Un numéro fiscal (TIN) est un numéro unique utilisé par l’Internal Revenue Service (IRS) des États-Unis pour suivre les particuliers, les entreprises et d’autres entités à des fins fiscales.

L’IRS utilise un NIF pour traiter les déclarations de revenus, vérifier les revenus déclarés, émettre les remboursements, appliquer les exigences de retenue à la source et surveiller la conformité aux lois fiscales fédérales.

Ci-dessous, nous expliquerons les différents types de NIF offerts, y compris le numéro de sécurité sociale (SSN), le numéro d’identification de l’employeur (EIN), le numéro d’identification fiscale individuel (ITIN) et le numéro d’identification de préparateur de déclarations de revenus (PTIN), et pourquoi ils sont importants pour les particuliers et les entreprises.

Sommaire

• Quels sont les différents types de TIN ?
  
• Comment et où demander un TIN
  
• Pourquoi le TIN est-il important ?
  
• Comment les TIN sont utilisés par l’IRS et d’autres agences
  
• Comment déterminer le type de TIN dont vous avez besoin
  
• TIN, EIN et SSN : quelles sont les différences ?
  
• Comment Stripe Tax peut vous aider
  
• FAQ sur les numéros d’identification fiscale
  

Quels sont les différents types de TIN ?

L’IRS reconnaît plusieurs types de TIN. Chaque TIN répond à un objectif précis de déclaration fiscale. Ci-dessous, nous couvrirons chaque type de NIF et pourquoi ils sont utilisés.

Numéro de sécurité sociale (SSN)

La Social Security Administration (SSA) délivre un numéro de sécurité sociale à neuf chiffres aux citoyens américains et aux résidents éligibles. Les particuliers utilisent un SSN pour déclarer l’impôt fédéral sur le revenu et déclarer leurs salaires. Les entreprises individuelles et les LLC à membre unique peuvent également utiliser un SSN pour déclarer les impôts des entreprises, bien que les entreprises doivent collecter les SSN à neuf chiffres des employés et des sous-traitants indépendants pour les déclarations annuelles (comme le formulaire 1099-NEC).

Numéro d'identification de l'employeur (EIN)

L’Internal Revenue Service (IRS) attribue un numéro d’identification de l’employeur (EIN) à neuf chiffres aux entreprises pour les charges sociales, les déclarations de sociétés et les déclarations d’impôts des entreprises. Les sociétés de capitaux, les sociétés de personnes, les LLC à plusieurs associés et les associations à but non lucratif utilisent un EIN pour gérer la paie, ouvrir des comptes bancaires professionnels et demander des licences commerciales. Les entités éligibles peuvent demander un EIN gratuitement en ligne, par fax, par courrier ou par téléphone.

Numéro de contribuable individuel (ITIN)

L’IRS émet un numéro d’identification fiscale individuel (ITIN) aux ressortissants étrangers, aux non-résidents et aux personnes à charge qui sont tenus de produire une déclaration de revenus aux États-Unis, mais qui ne sont pas admissibles à un SSN. Ces identifiants à neuf chiffres commencent toujours par le chiffre « 9 ». Les entreprises sont fréquemment confrontées aux ITIN lorsqu’elles traitent les obligations déclaratives fiscales concernant des investisseurs étrangers ou des prestataires indépendants internationaux. Les demandeurs doivent soumettre le Formulaire W-7 à l’IRS, et le traitement prend généralement jusqu’à sept semaines.

Numéro de spécialiste en déclarations de revenus (PTIN)

L’IRS délivre un numéro de spécialiste en déclarations de revenus (PTIN) aux fiscalistes rémunérés qui préparent et soumettent des déclarations de revenus fédérales au nom de leurs clients. Ceux-ci comprennent notamment les experts-comptables agréés (CPA), les agents inscrits et les conseillers fiscaux. Contrairement aux autres identifiants fiscaux, un PTIN doit être renouvelé chaque année avant chaque saison des impôts afin que l’IRS puisse suivre avec précision la préparation des déclarations de revenus. Les spécialistes en fiscalité peuvent demander ou renouveler un PTIN en ligne ou par courrier.

