Varje år måste företag utfärda skatteformuläret 1099-NEC till icke-anställda till vilka de har betalat 600 USD eller mer under skatteåret. Denna till synes enkla process kan innebära stora utmaningar, särskilt eftersom IRS påföljder för bristande efterlevnad kan vara betydande. Enligt IRS bedömde byrån 2,9 miljarder USD i civilrättsliga påföljder mot företagsinkomstskattefiler under ett enda år, en skarp påminnelse om de ekonomiska riskerna med att lämna in skatter felaktigt.

Att förstå alla detaljer i 1099-NEC-formuläret kan ge företag en solid grund för att uppfylla sina skatteskyldigheter på ett säkert och korrekt sätt. Utöver det grundläggande kravet finns det många detaljer och undantag som kan påverka hur och när detta formulär används. Vi tar upp nyanserna i 1099-NEC-formuläret tillsammans med djupgående insikter som hjälper företag att effektivt uppfylla sina skattskyldigheter.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är skatteformuläret 1099-NEC?
  
• Vad är ersättning för icke-anställda?
  
• Vad används skatteformuläret 1099-NEC till?
  
• Vem behöver skicka in skatteformuläret 1099-NEC
  
• Information som krävs på 1099-NEC-formuläret
  
• Tröskelvärde för 1099-NEC-formuläret
  
• Så här deklarerar du 1099-NEC-formuläret på din skattedeklaration
  
• Så här korrigerar du information på 1099-NEC-formuläret
  
• Påföljder vid bristande efterlevnad
  
• Hur Stripe kan hjälpa dig
  

Vad är skatteformuläret 1099-NEC?

1099-NEC är ett formulär som används av USA:s skattemyndighet, Internal Revenue Service (IRS). NEC står för "Nonemployee Compensation". Formuläret infördes 2020 och ersatte ruta 7 på formuläret 1099-MISC för rapportering av ersättning till icke-anställda.

Vad är ersättning för icke-anställda?

Med ersättning till icke-anställda avses betalningar som görs till personer som inte är anställda hos betalaren för tjänster som utförts inom ramen för betalarens affärsverksamhet. Vanligtvis betyder detta pengar som ett företag betalade till oberoende entreprenörer, frilansare eller andra egenföretagare.

Här är några exempel på ersättning till icke-anställda:

• Avgifter som betalas till tjänsteleverantörer som inte är anställda, t.ex. oberoende entreprenörer, frilansare, konsulter eller andra egenföretagare

• Ersättning till styrelseledamöter för deras tjänster

• Provisioner som betalas till säljare som inte är anställda och som är föremål för återbetalning men som inte återbetalas under kalenderåret

• Betalningar till advokater för juridiska tjänster

Det är viktigt att notera att ersättning till icke-anställda inte omfattar några typer av betalningar för vilka ett annat formulär används, t.ex. hyror (rapporteras på formulär 1099-MISC) eller löner till anställda (rapporteras på formulär W-2).

Mottagarna av ersättning för icke-anställda betraktas i allmänhet som egenföretagare, och de är föremål för egenföretagarskatten, som täcker socialförsäkrings- och Medicare-skatter. Dessa personer måste göra preliminära skattebetalningar under hela året för att täcka dessa och andra skatter som de kan vara skyldiga.

Vad används skatteformuläret 1099-NEC till?

Formulär 1099-NEC används främst för företag för att rapportera betalningar på 600 USD eller mer till icke-anställda, såsom oberoende entreprenörer, frilansare eller andra egenföretagare. Till exempel, om ett företag anlitar en frilansskribent för att skapa innehåll och betalar dem mer än 600 USD på ett år, skulle företaget rapportera dessa betalningar på formulär 1099-NEC.

1099-NEC används inte för privata betalningar, endast företagsbetalningar. Den individ eller enhet som tar emot betalningen kommer sedan att använda denna information för att slutföra sin egen inkomstdeklaration. Om du får ett 1099-NEC-formulär är det viktigt att förstå att inga skatter har dragits från dessa betalningar och att du därför är ansvarig för eventuell inkomstskatt och skatt för egenföretagare.

Vem behöver skatteformuläret 1099-NEC?

