Un numéro fiscal (TIN) est un numéro unique utilisé par l’Internal Revenue Service (IRS) des États-Unis pour suivre les particuliers, les entreprises et d’autres entités à des fins fiscales. Qu’il s’agisse d’effectuer une déclaration fiscale en tant que particulier, de diriger une entreprise ou de satisfaire d’autres obligations financières, vous avez besoin d’un TIN pour vous conformer aux exigences de l’IRS. Vous trouverez ci-dessous les différents types de TIN disponibles et l’importance de cet identifiant pour les particuliers et les entreprises.

Sommaire de cet article

• Quels sont les différents types de TIN ?
  
• Pourquoi le TIN est-il important ?
  
• Comment les TIN sont utilisés par l’IRS et d’autres organismes
  
• Comment déterminer le type de TIN dont vous avez besoin
  

Quels sont les différents types de TIN ?

Il existe quatre principaux types de TIN utilisés aux États-Unis. Chacun d’entre eux répond à un objectif unique et s’applique à un ensemble spécifique de contribuables ou d’entreprises. Voici une présentation de chaque type.

Numéro de sécurité sociale (SSN)

Les particuliers utilisent leur SSN pour effectuer leurs déclarations fiscales et s’identifier auprès de divers organismes gouvernementaux. Les entreprises individuelles et les sociétés à responsabilité limitée (SARL) à membre unique peuvent également choisir d’utiliser leur SSN pour effectuer leurs déclarations fiscales plutôt qu’un numéro d’identification d’employeur (EIN). Si votre entreprise emploie du personnel interne ou des travailleurs indépendants, vous devrez probablement collecter leur SSN à des fins de déclaration, par exemple lorsque vous émettez un formulaire 1099-NEC pour la rémunération du personnel non-salarié.

La Social Security Administration (SSA) délivre généralement ces numéros d’identification soit à la naissance (pour les citoyens des États-Unis), soit lorsque vous recevez une autorisation de travail, mais certaines personnes admissibles peuvent avoir besoin d’en demander un.

EIN

Un EIN fonctionne comme un SSN pour les entreprises. Les entreprises, y compris les corporations, les SARL, les sociétés en nom collectif et les organisations à but non lucratif utilisent leur EIN pour effectuer leurs déclarations fiscales, ouvrir des comptes bancaires professionnels, demander des licences et gérer la paie.

Pour obtenir un EIN, vous pouvez faire votre demande en ligne sur le site de l’IRS, par fax, par courrier ou par téléphone. L’obtention est gratuite et le processus est généralement rapide, surtout si vous effectuez votre demande en ligne.

Numéro individuel de contribuable (ITIN)

Un ITIN est utilisé pour les personnes qui ne sont pas admissibles à un SSN, mais qui sont tenues d’effectuer des déclarations fiscales aux États-Unis. Cela concerne les personnes qui ne résident pas aux États-Unis, qu’elles remplissent ou non des déclarations fiscales aux États-Unis, ainsi qu’aux personnes à charge de résidents des États-Unis ou aux conjoints de résidents des États-Unis qui peuvent être déclarés comme personnes à charge. Les entreprises peuvent avoir à gérer des ITIN lorsqu’elles travaillent avec des ressortissants étrangers qui paient des taxes aux États-Unis, tels que des travailleurs indépendants non-résidents et des investisseurs étrangers.

Pour recevoir un ITIN, vous devez remplir le formulaire W-7 et le transmettre à l’IRS. Un délai de sept semaines peut être nécessaire pour que vous receviez votre ITIN après en avoir fait la demande.

Numéro de spécialiste en déclarations de revenus (PTIN)

L’IRS attribue un PTIN aux spécialistes en déclarations de revenus, tels que les experts-comptables agréés (CPA), les conseillers fiscaux et les autres professionnels qui produisent des déclarations de revenus pour le compte de clients. Contrairement aux autres TIN, les PTIN doivent être renouvelés chaque année et permettent à l’IRS de savoir qui a réellement préparé une déclaration de revenus fédérale ou une demande de remboursement.

Au besoin, vous pouvez faire une demande de PTIN en ligne en utilisant le site Web de l’IRS ou par la poste.

Pourquoi le TIN est-il important ?

Les entreprises utilisent les TIN à diverses fins. Voici les raisons pour lesquelles il est important pour les entreprises d’avoir un TIN :

• Conformité fiscale : l’IRS utilise votre TIN pour suivre vos paiements de taxes et vos obligations fiscales. Si vous ne remplissez pas le bon TIN ou s’il comporte une erreur, vous risquez des amendes, une retenue à la source sur les paiements et un ralentissement du traitement des déclarations fiscales.

