Todos los años, las empresas deben emitir el formulario fiscal 1099-NEC para las personas que no son empleados a quienes les hayan pagado USD 2000 o más durante el año fiscal. Este proceso, en apariencia simple, puede plantear desafíos significativos, particularmente, dado que las penalizaciones del IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos) por falta de cumplimiento pueden ser considerables. Según el IRS, la agencia impuso USD 2900 millones en penalizaciones civiles contra contribuyentes del impuesto a las ganancias empresarial en un único año, un fuerte recordatorio de los riesgos financieros vinculados a la declaración fiscal de forma incorrecta.

Entender el formulario 1099-NEC puede brindarles a las empresas una base sólida para cumplir con sus obligaciones fiscales con confianza y correctamente. Más allá del requisito básico, existen muchos detalles y excepciones que pueden impactar en la forma y el momento en que se usa este formulario. Cubriremos los matices del formulario 1099-NEC junto con perspectivas a fondo para ayudar a las empresas a cumplir eficazmente con sus responsabilidades fiscales.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es el formulario fiscal 1099-NEC?
  
• ¿Quién debe presentar el formulario 1099-NEC?
  
• ¿Quién recibe el formulario 1099-NEC?
  
• ¿Cuándo vence el formulario 1099-NEC?
  
• ¿Qué información aparece en el formulario 1099-NEC?
  
• ¿Qué es la retención de seguridad?
  
• Cómo presentar el formulario 1099-NEC
  
• ¿Qué pasa si lo presentas fuera de plazo o de forma incorrecta?
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Tax
  

¿Qué es el formulario de impuestos 1099-NEC?

El formulario 1099-NEC se usa para declarar pagos realizados a proveedores de servicios que no son empleados. El IRS volvió a introducir este formulario en 2020 para separar el pago de contratistas de otros tipos de ingresos misceláneos.

La compensación a personas que no son empleados generalmente incluye cualquier pago por servicios prestados por alguien que no es tu empleado. Esto abarca honorarios profesionales de abogados y contadores, comisiones para vendedores que no son empleados y pagos a trabajadores independientes por proyectos.

Solo se aplica a los pagos que realizas en el transcurso de tu negocio o actividad comercial. No tienes que presentar un 1099-NEC por pagos personales, como contratar a un contratista para que renueve tu hogar.

¿Quién debe presentar el formulario 1099-NEC?

Tu empresa debe presentar el formulario 1099-NEC si cumples con las cuatro condiciones a continuación:

• Hiciste un pago a alguien que no es tu empleado.
  
• Hiciste el pago de servicios en el curso de tu oficio o empresa.
  
• Hiciste el pago a un particular, asociación, sucesión, o en algunos casos, una sociedad de capital (específicamente a los estudios jurídicos).
  
• Le pagaste al beneficiario al menos USD 2000 durante el año.
  

Aunque el umbral era de USD 600, actualizaciones legislativas recientes aumentaron este monto a USD 2000 para pagos realizados a partir de 2026 inclusive. Además, si retuviste algún impuesto a las ganancias federal a partir de la paga de un contratista en virtud de las reglas de retención de seguridad, debes presentar el formulario 1099-NEC independientemente de si el pago total llegó al límite.

¿Quién recibe el formulario 1099-NEC?

Si no eres empleado (por ejemplo, si eres un contratista independiente, un profesional independiente o un consultor) y recibiste USD 2000 o más de una empresa en un año, debes recibir un formulario 1099-NEC de esa empresa. Si recibes este formulario, significa que un cliente le ha declarado tus ganancias al IRS como ingresos por trabajo por cuenta propia.

Si recibes un 1099-NEC, significa que eres responsable de pagar tus propios impuestos sobre las ganancias y por trabajo por cuenta propia, dado que el pagador por lo general no los retiene de tu pago. Debes declarar estos ingresos en tu declaración de impuestos, aunque no recibas el formulario antes de la fecha límite.

¿Cuándo vence el formulario 1099-NEC?

La fecha límite para presentar el formulario 1099-NEC ante el IRS y entregar una copia al beneficiario es el 31 de enero. Si el 31 de enero cae durante el fin de semana o feriado, la fecha límite pasa al siguiente día hábil.

A diferencia de otros formularios 1099, no hay una extensión automática de 30 días para el formulario 1099-NEC. Debes cumplir con esta fecha límite para evitar penalizaciones por presentación tardía.

¿Qué información aparece en el formulario 1099-NEC?

El formulario 1099-NEC requiere diversa información tanto del pagador (por lo general, una empresa) como del beneficiario (la persona que no es un empleado o un contratista independiente). Estos es la información clave que se requiere:

¿Qué no se incluye en un formulario 1099-NEC?

Los siguientes tipos de pagos no se incluyen en un formulario 1099-NEC:

• Salarios de los empleados

• Pagos por bienes, como inventario o insumos

• Pagos por alquiler o servicios públicos

• Reembolsos por viajes

• Pagos por gastos personales

¿Qué es la retención adicional?

