El número de identificación fiscal (TIN) es un número único que las autoridades fiscales emiten a las personas y empresas para hacer un seguimiento de sus responsabilidades fiscales. En los Estados Unidos, los tipos más comunes de TIN son el número de seguridad social (SSN) de EE. UU. para las personas y el número de identificación del empleador (EIN) para las empresas. Estos números son obligatorios para declarar impuestos, reclamar beneficios o completar transacciones que impliquen la elaboración de declaraciones fiscales.

Las empresas necesitan un TIN para cumplir con la normativa fiscal y completar tareas como abrir cuentas bancarias comerciales, contratar empleados y solicitar licencias comerciales. La agencia tributaria estadounidense (IRS) y otras agencias usan tu TIN para identificar a tu empresa y cumplir con los requisitos de información financiera y las obligaciones fiscales.

A continuación, te explicamos los diferentes tipos de TIN, cómo determinar qué tipo necesitas y cómo solicitarlo.

¿De qué trata este artículo?

• Tipos de números de identificación fiscal
  
• ¿Por qué necesitas un número de identificación fiscal?
  
• Determina el número de identificación fiscal adecuado para ti
  
• Cómo solicitar un EIN
  
• Cómo obtener un ITIN
  

Tipos de números de identificación fiscal

Estos son los tipos de TIN más comunes y lo que las empresas deben saber sobre cada uno.

SSN

El SSN de EE. UU. es emitido por la Administración del Seguro Social (SSA). Se utiliza principalmente para ciudadanos particulares y algunos residentes. Si no tienen un TIN, los propietarios de algunos tipos de empresas (por ejemplo, propietarios únicos, sociedades de responsabilidad limitada [LLC] unipersonales) deben usar su SSN de EE. UU. para presentar declaraciones de impuestos y cierta información (por ejemplo, los formularios 1099). Sin embargo, esto puede aumentar el riesgo de robo de identidad del propietario de la empresa, ya que el SSN de EE. UU. se utiliza con más frecuencia. Muchos propietarios de pequeñas empresas optan por usar un EIN para evitar entregar sus SSN de EE. UU. a clientes y otros miembros del público.

EIN

Un EIN es un TIN federal de nueve dígitos emitido por la IRS. Las empresas utilizan los EIN en sus declaraciones de impuestos para emitir los formularios 1099 y para solicitar licencias comerciales. El EIN es obligatorio para todas las empresas que:

• operan como una sociedad anónima o sociedad colectiva, incluidas las LLC de varios miembros;

• contratan empleados, ya que se requiere un EIN para gestionar los impuestos sobre la nómina;

• presentan tasas e impuestos sobre bienes específicos o declaraciones de impuestos sobre el alcohol, el tabaco y las armas de fuego.

Número de identificación personal del contribuyente (ITIN)

La IRS emite un ITIN a las personas que necesitan un TIN pero no son elegibles para un SSN de EE. UU. Suelen utilizarlo tanto los residentes extranjeros como los no residentes en los EE. UU. Un ITIN no otorga autorización de trabajo ni beneficios del Seguro Social y es estrictamente para fines de declaración de impuestos. Los propietarios de empresas o inversores extranjeros pueden usar un ITIN si no califican para un SSN de EE. UU. y necesitan declarar impuestos en los EE. UU. Del mismo modo, es posible que las empresas que contratan contratistas independientes extranjeros que no son elegibles para el SSN de EE. UU. deban usar los ITIN de esos contratistas para informar de los pagos.

Número de identificación del preparador de impuestos (PTIN)

Un PTIN es utilizado por preparadores de impuestos y contadores que preparan o ayudan a preparar declaraciones de impuestos federales para compensación. Cualquier profesional de impuestos que prepare o ayude a preparar declaraciones de impuestos federales para el pago debe obtener un PTIN y renovarlo anualmente. Esto se aplica a los contadores públicos certificados (CPA) y otros profesionales de impuestos. Si tu negocio depende de los servicios de un preparador de impuestos, puedes verificar su PTIN para asegurarte de que esté autorizado a presentar declaraciones de impuestos federales en tu nombre.

