Todos os anos, as empresas devem emitir o Formulário 1099-NEC para não empregados aos quais tenham pago US$ 2.000 ou mais durante o ano fiscal. Esse processo aparentemente simples pode apresentar desafios significativos, especialmente porque as penalidades do Internal Revenue Service (IRS) por descumprimento podem ser substanciais. De acordo com o IRS, a agência aplicou US$ 2,9 bilhões em penalidades civis a declarantes de imposto de renda empresarial em um único ano, um lembrete contundente dos riscos financeiros associados ao envio incorreto de declarações fiscais.

Compreender o Formulário 1099-NEC pode fornecer às empresas uma base sólida para cumprir suas obrigações fiscais de forma correta e segura. Além do requisito básico, há diversos detalhes e exceções que podem afetar como e quando esse formulário deve ser utilizado. A seguir, abordaremos as particularidades do Formulário 1099-NEC, juntamente com informações detalhadas para ajudar as empresas a cumprir suas responsabilidades fiscais de maneira eficaz.

O que vamos abordar neste artigo?

• O que é o informe fiscal 1099-NEC?
  
• Quem deve apresentar o Formulário 1099-NEC?
  
• Quem recebe o Formulário 1099-NEC?
  
• Quando o Formulário 1099-NEC deve ser entregue?
  
• Quais informações constam no Formulário 1099-NEC?
  
• O que é retenção obrigatória de tributos?
  
• Como enviar o Formulário 1099-NEC
  
• O que acontece se você apresentar a declaração com atraso ou incorretamente?
  
• Como o Stripe Tax pode ajudar
  

O que é o informe fiscal 1099-NEC?

O 1099-NEC é um formulário utilizado para informar pagamentos feitos a provedores de serviços que não são funcionários. O IRS reintroduziu esse formulário em 2020 para separar os pagamentos a prestadores de serviços de outros tipos de rendimentos diversos.

A remuneração de não empregados geralmente inclui qualquer pagamento por serviços prestados por alguém que não seja seu funcionário. Isso abrange honorários profissionais de advogados e contadores, comissões pagas a vendedores não empregados e pagamentos a freelancers por projetos realizados.

Ele se aplica apenas a pagamentos efetuados no curso das atividades comerciais ou empresariais. Não é necessário apresentar um 1099-NEC para pagamentos de natureza pessoal, como a contratação de um prestador de serviços para reformar sua residência particular.

Quem deve apresentar o Formulário 1099-NEC?

Sua empresa deve apresentar o Formulário 1099-NEC se atender às quatro condições a seguir:

• Você efetuou um pagamento a alguém que não é seu empregado.
  
• O pagamento foi feito por serviços prestados no curso de sua atividade comercial ou empresarial.
  
• O pagamento foi feito a uma pessoa física, sociedade, espólio ou, em alguns casos, a uma corporação (especificamente escritórios de advocacia).
  
• Você pagou ao beneficiário pelo menos US$ 2.000 durante o ano.
  

Embora o limite anteriormente fosse de US$ 600, atualizações legislativas recentes aumentaram esse valor para US$ 2.000 para pagamentos realizados a partir de 2026. Além disso, se você reteve qualquer valor de imposto de renda federal do pagamento de um prestador de serviços de acordo com as regras de retenção obrigatória de tributos, deverá apresentar um Formulário 1099-NEC independentemente de o pagamento total ter atingido o limite.

Quem recebe o Formulário 1099-NEC?

Se você for um trabalhador não empregado (como um terceirizado, freelancer ou consultor) e tiver recebido US$ 2.000 ou mais de uma empresa durante o ano, deverá receber um formulário 1099-NEC dessa empresa. Se você receber esse formulário, isso significa que um cliente informou suas receitas ao IRS como renda de trabalho autônomo.

Receber um 1099-NEC indica que você é responsável pelo pagamento dos seus próprios impostos de renda e impostos sobre trabalho autônomo, pois, em geral, o pagador não realiza retenções desses tributos nos seus pagamentos. Você deve declarar essa renda em sua declaração de impostos, mesmo que não receba o formulário até o prazo estabelecido.

Quando o Formulário 1099-NEC deve ser entregue?

O prazo para enviar o Formulário 1099-NEC ao IRS e fornecer uma cópia ao beneficiário é 31 de janeiro. Se 31 de janeiro cair em um fim de semana ou feriado, o prazo é prorrogado para o próximo dia útil.l.

Diferentemente de outros informes da série 1099, o Formulário 1099-NEC não conta com uma prorrogação automática de 30 dias. É necessário cumprir esse prazo para evitar penalidades por atraso na entrega.

Quais informações constam no Formulário 1099-NEC?

O Formulário 1099-NEC exige diversas informações tanto do pagador (geralmente uma empresa) quanto do beneficiário (o não empregado ou terceirizado). Veja as principais informações exigidas:

O que não deve ser informado em um 1099-NEC?

Os seguintes tipos de pagamentos não devem ser informados em um 1099-NEC:

• Salários de funcionários

• Pagamentos por bens, como estoque ou suprimentos

• Pagamentos de aluguel ou serviços públicos

• Reembolsos de despesas de viagem

• Pagamentos de despesas pessoais

O que é retenção obrigatória de tributos?

Na maioria dos casos, você não retém tributos dos pagamentos feitos a prestadores de serviços independentes. No entanto, a retenção obrigatória de tributos é exigida caso o prestador não forneça um número de identificação fiscal (TIN) válido ou caso o IRS informe que o TIN fornecido está incorreto.

