Jedes Jahr müssen Unternehmen das Steuerformular 1099-NEC für Nichtangestellte ausstellen, denen sie während des Steuerjahres mindestens 600 USD gezahlt haben. Dieser scheinbar einfache Prozess kann erhebliche Herausforderungen mit sich bringen, zumal der IRS bei Nichteinhaltung der Vorschriften empfindliche Strafen verhängt. Nach Angaben des IRS hat die Behörde in einem einzigen Jahr 2,9 Milliarden USD an zivilrechtlichen Strafen gegen Steuerpflichtige mit gewerblichem Einkommen verhängt, ein deutlicher Hinweis auf die finanziellen Risiken, die mit einer fehlerhaften Steuererklärung verbunden sind.

Unternehmen sollten die Besonderheiten des Formulars 1099-NEC kennen, damit sie in der Lage sind, ihren steuerlichen Pflichten sicher und korrekt nachzukommen. Neben dieser grundlegenden Anforderung gibt es viele Details und Ausnahmen, die sich darauf auswirken können, wie und wann dieses Formular verwendet wird. Wir gehen auf die Besonderheiten des Formulars 1099-NEC ein und stellen ausführliche Informationen bereit, damit Unternehmen ihren steuerlichen Pflichten effektiv nachkommen können.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist das Steuerformular 1099-NEC?
  
• Was ist die Vergütung für Nichtangestellte?
  
• Wofür wird das Steuerformular 1099-NEC verwendet?
  
• Wer muss das Steuerformular 1099-NEC einreichen?
  
• Im Formular 1099-NEC anzugebende Informationen
  
• Schwellenwert für das Formular 1099-NEC
  
• Angabe des Formulars 1099-NEC im Zusammenhang mit Ihrer Steuererklärung
  
• Korrigieren von Angaben im Formular 1099-NEC
  
• Strafen bei Nichteinhaltung
  
• So kann Stripe Sie unterstützen
  

Was ist das Steuerformular 1099-NEC?

1099-NEC ist ein Formular, das vom Internal Revenue Service (IRS) in den Vereinigten Staaten verwendet wird. NEC steht für „Nonemployee Compensation“ (Vergütung für Nichtangestellte). Das Formular wurde 2020 eingeführt und ersetzt Feld 7 des Formulars 1099-MISC zum Melden von Vergütungen für Nichtangestellte.

Was ist die Vergütung für Nichtangestellte?

Die Vergütung für Nichtangestellte bezieht sich auf Zahlungen an Personen, die keine Angestellten der zahlungspflichtigen Stelle sind, für Dienstleistungen, die im Rahmen der Geschäftstätigkeit der zahlungspflichtigen Stelle erbracht werden. In der Regel handelt es sich dabei um Geld, das ein Unternehmen an unabhängige Auftragnehmer/innen, Freiberufler/innen oder andere Selbstständige gezahlt hat.

Im Folgenden sind einige Beispiele für Vergütungen für Nichtangestellte aufgeführt:

• Honorare, die an nicht angestellte Dienstleister/innen gezahlt werden, wie z. B. unabhängige Auftragnehmer/innen, Freiberufler/innen, Berater/innen oder andere Selbstständige

• Zahlungen an Mitglieder eines Verwaltungsrats für ihre Dienste

• An nicht angestellte Verkäufer/innen gezahlte Provisionen, die der Rückzahlung unterliegen, aber während des Kalenderjahres nicht zurückgezahlt wurden

• Zahlungen an Anwältinnen/Anwälte für juristische Beratung

Es ist wichtig zu beachten, dass die Vergütung für Nichtangestellte keine Zahlungsarten umfasst, für die ein anderes Formular verwendet wird, wie z. B. Mieten (die auf dem Formular 1099-MISC gemeldet werden) oder Löhne für Angestellte (die auf dem Formular W-2 ausgewiesen werden).

Die Empfänger/innen von Vergütungen für Nichtangestellte gelten im Allgemeinen als Selbstständige und unterliegen der Steuer für Selbstständige (Self-Employment Tax), die die Sozialversicherungs- und Medicare-Abgaben abdeckt. Diese Personen müssen im Laufe des Jahres geschätzte Vorauszahlungen auf ihre Steuer leisten.

Wofür wird das Steuerformular 1099-NEC verwendet?

