontvangers van niet-werknemersvergoedingen worden over het algemeen als zelfstandigen beschouwd en zijn onderworpen aan de zelfstandigenbelasting, die de socialezekerheids- en Medicare-belastingen dekt. Deze personen moeten het hele jaar door geschatte belastingbetalingen doen om deze en andere belastingen die ze mogelijk verschuldigd zijn te dekken.

Waarvoor wordt het 1099-NEC-belastingformulier gebruikt?

Het 1099-NEC-formulier wordt voornamelijk gebruikt door ondernemingen om betalingen van $ 600 of meer te rapporteren aan niet-werknemers, zoals onafhankelijke contractanten, freelancers of andere zelfstandigen. Als een onderneming bijvoorbeeld een freelanceschrijver inhuurt om inhoud te maken en deze meer dan $ 600 per jaar betaalt, rapporteert de onderneming deze betalingen op formulier 1099-NEC.

Het 1099-NEC-formulier wordt niet gebruikt voor persoonlijke betalingen, alleen voor zakelijke betalingen. De persoon of entiteit die de betaling ontvangt, gebruikt deze informatie vervolgens om diens eigen aangifte inkomstenbelasting in te vullen. Als je een 1099-NEC ontvangt, is het belangrijk om te begrijpen dat er geen belastingen zijn ingehouden op deze betalingen en dat je daarom verantwoordelijk bent voor eventuele verschuldigde inkomstenbelasting en belasting voor zelfstandigen.

Wie moet een 1099-NEC-belastingformulier indienen?

Elke onderneming die tijdens het belastingjaar $ 600 of meer betaalt aan een niet-werknemer voor diensten, moet formulier 1099-NEC indienen. Dit zijn vaak onafhankelijke contractanten, freelancers of consultants. Evenzo hebben de personen of entiteiten die deze betalingen ontvangen, ook een 1099-NEC-formulier nodig als bewijs van hun inkomsten.

Hier vind je meer informatie over wie een 1099-NEC-formulier nodig heeft:

• Ondernemingen
  Als je onderneming in een jaar $ 600 of meer betaalt aan een niet-werknemer, moet je een 1099-NEC-formulier invullen. Het formulier geeft een overzicht van de betalingen die je hebt gedaan, wat nodig is voor de belastingaangifte van je onderneming. Je moet een kopie van het formulier naar de niet-werknemer sturen en een kopie indienen bij de IRS. Het is van cruciaal belang om deze betalingen het hele jaar door bij te houden, zodat je de 1099-NEC-formulieren correct kunt invullen.

• Niet-werknemers
  Als je een niet-werknemer bent, zoals een onafhankelijke contractant, freelancer of consultant, en je hebt in een jaar $ 600 of meer ontvangen van een onderneming, zou je een 1099-NEC-formulier van die onderneming moeten ontvangen. Het formulier documenteert je inkomsten uit die onderneming, inkomsten die je moet aangeven wanneer je de belastingaangifte doet. Omdat belastingen meestal niet worden ingehouden op de vergoedingen van niet-werknemers, is het van cruciaal belang om te budgetteren voor eventuele inkomstenbelasting of zelfstandigenbelasting die je mogelijk verschuldigd bent.

Meestal is het de verantwoordelijkheid van de onderneming die de betaling doet om het 1099-NEC-formulier in te vullen en kopieën naar de niet-werknemer en de IRS te sturen. Als je echter een niet-werknemer bent en je geen 1099-NEC-formulier ontvangt voor een inkomen van $ 600 of meer, is het nog steeds jouw verantwoordelijkheid om dat inkomen op je belastingaangifte te vermelden.

Informatie vereist op formulier 1099-NEC

Het 1099-NEC-formulier vereist verschillende gegevens van zowel de betaler (meestal een onderneming) als de ontvanger (de niet-werknemer of onafhankelijke contractant). Dit zijn de belangrijkste gegevens die vereist zijn:

• Informatie van de betaler: Dit omvat de naam, het adres en het belastingidentificatienummer (TIN), dat een socialezekerheidsnummer (SSN) kan zijn voor eenmanszaken of een werkgeversidentificatienummer (EIN) voor andere ondernemingen.

