หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี (TIN) คือหมายเลขเฉพาะที่ใช้โดยกรมสรรพากรของสหรัฐอเมริกา (IRS) เพื่อติดตามบุคคล ธุรกิจ และหน่วยงานอื่นเพื่อวัตถุประสงค์ทางภาษี ไม่ว่าคุณจะยื่นภาษีส่วนบุคคล ดําเนินธุรกิจ หรือต้องปฏิบัติตามภาระหน้าที่ทางการเงินอื่นๆ คุณต้องมีหมายเลข TIN เพื่อปฏิบัติตามข้อกําหนดของ IRS ด้านล่างนี้เราจะอธิบายประเภทต่างๆ ของหมายเลข TIN ที่มีอยู่ และเหตุใด TIN จึงมีความสำคัญสำหรับบุคคลและธุรกิจ

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• TIN ประเภทต่างๆ มีอะไรบ้าง
  
• เหตุใด TIN จึงสําคัญ
  
• IRS และหน่วยงานอื่นๆ ใช้ TIN อย่างไร
  
• วิธีพิจารณาว่า TIN ประเภทใดที่คุณต้องใช้
  

TIN ประเภทต่างๆ มีอะไรบ้าง

มี TIN ประเภทหลัก 4 ประเภทที่ใช้ในสหรัฐอเมริกา โดยแต่ละประเภทมีวัตถุประสงค์เฉพาะและใช้กับผู้เสียภาษีหรือธุรกิจกลุ่มเฉพาะ ดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับแต่ละประเภท ดังนี้

หมายเลขประกันสังคม (SSN)

บุคคลทั่วไปใช้หมายเลข SSN ในการยื่นภาษีและระบุตัวตนต่อหน่วยงานรัฐต่างๆ กิจการที่มีเจ้าของคนเดียวและบริษัทจํากัดที่มีสมาชิกคนเดียว (LLC) สามารถเลือกใช้ SSN เพื่อยื่นภาษีของธุรกิจแทนหมายเลขประจําตัวนายจ้าง (EIN) ได้ หากธุรกิจของคุณมีพนักงานหรือทํางานร่วมกับผู้รับจ้างอิสระ คุณอาจต้องขอหมายเลข SSN เพื่อใช้ในการรายงาน เช่น เมื่อคุณออกแบบฟอร์ม 1099-NEC สำหรับการจ่ายเงินตอบแทนที่ไม่ใช่แก่พนักงาน

โดยปกติแล้ว องค์การประกันสังคม (SSA) จะออกหมายเลขระบุตัวตนเหล่านี้ (สําหรับพลเมืองสหรัฐฯ) หรือเมื่อคุณได้รับการอนุมัติการทํางาน แต่บางคนที่มีสิทธิ์อาจต้องขอหมายเลขดังกล่าว

EIN

ฟังก์ชัน EIN เช่น SSN สําหรับธุรกิจ บริษัทต่างๆ ซึ่งรวมถึงบริษัท บริษัทจํากัด ห้างหุ้นส่วน และองค์กรไม่แสวงผลกําไรใช้ EIN ของตนเพื่อยื่นภาษี เปิดบัญชีธนาคารสําหรับธุรกิจ สมัครขอใบอนุญาต และจัดการเงินเดือน

หากต้องการรับหมายเลข EIN คุณสามารถสมัครทางออนไลน์ได้ทางเว็บไซต์ของ IRS ทางแฟกซ์ ทางไปรษณีย์ หรือทางโทรศัพท์ ขอได้ฟรีและกระบวนการมักจะเร็ว โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณสมัครออนไลน์

หมายเลขประจําตัวผู้เสียภาษี (ITIN)