Quando a retenção obrigatória de tributos se aplica, você deve reter uma alíquota fixa de 24% do pagamento e recolhê-la ao IRS. O valor retido deve ser informado no Campo 4 do formulário 1099-NEC. Para evitar as complexidades associadas à retenção obrigatória de tributos, obtenha sempre um formulário W-9 devidamente preenchido dos prestadores de serviços antes de efetuar o primeiro pagamento.

Como enviar o Formulário 1099-NEC

Você pode enviar o Formulário 1099-NEC por correio ou eletronicamente.

• Envio eletrônico: o IRS incentiva fortemente o envio eletrônico por meio do Information Returns Intake System (IRIS) ou do sistema FIRE. Desde 2024, se você apresentar 10 ou mais declarações informativas (incluindo formulários 1099 e W-2 combinados), o envio eletrônico é obrigatório.

• Envio em papel: se você apresentar menos de 10 formulários e optar pelo envio por correio, deverá incluir o Formulário 1096, que funciona como um formulário-resumo de transmissão. Não é possível usar uma fotocópia do Formulário 1099-NEC para envio em papel, pois o IRS utiliza scanners especiais para ler os formulários originais impressos em tinta vermelha.

• As cópias:

  • Cópia A: enviada ao IRS
    
  • Cópia B: Enviada ao beneficiário
    
  • Cópia 1: enviada ao departamento tributário estadual do beneficiário
    
  • Cópia 2: fornecida ao beneficiário para apresentação junto à declaração estadual de imposto de renda
    

O que acontece se você apresentar a declaração com atraso ou incorretamente?

O IRS aplica penalidades por não entregar a declaração dentro do prazo ou por fornecer informações incorretas. Para o ano fiscal de 2026, essas penalidades por formulário são:

• US$ 60 se a declaração for enviada até 30 dias após o prazo
  
• US$ 130 se a declaração for enviada com mais de 30 dias de atraso, mas até 1º de agosto
  
• US$ 340 se a declaração for enviada após 1º de agosto ou não for enviada
  
• US$ 680 (mínimo) se o IRS determinar que houve “desconsideração intencional” dos requisitos de declaração
  

Essas penalidades se aplicam a cada caso em que uma empresa deixa de apresentar corretamente um Formulário 1099-NEC. Portanto, uma empresa que não fornecer vários Formulários 1099-NEC poderá estar sujeita a penalidades substanciais. Além disso, alguns estados também podem impor penalidades pela não apresentação correta dos Formulários 1099-NEC.

Como corrigir o Formulário 1099-NEC

A correção de informações em um Formulário 1099-NEC já enviado ao IRS exige o envio de um formulário corrigido. Veja como fazer isso:

• Obtenha os formulários oficiais: obtenha um Formulário 1099-NEC oficial e legível por scanner junto ao IRS. Não utilize um PDF baixado ou impresso para envio em papel, pois o IRS exige os formulários originais impressos em tinta vermelha.

• Marque a correção: coloque um “X” na caixa de seleção “CORRECTED” (Corrigido), localizada na parte superior do formulário.

• Insira as informações de identificação: informe os nomes, endereços e números de identificação fiscal (TINs) do pagador e do beneficiário exatamente como constavam no formulário original incorreto.

• Insira os valores corretos: informe os valores corretos de remuneração ou retenção nos campos correspondentes.

• Forneça a cópia ao beneficiário: envie a Cópia B do formulário corrigido ao prestador de serviços imediatamente para que ele possa atualizar seus próprios registros.

• Prepare um novo Formulário 1096: se estiver enviando por correio, preencha um novo Formulário 1096 para servir como resumo de transmissão da correção.

• Verifique os totais do Formulário 1096: certifique-se de que os totais informados no Formulário 1096 reflitam apenas os formulários corrigidos que estão sendo enviados naquele momento, e não os totais da declaração original.

• Envie ao IRS: envie a Cópia A e o novo Formulário 1096 ao IRS.

• Mantenha o mesmo método de envio: se as declarações originais foram enviadas eletronicamente, a correção também deverá ser enviada eletronicamente.

• Atualize os registros estaduais: verifique se o seu estado participa do programa Combined Federal/State Filing (CFSF); caso contrário, talvez seja necessário apresentar uma correção separada à autoridade tributária estadual.

1099-NEC vs. 1099-MISC

Embora sejam semelhantes, esses formulários são usados para declarar diferentes tipos de pagamentos:

• O Formulário 1099-NEC é usado exclusivamente para serviços prestados por não empregados (terceirizados).

• O Formulário 1099-MISC é usado para outros tipos de pagamentos “diversos”, como aluguel, prêmios, recompensas ou pagamentos médicos e de assistência à saúde.

Se você paga um prestador de serviços pelo trabalho realizado, use o Formulário 1099-NEC. Se você paga aluguel de escritório a um proprietário de imóvel, use o Formulário 1099-MISC.

Como o Stripe Tax pode ajudar

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O Stripe Tax pode ajudar você a:

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• Recolher tributos automaticamente: o Stripe Tax calcula e recolhe o valor correto de tributos devidos, independentemente do que ou de onde se vende. Ele oferece suporte a centenas de produtos e serviços e se mantém atualizado quanto a regras tributárias e mudanças de alíquotas.

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