Il numero di identificazione fiscale (TIN) è un numero univoco che le autorità fiscali assegnano a persone fisiche e attività per monitorare gli obblighi fiscali. Negli Stati Uniti, i tipi più comuni di numeri di identificazione fiscale sono il Social Security Number (SSN) per le persone fisiche e l'Employer Identification Number (EIN) per le attività. Questi numeri sono necessari per dichiarare le imposte, richiedere prestazioni o completare transazioni che prevedono la rendicontazione fiscale.

Le aziende che hanno bisogno di un TIN per essere conformi alle normative fiscali e per completare attività quali l'apertura di conti bancari aziendali, l'assunzione di dipendenti e la richiesta di licenze commerciali. L'Internal Revenue Service (IRS) degli Stati Uniti e altre agenzie utilizzano il TIN per identificare la tua attività e monitorare la conformità ai requisiti di reportistica finanziaria e agli obblighi fiscali.

Di seguito spiegheremo i diversi tipi di TIN, come determinare il tipo di TIN di cui hai bisogno e come richiederlo.

Di cosa tratta questo articolo?

• Tipi di numeri di identificazione fiscale
  
• Perché è necessario un numero di identificazione fiscale?
  
• Determinazione del numero di identificazione fiscale più adatto a te
  
• Come richiedere un EIN
  
• Come richiedere un ITIN
  

Tipi di numeri di identificazione fiscale

Ecco i tipi più comuni di TIN e quello che le attività devono sapere su ciascuno di essi.

Social Security Number (SSN)

Il SSN viene rilasciato dalla Social Security Administration (SSA). Viene utilizzato principalmente per i singoli cittadini e per alcuni residenti. Se non dispongono di un TIN, i titolari di alcune tipologie di attività (ad esempio ditte individuali, società a responsabilità limitata [LLC]) unipersonali, devono usare il proprio SSN per presentare la dichiarazioni dei redditi e determinate dichiarazioni fiscali (ad es. moduli 1099). Tuttavia in questo modo può aumentare il rischio di furto di identità del titolare dell'attività, perché il numero SSN viene utilizzato più spesso. Molti titolari di piccole imprese scelgono di utilizzare un EIN per evitare di fornire il proprio SSN a clienti e ad altre persone.

Employer Identification Number (EIN)

L'EIN è un TIN federale a nove cifre rilasciato dall'IRS. Le attività utilizzano l'EIN nelle dichiarazioni dei redditi, per emettere i moduli 1099 e per richiedere licenze commerciali. L'EIN è obbligatorio per tutte le attività che devono:

• Operare come società o partnership, incluse le società a responsabilità limitata con più soci

• Assumere dipendenti, poiché è richiesto un EIN per gestire le imposte sul lavoro

• Presentare la dichiarazione dei redditi per accise o alcolici, tabacco e armi da fuoco

Individual Taxpayer Identification Number (ITIN)

L'ITIN viene rilasciato dall'IRS alle persone che hanno bisogno di un TIN ma non sono idonee per un SSN. In genere viene utilizzato da persone non residenti negli Stati Uniti e da persone non residenti. Un ITIN non concede l'autorizzazione al lavoro o i benefici della previdenza sociale ed è strettamente ai fini della dichiarazione dei redditi. I titolari di attività o gli investitori esteri potrebbero utilizzare un ITIN se non sono idonei per un SSN e devono presentare la dichiarazione dei redditi negli Stati Uniti. Analogamente, le attività che si avvalgono di contrattisti indipendenti stranieri non idonei per un SSN potrebbero dover utilizzare l'ITIN di tali contrattisti per dichiarare i pagamenti.