Alla företag som betalar 600 USD eller mer till en icke-anställd för tjänster under beskattningsåret måste lämna in formuläret 1099-NEC. Detta inkluderar ofta oberoende entreprenörer, frilansare eller konsulter. På samma sätt kommer de personer eller enheter som tar emot dessa betalningar också att behöva ett 1099-NEC-formulär som en registrering av sin inkomst.

Här följer mer information om vem som behöver ett 1099-NEC-formulär:

• Företag
  Om ditt företag betalar 600 USD eller mer till en icke-anställd under ett år måste du fylla i ett 1099-NEC-formulär. Formuläret innehåller uppgifter om de betalningar som du har gjort, vilket är nödvändigt för företagets skatterapportering. Du måste skicka en kopia av formuläret till den icke-anställde och lämna in en kopia till IRS. Det är viktigt att hålla reda på dessa betalningar under hela året så att du kan fylla i 1099-NEC-formulären korrekt.

• Icke-anställda
  Om du är en icke-anställd – till exempel en oberoende entreprenör, frilansare eller konsult – och du har fått 600 USD eller mer från ett företag under ett år, bör du få ett 1099-NEC-formulär från det företaget. Formuläret dokumenterar dina inkomster från det företaget, inkomster som du måste rapportera när du deklarerar. Eftersom skatter vanligtvis inte dras av från ersättning till icke-anställda är det viktigt att budgetera för eventuell inkomstskatt eller egenföretagarskatt som du kan vara skyldig.

Vanligtvis är det företaget som gör betalningen som ansvarar för att fylla i 1099-NEC-formuläret och skicka kopior till den icke-anställde och IRS. Men om du är en icke-anställd och du inte får ett 1099-NEC-formulär för inkomst på 600 USD eller mer, är det fortfarande ditt ansvar att rapportera den inkomsten på din skattedeklaration.

Information som krävs på 1099-NEC-formuläret

1099-NEC-formuläret kräver flera uppgifter från både betalaren (vanligtvis ett företag) och mottagaren (den icke-anställde eller oberoende entreprenören). Här är de viktigaste uppgifterna som krävs:

• Information om betalaren: Detta inkluderar betalarens namn, adress och skatteregistreringsnummer (TIN), vilket kan vara ett personnummer (SSN) för enskild firma eller arbetsgivarnummer (EIN) för andra företag.

• Mottagarens uppgifter: Detta inkluderar mottagarens namn, adress och TIN, som kan vara ett SSN eller ett EIN.

• Total ersättning till icke-anställda: Detta är det sammanlagda beloppet av ersättning till icke-anställda (ruta 1) som företaget har betalat ut till mottagaren under beskattningsåret. Detta ska vara bruttobeloppet före eventuella skatteavdrag.

• Federal källskatt på inkomst: Om federal källskatt på inkomst har innehållits på ersättningen till icke-anställda (ruta 4) ska den redovisas i denna ruta. Men detta är ovanligt, eftersom federal inkomstskatt i allmänhet inte dras av från ersättning till icke-anställda.

• Information om delstat: Om delstatliga skatter har innehållits måste betalaren också ange sitt statliga skatteregistreringsnummer, mottagarens delstat och beloppet för den statliga inkomstskatt som innehållits.

För att göra denna process enklare är det viktigt att föra noggranna register under hela året. Du bör också se till att begära ett ifyllt W-9-formulär från alla icke-anställda du betalar, så att du får deras skatteregistreringsnummer och annan nödvändig information.

Tröskelvärde för 1099-NEC-formuläret

Tröskelvärdet för att utfärda ett 1099-NEC-formulär är 600 USD. Detta innebär att om ett företag betalar 600 USD eller mer till en icke-anställd för tjänster under ett beskattningsår, måste det utfärda ett 1099-NEC-formulär för den individen eller enheten.

Om ett företag betalar en icke-anställd mindre än 600 USD under ett beskattningsår behöver det inte utfärda ett 1099-NEC för den individen eller enheten. Mottagaren av denna inkomst är dock fortfarande i allmänhet skyldig att deklarera den i sin skattedeklaration.

