Todos os anos, as empresas devem emitir o formulário fiscal 1099-NEC para não funcionários a quem pagaram US$ 600 ou mais durante o ano fiscal. Esse processo, aparentemente simples, pode representar desafios significativos, especialmente porque as multas do IRS por inadimplência podem ser substanciais. De acordo com o próprio IRS, foram arrecadados US$ 2,9 bilhões em multas civis de pessoas jurídicas contribuintes em um único ano, um lembrete gritante dos riscos financeiros da declaração incorreta de impostos.

Entender os detalhes do informe 1099-NEC pode oferecer uma base sólida para cumprir suas obrigações fiscais com confiança e precisão. Além do requisito básico, há muitos detalhes e exceções que podem afetar a forma e o momento de uso desse formulário. Abordaremos as nuances do formulário 1099-NEC e insights detalhados para ajudar as empresas a cumprir efetivamente suas responsabilidades fiscais.

Neste artigo:

• O que é o informe fiscal 1099-NEC?
  
• O que é remuneração de não funcionário?
  
• Para que serve o informe fiscal 1099-NEC?
  
• Quem precisa enviar um informe fiscal 1099-NEC
  
• Informações obrigatórias no formulário 1099-NEC
  
• Limite para o informe 1099-NEC
  
• Como declarar o informe 1099-NEC na declaração de imposto de renda
  
• Como corrigir informações no formulário 1099-NEC
  
• Penalidades por descumprimento
  
• Como a Stripe pode ajudar
  

O que é o informe fiscal 1099-NEC?

O 1099-NEC é um formulário usado pelo Internal Revenue Service (IRS) dos Estados Unidos. NEC significa "Nonemployee Compensation" (Remuneração de Não Funcionários). O informe foi introduzido em 2020 em substituição à caixa 7 do informe 1099-MISC para declarar remuneração de não funcionários.

O que é remuneração de não funcionários?

A remuneração de não funcionários refere-se a pagamentos feitos a indivíduos que não são empregados do pagador, por serviços prestados no curso da atividade comercial ou empresarial do pagador. Normalmente, isso significa dinheiro pago a terceirizados, freelancers ou outros profissionais autônomos.

Alguns exemplos de remuneração de não funcionários:

• Taxas pagas a prestadores de serviços que não sejam funcionários, como terceirizados, freelancers, consultores ou outros profissionais autônomos

• Pagamento pelo serviços dos membros de um conselho administrativo

• Comissões pagas a vendedores não empregados que estão sujeitas a reembolso, mas não são reembolsadas durante o ano civil

• Pagamentos a advogados por serviços jurídicos

É importante observar que a remuneração de não funcionários não inclui nenhum tipo de pagamento que use um formulário diferente, como aluguéis (declarados no formulário 1099-MISC) ou salários de funcionários (formulário W-2).

Os beneficiários da compensação de não empregados são geralmente considerados autônomos e estão sujeitos ao imposto de trabalho autônomo, que cobre os impostos da Previdência Social e do Medicare. Essas pessoas físicas precisam fazer pagamentos estimados de impostos ao longo do ano para cobrir esses e outros impostos que aos quais estejam sujeitos.

Para que serve o informe fiscal 1099-NEC?

O informe 1099-NEC é usado principalmente para empresas que declaram pagamentos de US$ 600 ou mais a não funcionários, como terceirizados, freelancers ou outras pessoas físicas autônomas. Por exemplo, se uma empresa contrata um escritor freelancer para criar conteúdo e paga mais de US$ 600 em um ano, ela declara esses pagamentos no formulário 1099-NEC.

O 1099-NEC não é usado para pagamentos pessoais, somente pagamentos comerciais. A pessoa física ou jurídica que receber o pagamento usará esses dados para preencher sua própria declaração de imposto de renda. Se você receber um 1099-NEC, é importante entender que nenhum imposto foi retido sobre esses pagamentos e, portanto, você é responsável pelo imposto de renda e imposto de autônomo incidente.

