Ogni anno, le attività devono emettere il modulo fiscale 1099-NEC ai non dipendenti ai quali hanno corrisposto almeno 600 dollari durante l'anno fiscale. Questo processo apparentemente semplice può presentare notevoli difficoltà, soprattutto perché le sanzioni dell'IRS in caso di mancata conformità possono essere cospicue. Secondo l'IRS, l'agenzia ha valutato in 2,9 miliardi di dollari le sanzioni comminate in relazione a dichiarazioni di imposte sul reddito di impresa, un chiaro segnale dei rischi finanziari connessi a dichiarazioni fiscali errate.
Conoscere i dettagli del modulo 1099-NEC può rappresentare per le attività una solida base per adempiere ai propri obblighi fiscali in modo sicuro e corretto. Oltre ai requisiti essenziali, ci sono molte particolarità ed eccezioni che possono influire su come e quando viene utilizzato questo modulo. Esamineremo le sfumature del modulo 1099-NEC, fornendo informazioni approfondite per aiutare le attività ad adempiere in modo efficace alle proprie responsabilità fiscali.
Contenuto dell'articolo
- Che cos'è il modulo fiscale 1099-NEC?
- Cosa sono i compensi non da lavoro dipendente?
- A cosa serve il modulo fiscale 1099-NEC?
- Chi deve presentare il modulo fiscale 1099-NEC
- Informazioni richieste nel modulo 1099-NEC
- Soglia per il modulo 1099-NEC
- Come riportare il modulo 1099-NEC nella dichiarazione dei redditi
- Come correggere le informazioni nel modulo 1099-NEC
- Sanzioni per non conformità
- I vantaggi di Stripe
Che cos'è il modulo fiscale 1099-NEC?
Il modulo 1099-NEC è utilizzato dall'IRS (Internal Revenue Service), l'organismo responsabile della riscossione delle imposte negli Stati Uniti. NEC sta per "NonEmployee Compensation", ovvero compensi non da lavoro dipendente. Il modulo è stato introdotto nel 2020, sostituendo il riquadro 7 del modulo 1099-MISC per la dichiarazione dei compensi non da lavoro dipendente.
Cosa sono i compensi non da lavoro dipendente?
I compensi non da lavoro dipendente sono i pagamenti effettuati a persone fisiche non dipendenti del soggetto pagatore, per servizi resi nell'ambito dell'attività economica o commerciale del pagatore stesso. In genere si tratta di denaro che un'attività ha corrisposto a contrattisti indipendenti, liberi professionisti o altri lavoratori autonomi.
Ecco alcuni esempi di compensi non da lavoro dipendente:
Onorari pagati a fornitori di servizi non dipendenti, come contrattisti indipendenti, liberi professionisti, consulenti o altri lavoratori autonomi
Compensi a membri del consiglio di amministrazione per i loro servizi
Commissioni pagate a venditori non dipendenti soggette a rimborso ma non rimborsate durante l'anno di calendario
Onorari pagati ad avvocati per servizi legali
È importante notare che i compensi non da lavoro dipendente non comprendono alcun tipo di pagamento per il quale venga utilizzato un modulo diverso, ad esempio gli affitti (dichiarati nel modulo 1099-MISC) o i salari dei dipendenti (dichiarati nel modulo W-2).
I beneficiari dei compensi non da lavoro dipendente sono generalmente considerati lavoratori autonomi e sono soggetti all'imposta sul lavoro autonomo, che copre quelle relative alla previdenza sociale e all'assistenza sanitaria. Questi soggetti devono effettuare pagamenti fiscali stimati durante tutto l'anno per coprire queste e altre imposte eventualmente dovute.
A cosa serve il modulo fiscale 1099-NEC?
Il modulo 1099-NEC viene utilizzato dalle attività principalmente per dichiarare compensi pari o superiori a 600 dollari a soggetti non dipendenti, come contrattisti indipendenti, liberi professionisti o altri lavoratori autonomi. Ad esempio, se un'attività assume uno scrittore freelance per creare contenuti e a questa persona paga più di 600 dollari nell'arco di un anno, l'attività dichiarerà questi pagamenti nel modulo 1099-NEC.
Il 1099-NEC non viene utilizzato per pagamenti personali ma solo per quelli di carattere professionale. La persona fisica o l'entità che riceve il pagamento utilizzerà quindi queste informazioni per compilare la propria dichiarazione dei redditi. Se ricevi un modulo 1099-NEC, tieni presente che sui compensi riportati non sono state trattenute imposte e pertanto le eventuali imposte sul reddito e sul lavoro autonomo che potrebbero essere dovute ricadono sotto la tua responsabilità.