ITIN ใช้สําหรับบุคคลทั่วไปที่ไม่มีสิทธิ์รับหมายเลข SSN แต่ต้องยื่นภาษีในสหรัฐอเมริกา ข้อกำหนดนี้ใช้กับผู้ที่ไม่ได้พำนักอยู่ในสหรัฐอเมริกาและผู้ที่ไม่ได้พำนักอยู่ในสหรัฐอเมริกาที่ยื่นแบบภาษีสหรัฐฯ รวมถึงผู้ติดตามหรือคู่สมรสของพลเมืองหรือผู้อยู่อาศัยสหรัฐฯ ที่สามารถอ้างสิทธิเป็นผู้ติดตามได้ ธุรกิจอาจพบ ITIN เมื่อทํางานกับบุคคลต่างชาติที่จ่ายภาษีสหรัฐฯ เช่น ผู้รับเหมาอิสระซึ่งไม่ได้อาศัยอยู่ในประเทศและนักลงทุนต่างชาติ

คุณต้องยื่นแบบฟอร์ม W-7 ต่อ IRS เพื่อขอรับ ITIN หลังจากสมัครแล้ว อาจใช้เวลาสูงสุด 7 สัปดาห์จึงจะได้รับ ITIN

หมายเลขประจําตัวผู้เสียภาษีของผู้เตรียมการ (PTIN)

IRS ออก PTIN ให้แก่ผู้เตรียมการด้านภาษี เช่น ผู้ตรวจสอบบัญชีสาธารณะรับอนุญาต (CPA) ที่ปรึกษาด้านภาษี และผู้เชี่ยวชาญอื่นๆ ที่ยื่นภาษีแทนลูกค้า PTIN จะต้องต่ออายุในแต่ละปี ซึ่งต่างจาก TIN อื่นๆ และช่วยให้ IRS ติดตามได้ว่าใครเป็นผู้เตรียมการคืนภาษีของรัฐบาลกลางหรือการขอคืนเงินภาษีบางส่วน

หากจําเป็น คุณสามารถสมัครขอ PTIN ทางออนไลน์ได้โดยใช้เว็บไซต์ของ IRS หรือทางไปรษณีย์

เหตุใด TIN จึงสําคัญ

ธุรกิจต่างๆ ใช้ TIN เพื่อวัตถุประสงค์ที่หลากหลาย ต่อไปนี้คือเหตุผลที่ธุรกิจต้องมี TIN

• การปฏิบัติตามข้อกําหนดด้านภาษี: IRS ใช้ TIN เพื่อติดตามการชําระเงินและภาระหน้าที่ด้านภาษีของคุณ การยื่นภาษีโดยไม่มี TIN ที่ถูกต้องหรือมี TIN ที่ไม่ถูกต้องอาจทําให้ต้องเสียค่าปรับ การหักภาษี ณ ที่จ่ายสํารองในการชําระเงิน และทําให้การประมวลผลภาษีช้าลง

• การปฏิบัติตามกฎหมาย: IRS กําหนดให้ต้องระบุ TIN สําหรับกิจกรรมต่างๆ ตั้งแต่การยื่นภาษี การจ่ายเงินเดือนพนักงาน ไปจนถึงการหักภาษี ณ ที่จ่าย คุณไม่สามารถดําเนินธุรกิจ ว่าจ้างพนักงานหรือหักภาษี ณ ที่จ่ายตามกฎหมายได้หากไม่มี TIN ที่ถูกต้อง

• ธุรกรรมธนาคารและการเงิน สถาบันการเงินใช้ TIN เพื่อยืนยันตัวตนของธุรกิจเมื่อคุณเปิดบัญชีธนาคาร สมัครขอสินเชื่อ หรือใช้บริการทางการเงินอื่นๆ ต้องระบุ TIN ที่ถูกต้องเพื่อเข้าถึงเครื่องมือทางการเงินตั้งแต่วงเงินสินเชื่อไปจนถึงบัญชีเงินเดือน

• การชําระเงินให้กับพนักงานและผู้รับจ้าง: เมื่อคุณทําบัญชีเงินเดือน คุณต้องมั่นใจว่าคุณมี TIN ที่ถูกต้องสําหรับพนักงานแต่ละรายและผู้รับจ้างอิสระ หากไม่มี TIN ที่ถูกต้อง คุณจะไม่สามารถออกแบบฟอร์ม W-2 หรือ 1099 ได้ ซึ่งอาจทําให้เกิดปัญหาในการหักภาษี ณ ที่จ่ายและการรายงานได้

