Il TIN (Taxpayer Identification Number) è un numero univoco utilizzato dall'Internal Revenue Service (IRS) statunitense per monitorare privati, attività e altre entità a fini fiscali. Sia che si tratti di presentare dichiarazioni personali, gestire un'attività o far fronte ad altri obblighi finanziari, per soddisfare i requisiti dell'IRS è necessario un TIN. Di seguito spiegheremo i diversi tipi di TIN disponibili e perché il TIN è importante per privati e attività.

Di cosa tratta questo articolo?

• Quali sono i diversi tipi di TIN?
  
• Perché è importante il TIN?
  
• Come vengono utilizzati i TIN dall'IRS e da altri enti
  
• Come determinare il tipo di TIN necessario
  

Quali sono i diversi tipi di TIN?

Esistono quattro tipi principali di TIN utilizzati negli Stati Uniti. Ognuno di essi ha uno scopo unico e si applica a un insieme specifico di contribuenti o attività. Diamo un'occhiata più da vicino a ciascun tipo.

Numero di previdenza sociale (Social Security Number o SSN)

Le persone usano il proprio SSN per dichiarare le tasse e identificarsi presso varie agenzie governative. Anche le ditte individuali e le società a responsabilità limitata (LLC) con un unico socio possono scegliere di utilizzare il proprio SSN per la dichiarazione dei redditi dell'attività anziché un numero di identificazione del datore di lavoro (Employer Identification Number o EIN). Se la tua attività ha dipendenti o lavora con contrattisti indipendenti, probabilmente dovrai acquisire il loro numero SSN ai fini di reportistica, ad esempio per rilasciare un modulo 1099-NEC per i compensi di personale non dipendente.

La Social Security Administration (SSA) in genere rilascia questi numeri identificativi alla nascita (per i cittadini statunitensi) o quando si riceve un permesso di lavoro, ma alcune persone idonee potrebbero dover richiederne uno.

Numero di identificazione del datore di lavoro (Employer Identification Number o EIN)

L'EIN funziona come un numero SSN per le attività. Le aziende, comprese le società, le società a responsabilità limitata, le partnership e le organizzazioni non profit, utilizzano i rispettivi EIN per le dichiarazioni dei redditi, per aprire conti bancari aziendali, richiedere licenze e gestire le buste paga.

Per ricevere un numero EIN, puoi fare domanda online tramite il sito web dell'IRS, via fax, per posta o per telefono. È gratuito e il processo è solitamente rapido, soprattutto in caso di domanda online.

Numero di identificazione del contribuente individuale (Individual Taxpayer Identification Number o ITIN)

L'ITIN viene utilizzato per le persone che non sono idonee per ottenere un SSN ma che devono presentare la dichiarazione dei redditi negli Stati Uniti. Ciò vale per i non residenti negli Stati Uniti e per i non residenti che presentano dichiarazioni dei redditi negli Stati Uniti, nonché per le persone a carico o i coniugi di cittadini o residenti negli Stati Uniti che possono essere dichiarati a carico. Le attività potrebbero incontrare numeri ITIN quando lavorano con cittadini stranieri che pagano le tasse negli Stati Uniti, come contrattisti indipendenti non residenti e investitori stranieri.

Per ricevere un ITIN, devi inviare il modulo W-7 all'IRS. Dopo la richiesta, potrebbero essere necessarie fino a 7 settimane per ricevere l'ITIN.

Numero di identificazione fiscale dei consulenti della preparazione fiscale (Preparer Tax Identification Number o PTIN)

L'IRS rilascia il PTIN consulenti della preparazione fiscale, ad esempio commercialisti certificati (CPA), consulenti fiscali e altri professionisti che dichiarano le tasse per conto dei clienti. A differenza di altri TIN, i PTIN devono essere rinnovati ogni anno e aiutano l'IRS a tenere traccia di chi ha effettivamente preparato una determinata dichiarazione dei redditi federale o una richiesta di rimborso.

Se necessario, puoi richiedere un PTIN online utilizzando il sito web della IRS o per posta.

Perché il TIN è importante?

Le attività utilizzano i TIN per una varietà di scopi. Ecco i motivi per cui è importante che le attività dispongano di un TIN:

• Conformità fiscale: L'IRS utilizza il tuo TIN per monitorare i pagamenti e gli obblighi fiscali. Una dichiarazione senza il TIN giusto o con un numero errato può portare a sanzioni, a ritenute alla fonte sui pagamenti e a un rallentamento dell'elaborazione fiscale.

