Un número de identificación fiscal (TIN) es un número único que las autoridades fiscales emiten a particulares y empresas para realizar un seguimiento de las responsabilidades fiscales. En Estados Unidos, los tipos más comunes de TIN son el número de Seguro Social (SSN) para los particulares y el número de identificación del empleador (EIN) para las empresas. Estos números son necesarios para declarar impuestos, reclamar beneficios o completar transacciones que involucran declaraciones fiscales.

Las empresas necesitan el TIN para cumplir con la normativa fiscal y completar tareas como abrir cuentas bancarias de empresa, contratar empleados y solicitar licencias comerciales. El Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos (IRS) y otras agencias usan el TIN para identificar tu empresa y hacer un seguimiento del cumplimiento de la normativa de los requisitos de información financiera y las obligaciones fiscales.

A continuación, te explicamos los diferentes tipos de TIN, cómo determinar qué tipo necesitas y cómo solicitarlo.

¿Qué contiene este artículo?

• Tipos de números de identificación fiscal
  
• ¿Por qué necesitas un número de identificación fiscal?
  
• Determinar el número de identificación fiscal adecuado
  
• Cómo solicitar un EIN
  
• Cómo obtener un ITIN
  

Tipos de números de identificación fiscal

Estos son los tipos más comunes de TIN y lo que las empresas deben entender sobre cada uno.

SSN

La Administración del Seguro Social (SSA) emite el SSN. Se utiliza principalmente para ciudadanos individuales y algunos residentes. Si no tienen un TIN, los titulares de algunos tipos de empresas (p. ej., empresas unipersonales o sociedades de responsabilidad limitada [LLC]) deben usar su SSN para presentar declaraciones de impuestos y cierta información (p. ej., formularios 1099). Sin embargo, esto puede aumentar el riesgo de robo de identidad del titular de la empresa, ya que el SSN se usa con más frecuencia. Muchos titulares de pequeñas empresas optan por usar un EIN para evitar entregar sus SSN a clientes y otros miembros del público.

EIN

Un EIN es un TIN federal de nueve dígitos emitido por el IRS. Las empresas usan los EIN en sus declaraciones de impuestos para emitir formularios 1099 y solicitar licencias comerciales. Los EIN son obligatorios para todas las empresas que:

• Operan como una corporación o sociedad, incluidas las LLC de varios miembros.

• Contratan empleados, ya que se requiere un EIN para manejar los impuestos sobre la plantilla

• Presentan declaraciones de impuestos especiales o declaraciones fiscales sobre alcohol, tabaco y armas de fuego

Número de identificación personal del contribuyente (ITIN)

El IRS emite un ITIN a las personas que necesitan un TIN pero no son aptas para un SSN. Por lo general, lo usan los no residentes de EE. UU. Un ITIN no otorga autorización de trabajo ni beneficios del Seguro Social y es estrictamente para fines de declaración fiscal. Los titulares de empresas o inversionistas extranjeros pueden usar un ITIN si no califican para un SSN y necesitan declarar impuestos en EE. UU. Del mismo modo, es posible que las empresas que contratan a contratistas independientes extranjeros que no son aptos para el SSN deban usar los ITIN de esos contratistas para declarar los pagos.

Número de identificación del preparador de impuestos (PTIN)

Los preparadores de impuestos y contadores que preparan o ayudan a preparar declaraciones de impuestos federales para recibir compensación utilizan el PTIN. Cualquier experto tributario que prepare o ayude a preparar declaraciones de impuestos federales para el pago debe obtener un PTIN y renovar su PTIN anualmente. Esto se aplica a los contadores públicos certificados (CPA) y otros profesionales de impuestos. Si tu empresa depende de los servicios de un preparador de impuestos, puedes verificar tu PTIN para asegurarte de que esté autorizado a presentar declaraciones de impuestos federales en tu nombre.

¿Por qué necesitas un número de identificación fiscal?

