Un número de identificación del contribuyente (TIN) es un número único utilizado por el IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos) para realizar un seguimiento de personas, empresas y otras entidades con fines fiscales. Ya sea que declares impuestos personales, dirijas una empresa o te ocupes de otras obligaciones financieras, necesitas un TIN para cumplir con los requisitos del IRS. A continuación, explicaremos los diferentes tipos de TIN disponibles y por qué es importante para los particulares y las empresas.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Cuáles son los diferentes tipos de TIN?
  
• ¿Por qué es importante un TIN?
  
• Cómo usan los TIN el IRS y otros organismos
  
• Cómo determinar qué tipo de TIN necesitas
  

¿Cuáles son los diferentes tipos de TIN?

Hay cuatro tipos principales de TIN utilizados en los Estados Unidos. Cada uno tiene un propósito único y se aplica a un conjunto específico de contribuyentes o empresas. Aquí hay un análisis más detallado de cada tipo.

Número de seguro social (SSN)

Las personas usan sus SSN para declarar impuestos e identificarse ante distintos organismos gubernamentales. Las empresas unipersonales y las sociedades de responsabilidad limitada (SRL) unipersonales también pueden optar por usar sus SSN para declarar los impuestos de la empresa en lugar de usar un número de identificación del empleador (EIN). Si tu empresa tiene empleados o trabaja con contratistas independientes, es probable que debas consultar sus SSN para la elaboración de informes, por ejemplo, al emitir un formulario 1099-NEC para la remuneración de trabajadores autónomos.

La Administración del Seguro Social (SSA) generalmente emite estos números de identificación al nacer (para ciudadanos estadounidenses) o cuando recibes una autorización de trabajo, pero es posible que algunas personas aptas deban solicitar uno.

EIN

El EIN funciona como un SSN para empresas. Las empresas, incluidas las sociedades anónimas, las SRL, las sociedades y las organizaciones sin fines de lucro, usan sus EIN para declarar impuestos, abrir cuentas bancarias comerciales, solicitar licencias y gestionar la nómina.

Para recibir un EIN, puedes solicitarlo en línea a través del sitio web del IRS, por fax, por correo postal o por teléfono. La obtención es gratuita y el proceso suele ser rápido, especialmente si se solicita por Internet.

Número de identificación personal del contribuyente (ITIN)

El ITIN se usa para las personas que no son aptas para un SSN, pero deben declarar impuestos en los EE. UU. Esto se aplica a los no residentes de los EE. UU. y no residentes que presentan declaraciones fiscales de los EE. UU., así como a los dependientes o cónyuges de ciudadanos o residentes de los EE. UU. que pueden ser incluidos como dependientes. Las empresas pueden encontrar ITIN cuando trabajan con ciudadanos extranjeros que pagan impuestos estadounidenses, como contratistas independientes no residentes e inversores extranjeros.

Debes presentar el formulario W-7 ante el IRS para recibir un ITIN. Puede tomar hasta siete semanas recibir un ITIN después de presentar la solicitud.

Número de identificación fiscal del preparador (PTIN)

El IRS emite PTIN a preparadores de impuestos, como contadores públicos certificados (CPA), asesores fiscales y otros profesionales que declaran impuestos en nombre de los clientes. A diferencia de otros TIN, los PTIN deben renovarse todos los años y ayudan al IRS a realizar un seguimiento de la persona que preparó efectivamente una determinada declaración de impuestos federales o una solicitud de reembolso.

Si es necesario, puedes solicitar un PTIN por Internet a través del sitio web del IRS o por correo.

¿Por qué es importante un TIN?

Las empresas utilizan los TIN para diversos fines. Estas son las razones por las que es importante que las empresas tengan un TIN:

• Cumplimiento de la normativa fiscal: el IRS usa tu TIN para hacer un seguimiento de tus pagos y obligaciones de impuestos. La presentación sin el TIN adecuado, o con uno incorrecto, puede dar lugar a multas, retención de reserva en los pagos y un procesamiento de impuestos más lento.

• Cumplimiento de la normativa legal: el IRS exige un TIN para actividades que van desde la declaración de impuestos y el pago de empleados hasta la retención fiscal a cuenta. No puedes hacer negocios, contratar empleados legalmente ni retener impuestos sin el TIN correspondiente.

