Il TIN (Taxpayer Identification Number) è un numero univoco utilizzato dall'Internal Revenue Service (IRS) statunitense per monitorare privati, attività e altre entità a fini fiscali.

L'IRS utilizza un TIN per elaborare le dichiarazioni dei redditi, verificare i redditi dichiarati, emettere rimborsi, applicare i requisiti di ritenuta e monitorare la conformità alle leggi fiscali federali.

Di seguito, spiegheremo i diversi tipi di TIN disponibili (inclusi i numeri di previdenza sociale (SSN), gli Employer Identification Number (EIN), gli Individual Taxpayer Identification Number (ITIN) e i Preparer Tax Identification Number (PTIN)) e perché sono importanti per le persone fisiche e le attività.

Contenuto dell'articolo

• Quali sono i diversi tipi di TIN?
  
• Come e dove richiedere i TIN
  
• Perché un TIN è importante?
  
• Come i TIN vengono utilizzati dall'IRS e da altre agenzie
  
• Come stabilire di quale tipo di TIN hai bisogno
  
• TIN, EIN e SSN: qual è la differenza?
  
• In che modo Stripe Tax può essere d'aiuto
  
• Domande frequenti sui codici di identificazione del contribuente
  

Quali sono i diversi tipi di TIN?

L'IRS riconosce diversi tipi di TIN. Ciascun TIN ha uno scopo specifico ai fini della dichiarazione dei redditi. Di seguito, tratteremo ogni tipo di TIN e i motivi per cui vengono utilizzati.

Numero di previdenza sociale (Social Security Number o SSN)

La Social Security Administration (SSA) rilascia un Social Security Number a nove cifre ai cittadini degli Stati Uniti e ai residenti idonei. Le persone fisiche utilizzano un SSN per presentare la dichiarazione dei redditi federale e segnalare i salari. Anche le ditte individuali e le LLC unipersonali possono utilizzare un SSN per presentare le dichiarazioni dei redditi della propria attività, sebbene le attività debbano raccogliere gli SSN a nove cifre dei dipendenti e degli appaltatori indipendenti per la dichiarazione annuale (come il Modulo 1099-NEC).

EIN

L'Internal Revenue Service (IRS) assegna un Employer Identification Number (EIN) a nove cifre alle attività per le imposte sui salari, i documenti societari e le dichiarazioni fiscali aziendali. Le società di capitali, le società di persone, le LLC pluripersonali e le organizzazioni non profit utilizzano un EIN per gestire le buste paga, aprire conti bancari aziendali e richiedere licenze commerciali. Le entità idonee possono richiedere un EIN gratuitamente online, tramite fax, posta o telefono.

Individual Taxpayer Identification Number (ITIN)

L'IRS rilascia un Individual Taxpayer Identification Number (ITIN) a cittadini stranieri, non residenti e persone a carico tenuti a pagare le imposte negli Stati Uniti ma non idonei per un SSN. Questi codici identificativi a nove cifre iniziano sempre con il numero "9". Le attività si imbattono spesso negli ITIN durante l'elaborazione delle dichiarazioni fiscali per investitori esteri o appaltatori indipendenti internazionali. I richiedenti devono presentare il Modulo W-7 all'IRS, e in genere l'elaborazione richiede fino a sette settimane.

Numero di identificazione fiscale dei consulenti della preparazione fiscale (Preparer Tax Identification Number o PTIN)

L'IRS rilascia un Preparer Tax Identification Number (PTIN) ai commercialisti retribuiti che preparano e presentano le dichiarazioni dei redditi federali per conto dei clienti. Tra i commercialisti rientrano i revisori dei conti certificati (CPA), gli agenti iscritti e i consulenti fiscali. A differenza di altri codici identificativi fiscali, un PTIN deve essere rinnovato ogni anno prima di ciascuna stagione fiscale, in modo che l'IRS possa monitorare con precisione la preparazione della dichiarazione dei redditi. I professionisti possono richiedere o rinnovare un PTIN online o via posta.