Si bien las empresas utilizan principalmente el TIN para declarar impuestos, también tienen otros usos. A continuación, te explicamos por qué tu empresa necesita uno.

Presentación y declaración de impuestos

Un TIN es la forma en que las autoridades fiscales rastrean las declaraciones fiscales de tu empresa. Sin él, no se pueden procesar tus devoluciones. Declarar impuestos bajo un EIN en lugar de un SSN crea una separación legal entre los impuestos de la empresa y los personales.

Gestión de plantilla y contrataciones

Si estás contratando empleados, necesitas un EIN para declarar salarios, gestionar los impuestos sobre el empleo, emitir W-2, hacer depósitos de impuestos sobre la plantilla y cumplir con los requisitos fiscales federales, como el Seguro Social y Medicare.

Apertura de cuentas bancarias comerciales

Por lo general, los bancos no te permitirán abrir una cuenta de empresa sin un TIN (generalmente un EIN). Esto es importante para separar las finanzas comerciales de las personales y mantener las protecciones legales para las LLC o corporaciones. Una cuenta de empresa dedicada también puede simplificar el seguimiento y la elaboración de informes, tanto para la gestión financiera como para los impuestos.

Cómo acceder a créditos y préstamos comerciales

Ya sea que estés solicitando un préstamo u obteniendo una línea de crédito comercial, necesitarás un EIN. Esto permite a los prestamistas verificar el historial financiero de tu empresa y establece el perfil crediticio de tu empresa. También mantiene tu crédito personal y tu crédito comercial separados, lo que es especialmente importante si planea crecer o asumir compromisos financieros importantes.

Gestión de formularios 1099

Si trabajas con contratistas independientes, necesitas sus TIN (a menudo SSN o EIN) y tu propio TIN para emitir los formularios 1099. Si recibes pagos del formulario 1099, necesitas un TIN para declarar esas ganancias al IRS.

Establecer la identidad legal y financiera

Un EIN le da a tu empresa su propia identidad legal y financiera. Esto es particularmente importante para las LLC, corporaciones y asociaciones, donde las responsabilidades personales y comerciales deben permanecer separadas. Esta distinción ayuda a proteger tus bienes personales.

Obtener de licencias y permisos comerciales

Muchos estados y gobiernos locales exigen un EIN antes de emitir licencias y permisos comerciales, especialmente en industrias reguladas como la construcción, el comercio minorista y el servicio de alimentos.

Evitar sanciones

Ya sea que estés declarando impuestos, declarando pagos a contratistas o solicitando licencias, necesitas el TIN correcto. Los TIN incorrectos o faltantes pueden provocar retrasos, un mayor escrutinio y sanciones financieras.

Determinar el número de identificación fiscal adecuado

Elegir el TIN adecuado depende de la naturaleza de tu empresa, de cómo esté estructurada y de cuáles sean tus planes de crecimiento. Esto es lo que debes saber.

Empresa unipersonal

Si diriges una empresa en solitario sin empleados, puedes usar tu SSN como identificación fiscal. Pero algunos titulares únicos optan por obtener un EIN de todos modos por razones de privacidad. El uso de tu SSN significa que tendrás que compartirlo más de lo normal, lo que puede plantear problemas de privacidad y seguridad.

Como titular único, deberías obtener un EIN en los siguientes casos:

• Quieres mantener la privacidad de tu SSN personal

• Tu negocio crece hasta el punto de contratar empleados

LLC unipersonal

Las LLC unipersonales que no hayan elegido ser tratadas como corporaciones se considerarán «entidades excluidas» a efectos fiscales. Esto significa que pueden presentar impuestos comerciales usando el SSN del miembro. Algunas LLC unipersonales optan por obtener un EIN independientemente, ya sea por preocupaciones de privacidad o para abrir una cuenta bancaria comercial o solicitar un crédito comercial.

