Cada año, las empresas deben emitir un formulario fiscal 1099-NEC a los trabajadores externos a los que han pagado 600 $ o más a lo largo del ejercicio fiscal. Este proceso, aparentemente sencillo, puede suponer un importante desafío, sobre todo porque las sanciones por incumplimiento que impone la agencia tributaria estadounidense (IRS) son elevadas. Según el IRS, la agencia impuso, en un solo año, sanciones administrativas por valor de 2900 millones de dólares a empresas que declararon sus rentas, un crudo recordatorio de los riesgos financieros asociados a la presentación de declaraciones de impuestos incorrectas.

Entender al detalle el formulario 1099-NEC puede aportar a las empresas una base sólida para cumplir sus obligaciones fiscales con precisión y confianza. Más allá de los requisitos básicos, existen muchos detalles y excepciones que pueden afectar a la forma y el momento en que debe usarse este formulario. Aquí analizaremos los matices del formulario 1099-NEC y proporcionaremos información detallada para que las empresas puedan cumplir de forma efectiva con sus responsabilidades fiscales.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es el formulario fiscal 1099-NEC?
  
• ¿Qué es la remuneración de trabajadores externos?
  
• ¿Para qué se utiliza el formulario fiscal 1099-NEC?
  
• ¿Quién debe presentar el formulario fiscal 1099-NEC?
  
• Información obligatoria del formulario 1099-NEC
  
• Umbral para el formulario 1099-NEC
  
• Cómo incluir el formulario 1099-NEC en tu declaración de impuestos
  
• Cómo rectificar información en el formulario 1099-NEC
  
• Sanciones por incumplimiento
  
• Cómo puede ayudarte Stripe
  

¿Qué es el formulario fiscal 1099-NEC?

1099-NEC es un formulario utilizado por la agencia tributaria estadounidense (IRS). NEC son las siglas en inglés de «remuneración de trabajadores externos». Este formulario se introdujo en 2020 para reemplazar la casilla 7 del formulario 1099-MISC y tiene como finalidad declarar la remuneración de trabajadores externos.

¿Qué es la remuneración de trabajadores externos?

La remuneración de trabajadores externos se refiere a los pagos realizados a particulares que no sean empleados del pagador por servicios prestados en el desempeño de la actividad comercial o empresarial del pagador. Por lo general, se trata del dinero que una empresa paga a un contratista independiente, un autónomo u otra persona en régimen de autoempleo.

Los siguientes son algunos ejemplos de remuneración de trabajadores externos:

• Las tarifas u honorarios pagados a proveedores de servicios externos, como contratistas independientes, autónomos, consultores u otras personas en régimen de autoempleo.

• Los pagos a los miembros de un comité de dirección por sus servicios.

• Las comisiones pagadas a los representantes comerciales externos que están sujetas a devolución pero no se han devuelto durante el año natural.

• Los pagos a abogados por servicios legales.

Es importante tener en cuenta que la remuneración de trabajadores externos no incluye cualquier tipo de pago para el que se utilice una vía diferente, como los alquileres (declaradas en el formulario 1099-MISC) o los sueldos de los empleados (declarados en el formulario W-2).

Los destinatarios de las remuneraciones de trabajadores externos se suelen considerar autónomos y están sujetos a la fiscalidad propia de este régimen, que incluye los impuestos por seguridad social y el programa Medicare. Estas personas deben efectuar pagos de impuestos estimados a lo largo del año para cubrir estos y otros impuestos a los que deban hacer frente.

¿Para qué se utiliza el formulario fiscal 1099-NEC?

El formulario 1099-NEC se usa principalmente para que las empresas declaren los pagos de 600 $ o más a trabajadores externos, como contratistas independientes, autónomos u otros particulares en régimen de autoempleo. Por ejemplo, si una empresa contrata los servicios de un redactor autónomo para que cree contenido y le paga más de 600 $ en un año, la empresa declarará estos pagos mediante el formulario 1099-NEC.

El formulario 1099-NEC no se utiliza para pagos personales, sino únicamente para pagos de empresas. La persona o la entidad que reciben el pago utilizarán más tarde esta información para completar su propia declaración del impuesto sobre la renta. Si recibes un 1099-NEC, es importante que tengas en cuenta que no se ha retenido ningún importe en concepto de impuestos en esos pagos, por lo que eres responsable de los impuestos sobre la renta y los impuestos por trabajo autónomo que puedan estar pendientes de pago.