• ความน่าเชื่อถือ: ไม่ว่าคุณจะเจรจาสัญญากับผู้ให้บริการหรือทํางานร่วมกับสถาบันการเงิน การจดทะเบียน EIN หรือ TIN แสดงให้เห็นว่าธุรกิจของคุณจัดตั้งขึ้นและเป็นไปตามกฎหมายภาษีของรัฐบาลกลาง นอกจากนี้ ธุรกรรมบางรายการอาจต้องมีการสร้างบัญชีผู้จัดจําหน่ายหรือการสมัครสําหรับการประกันภัยทางการค้า อย่างใดอย่างหนึ่งด้วย

• ความพร้อมสำหรับการตรวจสอบบัญชี จําเป็นต้องใช้เอกสาร TIN ที่ถูกต้องเพื่อดําเนินการตรวจสอบให้เสร็จสมบูรณ์ TIN จะเชื่อมโยงกับรายรับ การชําระเงิน และการหัก ณ ที่จ่ายกับธุรกิจของคุณ

IRS และหน่วยงานอื่นๆ ใช้ TIN อย่างไร

TIN ทําหน้าที่เป็นรหัสระบุเฉพาะสําหรับบุคคลทั่วไปและธุรกิจในบริบทที่หลากหลาย ต่อไปนี้คือตัวอย่างวิธีการบางส่วนที่ IRS และหน่วยงานอื่นๆ ใช้ TIN

IRS

การยื่นภาษี: IRS ใช้ TIN เพื่อติดตามกิจกรรมเกี่ยวกับภาษีทั้งหมดและยืนยันว่าบุคคลทั่วไปและธุรกิจต่างๆ รายงานรายได้ของตนอย่างถูกต้อง IRS ใช้ตัวเลขเหล่านี้เพื่อจับคู่รายได้ที่รายงานกับแบบฟอร์มภาษีที่ส่งมาเพื่อให้สอดคล้องกันในการยื่นภาษี นอกจากนี้ IRS ยังใช้ TIN ในการเครดิตเงินที่ชําระและการคืนเงินของผู้เสียภาษีอย่างถูกต้องด้วย

การหัก ณ ที่จ่ายและการชําระเงิน: ธุรกิจต่างๆ ใช้ TIN ของพนักงาน (โดยปกติแล้วเป็น SSN) เพื่อหักภาษีเงินได้อย่างถูกต้องจากเงินเดือน ในทํานองเดียวกัน การชําระเงินให้กับผู้รับจ้างอิสระอาจกําหนดให้ต้องระบุ SSN, EIN หรือ ITIN อย่างใดอย่างหนึ่ง มีการใช้ข้อมูลเหล่านี้เพื่อให้มั่นใจว่าการหักภาษี ณ ที่จ่ายนั้นถูกต้อง

เครดิตภาษีและการหักลดหย่อน: IRS ใช้หมายเลข TIN เพื่อยืนยันสิทธิ์เมื่อธุรกิจหรือบุคคลเคลมเครดิตหรือการหักลดหย่อน ตัวอย่างเช่น ธุรกิจที่เคลมเครดิตภาษีโอกาสการทํางานจะต้องระบุ TIN สําหรับพนักงานที่มีสิทธิ์

SSA

SSA ใช้ SSN ในการติดตามการรายงานค่าแรงสําหรับพนักงานในสหรัฐอเมริกา ธุรกิจต่างๆ ยื่นชําระค่าแรงและสิทธิประโยชน์ของพนักงานผ่านการยื่นแบบฟอร์ม W-2 ประจําปี ซึ่งรวมถึง SSN ของพนักงาน SSA ใช้บันทึกเหล่านี้เพื่อคํานวณสิทธิประโยชน์ทางสังคมเมื่อพนักงานเกษียณหรือยื่นเรื่องความทุพพลภาพ

