Un número de identificación fiscal (TIN) es un número único utilizado por la agencia tributaria estadounidense (IRS) para rastrear a personas, empresas y otras entidades a efectos fiscales.

El IRS utiliza un TIN para procesar las declaraciones de impuestos, cotejar los beneficios declarados, emitir reembolsos, hacer cumplir los requisitos de retención y supervisar el cumplimiento de la normativa en relación con las leyes fiscales federales.

A continuación, explicaremos los diferentes tipos de TIN disponibles, que incluyen los números de la seguridad social (SSN), los números de identificación del empleador (EIN), los números de identificación personal del contribuyente (ITIN) y los números de identificación de preparador de impuestos (PTIN), y por qué son importantes para los particulares y las empresas.

Esto es lo que encontrarás en este artículo:

• ¿Cuáles son los diferentes tipos de TIN?
  
• Cómo y dónde solicitar los TIN
  
• ¿Por qué es importante un TIN?
  
• Cómo utilizan los TIN el IRS y otras agencias
  
• Cómo determinar qué tipo de TIN necesitas
  
• TIN frente a EIN o SSN: ¿cuál es la diferencia?
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Tax
  
• Preguntas frecuentes sobre los números de identificación del contribuyente
  

¿Cuáles son los diferentes tipos de TIN?

El IRS reconoce diversos tipos de TIN. Cada TIN cumple una finalidad de información tributaria diferente. A continuación abordaremos cada tipo de TIN y los motivos para su uso.

Número de la Seguridad Social (SSN)

La Administración del Seguro Social (SSA) emite un Número de Seguro Social (SSN) de nueve dígitos a los ciudadanos y residentes de EE. UU. elegibles. Los particulares utilizan un SSN para presentar la declaración de impuestos de la renta y de los salarios comunicados ante la Administración federal. Los propietarios únicos y las empresas LLC formadas por un solo miembro también pueden utilizar un SSN para presentar declaraciones de impuestos de las empresas, si bien estas deben recopilar los SSN de nueve dígitos de los empleados y contratistas independientes para la presentación anual de informes (como es el caso del Formulario 1099-NEC).

EIN

El Servicio de Impuestos Internos (IRS) asigna a las empresas un Número de identificación del empleador (EIN) de nueve dígitos para el cálculo de impuestos sobre la nómina, registros corporativos y declaraciones de impuestos sobre la empresa. Las sociedades anónimas, las sociedades colectivas, las empresas LLC multimilitares y las entidades sin ánimo de lucro utilizan un EIN para la gestión de las nóminas, para abrir cuentas bancarias de empresa y para solicitar licencias para actividades comerciales. Las entidades elegibles pueden solicitar un EIN de forma gratuita en línea, o bien a través de un fax, correo postal o teléfono.

Número de identificación personal del contribuyente (ITIN)

El IRS emite un Número de identificación personal del contribuyente (ITIN) a ciudadanos de nacionalidad extranjera, no residentes y sus dependientes que estén obligados a presentar declaraciones de impuestos en EE. UU., pero que no sean elegibles para obtener un SSN. Estos identificadores de nueve dígitos siempre comienzan por el número «9». Las empresas con frecuencia se topan con ITIN a la hora de procesar declaraciones de impuestos de inversores de procedencia extranjera o de contratistas independientes de nacionalidad extranjera. Los solicitantes deben remitir el Formulario W-7 al IRS, un proceso que suele conllevar unas siete semanas.

Número de identificación fiscal del preparador (PTIN)

El IRS emite un Número de identificación fiscal de preparador (PTIN) a los expertos tributarios remunerados que preparan y presentan las declaraciones de impuestos ante la Administración federal en nombre de los clientes. Entre los expertos tributarios figuran los contables públicos certificados (CPA, por sus siglas en inglés), los agentes registrados y los asesores fiscales. Al contrario que el resto de los identificadores tributarios, el PTIN debe renovarse anualmente antes de que comience cada campaña de impuestos, a fin de que el IRS pueda hacer un seguimiento preciso de la preparación de la declaración de impuestos. Los profesionales pueden solicitar un PTIN o su renovación en línea o bien por correo postal.

