Un numéro fiscal (TIN) est un numéro unique utilisé par l’Internal Revenue Service (IRS) des États-Unis pour suivre les particuliers, les entreprises et d’autres entités à des fins fiscales.

L'IRS utilise le numéro TIN pour traiter les déclarations de revenus, vérifier les revenus déclarés, émettre des remboursements, appliquer les exigences de retenue à la source et contrôler la conformité aux lois fiscales fédérales.

Nous expliquons ci-dessous les différents types de numéros TIN disponibles, notamment les numéros de sécurité sociale (SSN), les numéros d'identification de l'employeur (EIN), les numéros d'identification de contribuable individuel (ITIN) et les numéros d'identification fiscale des préparateurs (PTIN), ainsi que leur importance pour les particuliers et les entreprises.

Sommaire

• Quels sont les différents types de numéros TIN ?
  
• Comment et où demander des numéros TIN ?
  
• Pourquoi le numéro TIN est-il important ?
  
• Comment les numéros TIN sont-ils utilisés par l'IRS et d'autres agences ?
  
• Comment déterminer le type de numéro TIN dont vous avez besoin ?
  
• TIN, EIN et SSN : quelle est la différence ?
  
• Comment Stripe Tax peut vous aider
  
• FAQ sur les numéros d'identification fiscale
  

Quels sont les différents types de TIN ?

L'IRS reconnaît plusieurs types de numéros TIN. Chaque numéro TIN sert un objectif de déclaration fiscale spécifique. Nous allons passer en revue ci-dessous chaque type de numéro TIN et la raison pour laquelle ils sont utilisés.

Numéro de sécurité sociale (SSN)

La Social Security Administration (SSA) délivre un numéro de sécurité sociale à neuf chiffres aux citoyens américains et aux résidents éligibles. Les personnes utilisent un numéro SSN pour déclarer leurs impôts fédéraux et leurs salaires. Les entrepreneurs individuels et les SARL à membre unique peuvent également utiliser un numéro SSN pour déclarer leurs impôts d'entreprise, bien que les entreprises doivent collecter les numéros SSN à neuf chiffres de leurs employés et de leurs sous-traitants pour leurs déclarations annuelles (comme le formulaire 1099-NEC).

EIN

L'Internal Revenue Service (IRS) attribue un numéro d'identification de l'employeur (EIN) à neuf chiffres aux entreprises pour les charges sociales, les dépôts de sociétés et les déclarations fiscales des entreprises. Les sociétés, les sociétés de personnes, les SARL à plusieurs membres et les associations à but non lucratif utilisent un numéro EIN pour gérer la paie, ouvrir des comptes bancaires d'entreprise et demander des licences d'exploitation. Les entités éligibles peuvent demander un numéro EIN gratuitement en ligne, par fax, par courrier ou par téléphone.

Numéro de contribuable individuel (ITIN)

L'IRS délivre un numéro d'identification de contribuable individuel (ITIN) aux ressortissants étrangers, aux non-résidents et aux personnes à charge qui sont tenus de déclarer leurs impôts aux États-Unis, mais qui ne sont pas éligibles à un numéro SSN. Ces identifiants à neuf chiffres commencent toujours par le chiffre « 9 ». Les entreprises rencontrent fréquemment des numéros ITIN lors du traitement des déclarations fiscales des investisseurs étrangers ou des sous-traitants internationaux. Les candidats doivent soumettre le formulaire W-7 à l'IRS, et le traitement prend généralement jusqu'à sept semaines.

Numéro de spécialiste en déclarations de revenus (PTIN)

L'IRS délivre un numéro d'identification fiscale des préparateurs (PTIN) aux professionnels de la fiscalité rémunérés qui préparent et soumettent des déclarations de revenus fédérales pour le compte de clients. Les professionnels de la fiscalité comprennent les experts-comptables agréés (CPA), les agents inscrits et les conseillers fiscaux. Contrairement aux autres identifiants fiscaux, un numéro PTIN doit être renouvelé chaque année avant chaque saison des impôts afin que l'IRS puisse suivre avec précision la préparation des déclarations de revenus. Les professionnels peuvent demander ou renouveler un numéro PTIN en ligne ou par courrier.