Noterbart är att tröskeln på 600 USD gäller per individ eller enhet, inte för det totala beloppet för ersättning för icke-anställda som ett företag betalar under året. Till exempel, om ett företag betalar 500 USD vardera till tre olika entreprenörer, behöver det inte utfärda ett 1099-NEC-formulär för någon av dem, även om det totala utbetalda beloppet är över 600 USD.

Så här deklarerar du 1099-NEC-formuläret på din skattedeklaration

Om du har fått ett 1099-NEC-formulär på grund av inkomst från ersättning till icke-anställda är det viktigt att förstå att denna inkomst måste rapporteras när du förbereder din federala skattedeklaration. Processen kan vara komplicerad och kräver en tydlig förståelse för de steg som ingår. Nedan följer en allmän guide som hjälper dig att navigera i processen:

• Schedule C
  Om du är enskild firma, oberoende entreprenör eller egenföretagare rapporterar du vanligtvis inkomsten från ett 1099-NEC i Schedule C, Profit or Loss from Business. Du anger det totala beloppet från ruta 1 i 1099-NEC på rad 1 i Schedule C.

• Skatt för egenföretagare
  Pengar som tjänas in från ersättning till icke-anställda är också föremål för skatt för egenföretagare, som täcker socialförsäkrings- och Medicare-skatter. Du måste fylla i Schedule SE, Self-Employment Tax, för att beräkna detta belopp. Resultatet visas på formulär 1040.

• Preliminära skattebetalningar
  Om du är egenföretagare och förväntar dig att vara skyldig 1 000 USD eller mer när du lämnar in din deklaration, måste du vanligtvis göra preliminära skattebetalningar under hela året. Detta inkluderar inkomstskatt och skatt för egenföretagare. Du kommer att använda formulär 1040-ES, Estimated Tax for Individuals, för att beräkna och göra dessa betalningar.

• Statliga skatter
  Beroende på din delstat kan du också behöva rapportera din 1099-NEC-inkomst på din delstatliga skattedeklaration.

• Kostnader
  På Schedule C kan du dra av eventuella affärskostnader relaterade till att tjäna ersättningen för icke-anställda, vilket kan sänka din beskattningsbara inkomst. Utgifter kan omfatta material, resor, utgifter för hemmakontor eller andra kostnader som är nödvändiga för ditt arbete.

Tänk på att det kan vara komplicerat att navigera i skattefrågor och de exakta formulär och processer du behöver kan ändras beroende på din specifika situation. Det är alltid en bra idé att söka råd från en skatterådgivare för att säkerställa att du får den mest korrekta informationen och vägledningen.

Så här korrigerar du information på 1099-NEC-formuläret

Om du vill korrigera information på ett 1099-NEC-formulär som du redan har lämnat in till IRS måste du skicka in ett korrigerat formulär. Så här gör du:

• Skaffa ett nytt 1099-NEC-formulär: Du kan hämta formuläret från IRS webbplats eller beställa det från IRS. Kom ihåg att formuläret måste vara skanningsbart, så du kan inte bara skriva ut en kopia från webben. Du måste använda ett officiellt IRS-formulär.

• Fyll i formuläret med korrekta uppgifter: Fyll i formuläret med rätt uppgifter. Se till att du inkluderar rätt TIN och mottagarens TIN och rätt belopp för ersättning till icke-anställda.

• Markera rutan "CORRECTED": På det nya 1099-NEC-formuläret ser du en ruta högst upp märkt "CORRECTED". Se till att markera den här rutan för att indikera för IRS att det här formuläret är en korrigerad version.

• Skicka det korrigerade formuläret till mottagaren och IRS: Du måste skicka det korrigerade 1099-NEC-formuläret till mottagaren av ersättningen för icke-anställda. Du måste också skicka det korrigerade formuläret till IRS. Om du ursprungligen lämnade in 1099-NEC-formuläret elektroniskt till IRS bör du också lämna in korrigeringen elektroniskt.

• Korrigera 1096-formuläret: Formulär 1096 är den sammanfattning som du skickar till IRS tillsammans med 1099-formulären. Om felet i 1099-NEC påverkade totalbeloppen som du rapporterade på formulär 1096 måste du också korrigera och skicka om formulär 1096.

