Um número de identificação fiscal (TIN) é um número único que as autoridades fiscais atribuem a indivíduos e empresas para controlar as responsabilidades fiscais. Nos Estados Unidos, os tipos mais comuns de TIN são o Social Security Number (SSN) para pessoas físicas e o Employer Identification Number (EIN) para empresas. Esses números são necessários para declarar impostos, reivindicar benefícios ou concluir transações que envolvam declarações fiscais.

As empresas precisam de TINs para manter a conformidade com os regulamentos fiscais e concluir tarefas, como abrir contas bancárias empresariais, contratar funcionários e solicitar licenças comerciais. O Internal Revenue Service (IRS) dos EUA e outras agências usam seu TIN para identificar sua empresa e monitorar a conformidade com requisitos de relatórios financeiros e obrigações fiscais.

Abaixo, explicamos os diferentes tipos de TINs, como determinar de que tipo você precisa e como solicitá-lo.

O que há neste artigo?

• Tipos de números de identificação fiscal
  
• Por que você precisa de um número de identificação fiscal?
  
• Determinar o número de identificação fiscal correto para você
  
• Como solicitar um EIN
  
• Como obter um ITIN
  

Tipos de números de identificação fiscal

Veja a seguir os tipos mais comuns de TINs e o que as empresas devem entender sobre cada um deles.

SSN

O SSN é emitido pela Social Security Administration (SSA). Ele é usado principalmente para cidadãos individuais e alguns residentes. Se não tiverem TINs, os proprietários de alguns tipos de empresa (por exemplo, empresários individuais, sociedades de responsabilidade limitada [LLCs]) devem usar seus SSNs para entregar declarações de impostos e determinadas informações (por exemplo, informes 1099). No entanto, isso pode aumentar o risco de roubo de identidade do proprietário da empresa, porque o SSN acaba sendo usado com mais frequência. Muitos proprietários de pequenas empresas optam por usar um EIN para evitar fornecer seus SSNs a clientes e outras pessoas.

EIN

O EIN é um TIN federal de nove dígitos emitido pelo IRS. As empresas usam EINs em suas declarações de impostos, para emitir informes 1099 e para solicitar licenças comerciais. Os EINs são obrigatórios para todas as empresas que:

• Operam como corporação ou sociedade, incluindo LLCs de vários membros

• Contratam funcionários, pois é necessário um EIN para gerenciar os impostos trabalhistas

• Apresentam declarações fiscais de impostos especiais de consumo ou de álcool, tabaco e armas de fogo

Individual Taxpayer Identification Number (ITIN)

O ITIN é emitido pelo IRS para indivíduos que precisam de um TIN, mas não são elegíveis para um SSN. Ele geralmente é usado nos EUA por residentes estrangeiros e não residentes. O ITIN não concede autorização de trabalho ou benefícios da Previdência Social, servindo estritamente para fins de declaração de impostos. Empresários ou investidores estrangeiros podem usar um ITIN se não se qualificarem para um SSN e precisarem declarar impostos nos EUA. Da mesma forma, empresas que contratam prestadores de serviços estrangeiros que não são elegíveis para SSNs podem precisar usar os ITINs desses prestadores de serviços para relatar pagamentos.

Preparer tax identification number (PTIN)

O PTIN é usado por preparadores de impostos e contadores que preparam ou auxiliam na preparação de declarações de impostos federais para compensação. Qualquer profissional tributário que prepare ou ajude a preparar declarações de impostos federais para pagamento deve obter um PTIN e renovar seu PTIN anualmente. Isto aplica-se a contabilistas públicos certificados (CPAs) e outros profissionais fiscais. Se a sua empresa depende dos serviços de um preparador de impostos, você pode verificar o PTIN dele para garantir que ele esteja autorizado a apresentar declarações de impostos federais em seu nome.

Por que você precisa de um número de ID fiscal?

Embora as empresas usem principalmente TINs para declarar impostos, esses números também têm outras finalidades. Veja por que sua empresa precisa de um.

Preencher e declarar impostos

O TIN é usado por autoridades fiscais para rastrear as declarações fiscais da sua empresa. Sem ele, suas devoluções não podem ser processadas. A declaração de impostos com um EIN em vez de um SSN cria uma separação legal entre impostos comerciais e pessoais.

Gerenciar a folha de pagamento e as contratações

Se estiver contratando funcionários, você precisa de um EIN para declarar salários, processar impostos trabalhistas, emitir W-2s, fazer depósitos de impostos sobre a folha de pagamentos e cumprir requisitos fiscais federais, como Social Security e Medicare.