Chi è interessato dal modulo fiscale 1099-NEC
Deve presentare un modulo 1099-NEC qualsiasi attività che corrisponde 600 dollari o più a una persona non dipendente per servizi resi durante l'anno fiscale. Spesso si tratta di contrattisti indipendenti, liberi professionisti o consulenti. Allo stesso modo, anche le persone fisiche o le entità che ricevono questi pagamenti avranno bisogno di un modulo 1099-NEC come documentazione del reddito percepito.
Ecco maggiori dettagli su chi è interessato dal modulo 1099-NEC:
Attività
Se la tua attività paga 600 dollari o più a una persona non dipendente nell'arco di un anno, dovrai compilare un modulo 1099-NEC. Il modulo fornisce una prova dei pagamenti effettuati, necessaria per la dichiarazione fiscale dell'attività. Una copia del modulo dovrà essere inviata alla persona non dipendente e una dovrà essere presentata all'IRS. È fondamentale tenere traccia di questi pagamenti durante tutto l'anno al fine di compilare i moduli 1099-NEC in modo accurato.Non dipendenti
Se la tua è un'occupazione non dipendente, come nel caso dei contrattisti indipendenti, liberi professionisti o consulenti, e hai ricevuto 600 dollari o più da un'attività nell'arco di un anno, devi ricevere un modulo 1099-NEC da tale attività. Il modulo documenta il reddito che hai percepito da quell'attività, reddito che dovrai riportare nella tua dichiarazione fiscale. Poiché di solito sui compensi non da lavoro dipendente non vengono effettuate trattenute, è fondamentale preventivare gli importi dovuti per le imposte sul reddito o sul lavoro autonomo eventualmente dovute.
In genere, è responsabilità dell'attività che effettua il pagamento compilare il modulo 1099-NEC e inviarne copie alla persona non dipendente e all'IRS. Tuttavia, se la tua è un'occupazione non dipendente e non ricevi il modulo 1099-NEC per un reddito pari o superiore a 600 dollari, è comunque tua responsabilità riportare tale reddito nella dichiarazione dei redditi.
Informazioni richieste nel modulo 1099-NEC
Il modulo 1099-NEC richiede diverse informazioni sia da parte del pagatore (di solito un'attività) che del beneficiario (non dipendente o libero professionista). Ecco le principali informazioni richieste:
Informazioni sul pagatore: comprendono il nome, l'indirizzo e il numero di identificazione del contribuente (TIN, Taxpayer Identification Number), che potrebbe essere un numero di previdenza sociale (SSN, Social Security Number) nel caso di titolari di ditte individuali o un numero di identificazione del datore di lavoro (EIN, Employer Identification Number) per altri tipi di attività.
Informazioni sul beneficiario: comprendono il nome, l'indirizzo e il numero TIN, che potrebbe essere un numero SSN o EIN, del beneficiario.
Totale compensi non da lavoro dipendente: si tratta dell'importo totale dei compensi non da lavoro dipendente (riquadro 1) che l'attività ha corrisposto al beneficiario durante l'anno fiscale. Dovrebbe essere l'importo lordo, al lordo di eventuali detrazioni fiscali.
Ritenuta fiscale federale sul reddito: se l'imposta federale sul reddito è stata trattenuta dai compensi della persona non dipendente (riquadro 4), deve essere riportata in questo riquadro. Questo caso è tuttavia raro, perché generalmente l'imposta federale sul reddito non viene trattenuta dai compensi dei non dipendenti.
Informazioni relative allo stato: se sono state trattenute imposte statali, il pagatore dovrà fornire anche il proprio numero di identificazione fiscale, lo stato del beneficiario e l'imposta statale sul reddito trattenuta.
Per facilitare questo processo è essenziale tenere registri accurati durante tutto l'anno. Assicurati inoltre di chiedere a tutte le persone non dipendenti che ricevono compensi di compilare il modulo W-9, che includerà il numero di identificazione fiscale e altre informazioni necessarie.
Soglia per il modulo 1099-NEC
La soglia per l'emissione del modulo 1099-NEC è 600 dollari. Ciò significa che se un'attività paga 600 dollari o più a una persona non dipendente per i servizi resi durante un anno fiscale, è tenuta a emettere un modulo 1099-NEC per tale persona fisica o entità.