¿Por qué necesitas un número de identificación fiscal?

Aunque las empresas utilizan principalmente el TIN para declarar impuestos, también tiene otros usos. A continuación, te explicamos por qué tu negocio necesita uno.

Presentación y declaración de impuestos

El TIN es la forma en que las autoridades fiscales hacen un seguimiento de las declaraciones fiscales de tu empresa. Sin él, tus devoluciones no pueden ser procesadas. La presentación de declaraciones de impuestos con un EIN en lugar de un SSN de EE. UU. crea una separación legal entre los impuestos comerciales y personales.

Gestión de nóminas y contrataciones

Si contratas empleados, necesitas un EIN para declarar los salarios, gestionar los impuestos sobre la nómina, emitir formularios W-2, hacer depósitos de impuestos sobre la nómina y cumplir con los requisitos fiscales federales, como el Seguro Social y Medicare.

Cómo abrir cuentas bancarias comerciales

Por lo general, los bancos no te permitirán abrir una cuenta de empresa sin un TIN, que suele ser un EIN. Esto es importante para separar las finanzas comerciales de las personales y mantener las protecciones legales para las LLC o sociedades anónimas. Una cuenta de empresa dedicada también puede simplificar el seguimiento y la elaboración de informes tanto a efectos de la gestión financiera como de los impuestos.

Acceso a créditos y préstamos empresariales

Tanto si solicitas un préstamo como si garantizas una línea de crédito comercial, necesitarás un EIN. Esto permite a los prestamistas verificar el historial financiero de tu empresa y establecer su perfil crediticio. También mantiene tu crédito personal y tu crédito comercial separados, lo cual es especialmente importante si planeas escalar o asumir compromisos financieros importantes.

Gestión de formularios 1099

Si trabajas con contratistas independientes, necesitas sus TIN (a menudo el SSN de EE. UU. o el EIN), así como tu propio TIN para emitir los formularios 1099. Si recibes pagos conforme al 1099, necesitas un TIN para declarar esas ganancias a la IRS.

Establecimiento de la identidad jurídica y financiera

El EIN le da a tu negocio su propia identidad legal y financiera. Esto es particularmente importante para las LLC, sociedades anónimas y sociedades colectivas, donde las responsabilidades personales y comerciales deben permanecer separadas. Esta distinción ayuda a proteger tus bienes personales.

Cómo obtener licencias y permisos comerciales

Muchos gobiernos estatales y locales exigen un EIN antes de emitir licencias y permisos comerciales, especialmente en sectores regulados como la construcción, el comercio minorista y los servicios de alimentos.

Cómo evitar las sanciones

Ya sea que estés declarando impuestos, pagos a contratistas o solicitando licencias, necesitas el TIN correcto. Los TIN incorrectos o faltantes pueden provocar retrasos, un mayor escrutinio y sanciones económicas.

Cómo determinar el número de identificación fiscal adecuado para ti

Elegir el TIN adecuado depende de la naturaleza de tu negocio, de cómo está estructurado y de cuáles son tus planes de crecimiento. A continuación, te explicamos lo que debes saber.

Empresarios individuales

Si diriges una empresa individual sin empleados, puedes usar tu SSN de EE. UU. como identificación fiscal. Pero algunos empresarios individuales optan por obtener un EIN de todos modos por razones de privacidad. El uso de tu SSN de EE. UU. significa que tendrás que compartirlo más de lo normal, lo que puede plantear problemas de privacidad y seguridad.

Como empresario individual, debes obtener un EIN si:

• deseas mantener tu SSN de EE. UU. personal más privado;

• tu empresa crece hasta el punto de contratar empleados.

Sociedades de responsabilidad limitada unipersonales

Las LLC unipersonales que no hayan elegido ser tratadas como sociedades anónimas se tratan como «entidades excluidas» a efectos fiscales. Esto significa que pueden declarar los impuestos de la empresa con el SSN de EE. UU. del miembro. Algunas LLC de un solo miembro optan por obtener un EIN de todos modos, ya sea por preocupaciones de privacidad, para abrir una cuenta bancaria comercial o para solicitar un crédito comercial.