Adoption Taxpayer Identification Number (ATIN)

L'IRS rilascia un Adoption Taxpayer Identification Number (ATIN) temporaneo a nove cifre ai futuri genitori adottivi che stanno adottando legalmente un bambino. I contribuenti utilizzano un ATIN per identificare il bambino nelle loro dichiarazioni dei redditi federali, in modo da poter richiedere esenzioni per le persone a carico o crediti d'imposta per l'assistenza all'infanzia mentre l'adozione nazionale è in corso. Questi numeri sono unici perché scadono automaticamente dopo due anni; a quel punto, l'adozione definitiva consente ai genitori di ottenere un SSN permanente per il bambino.

Come e dove richiedere i TIN

Il processo di richiesta e i tempi di elaborazione variano notevolmente a seconda dello specifico codice identificativo del contribuente da ottenere. Di seguito una breve panoramica su come e dove richiedere ciascun codice di identificazione fiscale:

Come richiedere un SSN

Per richiedere un Social Security Number, devi compilare il Modulo SS-5 e inviarlo insieme ai documenti originali che comprovano la tua identità, età e cittadinanza o stato di immigrazione legale a un ufficio locale della Social Security Administration (SSA). In genere, le richieste vengono presentate alla nascita tramite l'ospedale oppure di persona presso una filiale della SSA se a richiederlo è un adulto.

Come richiedere un EIN

Il modo più veloce per ottenere un Employer Identification Number è fare richiesta online tramite il sito web ufficiale dell'IRS, dove il numero viene generato immediatamente al termine della compilazione del modulo digitale. In alternativa, le attività possono presentare la richiesta scaricando il Modulo SS-4 e inviandolo via fax o posta al centro di elaborazione dell'IRS designato.

Come richiedere un ITIN

Per ottenere un Individual Taxpayer Identification Number, devi compilare il Modulo W-7 e spedirlo via posta all'IRS insieme alla dichiarazione dei redditi federale completata e ai documenti in originale che attestino la tua identità o il tuo status straniero. Puoi anche fare richiesta di persona fissando un appuntamento presso un Taxpayer Assistance Center dell'IRS o rivolgendoti a un Certifying Acceptance Agent (CAA) autorizzato dall'IRS.

Come richiedere un PTIN

I commercialisti possono richiedere o rinnovare un Preparer Tax Identification Number online creando un account nel Tax Professional PTIN System dell'IRS; occorrono circa 15 minuti per completare l'operazione. Se preferisci presentare una richiesta cartacea, puoi inviare via posta il Modulo W-12 all'IRS, sebbene l'elaborazione richieda dalle quattro alle sei settimane.

Come richiedere un ATIN

Per richiedere un Adoption Taxpayer Identification Number, i futuri genitori devono compilare il Modulo W-7A e spedirlo all'IRS. La richiesta deve includere la documentazione di carattere giuridico di un'agenzia di collocamento autorizzata o del tribunale che attesti che un'adozione nazionale è in corso a tutti gli effetti.

Perché il TIN è importante?

Le attività si affidano ai numeri TIN per garantire la conformità alle leggi fiscali federali e agevolare le transazioni finanziarie. Ecco i motivi per cui è importante che le attività abbiano un TIN:

• Conformità fiscale: l'IRS usa il tuo TIN per monitorare i pagamenti e gli obblighi fiscali. La presentazione di una dichiarazione senza il TIN corretto o con un TIN errato può comportare sanzioni, ritenute d'acconto di garanzia sui pagamenti ed elaborazioni delle imposte più lente.

• Conformità legale: l'IRS richiede un TIN per svariate attività, dalla dichiarazione dei redditi al pagamento dei dipendenti, fino alla ritenuta d'acconto. Non puoi legalmente condurre un'attività, assumere dipendenti o applicare ritenute d'acconto senza il TIN appropriato.

• Operazioni bancarie e transazioni finanziarie: gli istituti finanziari usano il tuo TIN per verificare l'identità della tua attività quando apri un conto bancario, richiedi prestiti o cerchi altri servizi finanziari. È necessario un TIN valido per accedere a strumenti finanziari che vanno dalle linee di credito ai conti per le retribuzioni.

• Pagamenti a dipendenti e contrattisti: quando gestisci il libro paga, devi assicurarti di avere i TIN esatti per ogni dipendente e contrattista indipendente. Senza i TIN corretti, non puoi emettere moduli W-2 o 1099, il che può causare problemi di ritenuta d'acconto e rendicontazione.