Se invece l'importo corrisposto alla persona non dipendente è inferiore a 600 dollari nell'arco di un anno fiscale, l'attività non è tenuta a emettere un modulo 1099-NEC per tale persona fisica o entità. Il beneficiario di tale questo reddito è tuttavia generalmente tenuto a riportarlo comunque nella propria dichiarazione fiscale.
È importante tenere presente che la soglia di 600 dollari si applica per singola persona fisica o entità, non all'importo totale dei compensi non da lavoro dipendente corrisposti da un'attività durante l'anno. Ad esempio, se un'attività paga 500 dollari a tre appaltatori diversi, per nessuno di questi è tenuta a emettere il modulo 1099-NEC, anche se l'importo totale corrisposto supera i 600 dollari.
Come riportare il modulo 1099-NEC nella dichiarazione dei redditi
Se hai ricevuto un modulo 1099-NEC per reddito derivante da compensi non da lavoro dipendente, è importante sapere che tale reddito deve essere dichiarato nell'ambito della dichiarazione dei redditi federale. La procedura può essere complicata e richiede una buona comprensione dei passaggi da seguire. Di seguito è riportata una guida generale per aiutarti in questi passaggi.
Schedule C
Se sei un titolare di ditta individuale, un contrattista indipendente o un lavoratore autonomo, devi riportare nel modulo Schedule C, relativo a profitti o perdite dell'attività, il reddito indicato nel modulo 1099-NEC. Dovrai inserire nella riga 1 dello Schedule C l'importo totale presente nel riquadro 1 del modulo 1099-NEC.Imposta sul lavoro autonomo
Le somme percepite come compensi non da lavoro dipendente sono soggette anche all'imposta sul lavoro autonomo, che copre quelle relative alla previdenza sociale e sull'assistenza sanitaria. Per calcolare l'importo è necessario completare il modulo Schedule SE, relativo imposta sul lavoro autonomo (Self-Employment). Il risultato va riportato nel modulo 1040.Pagamenti fiscali stimati
Se sei un lavoratore autonomo e prevedi di dover pagare 1.000 dollari o più quando presenti la dichiarazione dei redditi, dovrai generalmente effettuare pagamenti fiscali stimati durante tutto l'anno. Questi includono l'imposta sul reddito e quella sul lavoro autonomo. Per calcolare ed effettuare questi pagamenti dovrai utilizzare il modulo 1040-ES, relativo alle imposte stimate per le persone fisiche.Imposte statali
A seconda dello stato, potrebbe anche essere necessario riportare il reddito del modulo 1099-NEC nella dichiarazione dei redditi statale.Spese
Nell'allegato Schedule C puoi dedurre le spese sostenute per l'attività relativa ai compensi non da lavoro dipendente, che possono ridurre il reddito imponibile. Le spese possono includere forniture, viaggi, spese per l'home office o altri costi necessari per il tuo lavoro.
Tieni presente che affrontare le questioni fiscali può essere complicato e che le procedure e i moduli richiesti possono cambiare in base alla tua situazione specifica. È sempre una buona idea consultare un commercialista per assicurarsi di ottenere le informazioni e le istruzioni più precise.
Come correggere le informazioni nel modulo 1099-NEC
Per correggere le informazioni riportate in un modulo 1099-NEC già presentato all'IRS è necessario inviare un modulo sostitutivo. Ecco come procedere:
Ottieni un nuovo modulo 1099-NEC: puoi scaricare il modulo dal sito web dell'IRS o inviarne una richiesta all'IRS. Ricorda che il modulo deve essere scansionabile, quindi non puoi semplicemente stamparne una copia dal web: dovrai utilizzare un modulo IRS ufficiale.
Compila il modulo con le informazioni appropriate: correggi eventuali errori. Assicurati che il tuo numero TIN e quello del beneficiario siano corretti e che sia esatto l'importo relativo ai compensi non da lavoro dipendente.
Spunta la casella "CORRECTED": in cima al modulo 1099-NEC vedrai la casella "CORRECTED" (corretto). Assicurati di selezionare questa casella per indicare all'IRS che questo modulo è una versione corretta.
Invia il modulo corretto al beneficiario e all'IRS: dovrai inviare il modulo 1099-NEC corretto al beneficiario dei compensi non da lavoro dipendente. Lo stesso modulo corretto deve essere inviato anche all'IRS. Se originariamente hai presentato all'IRS il modulo 1099-NEC elettronicamente, dovrai inviare la correzione nello stesso modo.
Correggi il modulo 1096: il modulo 1096 è il modulo riepilogativo inviato all'IRS insieme ai moduli 1099. Se l'errore sul modulo 1099-NEC ha influito sui totali riportati nel modulo 1096, dovrai correggere anche quello e inviarlo nuovamente.