Das Formular 1099-NEC wird hauptsächlich von Unternehmen verwendet, um Zahlungen von 600 USD und mehr an Nichtangestellte wie unabhängige Auftragnehmer/innen, Freiberufler/innen oder andere Selbstständige zu melden. Wenn ein Unternehmen beispielsweise eine/n freiberufliche/n Autor/in mit der Erstellung von Inhalten beauftragt und dafür im Jahr mehr als 600 USD zahlt, würde das Unternehmen diese Zahlungen auf dem Formular 1099-NEC melden.

1099-NEC wird nicht für private Zahlungen, sondern nur für geschäftliche Zahlungen verwendet. Die natürliche oder juristische Person, die die Zahlung erhält, verwendet diese Informationen anschließend zum Ausfüllen ihrer eigenen Einkommenssteuererklärung. Wenn Sie ein Formular 1099-NEC erhalten, ist es wichtig zu wissen, dass von diesen Zahlungen keine Steuern einbehalten wurden und Sie daher für die eventuell anfallende Einkommenssteuer und Steuer für Selbstständige verantwortlich sind.

Wer benötigt das Steuerformular 1099-NEC?

Jedes Unternehmen, das während des Steuerjahres mindestens 600 USD an eine/n Nichtangestellte/n für Dienstleistungen zahlt, muss ein Formular 1099-NEC einreichen. Dazu gehören häufig unabhängige Auftragnehmer/innen, Freiberufler/innen oder Berater/innen. Ebenso benötigen die natürlichen oder juristischen Personen, die diese Zahlungen erhalten, ein Formular 1099-NEC als Nachweis für ihre Einkünfte.

Im Folgenden finden Sie weitere Informationen darüber, wer ein 1099-NEC-Formular benötigt:

• Unternehmen
  Wenn Ihr Unternehmen in einem Jahr mindestens 600 USD an eine/n Nichtangestellte/n zahlt, müssen Sie ein Formular 1099-NEC ausfüllen. Das Formular dient als Nachweis für die von Ihnen geleisteten Zahlungen, den Sie für Ihre Gewerbesteuererklärung benötigen. Sie müssen eine Kopie des Formulars an die betreffenden Nichtangestellten senden und eine Kopie beim IRS einreichen. Es ist wichtig, diese Zahlungen während des ganzen Jahres nachzuverfolgen, damit Sie die 1099-NEC-Formulare korrekt ausfüllen können.

• Nichtangestellte
  Wenn Sie nicht angestellt sind, sondern z. B. ein/e unabhängige/r Auftragnehmer/in, Freiberufler/in oder Berater/in, und in einem Jahr mindestens 600 USD von einem Unternehmen erhalten haben, sollten Sie von diesem Unternehmen ein Formular 1099-NEC erhalten. Das Formular dokumentiert Ihr Einkommen aus diesem Geschäft, das Sie bei der Steuererklärung angeben müssen. Da von Vergütungen für Nichtangestellte in der Regel keine Steuern einbehalten werden, ist es wichtig, dass Sie die dafür eventuell anfallende Einkommenssteuer oder Steuer für Selbstständige im Budget einplanen.

Normalerweise ist das Unternehmen, das die Zahlung vornimmt, dafür verantwortlich, das Formular 1099-NEC auszufüllen und Kopien an die Nichtangestellten und den IRS zu senden. Wenn Sie jedoch nicht angestellt sind und kein Formular 1099-NEC für Einkünfte von mindestens 600 USD erhalten, müssen Sie diese Einkünfte trotzdem in Ihrer Steuererklärung angeben.

Im Formular 1099-NEC anzugebende Informationen

Das Formular 1099-NEC erfordert mehrere Angaben sowohl von der zahlungspflichtigen Stelle (in der Regel ein Unternehmen) als auch von der Empfängerin/vom Empfänger (Nichtangestellte/Nichtangestellter oder unabhängige Auftragnehmerin/unabhängiger Auftragnehmer). Im Folgenden sind die wichtigsten erforderlichen Informationen aufgeführt:

• Informationen zur zahlungspflichtigen Stelle: Hierzu gehören der Name, die Adresse und die Steueridentifikationsnummer (TIN) der zahlungspflichtigen Stelle, bei Einzelunternehmer/innen eine Sozialversicherungsnummer (SSN) und bei anderen Unternehmen eine Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN).

• Informationen zur Empfängerin/zum Empfänger: Hierzu gehören der Name, die Adresse und die TIN der Empfängerin/des Empfängers. Bei der TIN kann es sich um eine SSN oder eine EIN handeln.

