Ett skatteregistreringsnummer (TIN) är ett unikt nummer som skattemyndigheter utfärdar till privatpersoner och företag för att hålla koll på skatteskydlighet. I USA är de vanligaste typerna av skatteregistreringsnummer socialförsäkringsnumret (SSN) för privatpersoner och arbetsgivarens identifieringsnummer (EIN) för företag. Dessa nummer krävs för att deklarera skatt, göra anspråk på förmåner eller slutföra transaktioner som rör skattedeklaration.

Företag behöver TIN-nummer för att följa skatteregler och kunna öppna företagsbankkonton, anställa medarbetare och ansöka om företagslicenser. Det amerikanska skatteverket (IRS) och andra myndigheter använder ditt skatteregistreringsnummer (TIN) för att identifiera ditt företag och för att spåra efterlevnad av krav på finansiell rapportering och skatteskyldigheter.

Nedan förklarar vi de olika typerna av TIN, hur du avgör vilken typ du behöver och hur du ansöker om det.

Vad innehåller den här artikeln?

• Typer av skatteregistreringsnummer
  
• Varför behöver du ett skatteregistreringsnummer?
  
• Att fastställa rätt skatteregistreringsnummer för dig
  
• Hur man ansöker om ett EIN
  
• Hur man får ett ITIN
  

Typer av skatteregistreringsnummer

Här är de vanligaste typerna av TIN-nummer och vad företag bör förstå om var och en.

SSN

Ett SSN utfärdas av Social Security Administration (SSA). Det används främst för enskilda medborgare och vissa invånare. Om de inte har TIN-nummer måste ägare av vissa företagstyper (t.ex. enmansföretag, LLC-bolag) använda sina SSN-nummer för att deklarera skatt och skicka in vissa uppgifter (t.ex. 1099-formulär). Detta kan dock öka företagsägarens risk för identitetsstöld, eftersom SSN används oftare. Många småföretagare väljer att använda ett EIN för att undvika att ge ut sina SSN till kunder och andra personer.

EIN

Ett EIN är ett niosiffrigt federalt TIN som utfärdas av IRS. Företag använder EIN i sina skattedeklarationer, för att utfärda 1099-formulär och för att ansöka om affärslicenser. EIN krävs för alla företag som

• Verkar som ett aktiebolag eller kommandit-/handelsbolag (partnership), inklusive LLC-bolag med flera delägare

• Anställa medarbetare, eftersom ett EIN krävs för att hantera personalens skatter

• Lämna in punktskattedeklarationer eller alkohol-, tobaks- och skjutvapenskattedeklarationer

Skatteregistreringsnummer för privatperson (ITIN)

Ett ITIN utfärdas av IRS till personer som behöver ett TIN men inte är berättigade till ett SSN. Det används vanligtvis av utländska medborgare bosatta i USA och av personer som inte är bosatta i USA. En ITIN beviljar inte arbetstillstånd eller socialförsäkringsförmåner och är endast lämpat för skattedeklarationsändamål. Utländska företagare eller investerare kan använda ett ITIN om de inte uppfyller kraven för ett SSN och behöver deklarera amerikanska skatter. På samma sätt kan företag som anlitar utländska oberoende leverantörer som inte är berättigade till SSN behöva använda dessas ITIN för att rapportera betalningar.

Förberedarens skatteregistreringsnummer (PTIN)

Ett PTIN används av skatteförberedare och revisorer som förbereder eller hjälper till att förbereda federala skattedeklarationer mot ersättning. Alla skatterådgivare som förbereder eller hjälper till att förbereda federala skattedeklarationer mot ersättning måste skaffa ett PTIN och förnya sitt PTIN årligen. Detta gäller auktoriserade revisorer och andra skatterådgivare. Om ditt företag är beroende av en skatteförberedares tjänster kan du kontrollera deras PTIN för att säkerställa att de är behöriga att lämna in federala skattedeklarationer för din räkning.