Numéro d'identification fiscale d'adoption (ATIN)

L'IRS délivre un numéro d'identification fiscale d'adoption (ATIN) temporaire à neuf chiffres aux futurs parents adoptifs qui sont en train d'adopter légalement un enfant. Les contribuables utilisent un numéro ATIN pour identifier l'enfant dans leurs déclarations de revenus fédérales afin de pouvoir réclamer des exemptions pour personnes à charge ou des crédits pour la garde d'enfants pendant que l'adoption nationale est en cours. Ces numéros sont uniques, car ils expirent automatiquement après deux ans, date à laquelle l'adoption définitive permet aux parents d'obtenir un numéro SSN permanent pour l'enfant.

Comment et où demander des numéros TIN

Le processus de demande et les délais de traitement varient considérablement en fonction de l'identifiant fiscal dont vous avez besoin. Voici une brève explication de la procédure de demande pour chaque numéro d'identification fiscale :

Comment demander un numéro SSN

Pour demander un numéro de sécurité sociale, vous devez remplir le formulaire SS-5 et le soumettre avec des documents originaux prouvant votre identité, votre âge et votre citoyenneté ou votre statut d'immigration légal à un bureau local de la Social Security Administration (SSA). Les demandes sont généralement soumises à la naissance par l'intermédiaire de l'hôpital, ou en personne dans une agence de la SSA si un adulte en fait la demande.

Comment demander un numéro EIN

Le moyen le plus rapide d'obtenir un numéro d'identification de l'employeur est d'en faire la demande en ligne sur le site Web officiel de l'IRS, où le numéro est généré immédiatement après avoir rempli le formulaire numérique. Les entreprises peuvent également en faire la demande en téléchargeant le formulaire SS-4 et en le soumettant par fax ou par courrier au centre de traitement de l'IRS désigné.

Comment demander un numéro ITIN

Pour obtenir un numéro d'identification de contribuable individuel, vous devez remplir le formulaire W-7 et l'envoyer par courrier à l'IRS avec votre déclaration de revenus fédérale remplie et vos documents originaux de preuve d'identité ou de statut d'étranger. Vous pouvez également en faire la demande en personne en prenant rendez-vous dans un centre d'assistance aux contribuables de l'IRS ou en vous rendant chez un agent d'acceptation de certification (CAA) agréé par l'IRS.

Comment demander un numéro PTIN

Les professionnels de la fiscalité peuvent demander ou renouveler un numéro d'identification fiscale des préparateurs en ligne en créant un compte sur le système PTIN pour les professionnels de la fiscalité de l'IRS, ce qui prend environ 15 minutes. Si vous préférez faire une demande au format papier, vous pouvez envoyer le formulaire W-12 à l'IRS par courrier, bien que le traitement prenne entre quatre et six semaines.

Comment demander un numéro ATIN

Pour demander un numéro d'identification fiscale d'adoption, les futurs parents doivent remplir le formulaire W-7A et l'envoyer par courrier à l'IRS. La demande doit inclure des documents juridiques d'une agence de placement ou d'un tribunal agréé prouvant qu'une adoption nationale est en cours.

Pourquoi le TIN est-il important ?

Les entreprises s'appuient sur les numéros TIN pour se conformer aux lois fiscales fédérales et faciliter les transactions financières. Voici les raisons pour lesquelles il est important que les entreprises aient un TIN :

• Conformité fiscale : l'IRS utilise votre TIN pour suivre vos paiements et vos obligations fiscales. Déclarer vos impôts sans le bon TIN, ou avec un TIN incorrect, peut entraîner des amendes, une retenue de garantie sur les paiements et un traitement fiscal plus lent.

• Conformité juridique : l'IRS exige un TIN pour des activités allant de la déclaration des impôts à la paie des employés en passant par les retenues à la source. Vous ne pouvez pas légalement faire des affaires, embaucher des employés ou retenir des impôts sans le TIN approprié.

• Transactions bancaires et financières : les institutions financières utilisent votre TIN pour vérifier l'identité de votre entreprise lorsque vous ouvrez un compte bancaire, demandez des prêts ou sollicitez d'autres services financiers. Un TIN en cours de validité est obligatoire pour accéder aux outils financiers, des lignes de crédit aux comptes de paie.

• Paiements des employés et des sous-traitants : lorsque vous gérez la paie, vous devez vous assurer d'avoir des numéros TIN précis pour chaque employé et travailleur indépendant. Sans les numéros TIN corrects, vous ne pouvez pas émettre les formulaires W-2 ou 1099, ce qui peut entraîner des problèmes de retenue à la source et de déclaration fiscale.