Numéro d’identification fiscale aux fins de l’adoption (ATIN)

L’IRS délivre un numéro d’identification fiscale aux fins de l’adoption (ATIN) temporaire à neuf chiffres aux futurs parents adoptifs qui sont en voie d’adopter légalement un enfant. Les contribuables utilisent un ATIN pour identifier l’enfant dans leur déclaration de revenus fédérale afin de pouvoir demander les exemptions pour personne à charge ou les crédits pour frais de garde d’enfants pendant que la procédure d’adoption aux États-Unis est en cours. L’ATIN expire automatiquement après deux ans. Une fois l’adoption finalisée, les parents peuvent alors obtenir un SSN permanent pour l’enfant.

Comment et où demander un TIN

Le processus de demande et les délais de traitement varient considérablement en fonction du numéro d’identification fiscale dont vous avez besoin. Voici un aperçu rapide de la façon et du lieu où demander chaque type de numéro d’identification fiscale :

Comment demander un SSN

Pour demander un numéro de sécurité sociale, vous devez remplir le formulaire SS-5 et le soumettre avec les documents originaux prouvant votre identité, votre âge et votre citoyenneté ou votre statut d’immigration légal à un bureau local de la Social Security Administration (SSA). Les demandes sont généralement soumises à la naissance via l’hôpital, ou en personne dans une agence de la SSA s’il s’agit d’un adulte.

Comment demander un EIN

La façon la plus rapide d’obtenir un numéro d’identification de l’employeur est de faire une demande en ligne sur le site web officiel de l’IRS, où le numéro est généré immédiatement après avoir rempli le formulaire numérique. Les entreprises peuvent également faire une demande en téléchargeant le Formulaire SS-4 et en le soumettant par télécopieur ou par la poste au centre de traitement désigné de l’IRS.

Comment demander un ITIN

Pour obtenir un numéro d’identification fiscale individuel (ITIN), vous devez remplir le Formulaire W-7 et l’envoyer par la poste à l’IRS avec votre déclaration de revenus fédérale dûment remplie ainsi que les documents originaux attestant votre identité ou votre statut d’étranger. Vous pouvez également présenter votre demande en personne en prenant rendez-vous à un centre d’assistance aux contribuables de l’IRS ou auprès d’un agent certificateur (CAA) autorisé par l’IRS.

Comment demander un PTIN

Les fiscalistes peuvent faire une demande ou renouveler un numéro de spécialiste en déclarations de revenus en ligne en créant un compte sur le système PTIN pour les fiscalistes de l’IRS, ce qui prend environ 15 minutes. Si vous préférez faire une demande papier, vous pouvez envoyer le Formulaire W-12 par la poste à l’IRS, bien que le traitement prenne de quatre à six semaines.

Comment demander un ATIN

Pour obtenir un numéro d’identification fiscale aux fins de l’adoption (ATIN), les futurs parents adoptifs doivent remplir le Formulaire W-7A et l’envoyer par la poste à l’IRS. La demande doit être accompagnée de documents juridiques émanant d’un organisme de placement autorisé ou d’un tribunal, attestant qu’une procédure d’adoption aux États-Unis est en cours.

Pourquoi le TIN est-il important ?

Les entreprises s’appuient sur les numéros TIN pour se conformer aux lois fiscales fédérales et faciliter les transactions financières. Voici les raisons pour lesquelles il est important pour les entreprises d’avoir un TIN :

• Conformité fiscale : l’IRS utilise votre TIN pour suivre vos paiements d’impôts et vos obligations. Produire une déclaration sans le TIN approprié, ou avec un TIN incorrect, peut entraîner des amendes, une retenue à la source de garantie sur les paiements et un traitement fiscal plus lent.

• Conformité légale : l’IRS exige un TIN pour diverses opérations, notamment la déclaration des impôts, la rémunération des salariés et la retenue à la source. Vous ne pouvez pas exercer légalement une activité,embaucher des employés ou retenir des impôts sans le TIN approprié.

• Transactions bancaires et financières : les institutions financières utilisent votre TIN pour vérifier l’identité de votre entreprise lorsque vous ouvrez un compte bancaire, demandez un prêt ou recherchez d’autres services financiers. Un TIN valide est requis pour accéder à des outils financiers allant des marges de crédit aux comptes de paie.

• Paiements des employés et des sous-traitants : lorsque vous gérez la paie, vous devez vous assurer de disposer de numéros d’identification fiscale (TIN) exacts pour chaque salarié et chaque prestataire indépendant. Sans les TIN corrects, vous ne pouvez pas établir les formulaires W-2 ou 1099, ce qui peut entraîner des problèmes liés aux retenues à la source et aux obligations déclaratives fiscales.

