Ett skatteregistreringsnummer (Taxpayer Identification Number, TIN) är ett unikt nummer som används av den federala skattemyndigheten i USA (Internal Revenue Service, IRS) för att spåra privatpersoner, företag och andra juridiska personer för skatteändamål. Oavsett om man deklarerar personlig skatt, driver ett företag eller har andra ekonomiska förpliktelser behöver man ett TIN-nummer för att uppfylla IRS krav. Nedan förklarar vi de olika typerna av TIN-nummer som finns och varför ett TIN är viktigt för privatpersoner och företag.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vilka är de olika typerna av TIN?
  
• Varför är det viktigt med ett TIN?
  
• Så här används TIN av IRS och andra myndigheter
  
• Hur man avgör vilken typ av TIN man behöver
  

Vilka är de olika typerna av TIN?

Det finns fyra huvudtyper av TIN som används i USA. Var och en har ett unikt syfte och gäller för en specifik grupp skattebetalare eller företag. Här följer en närmare titt på varje typ.

Socialförsäkringsnummer (Social Security number, SSN)

Privatpersoner använder sina SSN för att redovisa skatter och identifiera sig hos olika myndigheter. Enskilda firmor och enmans-LLC-bolag (limited liability company, LLC) kan också välja att använda sina SSN för att redovisa företagsskatter i stället för ett arbetsgivarnummer (Employer Identification Number, EIN). Om ditt företag har anställda eller arbetar med oberoende leverantörer kommer du sannolikt att behöva begära in deras SSN för rapporteringsändamål, till exempel när du fyller i formuläret 1099-NEC vid rapportering av ersättning till icke-anställda.

Social Security Administration (SSA) utfärdar vanligtvis dessa identifieringsnummer antingen vid födseln (för medborgare i USA) eller när man får arbetstillstånd, men vissa personer som är berättigade kan behöva ansöka om ett.

EIN

Ett EIN fungerar som ett SSN för företag. Företag, inklusive corporation-bolag, LLC-bolag, handels-/kommanditbolag och ideella organisationer använder sina EIN för att lämna skattedeklarationer, öppna bankkonton för företag, ansöka om licenser och hantera löner.

För att få ett EIN kan man ansöka online på IRS webbplats, via fax, post eller telefon. Det är gratis att få och processen är vanligtvis snabb, särskilt om man ansöker online.

Skatteregistreringsnummer för privatpersoner (Individual Taxpayer Identification Number, ITIN)

Ett ITIN används av personer som inte är berättigade till ett SSN men som är skyldiga att deklarera skatt i USA. Detta gäller personer som inte är medborgare eller bosatta i USA och som lämnar in skattedeklarationer i USA, samt anhöriga eller makar till medborgare i USA eller invånare som kan åberopas som anhöriga. Företag kan stöta på ITIN när de arbetar med utländska medborgare som betalar skatt i USA, t.ex. icke bosatta oberoende leverantörer och utländska investerare.

Man ska lämna in formulär W-7 till IRS för att få ett ITIN. Det kan ta upp till sju veckor att få ett ITIN efter ansökan.

Skatteregistreringsnummer för skattehandläggare (Preparer Tax Identification Number, PTIN)

IRS utfärdar PTIN till skattehandläggare som auktoriserade revisorer (certified public accountant, CPA), skatterådgivare och andra yrkesverksamma som redovisar skatter för kunders räkning. Till skillnad från andra TIN-nummer måste PTIN förnyas varje år och hjälpa IRS att hålla reda på vem som faktiskt administrerade en viss federal skattedeklaration eller gjorde ett visst återbetalningsanspråk.

Vid behov kan man ansöka om ett PTIN antingen online på IRS webbplats eller med post.

Varför är det viktigt med ett TIN?

Företag använder TIN-nummer för många olika ändamål. Här följer anledningarna till varför det är viktigt för företag att ha ett TIN:

• Efterlevnad av skatteregler: IRS använder ditt TIN för att följa dina skattebetalningar och skatteskyldigheter. Att deklarera utan rätt TIN, eller med ett felaktigt TIN, kan leda till böter, reservinnehållning på betalningar samt långsammare skattehantering.

• Efterlevnad: IRS kräver ett TIN för aktiviteter som sträcker sig från deklaration av skatt och betalning till anställda till källskatt. Man kan inte bedriva verksamhet lagligt, anställa personal eller innehålla skatt utan korrekt TIN.

• Bankärenden och finansiella transaktioner: Finansinstitut använder ditt skatteregistreringsnummer (TIN) för att verifiera ditt företags identitet när du öppnar ett bankkonto, ansöker om lån eller efterfrågar andra finansiella tjänster. Ett giltigt TIN krävs för att få tillgång till finansiella verktyg som sträcker sig från krediter till lönekonton.

• Betalningar till anställda och leverantörer: När man kör löner måste man se till att ha korrekta TIN-nummer för varje anställd och oberoende leverantör. Utan rätt TIN-nummer kan man inte fylla i formulären W-2 och 1099, vilket kan orsaka problem med att innehålla källskatt och rapportering.

• Trovärdighet: Oavsett om du förhandlar om avtal med leverantörer eller arbetar med finansinstitut visar ett registrerat EIN eller TIN att ditt företag är etablerat och följer federala skattelagar. Vissa transaktioner kan också kräva ett sådant, till exempel vid skapande av leverantörskonton och ansökningar om företagsförsäkring.

• Beredskap för revision: Korrekt TIN-dokumentation krävs för att genomföra en revision. TIN-nummer kopplar dina inkomster, betalningar och källskatter till ditt företag.

Så här används TIN av IRS och andra myndigheter

TIN-nummer fungerar som unika identifierare av privatpersoner och företag i flera olika sammanhang. Nedan följer några sätt som IRS och andra myndigheter använder TIN-nummer på.

Amerikanska skattemyndigheten (Internal Revenue Service, IRS)

Skattedeklarationer: IRS använder TIN-nummer för att följa all skatterelaterad aktivitet och verifiera att privatpersoner och företag rapporterar sina inkomster korrekt. IRS använder dessa siffror för att matcha rapporterade intäkter med inskickade skatteformulär så att det är överensstämmelse mellan deklarationerna. IRS använder också TIN-nummer för att korrekt tillgodoräkna skattebetalarnas betalningar och återbetalningar.

Innehållning och betalningar: Företag använder anställdas TIN-nummer (vanligtvis SSN) för att korrekt innehålla inkomstskatt vid lönehanteringen. På samma sätt behövs antingen ett SSN, EIN eller ITIN för betalningar som görs till oberoende leverantörer. Dessa används för att säkerställa korrekt innehållning av källskatt.

Skattetillgodohavanden och skatteavdrag: IRS använder TIN-nummer för att verifiera berättigande när företag eller privatpersoner gör anspråk på skattetillgodohavanden eller skatteavdrag. Till exempel måste företag som gör anspråk på skattelättnad vid anställning av personer med svårigheter att ta sig in på arbetsmarknaden (Work Opportunity Tax Credit) tillhandahålla TIN-nummer för berättigade anställda.

SSA (Social Security Administration)

SSA använder SSN-nummer för att följa lönerapportering för personer som arbetar i USA. Företag redovisar anställdas löner och förmåner till SSA genom årliga W-2-deklarationer, som inkluderar den anställdes SSN. SSA använder dessa redovisningar till att beräkna socialförsäkringsförmåner när anställda går i pension eller ansöker om arbetsoförmåga.

Delstatliga skattemyndigheter

Delstatliga skattemyndigheter förlitar sig på TIN-nummer för uppbörd och verkställighet av inkomstskatt på delstatsnivå. De använder TIN-nummer för att verifiera att skattebetalare rapporterar korrekt och betalar det de är skyldiga delstaten.

Finansinstitut

Banker, värdepappersföretag och kreditföreningar använder TIN-nummer för att rapportera finansiell information till IRS. När till exempel ränta eller utdelningar betalas ut på ett konto, måste finansinstitutet fylla i ett 1099-formulär som anger mottagarens TIN. IRS dubbelkontrollerar informationen för att säkerställa att skattebetalare rapporterar korrekt kapitalinkomster för erhållna avkastningar.

Finansinstitut är också skyldiga att begära in TIN-nummer som en del i arbetet med kundkännedom för att bekräfta kontoinnehavares identitet. Detta bidrar till att minska risken för penningtvätt och skatteflykt.

