La richiesta di un Employer Identification Number (EIN) è uno dei primi passi per ufficializzare la tua attività. Sia che si tratti di costituire una società per azioni, una società a responsabilità limitata (LLC) o una società di persone, l'EIN funge da ID fiscale federale dell'attività, proprio come un Social Security Number (SSN) per una persona fisica. L'EIN è necessario per assumere dipendenti, aprire un conto bancario aziendale e presentare la dichiarazione dei redditi. La procedura per ottenere l'EIN è relativamente semplice e di solito puoi completarla online in circa 10 minuti.

Ci sono alcuni aspetti da considerare prima di presentare la domanda per richiedere l'EIN. Ad esempio, devi decidere chi sarà il "responsabile" della tua attività, ovvero la persona elencata nella domanda dell'EIN come punto di contatto principale con l'Internal Revenue Service (IRS) degli Stati Uniti. Di seguito viene spiegato come richiedere l'EIN e come evitare errori comuni che potrebbero rallentare la procedura.

Di cosa tratta questo articolo?

• Che cos'è l'EIN?
  
• A chi serve l'EIN?
  
• Preparazione della richiesta dell'EIN
  
• Come richiedere l'EIN online
  
• Come richiedere l'EIN via fax o per posta
  
• Errori comuni da evitare quando richiedi l'EIN
  

Che cos'è l'EIN?

L'EIN (Employer Identification Number) è un numero univoco di nove cifre che l'IRS assegna alle attività a fini fiscali, simile al numero SSN per una persona fisica. L'EIN identifica un'attività al momento della dichiarazione dei redditi, del pagamento dei dipendenti o della richiesta di determinate licenze.

A chi serve l'EIN?

Hai bisogno di un EIN se pensi di assumere dipendenti, costituire una società o una partnership o aprire un conto bancario aziendale. È inoltre necessario se gestisci le imposte sui salari, la richiesta di credito aziendale e per molti altri scopi. Anche se sei titolare di ditta individuale, potresti voler richiedere un EIN per separare le tue finanze personali da quelle aziendali e semplificare le tue imposte.

Preparazione della richiesta dell'EIN

Prima di richiedere l'EIN, ci sono alcune operazioni che puoi fare per prepararti. Innanzitutto, determina se sei idoneo. Per richiedere l'EIN online, la tua attività deve trovarsi fisicamente negli Stati Uniti o nei suoi territori. Devi anche essere in grado di identificare un responsabile, ovvero la persona che controlla, gestisce o dirige le operazioni quotidiane dell'attività e ha accesso ai fondi dell'attività. Questa persona deve avere un Taxpayer Identification Number (TIN) valido, ad esempio un Social Security Number (SSN), un Individual Taxpayer Identification Number (ITIN) o un EIN esistente.

Se soddisfi questi requisiti di idoneità, dovrai raccogliere le seguenti informazioni:

• La ragione sociale completa dell'attività ed eventuali nomi commerciali

• L'indirizzo postale e l'indirizzo fisico dell'attività

• Il tipo di persona giuridica (ad es. Corporation, LLC) e il motivo della richiesta dell'EIN

• Le attività principali svolte e il numero di dipendenti che prevedi di assumere nel primo anno

Come richiedere l'EIN online

Per la maggior parte delle attività il modo più semplice di richiedere l'EIN è online. Ecco una guida dettagliata:

1. Vai alla sezione relativa alla richiesta dell'EIN sul sito web ufficiale dell'IRS.

2. Fare clic sul pulsante "Apply online now" (Richiedi online ora). Esamina le linee guida nella pagina delle informazioni, poi fai clic su "Begin Application" (Inizia richiesta).

3. Seleziona la struttura giuridica della tua attività (ad es. ditta individuale, LLC). L'IRS fornisce una breve descrizione per ciascun tipo. Premi "Continue" (Continua).

4. In questo caso, i passaggi variano a seconda del tipo di business. Se presenti la domanda come LLC, ad esempio, dovrai inserire il numero di soci e dove si trova fisicamente l'attività, mentre il titolare di una ditta individuale dovrà fornire ulteriori informazioni come il motivo della richiesta. Indica se sei il titolare dell'attività o se sei un rappresentante terzo designato.