Como sociedad de responsabilidad limitada de un solo miembro, deberías obtener un EIN si:

• planeas separar tus finanzas personales de las de tu empresa;

• deseas acumular crédito comercial;

• planeas contratar empleados más adelante.

Sociedades colectivas y LLC de varios miembros

Las sociedades colectivas y las LLC de varios miembros deben obtener un EIN para la declaración de impuestos. Este EIN se usa para presentar declaraciones informativas y emitir Anexos K-1 a los socios. Si tu LLC tiene varios propietarios o está estructurada como una sociedad colectiva, necesitas un EIN.

Sociedades anónimas

Las sociedades anónimas deben tener un EIN para presentar declaraciones de impuestos de sociedades, emitir acciones y gestionar los impuestos sobre la nómina, si la sociedad tiene empleados. Si has constituido tu empresa, necesitas un EIN, independientemente del tamaño de la empresa.

Empresas de residentes extranjeros y empresas extranjeras

Si eres un ciudadano extranjero o no residente que posee una empresa establecida en los EE. UU., igualmente necesitas un TIN. En estos casos, deberás solicitar un ITIN o un EIN para cumplir con los requisitos de declaración de la IRS.

Si eres un ciudadano extranjero que no califica para un SSN de EE. UU. pero aún necesitas pagar impuestos sobre la renta de los EE. UU., necesitas un ITIN. Si eres un ciudadano extranjero y propietario de una empresa establecida en los EE. UU. que requiere un EIN, como una sociedad anónima o una sociedad colectiva, necesitas un EIN.

Empresas con empleados

Todas las empresas con empleados necesitan un EIN para declarar los impuestos sobre la nómina, presentar formularios W-2 y cumplir con las leyes laborales federales y estatales.

Contratistas independientes

Si trabajas como contratista independiente o freelancer y no tienes empleados, aún puedes usar tu SSN de EE. UU. para declarar impuestos. Si eres un contratista que quiere un nivel adicional de privacidad para la declaración de impuestos, puedes obtener un EIN.

Cómo solicitar un EIN

Solicitar un EIN es un proceso sencillo y hay varias formas de hacerlo. A continuación, te explicamos cómo funciona.

Determina si necesitas un EIN

Antes de solicitarlo, asegúrate de que necesites un EIN. Por lo general, necesitarás uno si:

• tienes empleados;

• operas como una sociedad anónima o una sociedad colectiva;

• tu empresa presenta declaraciones de impuestos por empleo, por tasas e impuestos sobre bienes específicos o por alcohol, tabaco y armas de fuego;

• retienes impuestos sobre los ingresos (que no sean salarios) pagados a una persona extranjera no residente en los EE. UU.;

• tienes un plan de jubilación con impuestos diferidos, anteriormente conocido como plan Keogh;

• estás involucrado con ciertas organizaciones, como patrimonios, fideicomisos y entidades sin ánimos de lucro.

Reúne la información necesaria

Antes de presentar tu solicitud, asegúrate de tener lista la siguiente información:

• Razón social del propietario de la empresa o de la entidad: si presentas tu solicitud como empresario individual, será tu nombre. Si es para una sociedad de responsabilidad limitada, una sociedad anónima o una sociedad colectiva, usa el nombre legal de la empresa.

• Nombre comercial: si tu empresa opera bajo un nombre diferente al legal (un DBA, «doing business as» o «nombre ficticio», en español), también deberás incluirlo.

• SSN de EE. UU. o ITIN de la parte responsable: por lo general, se trata de la persona que controla la empresa (a menudo, el propietario de la empresa). Se requiere su SSN de EE. UU. personal o ITIN para la solicitud.

• Domicilio comercial: la dirección principal donde opera la empresa.

Elige tu método de solicitud

En línea

Puedes solicitar un EIN en línea directamente a través del sitio web de la IRS si tu empresa principal se encuentra en los EE. UU. o en sus territorios. Este es el método más rápido y te da un EIN inmediatamente después de completar la solicitud. Para solicitarlo en línea, sigue estos pasos:

• Dirígete a la IRS página de solicitud de EIN en línea.