Quem precisa de um informe fiscal 1099-NEC

Qualquer empresa que pague US$ 600 ou mais a um não funcionário por serviços durante o ano fiscal precisa preencher o informe 1099-NEC. Geralmente, são terceirizados, freelancers ou consultores. Da mesma forma, pessoas físicas ou jurídicas que receberem esses pagamentos também precisam de um informe 1099-NEC como registro de renda.

Veja mais detalhes sobre quem precisa de um formulário 1099-NEC:

• Empresas
  Se a sua empresa pagar US$ 600 ou mais a um não funcionário em um ano, deve preencher um formulário 1099-NEC. O formulário registra os pagamentos feitos, e é necessário para a declaração de impostos da sua empresa. É preciso enviar uma cópia do formulário para o não funcionário e uma cópia ao IRS. É essencial registrar esses pagamentos ao longo do ano para preencher os formulários 1099-NEC corretamente.

• Não empregados
  Se você for um trabalhados independente (como um terceirizado, freelancer ou consultor) e tiver recebido US$ 600 ou mais de uma empresa em um ano, deve receber um informe 1099-NEC dessa empresa. O formulário documenta sua renda dessa empresa, a ser declarada em seu imposto anual. Como geralmente não há retenção de impostos sobre remuneração de não funcionários, é essencial separar um orçamento para pagar seu imposto de renda ou imposto de autônomo devido.

Normalmente, é responsabilidade da empresa que faz o pagamento preencher o formulário 1099-NEC e enviar cópias ao não funcionário e ao IRS. No entanto, se você for um trabalhador independente e não receber um informe 1099-NEC para rendas de US$ 600 ou mais, mesmo assim é responsável por informar essa renda em sua declaração de impostos.

Informações obrigatórias no informe 1099-NEC

O formulário 1099-NEC exige vários dados do pagador (geralmente uma empresa) e do destinatário (o não funcionário ou terceirizado). Principais informações necessárias:

• Dados do pagador: nome, endereço e número de identificação de contribuinte (TIN) do pagador, que pode ser um número de seguridade social (SSN) para empresários individuais ou número de identificação de empregador (EIN) para outras empresas.

• Dados do beneficiário: nome, o endereço e o TIN do destinatário, que pode ser um SSN ou um EIN.

• Remuneração total como não funcionário: total da remuneração como não funcionário (caixa 1) que a empresa pagou ao beneficiário durante o ano fiscal. Este deve ser o valor bruto, sem nenhuma dedução de impostos.

• Imposto de renda federal retido: se houve alguma retenção de imposto de renda federal na remuneração de não funcionários (caixa 4), registrar a retenção neste campo. Mas isso é incomum, porque, geralmente, o imposto de renda federal não é retido na remuneração de não funcionários.

• Informações do Estado: se tiver havido retenção de impostos estaduais, o contribuinte também deve incluir o número de identificação fiscal estadual, o estado do beneficiário e o montante de imposto de renda estadual retido.

Para facilitar esse processo, é essencial manter registros precisos ao longo do ano. Você também deve solicitar um formulário W-9 preenchido de qualquer não funcionário que você pague, para ter o número de identificação de contribuinte e outros dados necessários.

Limite para o informe 1099-NEC

O limite para emissão de um formulário 1099-NEC é de US$ 600. Isso significa que, se uma empresa pagar US$ 600 ou mais a um não funcionário por serviços durante um ano fiscal, será obrigada a emitir um formulário 1099-NEC para essa pessoa física ou jurídica.

Se uma empresa paga a um não funcionário específico menos de US$ 600 em um ano fiscal, não é preciso emitir um 1099-NEC para essa pessoa física ou jurídica. No entanto, o beneficiário desses rendimentos ainda é, em geral, obrigado a informá-los na sua declaração de imposto de renda.