Número de identificación del contribuyente en adopción (ATIN)

El IRS emite un Número de identificación del contribuyente en adopción (ATIN) temporal, de nueve dígitos a los futuros progenitores adoptivos que están inmersos en un proceso legal para adoptar a un niño. Los contribuyentes utilizan un ATIN para poder identificar a dicho niño en sus declaraciones de impuestos sobre los ingresos de forma que puedan reclamar la exención de los dependientes o bien obtener desgravaciones fiscales para el cuidado del menor mientras la adopción nacional continúe pendiente. Estos números resultan únicos por el hecho de caducar de forma automática trascurridos dos años, momento en el cual una adopción definitiva permite a los progenitores conseguir un SSN de carácter permanente para el niño.

Cómo y dónde solicitar un TIN

El proceso de solicitud y los tiempos de procesamiento varían considerablemente en función del identificador de contribuyente concreto que necesites conseguir. A continuación, se ofrece un breve desglose sobre cómo y dónde solicitar cada número de identificación fiscal:

Cómo solicitar un SSN

Para solicitar un Número de Seguro Social, debes cumplimentar el Formulario SS-5 y enviarlo, junto con documentos originales que prueben tu identidad, edad, y tu estatus de ciudadanía o inmigración legal, a una oficina de la Administración del Seguro Social (SSA) local. Por lo general, las solicitudes se envían cuando se produce un nacimiento a través de un hospital, o en persona en una sucursal de la SSA si es un adulto el que realiza la solicitud.

Cómo solicitar un EIN

La manera más rápida de conseguir un Número de identificación del empleador es solicitarlo en línea a través del sitio web oficial del IRS, donde el número se genera inmediatamente tras finalizar el formulario digital. De manera alternativa, las empresas pueden enviar una solicitud descargando el Formulario SS-4 y remitiéndolo por fax o por correo postal al centro de procesamiento del IRS designado.

Cómo solicitar un ITIN

Para conseguir un Número de identificación personal del contribuyente, debes rellenar el Formulario W-7 y enviarlo por correo postal al IRS junto con tu declaración de impuestos sobre los ingresos federales cumplimentada y los documentos originales que prueben tu identidad o tu estatus como extranjero. También puedes presentar tu solicitud de manera presencial programando una cita en un Centro de asistencia al contribuyente del IRS o visitando a un agente tramitador certificador (CAA) autorizado por el IRS.

Cómo solicitar un PTIN

Los expertos tributarios pueden solicitar o renovar un Número de identificación fiscal de preparador en línea creando una cuenta en el Sistema PTIN de profesionales de impuestos del IRS, lo que lleva unos 15 minutos en completarse. Si prefieres enviarlo en papel, puedes remitir por correo postal el Formulario W-12 al IRS, aunque en este caso el proceso demora de cuatro a seis semanas.

Cómo solicitar un ATIN

Para pedir un Número de identificación del contribuyente en adopción, los futuros progenitores deben cumplimentar el Formulario W-7A y enviarlo por correo postal al IRS. La solicitud debe incluir documentación jurídica de un tribunal o agencia de colocación autorizada que demuestre que está en curso activamente una adopción nacional.

¿Por qué es importante el TIN?

Las empresas confían en los números TIN para cumplir las leyes fiscales federales y facilitar las transacciones financieras. A continuación se exponen las razones por las que es importante que las empresas tengan un TIN:

• Cumplimiento de la normativa fiscal: La agencia tributaria estadounidense utiliza tu TIN para hacer un seguimiento de tus pagos de impuestos y obligaciones. Realizar la presentación sin el TIN adecuado o con un TIN incorrecto puede dar lugar a multas, retenciones adicionales en los pagos y un procesamiento más lento de los impuestos.

• Cumplimiento de la normativa legal: La agencia tributaria estadounidense exige un TIN para actividades que van desde la presentación de impuestos y el pago a empleados hasta la retención de impuestos. No puedes operar legalmente, contratar empleados ni retener impuestos sin el TIN correspondiente.

• Operaciones bancarias y financieras: Las instituciones financieras utilizan tu TIN para verificar la identidad de tu empresa cuando abres una cuenta bancaria, solicitas préstamos o buscas otros servicios financieros. Se requiere un TIN válido para acceder a herramientas financieras que van desde líneas de crédito hasta cuentas de nómina.

• Pagos a empleados y contratistas: Al administrar las nóminas, debes asegurarte de tener los TIN precisos para cada empleado y contratista independiente. Sin los TIN correctos, no puedes emitir W-2 ni 1099, lo que puede causar problemas con la retención y la declaración de impuestos.

