Formulario fiscal 1099-NEC: cuál es su finalidad y quién debe presentarlo

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Más información 
  1. Introducción
  2. ¿Qué es el formulario de impuestos 1099-NEC?
  3. ¿Qué es la compensación de quienes no son empleados?
  4. ¿Para qué se utiliza el formulario de impuestos 1099-NEC?
  5. Quién necesita un formulario de impuestos 1099-NEC
  6. Información requerida en el formulario 1099-NEC
  7. Umbral para el formulario 1099-NEC
  8. Cómo informar el formulario 1099-NEC en tu declaración de impuestos
  9. Cómo corregir la información en el formulario 1099-NEC
  10. Sanciones por incumplimiento
  11. Cómo puede ayudarte Stripe

Todos los años, las empresas deben emitir el formulario de impuestos 1099-NEC a quienes no son empleados a las que les pagaron $600 o más durante el año fiscal. Este proceso aparentemente simple puede plantear desafíos significativos, especialmente porque las sanciones del Servicio de Impuestos Internos (IRS) de los Estados Unidos por incumplimiento pueden ser sustanciales. Según el IRS, la agencia impuso 2.9 mil millones de dólares en multas civiles contra los contribuyentes de impuestos a los ingresos de las empresas en un solo año, un duro recordatorio de los riesgos financieros vinculados a la declaración de impuestos incorrecta.

Comprender los pormenores del formulario 1099-NEC puede brindar a las empresas una base sólida para cumplir con sus obligaciones impositivas con confianza y correctamente. Más allá del requisito básico, hay muchos detalles y excepciones que pueden afectar cómo y cuándo se usa este formulario. Trataremos los matices del formulario 1099-NEC junto con información detallada para ayudar a las empresas a cumplir eficazmente con sus responsabilidades impositivas.

¿Qué contiene este artículo?

  • ¿Qué es el formulario de impuestos 1099-NEC?
  • ¿Qué es la compensación de quienes no son empleados?
  • ¿Para qué se utiliza el formulario de impuestos 1099-NEC?
  • Quién debe presentar un formulario de impuestos 1099-NEC
  • Información requerida en el formulario 1099-NEC
  • Umbral para el formulario 1099-NEC
  • Cómo informar el formulario 1099-NEC en tu declaración de impuestos
  • Cómo corregir la información en el formulario 1099-NEC
  • Sanciones por incumplimiento
  • ¿Cómo puede ayudarte Stripe?

¿Qué es el formulario de impuestos 1099-NEC?

El 1099-NEC es un formulario utilizado por el Servicio de Impuestos Internos (IRS) de los Estados Unidos. NEC son las siglas en inglés de «Nonemployee Compensation» (compensación de quienes no son empleados). El formulario se presentó en 2020 y sustituyó a la casilla 7 del formulario 1099-MISC para informar sobre la compensación de quienes no son empleados.

¿Qué es la compensación de quienes no son empleados?

La compensación de quienes no son empleados se refiere a los pagos realizados a personas que no son empleados del pagador por los servicios prestados en el curso de la actividad comercial o empresarial del pagador. Por lo general, esto significa dinero que una empresa pagó a contratistas independientes, trabajadores autónomos u otras personas que trabajan por cuenta propia.

Estos son algunos ejemplos de compensación de quienes no son empleados:

  • Honorarios pagados a proveedores de servicios que no son empleados, como contratistas independientes, trabajadores autónomos, consultores u otras personas que trabajan por cuenta propia.

  • Pagos a miembros de una junta directiva por sus servicios.

  • Comisiones pagadas a vendedores no empleados que están sujetas a devolución, pero que no se reembolsan durante el año calendario.

  • Pagos a abogados por servicios legales.

Es importante tener en cuenta que la compensación de quienes no son empleados no incluye ningún tipo de pago para el que se utilice un formulario diferente, como los alquileres (informados en el formulario 1099-MISC) o los salarios de los empleados (informados en el formulario W-2).

Generalmente, se considera que los beneficiarios de la compensación de quienes no son empleados son personas que trabajan por cuenta propia y están sujetas al impuesto sobre el trabajo por cuenta propia, que abarca los impuestos del seguro social y de Medicare. Estas personas deben realizar pagos de impuestos estimados durante todo el año para cubrir estos y otros impuestos que puedan adeudar.

¿Para qué se utiliza el formulario de impuestos 1099-NEC?