• Crédibilité : un EIN ou un TIN enregistré indique aux banques que votre entreprise est établie et se conforme aux lois fiscales fédérales. Certaines transactions peuvent également en nécessiter un, comme la création de comptes fournisseurs et la demande d'assurance commerciale.

• Préparation aux audits : la documentation TIN appropriée est nécessaire pour mener à bien un audit. Les numéros TIN lient vos revenus, vos paiements et vos retenues à la source à votre entreprise.

Comment les TIN sont utilisés par l’IRS et d’autres agences

Les TIN servent d’identifiants uniques pour les particuliers et les entreprises dans un large éventail de contextes. Vous trouverez ci-dessous quelques-unes des façons dont l’IRS et d’autres agences utilisent les TIN.

IRS

• Déclarations fiscales : l'IRS utilise les numéros TIN pour suivre toutes les activités liées à l'impôt et s'assurer que les particuliers et les entreprises déclarent avec précision leurs revenus. L'IRS utilise ces numéros pour faire correspondre les revenus déclarés avec les formulaires fiscaux soumis afin d'assurer la cohérence de l'ensemble des déclarations. L'IRS utilise également les numéros TIN pour créditer correctement les paiements et les remboursements des contribuables.

• Retenues à la source et paiements : les entreprises utilisent le TIN des employés (généralement un SSN) pour retenir correctement l'impôt sur le revenu sur les salaires. De même, les paiements effectués aux travailleurs indépendants nécessitent un SSN, un EIN ou un ITIN. Ces numéros sont utilisés pour garantir la bonne retenue à la source.

• Crédits d'impôt et déductions : l'IRS utilise les numéros TIN pour vérifier l'admissibilité lorsque les entreprises ou les particuliers demandent des crédits ou des déductions. Par exemple, les entreprises qui demandent le Work Opportunity Tax Credit (Crédit d'impôt pour la création d'emplois) doivent fournir les TIN des employés admissibles.

SSA

La SSA utilise les numéros SSN pour consigner les salaires des employés et calculer les prestations de retraite et d'invalidité de la sécurité sociale. Les entreprises déclarent les salaires et les avantages sociaux des employés à la SSA par le biais des déclarations annuelles W-2, qui incluent le SSN de l'employé. La SSA utilise ces données pour calculer les prestations de sécurité sociale lorsque les employés partent à la retraite ou font une demande d'invalidité.

Agences fiscales des États

Les services des impôts des États utilisent les TIN pour le recouvrement de l'impôt sur le revenu et l'application de la loi au niveau de l'État. Ils se servent des TIN pour s'assurer que les contribuables déclarent et paient avec exactitude leurs obligations envers l'État.

Établissements financiers

Les banques, les sociétés d’investissement et les coopératives de crédit utilisent le TIN pour communiquer des informations financières à l’IRS. Par exemple, lorsque des intérêts ou des dividendes sont versés sur un compte, l’institution financière doit émettre un formulaire 1099 qui indique le TIN du bénéficiaire. L’IRS consulte ces renseignements pour s’assurer que les contribuables déclarent leurs revenus de placement avec exactitude.

Les institutions financières sont également tenues de collecter les TIN dans le cadre du processus Know your customer (KYC) pour vérifier l’identité des titulaires de compte. Cela permet d’atténuer le risque de blanchiment d’argent et d’évasion fiscale.

Department of Labor

Le Department of Labor utilise les TIN pour le suivi des revenus des employés aux fins de calcul de l’assurance-chômage. Les employeurs doivent déclarer les salaires et les retenues à la source à l’aide de TIN afin que les travailleurs puissent prétendre aux allocations de chômage s’ils perdent leur emploi.

Department of Health & Human Services (HHS)

Le HHS utilise des TIN (les SSN) pour déterminer l’admissibilité à Medicare, Medicaid et à d’autres programmes fédéraux qui fournissent des prestations en fonction du revenu ou du statut d’emploi. Il utilise les TIN pour accorder aux particuliers les prestations auxquelles ils ont droit et pour lutter contre la fraude et les paiements irréguliers.

