Eine Steueridentifikationsnummer (TIN) ist eine eindeutige Nummer, die von der Steuerbehörde (Internal Revenue Service, IRS) der USA verwendet wird, um Einzelpersonen, Unternehmen und andere Entitäten für Steuerzwecke zu verfolgen.

Der IRS verwendet eine TIN zur Verarbeitung von Steuererklärungen, zum Abgleich des gemeldeten Einkommens, zur Ausstellung von Rückerstattungen, zur Durchsetzung von Einbehaltungsanforderungen und zur Überwachung der Einhaltung von Bundessteuergesetzen.

Im Folgenden erläutern wir die verschiedenen Arten der verfügbaren TINs – einschließlich Social Security Numbers (SSNs), Employer Identification Numbers (EINs), Individual Taxpayer Identification Numbers (ITINs) und Preparer Tax Identification Numbers (PTINs) – und warum diese für Einzelpersonen und Unternehmen wichtig sind.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was sind die verschiedenen Arten von TINs?
  
• Wie und wo Sie TINs beantragen können
  
• Warum ist eine TIN wichtig?
  
• Wie TINs vom IRS und anderen Behörden verwendet werden
  
• So ermitteln Sie, welche Art von TIN Sie benötigen
  
• TIN, EIN und SSN: Was ist der Unterschied?
  
• So kann Stripe Tax Sie unterstützen
  
• Häufig gestellte Fragen zu Taxpayer Identification Numbers
  

Welche verschiedenen Typen von TINs gibt es?

Der IRS erkennt mehrere Arten von TINs an. Jede TIN dient einem bestimmten steuerlichen Meldezweck. Im Folgenden behandeln wir jede Art von TIN und warum sie verwendet werden.

Sozialversicherungsnummer (SSN)

Die Social Security Administration (SSA) stellt US-Bürger/innen und berechtigten Einwohner/innen eine neunstellige Social Security Number aus. Einzelpersonen verwenden eine SSN, um Einkommenssteuern auf Bundesebene einzureichen und Löhne zu melden. Einzelunternehmen und LLCs mit nur einem Mitglied (Single-Member LLCs) können ebenfalls eine SSN verwenden, um Unternehmenssteuern einzureichen, obwohl Unternehmen die neunstelligen SSNs von Mitarbeiter/innen und unabhängigen Auftragnehmer/innen für die jährliche Berichterstattung (z. B. Formular 1099-NEC) erfassen müssen.

EIN

Der Internal Revenue Service (IRS) weist Unternehmen eine neunstellige Employer Identification Number (EIN) für Lohnsteuern, Unternehmensanmeldungen und die steuerliche Berichterstattung von Unternehmen zu. Kapitalgesellschaften, Personengesellschaften, Multimember-LLCs und gemeinnützige Organisationen verwenden eine EIN, um die Gehaltsabrechnung zu verwalten, Geschäftsbankkonten zu eröffnen und Geschäftslizenzen zu beantragen. Berechtigte juristische Personen können kostenlos online, per Fax, Post oder Telefon eine EIN beantragen.

Individuelle Steueridentifikationsnummer (ITIN)

Der IRS stellt eine Individual Taxpayer Identification Number (ITIN) für Ausländer, Nichtansässige und Angehörige aus, die zur Einreichung von US-Steuern verpflichtet sind, aber keinen Anspruch auf eine SSN haben. Diese neunstelligen Identifikatoren beginnen immer mit der Nummer „9“. Unternehmen stoßen häufig auf ITINs, wenn sie Steuerberichte für ausländische Investoren oder internationale unabhängige Auftragnehmer/innen verarbeiten. Antragsteller müssen das Formular W-7 beim IRS einreichen, und die Bearbeitung dauert in der Regel bis zu sieben Wochen.