Especificamente, o limite de US$ 600 se aplica por pessoa física ou jurídica, não ao valor total da remuneração paga por não funcionários durante o ano. Por exemplo, se uma empresa pagar US$ 500 para três prestadores de serviços diferentes, não é preciso emitir um informe 1099-NEC para nenhum deles, mesmo que o total pago seja superior a US$ 600.

Como declarar o informe 1099-NEC na declaração de imposto de renda

Se você recebeu um informe 1099-NEC por remuneração como não funcionário, é importante entender que esses rendimentos devem ser inclusos em sua declaração de imposto de renda federal. O processo pode ser complicado e é preciso compreender claramente as etapas. Guia geral para ajudar a navegar esse processo:

• Anexo C
  Se você for empresário individual, terceirizado ou autônomo, normalmente deve declarar a renda de um 1099-NEC no Anexo C, Lucros ou Perdas em Negócios. Insira o valor total da caixa 1 do 1099-NEC da linha 1 do Anexo C.

• Imposto para autônomos
  O dinheiro ganho por remuneração de não funcionários também está sujeito ao imposto sobre o trabalho autônomo, que cobre os impostos da Previdência Social e do Medicare. Preencha o Anexo SE, Imposto para autônomos, para calcular este valor. O resultado entra no seu Informe 1040.

• Estimativa de pagamentos de impostos
  Se você for autônomo e esperar pagar US$ 1.000 ou mais ao entregar sua declaração, normalmente deve fazer pagamentos de impostos estimados ao longo do ano. Isso inclui imposto de renda e imposto de autônomo. Use o formulário 1040-ES, Imposto Estimado para Pessoas Físicas, para calcular e fazer esses pagamentos.

• Impostos estaduais
  Dependendo do seu estado, também pode ser necessário incluir a renda do Informe 1099-NEC na declaração de imposto estadual.

• Despesas
  No Anexo C, você pode deduzir todas as despesas comerciais relacionadas ao recebimento da remuneração de não funcionários, o que pode reduzir sua renda tributável. Podem ser inclusas como despesas: suprimentos, viagens, despesas com escritório em casa ou outros custos necessários para o seu trabalho.

A gestão de questões fiscais pode ser complicada e os formulários e processos exatos podem mudar conforme sua situação específica. É sempre aconselhável consultar um especialista fiscal para garantir que você está seguindo as informações e orientações corretas.

Como corrigir informações no informe 1099-NEC

Para corrigir os dados de um informe 1099-NEC já apresentado ao IRS, é preciso enviar um formulário corrigido. Veja como fazer:

• Obter um novo informe 1099-NEC: baixe este formulário no site do IRS ou encomende-o do IRS. Lembre-se que o formulário deve ser digitalizável, por isso, não basta imprimir uma cópia da internet; é preciso usar um formulário oficial do IRS.

• Preencher o formulário com os dados corretos: preencha o formulário com os dados corrigidos. Não se esqueça de inserir corretamente o seu TIN e o TIN do destinatário, bem como o valor correto da remuneração de não funcionário.

• Marcar a caixa "CORRIGIDO": o novo informe 1099-NEC tem uma caixa no topo com o rótulo "CORRIGIDO". Marque essa caixa para indicar ao IRS que o formulário é uma versão corrigida.

• Enviar o informe corrigido ao destinatário e ao IRS: é preciso enviar o 1099-NEC corrigido para o beneficiário da remuneração de não funcionário. Também será necessário enviar o informe corrigido ao IRS. Se você apresentou o 1099-NEC original eletronicamente ao IRS, também deve registrar a correção eletronicamente.

• Corrigir o informe 1096: o informe 1096 é o resumo que você envia ao IRS junto com os informes 1099. Se o erro no 1099-NEC tiver afetado os totais informados no informe 1096, também será necessário corrigir e reenviar o informe 1096.