• Gesamtvergütung für Nichtangestellte: Dies ist der Gesamtbetrag der Vergütung für Nichtangestellte (Feld 1), die das Unternehmen während des Steuerjahres an die Empfängerin/den Empfänger gezahlt hat. Dabei handelt es sich um den Bruttobetrag vor Steuerabzug.

• Einbehaltene Bundeseinkommenssteuer: Wurde von der Vergütung für Nichtangestellte (Feld 4) eine Bundeseinkommenssteuer einbehalten, so ist diese in diesem Feld anzugeben. Dies ist jedoch unüblich, denn im Allgemeinen wird die Bundeseinkommenssteuer nicht von der Vergütung für Nichtangestellte einbehalten.

• Informationen zum Bundesstaat: Wenn bundesstaatliche Steuern einbehalten wurden, muss die zahlungspflichtige Stelle auch ihre staatliche Steueridentifikationsnummer, den Bundesstaat der Empfängerin/des Empfängers und den Betrag der einbehaltenen staatlichen Einkommenssteuer angeben.

Um diesen Prozess zu vereinfachen, ist eine genaue Buchführung während des gesamten Jahres unerlässlich. Sie sollten auch darauf achten, dass Sie von allen Nichtangestellten, die Sie bezahlen, ein ausgefülltes Formular W-9 anfordern, das die Steueridentifikationsnummer und andere notwendige Informationen enthält.

Schwellenwert für das Formular 1099-NEC

Der Schwellenwert für das Ausstellen des Formulars 1099-NEC liegt bei 600 USD. Somit ist ein Unternehmen, das einem/einer Nichtangestellten während eines Steuerjahres 600 USD oder mehr für Dienstleistungen zahlt, dazu verpflichtet, für diese natürliche oder juristische Person ein Formular 1099-NEC auszustellen.

Wenn ein Unternehmen einem/einer bestimmten Nichtangestellten in einem Steuerjahr weniger als 600 USD zahlt, muss es für diese natürliche oder juristische Person kein Formular 1099-NEC ausstellen. Der/die Empfänger/in dieser Einkünfte ist jedoch im Allgemeinen weiterhin dazu verpflichtet, sie in der Steuererklärung anzugeben.

Der Schwellenwert von 600 USD gilt für jede natürliche oder juristische Person und nicht für den Gesamtbetrag der Vergütung für Nichtangestellte, den ein Unternehmen im Laufe des Jahres zahlt. Wenn ein Unternehmen beispielsweise drei verschiedenen Auftragnehmerinnen/Auftragnehmern jeweils 500 USD zahlt, muss es für keine/n von ihnen ein Formular 1099-NEC ausstellen, auch wenn der Gesamtbetrag der Zahlungen über 600 USD liegt.

Angabe des Formulars 1099-NEC im Zusammenhang mit Ihrer Steuererklärung

Wenn Sie ein Formular 1099-NEC aufgrund von Einkünften aus der Vergütung für Nichtangestellte erhalten haben, ist es wichtig zu wissen, dass diese Einkünfte bei der Erstellung Ihrer Bundessteuererklärung angegeben werden müssen. Das Verfahren kann kompliziert sein und Sie sollten mit den relevanten Schritten vertraut sein. Im Folgenden finden Sie einen allgemeinen Leitfaden, der Ihnen dabei helfen soll:

• Anlage C
  Wenn Sie Einzelunternehmer/in, unabhängige/r Auftragnehmer/in oder selbstständig tätig sind, melden Sie die Einkünfte aus 1099-NEC in der Regel in Anlage C, Gewinn oder Verlust aus Geschäftstätigkeit. Sie tragen den Gesamtbetrag aus Feld 1 des Formulars 1099-NEC in Zeile 1 der Anlage C ein.

• Steuer für Selbstständige
  Geld, das durch Vergütung für Nichtangestellte eingenommen wird, unterliegt zudem der Steuer für Selbstständige, die die Sozialversicherungs- und Medicare-Abgaben abdeckt. Um diesen Betrag zu berechnen, müssen Sie Anlage SE (Self-Employment Tax) ausfüllen. Das Ergebnis wird in Ihrem Formular 1040 eingetragen.