Steueridentifikationsnummer für Steuerberater/innen (PTIN)

Der IRS stellt bezahlten Steuerberaterinnen und Steuerberatern, die im Namen von Kunden Bundessteuererklärungen vorbereiten und einreichen, eine Preparer Tax Identification Number (PTIN) aus. Zu den Steuerberaterinnen und Steuerberatern zählen Certified Public Accountants (CPAs), Enrolled Agents und Steuerberaterinnen und Steuerberater. Im Gegensatz zu anderen Steueridentifikatoren muss eine PTIN jährlich vor jeder Steuersaison erneuert werden, damit der IRS die Vorbereitung der Steuererklärung genau nachverfolgen kann. Fachleute können eine PTIN online oder per Post beantragen oder verlängern.

Adoption Taxpayer Identification Number (ATIN)

Der IRS stellt eine temporäre, neunstellige Adoption Taxpayer Identification Number (ATIN) für zukünftige Adoptiveltern aus, die sich im Prozess der rechtlichen Adoption eines Kindes befinden. Steuerzahler verwenden eine ATIN, um das Kind auf ihren Bundessteuererklärungen zu identifizieren, damit sie Abhängigkeitsausnahmen oder Kinderbetreuungsgutschriften beantragen können, während die inländische Adoption anhängig ist. Diese Nummern sind einzigartig, da sie automatisch nach zwei Jahren ablaufen, wobei die endgültige Adoption es den Eltern ermöglicht, eine dauerhafte SSN für das Kind zu sichern.

Wie und wo Sie TINs beantragen können

Der Antrags- und Verarbeitungsprozess variiert erheblich, abhängig von dem spezifischen Steueridentifikator, den Sie benötigen. Nachfolgend finden Sie eine kurze Übersicht darüber, wie und wo Sie jede Tax Identification Number beantragen können:

So beantragen Sie eine SSN

Um eine Social Security Number zu beantragen, müssen Sie das Formular SS-5 ausfüllen und dieses zusammen mit Originaldokumenten, die Ihre Identität, Ihr Alter und Ihre Staatsbürgerschaft oder Ihren rechtmäßigen Einwanderungsstatus belegen, bei einer örtlichen Dienststelle der Social Security Administration (SSA) einreichen. Anträge werden in der Regel bei der Geburt über das Krankenhaus oder persönlich in einer SSA-Filiale eingereicht, wenn ein/e Erwachsene/r den Antrag stellt.

So beantragen Sie eine EIN

Der schnellste Weg, eine Employer Identification Number zu erhalten, ist die Online-Beantragung über die offizielle IRS-Website, wo die Nummer sofort nach dem Ausfüllen des digitalen Formulars generiert wird. Alternativ können Unternehmen einen Antrag stellen, indem sie das Formular SS-4 herunterladen und per Fax oder Post an das zuständige IRS-Verarbeitungszentrum senden.

So beantragen Sie eine ITIN

Um eine Individual Taxpayer Identification Number zu sichern, müssen Sie das Formular W-7 ausfüllen und es zusammen mit Ihrer ausgefüllten Bundessteuererklärung und dem Originalnachweis Ihrer Identität oder Ihres ausländischen Status an den IRS senden. Sie können sich auch persönlich bewerben, indem Sie einen Termin in einem IRS Taxpayer Assistance Center vereinbaren oder einen vom IRS autorisierten Certifying Acceptance Agent (CAA) besuchen.

So beantragen Sie eine PTIN

Steuerberaterinnen und Steuerberater können eine Preparer Tax Identification Number online beantragen oder verlängern, indem sie ein Konto im Tax Professional PTIN System des IRS erstellen. Dies dauert etwa 15 Minuten. Wenn Sie die Beantragung in Papierform bevorzugen, können Sie das Formular W-12 an den IRS senden, wobei die Bearbeitung jedoch vier bis sechs Wochen dauert.

So beantragen Sie eine ATIN

Um eine Adoption Taxpayer Identification Number zu beantragen, müssen zukünftige Eltern das Formular W-7A ausfüllen und es an den IRS senden. Dem Antrag müssen rechtliche Dokumente einer autorisierten Vermittlungsstelle oder eines Gerichts beigefügt werden, die belegen, dass eine inländische Adoption aktiv im Gange ist.

Warum ist eine TIN wichtig?

