Un número de identificación fiscal (TIN) es un número único utilizado por la agencia tributaria estadounidense (IRS) para rastrear a personas, empresas y otras entidades a efectos fiscales. Ya sea que estés presentando impuestos personales, dirigiendo un negocio o abordando otras obligaciones financieras, necesitas un TIN para cumplir con los requisitos de la IRS. A continuación, te explicamos los diferentes tipos de TIN disponibles y por qué es importante para los particulares y las empresas.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Cuáles son los diferentes tipos de TIN?
  
• ¿Por qué es importante un TIN?
  
• Cómo la IRS y otras agencias utilizan los TIN
  
• Cómo determinar qué tipo de TIN necesitas
  

¿Cuáles son los diferentes tipos de TIN?

Hay cuatro tipos principales de TIN utilizados en los Estados Unidos. Cada uno tiene un propósito único y se aplica a un conjunto específico de contribuyentes o empresas. A continuación te explicamos cada tipo con más detalle.

Número de la Seguridad Social (SSN)

Las personas usan sus SSN para declarar impuestos e identificarse ante varias agencias gubernamentales. Los propietarios de empresas unipersonales y las sociedades de responsabilidad limitada (LLC) de un solo miembro también pueden optar por usar sus SSN para presentar los impuestos comerciales en lugar de un número de identificación del empleador (EIN). Si tu empresa tiene empleados o trabaja con contratistas independientes, es probable que tengas que recoger sus SSN para fines informativos, como cuando emites un formulario 1099-NEC para la remuneración de los trabajadores autónomos.

La Administración del Seguro Social (SSA) suele emitir estos números de identificación al nacer (para los ciudadanos estadounidenses) o cuando recibes una autorización de trabajo, pero algunas personas que son elegibles pueden necesitar solicitar uno.

EIN

El EIN funciona como un SSN para las empresas. Las empresas, incluidas las corporaciones, las sociedades de responsabilidad limitada, las sociedades colectivas y las organizaciones sin ánimo de lucro, usan sus EIN para declarar impuestos, abrir cuentas bancarias comerciales, solicitar licencias y gestionar las nóminas.

Para recibir un EIN, puedes solicitarlo por Internet a través del sitio web de la IRS, por fax, por correo postal o por teléfono. Es gratis y el proceso suele ser rápido, especialmente si lo solicitas en línea.

Número de identificación personal del contribuyente (ITIN)

El ITIN se utiliza para las personas que no son elegibles para un SSN, pero que deben declarar impuestos en los EE. UU. Esto se aplica a los no residentes de EE. UU. y a los no residentes que presenten declaraciones de impuestos de EE. UU., así como a los dependientes o cónyuges de ciudadanos o residentes de EE. UU. que puedan reclamarse como dependientes. Las empresas pueden encontrarse con un ITIN cuando trabajan con ciudadanos extranjeros que pagan impuestos estadounidenses, como los contratistas independientes no residentes y los inversores extranjeros.

Debes presentar el formulario W-7 ante la IRS para recibir un ITIN. Una vez presentada la solicitud, es posible que el ITIN tarde hasta siete semanas en llegar.

Número de identificación fiscal del preparador (PTIN)

La IRS emite PTIN a preparadores de impuestos, como contadores públicos certificados (CPA), asesores fiscales y otros profesionales que declaran impuestos en nombre de los clientes. A diferencia de otros TIN, los PTIN deben renovarse cada año y ayudar al IRS a realizar un seguimiento de quién realmente preparó una determinada declaración fiscal federal o reclamo de reembolso.

Si es necesario, puedes solicitar un PTIN en línea en el sitio web de IRS o por correo.

¿Por qué es importante el TIN?

Las empresas utilizan los TIN para diversos fines. Estos son los motivos por los que es importante que las empresas tengan un TIN:

• Cumplimiento de la normativa fiscal: la IRS usa tu TIN para hacer un seguimiento de tus pagos y obligaciones fiscales. Hacer la presentación sin el TIN adecuado, o con uno incorrecto, puede dar lugar a multas, retenciones de respaldo sobre los pagos y un procesamiento de impuestos más lento.

• Cumplimiento de la normativa legal: la IRS exige un TIN para actividades que van desde la presentación de impuestos y el pago de empleados hasta la retención de impuestos. No puedes hacer negocios, contratar empleados ni retener impuestos legalmente sin el TIN correspondiente.