El formulario 1099-NEC se usa principalmente para que las empresas informen pagos de $600 o más a personas que no son empleados, como contratistas independientes, trabajadores autónomos u otras personas que trabajan por cuenta propia. Por ejemplo, si una empresa contrata a un escritor autónomo para crear contenido y le paga más de $600 en un año, la empresa informará estos pagos en el formulario 1099-NEC.

El formulario 1099-NEC no se usa para pagos personales, sino solo para pagos comerciales. La persona o entidad que recibe el pago utilizará esta información para completar su propia declaración de impuestos a los ingresos. Si recibes un formulario 1099-NEC, es importante que entiendas que no se han retenido impuestos de estos pagos, y, por lo tanto, eres responsable de los impuestos a los ingresos y sobre el trabajo por cuenta propia que se adeuden.

Quién necesita un formulario de impuestos 1099-NEC

Toda empresa que pague $600 o más a una persona que no es un empleado por servicios durante el año fiscal debe presentar el formulario 1099-NEC. Esto suele incluir a contratistas independientes, trabajadores autónomos o consultores. Del mismo modo, las personas o entidades que reciban estos pagos también necesitarán un formulario 1099-NEC como registro de sus ingresos.

Aquí encontrarás más detalles sobre quién necesita un formulario 1099-NEC:

  • Empresas
    Si tu empresa paga $600 o más a una persona que no es un empleado en un año, tendrás que completar un formulario 1099-NEC. El formulario proporciona un registro de los pagos que has realizado, lo cual es necesario para la declaración de impuestos de tu empresa. Tendrás que enviar una copia del formulario a la persona que no es un empleado y presentar una copia ante el IRS. Es fundamental hacer un seguimiento de estos pagos a lo largo del año para poder completar los formularios 1099-NEC con precisión.

  • Personas que no son empleados
    Si no eres un empleado (como contratista independiente, trabajador autónomo o consultor) y has recibido $600 o más de una empresa en un año, deberías recibir un formulario 1099-NEC de esa empresa. El formulario documenta los ingresos que recibes de esa empresa, ingresos que deberás declarar cuando declares tus impuestos. Debido a que los impuestos generalmente no se retienen de la compensación de quienes no son empleados, es fundamental estimar cualquier impuesto a los ingresos o impuesto sobre el trabajo por cuenta propia que puedas adeudar.

En general, la empresa que realiza el pago es responsable de completar el formulario 1099-NEC y enviar copias a quien no es empleado y al IRS. Sin embargo, si no eres empleado y no recibes un formulario 1099-NEC por ingresos de $600 o más, sigue siendo tu responsabilidad informar esos ingresos en tu declaración de impuestos.

Información requerida en el formulario 1099-NEC

El formulario 1099-NEC requiere diversa información tanto del pagador (por lo general, una empresa) como del beneficiario (la persona que no es un empleado o un contratista independiente). Estos es la información clave que se requiere:

  • Información del pagador: esta incluye el nombre, la dirección y el número de identificación del contribuyente (TIN) del pagador, que podría ser un número de seguro social (SSN) en el caso de las empresas con propietario único o un número de identificación del empleador (EIN) en el caso de otras empresas.

  • Información del beneficiario: esta incluye el nombre, la dirección y el TIN del beneficiario, que puede ser un SSN o un EIN.

  • Compensación total de quienes no son empleados: este es el importe total de la compensación de quienes no son empleados (casilla 1) que la empresa pagó al beneficiario durante el año fiscal. Este debe ser el importe bruto, antes de cualquier deducción fiscal.

  • Impuesto federal a los ingresos retenido: si se retuvo algún impuesto federal a los ingresos de la compensación de quienes no son empleados (casilla 4), debe informarse en esta casilla. Pero esto es poco común, ya que por lo general, el impuesto federal a los ingresos no se retiene de la compensación de quienes no son empleados.

  • Información del estado: si se retuvieron impuestos estatales, el pagador también deberá incluir su número de identificación fiscal estatal, el estado del beneficiario y el importe del impuesto estatal a los ingresos retenido.

Para facilitar este proceso, es esencial mantener registros precisos durante todo el año. También debes asegurarte de solicitar un formulario W-9 completo a cualquier persona que no sea un empleado a la que le pagues, quien te proporcionará su número de identificación del contribuyente y otra información necesaria.

Umbral para el formulario 1099-NEC

El umbral para emitir un formulario 1099-NEC es de $600. Esto significa que, si una empresa paga $600 o más a una persona que no es un empleado por servicios durante un año fiscal, está obligada a emitir un formulario 1099-NEC para esa persona o entidad.

