A solicitação de um Employer Identification Number (EIN) é um dos primeiros passos para oficializar sua empresa. Se você está formando uma corporação, uma sociedade de responsabilidade limitada (LLC) ou uma sociedade, um EIN serve como o ID fiscal federal da sua empresa, da mesma forma que um Social Security Number (SSN) para um indivíduo. Você precisará de um EIN para contratar funcionários, abrir uma conta bancária empresarial e declarar impostos. O processo para obter um EIN é relativamente simples, e você geralmente pode concluí-lo online em cerca de 10 minutos.
Há algumas coisas a serem consideradas antes de fazer a declaração. Por exemplo, você precisa decidir quem será a "parte responsável" da sua empresa, que é a pessoa listada no aplicativo EIN como o principal ponto de contato com o Internal Revenue Service (IRS) dos Estados Unidos. Abaixo, explicamos como solicitar um EIN e como evitar erros comuns que podem atrasar o processo.
O que há neste artigo?
- O que é um EIN?
- Quem precisa de um EIN?
- Preparação para a solicitação de um EIN
- Como solicitar um EIN online
- Como solicitar um EIN por fax ou correio
- Erros comuns a serem evitados ao solicitar um EIN
O que é um EIN?
Um EIN é um número único de nove dígitos que o IRS atribui às empresas para propósitos fiscais, semelhante a um SSN para um indivíduo. Você usa seu EIN para identificar sua empresa ao declarar impostos, pagar funcionários ou solicitar determinadas licenças.
Quem precisa de um EIN?
Você precisa de um EIN se planeja contratar funcionários, formar uma corporação ou sociedade ou abrir uma conta bancária empresarial. Ele também é necessário se você estiver lidando com impostos sobre a folha de pagamentos, solicitando crédito comercial e para muitas outras finalidades. Mesmo que você seja um empresário individual, é recomendável obter um EIN para separar suas finanças pessoais e empresariais e simplificar seus impostos.
Preparação para a solicitação de um EIN
Antes de solicitar um EIN, há algumas coisas que você pode fazer para se preparar. Primeiro, determine sua elegibilidade: para solicitar um EIN online, sua empresa precisa estar fisicamente localizada nos EUA ou em seus territórios. Você também deve ser capaz de identificar uma parte responsável, que é a pessoa que controla, gerencia ou dirige as operações diárias da empresa e tem acesso aos fundos da empresa. Essa pessoa deve ter um Taxpayer Identification Number (TIN) válido, como um SSN, Individual Taxpayer Identification Number (ITIN) ou um EIN existente.
Se você cumprir esses requisitos de qualificação, precisará reunir as seguintes informações:
O nome jurídico completo da sua empresa e nome comercial ou nome fantasia
O endereço postal e o endereço físico da sua empresa
O tipo de entidade (por exemplo, corporação, LLC) e o motivo da solicitação
As principais atividades da sua empresa e quantos funcionários você espera ter no primeiro ano
Como solicitar um EIN online
A maneira mais fácil para a maioria das empresas solicitar um EIN é online. Veja um guia passo a passo:
Acesse a seção de inscrição no EIN do site oficial da IRS.
Clique no botão ""Solicitar online agora" (Apply online now). Revise as diretrizes na página de informações e clique em "Begin Application" (Iniciar Inscrição).
Selecione a estrutura jurídica da sua empresa (por exemplo, empresário individual, LLC). O IRS fornece descrições breves para cada tipo. Pressione "Continue" (Continuar).
Aqui, as etapas divergem dependendo do seu tipo de negócio. Se você estiver se inscrevendo como uma LLC, por exemplo, precisará informar o número de membros e onde a empresa está fisicamente localizada, enquanto um empresário individual precisará fornecer mais informações, como um motivo para fazer o pedido. Indique se você é o proprietário da empresa ou atua como terceiro designado.
Insira o nome jurídico, o nome comercial (se aplicável) e o endereço físico da empresa. Especifique o município e o estado onde sua empresa opera. Isso é importante para fins fiscais.
