Todos os anos, as empresas devem emitir o formulário fiscal 1099-NEC para não funcionários a quem pagaram US$ 600 ou mais durante o ano fiscal. Esse processo, aparentemente simples, pode representar desafios significativos, especialmente porque as multas do IRS por inadimplência podem ser substanciais. De acordo com o próprio IRS, foram arrecadados US$ 2,9 bilhões em multas civis de pessoas jurídicas contribuintes em um único ano, um lembrete gritante dos riscos financeiros da declaração incorreta de impostos.
Entender os detalhes do informe 1099-NEC pode oferecer uma base sólida para cumprir suas obrigações fiscais com confiança e precisão. Além do requisito básico, há muitos detalhes e exceções que podem afetar a forma e o momento de uso desse formulário. Abordaremos as nuances do formulário 1099-NEC e insights detalhados para ajudar as empresas a cumprir efetivamente suas responsabilidades fiscais.
Neste artigo:
- O que é o informe fiscal 1099-NEC?
- O que é remuneração de não funcionário?
- Para que serve o informe fiscal 1099-NEC?
- Quem precisa enviar um informe fiscal 1099-NEC
- Informações obrigatórias no formulário 1099-NEC
- Limite para o informe 1099-NEC
- Como declarar o informe 1099-NEC na declaração de imposto de renda
- Como corrigir informações no formulário 1099-NEC
- Penalidades por descumprimento
- Como a Stripe pode ajudar
What is the 1099-NEC tax form?
The 1099-NEC is a form used by the United States Internal Revenue Service (IRS). NEC stands for “Nonemployee Compensation.” The form was introduced in 2020, replacing box 7 on Form 1099-MISC for reporting nonemployee compensation.
O que é remuneração de não funcionários?
A remuneração de não funcionários refere-se a pagamentos feitos a indivíduos que não são empregados do pagador, por serviços prestados no curso da atividade comercial ou empresarial do pagador. Normalmente, isso significa dinheiro pago a terceirizados, freelancers ou outros profissionais autônomos.
Alguns exemplos de remuneração de não funcionários:
Taxas pagas a prestadores de serviços que não sejam funcionários, como terceirizados, freelancers, consultores ou outros profissionais autônomos
Pagamento pelo serviços dos membros de um conselho administrativo
Comissões pagas a vendedores não empregados que estão sujeitas a reembolso, mas não são reembolsadas durante o ano civil
Pagamentos a advogados por serviços jurídicos
É importante observar que a remuneração de não funcionários não inclui nenhum tipo de pagamento que use um formulário diferente, como aluguéis (declarados no formulário 1099-MISC) ou salários de funcionários (formulário W-2).
Os beneficiários da compensação de não empregados são geralmente considerados autônomos e estão sujeitos ao imposto de trabalho autônomo, que cobre os impostos da Previdência Social e do Medicare. Essas pessoas físicas precisam fazer pagamentos estimados de impostos ao longo do ano para cobrir esses e outros impostos que aos quais estejam sujeitos.
Para que serve o informe fiscal 1099-NEC?
O informe 1099-NEC é usado principalmente para empresas que declaram pagamentos de US$ 600 ou mais a não funcionários, como terceirizados, freelancers ou outras pessoas físicas autônomas. Por exemplo, se uma empresa contrata um escritor freelancer para criar conteúdo e paga mais de US$ 600 em um ano, ela declara esses pagamentos no formulário 1099-NEC.
O 1099-NEC não é usado para pagamentos pessoais, somente pagamentos comerciais. A pessoa física ou jurídica que receber o pagamento usará esses dados para preencher sua própria declaração de imposto de renda. Se você receber um 1099-NEC, é importante entender que nenhum imposto foi retido sobre esses pagamentos e, portanto, você é responsável pelo imposto de renda e imposto de autônomo incidente.