Varför behöver man ett skatteregistreringsnummer?

Även om företag främst använder TIN för att deklarera sin skatt, har de också andra användningsområden. Det här är anledningen till att ditt företag behöver ett.

Deklaration av skatt

Ett TIN är hur skattemyndigheter spårar ditt företags skattedeklarationer. Utan den kan dina deklarationer inte behandlas. Att deklarera skatt under ett EIN istället för ett SSN skapar en juridisk åtskillnad mellan företagsskatt och personlig skatt.

Lönehantering och anställning

Om du anställer medarbetare behöver du ett EIN för att rapportera löner, hantera personalens skatter, utfärda W-2-formulär, göra löneskatteinsättningar och följa federala skattekrav som socialförsäkring och Medicare.

Öppna bankkonto för företag

Banker låter dig vanligtvis inte öppna ett företagskonto utan ett skatteregistreringsnummer, vanligtvis ett EIN. Detta är viktigt för att separera företagets ekonomi från den personliga och upprätthålla rättsligt skydd för LLC-bolag eller aktiebolag. Ett särskilt företagskonto kan också förenkla spårning och rapportering för både ekonomisk förvaltning och skatteändamål.

Få tillgång till företagskrediter och lån

Oavsett om du ansöker om ett lån eller säkrar en företagskredit behöver du ett EIN. Detta gör det möjligt för långivare att verifiera ditt företags ekonomiska historik och fastställa ditt företags kreditprofil. Det håller också din personliga kredit åtskild från företagets, vilket är särskilt viktigt om du planerar att skala upp eller ta på dig större ekonomiska åtaganden.

Hantera 1099-formulär

Om du arbetar med oberoende leverantörer behöver du deras TIN (ofta SSN eller EIN) samt ditt eget TIN för att utfärda 1099-formulär. Om du tar emot 1099-betalningar behöver du ett TIN för att rapportera dessa intäkter till IRS.

Upprättande av juridisk och ekonomisk identitet

Ett EIN ger ditt företag en egen juridisk och ekonomisk identitet. Detta är särskilt viktigt för LLC-bolag, aktiebolag och kommandit-/handelsbolag (partnership), där personliga skulder måste förbli åtskilda från företagets skulder. Denna distinktion hjälper till att skydda dina personliga tillgångar.

Skaffa företagslicenser och tillstånd

Många delstater och lokala myndigheter kräver ett EIN innan de utfärdar företagslicenser och tillstånd, särskilt i reglerade branscher som byggnation, detaljhandel och livsmedelsservice.

Undvika straffavgifter

Oavsett om du deklarerar, rapporterar betalningar från leverantörer eller ansöker om licenser behöver du rätt skatteregistreringsnummer. Felaktiga eller saknade TIN-nummer kan leda till förseningar, ökad granskning och ekonomiska påföljder.

Identifiera rätt skatteregistreringsnummer för dig

Att välja rätt TIN beror på vilken typ av verksamhet du har, hur den är strukturerad och vilka tillväxtplaner du har. Här är vad du bör veta.

Enskild firma

Om du driver ett enskilt företag utan några anställda kan du använda ditt socialförsäkringsnummer (SSN) som skatteregistreringsnummer. Men vissa enskilda firmor väljer att få ett EIN ändå av sekretesskäl. Att använda ditt SSN innebär att du måste dela det mer än du normalt skulle göra, vilket kan ge upphov till integritets- och säkerhetsproblem.

Som enskild firma bör du skaffa ett EIN om:

• Du vill hålla ditt personliga SSN privat

• Ditt företag växer till den grad att du anställer medarbetare

LLC-bolag med en delägare

LLC-bolag med en delägare som inte har valt att behandlas som företag behandlas av skatteskäl som så kallade disregarded entities. Detta innebär att de kan lämna in företagsskatter med hjälp av delägarens SSN. Vissa LLC-bolag med en delägare väljer att få ett EIN oavsett, antingen på grund av sekretesskäl eller för att öppna ett företagsbankkonto eller ansöka om företagskredit.