Si una empresa le paga a una persona que no es un empleado menos de $600 en un año fiscal, no necesita emitir un formulario 1099-NEC para esa persona o entidad. Sin embargo, el beneficiario de esos ingresos generalmente aún está obligado a informarlos en su declaración de impuestos.

En particular, el umbral de $600 se aplica por persona o entidad y no corresponde al importe total de la compensación de quienes no son empleados que una empresa paga durante el año. Por ejemplo, si una empresa paga $500 por persona a tres contratistas diferentes, no necesita emitir un formulario 1099-NEC para ninguno de ellos, aunque el total pagado sea superior a $600.

Cómo informar el formulario 1099-NEC en tu declaración de impuestos

Si has recibido un formulario 1099-NEC debido a ingresos por compensación de quienes no son empleados, es importante que comprendas que estos ingresos deberán informarse cuando prepares tu declaración de impuestos federales. El proceso puede ser complicado y requiere una comprensión clara de los pasos involucrados. A continuación encontrarás una guía general que te ayudará a comprender el proceso:

  • Anexo C
    Si eres propietario único, contratista independiente o trabajador autónomo, normalmente declaras los ingresos del formulario 1099-NEC en el anexo C, Ganancias o pérdidas de la empresa. Ingresarás el importe total de la casilla 1 del formulario 1099-NEC en la línea 1 del anexo C.

  • Impuesto sobre el trabajo por cuenta propia
    El dinero ganado a partir de la compensación de quienes no son empleados también está sujeto al impuesto sobre el trabajo por cuenta propia, que abarca los impuestos del seguro social y Medicare. Tendrás que completar el anexo SE, Impuesto sobre el trabajo por cuenta propia, para calcular este importe. El resultado va en tu formulario 1040.

  • Pagos de impuestos estimados
    Si trabajas por cuenta propia y esperas deber $1000 o más cuando presentes tu declaración, por lo general tendrás que hacer pagos de impuestos estimados durante todo el año. Esto incluye el impuesto a los ingresos y el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia. Usarás el formulario 1040-ES, Impuesto estimado para particulares, para calcular y efectuar estos pagos.

  • Impuestos estatales
    Según tu estado, es posible que también debas declarar tus ingresos del formulario 1099-NEC en tu declaración de impuestos estatal.

  • Gastos
    En el anexo C, puedes deducir cualquier gasto comercial relacionado con la obtención de la compensación de quienes no son empleados, lo que puede reducir tu ingreso imponible. Los gastos pueden incluir suministros, viajes, gastos por trabajo en casa u otros costos necesarios para tu trabajo.

Ten en cuenta que comprender los asuntos fiscales puede ser complicado y que los formularios y procesos exactos que necesitas pueden cambiar según tu situación específica. Siempre es una buena idea buscar el asesoramiento de un asesor fiscal para asegurarse de obtener la información y la orientación más precisas.

Cómo corregir la información en el formulario 1099-NEC

Corregir la información de un formulario 1099-NEC que ya has presentado ante el IRS implica presentar un formulario corregido. A continuación te explicamos cómo hacerlo:

  • Obtén un nuevo formulario 1099-NEC: puedes obtener este formulario en el sitio web del IRS o al solicitarlo al IRS. Recuerda que el formulario debe poder escanearse, por lo que no puedes simplemente imprimir una copia de la web; deberás usar un formulario oficial del IRS.

  • Completa el formulario con la información correcta: llena el formulario con la información correcta. Asegúrate de incluir tu TIN correcto y el TIN del beneficiario, así como el importe correcto de la compensación de quienes no son empleados.

  • Marca la casilla «CORRECTED»: en el nuevo formulario 1099-NEC, verás una casilla en la parte superior con la leyenda «CORRECTED». Asegúrate de marcar esta casilla para indicarle al IRS que este formulario es una versión corregida.

  • Envía el formulario corregido al beneficiario y al IRS: Tendrás que enviar el formulario 1099-NEC corregido al beneficiario de la compensación de quienes no son empleados. También tendrás que enviar el formulario corregido al IRS. Si originalmente presentaste el formulario 1099-NEC ante el IRS de manera electrónica, también deberías presentar la corrección de manera electrónica.

  • Corrige el formulario 1096: el formulario 1096 es el formulario resumido que envías al IRS junto con los formularios 1099. Si el error en el formulario 1099-NEC afectó los importes totales que informaste en el formulario 1096, también tendrás que corregir y volver a enviar el formulario 1096.

Los pasos anteriores son una guía general, y el proceso exacto puede variar según tus circunstancias. Los errores en los formularios de impuestos pueden tener implicaciones graves, así que, si no estás seguro de cómo corregir un error, consulta con un asesor fiscal. Es importante hacer correcciones tan pronto como notes un error para evitar posibles sanciones del IRS.

