Tous les ans, les entreprises doivent délivrer le formulaire fiscal 1099-NEC aux non-salariés auxquels elles ont versé 2 000 $ ou plus au cours de l’année fiscale. D’apparence simple, ce processus peut comporter des défis majeurs, d’autant plus que les pénalités imposées par l’IRS en cas de non-conformité peuvent être considérables. Selon l’IRS, l’agence a adressé 2,9 milliards de dollars d’amendes administratives sur une seule année aux entreprises soumises à la déclaration de leurs revenus, un rappel plutôt brutal des risques liés aux éventuelles erreurs fiscales.

La bonne compréhension du formulaire 1099-NEC permet aux entreprises de disposer d’une base solide pour s’acquitter correctement et sereinement de leurs obligations fiscales. Au-delà des exigences de base, il existe de nombreux détails et exceptions qui peuvent avoir une incidence sur les situations dans lesquelles utiliser ce formulaire et comment. Cet article aborde les particularités du formulaire 1099-NEC et rassemble des informations approfondies qui visent à aider les entreprises à s’acquitter efficacement de leurs responsabilités fiscales.

Contenu de cet article

• Qu’est-ce que le formulaire fiscal 1099-NEC ?
  
• Qui doit déposer le formulaire 1099-NEC ?
  
• Qui reçoit le formulaire 1099-NEC ?
  
• Quelle est la date limite de dépôt du formulaire 1099-NEC ?
  
• Quelles informations figurent sur le formulaire 1099-NEC ?
  
• Qu’est-ce que la retenue à la source de sauvegarde ?
  
• Comment déposer le formulaire 1099-NEC
  
• Quelles sont les conséquences d’un dépôt tardif ou incorrect ?
  
• Comment Stripe Tax peut vous aider
  

Qu’est-ce que le formulaire fiscal 1099-NEC ?

Le formulaire 1099-NEC sert à déclarer les paiements effectués à des fournisseurs de services qui ne sont pas des employés. L’IRS a réintroduit ce formulaire en 2020 pour arriver à distinguer les rémunérations des entrepreneurs des autres types de bénéfices divers.

La rémunération des non-salariés comprend généralement tout paiement pour des services rendus par une personne qui n’est pas votre salarié. Ceci inclut les honoraires d’avocats et de comptables, les commissions des commerciaux non-salariés et les paiements versés aux travailleurs indépendants pour des projets.

Ceci concerne uniquement les paiements effectués dans le cadre de votre activité commerciale ou professionnelle. Vous n’avez pas besoin de déposer un formulaire 1099-NEC pour les paiements personnels, comme par exemple le paiement d’un entrepreneur pour la rénovation de votre domicile.

Qui doit déposer le formulaire 1099-NEC ?

Votre entreprise doit déposer le formulaire 1099-NEC si vous remplissez les quatre conditions suivantes :

• Vous avez effectué un paiement à une personne qui n’est pas votre employé.
  
• Vous avez effectué un paiement pour des services rendus dans le cadre de votre activité commerciale ou professionnelle.
  
• Vous avez effectué un paiement à un entrepreneur individuel, une société de personnes, une succession ou, dans certains cas, une société (notamment des cabinets d’avocats).
  
• Vous avez versé au bénéficiaire au moins 2 000 $ au cours de l’année.
  

Alors que le seuil était auparavant de 600 $, des modifications législatives récentes l’ont porté à 2 000 $ pour les paiements effectués à partir de 2026. De plus, si vous avez retenu de l’impôt fédéral sur le revenu sur la rémunération d’un entrepreneur en vertu des règles de retenue à la source de sauvegarde, vous devez déposer un formulaire 1099-NEC, même si le montant total du paiement n’atteint pas ce seuil.

Qui reçoit le formulaire 1099-NEC ?

Si vous n’êtes pas un salarié (vous êtes, par exemple, un entrepreneur indépendant, un travailleur indépendant ou un consultant) et que vous avez reçu 2 000 $ ou plus d’une entreprise au cours d’une année, vous devriez recevoir un formulaire 1099-NEC de cette entreprise. Si vous recevez ce formulaire, ceci signifie qu’un client a déclaré vos gains à l’IRS comme bénéfices d’activité indépendante.

La réception d’un formulaire 1099-NEC indique que vous êtes responsable du paiement de vos impôts sur le bénéfice et de vos cotisations de travailleur indépendant, car le payeur ne les retient généralement pas sur votre salaire. Vous devez déclarer ce bénéfice dans votre déclaration de revenus, même si vous ne recevez pas le formulaire avant la date limite.

Quelle est la date limite de dépôt du formulaire 1099-NEC ?

La date limite de dépôt du formulaire 1099-NEC auprès de l’IRS et d’envoi d’un exemplaire au bénéficiaire est le 31 janvier. Cependant, si le 31 janvier tombe un week-end ou un jour férié, la date limite est reportée au jour ouvrable suivant.

