Een TIN (Taxpayer Identification Number) is een uniek belastingidentificatienummer dat door de IRS, de Amerikaanse belastingdienst, wordt gebruikt om personen, ondernemingen en andere entiteiten te volgen voor belastingdoeleinden. Of je nu aangifte inkomstenbelasting doet, een onderneming runt of andere financiële verplichtingen nakomt, je hebt een TIN nodig om aan de vereisten van de IRS te voldoen. Hieronder leggen we uit welke verschillende soorten TIN's er zijn en waarom een TIN belangrijk is voor zowel particulieren als bedrijven.

Wat staat er in dit artikel?

• De verschillende typen TIN's
  
• Waarom is een TIN belangrijk?
  
• Gebruik van TIN's door de IRS en andere instanties
  
• Hoe bepaal je welk type TIN je nodig hebt?
  

De verschillende typen TIN's

In de Verenigde Staten worden vier typen TIN's gebruikt. Elk TIN heeft weer een ander doel en is van toepassing op een specifieke groep belastingbetalers of ondernemingen. Hier gaan we wat dieper op elk type in.

SSN (Social Security Number)

Particulieren gebruiken hun SSN om belastingaangifte te doen en zich te identificeren bij verschillende overheidsinstanties. Eenmanszaken en eenpersoonsvennootschappen met beperkte aansprakelijkheid (LLC's) kunnen ervoor kiezen belastingaangifte te doen met hun SSN in plaats van met een EIN (Employer Identification Number). Als je onderneming werknemers heeft of met zzp'ers werkt, heb je hun SSN waarschijnlijk nodig voor rapportages, bijvoorbeeld wanneer je een 1099-NEC-formulier uitgeeft voor vergoedingen aan niet-werknemers.

De SSA (Social Security Administration) geeft deze identificatienummers meestal af bij de geboorte (voor Amerikaanse staatsburgers) of wanneer je een werkvergunning krijgt, maar sommige mensen die in aanmerking komen, moeten er mogelijk een aanvragen.

EIN

Een EIN is in feite een SSN voor ondernemingen. Ondernemingen zoals Corporations, LLC's, vennootschappen en non-profitorganisaties gebruiken hun EIN om belastingaangifte te doen, zakelijke bankrekeningen te openen, licenties aan te vragen en de salarisadministratie af te handelen.

Je kunt een EIN online aanvragen op de website van de IRS, per fax, per post of telefonisch. Aanvragen van een EIN is gratis en gaat meestal snel, vooral als je dat online doet.

ITIN (Individual Taxpayer Identification Number)

Een ITIN is bedoeld voor mensen die niet in aanmerking komen voor een SSN, maar wel belastingaangifte moeten doen in de VS. Een ITIN geldt voor sommige niet-ingezeten en voor niet-ingezetenen die belastingaangifte doen in de VS, evenals voor echtgenoten en gezinsleden van Amerikaanse burgers of ingezetenen die als gezinsleden kunnen worden opgegeven. Ondernemingen kunnen te maken krijgen met ITIN's wanneer ze werken met buitenlanders die in de VS belasting betalen, zoals niet-ingezeten zzp'ers en buitenlandse investeerders.

Een ITIN vraag je met W-7-formulier bij de IRS aan. Het kan tot zeven weken na de aanvraag duren voordat je je ITIN ontvangt.

PTIN (Preparer Tax Identification Number)

De IRS geeft PTIN's uit aan degenen die aangiften voorbereiden, zoals gecertificeerde openbare accountants (CPA's), belastingadviseurs en andere professionals die namens klanten belastingaangifte doen. In tegenstelling tot andere TIN's moet een PTIN elk jaar worden verlengd. Met behulp van een PTIN kan de IRS bijhouden wie feitelijk een bepaalde federale belastingaangifte of aanvraag voor teruggaaf heeft opgesteld.

Heb je een PTIN nodig, dan kun je die online aanvragen op de website van de IRS of per post.

Waarom is een TIN belangrijk?

Ondernemingen gebruiken TIN's voor verschillende doeleinden. Hieronder zetten we op een rijtje waarom het voor ondernemingen belangrijk is om een TIN te hebben:

• Fiscale compliance. De IRS gebruikt je TIN om je belastingbetalingen en -verplichtingen bij te houden. Als je aangifte doet met het verkeerde type TIN of met een onjuiste TIN, kan dat leiden tot boetes, inhouding van reserves op betalingen en een tragere verwerking van aangiften.