Unternehmen sind auf Steueridentifikationsnummern angewiesen, um die bundesstaatlichen Steuergesetze einzuhalten und Finanztransaktionen abzuwickeln. Hier sind die Gründe, warum es für Unternehmen wichtig ist, eine Steueridentifikationsnummer (TIN) zu haben:

• Steuerkonformität: Der IRS verwendet Ihre TIN, um Ihre Steuerzahlungen und -pflichten zu verfolgen. Eine Einreichung ohne die richtige TIN oder mit einer falschen TIN kann zu Geldstrafen, Sicherungseinbehalt auf Zahlungen und einer langsameren Steuerabwicklung führen.

• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Der IRS verlangt eine TIN für Aktivitäten, die von der Einreichung von Steuern und der Bezahlung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bis hin zur Einbehaltung von Steuern reichen. Ohne die entsprechende TIN können Sie nicht legal Geschäfte tätigen, Mitarbeiter/innen einstellen oder Steuern einbehalten.

• Bankwesen und Finanztransaktionen: Finanzinstitute verwenden Ihre TIN, um die Identität Ihres Unternehmens zu überprüfen, wenn Sie ein Bankkonto eröffnen, Kredite beantragen oder andere Finanzdienstleistungen in Anspruch nehmen. Eine gültige TIN ist erforderlich, um auf Finanzinstrumente zugreifen zu können, die von Kreditlinien bis hin zu Gehaltskonten reichen.

• Zahlungen an Mitarbeiter/innen und Auftragnehmer/innen: Wenn Sie die Gehaltsabrechnung durchführen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie für alle Angestellten sowie unabhängige Auftragnehmerinnen und Auftragnehmer genaue TINs haben. Ohne die korrekten TINs können Sie keine W-2- oder 1099-Formulare ausstellen, was zu Problemen beim Steuereinbehalt und bei der Meldung führen kann.

• Glaubwürdigkeit: Eine registrierte EIN oder TIN signalisiert Banken, dass Ihr Unternehmen etabliert ist und die Bundessteuergesetze befolgt. Auch für bestimmte Transaktionen kann eine erforderlich sein, beispielsweise beim Erstellen von Anbieterkonten und beim Beantragen von gewerblichen Versicherungen.

• Vorbereitung auf Audits: Eine ordnungsgemäße TIN-Dokumentation ist erforderlich, um ein Audit abzuschließen. TINs verknüpfen Ihre Einnahmen, Zahlungen und Einbehalte mit Ihrem Unternehmen.

Wie TINs von der IRS und anderen Behörden verwendet werden

TINs dienen als eindeutige Identifikatoren für Einzelpersonen und Unternehmen in einer Vielzahl von Kontexten. Im Folgenden finden Sie einige der Möglichkeiten, wie die IRS und andere Behörden TINs verwenden.

IRS

• Steuererklärungen: Der IRS verwendet TINs, um alle steuerbezogenen Aktivitäten zu verfolgen und zu überprüfen, ob Einzelpersonen und Unternehmen ihre Einnahmen korrekt melden. Der IRS verwendet diese Nummern, um gemeldete Einnahmen mit eingereichten Steuerformularen abzugleichen und so die Konsistenz der Einreichungen zu gewährleisten. Der IRS verwendet TINs auch, um Zahlungen und Rückerstattungen von Steuerzahlerinnen und Steuerzahlern ordnungsgemäß gutzuschreiben.

• Einbehaltungen und Zahlungen: Unternehmen verwenden TINs von Angestellten (in der Regel SSNs), um die Einkommensteuer ordnungsgemäß von der Gehaltsabrechnung einzubehalten. Ebenso erfordern Zahlungen an unabhängige Auftragnehmer/innen entweder eine SSN, eine EIN oder eine ITIN. Diese werden verwendet, um einen ordnungsgemäßen Steuereinbehalt zu gewährleisten.

• Steuergutschriften und -abzüge: Der IRS verwendet TINs, um die Berechtigung zu überprüfen, wenn Unternehmen oder Einzelpersonen Gutschriften oder Abzüge geltend machen. Beispielsweise müssen Unternehmen, die die Work Opportunity Tax Credit beanspruchen, TINs für qualifizierte Mitarbeiter/innen angeben.