• Credibilità: un EIN o TIN registrato indica alle banche che la tua attività è consolidata e rispetta le leggi fiscali federali. Anche determinate transazioni, come la creazione di account fornitore e la richiesta di un'assicurazione commerciale, possono richiederne uno.

• Preparazione in caso di revisione contabile: la documentazione TIN appropriata è necessaria per completare una revisione contabile. I TIN collegano i tuoi redditi, i tuoi pagamenti e le tue ritenute alla tua attività.

Come vengono utilizzati i TIN dall'IRS e da altri enti

I TIN fungono da identificatori univoci per privati e attività in un'ampia gamma di contesti. Di seguito sono riportati alcuni dei modi in cui l'IRS e altre agenzie utilizzano i TIN.

IRS

• Dichiarazioni dei redditi: l'IRS usa i TIN per monitorare tutte le attività relative alle imposte e verificare che le persone fisiche e le attività dichiarino accuratamente i propri redditi. L'IRS usa questi numeri per far corrispondere i guadagni dichiarati ai moduli fiscali inviati e garantire coerenza tra le varie dichiarazioni. L'IRS usa i TIN anche per accreditare correttamente pagamenti e rimborsi ai contribuenti.

• Ritenute e pagamenti: le attività usano i TIN dei dipendenti (in genere SSN) per trattenere correttamente l'imposta sul reddito dal libro paga. Allo stesso modo, i pagamenti effettuati a contrattisti indipendenti richiedono un SSN, un EIN o un ITIN. Questi numeri servono a garantire l'applicazione corretta delle ritenute d'acconto.

• Crediti d'imposta e detrazioni: l'IRS usa i TIN per verificare l'idoneità di attività o persone fisiche a richiedere crediti o detrazioni. Ad esempio, le attività che richiedono il Work Opportunity Tax Credit devono fornire i TIN dei dipendenti idonei.

SSA

La SSA usa gli SSN per registrare i salari dei dipendenti e calcolare i benefit pensionistici e di invalidità della previdenza sociale. Le attività dichiarano i salari e i benefit dei dipendenti alla SSA tramite presentazioni annuali di moduli W-2, che includono l'SSN del dipendente. La SSA usa questi registri per calcolare i benefit della previdenza sociale quando i dipendenti vanno in pensione o presentano una richiesta di invalidità.

Agenzie delle entrate statali

I dipartimenti delle entrate statali usano i TIN per la riscossione e l'applicazione dell'imposta sul reddito a livello statale. I dipartimenti usano i TIN per verificare che i contribuenti dichiarino accuratamente e paghino i propri obblighi nei confronti dello stato.

Istituti finanziari

Banche, società di investimento e cooperative di credito utilizzano i TIN per segnalare le informazioni finanziarie all'IRS. Ad esempio, quando gli interessi o i dividendi vengono versati su un conto, l'istituto finanziario deve emettere un modulo 1099 in cui viene indicato il TIN del destinatario. L'IRS esegue controlli incrociati delle informazioni per garantire che i contribuenti dichiarino accuratamente i redditi da investimenti nelle loro dichiarazioni.

Gli istituti finanziari sono inoltre tenuti a raccogliere i TIN nell'ambito del processo di adeguata verifica della clientela (KYC) per confermare l'identità dei titolari dei conti. Ciò contribuisce a ridurre il rischio di riciclaggio di denaro e di evasione fiscale.

Dipartimento del lavoro

Il Dipartimento del lavoro utilizza i TIN per tenere traccia dei guadagni dei dipendenti per l'assicurazione contro la disoccupazione. I datori di lavoro devono dichiarare i salari e le ritenute fiscali utilizzando i TIN in modo che i lavoratori abbiano diritto ai sussidi di disoccupazione in caso di perdita del lavoro.

Dipartimento della salute e dei servizi umani (HHS)

L'HHS utilizza i TIN (nello specifico i SSN) per monitorare l'idoneità a Medicare, Medicaid e altri programmi federali che forniscono benefici in base al reddito o allo stato occupazionale. Utilizza i TIN per garantire alle persone le prestazioni a cui hanno diritto e per combattere le frodi e i pagamenti impropri.