• Compliance met wet- en regelgeving. De IRS stelt een TIN verplicht voor diverse activiteiten, variërend van het doen van belastingaangiften en het betalen van werknemers tot het inhouden van belasting. Zonder het juiste TIN ben je niet wettelijk gerechtigd om zaken te doen, werknemers in dienst te nemen of belasting in te houden.

• Bankieren en financiële transacties. Financiële instellingen gebruiken je TIN om de identiteit van je onderneming te verifiëren wanneer je een bankrekening opent, een lening aanvraagt of om andere financiële diensten verzoekt. Een geldig TIN is vereist om toegang te krijgen tot financiële tools, variërend van kredieten tot salarisrekeningen.

• Betalingen aan werknemers en contractanten. Wanneer je de salarisadministratie doet, moet je beschikken over de juiste TIN voor iedere werknemer en contractant. Zonder de juiste TIN's kun je geen W-2- of 1099-formulieren verstrekken en dat kan leiden tot problemen met inhouding en aangifte van belastingen.

• Geloofwaardigheid. Of je nu onderhandelt over contracten met leveranciers of werkt met financiële instellingen, met een geregistreerd EIN of TIN kun je aantonen dat je onderneming echt bestaat en de federale belastingwetgeving naleeft. Dit is mogelijk ook vereist voor sommige transacties, zoals het maken van leveranciersaccounts en het aanvragen van commerciële verzekeringen.

• Voorbereiding op audits. Voor een audit is de juiste TIN-documentatie vereist. Met een TIN worden je inkomsten, betalingen en inhoudingen aan je onderneming gekoppeld.

Gebruik van TIN's door de IRS en andere instanties

Een TIN dient in tal van omstandigheden als unieke identificatiecode voor particulieren en bedrijven. Hieronder noemen we een paar manieren waarop de IRS en andere instanties gebruikmaken van TIN's.

IRS

Belastingaangiften. De IRS gebruikt TIN-codes om alle activiteiten inzake belasting bij te houden en om te controleren of particulieren en bedrijven hun inkomsten nauwkeurig opgeven. Met behulp van het TIN vergelijkt de IRS de aangegeven inkomsten met de ingediende belastingformulieren, om na te gaan of aangiften consistent zijn. De IRS gebruikt TIN's ook om betalingen en terugbetalingen van belastingbetalers correct te crediteren.

Inhouding en betalingen. Ondernemingen gebruiken TIN's van werknemers (meestal SSN's) om in de salarisadministratie op de juiste manier inkomstenbelasting in te houden. Ook voor betalingen aan zzp'ers is een SSN, EIN of ITIN vereist. Deze worden gebruikt voor het correct inhouden van belasting.

Heffingskortingen en belastingaftrek. Aan de hand van het TIN controleert de IRS of bedrijven of particulieren in aanmerking komen voor heffingskortingen of aftrek. Ondernemingen die aanspraak maken op de Work Opportunity Tax Credit, moeten bijvoorbeeld het TIN verstrekken van werknemers die voor deze loonkostensubsidie in aanmerking komen.

SSA

De SSA gebruikt SSN's om loonaangiften bij te houden voor werknemers die in de VS zijn gevestigd. Ondernemingen moeten bij de SSA aangifte doen van lonen en secundaire arbeidsvoorwaarden van werknemers. Dat gebeurt via jaarlijkse W-2-aangiften, waarin het SSN van de werknemer wordt vermeld. De SSA gebruikt deze gegevens om socialezekerheidsuitkeringen te berekenen wanneer werknemers met pensioen gaan of een arbeidsongeschiktheidsuitkering aanvragen.

Staatsbelastingdiensten

Staatsbelastingdiensten gebruiken TIN's voor het inhouden van inkomstenbelasting voor de staat. Met behulp van TIN's controleren ze of belastingbetalers hun verplichtingen aan de staat nauwkeurig aangeven en betalen.

Financiële instellingen

Banken, beleggingsmaatschappijen kredietverenigingen gebruiken TIN's om financiële informatie aan de IRS te rapporteren. Wanneer bijvoorbeeld rente of dividend wordt uitbetaald op een rekening, moet de financiële instelling een 1099-formulier verstrekken met het TIN van de ontvanger. De IRS controleert de informatie om na te gaan of belastingbetalers nauwkeurig aangifte doen van inkomsten uit beleggingen.

Financiële instellingen zijn ook verplicht om TIN's op te vragen als onderdeel van het ken-je-klant-prcoces (KYC) om daarmee de identiteit van rekeninghouders te verifiëren. Dit helpt het risico op witwassen en belastingontduiking te verminderen.