Preparer Tax Identification Number (PTIN)

Un PTIN viene utilizzato dai consulenti della preparazione fiscale e dai contabili che preparano o assistono nella preparazione delle dichiarazioni dei redditi federali per la compensazione. Qualsiasi professionista fiscale che prepara o aiuta a preparare le dichiarazioni dei redditi federali a pagamento deve richiedere un PTIN e rinnovarlo ogni anno. Questo vale per i commercialisti certificati (CPA) e per altri professionisti fiscali. Se la tua attività si affida ai servizi di un consulente della preparazione fiscale, puoi controllare il suo PTIN per assicurarti che sia autorizzato a presentare dichiarazioni fiscali federali per tuo conto.

Perché è necessario un numero di identificazione fiscale?

Le attività utilizzano il TIN principalmente per presentare la dichiarazione dei redditi, ma anche per altri usi. Ecco perché la tua attività ne ha bisogno uno.

Reportistica e dichiarazione fiscale

Il TIN consente alle autorità fiscali di monitorare le dichiarazioni fiscali della tua attività. Senza questo numero di identificazione fiscale non è possibile elaborare i tuoi redditi. La dichiarazione dei redditi associata a un EIN anziché a un SSN crea una separazione legale tra le imposte sull'attività e quelle personali.

Gestione di buste paga e assunzioni

Se assumi dipendenti, hai bisogno di un EIN per dichiarare i salari, gestire le imposte sul lavoro, emettere moduli W-2, effettuare depositi fiscali sulle buste paga e rispettare i requisiti fiscali federali come Social Security e Medicare.

Apertura di conti bancari aziendali

In genere le banche non consentono di aprire un conto aziendale senza un numero di identificazione fiscale, di solito un EIN, essenziale per separare le finanze aziendali da quelle personali e garantire la tutela giuridica per le LLC o le società. Un conto aziendale dedicato può anche semplificare il monitoraggio e la reportistica sia per la gestione finanziaria che per scopi fiscali.

Accesso a credito e prestiti alle attività

Se richiedi un prestito o una linea di credito aziendale, hai bisogno di un EIN, che consente agli istituti di credito di verificare la storia finanziaria della tua attività e stabilirne il profilo creditizio. Inoltre, mantiene separati il credito personale da quello aziendale, il che è particolarmente importante se hai intenzione di espanderti o di assumere impegni finanziari importanti.

Gestione dei moduli 1099

Se lavori con contrattisti indipendenti, per emettere i moduli 1099 hai bisogno del loro TIN (spesso SSN o EIN) oltre al tuo. Se ricevi pagamenti tramite 1099, hai bisogno di un TIN per dichiarare tali guadagni all'IRS.

Definizione dell'identità giuridica e finanziaria

L'EIN conferisce alla tua azienda un'identità giuridica e finanziaria. Ciò è particolarmente importante per le società a responsabilità limitata (LCC), le società e partnership, dove le responsabilità personali e commerciali devono rimanere separate. Questa distinzione aiuta a proteggere il tuo patrimonio personale.

Richiesta di licenze e permessi commerciali

Molti stati e governi locali richiedono un EIN prima di rilasciare licenze e permessi commerciali, soprattutto in settori regolamentati come l'edilizia, la vendita al dettaglio e la ristorazione.

Prevenzione di penali

Per la compilazione delle dichiarazioni dei redditi, la rendicontazione dei pagamenti dei contrattisti o la richiesta di licenze, devi avere il TIN giusto. La mancanza o l'errata indicazione del TIN può comportare ritardi, maggiori controlli e sanzioni pecuniarie.

Determinazione del numero di identificazione fiscale più adatto a te

La scelta del TIN giusto dipende dalla natura della tua attività, da come è strutturata e dai piani di crescita. Ecco tutto quello che c'è da sapere.

Titolari di ditte individuali

Se gestisci un'attività individuale senza dipendenti, puoi utilizzare il tuo SSN come ID fiscale. Tuttavia, alcuni titolari di ditte individuali scelgono di richiedere un EIN per motivi di privacy. Se utilizzi il tuo SSN significa che dovrai condividerlo più di quanto faresti normalmente, con conseguenti problemi di privacy e sicurezza.

