Eine Steueridentifikationsnummer (TIN) ist eine eindeutige Nummer, die von der Steuerbehörde (Internal Revenue Service, IRS) der USA verwendet wird, um Einzelpersonen, Unternehmen und andere Entitäten für Steuerzwecke zu verfolgen. Unabhängig davon, ob Sie Ihre persönliche Steuererklärung einreichen, ein Unternehmen führen oder andere finanzielle Verpflichtungen erfüllen, benötigen Sie eine TIN, um die Anforderungen des IRS zu erfüllen. Im Folgenden erläutern wir, welche verschiedenen Arten von TINs es gibt und warum eine TIN für Privatpersonen und Unternehmen wichtig ist.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Welche verschiedenen Typen von TINs gibt es?
  
• Warum ist eine TIN wichtig?
  
• Wie TINs von der IRS und anderen Behörden verwendet werden
  
• Wie Sie bestimmen, welche Art von TIN Sie benötigen
  

Welche verschiedenen Typen von TINs gibt es?

Es gibt vier Haupttypen von TINs, die in den USA verwendet werden. Jeder dient einem bestimmten Zweck und gilt für eine bestimmte Gruppe von Steuerzahlerinnen und Steuerzahlern oder Unternehmen. Hier ist ein genauerer Blick auf jeden Typ.

Sozialversicherungsnummer (SSN)

Einzelpersonen verwenden ihre Sozialversicherungsnummern, um Steuererklärungen einzureichen und sich gegenüber verschiedenen Regierungsbehörden zu identifizieren. Einzelunternehmer/innen und Limited Liability Companies (LLCs, Gesellschaften mit beschränkter Haftung) mit einem Mitglied können sich auch dafür entscheiden, ihre Sozialversicherungsnummern anstelle einer Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN) für die Einreichung von Unternehmenssteuern zu verwenden. Wenn Ihr Unternehmen Mitarbeiter/innen hat oder mit unabhängigen Auftragnehmerinnen und Auftragnehmern zusammenarbeitet, müssen Sie deren Sozialversicherungsnummern wahrscheinlich zu Berichtszwecken erfassen, z. B. wenn Sie ein 1099-NEC-Formular für Vergütungen für Nicht-Mitarbeiter/innen ausstellen.

Die Social Security Administration (SSA) vergibt diese Identifikationsnummern in der Regel entweder bei der Geburt (für US-Bürger/innen) oder wenn Sie eine Arbeitserlaubnis erhalten. Einige Personen, die darauf Anspruch haben, müssen aber möglicherweise eine beantragen.

EIN

Eine EIN funktioniert wie eine SSN für Unternehmen. Unternehmen einschließlich Kapitalgesellschaften, LLCs, Personengesellschaften und gemeinnützige Organisationen verwenden ihre EINs, um Steuererklärungen einzureichen, Geschäftsbankkonten zu eröffnen, Lizenzen zu beantragen und die Gehaltsabrechnung abzuwickeln.

Sie können eine EIN online über die IRS-Website, per Fax, per Post oder telefonisch beantragen. Der Erhalt ist kostenlos und der Prozess ist in der Regel schnell, insbesondere wenn Sie sie online beantragen.

Persönliche Steueridentifikationsnummer (ITIN)

Eine ITIN wird für Einzelpersonen verwendet, die keinen Anspruch auf eine Sozialversicherungsnummer haben, aber zur Steuererklärung in den USA verpflichtet sind. Dies gilt für Nicht-US-Bürger/innen und Nichtansässige, die US-Steuererklärungen einreichen, sowie für Angehörige oder Ehepartner/innen von US-Bürgerinnen oder -Bürgern oder Ansässigen, die als unterhaltsberechtigt geltend gemacht werden können. Unternehmen können auf ITINs stoßen, wenn sie mit ausländischen Staatsangehörigen zusammenarbeiten, die US-Steuern zahlen, wie z. B. nicht ansässige unabhängige Auftragnehmer/innen und ausländische Investorinnen/Investoren.

Um eine ITIN zu erhalten, müssen Sie das Formular W-7 bei der IRS einreichen. Es kann bis zu sieben Wochen dauern, bis Sie Ihre ITIN nach Antragstellung erhalten.

