Um Taxpayer Identification Number (TIN) é um número único usado pelo Internal Revenue Service (IRS) dos EUA para rastrear indivíduos, empresas e outras entidades para finalidades fiscais.

O IRS usa o TIN para processar declarações de imposto de renda, comparar rendas declaradas, emitir reembolsos, garantir requisitos de retenção e monitorar a conformidade com as leis fiscais federais.

Abaixo, explicamos os diferentes tipos de TINs disponíveis, incluindo Social Security Numbers (SSNs), Employer Identification Numbers (EINs), Individual Taxpayer Identification Numbers (ITINs) e Preparer Tax Identification Numbers (PTINs), e a importância de cada um para pessoas físicas e empresas.

O que vamos abordar neste artigo?

• Quais são os diferentes tipos de TINs?
  
• Como e onde solicitar TINs
  
• Por que o TIN é importante?
  
• Como o IRS e outras agências usam os TINs
  
• Como determinar qual tipo de TIN você precisa
  
• TIN, EIN e SSN: qual é a diferença?
  
• Como o Stripe Tax pode ajudar
  
• Perguntas frequentes sobre números de identificação do contribuinte
  

Quais são os diferentes tipos de TIN?

O IRS reconhece vários tipos de TINs. Cada TIN atende a um propósito específico de declaração fiscal. Abaixo, abordamos os tipos de TINs e por que eles são usados.

Social Security number (SSN)

A Social Security Administration (SSA) emite um Social Security Number de nove dígitos para cidadãos e residentes qualificados dos EUA. As pessoas físicas usam o SSN para declarar impostos de renda federais e informar salários. Empresários individuais e LLCs com um único membro também podem usar o SSN para declarar impostos, embora as empresas precisem coletar os SSNs de nove dígitos de funcionários e prestadores de serviços autônomos para relatórios anuais (como o Formulário 1099-NEC).

EIN

O Internal Revenue Service (IRS) atribui um Employer Identification Number (EIN) de nove dígitos a empresas para impostos sobre a folha de pagamento, declarações corporativas e declaração fiscal de empresas. Corporations, parcerias, LLCs com vários membros e ONGs usam um EIN para gerenciar a folha de pagamento, abrir contas bancárias da empresa e solicitar licenças comerciais. Entidades qualificadas podem solicitar o EIN gratuitamente online, por fax, correio ou telefone.

Individual Taxpayer Identification Number (ITIN)

O IRS emite um Individual Taxpayer Identification Number (ITIN) a estrangeiros, não residentes e dependentes que precisam declarar impostos nos EUA, mas que não se qualificam para um SSN. Esses identificadores de nove dígitos sempre começam com o número "9". As empresas encontram ITINs com frequência ao processar as declarações fiscais para investidores estrangeiros ou prestadores de serviços autônomos internacionais. Os candidatos devem enviar o Formulário W-7 ao IRS, e o processamento leva até sete semanas.

Preparer Tax Identification Number (PTIN)

O IRS emite um Preparer Tax Identification Number (PTIN) a especialistas fiscais pagos que preparam e apresentam declarações de imposto de renda federais para clientes. Os especialistas fiscais incluem contadores públicos certificados (CPAs), agentes credenciados e consultores fiscais. Diferente dos outros identificadores fiscais, um PTIN deve ser renovado todo ano antes de cada temporada de impostos para que o IRS possa rastrear a preparação das declarações de impostos. Os profissionais podem solicitar ou renovar um PTIN online ou pelo correio.

Adoption Taxpayer Identification Number (ATIN)

O IRS emite um Adoption Taxpayer Identification Number (ATIN) temporário de nove dígitos a futuros pais adotivos que estiverem em processo legal de adoção de uma criança. Os contribuintes usam o ATIN para identificar a criança em suas declarações de imposto de renda federais para solicitar isenções para dependentes ou créditos de assistência infantil enquanto a adoção nacional está pendente. Esses números são exclusivos porque expiram automaticamente após dois anos. Após esse período, a adoção final permite que os pais adquiram um SSN permanente para a criança.

Como e onde solicitar TINs

O processo de solicitação e os tempos de processamento variam bastante, dependendo do identificador de contribuinte específico. Abaixo, detalhamos como e onde solicitar cada tipo de número de identificação fiscal:

Como solicitar um SSN

Para solicitar um Social Security Number, você deve preencher o Formulário SS-5 e enviá-lo junto com os documentos originais que comprovam sua identidade, idade e cidadania ou status legal de imigração para um escritório local da Social Security Administration (SSA). Em geral, as solicitações são feitas no nascimento pelo hospital, ou presencialmente em uma agência da SSA se for um adulto.

Como solicitar um EIN

A maneira mais rápida de obter um Employer Identification Number é fazer a solicitação online pelo site oficial do IRS, onde o número é gerado imediatamente após o preenchimento do formulário digital. Alternativamente, as empresas podem baixar o Formulário SS-4 e enviá-lo por fax ou correspondência ao centro de processamento designado do IRS.