¿Quién necesita el formulario fiscal 1099-NEC?

Todas las empresas que paguen 600 $ o más a un trabajador externo por servicios prestados durante el ejercicio fiscal deben presentar el formulario 1099-NEC. A menudo, se trata de contratistas independientes, autónomos o consultores. Del mismo modo, las personas o entidades que reciben estos pagos también necesitarán un formulario 1099-NEC como registro de sus ingresos.

A continuación, lo explicamos en mayor detalle:

• Empresas
  Si tu empresa paga 600 $ o más a un trabajador externo a lo largo de un año, tendrás que rellenar un formulario 1099-NEC. Este formulario sirve de registro de los pagos efectuados, lo que es necesario para la declaración de impuestos de tu empresa. Tendrás que enviar una copia del formulario al trabajador externo y presentar otra copia ante la IRS. Es fundamental llevar un registro de estos pagos a lo largo del año para poder completar los formularios 1099-NEC correctamente.

• Trabajadores externos
  Si eres un trabajador externo (como un contratista independiente, un autónomo o un consultor) y has recibido 600 $ o más de una empresa a lo largo de un año, deberías recibir un formulario 1099-NEC de dicha empresa. Este formulario documenta los ingresos que has obtenido de esa empresa y que deberás declarar a efectos de impuestos. Dado que no se suelen retener impuestos en la remuneración de trabajadores externos, es esencial que reserves fondos para los impuestos sobre la renta o el autoempleo a los que debas hacer frente.

Por lo general, la empresa que realiza el pago es la responsable de completar el formulario 1099-NEC y de enviar copias al trabajador externo y al IRS. No obstante, si eres un trabajador externo y no recibes un formulario 1099-NEC cuando has obtenido ingresos por valor de 600 $ o más, sigue siendo responsabilidad tuya incluir esos ingresos en tu declaración de impuestos.

Información obligatoria del formulario 1099-NEC

Es obligatorio incluir ciertos datos tanto del pagador (normalmente una empresa) como del destinatario (el trabajador externo o el contratista independiente) en el formulario 1099-NEC. Los principales datos que deben incluirse son los siguientes:

• Información del pagador: nombre, dirección y número de identificación fiscal —que puede ser el número de la seguridad social (SSN) de empresario individual o el número de identificación del empleador (EIN) en caso de otro tipo de empresa— del pagador

• Información del destinatario: nombre, dirección y número de identificación fiscal, que podría ser el SSN o el EIN.

• Remuneración total del trabajador externo: importe total de la remuneración del trabajador externo (casilla 1) pagada por la empresa al destinatario durante el año fiscal. Se trata del importe bruto, antes de deducir impuestos.

• Retención del impuesto federal sobre los ingresos: si se ha practicado alguna retención del impuesto federal sobre los ingresos en la remuneración del trabajador externo (casilla 4), debe declararse en esta casilla. No obstante, no es común que esto ocurra, dado que, por lo general, no se practican retenciones del impuesto federal sobre los ingresos en la remuneración de los trabajadores externos.

• Información del estado: si se han retenido impuestos a nivel del estado, el pagador tendrá que incluir también su número de identificación fiscal del estado correspondiente, el estado del destinatario y el importe retenido en concepto del impuesto sobre ingresos del estado.

Para facilitar este proceso, es fundamental llevar un registro preciso a lo largo del año. También debes asegurarte de solicitar un formulario W-9 completado a los trabajadores externos a los que pagues para obtener su número de identificación fiscal y otros datos necesarios.

Umbral para el formulario 1099-NEC

El umbral para la emisión del formulario 1099-NEC es 600 $. Esto significa que, si una empresa paga 600 $ o más a un trabajador externo por los servicios prestados durante un año fiscal, debe emitir un formulario 1099-NEC respecto de esa persona o entidad.

Si una empresa paga a un trabajador externo concreto menos de 600 $ en un año fiscal, no es necesario que emita el formulario 1099-NEC respecto de esa persona o entidad. Sin embargo, el perceptor de ese ingreso, por lo general, sí tiene que incluirlo en su declaración de la renta.