As instruções acima são um guia geral e o processo exato pode mudar conforme suas circunstâncias. Erros em informes fiscais podem ter consequências graves. Se você não tiver certeza de como corrigir um erro, consulte um especialista fiscal. É importante fazer as correções assim que notar um erro para evitar penalizações pelo IRS.

Penalidades por não conformidade

A falta de apresentação de informes 1099-NEC corretos e pontuais pode resultar em penalidades do IRS, que variam de acordo com a gravidade da infração e o valor. O descumprimento se enquadra em duas grandes categorias: declaração ausente e desconsideração intencional.

Declaração ausente

Se você não apresentar um 1099-NEC correto no prazo e não conseguir fornecer uma justificativa, está sujeito a uma penalidade. O valor da multa depende de quando você apresentar o formulário correto. Resumo das penalidades:

• A multa é de US$ 50 por formulário se você declarar corretamente até 30 dias após o vencimento. A penalidade máxima é de US$ 194.500 por ano (US$ 556.500 para empresas maiores).
  
• A multa será de US$ 110 por formulário se você fizer a declaração corretamente mais de 30 dias após o prazo, mas no máximo até 1º de agosto. A penalidade máxima é de US$ 556.500,00 por ano (US$ 1.669.500,00 para empresas maiores).
  
• A multa será de US$ 280 por formulário se você fizer a declaração após 1º de agosto ou não declarar formulários obrigatórios. A penalidade máxima é de US$ 1.130.500,00 por ano (US$ 3.392.000,00 para empresas maiores).
  

Desconsideração intencional

Se o IRS constatar que uma empresa desrespeitou intencionalmente a exigência de apresentação do 1099-NEC corretamente e no prazo, a penalidade por formulário será de pelo menos US$ 560, sem limite máximo.

Essas penalidades se aplicam a cada caso em que uma empresa deixa de registrar um 1099-NEC corretamente, de modo que uma empresa que deixar de fornecer vários formulários 1099-NEC pode sofrer penalidades substanciais. Além das penalidades federais, alguns estados também podem impor penalidades pela não declaração dos informes 1099-NEC corretos.

Como a Stripe pode ajudar

O Stripe Tax retira o ônus das empresas, calculando e recolhendo automaticamente o imposto sobre vendas e gerando informes fiscais. Com o Stripe Tax, empresas de todos os portes podem cumprir suas responsabilidades fiscais com confiança e evitar penalidades.

Visão geral de como Stripe Tax ajuda as empresas:

• Automação de cálculos fiscais
  O Stripe Tax pode calcular automaticamente as alíquotas para empresas em tempo real, dependendo dos produtos, localização e localização do cliente. Esse recurso foi criado principalmente para ajudar com impostos sobre vendas e IVA (imposto sobre valor agregado), mas também pode ajudar as empresas a acompanhar quanto estão pagando a não funcionários, informação necessária para o preenchimento do 1099-NEC.

• Coleta e verificação de dados
  Obter os dados corretos de prestadores de serviços, como TINs, pode ser uma tarefa complexa. O Stripe Tax tem recursos para automatizar esse processo, coletando e verificando TINs, endereços e outros dados necessários durante o processo de pagamento.

• Geração e entrega de formulários
  Um aspecto fundamental da conformidade com o 1099-NEC é a criação e o envio dos formulários. O Stripe Tax pode gerar esses formulários para você com base nos dados de pagamento coletados e enviá-los diretamente aos terceirizados, além de enviá-los ao IRS.

• Manutenção de registros
  Manter registros precisos é importante em caso de auditoria e para a própria gestão do seu negócio. O Stripe Tax pode ajudar a manter esses registros, acompanhando as informações necessárias sobre pagamentos a não funcionários e os informes fiscais que você emitiu.

Conhecer as obrigações de declaração do informe 1099-NEC e aplicar ferramentas como o Stripe Tax pode simplificar significativamente sua gestão de impostos e conformidade. Mantendo-se informadas e acompanhando a regulamentação fiscal, as empresas podem manter o foco nas operações diárias e no planejamento para o futuro.