Informe ao IRS por que você está solicitando o EIN. Por exemplo, você está começando um novo negócio? Contratando funcionários? Reestruturando uma empresa existente?
Descreva as principais atividades da sua empresa. O IRS fornecerá uma lista de categorias que você pode selecionar.
Verifique novamente a exatidão de todas as informações inseridas e envie a inscrição. Você receberá seu EIN imediatamente e poderá baixar ou imprimir a confirmação de seu registro.
Como solicitar um EIN por fax ou correio
Se você não quiser solicitar um EIN online, você também pode fazer o pedido por fax ou correio. Primeiro, baixe o formulário SS-4 do site da IRS e preencha-o. Ele pedirá detalhes, incluindo o nome da sua empresa, a parte responsável e o motivo do pedido. Para evitar atrasos, verifique novamente se todas as informações estão corretas.
Solicitação por fax: encontre o número de fax do seu estado no site do IRS e envie por fax o formulário preenchido para esse número. Normalmente, o IRS enviará seu EIN por fax em até quatro dias úteis.
Solicitação pelo correio: encontre o endereço IRS do seu estado no site do IRS e envie o formulário preenchido para esse endereço. O processamento das inscrições por correio demora mais e pode levar até quatro semanas para o recebimento do EIN.
Candidatos internacionais: se você estiver se inscrevendo de fora dos EUA, precisará ligar para a IRS diretamente no número +1 (267) 941-1099 (não é um número gratuito). Esteja pronto com todas as informações necessárias. O IRS gerenciará o processo por telefone e emitirá seu EIN assim que confirmar seus dados. Essa é a opção ideal para empresas internacionais que não conseguem acessar facilmente os processos online ou por correio.
Erros comuns a serem evitados ao solicitar um EIN
Ao solicitar um EIN, é fácil ignorar certos detalhes que podem atrasar o processo ou levar a problemas maiores posteriormente. Veja alguns erros comuns a serem evitados.
Vários EINs para a mesma entidade
Muitos proprietários de empresas cometem o erro de solicitar vários EINs, normalmente porque não sabem ao certo quando um novo EIN é necessário. O IRS exige um novo EIN apenas em situações específicas, como uma mudança na estrutura da entidade (por exemplo, mudando de uma LLC para uma corporação) e quando há uma mudança fundamental na propriedade. Se a sua empresa está simplesmente expandindo ou se desenvolvendo dentro da mesma estrutura, você não precisará de um novo EIN. Solicitar outro número quando você não precisa pode causar complicações desnecessárias com o IRS como declarações duplicadas e contas fiscais incorretas.
Informações incorretas ou inconsistentes
Erros aparentemente pequenos, como erros na ortografia do nome da empresa, endereços incompatíveis e TIN errado, podem causar atrasos e desalinhamentos nos registros do IRS, o que pode complicar as declarações de impostos, a configuração da folha de pagamento ou as contas bancárias da empresa no futuro. Verifique todas as suas informações, especialmente os detalhes de identificação do responsável.
Problemas com terceiros designados
Se você estiver designando outra pessoa (por exemplo, contador, advogado) para solicitar seu EIN, a parte responsável deve estar formalmente autorizada a agir em nome da empresa. O IRS exige que essa aprovação seja registrada, e deixar de fornecer a devida autorização pode invalidar a solicitação ou gerar complicações de conformidade posteriormente. Erros aqui podem causar atrasos na obtenção do EIN e criar confusão sobre quem está autorizado a tratar documentos fiscais em seu nome.
O conteúdo deste artigo é apenas para fins gerais de informação e educação e não deve ser interpretado como aconselhamento jurídico ou tributário. A Stripe não garante a exatidão, integridade, adequação ou atualidade das informações contidas no artigo. Você deve procurar a ajuda de um advogado competente ou contador licenciado para atuar em sua jurisdição para aconselhamento sobre sua situação particular.