Steueridentifikationsnummer für Steuerberater/innen (PTIN)

Die IRS stellt PTINs an Steuerhilfskräfte wie zertifizierte Wirtschaftsprüfer/innen (CPAs), Steuerberater/innen und andere Fachleute aus, die Steuererklärungen im Namen von Kunden einreichen. Im Gegensatz zu anderen TINs müssen PTINs jedes Jahr erneuert werden. Sie helfen der IRS, den Überblick darüber zu behalten, wer tatsächlich eine bestimmte Bundessteuererklärung oder einen Rückerstattungsantrag erstellt hat.

Bei Bedarf können Sie eine PTIN entweder online über die IRS-Website oder per Post beantragen.

Warum ist eine TIN wichtig?

Unternehmen verwenden TINs für eine Vielzahl von Zwecken. Hier sind die Gründe, warum es für Unternehmen wichtig ist, eine TIN zu haben:

• Steuerkonformität: Die IRS verwendet Ihre TIN, um Ihre Steuerzahlungen und -verpflichtungen zu verfolgen. Die Einreichung ohne die richtige TIN oder mit einer falschen TIN kann zu Bußgeldern, Zurückbehaltungen von Zahlungen und einer langsameren Steuerverarbeitung führen.

• Rechtskonformität: Die IRS verlangt eine TIN für Aktivitäten von der Steuererklärung über die Mitarbeiterbezahlung bis hin zur Quellensteuer. Ohne die entsprechende TIN können Sie keine legalen Geschäfte tätigen, keine Mitarbeiter/innen einstellen und keine Steuern einbehalten.

• Bank- und Finanztransaktionen: Finanzinstitute verwenden Ihre TIN, um die Identität Ihres Unternehmens zu verifizieren, wenn Sie ein Bankkonto eröffnen, Kredite beantragen oder andere Finanzdienstleistungen in Anspruch nehmen. Eine gültige TIN ist erforderlich, um auf Finanztools zuzugreifen, von Kreditrahmen bis hin zu Gehaltsabrechnungskonten.

• Zahlungen an Mitarbeiter/innen und Auftragnehmer/innen: Wenn Sie die Gehaltsabrechnung durchführen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie korrekte TINs für alle Mitarbeiter/innen und unabhängigen Auftragnehmer/innen haben. Ohne die korrekten TINs können Sie keine W-2- oder 1099-Formulare ausstellen, was zu Problemen beim Steuereinbehalt und bei der Berichterstattung führen kann.

• Glaubwürdigkeit: Unabhängig davon, ob Sie Verträge mit Anbietern aushandeln oder mit Finanzinstituten zusammenarbeiten, zeigen Sie mit einer registrierten EIN oder TIN, dass Ihr Unternehmen etabliert ist und die Steuergesetze des Bundes einhält. Bestimmte Transaktionen können ebenfalls eine TIN erfordern, z. B. das Erstellen von Lieferantenkonten und das Beantragen einer gewerblichen Versicherung.

• Vorbereitung auf Audits: Um ein Audit durchzuführen, ist eine ordnungsgemäße TIN-Dokumentation erforderlich. TINs verknüpfen Ihr Einkommen, Ihre Zahlungen und Ihre Quellensteuern mit Ihrem Unternehmen.

Wie TINs von der IRS und anderen Behörden verwendet werden

TINs dienen als eindeutige Identifikatoren für Einzelpersonen und Unternehmen in einer Vielzahl von Kontexten. Im Folgenden finden Sie einige der Möglichkeiten, wie die IRS und andere Behörden TINs verwenden.

IRS

Steuererklärungen: Die IRS verwendet TINs, um alle steuerbezogenen Aktivitäten zu verfolgen und zu überprüfen, ob Einzelpersonen und Unternehmen ihr Einkommen korrekt melden. Die IRS verwendet diese Zahlen, um die gemeldeten Einnahmen mit den eingereichten Steuerformularen abzugleichen, um die Konsistenz bei allen Einreichungen zu gewährleisten. Zudem nutzt die IRS TINs auch, um Zahlungen und Rückerstattungen von Steuerzahlerinnen und Steuerzahlern ordnungsgemäß gutzuschreiben.