Se sei il titolare di ditta individuale, dovresti richiedere un EIN se:

• Vuoi mantenere più riservato il tuo SSN personale

• La tua attività cresce al punto da assumere dipendenti

LCC unipersonali

Le LLC unipersonali che non hanno scelto di essere considerate come società di capitali vengono considerate ai fini fiscali come "disregarded entity", ovvero entità che esistono separatamente ai fini legali e societari ma che non hanno una loro indipendenza ai fini fiscali. Ciò significa che possono presentare la dichiarazione dei redditi dell'attività utilizzando il numero SSN del socio unico. Alcune LLC unipersonali scelgono di richiedere un EIN a prescindere, per motivi di privacy o per aprire un conto bancario business o richiedere un credito aziendale.

Se sei una LLC unipersonale, dovresti richiedere un EIN se:

• Pianifichi di separare le tue finanze personali da quelle aziendali

• Vuoi creare credito aziendale

• Prevedi di assumere dipendenti in un secondo momento

LCC con più soci e partnership

Le società a responsabilità limitata (LLC) con più soci e le partnership devono richiedere un EIN per la reportistica fiscale, da utilizzare per presentare le dichiarazioni fiscali e rilasciare moduli Schedule K-1 ai partner. Se la tua LLC ha più proprietari o è strutturata come una partnership, hai bisogno di un EIN.

Società

Le società devono avere un EIN per presentare le dichiarazioni dei redditi, emettere azioni e gestire le imposte sul lavoro, se hanno dipendenti. Se hai costituito una società, hai bisogno di un EIN, indipendentemente dalle sue dimensioni.

Non residenti negli Stati Uniti e attività di proprietà estera

Se sei un cittadino straniero o non residente e possiedi un'attività con sede negli Stati Uniti, hai comunque bisogno di un TIN. In questi casi, dovrai richiedere un ITIN o un EIN per soddisfare i requisiti di reportistica dell'IRS.

Se sei un cittadino straniero che non ha i requisiti per richiedere un SSN, ma deve comunque pagare le imposte sul reddito negli Stati Uniti, hai bisogno di un ITIN. Se sei un cittadino straniero titolare di un'attività con sede negli Stati Uniti che richiede un EIN, ad esempio una società o una partnership, hai bisogno di un EIN.

Attività con dipendenti

Tutte le attività con dipendenti hanno bisogno di un EIN per dichiarare le imposte sui salari, presentare i moduli W-2 e rispettare le leggi federali e statali sul lavoro.

Contrattisti indipendenti

Se lavori come contrattista indipendente o libero professionista e non hai dipendenti, puoi comunque utilizzare il tuo SSN per la dichiarazione dei redditi. Se sei un contrattista e vuoi una maggiore privacy ai fini della reportistica fiscale, puoi richiedere un EIN.

How to apply for an EIN

Applying for an EIN is a straightforward process, and there are a few different ways to do so. Here’s how it works.

Determine if you need an EIN

Before applying, ensure you need an EIN. Generally, you’ll need one if:

• You have employees

• You operate as a corporation or partnership

• Your business files tax returns for employment, excise, or alcohol, tobacco, and firearms

• You withhold taxes on income (other than wages) paid to a non-US nonresident

• You have a tax-deferred retirement plan formerly known as a Keogh plan

• You’re involved with certain organizations such as estates, trusts, and nonprofits

Gather required information

Before applying, ensure you have the following information ready:

• Legal name of the business owner or entity: If you’re applying as a sole proprietor, this is your own name. If it’s for an LLC, corporation, or partnership, use the legal business name.

• Trade name: If your business operates under a different name than the legal one (a DBA or “doing business as” name), you’ll need to include that as well.

• Responsible party’s SSN or ITIN: This is typically the individual who controls the business (often the business owner). Their personal SSN or ITIN is required for the application.