Quem precisa de um informe fiscal 1099-NEC
Qualquer empresa que pague US$ 600 ou mais a um não funcionário por serviços durante o ano fiscal precisa preencher o informe 1099-NEC. Geralmente, são terceirizados, freelancers ou consultores. Da mesma forma, pessoas físicas ou jurídicas que receberem esses pagamentos também precisam de um informe 1099-NEC como registro de renda.
Veja mais detalhes sobre quem precisa de um formulário 1099-NEC:
Empresas
Se a sua empresa pagar US$ 600 ou mais a um não funcionário em um ano, deve preencher um formulário 1099-NEC. O formulário registra os pagamentos feitos, e é necessário para a declaração de impostos da sua empresa. É preciso enviar uma cópia do formulário para o não funcionário e uma cópia ao IRS. É essencial registrar esses pagamentos ao longo do ano para preencher os formulários 1099-NEC corretamente.Não empregados
Se você for um trabalhados independente (como um terceirizado, freelancer ou consultor) e tiver recebido US$ 600 ou mais de uma empresa em um ano, deve receber um informe 1099-NEC dessa empresa. O formulário documenta sua renda dessa empresa, a ser declarada em seu imposto anual. Como geralmente não há retenção de impostos sobre remuneração de não funcionários, é essencial separar um orçamento para pagar seu imposto de renda ou imposto de autônomo devido.
Normalmente, é responsabilidade da empresa que faz o pagamento preencher o formulário 1099-NEC e enviar cópias ao não funcionário e ao IRS. No entanto, se você for um trabalhador independente e não receber um informe 1099-NEC para rendas de US$ 600 ou mais, mesmo assim é responsável por informar essa renda em sua declaração de impostos.
Informações obrigatórias no informe 1099-NEC
O formulário 1099-NEC exige vários dados do pagador (geralmente uma empresa) e do destinatário (o não funcionário ou terceirizado). Principais informações necessárias:
Dados do pagador: nome, endereço e número de identificação de contribuinte (TIN) do pagador, que pode ser um número de seguridade social (SSN) para empresários individuais ou número de identificação de empregador (EIN) para outras empresas.
Dados do beneficiário: nome, o endereço e o TIN do destinatário, que pode ser um SSN ou um EIN.
Remuneração total como não funcionário: total da remuneração como não funcionário (caixa 1) que a empresa pagou ao beneficiário durante o ano fiscal. Este deve ser o valor bruto, sem nenhuma dedução de impostos.
Imposto de renda federal retido: se houve alguma retenção de imposto de renda federal na remuneração de não funcionários (caixa 4), registrar a retenção neste campo. Mas isso é incomum, porque, geralmente, o imposto de renda federal não é retido na remuneração de não funcionários.
Informações do Estado: se tiver havido retenção de impostos estaduais, o contribuinte também deve incluir o número de identificação fiscal estadual, o estado do beneficiário e o montante de imposto de renda estadual retido.
Para facilitar esse processo, é essencial manter registros precisos ao longo do ano. Você também deve solicitar um formulário W-9 preenchido de qualquer não funcionário que você pague, para ter o número de identificação de contribuinte e outros dados necessários.
Limite para o informe 1099-NEC
O limite para emissão de um formulário 1099-NEC é de US$ 600. Isso significa que, se uma empresa pagar US$ 600 ou mais a um não funcionário por serviços durante um ano fiscal, será obrigada a emitir um formulário 1099-NEC para essa pessoa física ou jurídica.
Se uma empresa paga a um não funcionário específico menos de US$ 600 em um ano fiscal, não é preciso emitir um 1099-NEC para essa pessoa física ou jurídica. No entanto, o beneficiário desses rendimentos ainda é, em geral, obrigado a informá-los na sua declaração de imposto de renda.
Especificamente, o limite de US$ 600 se aplica por pessoa física ou jurídica, não ao valor total da remuneração paga por não funcionários durante o ano. Por exemplo, se uma empresa pagar US$ 500 para três prestadores de serviços diferentes, não é preciso emitir um informe 1099-NEC para nenhum deles, mesmo que o total pago seja superior a US$ 600.