Services publics étrangers et agences fiscales internationales

Dans certains cas, l'IRS peut communiquer les TIN à des gouvernements étrangers dans le cadre de conventions fiscales ou pour se conformer à la réglementation fiscale internationale. Par exemple, la loi FATCA (Foreign Account Tax Compliance Act) exige des institutions financières étrangères qu'elles déclarent les numéros TIN des titulaires de comptes américains afin de lutter contre la fraude fiscale impliquant des comptes offshore.

Audits et application de la loi

L'IRS et d'autres organismes de réglementation utilisent les TIN à des fins d'audit et pour suivre les transactions financières, valider les déclarations fiscales et confirmer que les revenus sont déclarés avec précision. Les organismes utilisent les TIN pour retracer les revenus et les paiements à travers les sources et vérifier les fraudes ou les non-conformités.

Trésorerie et paiements fédéraux

Si vous faites des affaires avec le gouvernement américain, les organismes peuvent demander un TIN pour le traitement des paiements et la conformité.

Comment déterminer le type de TIN dont vous avez besoin

Le choix du bon TIN dépend de votre situation particulière. Voici comment déterminer le TIN dont vous aurez besoin.

SSN

Les citoyens américains, les résidents permanents et les travailleurs temporaires autorisés utilisent un SSN pour faire leur déclaration d'impôt sur le revenu des personnes physiques, déclarer leurs salaires et accéder aux prestations gouvernementales. Les entrepreneurs individuels et les SARL unipersonnelles (LLC) sans employés peuvent également utiliser leur SSN pour déclarer les revenus de leur entreprise sur l'Annexe C (Formulaire 1040) avec leur déclaration de revenus personnelle.

• Si vous êtes un particulier qui déclare des impôts sur le revenu ou qui dirige une entreprise à propriétaire unique sans employés, utilisez un SSN.
  

EIN

L'IRS exige un EIN pour toutes les sociétés, les sociétés de personnes et les SARL à plusieurs membres. Toute entité commerciale doit posséder un EIN si elle embauche des employés, dépose des déclarations de droits d'accises ou de charges sociales, utilise un compte bancaire professionnel ou demande un financement commercial.

• Si vous dirigez une entreprise à plusieurs propriétaires, si vous avez des employés ou si vous avez besoin d'un compte bancaire professionnel, utilisez un EIN.
  

ITIN

L'ITIN est destiné aux citoyens non américains, aux non-résidents et aux investisseurs étrangers qui ont des obligations en matière de déclaration d'impôts aux États-Unis, mais qui ne sont pas légalement admissibles à un SSN. Il est couramment utilisé pour déclarer des revenus locatifs nationaux, des retours sur investissement ou des revenus de travailleurs indépendants, ainsi que pour déclarer des personnes à charge étrangères.

• Si vous devez déclarer des impôts américains mais que vous ne remplissez pas les conditions requises pour obtenir un SSN, utilisez un ITIN.
  

PTIN

L'IRS exige un PTIN pour tous les professionnels de la fiscalité qui préparent ou participent à l'établissement des déclarations d'impôts fédérales contre rémunération financière. Cela inclut les experts-comptables (CPA), les agents agréés et les conseillers fiscaux commerciaux. Ce numéro ne remplace pas le numéro d'identification fiscale personnel et doit être renouvelé manuellement avant chaque saison des impôts.

• Si vous préparez ou signez des déclarations d'impôts fédérales contre rémunération, utilisez un PTIN.
  

Numéro d'identification fiscale pour adoption (ATIN)

L'IRS accorde un ATIN temporaire aux futurs parents qui sont en cours d'adoption légale d'un enfant citoyen ou résident américain. Il permet aux contribuables de déclarer l'enfant comme personne à charge dans leur déclaration fédérale en attendant l'adoption nationale définitive et le SSN permanent.

• Si vous déclarez un enfant comme personne à charge sur votre déclaration de revenus avant que son adoption définitive ne soit actée, utilisez un ATIN.
  

Si vous ne savez pas de quel TIN vous avez besoin, tenez compte de la structure et des obligations de votre entreprise, de votre statut de résident et de la présence ou non d’employés. Consultez un fiscaliste pour vérifier si vous utilisez le TIN adapté à votre situation particulière afin d’éviter des problèmes de conformité et d’éventuelles pénalités à l’avenir.

TIN vs EIN vs SSN : quelle est la différence ?

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