• Conformità legale: L'IRS richiede un TIN per attività che vanno dalla dichiarazione dei redditi e il pagamento dei dipendenti alle ritenute d'acconto. Non è possibile fare affari, assumere dipendenti o trattenere imposte in modo legale senza il TIN appropriato.

• Operazioni bancarie e finanziarie: Gli istituti finanziari utilizzano il tuo TIN per verificare l'identità della tua attività quando apri un conto bancario, richiedi prestiti o cerchi altri servizi finanziari. Per accedere a strumenti finanziari quali linee di credito e buste paga è necessario disporre di un TIN valido.

• Pagamenti di dipendenti e appaltatori: Quando gestisci il libro paga, devi assicurarti di avere TIN accurati per ogni dipendente e contrattista indipendente. Senza i TIN giusti non è possibile emettere i moduli W-2 o 1099, il che può causare problemi di reportistica e ritenuta fiscale.

• Credibilità: Che tu stia negoziando contratti con fornitori o collaborando con istituti finanziari, avere un EIN o un TIN registrato dimostra che la tua attività è costituita e rispetta le leggi fiscali federali. Alcune transazioni possono anche richiederne una, come la creazione di account fornitore e la richiesta di un'assicurazione commerciale.

• Preparazione all'audit: Affinché l'audit vada a buon fine è necessaria una documentazione TIN adeguata. I TIN collegano ricavi, pagamenti e ritenute alla tua attività.

Come vengono utilizzati i TIN dall'IRS e da altri enti

I TIN fungono da identificatori univoci per privati e attività in un'ampia gamma di contesti. Di seguito sono riportati alcuni dei modi in cui l'IRS e altre agenzie utilizzano i TIN.

IRS

Dichiarazioni fiscali: L'IRS utilizza i TIN per monitorare tutte le attività fiscali e verificare che le persone fisiche e giuridiche dichiarino accuratamente i propri redditi. L'IRS utilizza questi dati per confrontare i guadagni dichiarati con i moduli fiscali presentati per garantire coerenza tra le varie dichiarazioni. L'IRS utilizza anche i TIN per accreditare correttamente i pagamenti e i rimborsi dei contribuenti.

Ritenute e pagamenti: Le attività utilizzano i TIN dei dipendenti (di solito SSN) per trattenere correttamente l'imposta sul reddito dalle buste paga. Analogamente, i pagamenti effettuati a favore di contrattisti indipendenti richiedono un SSN, un EIN o un ITIN. Questi vengono utilizzati per garantire una ritenuta fiscale corretta.

Crediti d'imposta e detrazioni: L'IRS utilizza i TIN per verificare l'idoneità quando le attività o le persone fisiche richiedono crediti o detrazioni. Ad esempio, le attività che richiedono il credito d'imposta per le opportunità di lavoro devono fornire i TIN per i dipendenti idonei.

SSA

La SSA utilizza i codici SSN per tenere traccia delle dichiarazioni salariali per i dipendenti con sede negli Stati Uniti. Le attività inviano alla SSA i salari e i benefit dei dipendenti tramite i moduli W-2 annuali, che includono il numero SSN del dipendente. La SSA utilizza questi dati per calcolare le prestazioni di previdenza sociale quando i dipendenti vanno in pensione o presentano domanda di invalidità.

Agenzie delle entrate statali

Le Agenzie delle entrate statali si affidano ai TIN per la riscossione e l'applicazione dell'imposta sul reddito a livello statale. Utilizzano i TIN per verificare che i contribuenti dichiarino e paghino accuratamente i loro obblighi nei confronti dello Stato.

Istituti finanziari

Banche, società di investimento e cooperative di credito utilizzano i TIN per segnalare le informazioni finanziarie all'IRS. Ad esempio, quando gli interessi o i dividendi vengono versati su un conto, l'istituto finanziario deve emettere un modulo 1099 in cui viene indicato il TIN del destinatario. L'IRS esegue controlli incrociati delle informazioni per garantire che i contribuenti dichiarino accuratamente i redditi da investimenti nelle loro dichiarazioni.

Gli istituti finanziari sono inoltre tenuti a raccogliere i TIN nell'ambito del processo di adeguata verifica della clientela (KYC) per confermare l'identità dei titolari dei conti. Ciò contribuisce a ridurre il rischio di riciclaggio di denaro e di evasione fiscale.