หน่วยงานภาษีของรัฐ

หน่วยงานรายได้ของรัฐใช้ TIN สำหรับการจัดเก็บภาษีเงินได้และการบังคับใช้กฎหมายในระดับรัฐ โดยใช้ TIN เพื่อตรวจสอบว่าผู้เสียภาษีรายงานและชำระหนี้ต่อรัฐอย่างถูกต้อง

สถาบันการเงิน

ธนาคาร บริษัทด้านการลงทุน และสหภาพเครดิตใช้ TIN เพื่อรายงานข้อมูลทางการเงินแก่ IRS ตัวอย่างเช่น เมื่อจ่ายดอกเบี้ยหรือเงินปันผลในบัญชี สถาบันการเงินจะต้องออกแบบฟอร์ม 1099 ที่แสดง TIN ของผู้รับ IRS ตรวจสอบข้อมูลอีกครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าผู้เสียภาษีรายงานรายได้จากการลงทุนในแบบแสดงรายการของตนอย่างถูกต้อง

นอกจากนี้ สถาบันการเงินยังต้องรวบรวม TIN เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการรู้จักลูกค้าของคุณ (KYC) เพื่อยืนยันตัวตนของเจ้าของบัญชี ซึ่งช่วยลดความเสี่ยงในการฟอกเงินและการหนีภาษี

กรมแรงงาน

กรมแรงงานใช้หมายเลข TIN เพื่อติดตามรายได้ของพนักงานสำหรับการประกันการว่างงาน นายจ้างต้องรายงานค่าแรงและการหักภาษี ณ ที่จ่ายโดยใช้ TIN เพื่อให้คนงานมีสิทธิ์ได้รับสวัสดิการการว่างงานหากต้องออกจากงาน

กระทรวงสาธารณสุขและบริการมนุษย์ (HHS)

HHS ใช้ TIN (ในรูปแบบ SSN) เพื่อติดตามสิทธิ์ในการรับ Medicare, Medicaid และโครงการของรัฐบาลกลางอื่นๆ ที่ให้สิทธิประโยชน์ตามรายได้หรือสถานะการจ้างงาน โดยจะใช้หมายเลข TIN ในการมอบสิทธิประโยชน์ที่บุคคลนั้นๆ มีสิทธิได้รับ และเพื่อต่อสู้กับการฉ้อโกงและการจ่ายเงินที่ไม่เหมาะสม

รัฐบาลต่างประเทศและหน่วยงานภาษีระหว่างประเทศ

ในบางกรณี เราจะเปิดเผย TIN กับรัฐบาลต่างประเทศเพื่อวัตถุประสงค์ในสนธิสัญญาภาษี หรือเพื่อปฏิบัติตามข้อบังคับด้านภาษีระหว่างประเทศ ตัวอย่างเช่น Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) กําหนดให้สถาบันการเงินต่างชาติต้องรายงาน TIN สําหรับเจ้าของบัญชีในสหรัฐอเมริกาเพื่อช่วยต่อสู้กับการหลีกเลี่ยงภาษีที่เกี่ยวข้องกับบัญชีต่างประเทศ

การตรวจสอบและการบังคับใช้

การตรวจสอบ ไม่ว่าจะโดย IRS หรือหน่วยงานกำกับดูแลอื่นๆ จะต้องพึ่งพา TIN เป็นอย่างมากเพื่อติดตามธุรกรรมทางการเงิน ตรวจสอบการยื่นภาษี และยืนยันว่ามีการรายงานรายได้อย่างถูกต้อง หน่วยงานต่างๆ ใช้ TIN เพื่อติดตามรายได้และการชำระเงินจากแหล่งต่างๆ และตรวจสอบการฉ้อโกงหรือการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนด

วิธีพิจารณาว่า TIN ประเภทใดที่คุณต้องใช้

การเลือก TIN ที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับสถานการณ์เฉพาะของคุณ ต่อไปนี้เป็นวิธีกําหนด TIN ที่คุณต้องใช้