• Business address: The principal address where the business operates.

Choose your application method

Online

You can apply for an EIN online directly through the IRS website if your principal business is located in the US or its territories. This is the fastest method and gives you an EIN immediately after completing the application. To apply online, follow these steps:

• Go to the IRS EIN online application page.

• Follow the instructions and answer the questions about your business structure, your reason for applying, and any necessary personal and business details.

Once you submit the application, you’ll receive your EIN instantly. The online service is available Monday through Friday from 7 a.m.–10 p.m. ET.

By mail

You can also apply for an EIN by mailing a Form SS-4. To apply by mail, follow these steps:

• Download and complete Form SS-4.

• Mail the form to the IRS. If your principal business is located in one of the 50 states or the District of Columbia, you mail it here:

  Internal Revenue Service
  Attn: EIN Operation
  Cincinnati, OH 45999

Processing time is about four weeks, so this can be a good option if you don’t need the EIN urgently.

By fax

If you prefer to fax your application, this is another option that takes about four business days to process. To apply by fax, follow these steps:

• Download and complete Form SS-4.

• Fax it to the appropriate number. If your principal business is located in one of the 50 states or the District of Columbia, you fax it here: (855) 641-6935.

You’ll typically get your EIN back via fax within four business days.

By phone (for international applicants)

If you’re applying for an EIN from outside the US, you can apply by phone. To apply by phone, follow these steps:

• Complete Form SS-4 and have the information ready.

• Call the IRS at (267) 941-1099 (not a toll-free number). The office is open Monday through Friday from 6 a.m.–11 p.m. ET.

You’ll typically receive your EIN at the end of the call.

Wait for confirmation

If you applied by mail or fax, you’ll need to wait four weeks or four business days, respectively, to receive your EIN. Once you receive the EIN, it’s effective immediately and you can start using it for activities such as opening business accounts, hiring employees, and filing tax returns.

Keep your EIN safe

Once you get your EIN, keep it somewhere secure. The IRS will not issue a replacement EIN, so if it’s lost, you’ll need to contact the IRS to retrieve it.

Make changes as necessary

If there are changes to your business such as switching from a sole proprietorship to an LLC, changing ownership, or restructuring, you might need to apply for a new EIN. In other cases (such as changing your business address), you can update your existing EIN information with the IRS rather than apply for a new one.

Come richiedere un ITIN

Devono richiedere un ITIN le persone fisiche non idonee per un SSN (ad es. non residenti negli Stati Uniti e non residenti, investitori esteri e altre persone fisiche che devono presentare la dichiarazione dei redditi negli Stati Uniti), ma che devono rispettare le leggi fiscali degli Stati Uniti. Ecco una guida dettagliata per richiedere l'ITIN.

Determina se hai bisogno di un ITIN

L'ITIN è obbligatorio se:

• Sei non residente negli Stati Uniti e devi presentare una dichiarazione dei redditi negli Stati Uniti

• Se non residente negli Stati Uniti e devi presentare una dichiarazione dei redditi negli Stati Uniti

• Sei un dipendente o il coniuge di un cittadino statunitense, di un non residente negli Stati Uniti o del titolare di un visto non residente

• Se non residente negli Stati Uniti e devi richiedere un beneficio previsto dalla convenzione contro le doppie imposizioni

• Sei uno studente, un professore o un ricercatore non residente negli Stati Uniti che presenta una dichiarazione dei redditi negli Stati Uniti o richiede un'eccezione

Se sei idoneo per un SSN, non puoi richiedere un ITIN. Per richiedere un SSN, devi rivolgerti alla SSA.

Raccogli la documentazione necessaria

Per richiedere un ITIN, devi inviare i seguenti documenti:

• Modulo della domanda compilato: il modulo W-7 è il modulo per richiedere l'ITIN. Devi fornire le informazioni di base, tra cui il nome, paese di cittadinanza, visto per gli Stati Uniti (se applicabile) e il motivo della richiesta dell'ITIN.