• Informatie van de ontvanger: Dit omvat de naam, het adres en het TIN van de ontvanger. Dit kan een SSN of een EIN zijn.

• Totale vergoeding voor niet-werknemers: Dit is het totale bedrag aan vergoedingen voor niet-werknemers (box 1) dat de onderneming gedurende het belastingjaar aan de ontvanger heeft betaald. Dit moet het brutobedrag zijn, vóór eventuele belastingaftrek.

• Federale inkomstenbelasting ingehouden: Als er federale inkomstenbelasting is ingehouden op de niet-werknemersvergoeding (box 4), moet deze in dit vak worden vermeld. Maar dit is ongebruikelijk, omdat over het algemeen federale inkomstenbelasting niet wordt ingehouden op vergoedingen voor niet-werknemers.

• Informatie over de staat: Als er staatsbelastingen zijn ingehouden, moet de betaler ook het belastingidentificatienummer van de staat, de staat van de ontvanger en het bedrag aan ingehouden inkomstenbelasting vermelden.

Om dit proces gemakkelijker te maken, is nauwkeurige registratie het hele jaar door essentieel. Je moet er ook voor zorgen dat je een ingevuld W-9-formulier aanvraagt bij elke niet-werknemer die je betaalt, waarin je hun belastingidentificatienummer en andere noodzakelijke informatie krijgt.

Drempel voor formulier 1099-NEC

De drempel voor het uitgeven van een 1099-NEC-formulier is $ 600. Dit betekent dat als een onderneming tijdens een belastingjaar $ 600 of meer betaalt aan een niet-werknemer voor diensten, deze verplicht is om een 1099-NEC-formulier voor die persoon of entiteit uit te geven.

Als een onderneming een bepaalde niet-werknemer in een belastingjaar minder dan $ 600 betaalt, hoeft deze geen 1099-NEC voor die persoon of entiteit uit te geven. De ontvanger van die inkomsten is echter over het algemeen nog steeds verplicht om deze op diens belastingaangifte aan te geven.

De drempel van $ 600 is met name van toepassing per persoon of entiteit, niet op het totale bedrag aan niet-werknemersvergoedingen dat een onderneming gedurende het jaar betaalt. Als een onderneming bijvoorbeeld $ 500 betaalt aan drie verschillende contractanten, hoeft deze voor geen van hen een 1099-NEC-formulier uit te geven, ook al is het totale uitbetaalde bedrag meer dan $ 600.

Formulier 1099-NEC op je belastingaangifte vermelden

Als je een formulier 1099-NEC hebt ontvangen vanwege inkomsten uit niet-werknemerscompensatie, is het belangrijk om te begrijpen dat dit inkomen moet worden aangegeven wanneer je de federale belastingaangifte voorbereidt. Het proces kan ingewikkeld zijn en vereist een duidelijk begrip van de betrokken stappen. Hieronder vind je een algemene handleiding om je te helpen bij het navigeren door het proces:

• Bijlage C
  Als je een eenmanszaak, onafhankelijke onderaannemer of zelfstandige bent, geef je de inkomsten van een 1099-NEC meestal op in bijlage C, winst of verlies uit je onderneming. Je voert het totaalbedrag uit vak 1 van het 1099-NEC in op regel 1 van bijlage C.

• Belasting voor zelfstandigen
  Geld dat wordt verdiend met vergoedingen voor niet-werknemers, is ook onderworpen aan de belasting op zelfstandigen, die de socialezekerheids- en Medicare-belastingen dekt. Je moet bijlage SE, Self-Employment Tax, invullen om dit bedrag te berekenen. Het resultaat komt op je formulier 1040.