Contrairement aux autres formulaires 1099, le formulaire 1099-NEC ne bénéficie pas d’une extension automatique de 30 jours. Par conséquent, vous devez impérativement respecter ce délai pour éviter les pénalités de retard de dépôt.

Quelles informations figurent sur le formulaire 1099-NEC ?

Plusieurs informations sur le payeur (généralement une entreprise) et sur le bénéficiaire (le non-salarié ou le travailleur indépendant) doivent figurer sur le formulaire 1099-NEC, dont les principales sont énumérées ci-dessous.

Quelles informations ne figurent pas sur un formulaire 1099-NEC ?

Les types de paiements suivants ne figurent pas sur un formulaire 1099-NEC :

• Salaires des employés

• Paiements pour des biens, tels que des stocks ou des fournitures

• Paiements de loyer ou de services publics

• Remboursements de frais de déplacement

• Paiements pour des dépenses personnelles

Qu’est-ce que la retenue à la source de sauvegarde ?

Dans la plupart des cas, vous ne devez pas retenir d’impôts sur les paiements aux entrepreneurs. Cependant, une retenue à la source de sauvegarde est requise si l’entrepreneur ne vous fournit pas un numéro d’identification fiscale (TIN) valide ou si l’administration fiscale vous informe que le numéro TIN fourni est incorrect.

Lorsque la retenue à la source de sauvegarde est de vigueur, vous devez déduire un montant fixe de 24 % du paiement et le reverser à l’IRS. Vous devez déclarer ce montant retenu dans la case 4 du formulaire 1099-NEC. Pour éviter les complications liées à la retenue à la source de sauvegarde, assurez-vous toujours d’obtenir un formulaire W-9 dûment rempli de la part des entrepreneurs avant d’effectuer leur premier paiement.

Comment déposer le formulaire 1099-NEC

Vous pouvez déposer le formulaire 1099-NEC soit par courrier, soit par voie électronique.

• Dépôt électronique : l’IRS encourage fortement le recours au dépôt électronique de ce formulaire via le Système de réception des déclarations de renseignements (IRIS) ou le système FIRE. À compter de 2024, si vous devez déposer 10 déclarations de renseignements ou plus (y compris les formulaires 1099 et W-2), le dépôt électronique est alors obligatoire.

• Dépôt papier : si vous déposez moins de 10 formulaires et choisissez de les envoyer par la poste, vous devez inclure le formulaire 1096 qui sert de feuille de transmission récapitulative. Vous ne pouvez pas utiliser une photocopie du formulaire 1099-NEC pour le dépôt papier, car l’IRS utilise des scanners spéciaux pour lire les originaux imprimés à l’encre rouge.

• Les exemplaires :

  • Exemplaire A : Envoyé à l’IRS
    
  • Exemplaire B : Envoyé au bénéficiaire
    
  • Exemplaire 1 : Envoyé au service des impôts de l’État du bénéficiaire
    
  • Exemplaire 2 : Remis au bénéficiaire pour qu’il le joigne à sa déclaration de revenus de l’État
    

Quelles sont les conséquences d’un dépôt tardif ou incorrect ?

L’IRS impose des pénalités en cas de non-dépôt de ce formulaire dans les délais impartis ou de fourniture d’informations inexactes. Pour l’année d’imposition 2026, ces pénalités par formulaire sont les suivantes :

• 60 $ si vous déposez le formulaire dans les 30 jours suivant la date limite
  
• 130 $ si vous déposez le formulaire avec plus de 30 jours de retard, mais au plus tard le 1er août
  
• 340 $ si vous déposez le formulaire après le 1er août ou si vous omettez de le déposer
  
• 680 $ (minimum) si l’IRS constate un « non-respect intentionnel » des exigences de dépôt
  

Ces pénalités s’appliquent à chaque fois qu’une entreprise ne remplit pas correctement un formulaire 1099-NEC, de sorte que la non-fourniture de plusieurs formulaires pourra engendrer des pénalités conséquentes. Par ailleurs, outre les sanctions fédérales, certains États peuvent également imposer des sanctions pour défaut de dépôt de formulaires 1099-NEC corrects.

Comment corriger le formulaire 1099-NEC

Pour corriger les informations qui figurent sur un formulaire 1099-NEC que vous avez déjà déposé auprès de l’IRS, vous devez envoyer un formulaire de remplacement. Voici comment procéder.

• Obtenir les formulaires officiels : assurez-vous d’obtenir un formulaire 1099-NEC officiel et numérisable auprès de l’IRS. N’utilisez pas de fichier PDF téléchargé ou imprimé pour le dépôt papier, car l’IRS exige les originaux remplis à l’encre rouge.