Sanciones por incumplimiento

No presentar los formularios 1099-NEC de forma correcta y oportuna puede resultar en sanciones por parte del IRS. Las sanciones varían según la gravedad de la infracción, y sus importe también son diferentes. El incumplimiento se divide en dos grandes categorías: falta de presentación e inobservancia intencional.

Falta de presentación

Si no presentas un formulario 1099-NEC correcto antes de la fecha de vencimiento y no puedes proporcionar una causa razonable, puedes estar sujeto a una sanción. El importe de la sanción se basa en cuándo presentas el formulario correcto. A continuación, te presentamos un resumen de las sanciones:

  • La sanción es de $50 por formulario si lo presentas correctamente dentro de los 30 días posteriores a la fecha de vencimiento; la sanción máxima es de $194,500 por año ($556,500 para empresas más grandes).
  • La sanción es de $110 por formulario si lo presentas correctamente más de 30 días después de la fecha de vencimiento, pero antes del 1 de agosto; la sanción máxima es de $556,500 por año ($1,669,500 para empresas más grandes).
  • La sanción es de $280 por formulario si lo presentas después del 1 de agosto o no presentas los formularios requeridos; la sanción máxima es de $1,130,500 por año ($3,392,000 para empresas más grandes).

Inobservancia intencional

Si el IRS determina que una empresa ignoró intencionalmente el requisito de presentar un formulario 1099-NEC de forma correcta y oportuna, la sanción por formulario es de al menos $560 sin límite máximo.

Estas sanciones se aplican cada vez que una empresa no presenta correctamente el formulario 1099-NEC, por lo que la empresa que no presente varios formularios 1099-NEC podría enfrentarse a sanciones considerables. Asimismo, además de las sanciones federales, algunos estados también pueden imponer sanciones por no presentar los formularios 1099-NEC correctos.

Cómo puede ayudarte Stripe

Stripe Tax alivia la carga de las empresas al calcular y recaudar automáticamente el impuesto sobre las ventas y al generar informes fiscales. Con Stripe Tax, las empresas de todos los tamaños pueden cumplir con sus responsabilidades impositivas con confianza y evitar posibles sanciones.

A continuación, te ofrecemos un resumen de cómo Stripe Tax ayuda a las empresas:

  • Automatización de cálculos de impuestos
    Stripe Tax puede calcular automáticamente las tasas impositivas para las empresas en tiempo real, según los productos, la ubicación de la empresa y la ubicación del cliente. Si bien esta funcionalidad está diseñada principalmente para ayudar con el impuesto sobre las ventas y el impuesto al valor agregado (IVA), también puede ayudar a las empresas a realizar un seguimiento de la cantidad que pagan a las personas que no son empleados, lo cual deberán saber para cumplir con el formulario 1099-NEC.

  • Recopilación y verificación de datos
    Recopilar la información correcta de los contratistas, incluidos los TIN, puede ser una tarea compleja. Stripe Tax cuenta con funcionalidades para automatizar este proceso, al recopilar y verificar el TIN, las direcciones y otros datos necesarios durante el proceso de pago.

  • Generación y envío de formularios
    Un aspecto clave del cumplimiento del formulario 1099-NEC es la creación y el envío de los formularios. Stripe Tax puede generar estos formularios por ti en función de los datos de pago que haya recopilado, enviarlos directamente a los contratistas y presentarlos ante el IRS.

  • Mantenimiento de registros
    Mantener registros precisos es importante en el caso de una auditoría y para tus propios fines de gestión empresarial. Stripe Tax puede ayudarte a mantener estos registros, ya que hace un seguimiento de toda la información necesaria sobre los pagos a personas que no son empleados y los formularios de impuestos que has emitido.

Familiarizarte con los requisitos de presentación de informes del formulario 1099-NEC y aprovechar herramientas como Stripe Tax puede simplificar significativamente la forma en que manejas los impuestos y el cumplimiento de la normativa. Al mantenerse informadas y al día con las normativas fiscales, las empresas pueden seguir enfocadas en las operaciones diarias y planificar para el futuro.

El contenido de este artículo tiene solo fines informativos y educativos generales y no debe interpretarse como asesoramiento legal o fiscal. Stripe no garantiza la exactitud, la integridad, adecuación o vigencia de la información incluida en el artículo. Si necesitas asistencia para tu situación particular, te recomendamos consultar a un abogado o un contador competente con licencia para ejercer en tu jurisdicción.

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