Ovanstående steg är en allmän guide och den exakta processen kan variera beroende på dina omständigheter. Fel i skatteformulär kan få allvarliga konsekvenser, så om du är osäker på hur du korrigerar ett fel bör du rådgöra med en skatterådgivare. Det är viktigt att göra korrigeringar så snart du upptäcker ett fel för att undvika potentiella påföljder från IRS.

Påföljder vid bristande efterlevnad

Underlåtenhet att lämna in korrekta 1099-NEC-formulär i tid kan leda till straffavgifter från IRS. Påföljderna varierar beroende på hur allvarlig överträdelsen är samt beloppet. Bristande efterlevnad kan delas in i två breda kategorier: underlåtenhet att lämna in en anmälan och avsiktlig försummelse.

Underlåtenhet att deklarera

Om du inte deklarerar en korrekt 1099-NEC senast på förfallodagen och du inte kan ange rimliga skäl kan du bli föremål för en straffavgift. Straffavgiftens storlek baseras på när du lämnar in rätt formulär. Här är en sammanfattning av straffavgifter:

• Straffavgiften är 50 USD per formulär om du lämnar in korrekt inom 30 dagar från förfallodagen. Det maximala straffet är 194 500 USD per år (556 500 USD för större företag).
  
• Straffavgiften är 110 USD per formulär om du lämnar in korrekt mer än 30 dagar efter förfallodagen men senast den 1 augusti. Det maximala straffet är 556 500 USD per år (1 669 500 USD för större företag).
  
• Straffavgiften är 280 USD per formulär om du lämnar in efter den 1 augusti eller inte lämnar in nödvändiga formulär. Det maximala straffet är 1 130 500 USD per år (3 392 000 USD för större företag).
  

Avsiktlig försummelse

Om IRS fastställer att ett företag avsiktligt åsidosatt kravet på att tillhandahålla ett korrekt och snabbt 1099-NEC, är straffavgiften per formulär minst 560 USD utan maxgräns.

Dessa påföljder gäller för varje fall där ett företag inte lämnar in en 1099-NEC korrekt, så ett företag som inte tillhandahåller flera 1099-NEC-formulär kan drabbas av betydande påföljder. Utöver federala påföljder kan vissa delstater också utdöma påföljder för underlåtenhet att lämna in korrekta 1099-NEC-formulär.

Så kan Stripe hjälpa dig

Stripe Tax avlastar företagen genom att automatiskt beräkna och ta ut omsättningsskatt och generera skatterapporter. Med Stripe Tax kan företag av alla storlekar tryggt och säkert ta sitt skatteansvar och kringgå potentiella påföljder.

Här är en översikt över hur Stripe Tax hjälper företag:

• Automatisering av skatteberäkningar
  Stripe Tax kan automatiskt beräkna skattesatser för företag i realtid, beroende på produkterna, företagets plats och kundens plats. Även om den här funktionen främst är utformad för att hjälpa till med omsättningsskatt och mervärdesskatt (moms), kan den också hjälpa företag att spåra det belopp de betalar till icke-anställda, vilket de behöver veta för 1099-NEC-efterlevnad.

• Insamling och verifiering av uppgifter
  Att samla in korrekt information från entreprenörer, inklusive TIN, kan vara en komplex uppgift. Stripe Tax har funktioner för att automatisera denna process och samla in och verifiera TIN, adresser och andra nödvändiga data under betalningsprocessen.

• Generering och leverans av formulär
  En viktig aspekt av 1099-NEC-efterlevnad är att skapa och skicka formulären. Stripe Tax kan generera dessa formulär åt dig baserat på de betalningsdata de har samlat in och sedan skicka dem direkt till entreprenörer samt lämna in dem till IRS.

• Journalföring
  Att föra korrekta register är viktigt vid en revision och för din egen företagsledning. Stripe Tax kan hjälpa till att underhålla dessa register och spåra all nödvändig information om betalningar till icke-anställda och de skatteformulär du har utfärdat.

Genom att bekanta dig med rapporteringskraven i 1099-NEC-formuläret och använda verktyg som Stripe Tax kan du avsevärt förenkla hur du hanterar skatter och efterlevnad. Genom att hålla sig informerade och uppdaterade om skatteregler kan företag fokusera mer tid på den dagliga verksamheten och planera för framtiden.