• Conformité juridique : l’IRS exige un TIN pour des activités allant de la déclaration de revenus au paiement des employés en passant par la retenue à la source. Vous ne pouvez pas légalement exercer vos activités, embaucher des employés ou prélever des taxes sans le TIN approprié.

• Transactions bancaires et financières : les institutions financières utilisent votre TIN pour vérifier l’identité de votre entreprise lorsque vous ouvrez un compte bancaire, demandez un prêt ou recherchez d’autres services financiers. Un TIN valide est requis pour accéder à des outils financiers allant des lignes de crédit aux comptes de paie.

• Paiement des employés et des travailleurs indépendants : lorsque vous gérez la paie, vous devez vous assurer que vous disposez de TIN exacts pour chaque employé et travailleur indépendant. Sans les bons TIN, vous ne pouvez pas émettre de formulaires W-2 ou 1099, ce qui peut entraîner des problèmes de retenue à la source et de déclaration fiscale.

• Crédibilité : que vous négociiez des contrats avec des fournisseurs ou que vous travailliez avec des institutions financières, le fait d’avoir un EIN ou TIN enregistré montre que votre entreprise est établie et qu’elle respecte les lois fiscales fédérales. Certaines opérations peuvent également l’exiger, par exemple la création d’un compte fournisseur et la demande d’une assurance commerciale.

• Préparation à l’audit : une documentation TIN appropriée est nécessaire pour tout audit. Les TIN permettent de lier vos revenus, vos paiements et vos retenues à la source à votre entreprise.

Comment les TIN sont utilisés par l’IRS et d’autres agences

Les TIN servent d’identifiants uniques pour les particuliers et les entreprises dans un large éventail de contextes. Vous trouverez ci-dessous quelques-unes des façons dont l’IRS et d’autres agences utilisent les TIN.

IRS

Déclarations fiscales : l’IRS utilise les TIN pour suivre toutes les activités fiscales et vérifier que les particuliers et les entreprises déclarent leurs revenus avec exactitude. L’IRS utilise ces numéros pour faire correspondre les revenus déclarés avec les formulaires fiscaux soumis afin d’assurer la cohérence entre les déclarations. L’IRS utilise également les TIN pour attribuer correctement les paiements et les remboursements des contribuables.

Retenue à la source et paiements : les entreprises utilisent le TIN des employés (généralement le SSN) pour prélever correctement l’impôt sur le revenu lors de la paie. De même, les paiements versés à des travailleurs indépendants nécessitent un SSN, un EIN ou un ITIN. Ceux-ci sont utilisés pour la retenue de taxes à la source.

Crédits de taxe et déductions : l’IRS utilise le numéro fiscal (TIN) pour vérifier l’admissibilité des entreprises ou des particuliers qui demandent des crédits ou des déductions. Par exemple, les entreprises qui demandent un crédit de taxe au titre des opportunités d’emploi doivent fournir le TIN des employés admissibles.

SSA

La SSA utilise les SSN pour le suivi des déclarations de salaires des employés établis aux États-Unis. Les entreprises transmettent les salaires et les avantages sociaux de leurs employés à la SSA par le biais de déclarations annuelles W-2, qui incluent le SSN. La SSA utilise ces enregistrements pour calculer les prestations de sécurité sociale lorsque les employés prennent leur retraite ou déclarent une invalidité.

Agences fiscales des États

Les agences fiscales des États s’appuient sur les TIN pour la collecte et le recouvrement de l’impôt sur le revenu. Ils utilisent les TIN pour vérifier que les contribuables déclarent et paient les taxes dont ils sont redevables envers l’État.

Établissements financiers

Les banques, les sociétés d’investissement et les coopératives de crédit utilisent le TIN pour communiquer des informations financières à l’IRS. Par exemple, lorsque des intérêts ou des dividendes sont versés sur un compte, l’institution financière doit émettre un formulaire 1099 qui indique le TIN du bénéficiaire. L’IRS consulte ces renseignements pour s’assurer que les contribuables déclarent leurs revenus de placement avec exactitude.

Les institutions financières sont également tenues de collecter les TIN dans le cadre du processus Know your customer (KYC) pour vérifier l’identité des titulaires de compte. Cela permet d’atténuer le risque de blanchiment d’argent et d’évasion fiscale.

Department of Labor

Le Department of Labor utilise les TIN pour le suivi des revenus des employés aux fins de calcul de l’assurance-chômage. Les employeurs doivent déclarer les salaires et les retenues à la source à l’aide de TIN afin que les travailleurs puissent prétendre aux allocations de chômage s’ils perdent leur emploi.