Como solicitar um ITIN

Para garantir um Individual Taxpayer Identification Number, você deve preencher o Formulário W-7 e enviá-lo pelo correio ao IRS com sua declaração de imposto de renda federal completa e a prova original de identidade ou documentos de status estrangeiro. Você também pode solicitar presencialmente agendando um horário em um Taxpayer Assistance Center do IRS ou visitando um Certifying Acceptance Agent (CAA) autorizado pelo IRS.

Como solicitar um PTIN

Especialistas fiscais podem solicitar ou renovar um Preparer Tax Identification Number online criando uma conta no Tax Professional PTIN System do IRS, o que leva cerca de 15 minutos para ser concluído. Se preferir fazer a solicitação em papel, você pode enviar o Formulário W-12 pelo correio ao IRS, mas o processamento leva de quatro a seis semanas.

Como solicitar um ATIN

Para solicitar um Adoption Taxpayer Identification Number, os futuros pais devem preencher o Formulário W-7A e enviá-lo pelo correio ao IRS. A solicitação deve incluir documentação legal de uma agência de adoção autorizada ou tribunal que comprove que uma adoção nacional está em andamento.

Por que um TIN é importante?

As empresas dependem dos números TIN para cumprir as leis fiscais federais e facilitar transações financeiras. Aqui estão os motivos pelos quais é importante que as empresas tenham um TIN:

• Conformidade fiscal: O IRS usa seu TIN para rastrear seus pagamentos de impostos e obrigações. Declarar sem o TIN adequado, ou com um TIN incorreto, pode levar a multas, retenção na fonte adicional sobre pagamentos e processamento de impostos mais lento.

• Conformidade legal: O IRS exige um TIN para atividades que variam desde a declaração de impostos e o pagamento de funcionários até a retenção de impostos. Você não pode conduzir negócios legalmente, contratar funcionários ou reter impostos sem o TIN apropriado.

• Transações bancárias e financeiras: As instituições financeiras usam seu TIN para verificar a identidade de sua empresa quando você abre uma conta bancária, solicita empréstimos ou busca outros serviços financeiros. Um TIN válido é necessário para acessar ferramentas financeiras, variando de linhas de crédito a contas de folha de pagamento.

• Pagamentos de funcionários e prestadores de serviços: Quando você estiver executando a folha de pagamento, precisará garantir que tem TINs precisos para cada funcionário e prestador de serviços independente. Sem os TINs corretos, você não pode emitir formulários W-2 ou 1099, o que pode causar problemas de retenção e relatórios de impostos.

• Credibilidade: Um EIN ou TIN registrado sinaliza aos bancos que sua empresa está estabelecida e segue as leis fiscais federais. Ciertas transações também podem exigir um, como a criação de contas de fornecedores e a solicitação de seguro comercial.

• Prontidão para auditoria: Documentação TIN adequada é necessária para concluir uma auditoria. Os TINs vinculam sua renda, pagamentos e retenções à sua empresa.

Como os TINs são usados pelo IRS e outros órgãos

Os TINs servem como identificadores únicos para indivíduos e empresas em uma grande variedade de contextos. Veja a seguir algumas formas como o IRS e outros órgãos usam TINs.

IRS

• Declarações de impostos: O IRS usa TINs para rastrear todas as atividades relacionadas a impostos e verificar se os indivíduos e as empresas estão relatando com precisão sua renda. O IRS usa esses números para combinar os ganhos relatados com os formulários fiscais enviados para consistência nas declarações. O IRS também usa TINs para creditar adequadamente os pagamentos e reembolsos dos contribuintes.

• Retenção e pagamentos: As empresas usam TINs de funcionários (geralmente SSNs) para reter adequadamente o imposto de renda da folha de pagamento. Da mesma forma, os pagamentos feitos a prestadores de serviços independentes exigem um SSN, um EIN ou um ITIN. Eles são usados para garantir a retenção de impostos adequada.

• Créditos e deduções fiscais: O IRS usa TINs para verificar a elegibilidade quando empresas ou indivíduos reivindicam créditos ou deduções. Por exemplo, as empresas que reivindicam o Work Opportunity Tax Credit devem fornecer TINs para funcionários qualificados.

SSA

A SSA usa SSNs para registrar os salários dos funcionários e calcular os benefícios de aposentadoria e incapacidade do Social Security. As empresas registram os salários e benefícios dos funcionários na SSA por meio de declarações anuais W-2, que incluem o SSN do funcionário. A SSA usa esses registros para calcular os benefícios do Social Security quando os funcionários se aposentam ou solicitam benefícios por incapacidade.

Órgãos fiscais estaduais

Os departamentos estaduais de receita usam TINs para cobrança de imposto de renda e fiscalização no nível estadual. Eles usam TINs para verificar se os contribuintes estão relatando e pagando com precisão suas obrigações ao estado.