5. Inserisci la ragione sociale, il nome commerciale (se applicabile) e l'indirizzo fisico della tua attività. Specifica la contea e lo stato in cui opera la tua attività. Questa informazione è importante ai fini fiscali.

6. Spiega all'IRS perché richiedi l'EIN. Ad esempio, stai avviando una nuova attività? Stai assumendo dipendenti? Stai ristrutturando un'attività esistente?

7. Descrivi le attività principali svolte. L'IRS ti fornirà un elenco di categorie tra cui scegliere.

8. Ricontrolla l'accuratezza di tutte le informazioni inserite, poi invia la richiesta. Riceverai subito l'EIN e potrai scaricare o stampare la conferma per tuo riferimento.

Come richiedere l'EIN via fax o per posta

Se non vuoi richiedere l'EIN online, puoi farlo anche via fax o per posta. Innanzitutto scarica il modulo SS-4 dal sito web dell'IRS e compilalo. Dovrai inserire informazioni tra cui la ragione sociale, il responsabile e il motivo per cui presenti la domanda. Per evitare ritardi, ricontrolla che tutte le informazioni siano corrette.

• Richiesta via fax: trova il numero di fax del tuo stato sul sito web dell'IRS e invia via fax il modulo compilato a quel numero. In genere l'IRS invia l'EIN via fax entro quattro giorni lavorativi.

• Richiesta per posta: trova l'indirizzo dell'IRS del tuo stato sul sito web dell'IRS e spedisci il modulo compilato a quel indirizzo. Le richieste inviate per posta richiedono più tempo per essere elaborate e potrebbero essere necessarie fino a quattro settimane per ricevere l'EIN.

• Richiedenti internazionali: se fai domanda al di fuori degli Stati Uniti, dovrai chiamare direttamente l'IRS al numero +1 (267) 941-1099 (non è un numero verde). Preparati a fornire tutte le informazioni necessarie. L'IRS gestirà la procedura telefonicamente ed emetterà l'EIN una volta confermate le tue informazioni. È la scelta ideale per le attività internazionali che non possono accedere facilmente alle procedure online o postali.

Errori comuni da evitare quando richiedi l'EIN

Quando richiedi l'EIN, è facile trascurare alcuni dettagli che possono rallentare la procedura o portare a problemi più complessi in seguito. Ecco alcuni errori comuni da evitare.

Più EIN per la stessa entità

Molti imprenditori commettono l'errore di richiedere più EIN, di solito perché non hanno le idee chiare su quando è necessario un nuovo EIN. L'IRS impone un nuovo EIN solo in situazioni specifiche, come un cambiamento nella struttura dell'entità (ad es. il passaggio da LLC a Corporation) e quando si verifica una cambiamento sostanziale nella proprietà. Se la tua attività si sta semplicemente espandendo o sviluppando all'interno della stessa struttura, non hai bisogno di un nuovo EIN. La richiesta di un altro numero quando non serve può causare inutili complicazioni con l'IRS, come dichiarazioni duplicate e conti fiscali errati.

Informazioni errate o incoerenti

Errori apparentemente insignificanti, come l'errata ortografia della ragione sociale, la mancata corrispondenza degli indirizzi e l'inserimento del TIN errato, possono causare ritardi e disallineamenti nei registri dell'IRS, complicando le dichiarazioni dei redditi, la configurazione delle buste paga o i conti bancari aziendali in futuro. Ricontrolla tutti i dati inseriti, in particolare quelli che identificano il responsabile.

Problemi con persone terze incaricate

Se hai designato un'altra persona (ad es. un commercialista, un avvocato) per richiedere l'EIN, il responsabile deve essere formalmente autorizzato ad agire per conto dell'attività. L'IRS richiede che tale approvazione venga registrata e la mancata autorizzazione può invalidare la domanda o creare complicazioni con la conformità in seguito. In questo caso, gli errori possono causare ritardi nel rilascio dell'EIN e generare confusione su chi sia autorizzato a gestire i documenti fiscali per tuo conto.