• Transacciones bancarias y financieras: las instituciones financieras usan tu TIN para verificar la identidad de tu empresa cuando abres una cuenta bancaria, solicitas préstamos o buscas otros servicios financieros. Se requiere un TIN válido para acceder a herramientas financieras que van desde líneas de crédito hasta cuentas de nómina.

• Pagos a empleados y contratistas: al ejecutar la nómina, debes asegurarte de tener TIN precisos para cada empleado y contratista independiente. Sin los TIN correctos, no puedes emitir formularios W-2 o 1099, lo que puede causar problemas con la retención y la presentación de informes fiscales.

• Credibilidad: ya sea que estés negociando contratos con proveedores o trabajando con instituciones financieras, tener un EIN o TIN registrado demuestra que tu empresa está establecida y cumple con las leyes fiscales federales. Algunas transacciones también pueden requerir uno, como la creación de cuentas de proveedor y la solicitud de un seguro comercial.

• Preparación para auditorías: se requiere la documentación TIN adecuada para completar una auditoría. Los TIN vinculan tus ingresos, pagos y retenciones con tu empresa.

Cómo usan los TIN la IRS y otras agencias

Los TIN sirven como identificadores únicos para individuos y empresas en una amplia gama de contextos. A continuación, se presentan algunas de las formas en que la IRS y otras agencias usan los TIN.

La agencia tributaria estadounidense (IRS)

Declaraciones de impuestos: la IRS utiliza TIN para rastrear toda la actividad relacionada con los impuestos y verificar que las personas y las empresas informen con precisión sus ingresos. La IRS usa estos números para hacer coincidir las ganancias declaradas con los formularios fiscales presentados para mantener la coherencia en las presentaciones. La IRS también utiliza los TIN para acreditar adecuadamente los pagos y reembolsos de los contribuyentes.

Retenciones y pagos: las empresas utilizan los TIN de los empleados (generalmente el SSN) para retener correctamente el impuesto sobre la renta de la nómina. Del mismo modo, los pagos realizados a contratistas independientes requieren un SSN, un EIN o un ITIN. Estos se utilizan para garantizar una retención de impuestos adecuada.

Créditos y deducciones fiscales: la IRS utiliza los TIN para verificar la elegibilidad cuando las empresas o las personas reclaman créditos o deducciones. Por ejemplo, las empresas que solicitan el Crédito Fiscal por Oportunidad de Trabajo deben proporcionar los TIN de los empleados que cumplan los requisitos.

SSA

La SSA utiliza los SSN para realizar un seguimiento de los informes salariales de los empleados establecidos en EE. UU. Las empresas presentan los salarios y beneficios de sus empleados ante la SSA a través de la presentación anual del formulario W-2, que incluye el SSN del empleado. La SSA utiliza estos registros para calcular los beneficios del Seguro Social cuando los empleados se jubilan o solicitan una incapacidad.

Agencias tributarias estatales

Los apartamentos de ingresos estatales dependen de los TIN para el cobro y la aplicación del impuesto sobre la renta a nivel estatal. Utilizan los TIN para verificar que los contribuyentes informen y paguen con precisión sus obligaciones con el estado.

Instituciones financieras

Los bancos, las empresas de inversión y las cooperativas de crédito utilizan los TIN para denunciar información financiera al IRS. Por ejemplo, cuando se pagan intereses o dividendos en una cuenta, la institución financiera debe emitir un formulario 1099 que incluya el TIN del destinatario. La IRS verifica la información para garantizar que los contribuyentes informen con precisión los ingresos de inversión en sus declaraciones.

Las instituciones financieras también deben recoger TIN como parte del proceso de conocimiento del cliente (KYC) para confirmar la identidad de los titulares de las cuentas. Esto ayuda a mitigar el riesgo de blanqueo de capitales y evasión fiscal.

Departamento de Trabajo

El Departamento de Trabajo utiliza los TIN para rastrear las ganancias de los empleados para el seguro de desempleo. Los empleadores deben declarar los salarios y las retenciones de impuestos utilizando el TIN para que los trabajadores sean elegibles para recibir beneficios por desempleo si pierden sus empleos.