• Geschatte belastingbetalingen
  Als je zelfstandige bent en verwacht $ 1000 of meer verschuldigd te zijn wanneer je de aangifte indient, moet je doorgaans het hele jaar door geschatte belastingbetalingen doen. Dit omvat inkomstenbelasting en zelfstandigenbelasting. Je gebruikt formulier 1040-ES, geschatte belasting voor particulieren, om deze betalingen te berekenen en te doen.

• Staatsbelastingen
  Afhankelijk van je staat moet je mogelijk ook je 1099-NEC-inkomen aangeven op je staatsbelastingaangifte.

• Onkosten
  Op bijlage C kun je alle zakelijke kosten aftrekken die verband houden met het verdienen van de niet-werknemersvergoeding, wat je belastbare inkomen kan verlagen. Uitgaven kunnen bestaan uit benodigdheden, reizen, kosten voor het thuiskantoor of andere kosten die nodig zijn voor je werk.

Houd er rekening mee dat het navigeren door belastingzaken ingewikkeld kan zijn en dat de precieze formulieren en processen die je nodig hebt, kunnen veranderen afhankelijk van je specifieke situatie. Het is altijd een goed idee om advies in te winnen bij een belastingadviseur om er zeker van te zijn dat je de meest nauwkeurige informatie en begeleiding krijgt.

Informatie op formulier 1099-NEC corrigeren

Als je informatie op een 1099-NEC-formulier wilt corrigeren dat je al bij de IRS hebt ingediend, moet je een gecorrigeerd formulier indienen. Hier lees je hoe je dat doet:

• Vraag een nieuw formulier 1099-NEC aan: Je kunt dit formulier downloaden van de website van de IRS of door het op te vragen bij de IRS. Houd er rekening mee dat het formulier scanbaar moet zijn, dus je kunt niet zomaar een kopie van internet afdrukken, maar je moet een officieel IRS-formulier gebruiken.

• Vul het formulier in met de juiste informatie: Vul het formulier in met de juiste gegevens. Zorg ervoor dat je het juiste TIN en het TIN van de ontvanger vermeldt, evenals het juiste bedrag aan vergoedingen voor niet-werknemers.

• Vink het vakje 'CORRECTED' aan: Op het nieuwe 1099-NEC-formulier zie je bovenaan een vakje met het label 'CORRECTED'. Schakel dit vakje in om de IRS aan te geven dat dit formulier een gecorrigeerde versie is.

• Stuur het gecorrigeerde formulier naar de ontvanger en IRS: Je moet het gecorrigeerde 1099-NEC-formulier sturen naar de ontvanger van de niet-werknemersvergoeding. Je moet het gecorrigeerde formulier ook naar de IRS sturen. Als je het 1099-NEC-formulier oorspronkelijk elektronisch hebt ingediend bij de IRS, moet je de correctie ook elektronisch indienen.

• Corrigeer het 1096-formulier: Het 1096-formulier is het samenvattende formulier dat je samen met 1099-formulieren naar de IRS stuurt. Als de fout in het 1099-NEC-formulier van invloed was op de totalen die je op formulier 1096 hebt gerapporteerd, moet je ook het formulier 1096 corrigeren en opnieuw opsturen.

De bovenstaande stappen zijn een algemene richtlijn en het exacte proces kan variëren afhankelijk van je omstandigheden. Fouten in belastingformulieren kunnen ernstige gevolgen hebben. Dus als je niet zeker weet hoe je een fout moet corrigeren, raadpleeg dan een belastingdeskundige. Het is belangrijk om correcties aan te brengen zodra je een fout opmerkt om mogelijke boetes van de IRS te voorkomen.

Boetes bij niet-naleving

Het niet tijdig indienen van de juiste en tijdige 1099-NEC-formulieren kan leiden tot boetes van de IRS. De straffen variëren op basis van de ernst van de overtreding en variëren in bedrag. Niet-naleving valt uiteen in twee grote categorieën: het niet indienen van een aanvraag en het opzettelijk negeren van het proces.