Como LLC unipersonal, deberías obtener un EIN en los siguientes casos:

• Planeas separar tus finanzas personales de las de tu empresa

• Quieres generar crédito comercial

• Planeas contratar empleados más adelante

LLC y asociaciones de varios miembros

Las LLC y las sociedades de varios miembros deben obtener un EIN para realizar declaraciones fiscales. Este EIN se utiliza para presentar declaraciones de información y emitir Anexos K-1 a los socios. Si tu LLC tiene varios titulares o está estructurada como una sociedad, necesitas un EIN.

Corporaciones

Las corporaciones deben tener un EIN para presentar declaraciones de impuestos corporativos, emitir acciones y manejar los impuestos sobre la plantilla si la corporación tiene empleados. Si constituiste tu empresa, necesitas un EIN, sin importar el tamaño de la empresa.

No residentes de EE. UU. y empresas de propiedad extranjera

Si eres un ciudadano extranjero o no residente que posee una empresa establecida en EE. UU., necesitas un TIN. En estos casos, deberás solicitar un ITIN o un EIN para cumplir con los requisitos de presentación de informes del IRS.

Si eres un ciudadano extranjero que no califica para un SSN, pero aún así debe pagar impuestos sobre los ingresos en EE. UU., necesitas un ITIN. Si eres un ciudadano extranjero que posee una empresa establecida en EE. UU. que requiere un EIN, como una corporación o una sociedad, necesitas un EIN.

Empresas con empleados

Todas las empresas con empleados necesitan un EIN para declarar los impuestos sobre la plantilla, presentar formularios W-2 y cumplir con las leyes laborales federales y estatales.

Contratistas independientes

Si trabajas como contratista independiente o trabajador por cuenta propia y no tienes empleados, igual puedes usar tu SSN para declarar impuestos. Si eres un contratista que quiere una capa complementaria de privacidad para fines de declaración fiscal, puedes obtener un EIN.

Cómo solicitar un EIN

Solicitar un EIN es un proceso sencillo y hay diferentes formas de hacerlo. Así es como funciona.

Determina si necesitas un EIN

Antes de solicitarlo, asegúrate de que necesitas un EIN. Por lo general, necesitarás uno en los siguientes casos:

• Tienes empleados

• Operas como una corporación o sociedad colectiva

• Tu empresa presenta declaraciones fiscales sobre el empleo, impuestos especiales o alcohol, tabaco y armas de fuego

• Retienes impuestos sobre los ingresos (que no sean salarios) pagados a un no residente en los EE. UU.

• Tienes un plan de jubilación con impuestos diferidos que antes se conocía como plan Keogh

• Estás involucrado con ciertas organizaciones, como patrimonios, fideicomisos y organizaciones sin fines de lucro.

Recopila la información requerida

Antes de presentar la solicitud, asegúrate de tener lista la siguiente información:

• Nombre legal del titular de la empresa o entidad: si presentas la solicitud como titular único, este es tu propio nombre. Si se trata de una sociedad de responsabilidad limitada, una corporación o una sociedad colectiva, utiliza el nombre de la empresa legal.

• Nombre comercial: si tu empresa opera con un nombre diferente al legal (un nombre comercial o nombre «hacer negocios como»), también deberás incluirlo.

• SSN o ITIN de la parte responsable: por lo general, es la persona que controla la empresa (a menudo, el titular de la empresa). Se requiere su número de seguro social (SSN) o ITIN personal para la solicitud.

• Dirección comercial: la dirección principal donde opera la empresa.

Elige tu método de solicitud:

En línea

Puedes solicitar un EIN en línea directamente a través del sitio web del IRS si tu empresa principal está ubicada en los EE. UU. o sus territorios. Este es el método más rápido y te da un EIN inmediatamente después de completar la solicitud. Para solicitarlo en línea, sigue estos pasos:

• Ve a la página de solicitud de EIN en línea del IRS.

• Sigue las instrucciones y responde las preguntas sobre la estructura de tu empresa, el motivo de tu solicitud y todos los datos personales y empresariales necesarios.