Som LLC-bolag med en delägare bör du skaffa ett EIN om:

• Du planerar att separera din privata och företagets ekonomi

• Du vill bygga upp en företagskredit

• Du planerar att anställa medarbetare

LLC-bolag och kommandit-/handelsbolag (partnership) med flera delägare

LLC-bolag och kommandit-/handelsbolag (partnership) med flera delägare måste skaffa ett EIN för skatterapportering. Detta EIN används för att lämna in information och utfärda schema K-1 till delägare. Om ditt LLC-bolag har flera ägare eller är strukturerad som ett kommandit-/handelsbolag (partnership) behöver du ett EIN.

Aktiebolag

Aktiebolag måste ha ett EIN för att lämna in skattedeklarationer, emittera aktier och hantera personalens skatter, om företaget har anställda. Om du har skapat ett aktiebolag behöver du ett EIN – oavsett företagets storlek.

Utländska medborgare bosatta i USA och utlandsägda företag

Om du inte är bosatt i USA eller utländsk medborgare och äger ett USA-baserat företag behöver du fortfarande ett TIN. I dessa fall måste du ansöka om ett ITIN eller ett EIN för att uppfylla IRS rapporteringskrav.

Om du är en utländsk medborgare som inte kvalificerar dig för ett SSN men ändå behöver betala amerikansk inkomstskatt behöver du ett ITIN. Om du är en utländsk medborgare som äger ett USA-baserat företag som kräver ett EIN, till exempel ett aktiebolag eller kommandit-/handelsbolag (partnership), behöver du ett EIN.

Företag med anställda

Alla företag med anställda behöver ett EIN för att rapportera löneskatter, lämna in W-2-formulär och följa federala och delstatliga arbetslagar.

Oberoende leverantörer

Om du arbetar som oberoende leverantör eller frilansare och inte har anställda kan du fortfarande använda ditt socialförsäkringsnummer för att deklarera. Om du är en leverantör som vill ha ett extra lager av integritet för skatterapporteringsändamål kan du få ett EIN.

Hur man ansöker om ett EIN

Att ansöka om ett EIN är en enkel process, och det finns olika sätt att göra det på. Så här fungerar det.

Ta reda på om du behöver ett EIN

Innan du ansöker, se till att du behöver ett EIN. I allmänhet behöver du ett om:

• Du har anställda

• Du bedriver din verksamhet som aktiebolag eller kommandit-/handelsbolag (partnership)

• Ditt företag lämnar in skattedeklarationer för anställning, punktskatter eller alkohol, tobak och skjutvapen

• Du drar av skatt på inkomst (annan än lön) som betalas till en person som inte är bosatt i USA

• Du har en pensionsplan med uppskjuten skatt som tidigare kallades Keogh-plan

• Du är involverad i vissa organisationer, t.ex. dödsbon, stiftelser och ideella organisationer.

Samla in nödvändig information

Innan du ansöker, se till att du har följande information redo:

• Juridiskt namn på företagets ägare eller enhet: Om du ansöker som enskild firma är detta ditt eget namn. Om det gäller ett LLC-bolag, aktiebolag eller kommandit-/handelsbolag (partnership) ska du använda det juridiska företagsnamnet.

• Handelsnamn: Om ditt företag bedriver verksamhet under ett annat namn än det juridiska (ett särskilt företagsnamn) måste du inkludera det också.

• Ansvarig parts SSN eller ITIN: Detta är vanligtvis den person som kontrollerar företaget (ofta företagsägaren). Deras personliga SSN eller ITIN krävs för ansökan.

• Företagsadress: Huvudadressen där företaget är verksamt.

Välj ansökningsmetod

Online

Du kan ansöka om ett EIN online direkt via IRS webbplats om ditt huvudsakliga företag är beläget i USA eller dess territorier. Detta är den snabbaste metoden och ger dig ett EIN direkt efter att du har fyllt i ansökan. Följ dessa steg för att ansöka online:

• Gå till IRS onlineansökningssida för EIN.