• Dichiarazione dei redditi federale valida: a meno che tu non abbia diritto a richiedere un'eccezione, devi allegare al modulo W-7 una dichiarazione dei redditi federale valida.

• Documenti giustificativi originali o copie autenticate: devi inviare i documenti originali o le copie autenticate dell'agenzia emittente. I documenti accettati sono:

  • Passaporto (può servire sia come prova di identità che dello status di straniero)
    
  • Carta di identità nazionale (deve riportare foto, nome, indirizzo, data di nascita e data di scadenza)
    
  • Visto per gli Stati Uniti, tessera elettorale straniera o altri documenti di immigrazione, se applicabile
    
  • Certificato di nascita, se la richiesta è per un bambino che verrà dichiarato a carico in una dichiarazione dei redditi
    

Devi inviare documenti originali (come il passaporto) o copie certificate dall'agenzia emittente. Non sono accettate fotocopie non autenticate. Se non ti trovi negli Stati Uniti, puoi richiedere una copia autenticata dei documenti presso un'ambasciata o un consolato.

Compila il modulo W-7

Il modulo W-7 è la richiesta formale dell'ITIN. Ecco come completarlo:

1. Fornisci informazioni personali come nome, indirizzo e paese di cittadinanza.

2. Indica il motivo della richiesta dell'ITIN (ad es., presentazione di una dichiarazione dei redditi, richiesta dei benefici della convenzione contro le doppie imposizioni).

3. Inserisci eventuali informazioni aggiuntive relative alle persone a carico, se applicabile.

4. Firma e data il modulo prima di inviarlo.

Invia la domanda

Per posta

Puoi inviare per posta il modulo W-7 compilato, insieme alla dichiarazione dei redditi federale e ai documenti giustificativi, al seguente indirizzo:

Internal Revenue Service
ITIN Operation
P.O. Box 149342
Austin, TX 78714-9342

In genere riceverai una lettera dall'IRS per l'assegnazione dell'ITIN entro sette settimane.

Di persona

Puoi richiedere l'ITIN di persona tramite un centro di assistenza per i contribuenti dell'IRS, un Acceptance Agent o Certifying Acceptance Agent (CAA) autorizzato dall'IRS. Questi agenti possono verificare i tuoi documenti in modo da non dover spedire gli originali, il che può essere utile se non vuoi inviare il passaporto o altri documenti importanti per posta.

Utilizza il localizzatore IRS per trovare il Centro assistenza ai contribuenti più vicino a te. In alternativa, puoi trovare un CAA sul sito web dell'IRS.

Attendi l'elaborazione

Una volta inviata la domanda, di solito sono necessarie circa sette settimane per ricevere l'ITIN, se non ci sono problemi con i documenti. Durante i periodi di punta della stagione fiscale, questa procedura potrebbe richiedere più tempo. Se hai fatto domanda tramite un CAA o di persona, la procedura potrebbe essere più rapida, poiché i documenti sono già stati verificati.

Utilizza l'ITIN per la dichiarazione fiscale

Una volta ricevuto l'ITIN, puoi utilizzarlo per presentare la dichiarazione dei redditi negli Stati Uniti, richiedere i benefici previsti da convenzioni contro le doppie imposizioni o adempiere ad altri obblighi fiscali. L'ITIN è puramente fiscale: non ti autorizza a lavorare negli Stati Uniti e non ti dà diritto ai benefici della previdenza sociale.

Rinnova o aggiorna l'ITIN se necessario

Il tuo ITIN scade se non viene utilizzato in una dichiarazione dei redditi per tre anni consecutivi oppure se è stato emesso prima del 2013 e non è stato rinnovato. Se l'ITIN scade, devi rinnovarlo utilizzando il modulo W-7 e la stessa procedura.