En la mayoría de los casos, no se retienen impuestos de los pagos a contratistas. Sin embargo, se requiere la retención adicional si el contratista no proporciona un número de identificación del contribuyente (TIN) válido o si el IRS te notifica que el TIN que proporcionó es incorrecto.

Si corresponde la retención adicional, debes deducir una tarifa fija del 24 % del pago y remitir ese monto al IRS. Debes declarar este monto retenido en la Casilla 4 del 1099-NEC. Para evitar la complejidad de la retención adicional, siempre obtén un formulario W-9 completado de los contratistas antes de emitirles su primer pago.

Cómo presentar el formulario 1099-NEC

Puedes presentar el formulario 1099-NEC por correo postal o de forma electrónica.

• Presentación electrónica: El IRS recomienda la presentación electrónica a través del Sistema Integrado de Recepción de Declaraciones Informativas (IRIS) o del sistema FIRE. A partir del 2024, si presentas 10 o más declaraciones informativas (incluidos los formularios 1099 y W-2 juntos), debes hacerlo de forma electrónica.

• Presentación en papel: Si presentas menos de 10 formularios y decides enviarlos por correo postal, debes incluir el formulario 1096, que actúa como una hoja de resumen de transmisión. No puedes usar una versión fotocopiada del formulario 1099-NEC para la presentación en papel porque el IRS usa escáneres especiales para leer los originales en tinta roja.

• Las copias:

  • Copia A: enviada al IRS.
    
  • Copia B: enviada al beneficiario.
    
  • Copia 1: enviada al departamento de impuestos estatales del beneficiario.
    
  • Copia 2: entregada al beneficiario para presentarla junto con su declaración de impuesto a las ganancias del estado.
    

¿Qué sucede si presento la declaración fuera de plazo o con errores?

El IRS impone multas por no presentar la declaración antes de la fecha límite o por proporcionar información incorrecta. Para el año fiscal de 2026, estas multas por formulario son:

• USD 60 si presentas la declaración dentro de los 30 días posteriores a la fecha límite
  
• USD 130 si presentas la declaración más de 30 días después, pero antes del 1 de agosto
  
• USD 340 si presentas la declaración después del 1 de agosto o si no la presentas
  
• USD 680 (como mínimo) si el IRS determina que hubo una «negligencia intencionada» de los requisitos de presentación
  

Estas sanciones se aplican cada vez que una empresa no presenta correctamente el formulario 1099-NEC, por lo que la empresa que no presente varios formularios 1099-NEC podría enfrentarse a sanciones considerables. Asimismo, además de las sanciones federales, algunos estados también pueden imponer sanciones por no presentar los formularios 1099-NEC correctos.

Cómo corregir el formulario 1099-NEC

Corregir la información de un formulario 1099-NEC que ya has presentado ante el IRS implica presentar un formulario corregido. A continuación te explicamos cómo hacerlo:

• Obtener formularios oficiales: Obtén un formulario 1099-NEC oficial y escaneable del IRS. No uses un PDF descargado ni impreso para realizar una presentación en papel, ya que el IRS exige los originales en tinta roja.

• Marcar la corrección: Coloca una «X» en la casilla de verificación «CORRECTED» ubicada en la parte superior del formulario.

• Ingresar información de identificación: Proporciona los nombres, las direcciones y los números de identificación del contribuyente (TIN) del pagador y del destinatario, tal como aparecían en el formulario original e incorrecto.

• Ingresar valores correctos: Ingresa los montos de compensación o de retención precisos en las casillas correspondientes.

• Proporcionar la copia del beneficiario: Envía por correo la copia B del formulario corregido al contratista inmediatamente para que pueda actualizar sus propios registros.

• Preparar un formulario 1096 nuevo: Si envías los formularios por correo, completa un nuevo formulario 1096 que funcione como resumen de transmisión de tu corrección.

• Verificar los totales del formulario 1096: Asegúrate de que los totales del formulario 1096 reflejen únicamente los formularios corregidos específicos que presentas en ese momento, no los totales de tu declaración original.

• Presentar ante el IRS: Presenta la copia A y tu formulario 1096 nuevo ante el IRS.

• Coincidir con el método de presentación original: Si originalmente presentaste tus declaraciones de forma electrónica, también debes presentar la corrección de forma electrónica.

• Actualizar registros estatales: Comprueba si tu estado participa en el programa de presentación combinada federal y estatal (CFSF). Si no es el caso, es posible que tengas que presentar una corrección por separado ante la agencia tributaria estatal.

Formulario 1099-NEC frente al formulario 1099-MISC

Aunque se ven similares, estos formularios informan sobre distintos tipos de pagos:

• El formulario 1099-NEC es estrictamente para servicios prestados por personas que no son empleados (contratistas independientes).

• El formulario 1099-MISC es para otros tipos de pagos «varios», como alquiler, premios, reconocimientos o pagos médicos y de atención médica.

Si le pagas a un contratista por su trabajo, usa el formulario 1099-NEC. Si le pagas a un propietario de alquiler por el alquiler de la oficina, usa el formulario 1099-MISC.

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