Governi stranieri e agenzie fiscali internazionali

In alcuni casi, l'IRS può condividere i TIN con governi stranieri per finalità previste da trattati fiscali o per adempiere a normative fiscali internazionali. Ad esempio, il Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) richiede agli istituti finanziari esteri di dichiarare i TIN per i titolari di conti negli Stati Uniti, per contribuire a combattere l'evasione fiscale che coinvolge conti offshore.

Audit e applicazione

L'IRS e altre agenzie di regolamentazione usano i TIN per la revisione contabile e per monitorare le transazioni finanziarie, convalidare le dichiarazioni dei redditi e verificare che il reddito sia segnalato accuratamente. Le agenzie usano i TIN per tracciare redditi e pagamenti tra le varie fonti e controllare l'eventuale presenza di frodi o casi di non conformità.

Tesoreria e pagamenti federali

Se intrattieni rapporti commerciali con il governo degli Stati Uniti, le agenzie potrebbero richiederti un TIN per l'elaborazione dei pagamenti e la conformità.

Come determinare il tipo di TIN necessario

La scelta del TIN giusto dipende dalle circostanze specifiche. Ecco come determinare il TIN che ti serve.

SSN

I cittadini statunitensi, i residenti permanenti e i lavoratori temporanei autorizzati utilizzano l'SSN per presentare la dichiarazione dei redditi, segnalare i salari e accedere ai benefit governativi. Le ditte individuali e le LLC unipersonali senza dipendenti possono usare il proprio SSN anche per dichiarare i redditi dell'attività in un Allegato C (Modulo 1040) insieme alla propria dichiarazione dei redditi personale.

• Se sei una persona fisica che presenta le imposte personali o gestisce un'attività unipersonale senza dipendenti, usa un SSN.
  

EIN

L'IRS richiede un EIN per tutte le società di capitali, le società di persone e le LLC pluripersonali. Qualsiasi entità aziendale deve disporre di un EIN se assume dipendenti, presenta dichiarazioni per le accise o le imposte sull'occupazione, gestisce un conto bancario aziendale o richiede finanziamenti commerciali.

• Se gestisci un'attività pluripersonale, hai dipendenti o hai bisogno di un conto bancario aziendale, usa un EIN.
  

ITIN

L'ITIN è destinato a cittadini non statunitensi, non residenti e investitori stranieri che hanno obblighi di dichiarazione dei redditi negli Stati Uniti, ma non sono legalmente idonei a ottenere un SSN. È comunemente usato per dichiarare redditi da locazione nazionali, rendimenti di investimenti o guadagni di contrattisti indipendenti, nonché per richiedere persone a carico straniere.

• Se devi presentare una dichiarazione dei redditi negli Stati Uniti, ma non possiedi i requisiti per ottenere un SSN, usa un ITIN.
  

PTIN

L'IRS impone un PTIN per tutti i professionisti fiscali che preparano o assistono nella stesura delle dichiarazioni dei redditi federali dietro compenso finanziario. Questi includono CPA, agenti iscritti e consulenti fiscali commerciali. Questa credenziale non sostituisce gli ID fiscali personali e richiede il rinnovo manuale prima di ogni stagione fiscale.

• Se prepari o firmi dichiarazioni dei redditi federali dietro compenso, usa un PTIN.
  

Taxpayer Identification Number per le adozioni (ATIN)

L'IRS concede un ATIN temporaneo ai futuri genitori in attesa di adottare legalmente un cittadino statunitense o un bambino residente. Consente ai contribuenti di dichiarare il bambino come a carico nelle proprie dichiarazioni federali mentre l'adozione nazionale finale e l'SSN permanente sono in corso.

• Se dichiari un bambino a carico nella tua dichiarazione dei redditi prima del completamento dell'adozione finale, usa un ATIN.
  

Se non sai quale il TIN si applica al tuo caso, considera la struttura e gli obblighi della tua attività, il tuo stato di residenza e se hai dipendenti. Rivolgiti a un commercialista per accertarti di utilizzare il TIN corretto per la tua situazione specifica, al fine di evitare problemi di conformità e potenziali sanzioni in futuro.

TIN, EIN o SSN: qual è la differenza?

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