El umbral de 600 $ se aplica a cada persona o entidad, no al importe total de remuneración a trabajadores externos pagado por una empresa a lo largo del año. Por ejemplo, si una empresa paga 500 $ a tres contratistas diferentes, no es necesario que emita un formulario 1099-NEC respecto de ninguno de ellos, aunque el importe total abonado sea superior a 600 $.

Cómo incluir el formulario 1099-NEC en tu declaración de impuestos

Si has recibido un formulario 1099-NEC en relación con una remuneración de trabajador externo, debes saber que tendrás que incluir este ingreso cuando prepares la declaración de impuestos federal. Este proceso puede ser complejo y es necesario entender bien los pasos que conlleva. La siguiente es una guía general que te orientará en el proceso:

• Anexo C
  Si eres un empresario individual, un contratista independiente o una persona en régimen de autoempleo, normalmente debes declarar los ingresos del formulario 1099-NEC en el anexo C sobre ganancias o pérdidas de la empresa. Debes introducir el importe total de la casilla 1 del formulario 1099-NEC en la línea 1 del anexo C.

• Impuestos por trabajo autónomo
  El dinero obtenido por remuneración de trabajadores externos también está sujeto al impuesto por trabajo autónomo, que engloba los impuestos por la seguridad social y el programa Medicare. Tendrás que cumplimentar el anexo SE sobre el impuesto por trabajo autónomo para calcular este importe. El resultado debe incluirse en el formulario 1040.

• Pago de impuestos estimados
  Si eres autónomo y prevés que la declaración de la renta te saldrá a pagar más de 1000 $, por lo general, es necesario que efectúes pagos de impuestos estimados a lo largo del año. Esto se refiere tanto al impuesto sobre la renta como al impuesto por trabajo autónomo. Para calcular el importe de estos pagos y llevarlos a cabo, se utiliza el formulario 1040-ES sobre impuestos estimados de particulares.

• Impuestos del estado
  En función del estado en el que te encuentres, puede que también tengas que incluir los ingresos declarados en el formulario 1099-NEC cuando presentes la declaración de impuestos en tu estado.

• Gastos
  En el anexo C, puedes deducirte los gastos empresariales relacionados con la obtención de la remuneración como trabajador externo, lo cual puede reducir el importe de ingresos sujetos a impuestos. Los gastos pueden ser de suministros, viajes, material de oficina u otros costes necesarios para desempeñar tu actividad.

Ten en cuenta que los asuntos fiscales pueden ser complejos y los formularios y procesos concretos que debes completar pueden cambiar en función de tu situación específica. Siempre es buena idea pedir consejo a un experto tributario para asegurarte de obtener la información y la orientación más precisas.

Cómo rectificar información en el formulario 1099-NEC

Para corregir la información de un formulario 1099-NEC ya presentado al IRS, es necesario enviar un formulario corregido. Los pasos para hacerlo son los siguientes:

• Obtener un nuevo formulario 1099-NEC: puedes obtener este formulario en el sitio web del IRS o solicitándolo al IRS. Recuerda que el formulario debe ser escaneable, por lo que no basta con imprimir una copia desde la web, sino que se debe usar un formulario oficial del IRS.

• Cumplimentar el formulario con la información correcta: rellena el formulario con la información correcta. Asegúrate de escribir correctamente tu NIF y el del destinatario, así como el importe correcto de la remuneración del trabajador externo.

• Marcar la casilla «CORRECTED» (corregido): en el nuevo formulario 1099-NEC, encontrarás una casilla en la parte superior con la inscripción «CORRECTED» (corregido). Asegúrate de marcarla para indicar al IRS que este formulario representa la versión corregida.

• Enviar el formulario corregido al destinatario y al IRS: tendrás que enviar el formulario 1099-NEC corregido al perceptor de la remuneración de trabajador externo. También deberás enviar el formulario corregido al IRS. Si el formulario 1099-NEC original lo presentaste ante el IRS por medios electrónicos, deberás utilizar la misma vía para enviar la corrección.

• Corregir el formulario 1096: el formulario 1096 es el formulario de resumen que se envía al IRS acompañando a los formularios 1099. Si el error del formulario 1099-NEC afecta al total declarado en el formulario 1096, también tendrás que corregir y volver a enviar el formulario 1096.