• Crédibilité : un EIN ou TIN enregistré indique aux banques que votre entreprise est établie et qu’elle respecte la législation fiscale fédérale. Certaines opérations peuvent également en exiger un, notamment la création de comptes fournisseurs et la souscription d’une assurance professionnelle.

• Préparation aux contrôles fiscaux : une documentation correcte des TIN est nécessaire pour mener à bien un audit. Les TIN permettent d’établir un lien entre vos revenus, vos paiements et vos retenues à la source avec votre entreprise.

Comment les TIN sont utilisés par l’IRS et d’autres agences

Les TIN servent d’identifiants uniques pour les particuliers et les entreprises dans un large éventail de contextes. Vous trouverez ci-dessous quelques-unes des façons dont l’IRS et d’autres agences utilisent les TIN.

IRS

• Déclarations fiscales : l’IRS utilise les TIN pour suivre l’ensemble des activités liées à la fiscalité et vérifier que les particuliers et les entreprises déclarent leurs revenus avec exactitude. L’IRS utilise ces numéros pour comparer les revenus déclarés avec les formulaires fiscaux soumis afin d’assurer la cohérence des différentes déclarations. L’IRS utilise également les TIN pour attribuer correctement les paiements et les remboursements aux contribuables concernés.

• Retenue à la source et paiements : les entreprises utilisent les TIN des salariés (généralement les SSN) pour effectuer correctement les retenues d’impôt sur le revenu sur les salaires. De même, les paiements versés aux prestataires indépendants nécessitent un SSN, un EIN ou un ITIN. Ces numéros permettent de garantir l’application correcte des retenues fiscales..

• Crédits d’impôt et déductions : l’IRS utilise les TIN pour vérifier l’éligibilité lorsque les entreprises ou les particuliers réclament des crédits ou des déductions. Par exemple, les entreprises qui réclament le Work Opportunity Tax Credit doivent fournir des TIN pour les employés éligibles.

Administration de la sécurité sociale (SSA)

La SSA utilise les numéros de sécurité sociale pour enregistrer les salaires des employés et calculer les prestations de retraite et d’invalidité de la sécurité sociale. Les entreprises déclarent les salaires et les avantages sociaux des employés à la SSA par le biais de déclarations annuelles W-2, qui incluent le SSN de l’employé. La SSA utilise ces documents pour calculer les prestations de la sécurité sociale lorsque les employés prennent leur retraite ou font une demande d’invalidité.

Agences fiscales des États

L’administration fiscale des États utilise les TIN pour percevoir l’impôt sur le revenu et assurer l’application des lois fiscales à l’échelle des États. Elles s’en servent pour vérifier que les contribuables déclarent correctement leurs revenus et s’acquittent de leurs obligations fiscales envers leur État.

Établissements financiers

Les banques, les sociétés d’investissement et les coopératives de crédit utilisent le TIN pour communiquer des informations financières à l’IRS. Par exemple, lorsque des intérêts ou des dividendes sont versés sur un compte, l’institution financière doit émettre un formulaire 1099 qui indique le TIN du bénéficiaire. L’IRS consulte ces renseignements pour s’assurer que les contribuables déclarent leurs revenus de placement avec exactitude.

Les institutions financières sont également tenues de collecter les TIN dans le cadre du processus Know your customer (KYC) pour vérifier l’identité des titulaires de compte. Cela permet d’atténuer le risque de blanchiment d’argent et d’évasion fiscale.

Department of Labor

Le Department of Labor utilise les TIN pour le suivi des revenus des employés aux fins de calcul de l’assurance-chômage. Les employeurs doivent déclarer les salaires et les retenues à la source à l’aide de TIN afin que les travailleurs puissent prétendre aux allocations de chômage s’ils perdent leur emploi.

Department of Health & Human Services (HHS)

Le HHS utilise les TIN (sous la forme de SSN) pour suivre l’éligibilité au Medicare, au Medicaid et à d’autres programmes fédéraux qui accordent des prestations en fonction des revenus ou de la situation professionnelle. Il utilise les TIN pour permettre aux personnes de bénéficier des prestations auxquelles elles ont droit et pour lutter contre la fraude ainsi que contre les paiements indus.

Services publics étrangers et agences fiscales internationales

Dans certains cas, l’IRS peut partager des TIN avec des gouvernements étrangers à des fins de conventions fiscales ou pour se conformer aux réglementations fiscales internationales. Par exemple, la loi Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) exige que les institutions financières étrangères déclarent les TIN des titulaires de compte américains pour aider à lutter contre l’évasion fiscale impliquant des comptes extraterritoriaux.