• Transacciones bancarias y financieras: las instituciones financieras usan tu TIN para verificar la identidad de tu empresa cuando abres una cuenta bancaria, solicitas préstamos o procuras otros servicios financieros. Se requiere un TIN válido para acceder a herramientas financieras que van desde líneas de crédito hasta cuentas de nómina.

• Pagos a empleados y contratistas: al ejecutar la nómina, debes asegurarte de tener TIN precisos para cada empleado y contratista independiente. Sin el TIN correcto, no puedes emitir formularios W-2 o 1099, lo que puede causar problemas de retención y declaración de impuestos.

• Credibilidad: ya sea que estés negociando contratos con proveedores o trabajando con instituciones financieras, tener un EIN o TIN registrado demuestra que tu empresa está establecida y cumple con las leyes fiscales federales. Ciertas transacciones también pueden requerir uno, como la creación de cuentas de proveedor y la solicitud de un seguro comercial.

• Preparación para auditorías: se requiere la documentación de TIN adecuada para completar una auditoría. El TIN vincula tus ingresos, pagos y retenciones con tu empresa.

Cómo usan los TIN el IRS y otros organismos

Los TIN sirven como identificadores únicos para particulares y empresas en una amplia gama de contextos. A continuación, se presentan algunas de las formas en que el IRS y otros organismos usan los TIN.

IRS

Declaraciones fiscales: el IRS utiliza los TIN para hacer un seguimiento de toda la actividad relacionada con los impuestos y verificar que las personas y las empresas informen sus ingresos de manera precisa. El IRS usa estos números para hacer coincidir las ganancias reportadas con los formularios de impuestos presentados con el objetivo de mantener la coherencia en todas las presentaciones. El IRS también utiliza los TIN para acreditar adecuadamente los pagos y los reembolsos de los contribuyentes.

Retenciones y pagos: las empresas utilizan el TIN de los empleados (generalmente SSN) para retener correctamente el impuesto sobre la renta de la nómina. Del mismo modo, los pagos realizados a contratistas independientes requieren un SSN, un EIN o un ITIN. Estos se utilizan para garantizar una retención de impuestos adecuada.

Créditos y deducciones fiscales: el IRS utiliza los TIN para verificar si las empresas o los particulares son aptos para reclamar créditos o deducciones. Por ejemplo, las empresas que reclaman el Crédito de Impuesto para Oportunidades de Empleo deben proporcionar el TIN de los empleados aptos.

SSA

La SSA utiliza los SSN para hacer un seguimiento de los informes salariales de los empleados que residen en los EE. UU. Las empresas presentan los salarios y los beneficios de los empleados ante la SSA a través de presentaciones anuales del formulario W-2, que incluyen el SSN del empleado. La SSA utiliza estos registros para calcular los beneficios del seguro social cuando los empleados se jubilan o solicitan una pensión por discapacidad.

Organismos tributarios estatales

Los departamentos de ingresos estatales dependen de los TIN para la recaudación y la aplicación del impuesto sobre la renta a nivel estatal. Utilizan los TIN para verificar que los contribuyentes informen y paguen con precisión sus obligaciones al estado.

Instituciones financieras

Los bancos, las empresas de inversión y las cooperativas de ahorro y crédito utilizan los TIN para presentar información financiera al IRS. Por ejemplo, cuando se pagan intereses o dividendos en una cuenta, la institución financiera debe emitir un formulario 1099 que incluya el TIN del beneficiario. El IRS verifica la información para asegurarse de que los contribuyentes informen con precisión los ingresos por inversiones en sus declaraciones.

Las instituciones financieras también están obligadas a recopilar los TIN como parte del proceso Conozca a su cliente (KYC) para confirmar las identidades de los titulares de las cuentas. Esto ayuda a mitigar el riesgo de lavado de dinero y evasión de impuestos.

Departamento de Trabajo

El Departamento de Trabajo utiliza los TIN para hacer un seguimiento de los ingresos de los empleados para el seguro de desempleo. Los empleadores deben declarar los salarios y las retenciones de impuestos con el TIN para que los trabajadores puedan acceder a los beneficios de desempleo si pierden sus empleos.