Departamento de Salud y Servicios Humanos (HHS)

El Departamento de Salud y Servicios Humanos (HHS) utiliza los TIN (en forma de SSN) para hacer un seguimiento de la elegibilidad para Medicare, Medicaid y otros programas federales que brindan beneficios en función de los ingresos o la situación laboral. Utiliza los TIN para conceder a las personas las prestaciones a las que tienen derecho y para combatir el fraude y los pagos indebidos.

Gobiernos extranjeros y agencias tributarias internacionales

En algunos casos, los TIN se comparten con gobiernos extranjeros a efectos de tratados fiscales o para cumplir con las normativas fiscales internacionales. Por ejemplo, la Ley de cumplimiento de la normativa fiscal de cuentas extranjeras (FATCA) exige que las instituciones financieras extranjeras informen de los TIN de los titulares de cuentas estadounidenses para ayudar a combatir la evasión fiscal que involucra a cuentas en el extranjero.

Auditorías y aplicación

Las auditorías, ya sean realizadas por la IRS o por otras agencias reguladoras, dependen en gran medida de los TIN para rastrear las transacciones financieras, validar las declaraciones de impuestos y confirmar que los ingresos se informan con precisión. Las agencias utilizan los TIN para rastrear los ingresos y los pagos a través de las fuentes y verificar si hay fraude o incumplimiento.

Cómo determinar qué tipo de TIN necesitas

La elección del TIN correcto depende de tus circunstancias específicas. A continuación, te indicamos cómo determinar qué TIN necesitarás.

Número del Seguro Social (SSN)

Los ciudadanos estadounidenses, los residentes permanentes y algunos trabajadores no residentes necesitan un SSN. Si tienes ciudadanía estadounidense o tienes autorización para trabajar en ese país, usarás tu SSN para declarar los impuestos sobre la renta de las personas físicas, recibir salarios y acceder a las prestaciones de la Seguridad Social. Si tienes una empresa unipersonal o una sociedad de responsabilidad limitada de un solo miembro que no tiene empleados ni cumple con otros requisitos para obtener un EIN, también puedes usar tu SSN para presentar los ingresos de tu empresa con tu declaración fiscal personal a través de un Anexo C (formulario 1040).

EIN

El EIN es necesario para la mayoría de las empresas, incluidas todas las sociedades anónimas (p. ej., sociedades de tipo S [S corps], sociedades de tipo C [sociedades de tipo C]), sociedades colectivas y sociedades de responsabilidad limitada de varios miembros. Toda empresa que tenga empleados, retenga impuestos sobre los ingresos pagados a no residentes en EE. UU. o presente determinadas declaraciones de impuestos (como impuestos sobre la nómina, impuestos especiales o impuestos sobre el alcohol, el tabaco y las armas de fuego) debe tener un EIN. Se requiere un EIN para abrir una cuenta bancaria comercial, solicitar préstamos o establecer crédito con el nombre de la empresa.

ITIN

Los ciudadanos o residentes no estadounidenses que no cumplan los requisitos para recibir un SSN, pero que deban declarar impuestos en EE. UU., deben tener un ITIN. Si no eres residente en EE. UU. y tienes ingresos en EE. UU., pero no cumples los requisitos para recibir un SSN, debes usar un ITIN en las declaraciones de impuestos. Por ejemplo, un inversionista extranjero en bienes raíces de EE. UU. necesitaría un ITIN para declarar los ingresos por alquiler. Los ITIN también son utilizados por cónyuges o dependientes de ciudadanos estadounidenses o no residentes de los EE. UU. que no cumplen los requisitos para obtener un SSN, pero que pueden ser reclamados como dependientes en las declaraciones fiscales.

PTIN

Los preparadores de impuestos pagados (es decir, cualquier persona que prepare declaraciones de impuestos federales para recibir una compensación) deben tener un PTIN. Estos incluyen contadores públicos, asesores fiscales y otros profesionales que declaran impuestos en nombre de los clientes. Este número debe renovarse anualmente.

Si no tienes claro qué TIN aplica a ti, ten en cuenta la estructura y las obligaciones de tu empresa, tu estado de residencia y si tienes empleados. Consulta a un experto tributario para confirmar que estás usando el TIN correcto para tu situación específica y así evitar problemas de cumplimiento de la normativa y posibles sanciones en el futuro.