Department of Health & Human Services (HHS)

Le HHS utilise des TIN (les SSN) pour déterminer l’admissibilité à Medicare, Medicaid et à d’autres programmes fédéraux qui fournissent des prestations en fonction du revenu ou du statut d’emploi. Il utilise les TIN pour accorder aux particuliers les prestations auxquelles ils ont droit et pour lutter contre la fraude et les paiements irréguliers.

Services publics étrangers et agences fiscales internationales

Dans certains cas, les TIN sont communiqués à des services publics étrangers aux fins de conventions fiscales ou pour se conformer à la réglementation fiscale internationale. Par exemple, la Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) exige des institutions financières étrangères qu’elles déclarent les TIN des titulaires de comptes états-uniens afin de lutter contre l’évasion fiscale impliquant des comptes offshore.

Audits et application de la loi

Les audits, qu’ils soient effectués par l’IRS ou par d’autres organismes de réglementation, s’appuient fortement sur les TIN pour suivre les transactions financières, valider les déclarations fiscales et confirmer que les revenus sont déclarés avec exactitude. Les agences utilisent le TIN pour suivre les revenus et les paiements d’une source à l’autre et vérifier l’absence de fraude ou de non-conformité.

Comment déterminer le type de TIN dont vous avez besoin

Le choix du bon TIN dépend de votre situation particulière. Voici comment déterminer le TIN dont vous aurez besoin.

SSN

Les citoyens des États-Unis, les résidents permanents des États-Unis et certains travailleurs non-résidents des États-Unis ont besoin d’un SSN. Si vous êtes citoyen des États-Unis ou êtes autorisé à travailler aux États-Unis, vous utiliserez votre SSN pour déclarer vos revenus personnels, recevoir un salaire et accéder aux prestations de sécurité sociale. Si vous êtes une entreprise individuelle ou une SARL à un seul membre qui n’a pas d’employés ou qui ne remplit pas d’autres conditions qui imposent un EIN, vous pouvez également utiliser votre SSN pour déclarer vos revenus d’entreprise avec votre déclaration de revenus personnelle au moyen d’une annexe C (formulaire 1040).

EIN

Un EIN est nécessaire pour la plupart des entreprises, y compris pour les corporations (par exemple, les corporations de type S S corps ou les corporations de type C [C corps]), les sociétés en nom collectif et les SARL à plusieurs membres. Toute entreprise qui a des employés, qui prélève des impôts sur les revenus versés à des personnes ne résident pas aux États-Unis ou qui produit certaines déclarations fiscales par exemple celles sur l’emploi, les taxes d’accise ou les taxes sur l’alcool, le tabac et les armes à feu, doit avoir un EIN. Un EIN est requis pour ouvrir un compte bancaire professionnel, demander des prêts ou établir un crédit au nom d’une entreprise.

ITIN

Les personnes qui ne sont pas des citoyens des États-Unis ou qui résident en dehors des États-Unis qui ne sont pas admissibles à un SSN, mais qui sont tenus d’effectuer des déclarations fiscales aux États-Unis doivent avoir un ITIN. Si vous ne résidez pas aux États-Unis, que vous gagnez un revenu aux États-Unis et que vous ne remplissez pas les conditions requises pour obtenir un SSN, vous devez utiliser un ITIN dans vos déclarations fiscales. Par exemple, un étranger qui investit dans l’immobilier aux États-Unis a besoin d’un ITIN pour déclarer ses revenus locatifs. Les ITIN sont également utilisés par les conjoints ou les personnes à charge de citoyens des États-Unis ou les personnes résidant hors des États-Unis qui ne sont pas admissibles au SSN, mais qui peuvent être déclarés comme personnes à charge dans les déclarations de revenus.

PTIN

Les spécialistes de déclarations de revenus rémunérés (c’est-à-dire toute personne qui effectue des déclarations de revenus fédérales en vue d’une rémunération) doivent avoir un PTIN. Il s’agit notamment des experts-comptables agréés, des conseillers fiscaux et d’autres professionnels qui produisent des déclarations de revenus au nom de leurs clients. Ce numéro doit être renouvelé annuellement.

Si vous ne savez pas de quel TIN vous avez besoin, tenez compte de la structure et des obligations de votre entreprise, de votre statut de résident et de la présence ou non d’employés. Consultez un fiscaliste pour vérifier si vous utilisez le TIN adapté à votre situation particulière afin d’éviter des problèmes de conformité et d’éventuelles pénalités à l’avenir.