Kan niet indienen

Als je niet op de uiterste datum een correcte 1099-NEC indient en je geen redelijke reden kunt aanvoeren, kun je een boete krijgen. De hoogte van de boete is gebaseerd op wanneer je het juiste formulier indient. Hier is een overzicht van de boetes:

• De boete is $ 50 per formulier als je het correct indient binnen 30 dagen na de vervaldatum; de maximale boete is $ 194.500 per jaar ($ 556.500 voor grotere ondernemingen).
  
• De boete is $ 110 per formulier als je meer dan 30 dagen na de vervaldatum, maar vóór 1 augustus, correct indient; de maximale boete is $ 556.500 per jaar ($ 1.669.500 voor grotere ondernemingen).
  
• De boete is $ 280 per formulier als je na 1 augustus een aanvraag indient of de vereiste formulieren niet indient; de maximale boete is $ 1.130.500 per jaar ($ 3.392.000 voor grotere ondernemingen).
  

Opzettelijke veronachtzaming

Als de IRS vaststelt dat een onderneming opzettelijk de vereiste om een correcte en tijdige 1099-NEC te verstrekken heeft genegeerd, is de boete per formulier minimaal $ 560 zonder maximumlimiet.

Deze boetes zijn van toepassing op elk geval waarin een onderneming een 1099-NEC-formulier niet correct indient. Dus een onderneming die meerdere 1099-NEC-formulieren niet verstrekt, kan aanzienlijke boetes krijgen. Bovendien kunnen sommige staten, naast federale boetes, ook boetes opleggen voor het niet indienen van de juiste 1099-NEC-formulieren.

Hoe Stripe kan helpen

Stripe Tax neemt ondernemingen de zorg uit handen door automatisch omzetbelasting te berekenen en innen en belastingrapporten te genereren. Met Stripe Tax kunnen grote en kleine ondernemingen veilig aan hun fiscale verplichtingen voldoen en mogelijke boetes omzeilen.

Hier is een overzicht van hoe Stripe Tax ondernemingen helpt:

• Automatiseren van belastingberekeningen
  Stripe Tax kan automatisch in real time belastingtarieven voor ondernemingen berekenen, op basis van de producten, de locatie van de onderneming en de locatie van de klant. Hoewel deze functie in de eerste plaats is ontworpen om te helpen met omzetbelasting en belasting over de toegevoegde waarde (btw), kan deze ondernemingen ook helpen bij het bijhouden van het bedrag dat ze aan niet-werknemers betalen, wat ze moeten weten voor 1099-NEC-naleving.

• Verzamelen en verifiëren van gegevens
  Het verzamelen van de juiste informatie van zelfstandigen, inclusief TIN's, kan een complexe taak zijn. Stripe Tax heeft functies om dit proces te automatiseren en tijdens het betalingsproces TIN's, adressen en andere noodzakelijke gegevens te verzamelen en te verifiëren.

• Formulier genereren en leveren
  Een belangrijk aspect van 1099-NEC-compliance is het maken en verzenden van de formulieren. Stripe Tax kan deze formulieren voor je genereren op basis van de betaalgegevens die het heeft verzameld, deze vervolgens rechtstreeks naar aannemers sturen en ze indienen bij de IRS.

• Bijhouden van gegevens
  Het nauwkeurig bijhouden van een administratie is belangrijk in het geval van een audit en voor je eigen bedrijfsvoering. Stripe Tax kan helpen bij het bijhouden van deze administratie en het bijhouden van alle benodigde informatie over betalingen aan niet-werknemers en de belastingformulieren die je hebt verstrekt.

Als je de aangiftevereisten van het 1099-NEC-formulier goed doorleest en tools als Stripe Tax gebruikt, kun je de belasting- en compliancevereisten aanzienlijk vereenvoudigen. Door op de hoogte te blijven van de belastingregelgeving, kunnen ondernemingen zich blijven concentreren op de dagelijkse activiteiten en plannen voor de toekomst.