Los pasos indicados suponen una guía general; el proceso exacto puede variar en función de tus circunstancias. Los errores en los formularios fiscales pueden tener consecuencias graves, por lo que, si no sabes con seguridad cómo corregir un error, te recomendamos consultar a un experto tributario. Es importante hacer las correcciones tan pronto como detectes el error para evitar posibles sanciones del IRS.

Sanciones por incumplimiento

Si no se presenta el formulario 1099-NEC en tiempo y forma, el IRS podría imponer sanciones. Existen diferentes sanciones en función de la gravedad de la infracción y el importe puede variar. El incumplimiento se puede producir dentro de dos categorías generales: la falta de presentación y la omisión intencionada.

Falta de presentación

Si no presentas un formulario 1099-NEC en tiempo y forma sin causa justificada, podrías enfrentarte a una sanción. El importe de la sanción depende del momento en que presentes el formulario correcto. El resumen de las sanciones sería el siguiente:

• Sanción de 50 $ por formulario si lo presentas correctamente en un plazo de 30 días tras la fecha límite. La sanción máxima es de 194.500 $ por año (556.500 para empresas de gran tamaño).
  
• Sanción de 110 $ por formulario si lo presentas correctamente una vez transcurridos 30 días desde la fecha límite, pero antes del 1 de agosto. La sanción máxima es de 556.500 $ por año (1.669.500 para empresas de gran tamaño).
  
• Sanción de 280 $ por formulario si lo presentas después del 1 de agosto o no presentas los formularios obligatorios. La sanción máxima es de 1.130.500 $ por año (3.392.000 para empresas de gran tamaño).
  

Omisión intencionada

Si el IRS determina que una empresa ha eludido intencionadamente la obligación de presentar un formulario 1099-NEC en tiempo y forma, la sanción por formulario será de al menos 560 $, sin límite máximo.

Estas sanciones se aplican a cada formulario 1099-NEC no presentado correctamente, por lo que si una empresa no presenta varios formularios 1099-NEC, podría enfrentarse a sanciones considerables. Además, aparte de las sanciones federales, algunos estados también imponen sanciones por no presentar correctamente los formularios 1099-NEC.

Cómo puede ayudarte Stripe

Stripe Tax le quita este peso de encima a las empresas, ya que calcula y recauda automáticamente el impuesto sobre las ventas y genera informes fiscales. Gracias a Stripe Tax, las empresas de todos los tamaños pueden cumplir sus obligaciones fiscales con confianza y evitar posibles sanciones.

Este es el resumen de la forma en que Stripe Tax ayuda a las empresas:

• Automatización del cálculo de impuestos
  Stripe Tax puede calcular automáticamente los tipos impositivos en tiempo real para las empresas en función de los productos, la ubicación de la empresa y la ubicación del cliente. Aunque esta función está pensada principalmente para el impuesto sobre las ventas y el impuesto sobre el valor añadido (IVA), también puede ayudar a las empresas a llevar un registro de los importes que pagan a trabajadores externos, un dato necesario para cumplir las obligaciones relativas al formulario 1099-NEC.

• Recopilación y verificación de datos
  La recopilación de los datos correctos de los contratistas, incluido el NIF, puede ser una tarea compleja. Stripe Tax cuenta con funciones para recopilar y verificar de forma automática los NIF, las direcciones y otros datos necesarios durante el proceso de pago.

• Generación y envío del formulario
  Un aspecto clave para el cumplimiento de las obligaciones relativas al formulario 1099-NEC es crear y enviar los formularios. Stripe Tax puede generarlos por ti a partir de los datos de pagos recopilados y, a continuación, enviarlos directamente a los contratistas y presentarlos ante el IRS.

• Registros
  Es importante llevar un registro preciso por si hacen una auditoría de tu empresa y para la propia gestión de tu negocio. Stripe Tax puede ayudarte a llevar los registros y a realizar el seguimiento de toda la información necesaria en cuanto a los pagos a trabajadores externos y los formularios fiscales emitidos.

Si te familiarizas con los requisitos relativos a la presentación del formulario 1099-NEC y aprovechas herramientas como Stripe Tax, te resultará mucho más sencillo gestionar los impuestos y el cumplimiento de tus obligaciones. Cuando las empresas se mantienen informadas y al día sobre las normativas fiscales, pueden centrarse en las operaciones cotidianas y planificar su futuro.