Cada año, las empresas deben expedir el formulario fiscal 1099-NEC a los no empleados a quienes hayan abonado 2000 $ o más durante el año fiscal. Este proceso, que parece sencillo, puede presentar importantes desafíos, especialmente porque las sanciones de la agencia tributaria estadounidense (IRS) por incumplimiento pueden ser importantes. Según la agencia tributaria estadounidense, esta impuso sanciones civiles por valor de 2900 millones de USD a contribuyentes de impuestos sobre los beneficios empresariales en un solo año, un claro recordatorio de los riesgos financieros relacionados con una presentación incorrecta de los impuestos.

Comprender el formulario 1099-NEC puede proporcionar a las empresas una base sólida para cumplir sus obligaciones tributarias de forma correcta y con confianza. Aparte del requisito básico, existen muchos detalles y excepciones que pueden afectar a cómo y cuándo se usa este formulario. Explicaremos las particularidades del formulario 1099-NEC, además de proporcionar datos detallados para ayudar a las empresas a cumplir eficazmente con sus responsabilidades fiscales.

Esto es lo que encontrarás en este artículo

• ¿Qué es el formulario fiscal 1099-NEC?
  
• ¿Quién debe presentar el formulario 1099-NEC?
  
• ¿Quién recibe el formulario 1099-NEC?
  
• ¿Cuándo vence el plazo del formulario 1099-NEC?
  
• ¿Qué información aparece en el formulario 1099-NEC?
  
• ¿Qué es la retención adicional?
  
• Cómo presentar el formulario 1099-NEC
  
• ¿Qué ocurre si presentas la declaración fuera de plazo o de forma incorrecta?
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Tax
  

¿Qué es el formulario fiscal 1099-NEC?

El 1099-NEC es un formulario en el que se declaran los pagos realizados a proveedores de servicios que no son empleados. La agencia tributaria estadounidense volvió a introducir este formulario en 2020 para separar el pago de un contratista de otros tipos de ingresos misceláneos.

La compensación para no empleados generalmente incluye cualquier pago por servicios realizados por alguien que no es tu empleado. Esto abarca los honorarios profesionales de abogados y contables, las comisiones de vendedores que no son empleados y los pagos a profesionales autónomos por proyectos.

Solo se aplica a los pagos realizados en el curso de tu comercio o empresa. No es necesario que presentes un formulario 1099-NEC para pagos personales, como contratar a un contratista para reformar tu casa particular.

¿Quién debe presentar el formulario 1099-NEC?

Tu empresa debe presentar el formulario 1099-NEC si cumples las cuatro condiciones siguientes:

• Realizaste un pago a alguien que no es tu empleado.
  
• Realizaste el pago por servicios en el curso de tu oficio o empresa.
  
• Realizaste el pago a un particular, una asociación, una sucesión o, en algunos casos, a una corporación (específicamente bufetes de abogados).
  
• Pagaste al destinatario al menos 2000 $ durante el año.
  

Aunque el umbral era de 600 $, las actualizaciones legislativas recientes aumentaron este importe a 2000 $ para los pagos realizados a partir de 2026. Además, si retuviste algún impuesto federal sobre los beneficios del salario de un contratista conforme a las reglas de la retención adicional, debes presentar un formulario 1099-NEC sin importar si el pago total llegó al límite.

¿Quién recibe el formulario 1099-NEC?

Si no eres empleado (por ejemplo, eres contratista independiente, profesional autónomo o consultor) y has recibido 2000 $ o más de una empresa en un año, deberías recibir un formulario 1099-NEC de dicha empresa. Si recibes este formulario, significa que un cliente ha declarado tus beneficios a la agencia tributaria estadounidense como ingresos del trabajo por cuenta propia.

Recibir un 1099-NEC indica que eres responsable de pagar tus propios impuestos sobre la renta y sobre el trabajo por cuenta propia, ya que, por lo general, el pagador no los retiene de tu sueldo. Debes declarar estos ingresos en tu declaración de impuestos aunque no recibas el formulario antes de la fecha límite.

¿Cuándo vence el plazo del formulario 1099-NEC?

La fecha límite para presentar el formulario 1099-NEC en la agencia tributaria estadounidense y proporcionar una copia al destinatario es el 31 de enero. Si el 31 de enero cae en fin de semana o festivo, el plazo se amplía hasta el siguiente día hábil.

A diferencia de otros formularios 1099, no hay una extensión automática de 30 días para el formulario 1099-NEC. Debes cumplir este plazo para evitar penalizaciones por presentación fuera de plazo.

¿Qué información aparece en el formulario 1099-NEC?

Es obligatorio incluir ciertos datos tanto del pagador (normalmente una empresa) como del destinatario (el trabajador externo o el contratista independiente) en el formulario 1099-NEC. Los principales datos que deben incluirse son los siguientes:

¿Qué no se incluye en un 1099-NEC?

Los siguientes tipos de pagos no se incluyen en un 1099-NEC:

• Salarios de los empleados

• Pagos de bienes, como inventario o suministros

• Pagos de alquiler o servicios públicos

• Reembolsos de viajes

• Pagos de gastos personales

¿Qué es la retención de seguridad?