• Följ instruktionerna och svara på frågorna om din företagsstruktur, anledningen till att du ansöker och eventuella nödvändiga person- och företagsuppgifter.

När du har skickat in ansökan får du ditt EIN direkt. Onlinetjänsten är tillgänglig måndag till fredag kl. 7–22 ET.

Per post

Du kan också ansöka om ett EIN genom att posta ett SS-4-formulär. Följ dessa steg för att ansöka via post:

• Ladda ner och fyll i formulär SS-4.

• Skicka formuläret till IRS. Om ditt huvudsakliga företag är beläget i en av de 50 delstaterna eller District of Columbia, posta det här:

  Internal Revenue Service
  Attn: EIN Operation
  Cincinnati, OH 45999

Handläggningstiden är cirka fyra veckor, så detta kan vara ett bra alternativ om du inte behöver numret med en gång.

Per fax

Om du föredrar att faxa din ansökan är detta ett annat alternativ som tar cirka fyra arbetsdagar att behandla. Så här ansöker du via fax:

• Ladda ner och fyll i formulär SS-4.

• Faxa det till lämpligt nummer. Om ditt huvudsakliga företag är beläget i en av de 50 delstaterna eller District of Columbia faxar du det här: (855) 641-6935.

Du får vanligtvis tillbaka ditt EIN via fax inom fyra arbetsdagar.

Per telefon (för internationella sökande)

Om du ansöker om ett EIN från ett annat land än USA kan du ansöka via telefon. Följ dessa steg för att ansöka via telefon:

• Fyll i formulär SS-4 och ha informationen redo.

• Ring IRS på (267) 941-1099 (betalnummer). Kontoret är öppet måndag till fredag kl. 6–23 ET.

Du får vanligtvis ditt EIN i slutet av samtalet.

Vänta på bekräftelse

Om du ansökte via post eller fax måste du vänta fyra veckor respektive fyra arbetsdagar för att få ditt EIN. När du har fått EIN träder det i kraft omedelbart och du kan börja använda det för att öppna företagskonton, anställa personal och lämna in skattedeklarationer.

Skydda ditt EIN

När du har fått ditt EIN, förvara den på ett säkert ställe. IRS kommer inte att utfärda ett ersättnings-EIN, så om det tappas bort måste du kontakta IRS för att få det på nytt.

Gör nödvändiga ändringar

Om det sker förändringar i ditt företag, t.ex. att du byter från en enskild firma till ett LLC-bolag, byter ägare eller omstrukturerar, kan du behöva ansöka om ett nytt EIN. I andra fall (t.ex. om du ändrar din företagsadress) kan du uppdatera dina befintliga EIN-uppgifter hos IRS istället för att ansöka om ett nytt.

Hur man får ett ITIN

Individer som inte är berättigade till ett SSN men måste följa amerikanska skattelagar måste skaffa ett ITIN. Detta inkluderar utländska medborgare bosatta i USA och personer som inte är bosatta i USA, utländska investerare och andra personer som måste deklarera skatt i USA. Här är en steg-för-steg-guide för att ansöka om ett ITIN.

Ta reda på om du behöver ett ITIN

Ett ITIN krävs om:

• Du är en utländsk medborgare bosatt i utlandet och måste lämna in en skattedeklaration i USA

• Du är en utländsk medborgare bosatt i USA och måste lämna in en skattedeklaration i USA

• Du är beroende av eller make/maka till en amerikansk medborgare, utländsk medborgare bosatt i USA eller visuminnehavare som inte är bosatt i USA

• Du är en utländsk medborgare som behöver göra anspråk på en skatteavtalsförmån

• Du är en utländsk student, professor eller forskare som inte är bosatt i USA och som lämnar in en skattedeklaration i USA eller begär ett undantag

Om du är behörig för ett SSN kan du inte ansöka om ett ITIN. Du måste ansöka om ett SSN genom SSA.