• Geschätzte Steuerzahlungen
  Wenn Sie selbstständig sind und bei der Abgabe Ihrer Steuererklärung voraussichtlich 1.000 USD oder mehr zu zahlen sind, müssen Sie in der Regel das ganze Jahr über geschätzte Steuerzahlungen leisten. Diese beinhalten die Einkommensteuer und die Steuer für Selbstständige. Zum Berechnen und Tätigen dieser Zahlungen verwenden Sie das Formular 1040-ES, geschätzte Steuern für Einzelpersonen.

• Bundesstaatliche Steuern
  Je nach Bundesstaat müssen Sie Ihre Einkünfte gemäß 1099-NEC auch in Ihrer staatlichen Steuererklärung angeben.

• Ausgaben
  In Anlage C können Sie alle Geschäftsausgaben im Zusammenhang mit der Vergütung für Nichtangestellte absetzen und so Ihr steuerpflichtiges Einkommen senken. Zu den Ausgaben gehören z. B. Verbrauchsmaterial, Reisekosten, Kosten für Homeoffice oder andere Kosten für Ihre Arbeit.

Steuerangelegenheiten können kompliziert sein und die erforderlichen Formulare und Verfahren variieren potenziell je nach Ihrer spezifischen Situation. Es ist immer eine gute Idee, sich von Steuerberaterinnen/Steuerberatern unterstützen zu lassen, um sicherzustellen, dass Sie über ausreichend präzise Informationen verfügen und korrekt vorgehen.

Korrigieren von Angaben im Formular 1099-NEC

Zum Korrigieren von Informationen auf einem Formular 1099-NEC, das Sie bereits beim IRS eingereicht haben, müssen Sie ein korrigiertes Formular einreichen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

• Fordern Sie ein neues Formular 1099-NEC an: Sie können dieses Formular von der IRS-Website abrufen oder beim IRS anfordern. Denken Sie daran, dass das Formular ausgelesen werden muss. Sie können daher nicht einfach eine Kopie aus dem Internet ausdrucken, sondern müssen ein offizielles IRS-Formular verwenden.

• Füllen Sie das Formular mit korrekten Angaben aus: Füllen Sie das Formular mit den korrekten Angaben aus. Achten Sie darauf, dass Sie Ihre korrekte TIN und die TIN der Empfängerin/des Empfängers sowie den korrekten Betrag der Vergütung für Nichtangestellte angeben.

• Kreuzen Sie das Feld „CORRECTED“ (KORRIGIERT) an: Im neuen Formular 1099-NEC befindet sich im oberen Bereich ein Feld „CORRECTED“ (KORRIGIERT). Kreuzen Sie dieses Feld unbedingt an, um dem IRS mitzuteilen, dass es sich bei diesem Formular um eine korrigierte Fassung handelt.

• Senden Sie das korrigierte Formular an den/die Empfänger/in und an den IRS: Sie müssen das korrigierte Formular 1099-NEC an den/die Empfänger/in der Vergütung für Nichtangestellte senden. Außerdem müssen Sie das korrigierte Formular an den IRS senden. Wenn Sie das Formular 1099-NEC ursprünglich elektronisch beim IRS eingereicht haben, sollten Sie auch die Korrektur elektronisch einreichen.

• Korrigieren Sie das Formular 1096: Das Formular 1096 ist das zusammenfassende Formular, das Sie zusammen mit dem Formular 1099 an den IRS senden. Wenn sich der Fehler im Formular 1099-NEC auf die von Ihnen im Formular 1096 angegebenen Summen ausgewirkt hat, müssen Sie auch das Formular 1096 korrigieren und erneut einreichen.

Die oben genannten Schritte sind ein allgemeiner Leitfaden, und der genaue Ablauf kann je nach Situation variieren. Fehler in Steuerformularen können schwerwiegende Folgen haben. Wenn Sie also unsicher sind, wie Sie einen Fehler korrigieren können, sollten Sie eine/n Steuerberater/in zurate ziehen. Nehmen Sie die Korrekturen unverzüglich vor, sobald Sie einen Fehler bemerken, um mögliche Strafen durch den IRS zu vermeiden.

Strafen bei Nichteinhaltung

Werden 1099-NEC-Formulare nicht korrekt und rechtzeitig eingereicht, kann dies zu Strafen seitens des IRS führen. Die Strafen richten sich nach der Schwere des Verstoßes und sind unterschiedlich hoch. Die Nichteinhaltung der Vorschriften lässt sich grob in zwei Kategorien einteilen: Nichteinreichung und vorsätzliche Missachtung.