Departamento de Salud y Servicios Humanos (HHS)

El Departamento de Salud y Servicios Humanos (HHS) utiliza los TIN (en forma de SSN) para hacer un seguimiento de la aptitud para Medicare, Medicaid y otros programas federales que brindan beneficios basados en los ingresos o la condición respecto del empleo. Utiliza los TIN para conceder a las personas las prestaciones a las que tienen derecho y para combatir el fraude y los pagos indebidos.

Gobiernos extranjeros y organismos tributarios internacionales

En algunos casos, los TIN se comparten con gobiernos extranjeros a los fines de tratados fiscales o para cumplir con regulaciones fiscales internacionales. Por ejemplo, la Ley sobre el Cumplimiento Fiscal para Cuentas en el Extranjero (FATCA) requiere que las instituciones financieras extranjeras informen los TIN de los titulares de cuentas estadounidenses para ayudar a combatir la evasión fiscal que involucra cuentas extraterritoriales.

Auditorías y aplicación

Las auditorías, ya sean realizadas por el IRS o por otros organismos reguladores, dependen en gran medida de los TIN para rastrear las transacciones financieras, validar las declaraciones fiscales y confirmar que los ingresos se informen con precisión. Los organismos utilizan los TIN para rastrear los ingresos y los pagos a través de distintas fuentes y verificar si hay fraude o incumplimiento.

Cómo determinar qué tipo de TIN necesitas

Elegir el TIN correcto depende de tus circunstancias específicas. A continuación, te indicamos cómo determinar el TIN que necesitas.

SSN

Los ciudadanos estadounidenses, los residentes permanentes y algunos trabajadores no residentes necesitan un SSN. Si tienes ciudadanía estadounidense o autorización para trabajar en ese país, usarás tu SSN para declarar impuestos sobre la renta personal, recibir salarios y acceder a los beneficios del seguro social. Si eres una empresa unipersonal o una sociedad de responsabilidad limitada (SRL) unipersonal que no tiene empleados ni cumple con otros requisitos para obtener un EIN, también puedes usar tu SSN para presentar los ingresos de tu empresa en tu declaración de impuestos personal a través de un Anexo C (Formulario 1040).

EIN

Un EIN es necesario para la mayoría de las empresas, incluidas todas las corporaciones (p. ej., corporaciones S [corporaciones S], corporaciones C [corporaciones C]), sociedades y sociedades de responsabilidad limitada (SRL) plurinominales. Toda empresa que tenga empleados, retenga impuestos sobre los ingresos pagados a no residentes en los EE. UU. o presente determinadas declaraciones fiscales, como los impuestos sobre el empleo, los impuestos especiales o los impuestos sobre el alcohol, el tabaco y las armas de fuego, debe tener un EIN. Se requiere un EIN para abrir una cuenta bancaria comercial, solicitar préstamos o establecer crédito a nombre de una empresa.

ITIN

Los ciudadanos o residentes no estadounidenses que no son aptos para un SSN, pero están obligados a declarar impuestos en los EE. UU., deben tener un ITIN. Si no eres residente en los EE. UU. y tienes ingresos en ese país, pero no eres apto para un SSN, debes usar un ITIN en las declaraciones fiscales. Por ejemplo, un inversionista extranjero en bienes raíces de EE. UU. necesitaría un ITIN para declarar los ingresos por alquiler. Los ITIN también son utilizados por cónyuges o dependientes de ciudadanos estadounidenses o no residentes de los EE. UU. que no son elegibles para los SSN, pero que pueden reclamarse como dependientes en las declaraciones fiscales.

PTIN

Los preparadores de impuestos pagados (es decir, cualquier persona que prepare declaraciones fiscales federales a cambio de una compensación) deben tener un PTIN. Estos incluyen contadores públicos, asesores fiscales y otros profesionales que declaran impuestos en nombre de los clientes. Este número debe renovarse anualmente.

Si no estás seguro de cuál es el TIN que se te aplica, ten en cuenta la estructura y las obligaciones de tu empresa, tu estado de residencia y si tienes empleados. Consulta a un experto tributario para confirmar que estás usando el TIN correcto para tu situación específica, a fin de evitar problemas de cumplimiento de la normativa y posibles sanciones en el futuro.