Samla in nödvändiga dokument

För att ansöka om ett ITIN måste du skicka in följande dokument:

• Ifyllt ansökningsformulär: formulär W-7 används för att ansöka om ITIN. Ange grundläggande information inklusive ditt namn, medborgarskap, amerikanskt visum (om tillämpligt) och anledning till att du ansöker om ITIN.

• Giltig federal skattedeklaration: Om du inte uppfyller kriterierna för ett undantag måste du bifoga en giltig federal inkomstdeklaration till ditt W-7-formulär.

• Styrkande handlingar i original eller bestyrkta kopior: Du måste skicka in originalhandlingar eller bestyrkta kopior från den utfärdande myndigheten. Godtagbara dokument inkluderar följande:

  • Pass (detta kan fungera både som bevis på identitet och utländsk status)
    
  • Nationellt ID-kort (detta måste visa foto, namn, adress, födelsedatum och utgångsdatum)
    
  • Amerikanskt visum, registreringskort för utländsk väljare eller andra immigrationsdokument, om tillämpligt
    
  • Födelseattest, om du ansöker åt ett barn som hävdas vara beroende av en skattedeklaration
    

Du måste skicka in originalhandlingar (t.ex. ett pass) eller bestyrkta kopior från den utfärdande myndigheten. Fotokopior som inte är bestyrkta godtas inte. Du kanske kan begära en bestyrkt kopia av dokument på en ambassad eller konsulat om du inte befinner dig i USA.

Fylla i formulär W-7

Formulär W-7 är din formella ansökan om ett ITIN. Så här fyller du i det:

1. Ange personlig information som namn, adress och medborgarskap.

2. Ange anledningen till att du ansöker om ITIN (t.ex. för att lämna in en skattedeklaration eller göra anspråk på förmåner enligt skatteavtal).

3. Ange eventuell ytterligare information om anhöriga, om tillämpligt.

4. Underteckna och datera formuläret innan du skickar in det.

Skicka in din ansökan

Per post

Du kan posta det ifyllda W-7-formuläret, tillsammans med din federala skattedeklaration och styrkande dokument, till den här adressen:

Internal Revenue Service
ITIN Operation
P.O. Box 149342
Austin, TX 78714-9342

Du kommer vanligtvis att få ett brev från IRS som tilldelar ditt ITIN inom sju veckor.

I person

Du kan ansöka om ett ITIN personligen via ett IRS Taxpayer Assistance Center eller en IRS-auktoriserad Acceptance Agent eller Certifying Acceptance Agent (CAA). Dessa ombud kan verifiera dina dokument så att du inte behöver skicka in originalhandlingar, vilket kan vara till hjälp om du inte vill skicka ditt pass eller andra viktiga dokument via posten.

Använd IRS-sökfunktion för att hitta ett Taxpayer Assistance Center nära dig. Alternativt kan du hitta ett CAA via IRS-webbplats.

Vänta tills det är klart

När du har skickat in din ansökan tar det vanligtvis cirka sju veckor att få ditt ITIN om det inte finns några problem med dina dokument. Under hektiska perioder kan detta ta längre tid. Om du ansökte via en CAA eller personligen kan processen vara snabbare, eftersom dina dokument redan har verifierats.

Använd ditt ITIN för skattedeklaration

När du har fått ditt ITIN kan du använda det för att lämna in amerikanska skattedeklarationer, göra anspråk på avtalslättnader eller uppfylla andra skatteskyldigheter. ITIN är enbart för skatteändamål: det tillåter dig inte att arbeta i USA, och det gör dig inte berättigad till socialförsäkringsförmåner.

Förnya eller uppdatera ditt ITIN efter behov

Ditt ITIN upphör att gälla om det inte har använts i en skattedeklaration under tre år i följd eller om det utfärdades före 2013 och inte har förnyats. Om ditt ITIN löper ut måste du förnya det med hjälp av formulär W-7 och samma process.