Einbehaltung und Zahlungen: Unternehmen verwenden Mitarbeiter-TINs (in der Regel Sozialversicherungsnummern), um Einkommensteuer ordnungsgemäß von der Gehaltsabrechnung einzubehalten. Ebenso ist für Zahlungen an unabhängige Auftragnehmer/innen eine SSN, eine EIN oder eine ITIN erforderlich. Diese werden verwendet, um eine ordnungsgemäße Steuereinbehaltung zu gewährleisten.

Steuergutschriften und -abzüge: Die IRS verwendet TINs, um die Berechtigung zu überprüfen, wenn Unternehmen oder Einzelpersonen Gutschriften oder Abzüge geltend machen. Beispielsweise müssen Unternehmen, die die Steuergutschrift für Arbeitsgelegenheiten in Anspruch nehmen, TINs für qualifizierte Mitarbeiter/innen bereitstellen.

SSA

Die SSA verwendet SSNs, um die Lohnberichterstattung für in den USA ansässige Mitarbeiter/innen zu verfolgen. Unternehmen reichen die Löhne und Leistungen ihrer Mitarbeiter/innen bei der SSA durch jährliche W-2-Einreichungen ein, die die Sozialversicherungsnummer der Mitarbeiter/innen enthalten. Die SSA verwendet diese Aufzeichnungen, um Sozialversicherungsleistungen zu berechnen, wenn Mitarbeiter/innen in den Ruhestand gehen oder Invalidenrente beantragen.

Bundesstaatliche Steuerbehörden

Die Steuerbehörden der Bundesstaaten verwenden TINs für die Erhebung und Durchsetzung der Einkommensteuer auf bundesstaatlicher Ebene. Sie verwenden TINs, um zu überprüfen, ob Steuerzahler/innen ihre Verpflichtungen gegenüber dem Bundesstaat korrekt melden und bezahlen.

Finanzinstitute

Banken, Investmentfirmen und Kreditgenossenschaften verwenden TINs, um Finanzinformationen an die IRS zu melden. Werden beispielsweise Zinsen oder Dividenden auf ein Konto ausgezahlt, muss das Finanzinstitut ein 1099-Steuerformular ausstellen, in dem die TIN der Empfänger/innen aufgeführt ist. Die IRS überprüft die Informationen, um sicherzustellen, dass Steuerzahler/innen Kapitalerträge in ihren Erklärungen korrekt angeben.

Finanzinstitute sind auch verpflichtet, TINs im Rahmen des Know-Your-Customer-Prozesses (KYC) zu erfassen, um die Kontoinhaberidentität zu überprüfen. Dies trägt dazu bei, das Risiko von Geldwäsche und Steuerhinterziehung zu verringern.

Arbeitsministerium

Das Arbeitsministerium verwendet TINs, um das Einkommen von Angestellten für die Arbeitslosenversicherung zu erfassen. Arbeitgeber müssen Löhne und Steuereinbehaltungen mithilfe von TINs melden, damit Arbeitnehmer/innen Anspruch auf Arbeitslosengeld haben, wenn sie ihren Arbeitsplatz verlieren.

Ministerium für Gesundheit und Soziale Dienste (HHS)

Das HHS verwendet TINs (in Form von SSNs), um die Berechtigung für Medicare, Medicaid und andere Bundesprogramme zu verfolgen, die Leistungen auf der Grundlage von Einkommen oder Beschäftigungsstatus bieten. Es nutzt TINs, um Einzelpersonen die Leistungen zu gewähren, auf die sie Anspruch haben, sowie um Betrug und falsche Zahlungen zu bekämpfen.

Ausländische Regierungen und internationale Steuerbehörden

In einigen Fällen werden TINs zu Zwecken von Steuerabkommen oder zur Einhaltung internationaler Steuervorschriften an ausländische Regierungen weitergegeben. Beispielsweise verlangt der Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) von ausländischen Finanzinstituten, TINs für US-Kontoinhaber/innen zu melden, um Steuerhinterziehung mit Offshore-Konten zu bekämpfen.