SSA

Die SSA verwendet SSNs, um die Löhne und Gehälter von Angestellten zu erfassen und staatliche Renten- und Berufsunfähigkeitsleistungen zu berechnen. Unternehmen melden die Löhne und Leistungen von Angestellten bei der SSA über jährliche W-2-Einreichungen, die die SSN der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters enthalten. Die SSA nutzt diese Aufzeichnungen zur Berechnung der Sozialversicherungsleistungen, wenn Mitarbeiter/innen in den Ruhestand gehen oder Berufsunfähigkeit beantragen.

Bundesstaatliche Steuerbehörden

Staatliche Finanzbehörden nutzen TINs für die Einkommensteuererhebung und -vollstreckung auf staatlicher Ebene. Sie verwenden TINs, um sicherzustellen, dass Steuerzahler/innen ihre Verpflichtungen gegenüber dem Staat korrekt melden und bezahlen.

Finanzinstitute

Banken, Investmentfirmen und Kreditgenossenschaften verwenden TINs, um Finanzinformationen an die IRS zu melden. Werden beispielsweise Zinsen oder Dividenden auf ein Konto ausgezahlt, muss das Finanzinstitut ein 1099-Steuerformular ausstellen, in dem die TIN der Empfänger/innen aufgeführt ist. Die IRS überprüft die Informationen, um sicherzustellen, dass Steuerzahler/innen Kapitalerträge in ihren Erklärungen korrekt angeben.

Finanzinstitute sind auch verpflichtet, TINs im Rahmen des Know-Your-Customer-Prozesses (KYC) zu erfassen, um die Kontoinhaberidentität zu überprüfen. Dies trägt dazu bei, das Risiko von Geldwäsche und Steuerhinterziehung zu verringern.

Arbeitsministerium

Das Arbeitsministerium verwendet TINs, um das Einkommen von Angestellten für die Arbeitslosenversicherung zu erfassen. Arbeitgeber müssen Löhne und Steuereinbehaltungen mithilfe von TINs melden, damit Arbeitnehmer/innen Anspruch auf Arbeitslosengeld haben, wenn sie ihren Arbeitsplatz verlieren.

Ministerium für Gesundheit und Soziale Dienste (HHS)

Das HHS verwendet TINs (in Form von SSNs), um die Berechtigung für Medicare, Medicaid und andere Bundesprogramme zu verfolgen, die Leistungen auf der Grundlage von Einkommen oder Beschäftigungsstatus bieten. Es nutzt TINs, um Einzelpersonen die Leistungen zu gewähren, auf die sie Anspruch haben, sowie um Betrug und falsche Zahlungen zu bekämpfen.

Ausländische Regierungen und internationale Steuerbehörden

In einigen Fällen gibt der IRS TINs für Zwecke von Doppelbesteuerungsabkommen oder zur Einhaltung internationaler Steuervorschriften an ausländische Regierungen weiter. Beispielsweise verlangt der Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) von ausländischen Finanzinstituten, dass sie TINs für US-Kontoinhaber/innen melden, um bei der Bekämpfung von Steuerhinterziehung im Zusammenhang mit Offshore-Konten zu helfen.

Audits und Durchsetzung

Der IRS und andere Aufsichtsbehörden nutzen TINs für Prüfzwecke und zur Nachverfolgung von Finanztransaktionen, zur Validierung von Steuererklärungen und zur Bestätigung, dass Einnahmen korrekt gemeldet werden. Die Behörden verwenden TINs, um Einnahmen und Zahlungen über verschiedene Quellen hinweg zu verfolgen und auf Betrug oder mangelnde Steuerkonformität zu überprüfen.

Finanz- und Bundeszahlungen

Wenn Sie Geschäfte mit der US-Regierung machen, können Behörden zur Zahlungsabwicklung und zur Einhaltung von Vorschriften eine TIN anfordern.

Wie Sie bestimmen, welche Art von TIN Sie benötigen

Die Wahl der richtigen TIN hängt von Ihren spezifischen Umständen ab. So ermitteln Sie, welche TIN Sie benötigen.