Nichteinreichung

Wenn Sie es versäumen, bis zum Fälligkeitsdatum ein korrektes Formular 1099-NEC einzureichen, und Sie keinen triftigen Grund dafür angeben können, werden Sie möglicherweise mit einer Strafe belegt. Die Höhe der Strafe richtet sich danach, wann Sie das richtige Formular einreichen. Hier ist eine Übersicht über die Bußgelder aufgeführt:

• Die Strafe beträgt 50 USD pro Formular, wenn Sie es innerhalb von 30 Tagen nach dem Fälligkeitsdatum korrekt einreichen; die Höchststrafe beträgt 194.500 USD pro Jahr (556.500 USD für größere Unternehmen).
  
• Die Strafe beträgt 110 USD pro Formular, wenn Sie es mehr als 30 Tage nach dem Fälligkeitsdatum, aber spätestens zum 1. August korrekt einreichen; die Höchststrafe beträgt 556.500 USD pro Jahr (1.669.500 USD für größere Unternehmen).
  
• Die Strafe beträgt 280 USD pro Formular, wenn Sie es erst nach dem 1. August oder erforderliche Formulare gar nicht einreichen; die Höchststrafe beträgt 1.130.500 USD pro Jahr (3.392.000 USD für größere Unternehmen).
  

Vorsätzliche Missachtung

Wenn der IRS feststellt, dass ein Unternehmen die Pflicht zum korrekten und rechtzeitigen Einreichen des Formulars 1099-NEC vorsätzlich missachtet hat, beträgt die Strafe pro Formular mindestens 560 USD, und es gibt keine Obergrenze.

Diese Strafen gelten für jeden Fall, in dem ein Unternehmen ein Formular 1099-NEC nicht korrekt einreicht. Ein Unternehmen, das mehrere 1099-NEC-Formulare einzureichen versäumt, muss daher mit erheblichen Strafen rechnen. Darüber hinaus können neben den Strafen auf Bundesebene auch von einigen Bundesstaaten Strafen für die Nichteinreichung korrekter 1099-NEC-Formulare verhängt werden.

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Stripe Tax entlastet Unternehmen, indem es automatisch die Umsatzsteuer berechnet und einzieht und Steuerberichte erstellt. Mit Stripe Tax können Unternehmen jeder Größe ihren steuerlichen Pflichten sicher nachkommen und mögliche Strafen umgehen.

Hier finden Sie einen Überblick darüber, wie Stripe Tax Unternehmen unterstützt:

• Automatisierung von Steuerberechnungen
  Stripe Tax berechnet automatisch und in Echtzeit die Steuersätze für Unternehmen entsprechend den Produkten, dem Standort des Unternehmens und dem Standort der Kundin/des Kunden. Diese Funktion ist zwar in erster Linie für die Verkaufssteuer und die Umsatzsteuer (USt.) gedacht, kann Unternehmen aber auch dabei helfen, die an Nichtangestellte gezahlten Beträge zu ermitteln, die sie für die Compliance mit 1099-NEC benötigen.

• Erhebung und Verifizierung von Daten
  Das Erfassen korrekter Informationen von Auftragnehmer/innen, einschließlich TINs, kann eine komplexe Aufgabe sein. Stripe Tax verfügt über Funktionen zur Automatisierung dieses Prozesses, welche TINs, Adressen und andere notwendige Daten während des Zahlungsvorgangs erfassen und verifizieren.

• Generierung und Zustellung von Formularen
  Ein wichtiger Aspekt der 1099-NEC-Compliance ist die Erstellung und Versendung der Formulare. Stripe Tax kann diese Formulare anhand der erfassten Zahlungsdaten für Sie erstellen und dann direkt an die Auftragnehmer/innen senden sowie bei der Steuerbehörde einreichen.

• Buchführung
  Eine genaue Buchführung ist wichtig für den Fall einer Prüfung und für Ihre eigene Unternehmensführung. Stripe Tax kann Sie bei der Führung dieser Aufzeichnungen unterstützen, indem es alle notwendigen Informationen über Zahlungen an Nichtangestellte und die von Ihnen ausgestellten Steuerformulare erfasst.

Indem Sie sich mit den Meldepflichten des Formulars 1099-NEC vertraut machen und Tools wie Stripe Tax nutzen, können Sie Ihre Steuer- und Complianceprozesse erheblich vereinfachen. Unternehmen, die über die Steuervorschriften informiert und auf dem Laufenden bleiben, können sich auf das Tagesgeschäft und die Zukunftsplanung konzentrieren.