Como declarar o informe 1099-NEC na declaração de imposto de renda
Se você recebeu um informe 1099-NEC por remuneração como não funcionário, é importante entender que esses rendimentos devem ser inclusos em sua declaração de imposto de renda federal. O processo pode ser complicado e é preciso compreender claramente as etapas. Guia geral para ajudar a navegar esse processo:
Anexo C
Se você for empresário individual, terceirizado ou autônomo, normalmente deve declarar a renda de um 1099-NEC no Anexo C, Lucros ou Perdas em Negócios. Insira o valor total da caixa 1 do 1099-NEC da linha 1 do Anexo C.Imposto para autônomos
O dinheiro ganho por remuneração de não funcionários também está sujeito ao imposto sobre o trabalho autônomo, que cobre os impostos da Previdência Social e do Medicare. Preencha o Anexo SE, Imposto para autônomos, para calcular este valor. O resultado entra no seu Informe 1040.Estimativa de pagamentos de impostos
Se você for autônomo e esperar pagar US$ 1.000 ou mais ao entregar sua declaração, normalmente deve fazer pagamentos de impostos estimados ao longo do ano. Isso inclui imposto de renda e imposto de autônomo. Use o formulário 1040-ES, Imposto Estimado para Pessoas Físicas, para calcular e fazer esses pagamentos.Impostos estaduais
Dependendo do seu estado, também pode ser necessário incluir a renda do Informe 1099-NEC na declaração de imposto estadual.Despesas
No Anexo C, você pode deduzir todas as despesas comerciais relacionadas ao recebimento da remuneração de não funcionários, o que pode reduzir sua renda tributável. Podem ser inclusas como despesas: suprimentos, viagens, despesas com escritório em casa ou outros custos necessários para o seu trabalho.
A gestão de questões fiscais pode ser complicada e os formulários e processos exatos podem mudar conforme sua situação específica. É sempre aconselhável consultar um especialista fiscal para garantir que você está seguindo as informações e orientações corretas.
Como corrigir informações no informe 1099-NEC
Para corrigir os dados de um informe 1099-NEC já apresentado ao IRS, é preciso enviar um formulário corrigido. Veja como fazer:
Obter um novo informe 1099-NEC: baixe este formulário no site do IRS ou encomende-o do IRS. Lembre-se que o formulário deve ser digitalizável, por isso, não basta imprimir uma cópia da internet; é preciso usar um formulário oficial do IRS.
Preencher o formulário com os dados corretos: preencha o formulário com os dados corrigidos. Não se esqueça de inserir corretamente o seu TIN e o TIN do destinatário, bem como o valor correto da remuneração de não funcionário.
Marcar a caixa "CORRIGIDO": o novo informe 1099-NEC tem uma caixa no topo com o rótulo "CORRIGIDO". Marque essa caixa para indicar ao IRS que o formulário é uma versão corrigida.
Enviar o informe corrigido ao destinatário e ao IRS: é preciso enviar o 1099-NEC corrigido para o beneficiário da remuneração de não funcionário. Também será necessário enviar o informe corrigido ao IRS. Se você apresentou o 1099-NEC original eletronicamente ao IRS, também deve registrar a correção eletronicamente.
Corrigir o informe 1096: o informe 1096 é o resumo que você envia ao IRS junto com os informes 1099. Se o erro no 1099-NEC tiver afetado os totais informados no informe 1096, também será necessário corrigir e reenviar o informe 1096.
As instruções acima são um guia geral e o processo exato pode mudar conforme suas circunstâncias. Erros em informes fiscais podem ter consequências graves. Se você não tiver certeza de como corrigir um erro, consulte um especialista fiscal. É importante fazer as correções assim que notar um erro para evitar penalizações pelo IRS.
Penalidades por não conformidade
A falta de apresentação de informes 1099-NEC corretos e pontuais pode resultar em penalidades do IRS, que variam de acordo com a gravidade da infração e o valor. O descumprimento se enquadra em duas grandes categorias: declaração ausente e desconsideração intencional.