SSN

พลเมืองสหรัฐฯ ผู้มีถิ่นที่อยู่ถาวรในสหรัฐฯ และพนักงานที่ไม่ใช่ผู้มีถิ่นที่อยู่สหรัฐฯ บางรายต้องมี SSN หากคุณเป็นพลเมืองสหรัฐฯ หรือได้รับอนุญาตให้ทํางานในสหรัฐอเมริกา คุณจะใช้ SSN เพื่อยื่นภาษีเงินได้ส่วนบุคคล รับค่าแรง และเข้าถึงสิทธิประโยชน์ด้านประกันสังคม หากคุณเป็นกิจการที่มีเจ้าของคนเดียวหรือบริษัทจํากัดที่มีสมาชิกคนเดียวที่ไม่มีพนักงานหรือมีคุณสมบัติตรงตามข้อกําหนดอื่นๆ ของ EIN คุณยังสามารถใช้ SSN ในการยื่นรายรับของธุรกิจพร้อมกับแบบแสดงรายการภาษีส่วนบุคคลของคุณผ่านกําหนดเวลา C (แบบฟอร์ม 1040)

EIN

EIN จําเป็นสําหรับธุรกิจส่วนใหญ่ รวมถึงบริษัททุกแห่ง (เช่น บริษัทประเภท S [S corps] บริษัทประเภท C [corps]) ห้างหุ้นส่วน และบริษัทจํากัดที่มีสมาชิกหลายคน ธุรกิจใดก็ตามที่มีพนักงาน หักภาษีจากรายได้ที่จ่ายให้กับผู้ที่ไม่ได้พำนักอยู่ในสหรัฐอเมริกา หรือยื่นแบบแสดงรายการภาษีบางประเภท เช่น ภาษีการจ้างงาน ภาษีสรรพสามิต ภาษีแอลกอฮอล์ ยาสูบ และภาษีอาวุธปืน จะต้องมี EIN ต้องระบุ EIN เพื่อเปิดบัญชีธนาคารของธุรกิจ สมัครขอสินเชื่อ หรือสร้างเครดิตภายใต้ชื่อธุรกิจ

ITIN

พลเมืองหรือผู้พํานักอาศัยในสหรัฐฯ ที่ไม่มีสิทธิ์รับ SSN แต่ต้องยื่นภาษีในสหรัฐฯ จะต้องมี ITIN หากคุณเป็นบุคคลที่ไม่ได้มีถิ่นพำนักในสหรัฐอเมริกาและมีรายได้ในสหรัฐอเมริกาแต่ไม่มีคุณสมบัติสำหรับ SSN คุณจะใช้ ITIN ในการยื่นภาษี ตัวอย่างเช่น นักลงทุนต่างชาติในอสังหาริมทรัพย์ของสหรัฐฯ จะต้องมี ITIN เพื่อรายงานรายได้จากการเช่า นอกจากนี้ ITIN ยังใช้โดยคู่สมรสหรือผู้ติดตามของพลเมืองสหรัฐฯ หรือผู้ที่ไม่ใช่ผู้อยู่อาศัยในสหรัฐฯ ซึ่งไม่มีสิทธิ์ได้รับ SSN แต่สามารถอ้างสิทธิ์เป็นผู้ผู้ติดตามในแบบแสดงรายการภาษีได้

PTIN

ผู้เตรียมการด้านภาษีที่ได้รับเงิน (นั่นคือ ผู้ที่จัดเตรียมภาษีของรัฐบาลกลางเพื่อรับเงินชดเชย) จะต้องมี PTIN ซึ่งรวมถึง CPA ที่ปรึกษาด้านภาษี และผู้เชี่ยวชาญอื่นๆ ที่ยื่นภาษีในนามของลูกค้า หมายเลขนี้จะต้องต่ออายุรายปี

หากคุณไม่แน่ใจว่าหมายเลข TIN ใดใช้บังคับกับคุณ โปรดพิจารณาโครงสร้างและภาระหน้าที่ของธุรกิจ สถานะผู้พํานักอาศัย และคุณมีพนักงานหรือไม่ ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีเพื่อยืนยันว่าคุณใช้ TIN ที่ถูกต้องสำหรับสถานการณ์เฉพาะของคุณ เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาการปฏิบัติตามกฎระเบียบและบทลงโทษที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต