Um Taxpayer Identification Number (TIN) é um número único usado pelo Internal Revenue Service (IRS) dos EUA para rastrear indivíduos, empresas e outras entidades para finalidades fiscais. Se você declara impostos pessoais, administra uma empresa ou lida com outras obrigações financeiras, precisa de um TIN para cumprir os requisitos do IRS. A seguir, vamos explicar os diferentes tipos de TIN disponíveis e por que um TIN é importante para pessoas físicas e jurídicas.

Neste artigo:

• Quais são os diferentes tipos de TIN?
  
• Por que um TIN é importante?
  
• Como os TINs são usados pelo IRS e outros órgãos
  
• Como determinar qual tipo de TIN você precisa
  

Quais são os diferentes tipos de TIN?

Nos Estados Unidos, existem quatro tipos principais de TIN. Cada um tem um propósito único e aplica-se a um conjunto específico de contribuintes ou empresas. Vamos ver cada tipo em mais detalhes.

Social Security number (SSN)

Pessoas físicas usam seus SSNs para declarar impostos e se identificar perante vários órgãos governamentais. Empresários individuais e sociedades limitadas (LLCs) de empresário individual também podem optar por usar seus SSNs para declarar impostos da empresa, em vez de um Employer Identification Number (EIN). Se a sua empresa tiver funcionários ou trabalhar com terceirizados, provavelmente você precisará coletar os SSNs deles para fins de relatório, como a emissão de um informe 1099-NEC para remuneração de não funcionários.

Normalmente, a Social Security Administration (SSA) emite esses números de identificação no nascimento (cidadãos dos EUA) ou quando você recebe uma autorização de trabalho, mas algumas pessoas qualificadas podem precisar fazer uma solicitação.

EIN

Um EIN funciona como um SSN para empresas. Empresas como corporações, LLCs, sociedades e organizações sem fins lucrativos usam seus EINs para declarar impostos, abrir contas bancárias empresariais, solicitar licenças e gerenciar a folha de pagamento.

Para receber um EIN, faça uma solicitação online no site do IRS ou por fax, correio ou telefone. A emissão é gratuita e o processo geralmente é rápido, principalmente para solicitações online.

Individual Taxpayer Identification Number (ITIN)

O ITIN é usado para pessoas físicas que não estão qualificadas para um SSN, mas são obrigadas a declarar impostos nos EUA. Isso se aplica a não residentes nos EUA e não residentes que declaram impostos dos EUA, bem como a dependentes ou cônjuges de cidadãos ou residentes dos EUA que possam ser incluídos como dependentes. As empresas podem encontrar ITINs quando trabalham com cidadãos estrangeiros que pagam impostos dos EUA, como terceirizados não residentes e investidores estrangeiros.

Você precisa declarar o informe W-7 no IRS para receber um ITIN. Pode levar até sete semanas para receber seu ITIN após a inscrição.

Preparer Tax Identification Number (PTIN)

A IRS emite PTINs para preparadores fiscais, como contadores públicos certificados (CPAs), consultores fiscais e outros profissionais que declaram impostos em nome de clientes. Ao contrário de outros TINs, os PTINs precisam ser renovados a cada ano e ajudam o IRS a acompanhar quem realmente preparou uma determinada declaração de imposto federal ou solicitação de reembolso.

Se necessário, você pode solicitar um PTIN online usando o site do IRS ou por correio.

Por que um TIN é importante?

As empresas usam os TINs para diversas finalidades. Veja a seguir as razões pelas quais é importante para as empresas ter um TIN:

• Conformidade fiscal: o IRS usa seu TIN para rastrear seus pagamentos e obrigações fiscais. A declaração sem o TIN adequado, ou com um TIN incorreto, pode resultar em multas, retenção na fonte nos pagamentos e lentidão no processamento de impostos.

• Conformidade jurídica: o IRS exige um TIN para atividades que vão desde a declaração de impostos e pagamento de funcionários até a retenção de impostos na fonte. Você não pode conduzir negócios licitamente, contratar funcionários ou reter impostos sem o TIN apropriado.

• Transações bancárias e financeiras: as instituições financeiras usam seu TIN para verificar a identidade da sua empresa quando você abre uma conta bancária, solicita empréstimos ou busca outros serviços financeiros. É preciso ter um TIN válido para acessar ferramentas financeiras que vão desde linhas de crédito até contas de folha de pagamento.

• Pagamentos de funcionários e terceirizados: quando executa a folha de pagamento, você precisa garantir que tem os TINs corretos para cada funcionário e terceirizado. Sem os TINs corretos, você não pode emitir informes W-2 ou 1099, o que pode causar problemas de retenção e declaração de impostos.

• Credibilidade: se você negocia contratos com fornecedores ou trabalha com instituições financeiras, ter um EIN ou TIN registrado mostra que sua empresa está estabelecida e cumpre a legislação tributária federal. Eles também podem ser necessários para algumas transações, como a abertura de contas de fornecedores e a solicitação de seguro comercial.

• Preparação para auditorias: uma documentação adequada do TIN é obrigatória para concluir uma auditoria. Os TINs vinculam seus rendimentos, pagamentos e retenções à sua empresa.

Como os TINs são usados pelo IRS e outros órgãos

Os TINs servem como identificadores únicos para indivíduos e empresas em uma grande variedade de contextos. Veja a seguir algumas formas como o IRS e outros órgãos usam TINs.

IRS

Declarações fiscais: o IRS usa TINs para rastrear todas as atividades relacionadas a impostos e verificar se indivíduos e empresas estão declarando corretamente seus rendimentos. O IRS usa esses números para comparar as receitas declaradas com os informes fiscais enviados para verificar a consistência entre as declarações. O IRS também usa TINs para creditar corretamente pagamentos e reembolsos de contribuintes.

Retenção e pagamentos: as empresas usam TINs de funcionários (geralmente SSNs) para reter corretamente o imposto de renda na folha de pagamento. Da mesma forma, pagamentos feitos a terceirizados precisam de um SSN, EIN ou ITIN. Eles são usados para garantir a retenção adequada de impostos.

Créditos e deduções fiscais: o IRS usa TINs para verificar a qualificação quando empresas ou indivíduos reivindicam créditos ou deduções. Por exemplo, empresas que solicitam o crédito fiscal de oportunidade de trabalho precisam fornecer TINs para os funcionários qualificados.

SSA

A SSA usa SSNs para rastrear relatórios salariais de funcionários localizados nos EUA. As empresas declaram salários e benefícios dos funcionários para o SSA por meio de declarações W-2 anuais, que incluem o SSN dos funcionários. A SSA usa esses registros para calcular os benefícios da Social Security quando os funcionários se aposentam ou declaram invalidez.

Órgãos fiscais estaduais

As secretarias estaduais de receita dependem de TINs para arrecadação e fiscalização do imposto de renda no nível estadual. Elas usam TINs para verificar se os contribuintes estão declarando e pagando corretamente suas obrigações para com o estado.

Instituições financeiras

Bancos, empresas de investimento e cooperativas de crédito usam TINs para relatar informações financeiras ao IRS. Por exemplo, quando juros ou dividendos são pagos em uma conta, a instituição financeira precisa emitir um informe 1099 que indica o TIN do beneficiário. O IRS cruza as informações para garantir que os contribuintes declarem corretamente os rendimentos de investimentos em suas declarações.

As instituições financeiras também são obrigadas a coletar TINs como parte do processo Conheça seu Cliente (KYC) para confirmar a identidade dos titulares de contas. Essas ações ajudam a mitigar os riscos de lavagem de dinheiro e evasão fiscal.

Department of Labor

O Department of Labor usa TINs para rastrear os ganhos dos funcionários para o seguro-desemprego. Os empregadores precisam declarar os salários e as retenções de impostos usando TINs para que os trabalhadores fiquem qualificados para o seguro-desemprego se perderem seus empregos.

Department of Health & Human Services (HHS)

O HHS usa TINs (na forma de SSNs) para rastrear a elegibilidade para o Medicare, Medicaid e outros programas federais que fornecem benefícios com base nos rendimentos ou status de emprego. O órgão usa TINs para conceder aos indivíduos os benefícios a que têm direito e para combater fraudes e pagamentos indevidos.

Governos estrangeiros e órgãos fiscais internacionais

Em alguns casos, os TINs são compartilhados com governos estrangeiros para fins de tratados fiscais ou para cumprir regulamentos fiscais internacionais. Por exemplo, a Lei de Conformidade Fiscal de Contas Estrangeiras (FATCA) exige que instituições financeiras estrangeiras relatem os TINs de titulares de contas nos EUA para ajudar a combater a evasão fiscal envolvendo contas offshore.

Auditorias e fiscalização

As auditorias do IRS ou de outros órgãos reguladores dependem muito de TINs para rastrear transações financeiras, validar declarações de impostos e confirmar a declaração correta dos rendimentos. Os órgãos usam TINs para rastrear rendimentos e pagamentos entre as fontes e verificar se há fraude ou não conformidade.

Como determinar qual tipo de TIN você precisa

A escolha do TIN certo depende de circunstâncias específicas. Veja como determinar qual TIN você precisará.

SSN

Cidadãos dos EUA, residentes permanentes e alguns trabalhadores não residentes precisam de SSN. Se você for cidadão dos EUA ou tiver autorização para trabalhar nos EUA, usará seu SSN para declarar o imposto de renda pessoal, receber salários e acessar benefícios da Social Security. Se você for um empresário individual ou LLC de empresário individual que não tem funcionários ou não cumpre outros requisitos para um EIN, também pode usar seu SSN para declarar os rendimentos de sua empresa com sua declaração de imposto pessoal por meio de um Anexo C (informe 1040).

EIN

O EIN é necessário para a maioria das empresas, incluindo todas as corporações (por exemplo, empresas S [S corps], empresas C [C corps]), sociedades e sociedades limitadas. Qualquer empresa que tenha funcionários, retenha impostos sobre a renda paga a não residentes nos EUA ou apresente determinadas declarações de imposto, como impostos sobre emprego ou impostos sobre consumo, álcool, tabaco e armas de fogo, precisa ter um EIN. O EIN é necessário para abrir uma conta bancária de pessoa jurídica, solicitar empréstimos ou estabelecer crédito em nome de uma pessoa jurídica.

ITIN

Cidadãos ou residentes de fora dos EUA que não estão qualificados para um SSN, mas são obrigados a declarar impostos nos EUA, precisam ter ITIN. Se você não for residente dos EUA e receber rendimentos nos EUA, mas não se qualificar para um SSN, use um ITIN nas declarações fiscais. Por exemplo, um investidor estrangeiro em imóveis nos EUA precisaria de um ITIN para declarar a renda do aluguel. Os ITINs também são usados por cônjuges ou dependentes de cidadãos dos EUA ou não residentes nos EUA que não estão qualificados para SSNs, mas podem ser incluídos como dependentes em declarações de impostos.

PTIN

Os preparadores de impostos pagos (ou seja, qualquer pessoa que prepare declarações de impostos federais mediante compensação) precisam ter um PTIN. Isso inclui CPAs, consultores fiscais e outros profissionais que declaram impostos em nome dos clientes. Esse número precisa ser renovado anualmente.

Se não tiver certeza sobre qual TIN se aplica a você, considere a estrutura e as obrigações da sua empresa, seu status de residência e se você tem funcionários. Consulte um especialista fiscal para confirmar se você está usando o TIN correto para sua situação específica, a fim de evitar problemas de conformidade e possíveis penalidades no futuro.