• Credibilidad: Un EIN o TIN registrado indica a los bancos que tu empresa está establecida y cumple las leyes fiscales federales. Algunas transacciones también pueden requerirlo, como la creación de cuentas de proveedores y la solicitud de un seguro comercial.

• Preparación para las auditorías: Se requiere la documentación adecuada del TIN para completar una auditoría. Los TIN vinculan tus ingresos, pagos y retenciones con tu empresa.

Cómo usan los TIN la IRS y otras agencias

Los TIN sirven como identificadores únicos para individuos y empresas en una amplia gama de contextos. A continuación, se presentan algunas de las formas en que la IRS y otras agencias usan los TIN.

La agencia tributaria estadounidense (IRS)

• Presentaciones de impuestos: La agencia tributaria estadounidense utiliza los TIN para hacer un seguimiento de toda la actividad relacionada con los impuestos y verificar que las personas y las empresas declaran sus ingresos con precisión. La agencia tributaria estadounidense utiliza estos números para contrastar los ingresos declarados con los formularios de impuestos presentados para garantizar la coherencia en todas las presentaciones. La agencia tributaria estadounidense también utiliza los TIN para acreditar correctamente los pagos y reembolsos de los contribuyentes.

• Retenciones y pagos: Las empresas utilizan los TIN de los empleados (normalmente SSN) para retener correctamente el impuesto sobre la renta de la nómina. Del mismo modo, los pagos realizados a contratistas independientes requieren un SSN, un EIN o un ITIN. Estos se utilizan para garantizar la retención de impuestos adecuada.

• Créditos y deducciones fiscales: La agencia tributaria estadounidense utiliza los TIN para verificar la idoneidad cuando las empresas o los particulares reclaman créditos o deducciones. Por ejemplo, las empresas que reclaman el Crédito fiscal por oportunidad de trabajo deben proporcionar los TIN de los empleados aptos.

SSA

La SSA utiliza los SSN para registrar los salarios de los empleados y calcular las prestaciones de jubilación e incapacidad de la Seguridad Social. Las empresas declaran los salarios y beneficios de los empleados ante la SSA mediante presentaciones W-2 anuales, que incluyen el SSN del empleado. La SSA utiliza estos registros para calcular los beneficios del Seguro Social cuando los empleados se jubilan o solicitan beneficios por incapacidad.

Agencias tributarias estatales

Los departamentos de ingresos del estado utilizan los TIN para el cobro y la ejecución del impuesto sobre la renta a nivel estatal. Utilizan los TIN para verificar que los contribuyentes declaran y pagan sus obligaciones de forma precisa al estado.

Entidades financieras

Los bancos, las empresas de inversión y las cooperativas de crédito utilizan los TIN para denunciar información financiera al IRS. Por ejemplo, cuando se pagan intereses o dividendos en una cuenta, la institución financiera debe emitir un formulario 1099 que incluya el TIN del destinatario. La IRS verifica la información para garantizar que los contribuyentes informen con precisión los ingresos de inversión en sus declaraciones.

Las instituciones financieras también deben recoger TIN como parte del proceso de conocimiento del cliente (KYC) para confirmar la identidad de los titulares de las cuentas. Esto ayuda a mitigar el riesgo de blanqueo de capitales y evasión fiscal.

Departamento de Trabajo

El Departamento de Trabajo utiliza los TIN para rastrear las ganancias de los empleados para el seguro de desempleo. Los empleadores deben declarar los salarios y las retenciones de impuestos utilizando el TIN para que los trabajadores sean elegibles para recibir beneficios por desempleo si pierden sus empleos.

Departamento de Salud y Servicios Humanos (HHS)

El Departamento de Salud y Servicios Humanos (HHS) utiliza los TIN (en forma de SSN) para hacer un seguimiento de la elegibilidad para Medicare, Medicaid y otros programas federales que brindan beneficios en función de los ingresos o la situación laboral. Utiliza los TIN para conceder a las personas las prestaciones a las que tienen derecho y para combatir el fraude y los pagos indebidos.