Declaração ausente
Se você não apresentar um 1099-NEC correto no prazo e não conseguir fornecer uma justificativa, está sujeito a uma penalidade. O valor da multa depende de quando você apresentar o formulário correto. Resumo das penalidades:
- A multa é de US$ 50 por formulário se você declarar corretamente até 30 dias após o vencimento. A penalidade máxima é de US$ 194.500 por ano (US$ 556.500 para empresas maiores).
- A multa será de US$ 110 por formulário se você fizer a declaração corretamente mais de 30 dias após o prazo, mas no máximo até 1º de agosto. A penalidade máxima é de US$ 556.500,00 por ano (US$ 1.669.500,00 para empresas maiores).
- A multa será de US$ 280 por formulário se você fizer a declaração após 1º de agosto ou não declarar formulários obrigatórios. A penalidade máxima é de US$ 1.130.500,00 por ano (US$ 3.392.000,00 para empresas maiores).
Desconsideração intencional
Se o IRS constatar que uma empresa desrespeitou intencionalmente a exigência de apresentação do 1099-NEC corretamente e no prazo, a penalidade por formulário será de pelo menos US$ 560, sem limite máximo.
Essas penalidades se aplicam a cada caso em que uma empresa deixa de registrar um 1099-NEC corretamente, de modo que uma empresa que deixar de fornecer vários formulários 1099-NEC pode sofrer penalidades substanciais. Além das penalidades federais, alguns estados também podem impor penalidades pela não declaração dos informes 1099-NEC corretos.
Como a Stripe pode ajudar
O Stripe Tax retira o ônus das empresas, calculando e recolhendo automaticamente o imposto sobre vendas e gerando informes fiscais. Com o Stripe Tax, empresas de todos os portes podem cumprir suas responsabilidades fiscais com confiança e evitar penalidades.
Visão geral de como Stripe Tax ajuda as empresas:
Automação de cálculos fiscais
O Stripe Tax pode calcular automaticamente as alíquotas para empresas em tempo real, dependendo dos produtos, localização e localização do cliente. Esse recurso foi criado principalmente para ajudar com impostos sobre vendas e IVA (imposto sobre valor agregado), mas também pode ajudar as empresas a acompanhar quanto estão pagando a não funcionários, informação necessária para o preenchimento do 1099-NEC.Coleta e verificação de dados
Obter os dados corretos de prestadores de serviços, como TINs, pode ser uma tarefa complexa. O Stripe Tax tem recursos para automatizar esse processo, coletando e verificando TINs, endereços e outros dados necessários durante o processo de pagamento.Geração e entrega de formulários
Um aspecto fundamental da conformidade com o 1099-NEC é a criação e o envio dos formulários. O Stripe Tax pode gerar esses formulários para você com base nos dados de pagamento coletados e enviá-los diretamente aos terceirizados, além de enviá-los ao IRS.Manutenção de registros
Manter registros precisos é importante em caso de auditoria e para a própria gestão do seu negócio. O Stripe Tax pode ajudar a manter esses registros, acompanhando as informações necessárias sobre pagamentos a não funcionários e os informes fiscais que você emitiu.
Conhecer as obrigações de declaração do informe 1099-NEC e aplicar ferramentas como o Stripe Tax pode simplificar significativamente sua gestão de impostos e conformidade. Mantendo-se informadas e acompanhando a regulamentação fiscal, as empresas podem manter o foco nas operações diárias e no planejamento para o futuro.
O conteúdo deste artigo é apenas para fins gerais de informação e educação e não deve ser interpretado como aconselhamento jurídico ou tributário. A Stripe não garante a exatidão, integridade, adequação ou atualidade das informações contidas no artigo. Você deve procurar a ajuda de um advogado competente ou contador licenciado para atuar em sua jurisdição para aconselhamento sobre sua situação particular.