Arbetsmarknadsdepartementet (Department of Labor)

USA:s arbetsmarknadsdepartement använder TIN-nummer för att följa anställdas inkomster från arbetslöshetsförsäkringar. Arbetsgivare måste rapportera löner och källskatt med hjälp av TIN-nummer så att arbetstagare är berättigade till arbetslöshetsersättning om de förlorar sina jobb.

Hälso- och socialdepartementet (Department of Health & Human Services, HHS)

HHS använder TIN-nummer (i form av SSN-nummer) för att följa berättigande till Medicare, Medicaid och andra federala program som ger förmåner baserat på inkomst eller anställningsstatus. Departementet använder TIN-nummer för att ge individer de förmåner som de har rätt till och för att bekämpa bedrägerier och felaktiga betalningar.

Utländska myndigheter och utländska skattemyndigheter

I vissa fall delas TIN-nummer med utländska myndigheter för skatteavtalsändamål eller för att följa internationella skatteregler. Till exempel kräver Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) att utländska finansinstitut rapporterar TIN-nummer för innehavare av konton i USA, detta i syfte att hjälpa till att bekämpa skatteflykt som involverar offshore-konton.

Revisioner och tillsyn

Revisioner, oavsett om de utförs av IRS eller av andra tillsynsmyndigheter, förlitar sig i hög grad på TIN-nummer för att spåra finansiella transaktioner, validera skattedeklarationer och bekräfta att inkomster rapporteras korrekt. Myndigheter använder TIN-nummer för att följa inkomster och betalningar mellan olika källor och för att kontrollera bedrägeri eller bristande efterlevnad av lagar.

Hur man avgör vilken typ av TIN man behöver

Att välja rätt TIN beror på dina specifika förhållanden. Så här tar du reda på vilket TIN du behöver.

SSN

Amerikanska medborgare, permanent bosatta i USA och vissa arbetare som inte är bosatta i USA behöver SSN-nummer. Om du är amerikansk medborgare eller har tillstånd att arbeta i USA använder du ditt SSN för att redovisa personlig inkomstskatt, få lön och få tillgång till socialförsäkringsförmåner. Om du har en enskild firma eller ett enmans-LLC som inte har anställda eller uppfyller andra krav för ett EIN, kan du också använda ditt SSN för att redovisa ditt företags inkomst i din privata inkomstdeklaration genom ett schema C (formulär 1040).

EIN

Ett EIN är nödvändigt för de flesta företag, inklusive alla corporation-bolag (t.ex. S corporations [S corps], C corporations [C corps]), handels-/kommanditbolag och LLC-bolag med flera medlemmar. Alla företag som har anställda, innehåller skatt på inkomst som betalas till utländska medborgare som inte är bosatta i USA, eller som lämnar in vissa skattedeklarationer - rörande till exempel anställningar, punktskatter eller alkohol-, tobaks- och skjutvapenskatter - måste ha ett EIN. Ett EIN krävs för att öppna ett företagsbankkonto, ansöka om lån eller erhålla kredit i ett företags namn.

ITIN

Icke-amerikanska medborgare eller personer bosatta i USA som inte är berättigade till ett SSN men som är skyldiga att redovisa skatt i USA måste ha ITIN-nummer. Om du är en icke-amerikansk medborgare som har inkomst i USA men inte är berättigad till ett SSN, använder du ett ITIN i skattedeklarationer. Till exempel skulle en utländsk investerare i fastigheter i USA behöva ett ITIN för att rapportera hyresintäkter. ITIN används också av makar eller anhöriga till amerikanska medborgare eller personer som inte är bosatta i USA och som inte är berättigade till SSN men som kan åberopas som anhöriga i skattedeklarationer.

PTIN

Betalda skattehandläggare (dvs. alla som handlägger federala skattedeklarationer mot ersättning) måste ha ett PTIN. Dessa inkluderar auktoriserade revisorer (certified public accountant, CPA), skatterådgivare och andra yrkesverksamma som redovisar skatter för kunders räkning. Detta nummer måste förnyas årligen.

Om du är osäker på vilket TIN som gäller för dig bör du fundera över företagets juridiska form och skyldigheter, din bosättningsstatus och om du har anställda. Rådgör med en skatterådgivare för att få bekräftat att du använder rätt TIN för din specifika situation för att undvika problem med regelefterlevnad och potentiella straffavgifter i framtiden.