Department of Labor

Het Department of Labor houdt met behulp van TIN's de inkomsten van werknemers bij met het oog op een werkloosheidsverzekering. Werkgevers moeten lonen en ingehouden belasting rapporteren met behulp van TIN's, zodat werknemers in aanmerking komen voor een werkloosheidsuitkering als ze hun baan verliezen.

Department of Health & Human Services (HHS)

De HHS gebruikt TIN's (in de vorm van SSN's) om bij te houden of mensen in aanmerking komen voor Medicare, Medicaid en andere federale programma's die uitkeren op basis van inkomen of arbeidssituatie. Aan de hand van TIN's verleent de HHS uitkeringen aan mensen die recht daarop hebben, en worden fraude en niet-legitieme betalingen aangepakt.

Buitenlandse overheden en internationale belastingdiensten

Soms worden TIN's gedeeld met buitenlandse overheden in het kader van belastingverdragen of met het oog op naleving van internationale belastingwet- en regelgeving. Zo verplicht de Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) buitenlandse financiële instellingen om TIN's van Amerikaanse rekeninghouders te rapporteren om belastingontduiking met offshore rekeningen te bestrijden.

Audits en handhaving

In audits, zowel door de IRS als door andere regelgevende instanties, wordt in hoge mate gebruikgemaakt van TIN's om financiële transacties bij te houden, belastingaangiften te valideren en te verifiëren of inkomsten nauwkeurig worden aangegeven. Met behulp van TIN-codes worden inkomsten en betalingen uit verschillende bronnen getraceerd en wordt gecontroleerd op fraude of niet-naleving.

Hoe bepaal je welk type TIN je nodig hebt?

Welke TIN je nodig hebt, hangt af van jouw specifieke omstandigheden. Hieronder lees je hoe je kunt bepalen welk TIN je nodig hebt.

SSN

Amerikaanse staatsburgers, ingezetenen en sommige niet-ingezeten werknemers hebben een SSN nodig. Als je Amerikaans staatsburger bent of geautoriseerd bent om in de VS te werken, heb je je SSN nodig om aangifte inkomstenbelasting te doen, salaris te ontvangen en toegang te krijgen tot sociale uitkeringen. Heb je een eenmanszaak of eenpersoons-LLC zonder personeel of voldoe je niet aan andere vereisten voor een EIN, dan kun je met je SSN ook aangifte doen van de inkomsten van je bedrijf, tegelijk met je aangifte inkomstenbelasting. Daarvoor gebruik je een Schedule C (1040-formulier).

EIN

Een EIN is vereist voor de meeste ondernemingen en ook voor alle Corporations (bijvoorbeeld S-corps, [S-corps], C-corps, [C-corps]), vennootschappen en LLC's met meerdere leden. Elke onderneming die werknemers in dienst heeft, belasting inhoudt op inkomsten die zijn betaald aan niet-ingezetenen van de VS, of bepaalde belastingaangiften indient, zoals belasting op arbeid, accijnzen of belasting op alcohol, tabak en vuurwapens, moet een EIN hebben. Een EIN is vereist om een zakelijke bankrekening te openen, een lening aan te vragen of krediet te verstrekken onder een bedrijfsnaam.

ITIN

Niet-Amerikaanse staatsburgers of ingezetenen die niet in aanmerking komen voor een SSN, maar wel belastingaangifte moeten doen in de VS, moeten een ITIN-nummer hebben. Als je een niet-ingezetene van de VS bent en inkomsten in de VS hebt, maar niet in aanmerking komt voor een SSN, gebruik je een ITIN voor je belastingaangifte. Een buitenlandse investeerder in Amerikaans onroerend goed heeft bijvoorbeeld een ITIN nodig om aangifte te doen van huurinkomsten. ITIN's worden ook gebruikt door echtgenoten of gezinsleden van Amerikaanse staatsburgers of niet-ingezetenen van de VS die niet in aanmerking komen voor een SSN, maar die in belastingaangiften kunnen worden vermeld als gezinsleden.

PTIN

Iedereen die tegen betaling belastingaangiften opstelt, zoals federale belastingaangiften, moet een PTIN hebben. Dit betreft gecertificeerde openbare accountants, belastingadviseurs en andere professionals die namens klanten belastingaangifte doen. Dit nummer moet jaarlijks worden verlengd.

Als je niet zeker weet welk TIN op jou van toepassing is, sta dan stil bij de structuur en verplichtingen van je onderneming, je verblijfsstatus en of je personeel in dienst hebt. Neem een belastingadviseur in de arm om na te gaan of je het juiste TIN gebruikt voor jouw specifieke situatie. Zo voorkom je complianceproblemen en mogelijke boetes in de toekomst.