Gobiernos extranjeros y agencias tributarias internacionales

En algunos casos, la agencia tributaria estadounidense puede compartir los TIN con gobiernos extranjeros para fines de tratados fiscales o para cumplir las normativas fiscales internacionales. Por ejemplo, la Ley de cumplimiento fiscal de cuentas extranjeras (FATCA) exige que las instituciones financieras extranjeras informen de los TIN de los titulares de cuentas estadounidenses para ayudar a luchar contra la evasión fiscal en la que intervienen cuentas extraterritoriales.

Auditorías y aplicación

La agencia tributaria estadounidense y otros organismos reguladores utilizan los TIN para fines de auditoría y para hacer un seguimiento de las transacciones financieras, validar las declaraciones de impuestos y confirmar que los ingresos se declaran de forma precisa. Las agencias utilizan los TIN para rastrear los ingresos y los pagos en todas las fuentes y comprobar la existencia de fraude o incumplimiento de la normativa.

Tesorería y pagos federales

Si haces negocios con el gobierno de EE. UU., las agencias podrían solicitar un TIN para el procesamiento de pagos y el cumplimiento de la normativa.

Cómo determinar qué tipo de TIN necesitas

La elección del TIN correcto depende de tus circunstancias específicas. A continuación, te indicamos cómo determinar qué TIN necesitarás.

Número de la Seguridad Social (SSN)

Los ciudadanos estadounidenses, los residentes permanentes y los trabajadores temporales autorizados utilizan un SSN para presentar los impuestos sobre la renta personal, declarar salarios y acceder a los beneficios gubernamentales. Los empresarios individuales y las LLC de un solo miembro sin empleados también pueden utilizar su SSN para declarar los ingresos de la empresa en un Anexo C (Formulario 1040) junto con su declaración de impuestos personal.

• Si eres un particular que presenta impuestos personales o que dirige una empresa de un solo propietario sin empleados, utiliza un SSN.
  

EIN

La agencia tributaria estadounidense exige un EIN a todas las sociedades anónimas, asociaciones y LLC de varios miembros. Toda entidad comercial debe tener un EIN si contrata empleados, presenta declaraciones de impuestos especiales o sobre el empleo, opera una cuenta bancaria comercial o solicita financiación comercial.

• Si operas un negocio de múltiples propietarios, tienes empleados o necesitas una cuenta bancaria comercial, usa un EIN.
  

ITIN

El ITIN está destinado a ciudadanos no estadounidenses, no residentes e inversores extranjeros que tienen obligaciones de presentar la declaración de impuestos en EE. UU., pero que no reúnen los requisitos legales para obtener un SSN. Se utiliza habitualmente para declarar ingresos por alquileres nacionales, rendimientos de inversiones o ganancias de contratistas independientes, así como para reclamar a personas dependientes en el extranjero.

• Si debes presentar impuestos en EE. UU., pero no cumples los requisitos para obtener un SSN, utiliza un ITIN.
  

PTIN

La agencia tributaria estadounidense exige un PTIN a todos los profesionales fiscales que preparan o ayudan con las declaraciones de impuestos federales a cambio de una compensación económica. Esto incluye a los contadores públicos autorizados (CPA), a los agentes inscritos y a los asesores fiscales comerciales. Esta credencial no sustituye a los ID fiscales personales y requiere su renovación manual antes de cada temporada de impuestos.

• Si preparas o firmas declaraciones de impuestos federales a cambio de una compensación, utiliza un PTIN.
  

Número de identificación del contribuyente en adopción (ATIN)

La agencia tributaria estadounidense concede un ATIN temporal a los futuros padres que se encuentran en proceso de adopción legal de un ciudadano estadounidense o de un niño residente. Esto permite a los contribuyentes declarar al niño como dependiente en sus declaraciones federales mientras esté pendiente la adopción nacional definitiva y el SSN permanente.

• Si reclamas a un niño en tu declaración de impuestos antes de que finalice su adopción, utiliza un ATIN.
  

Si no tienes claro qué TIN aplica a ti, ten en cuenta la estructura y las obligaciones de tu empresa, tu estado de residencia y si tienes empleados. Consulta a un experto tributario para confirmar que estás usando el TIN correcto para tu situación específica y así evitar problemas de cumplimiento de la normativa y posibles sanciones en el futuro.

TIN vs. EIN vs. SSN: ¿Cuál es la diferencia?

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Preguntas frecuentes sobre los números de identificación del contribuyente