Dipartimento del lavoro

Il Dipartimento del lavoro utilizza i TIN per tenere traccia dei guadagni dei dipendenti per l'assicurazione contro la disoccupazione. I datori di lavoro devono dichiarare i salari e le ritenute fiscali utilizzando i TIN in modo che i lavoratori abbiano diritto ai sussidi di disoccupazione in caso di perdita del lavoro.

Dipartimento della salute e dei servizi umani (HHS)

L'HHS utilizza i TIN (nello specifico i SSN) per monitorare l'idoneità a Medicare, Medicaid e altri programmi federali che forniscono benefici in base al reddito o allo stato occupazionale. Utilizza i TIN per garantire alle persone le prestazioni a cui hanno diritto e per combattere le frodi e i pagamenti impropri.

Governi stranieri e agenzie fiscali internazionali

In alcuni casi, i TIN vengono condivisi con governi stranieri ai fini dei trattati fiscali o per conformarsi alle normative fiscali internazionali. Ad esempio, il Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) impone agli istituti finanziari stranieri di dichiarare i TIN per i titolari di conti statunitensi per contribuire a combattere l'evasione fiscale che coinvolge i conti offshore.

Audit e applicazione

Gli audit, sia da parte dell'IRS che di altre agenzie di regolamentazione, si basano fortemente sui TIN per tracciare le transazioni finanziarie, convalidare le dichiarazioni fiscali e confermare che il reddito viene è dichiarato in modo accurato. Le agenzie utilizzano i TIN per tracciare entrate e pagamenti tramite le fonti e verificare la presenza di frodi o non conformità.

Come determinare il tipo di TIN necessario

La scelta del TIN giusto dipende dalle circostanze specifiche. Ecco come determinare il TIN che ti serve.

SSN

Necessitano del numero SSN i cittadini statunitensi, i residenti permanenti e alcuni lavoratori non residenti. Se sei un cittadino statunitense o sei autorizzato a lavorare negli Stati Uniti, utilizzerai il tuo numero SSN per presentare la dichiarazione dei redditi personale, ricevere lo stipendio e accedere alle prestazioni della previdenza sociale. Se sei una ditta individuale o una LLC unipersonale che non ha dipendenti o non soddisfa altri requisiti per un EIN, puoi utilizzare il tuo numero SSN anche per presentare la dichiarazione dei redditi dell'attività insieme alla dichiarazione dei redditi personale tramite il modulo Schedule C (Form 1040).

Numero di identificazione del datore di lavoro (Employer Identification Number o EIN)

L'EIN è necessario per la maggior parte delle attività, incluse tutte le società (ad esempio le [S-Corp]](https://stripe.com/resources/more/s-corp-vs-llc), le [C-Corp]), le partnership e le LLC con più membri. Qualsiasi attività che abbia dipendenti, trattenga le imposte sul reddito pagato a persone non residenti negli Stati Uniti o presenti determinate dichiarazioni dei redditi, ad esempio per tasse sul lavoro, accise o alcol, tabacco e armi da fuoco, deve avere un EIN. È necessario avere un EIN per aprire un conto bancario aziendale, richiedere prestiti oppure ottenere un credito con la propria ragione sociale.

ITIN

I cittadini o i residenti non statunitensi che non sono idonei per un SSN ma sono tenuti a presentare la dichiarazione dei redditi negli Stati Uniti devono avere un ITIN. Se non sei residente negli Stati Uniti e percepisci un reddito negli Stati Uniti ma non hai i requisiti per un numero SSN, utilizza un ITIN per la dichiarazione dei redditi. Ad esempio, un investitore straniero nel settore immobiliare statunitense avrebbe bisogno di un ITIN per dichiarare il reddito da locazione. Gli ITIN sono utilizzati anche da coniugi o dalle persone a carico di cittadini statunitensi o di non residenti negli Stati Uniti che non sono idonei per l'SSN ma possono essere dichiarati a carico nella dichiarazione dei redditi.

PTIN

I consulenti della preparazione fiscale retribuiti (ovvero chiunque prepari le dichiarazioni dei redditi federali dietro compenso) devono avere un PTIN. Sono inclusi commercialisti, consulenti fiscali e altri professionisti che dichiarano le tasse per conto dei clienti. Questo numero deve essere rinnovato annualmente.

Se non sai quale il TIN si applica al tuo caso, considera la struttura e gli obblighi della tua attività, il tuo stato di residenza e se hai dipendenti. Rivolgiti a un commercialista per accertarti di utilizzare il TIN corretto per la tua situazione specifica, al fine di evitare problemi di conformità e potenziali sanzioni in futuro.