En la mayoría de los casos, no retienes impuestos de los pagos de un contratista. Sin embargo, se requiere la retención de seguridad si el contratista no proporciona un número de identificación de contribuyente (TIN) válido o si la agencia tributaria estadounidense te notifica que el TIN que proporcionó es incorrecto.

Cuando se aplica la retención de seguridad, debes deducir un 24 % fijo del pago y remitirlo a la agencia tributaria estadounidense. Debes declarar este importe retenido en la Casilla 4 del 1099-NEC. Para evitar las complejidades de la retención de seguridad, asegúrate siempre de obtener un formulario W-9 completado de los contratistas antes de emitir su primer pago.

Cómo presentar el formulario 1099-NEC

Puedes presentar el formulario 1099-NEC por correo o de forma electrónica.

• Presentación electrónica: la agencia tributaria estadounidense insta a la presentación electrónica a través del Information Returns Intake System (IRIS) o del sistema FIRE. A partir de 2024, si presentas 10 declaraciones de información o más (incluidos los formularios 1099 y W-2), deberás hacerlo de forma electrónica.

• Presentación en papel: si presentas menos de 10 formularios y decides enviarlos por correo, debes incluir el formulario 1096, que funciona como hoja de envío de resúmenes. No puedes usar una versión fotocopiada del formulario 1099-NEC para la presentación en papel porque la agencia tributaria estadounidense usa escáneres especiales para leer los originales en tinta roja.

• Las copias:

  • Copia A: se envía a la agencia tributaria estadounidense.
    
  • Copia B: se envía al destinatario.
    
  • Copia 1: se envía al departamento de impuestos estatales del destinatario.
    
  • Copia 2: se entrega al destinatario para presentar la declaración de impuestos sobre los beneficios estatales.
    

¿Qué ocurre si presentas la declaración tarde o de forma incorrecta?

La agencia tributaria estadounidense impone multas por no presentar la declaración antes de la fecha límite o por proporcionar información incorrecta. Para el año fiscal 2026, estas multas por formulario son:

• 60 $ si presentas la declaración en los 30 días posteriores a la fecha límite
  
• 130 $ si presentas la declaración con más de 30 días de retraso, pero antes del 1 de agosto
  
• 340 $ si presentas la declaración después del 1 de agosto o no la presentas
  
• 680 $ (mínimo) si la agencia tributaria estadounidense determina que hay una «desatención intencionada» de los requisitos de presentación
  

Estas sanciones se aplican a cada formulario 1099-NEC no presentado correctamente, por lo que si una empresa no presenta varios formularios 1099-NEC, podría enfrentarse a sanciones considerables. Además, aparte de las sanciones federales, algunos estados también imponen sanciones por no presentar correctamente los formularios 1099-NEC.

Cómo corregir el formulario 1099-NEC

Para corregir la información de un formulario 1099-NEC ya presentado al IRS, es necesario enviar un formulario corregido. Los pasos para hacerlo son los siguientes:

• Obtén formularios oficiales: Consigue un formulario 1099-NEC oficial y escaneable de la agencia tributaria estadounidense. No utilices un PDF descargado ni impreso para la presentación en papel, ya que la agencia tributaria estadounidense exige los originales en tinta roja.

• Marca la corrección: Pon una «X» en la casilla de verificación «CORRECTED» (Corregido) situada en la parte superior del formulario.

• Introduce la información de identificación: Proporciona los nombres, las direcciones y los números de identificación de contribuyente (TIN) del pagador y del destinatario exactamente como aparecían en el formulario original e incorrecto.

• Introduce los valores correctos: Introduce los importes de compensación o las cifras de retención exactos en las casillas correspondientes.

• Proporciona la copia del destinatario: Envía por correo la Copia B del formulario corregido al contratista de forma inmediata para que pueda actualizar sus propios registros.

• Prepara un nuevo formulario 1096: Si realizas la presentación por correo, completa un nuevo formulario 1096 para que actúe como resumen de transmisión de tu corrección.

• Verifica los totales del formulario 1096: Asegúrate de que los totales del formulario 1096 solo reflejen los formularios corregidos específicos que estás enviando actualmente, no los totales de tu presentación original.

• Presenta la declaración en la agencia tributaria estadounidense: Envía la Copia A y tu nuevo formulario 1096 a la agencia tributaria estadounidense.

• Haz que coincida con tu método de presentación: Si enviaste originalmente tus declaraciones de forma electrónica, también debes presentar la corrección de forma electrónica.

• Actualiza los registros estatales: Comprueba si tu estado participa en el programa de presentación combinada federal/estatal (CFSF); si no es así, es posible que tengas que presentar una corrección por separado en la agencia tributaria estatal.

Formulario 1099-NEC frente a 1099-MISC

Aunque parezcan similares, en estos formularios se declaran diferentes tipos de pagos:

• El formulario fiscal 1099-NEC se destina estrictamente a servicios realizados por personas que no sean empleados (contratistas independientes).

• El formulario 1099-MISC se utiliza para otros tipos de pagos «varios», como alquileres, premios, galardones o pagos de gastos médicos o sanitarios.

Si pagas a un contratista por su trabajo, usa el formulario 1099-NEC. Si pagas a un propietario de inmueble el alquiler de la oficina, usa el formulario 1099-MISC.

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