Una vez que envíes la solicitud, recibirás tu EIN al instante. El servicio en línea está disponible de lunes a viernes de 7 a. m. a 10 p. m., hora del este.

Por correo

También puedes enviar por correo un formulario SS-4 para solicitar un EIN. Para solicitarlo por correo, siga estos pasos:

• Descarga y completa el formulario SS-4.

• Envía el formulario por correo al IRS. Si tu negocio principal está ubicado en uno de los 50 estados o en el Distrito de Columbia, envíalo por correo aquí:

  Internal Revenue Service
  Attn: EIN Operation
  Cincinnati, OH 45999

El tiempo de procesamiento es de aproximadamente cuatro semanas, por lo que esta puede ser una buena opción si no necesita el EIN con urgencia.

Por fax

Si prefieres enviar tu solicitud por fax, esta es otra opción que tarda unos cuatro días hábiles en procesarse. Para enviar la solicitud por fax, sigue estos pasos:

• Descarga y completa el formulario SS-4.

• Envíalo por fax al número correspondiente. Si tu negocio principal está ubicado en uno de los 50 estados o en el Distrito de Columbia, envíalo por fax a continuación: (855) 641-6935.

Por lo general, recibirás tu EIN por fax en el transcurso de cuatro días hábiles.

Por teléfono (para solicitantes internacionales)

Si estás solicitando un EIN desde fuera de los EE. UU., puedes solicitarlo por teléfono. Para solicitarlo por teléfono, sigue estos pasos:

• Completa el formulario SS-4 y ten la información lista.

• Llama al IRS al (267) 941-1099 (no es un número gratuito). La oficina está abierta de lunes a viernes de 6 a.m. a 11 p.m. ET.

Por lo general, recibirás tu EIN al final del llamado.

Esperar la confirmación

Si lo solicitaste por correo o fax, tendrás que esperar cuatro semanas o cuatro días hábiles, respectivamente, para recibir tu EIN. Una vez que recibas el EIN, entrará en vigencia de inmediato y podrás comenzar a usarlo para actividades como abrir cuentas comerciales, contratar empleados y presentar declaraciones fiscales.

Mantén tu EIN seguro

Una vez que obtengas tu EIN, guárdalo en algún lugar seguro. El IRS no emitirá un EIN de reemplazo, por lo que, si se pierde, deberás ponerte en contacto con el IRS para recuperarlo.

Realiza los cambios necesarios

Si se producen cambios en tu empresa, como el cambio de una empresa unipersonal a una LLC, un cambio de propietario o una reestructuración, es posible que debas solicitar un nuevo EIN. En otros casos (como cambiar la dirección de tu empresa), puedes actualizar la información del EIN existente ante el IRS en lugar de solicitar uno nuevo.

Cómo obtener un ITIN

Las personas que no califican para un SSN, pero deben cumplir con las leyes fiscales de EE. UU., deben obtener un ITIN. Esto incluye a los no residentes y no residentes de EE. UU., los inversores extranjeros y otras personas que deben presentar declaraciones fiscales de los EE. UU. Aquí hay una guía paso a paso para solicitar un ITIN.

Determina si necesitas un ITIN

Requieres un ITIN en los siguientes casos:

• Eres un no residente en los EE. UU. que debe presentar una declaración fiscal en los EE. UU.

• No es residente en EE. UU. y debe presentar una declaración fiscal en EE. UU.

• Es dependiente o cónyuge de un ciudadano estadounidense, no residente o titular de un visado de no residente

• Es un no residente en EE. UU. que necesita acogerse a las ventajas de un convenio fiscal

• Es un estudiante, profesor o investigador no residente en EE. UU. que presenta una declaración de impuestos de EE. UU. o reclama una excepción.

Si reúnes los requisitos para un SSN, no puedes solicitar un ITIN. Debes solicitar un SSN a través de la SSA.