• Indiquer la correction : cochez la case « CORRIGÉ » située tout en haut du formulaire.

• Saisir les informations d’identification : indiquez les noms, adresses et numéros d’identification fiscale (TIN) du payeur et du bénéficiaire exactement tels qu’ils figuraient sur le formulaire incorrect initialement déposé.

• Saisir les valeurs correctes : saisissez les montants exacts des indemnités ou des retenues à la source dans les cases correspondantes.

• Fournir l’exemplaire du bénéficiaire : envoyez immédiatement l’exemplaire B du formulaire corrigé à l’entrepreneur afin qu’il puisse mettre à jour ses propres registres.

• Préparer un nouveau formulaire 1096 : si vous déposez par courrier, remplissez un nouveau formulaire 1096 qui servira de résumé de transmission pour votre formulaire corrigé.

• Vérifiez les totaux du formulaire 1096 : assurez-vous que les totaux du formulaire 1096 ne reflètent que les formulaires corrigés spécifiques que vous soumettez actuellement, et non les totaux de votre dépôt initial.

• Soumettre à l’IRS : envoyez l’exemplaire A et votre nouveau formulaire 1096 à l’IRS.

• Utilisez la même méthode de dépôt : si vous avez initialement déposé vos déclarations par voie électronique, vous devez également déposer la version corrigée par voie électronique.

• Mettre à jour les registres d’État : vérifiez si votre État participe au programme de Transmission conjointe aux autorités fiscales fédérales et étatiques (CFSF). Si ce n’est pas le cas, vous devrez peut-être déposer une version corrigée distincte auprès de l’administration fiscale de l’État.

1099-NEC comparé au 1099-MISC

Bien qu’ils paraissent semblables, ces 2 formulaires servent à déclarer différents types de paiements :

• Le formulaire 1099-NEC est strictement destiné aux services rendus par des non-salariés (travailleurs indépendants).

• Le formulaire 1099-MISC est destiné à d’autres types de paiements « divers », tels que les loyers, les prix, les récompenses ou les paiements médicaux et de soins de santé.

Si vous payez un entrepreneur pour son travail, utilisez le formulaire 1099-NEC. Si vous payez un propriétaire pour le loyer de vos bureaux, utilisez le formulaire 1099-MISC.

Comment Stripe Tax peut vous aider

Stripe Tax simplifie la conformité fiscale afin que vous puissiez vous concentrer sur la croissance de votre entreprise. Vous pouvez commencer à percevoir des taxes à l’échelle mondiale en ajoutant une seule ligne de code à votre intégration existante, en activant l’option pertinente depuis le Dashboard ou en utilisant notre API performante.

Stripe Tax vous aide à suivre vos obligations fiscales et vous alerte lorsque vous dépassez un seuil d’immatriculation fiscale sur la base de vos transactions sur Stripe. Cette solution peut également effectuer vos immatriculations fiscales en votre nom aux États-Unis et gérer vos déclarations via des partenaires de confiance. Stripe Tax calcule et perçoit automatiquement la taxe sur les ventes, la TVA et la TPS sur ce qui suit :

• Les biens et services numériques dans l’ensemble des États américains et dans plus de 100 pays
  
• Les biens matériels dans tous les États américains et dans 42 pays
  

Stripe Tax peut vous aider comme suit :

• Savoir où effectuer votre immatriculation et percevoir les taxes : découvrez où vous devez percevoir les taxes en fonction de vos transactions sur Stripe. Après votre immatriculation, activez la perception des taxes dans un nouvel État ou un nouveau pays en quelques secondes. Vous pouvez commencer à percevoir les taxes en ajoutant une seule ligne de code à votre intégration Stripe existante, ou en activant la perception des taxes d’un simple clic dans le Dashboard de Stripe.

• Effectuer votre immatriculation fiscale : si vous devez effectuer votre immatriculation à une taxe sur les ventes aux États-Unis, laissez Stripe gérer vos immatriculations fiscales. Vous bénéficiez d’un processus simplifié avec des formulaires préremplis, ce qui vous fait gagner du temps et facilite la conformité aux réglementations locales. Si vous avez besoin d’aide en dehors des États-Unis, Stripe s’associe à Taxually pour vous aider à effectuer votre immatriculation auprès des autorités fiscales locales.

• Percevoir automatiquement les taxes : Stripe Tax calcule et collecte le montant exact de taxe dû, quels que soient les produits vendus et les pays concernés. Cette solution prend en charge des centaines de produits et services et est mise à jour en fonction des règles fiscales et des changements de taux.

• Simplifier les déclarations : Stripe Tax s’intègre facilement avec des partenaires de déclaration pour que vos déclarations internationales soient exactes et effectuées dans les délais. Laissez nos partenaires gérer vos déclarations pour que vous puissiez vous concentrer sur le développement de votre entreprise.

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