Sozialversicherungsnummer (SSN)

US-Bürgerinnen und US-Bürger, ständige Einwohnerinnen und Einwohner sowie autorisierte Zeitarbeitskräfte nutzen eine Sozialversicherungsnummer (Social Security Number, SSN), um Einkommensteuererklärungen einzureichen, Löhne und Gehälter zu melden und staatliche Leistungen in Anspruch zu nehmen. Einzelunternehmerinnen und Einzelunternehmer sowie Single-Member LLCs ohne Angestellte können ihre SSN ebenfalls verwenden, um Unternehmenseinnahmen in Anlage C (Formular 1040) zusammen mit ihrer persönlichen Steuererklärung anzugeben.

• Wenn Sie als Einzelperson eine persönliche Steuererklärung einreichen oder ein Unternehmen mit nur einer Inhaberin oder einem Inhaber ohne Angestellte führen, verwenden Sie eine SSN.
  

EIN

Der IRS schreibt eine EIN für alle Kapitalgesellschaften, Personengesellschaften und Multimember LLCs vor. Jedes Unternehmen muss eine EIN haben, wenn es Mitarbeiter/innen einstellt, Verbrauch- oder Lohnsteuererklärungen einreicht, ein Geschäftskonto führt oder gewerbliche Finanzierungen beantragt.

• Wenn Sie ein Unternehmen mit mehreren Inhaberinnen oder Inhabern betreiben, Angestellte haben oder ein Geschäftskonto benötigen, verwenden Sie eine EIN.
  

ITIN

Die ITIN richtet sich an Nicht-US-Bürgerinnen und Nicht-US-Bürger, nicht ansässige Personen und ausländische Investorinnen und Investoren, die zwar in den USA steuerpflichtig sind, aber keinen rechtlichen Anspruch auf eine SSN haben. Sie wird häufig verwendet, um inländische Mieteinnahmen, Anlageerträge oder Einkünfte unabhängiger Auftragnehmer/innen zu melden sowie um ausländische Angehörige geltend zu machen.

• Wenn Sie in den USA Steuern einreichen müssen, aber keinen Anspruch auf eine SSN haben, verwenden Sie eine ITIN.
  

PTIN

Der IRS schreibt eine PTIN für alle Steuerberaterinnen und Steuerberater vor, die gegen Entgelt Bundessteuererklärungen erstellen oder dabei helfen. Dies gilt auch für Wirtschaftsprüferinnen und Wirtschaftsprüfer (Certified Public Accountants, CPAs), zugelassene Bevollmächtigte (Enrolled Agents) und gewerbliche Steuerberaterinnen und Steuerberater. Diese Berechtigung ersetzt keine persönlichen Steueridentifikationsnummern und muss vor jeder Steuersaison manuell verlängert werden.

• Wenn Sie gegen Entgelt Bundessteuererklärungen erstellen oder unterzeichnen, verwenden Sie eine PTIN.
  

Adoption Taxpayer Identification Number (ATIN)

Der IRS gewährt eine vorübergehende ATIN für angehende Eltern, die dabei sind, ein Kind, das US-Bürger/in oder Ansässige/r ist, rechtmäßig zu adoptieren. Damit können Steuerzahler/innen das Kind als abhängig in ihrer Bundessteuererklärung angeben, während die endgültige inländische Adoption und die dauerhafte SSN noch ausstehen.

• Wenn Sie ein Kind in Ihrer Steuererklärung angeben, bevor dessen endgültige Adoption abgeschlossen ist, verwenden Sie eine ATIN.
  

Wenn Sie unsicher sind, welche TIN auf Sie zutrifft, sollten Sie die Struktur und die Pflichten Ihres Unternehmens, Ihren Aufenthaltsstatus und das Vorhandensein von Angestellten berücksichtigen. Holen Sie steuerlichen Rat von einer Fachkraft ein, um sicherzustellen, dass Sie die richtige TIN für Ihre spezifische Situation verwenden, und um Complianceprobleme und mögliche Strafen in Zukunft zu vermeiden.

TIN vs. EIN vs. SSN: Was ist der Unterschied?

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Häufig gestellte Fragen zu Taxpayer ID Numbers