Reúne los documentos necesarios

Para solicitar un ITIN, deberás presentar los siguientes documentos:

• Formulario de solicitud completado: el formulario W-7 es el formulario de solicitud de ITIN. Proporcionarás información básica que incluye tu nombre, país de ciudadanía, visado de EE. UU. (si corresponde) y el motivo por el que solicitas el ITIN.

• Declaración de impuestos federales válida: a menos que califiques para una excepción, deberás adjuntar una declaración de impuestos federales sobre los ingresos válida a tu formulario W-7.

• Documentos justificativos originales o copias certificadas: deberás presentar documentos originales o copias certificadas de la agencia emisora. Los documentos aceptables incluyen los siguientes:

  • Pasaporte (puede servir como prueba de identidad y condición de extranjero)
    
  • Documento nacional de identidad (debe mostrar foto, nombre, dirección, fecha de nacimiento y fecha de vencimiento)
    
  • Visado de EE. UU., tarjeta de registro de votante extranjero u otros documentos de inmigración, si corresponde.
    
  • Certificado de nacimiento, si está solicitando un hijo que será reclamado como dependiente en una declaración de impuestos
    

Deberás presentar documentos originales (como un pasaporte) o copias certificadas por la agencia emisora. No se aceptarán fotocopias que no estén certificadas. Es posible que puedas solicitar una copia certificada de los documentos en una embajada o consulado si no te encuentras en los EE. UU.

Completar el formulario W-7

El formulario W-7 es tu solicitud formal para un ITIN. A continuación, te explicamos cómo completarlo:

1. Proporciona datos personales como tu nombre, dirección y país de ciudadanía.

2. Indica el motivo por el que solicitas un ITIN (por ejemplo, para presentar una declaración fiscal, reclamar los beneficios de un tratado tributario).

3. Introduce cualquier información complementaria relacionada con los dependientes, si corresponde.

4. Firma y fecha el formulario antes de enviarlo.

Envía tu solicitud

Por correo

Puedes enviar por correo el formulario W-7 completado, junto con tu declaración de impuestos federales y los documentos de respaldo, aquí:

Internal Revenue Service
ITIN Operation
P.O. Box 149342
Austin, TX 78714-9342

Por lo general, recibirás una carta del IRS asignando tu ITIN en el transcurso de siete semanas.

En persona

Puedes solicitar un ITIN en persona a través de un Centro de Asistencia al Contribuyente del IRS o un Agente Aceptante o Agente Aceptador Certificador (CAA) autorizado por el IRS. Estos agentes pueden verificar tus documentos para que no tengas que enviar los originales por correo, lo que puede ser útil si no quieres enviar tu pasaporte u otros documentos importantes por correo.

Usa el localizador del IRS para encontrar un Centro de Asistencia al Contribuyente cerca tuyo. Alternativamente, puedes encontrar un CAA a través del sitio web del IRS.

Espera el procesamiento

Una vez que envíes tu solicitud, generalmente toma alrededor de siete semanas recibir el ITIN si no hay problemas con la documentación. Durante la temporada alta de impuestos, esto podría llevar más tiempo. Si presentaste tu solicitud a través de un CAA o en persona, el proceso puede ser más rápido, ya que tus documentos ya fueron verificados.

Usa tu ITIN para la declaración fiscal

Una vez que recibas tu ITIN, puedes usarlo para presentar declaraciones fiscales de EE. UU., reclamar beneficios de tratados o cumplir con otras obligaciones fiscales. El ITIN es puramente para fines fiscales: no te autoriza a trabajar en EE. UU. y no te hace apto para los beneficios del Seguro Social.

Renueva o actualiza tu ITIN según sea necesario

Tu ITIN vencerá si no se utiliza en una declaración fiscal durante tres años consecutivos o si se emitió antes de 2013 y no se renovó. Si tu ITIN vence, tendrás que renovarlo con el formulario W-7 y el mismo proceso.