• Sigue las instrucciones y responde a las preguntas sobre la estructura de tu empresa, el motivo de tu solicitud y todos los datos personales y empresariales necesarios.

Cuando envíes la solicitud, recibirás tu EIN al instante. El servicio en línea está disponible de lunes a viernes de 7 a. m. a 10 p. m. ET.

Por correo

También puedes solicitar un EIN enviando por correo un formulario SS-4. Para presentar la solicitud por correo, sigue estos pasos:

• Descarga y completa el Formulario SS-4.

• Envía el formulario por correo a la IRS. Si tu empresa principal se encuentra en uno de los 50 estados o en el Distrito de Columbia, envíalo por correo aquí:

  Internal Revenue Service
  Attn: EIN Operation
  Cincinnati, OH 45999

El tiempo de procesamiento es de unas cuatro semanas, por lo que esta puede ser una buena opción si no necesitas el EIN con urgencia.

Por fax

Si prefieres enviar tu solicitud por fax, esta es otra opción que tarda unos cuatro días hábiles en procesarse. Para solicitar por fax, sigue estos pasos:

• Descarga y completa el Formulario SS-4.

• Envíalo por fax al número correspondiente. Si tu empresa principal se encuentra en uno de los 50 estados o en el Distrito de Columbia, envíalo a este número: (855) 641-6935.

Por lo general, recibirás tu EIN por fax en un plazo de cuatro días hábiles.

Por teléfono (para solicitantes internacionales)

Si solicitas el EIN desde fuera de los EE. UU., puedes solicitarlo por teléfono. Para solicitarlo por teléfono, sigue estos pasos:

• Completa el formulario SS-4 y ten la información lista.

• Llama a la IRS al (267) 941-1099 (no es un número gratuito). La oficina está abierta de lunes a viernes de 6 a. m. a 11 p. m. ET.

Por lo general, recibirás tu EIN al final de la llamada.

Espera la confirmación

Si lo solicitaste por correo o por fax, tendrás que esperar cuatro semanas o cuatro días hábiles, respectivamente, para recibir tu EIN. Una vez que lo recibes, entra en vigencia de inmediato y puedes comenzar a usarlo para actividades como abrir cuentas de empresa, contratar empleados y presentar declaraciones de impuestos.

Protege tu EIN

Una vez que obtengas tu EIN, guárdalo en un lugar seguro. La IRS no emitirá un EIN de reemplazo, por lo que, si se pierde, tendrás que ponerte en contacto con la IRS para recuperarlo.

Haz los cambios que sean necesarios

Si se producen cambios en tu empresa, como pasar de una empresa unipersonal a una sociedad de responsabilidad limitada, cambiar la propiedad o una reestructuración, es posible que tengas que solicitar un nuevo EIN. En otros casos (como cambiar tu domicilio comercial), puedes actualizar la información de tu EIN existente con la IRS en lugar de solicitar uno nuevo.

Cómo obtener un ITIN

Las personas que no son aptas para un SSN de EE. UU., pero necesitan cumplir con las leyes fiscales de los EE. UU., deben obtener un ITIN. Esto incluye a no residentes en los EE. UU. y no residentes, inversores extranjeros y otras personas que deben presentar declaraciones de impuestos en los EE. UU. Aquí hay una guía paso a paso para solicitar un ITIN.

Determina si necesitas un ITIN

Se requiere un ITIN si:

• eres un no residente en los EE. UU. que debe presentar una declaración de impuestos de los EE. UU.;

• eres un residente extranjero y debes presentar una declaración de impuestos de los EE. UU.;

• eres dependiente o cónyuge de un ciudadano estadounidense, no residente de los EE. UU. o titular de una visa de no residente;

• eres un no residente extranjero que necesita reclamar el beneficio de un tratado fiscal;

• eres un estudiante, profesor o investigador no residente en los EE. UU. que presenta una declaración de impuestos de los EE. UU. o reclama una excepción.