Audits et application de la loi

L’IRS et les autres organismes de réglementation utilisent les TIN à des fins de contrôle fiscal et pour suivre les transactions financières, vérifier les déclarations fiscales et s’assurer que les revenus sont déclarés avec exactitude. Les organismes utilisent les TIN pour retracer les revenus et les paiements provenant de différentes sources et détecter les fraudes ou les cas de non-respect des obligations fiscales.

Trésor et paiements fédéraux

Si vous faites des affaires avec le gouvernement américain, les agences peuvent demander un TIN pour le traitement des paiements et la conformité.

Comment déterminer le type de TIN dont vous avez besoin

Le choix du bon TIN dépend de votre situation particulière. Voici comment déterminer le TIN dont vous aurez besoin.

Numéro de sécurité sociale (SSN)

Les citoyens américains, les résidents permanents et les travailleurs temporaires autorisés utilisent un SSN pour déclarer leurs impôts sur le revenu des particuliers, déclarer leurs salaires et accéder aux prestations gouvernementales. Les propriétaires uniques et les SARL à membre unique sans employés peuvent également utiliser leur SSN pour déclarer les revenus de leur entreprise sur une Annexe C (Formulaire 1040) parallèlement à leur déclaration de revenus personnelle.

• Si vous êtes un particulier déclarant des impôts personnels ou exploitant une entreprise à propriétaire unique sans employés, utilisez un SSN.
  

Numéro d'identification de l'employeur (EIN)

L’IRS exige un numéro d’identification d’employeur (EIN) pour toutes les sociétés par actions, les sociétés de personnes et les LLC comptant plusieurs associés. Toute entité commerciale doit également avoir un EIN si elle emploie du personnel, produit des déclarations relatives aux droits d’accise ou aux charges sociales, utilise un compte bancaire professionnel ou présente une demande de financement commercial.

• Si vous dirigez une entreprise à plusieurs propriétaires, avez des employés ou avez besoin d’un compte bancaire professionnel, utilisez un EIN.
  

Le numéro d’identification fiscale individuel (ITIN)

L’ITIN est destiné aux personnes qui ne sont pas citoyennes américaines, aux non-résidents et aux investisseurs étrangers ayant des obligations déclaratives aux États-Unis, mais qui ne sont pas légalement éligibles à un SSN. Il est couramment utilisé pour déclarer des revenus locatifs de source américaine, des revenus de placement ou des revenus perçus en tant que prestataire indépendant, ainsi que pour déclarer des personnes à charge étrangères.

• Si vous devez déclarer des impôts aux États-Unis, mais que vous n’êtes pas éligible à un SSN, utilisez un ITIN.
  

Numéro d'identification fiscale du préparateur de déclarations de revenus(PTIN)

L’IRS exige un numéro d’identification de préparateur de déclarations de revenus (PTIN) pour tous les professionnels en fiscalité qui préparent des déclarations de revenus fédérales ou participent à leur préparation contre rémunération. Cette exigence s’applique notamment aux CPA, aux agents enregistrés et aux conseillers fiscaux commerciaux. Le PTIN ne remplace pas les numéros d’identification fiscale personnels et doit être renouvelé manuellement avant chaque saison des déclarations de revenus.

• Si vous préparez ou signez des déclarations de revenus fédérales contre rémunération, utilisez un PTIN.
  

Numéro d’identification fiscale aux fins de l’adoption (ATIN)

L’IRS délivre un numéro d’identification fiscale aux fins de le l’adoption (ATIN) aux futurs parents qui sont en voie d’adopter légalement un enfant citoyen ou résident des États-Unis. Il leur permet de déclarer l’enfant comme personne à charge dans leur déclaration de revenus fédérale pendant que la procédure d’adoption aux États-Unis est en cours et que la délivrance d’un SSN permanent est en attente.

• Si vous déclarez un enfant comme personne à charge dans votre déclaration de revenus avant que son adoption ne soit officiellement finalisée, vous devez obtenir un ATIN.
  

Si vous ne savez pas de quel TIN vous avez besoin, tenez compte de la structure et des obligations de votre entreprise, de votre statut de résident et de la présence ou non d’employés. Consultez un fiscaliste pour vérifier si vous utilisez le TIN adapté à votre situation particulière afin d’éviter des problèmes de conformité et d’éventuelles pénalités à l’avenir.

TIN, EIN et SSN : quelle est la différence ?

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FAQ sur les numéros d’identification fiscale