I passaggi riportati sopra rappresentano indicazioni generali, in quanto la procedura esatta può variare a seconda delle circostanze. Gli errori sui moduli fiscali possono avere gravi conseguenze, quindi se hai dubbi su come correggere un errore, consulta un commercialista. È importante apportare correzioni non appena si noti un errore al fine di evitare potenziali sanzioni da parte dell'IRS.
Sanzioni per non conformità
La presentazione inesatta o tardiva dei moduli 1099-NEC può comportare sanzioni da parte dell'IRS. Le sanzioni variano in base alla gravità dell'infrazione e all'entità dell'importo. La non conformità si divide in due grandi categorie: mancata presentazione e inosservanza intenzionale.
Mancata presentazione
Se non presenti un modulo 1099-NEC corretto entro la data di scadenza senza fornire una motivazione ragionevole, potresti ricevere a una sanzione. L'importo della sanzione dipende dalla data in cui presenti il modulo corretto. Ecco un riepilogo delle sanzioni applicabili:
- La sanzione è di 50 dollari per ogni modulo corretto presentato entro 30 giorni dalla data di scadenza, fino a un massimo di 194.500 dollari per anno (556.500 dollari per le imprese più grandi).
- La sanzione è di 110 dollari per ogni modulo corretto presentato oltre i 30 giorni dalla data di scadenza ma entro il 1° agosto, fino a un massimo di 556.500 dollari per anno (1.669.500 dollari per le imprese più grandi).
- La sanzione è di 280 dollari per ogni modulo corretto presentato dopo il 1° agosto o non presentato, fino a un massimo di 1.130.500 dollari per anno (3.392.000 dollari per le imprese più grandi).
Inosservanza intenzionale
Se l'IRS determina che un'attività ha intenzionalmente ignorato l'obbligo di fornire un modulo 1099-NEC in modo corretto e puntuale, la sanzione minima per ogni modulo è di 560 dollari, senza limite massimo.
Queste sanzioni si applicano per ogni modulo 1099-NEC non presentato correttamente, pertanto la mancata presentazione di più moduli può comportare sanzioni significative. Inoltre, in aggiunta alle sanzioni federali, anche alcuni stati possono imporre sanzioni per la mancata presentazione di moduli 1099-NEC corretti.
I vantaggi di Stripe
Stripe Tax alleggerisce il carico che grava sulle attività in merito agli obblighi fiscali, calcolando e riscuotendo automaticamente l'imposta sulle vendite e generando report fiscali. Con Stripe Tax, le attività di tutte le dimensioni possono adempiere alle proprie responsabilità fiscali in tutta sicurezza ed evitare potenziali sanzioni.
Ecco una panoramica dei vantaggi di Stripe Tax per le attività:
Automazione dei calcoli fiscali
Stripe Tax è in grado di calcolare automaticamente le aliquote fiscali in tempo reale, in base ai prodotti, alla sede dell'attività e alla sede del cliente. Sebbene questa funzionalità sia principalmente intesa come supporto per l'imposta sulle vendite e per quella sul valore aggiunto (IVA), può anche aiutare a tenere traccia delle somme corrisposte alle persone non dipendenti, che è necessario conoscere ai fini della conformità al modulo 1099-NEC.Raccolta e verifica dei dati
Raccogliere dati accurati dagli appaltatori, compresi i numeri TIN, può essere un compito complesso. Stripe Tax dispone di funzionalità in grado di automatizzare questo processo, raccogliendo e verificando numeri TIN, indirizzi e altri dati necessari durante la procedura di pagamento.Generazione e invio dei moduli
Un aspetto essenziale della conformità al modulo 1099-NEC è la creazione e l'invio dei moduli. Stripe Tax è in grado di generare i moduli in base ai dati di pagamento raccolti, inviandoli successivamente agli appaltatori e all'IRS.Tenuta dei registri
L'accurata tenuta dei registri è importante in caso di audit e per la gestione dell'attività. Stripe Tax può aiutare a tale scopo, tenendo traccia di tutte le informazioni relative ai pagamenti effettuati alle persone non dipendenti e ai moduli fiscali emessi.
Acquisendo familiarità con i requisiti del modulo 1099-NEC e utilizzando strumenti come Stripe Tax si può semplificare drasticamente la gestione delle imposte e della conformità. In questo modo sarà possibile concentrarsi sulle operazioni quotidiane e sulla crescita, rimanendo informati e conformi alle normative fiscali.