Si eres elegible para un SSN de EE. UU., no puedes solicitar un ITIN. Debes solicitar un SSN de EE. UU. a través de la SSA.

Reúne los documentos necesarios

Para solicitar un ITIN, tendrás que presentar los siguientes documentos:

• Formulario de solicitud completado: el Formulario W-7 es el formulario de solicitud de ITIN. Proporcionarás información básica que incluye tu nombre, país de ciudadanía, visa estadounidense (si corresponde) y el motivo por el que solicitaste el ITIN.

• Declaración de impuestos federales válida: a menos que califiques para una excepción, deberás adjuntar una declaración de impuestos federales válida a tu formulario W-7.

• Documentos justificativos originales o copias certificadas: tendrás que presentar documentos originales o copias certificadas por la agencia emisora. Los documentos aceptables incluyen lo siguiente:

  • pasaporte (puede servir como prueba de identidad y estado de extranjero);
    
  • documento nacional de identidad (debe mostrar foto, nombre, dirección, fecha de nacimiento y fecha de caducidad);
    
  • visa estadounidense, tarjeta de registro de votante extranjero u otros documentos de inmigración, si corresponde;
    
  • partida de nacimiento, si lo solicitas para un hijo que se declarará como dependiente en la declaración de impuestos.
    

Tendrás que presentar documentos originales (como un pasaporte) o copias certificadas por la agencia emisora. No se aceptarán fotocopias que no estén certificadas. Es posible que puedas solicitar una copia certificada de los documentos en una embajada o consulado si no te encuentras en los EE. UU.

Completa el formulario W-7

El Formulario W-7 es tu solicitud formal para un ITIN. A continuación, te explicamos cómo completarlo:

1. Proporciona datos personales como tu nombre, dirección y país de ciudadanía.

2. Indica el motivo por el que solicitas un ITIN (por ejemplo, para presentar una declaración de impuestos, para reclamar los beneficios del tratado fiscal).

3. Introduce cualquier información adicional relacionada con los dependientes, si corresponde.

4. Firma y fecha el formulario antes de enviarlo.

Envía tu solicitud

Por correo

Puedes enviar por correo el formulario W-7 completo, junto con tu declaración de impuestos federales y los documentos de respaldo, a la siguiente dirección:

Internal Revenue Service
ITIN Operation
P.O. Box 149342
Austin, TX 78714-9342

Por lo general, recibirás una carta de la IRS en la que se te asignará el ITIN en el transcurso de siete semanas.

En persona

Puedes solicitar un ITIN en persona a través de un Centro de Asistencia al Contribuyente de la IRS o un Agente Aceptado o Agente Aceptado de Certificación (CAA) autorizado por la IRS. Estos agentes pueden verificar tus documentos para que no tengas que enviar los originales por correo, lo que puede ser útil si no quieres enviar tu pasaporte u otros documentos importantes por correo.

Usa el localizador de la IRS para encontrar un Centro de Asistencia al Contribuyente cerca de ti. También puedes buscar un CAA en el sitio web de la IRS.

Espera a que se procese

Una vez que envíes tu solicitud, por lo general lleva alrededor de siete semanas recibir tu ITIN si no hay problemas con tu documentación. Durante la temporada alta de declaraciones de impuestos, esto podría llevar más tiempo. Si presentaste tu solicitud a través de un CAA o en persona, el proceso podría ser más rápido, ya que tus documentos ya han sido verificados.

Usa tu ITIN para declarar impuestos

Una vez que recibas tu ITIN, puedes usarlo para presentar declaraciones de impuestos de los EE. UU., reclamar beneficios del tratado o cumplir con otras obligaciones fiscales. El ITIN es puramente para fines fiscales: no te autoriza a trabajar en los EE. UU. y no te hace elegible para los beneficios del Seguro Social.

Renueva o actualiza tu ITIN según sea necesario

Tu ITIN caducará si no se ha usado en una declaración de impuestos durante tres años consecutivos o si se emitió antes de 2013 y no se ha renovado. Si tu ITIN caduca, tendrás que renovarlo con el formulario W-7 y el mismo proceso.