Audits und Durchsetzung

Audits, ob durch die IRS oder andere Aufsichtsbehörden, verlassen sich stark auf TINs, um Finanztransaktionen zu verfolgen, Steuererklärungen zu validieren und zu überprüfen, ob das Einkommen korrekt gemeldet wird. Mithilfe von TINs verfolgen Behörden Einnahmen und Zahlungen quellenübergreifend und prüfen sie auf Betrug oder Nichteinhaltung.

Wie Sie bestimmen, welche Art von TIN Sie benötigen

Die Wahl der richtigen TIN hängt von Ihren spezifischen Umständen ab. So ermitteln Sie, welche TIN Sie benötigen.

Sozialversicherungsnummer (SSN)

US-Bürger/innen, Personen mit Niederlassungserlaubnis und einige nicht ansässige Arbeitnehmer/innen benötigen eine Sozialversicherungsnummer. Wenn Sie US-Bürger/in sind oder eine Arbeitserlaubnis in den USA haben, können Sie mit Ihrer Sozialversicherungsnummer Einkommensteuererklärungen einreichen, Löhne beziehen und Sozialversicherungsleistungen in Anspruch nehmen. Wenn Sie Einzelunternehmer/in oder LLC mit einem Mitglied ohne Angestellte sind oder andere Anforderungen für eine EIN erfüllen, können Sie Ihre SSN auch verwenden, um Ihre Unternehmenseinkünfte zusammen mit Ihrer persönlichen Steuererklärung über ein Schedule C-Formular (1040) einzureichen.

EIN

Eine EIN ist für die meisten Unternehmen erforderlich, einschließlich aller Kapitalgesellschaften (z. B. S-Corporations, [C-Corporations]), Personengesellschaften und LLCs mit mehreren Mitgliedern. Jedes Unternehmen, das Mitarbeiter/innen beschäftigt, Steuern auf Einkommen einbehält, die an Nicht-US-Staatsangehörige gezahlt werden, oder bestimmte Steuererklärungen einreicht, wie z. B. Steuern auf Arbeit, Verbrauchsteuern oder Steuern auf Alkohol, Tabak und Schusswaffen, muss eine EIN besitzen. Eine EIN ist erforderlich, um ein Geschäftsbankkonto zu eröffnen, Kredite zu beantragen oder Kreditwürdigkeit unter einem Unternehmensnamen aufzubauen.

ITIN

Nicht-US-Bürger/innen oder Personen mit Wohnsitz in den USA, die keinen Anspruch auf eine Sozialversicherungsnummer haben, aber in den USA zur Steuererklärung verpflichtet sind, müssen über ITINs verfügen. Wenn Sie nicht in den USA ansässig sind und Einkünfte in den USA erzielen, aber keine Voraussetzungen für eine Sozialversicherungsnummer erfüllen, verwenden Sie eine ITIN bei Steuererklärungen. Zum Beispiel würden ausländische Anleger/innen in US-Immobilien eine ITIN benötigen, um Mieteinnahmen zu melden. ITINs werden auch von Ehepartnern oder Angehörigen von US-Bürgerinnen/-Bürgern oder nicht in den USA ansässigen Personen verwendet, die keinen Anspruch auf Sozialversicherungsnummern haben, aber in Steuererklärungen als unterhaltsberechtigt geltend gemacht werden können.

PTIN

Bezahlte Steuerberater/innen (d. h. alle Personen oder Organisationen, die Bundessteuererklärungen gegen Bezahlung erstellen) müssen über eine PTIN verfügen. Dazu gehören Wirtschaftsprüfer/innen, Steuerberater/innen und andere Fachkräfte, die im Namen ihrer Kundschaft Steuererklärungen einreichen. Diese Nummer muss jährlich erneuert werden.

Wenn Sie unsicher sind, welche TIN auf Sie zutrifft, sollten Sie die Struktur und die Pflichten Ihres Unternehmens, Ihren Aufenthaltsstatus und das Vorhandensein von Angestellten berücksichtigen. Holen Sie steuerlichen Rat von einer Fachkraft ein, um sicherzustellen, dass Sie die richtige TIN für Ihre spezifische Situation verwenden, und um Complianceprobleme und mögliche Strafen in Zukunft zu vermeiden.