Instituições financeiras

Bancos, empresas de investimento e cooperativas de crédito usam TINs para relatar informações financeiras ao IRS. Por exemplo, quando juros ou dividendos são pagos em uma conta, a instituição financeira precisa emitir um informe 1099 que indica o TIN do beneficiário. O IRS cruza as informações para garantir que os contribuintes declarem corretamente os rendimentos de investimentos em suas declarações.

As instituições financeiras também são obrigadas a coletar TINs como parte do processo Conheça seu Cliente (KYC) para confirmar a identidade dos titulares de contas. Essas ações ajudam a mitigar os riscos de lavagem de dinheiro e evasão fiscal.

Department of Labor

O Department of Labor usa TINs para rastrear os ganhos dos funcionários para o seguro-desemprego. Os empregadores precisam declarar os salários e as retenções de impostos usando TINs para que os trabalhadores fiquem qualificados para o seguro-desemprego se perderem seus empregos.

Department of Health & Human Services (HHS)

O HHS usa TINs (na forma de SSNs) para rastrear a elegibilidade para o Medicare, Medicaid e outros programas federais que fornecem benefícios com base nos rendimentos ou status de emprego. O órgão usa TINs para conceder aos indivíduos os benefícios a que têm direito e para combater fraudes e pagamentos indevidos.

Governos estrangeiros e órgãos fiscais internacionais

Em alguns casos, o IRS pode compartilhar TINs com governos estrangeiros para fins de tratados fiscais ou para cumprir as regulamentações fiscais internacionais. Por exemplo, o Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) exige que as instituições financeiras estrangeiras relatem TINs para titulares de contas dos EUA para ajudar a combater a evasão fiscal envolvendo contas offshore.

Auditorias e fiscalização

O IRS e outras agências reguladoras usam TINs para fins de auditoria e para rastrear transações financeiras, validar declarações de impostos e confirmar se a renda está sendo relatada com precisão. As agências usam TINs para rastrear receitas e pagamentos entre fontes e verificar se há fraudes ou não conformidade.

Tesouro e pagamentos federais

Se você fizer negócios com o governo dos EUA, as agências podem solicitar um TIN para processamento de pagamentos e conformidade.

Como determinar qual tipo de TIN você precisa

A escolha do TIN certo depende de circunstâncias específicas. Veja como determinar qual TIN você precisará.

SSN

Cidadãos dos EUA, residentes permanentes e trabalhadores temporários autorizados usam um SSN para declarar impostos de renda de pessoa física, relatar salários e acessar benefícios do governo. Proprietários individuais e LLCs de um único membro sem funcionários também podem usar seu SSN para relatar a renda da empresa em um Anexo C (Formulário 1040) juntamente com sua declaração de imposto de renda de pessoa física.

• Se você for pessoa física declarando impostos pessoais ou administrando uma empresa de proprietário único sem funcionários, use um SSN.
  

EIN

O IRS exige um EIN para todas as corporações, parcerias e LLCs de vários membros. Qualquer entidade comercial deve ter um EIN se contratar funcionários, apresentar declarações de impostos sobre o emprego ou impostos indiretos, operar uma conta bancária empresarial ou solicitar financiamento comercial.

• Se você opera uma empresa com vários proprietários, tem funcionários ou precisa de uma conta bancária empresarial, use um EIN.
  

ITIN

O ITIN atende cidadãos não americanos, não residentes e investidores estrangeiros que têm obrigações de declaração de impostos nos EUA, mas são legalmente inelegíveis para um SSN. É comumente usado para relatar renda de aluguel doméstico, retornos de investimento ou ganhos de prestador de serviços independente, bem como para reivindicar dependentes estrangeiros.

• Se você deve declarar impostos dos EUA, mas não se qualifica para um SSN, use um ITIN.
  

PTIN

O IRS exige um PTIN para todos os profissionais da área fiscal que preparam ou ajudam com declarações de impostos federais para compensação financeira. Isso inclui CPAs, agentes inscritos e consultores fiscais comerciais. Essa credencial não substitui IDs fiscais pessoais e requer renovação manual antes de cada temporada de impostos.

• Se você prepara ou assina declarações de impostos federais para compensação, use um PTIN.
  

Número de identificação do contribuinte por adoção (ATIN)

O IRS concede um ATIN temporário aos futuros pais que estão em processo de adoção legal de um cidadão dos EUA ou de uma criança residente. Ele permite que os contribuintes reivindiquem a criança como dependente em suas declarações federais enquanto a adoção doméstica final e o SSN permanente estiverem pendentes.

• Se você estiver reivindicando uma criança em sua declaração de imposto de renda antes que a adoção final seja concluída, use um ATIN.
  

Se não tiver certeza sobre qual TIN se aplica a você, considere a estrutura e as obrigações da sua empresa, seu status de residência e se você tem funcionários. Consulte um especialista fiscal para confirmar se você está usando o TIN correto para sua situação específica, a fim de evitar problemas de conformidade e possíveis penalidades no futuro.

TIN, EIN e SSN: Qual a diferença?

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Perguntas frequentes sobre números de identificação do contribuinte