Abrir contas bancárias empresariais

Os bancos normalmente não permitem abrir uma conta empresarial sem um TIN, normalmente um EIN. Isso é importante para separar finanças comerciais e pessoais e manter proteções legais para LLCs ou corporações. Uma conta empresarial exclusiva também pode simplificar o rastreamento e a geração de relatórios para fins de gestão financeira e fiscal.

Acessar crédito e empréstimos para empresas

Se estiver solicitando um empréstimo ou uma linha de crédito comercial, você precisará de um EIN. Isso permite que os credores verifiquem o histórico financeiro da sua empresa e estabeleçam o perfil de crédito dela. Ele também mantém seu crédito pessoal e o crédito empresarial separados, o que é especialmente importante se você estiver planejando aumentar a escala ou assumir grandes compromissos financeiros.

Gerenciar informes 1099

Se você trabalha com prestadores de serviços independentes, precisa dos TINs (normalmente SSNs ou EINs) e do seu próprio TIN para emitir os informes 1099. Se você recebe pagamentos por 1099, precisa de um TIN para declarar esses ganhos ao IRS.

Estabelecer identidade jurídica e financeira

Um EIN dá à sua empresa identidade jurídica e financeira própria. Isso é particularmente importante para LLCs, corporações e sociedades, em que as responsabilidades pessoais e comerciais precisam permanecer separadas. Esta distinção ajuda a proteger o seu património pessoal.

Obter licenças e autorizações comerciais

Muitos estados e governos locais exigem um EIN antes de emitir licenças e autorizações comerciais, especialmente em setores regulamentados, como construção, varejo e serviços de alimentação.

Evitar penalidades

Se você pretende declarar impostos, reportar pagamentos de prestadores de serviços ou solicitar licenças, precisa do TIN correto. TINs incorretos ou ausentes podem levar a atrasos, aumento da fiscalização e penalidades financeiras.

Determinar o número de ID fiscal correto para você

A escolha do TIN certo depende da natureza da sua empresa, de como ela está estruturada e de quais são seus planos de crescimento. Veja o que você deve saber.

Empresários individuais

Se você tem uma empresa individual sem funcionários, pode usar seu SSN como código fiscal. Mas alguns proprietários individuais optam por obter um EIN de qualquer maneira por razões de privacidade. Usar seu SSN significa que você terá que compartilhá-lo mais do que normalmente faria, o que pode levantar preocupações de privacidade e segurança.

Como empresário individual, você deve obter um EIN se:

• Você quer manter seu SSN pessoal mais privado

• Sua empresa crescer a ponto de contratar funcionários

LLCs de proprietário individual

As LLCs de proprietário individual que não optaram por ser tratadas como corporações são tratadas como "entidades desconsideradas" para fins fiscais. Isso significa que elas podem declarar impostos da empresa usando o SSN do proprietário. Algumas LLCs de proprietário individual optam por obter um EIN independentemente disso, seja devido a preocupações de privacidade ou para abrir uma conta bancária comercial ou solicitar crédito comercial.

Como uma LLC de proprietário individual, você deve obter um EIN se:

• Planeja separar suas finanças pessoais e empresariais

• Quer construir crédito empresarial

• Planeja contratar funcionários mais tarde

LLCs e sociedades de vários proprietários

LLCs e sociedades de vários proprietários precisam obter um EIN para declaração fiscal. Este EIN é usado para enviar declarações de dados e emitir Anexos K-1 para sócios. Se sua LLC tiver vários proprietários ou estiver estruturada como uma sociedade, você precisará de um EIN.

Corporações

As corporações precisam ter um EIN para registrar declarações fiscais corporativas, emitir ações e gerenciar impostos trabalhistas, se a corporação tiver funcionários. Se você constituiu sua empresa, precisa de um EIN, não importa o tamanho da empresa.

Residentes estrangeiros nos EUA e empresas de propriedade estrangeira

Se você for estrangeiro ou não residente dos EUA e possuir uma empresa estabelecida nos EUA, ainda precisará de um TIN. Nesses casos, você precisará solicitar um ITIN ou um EIN para cumprir os requisitos de declaração do IRS.

Se você for um estrangeiro que não se qualifica a um SSN, mas ainda precisa pagar imposto de renda dos EUA, você necessita de um ITIN. Se você for um estrangeiro proprietário de uma empresa estabelecida nos EUA que requer um EIN, como uma corporação ou sociedade, precisará de um EIN.

Empresas com funcionários

Todas as empresas com funcionários precisam de um EIN para declarar impostos sobre a folha de pagamentos, declarar W-2s e cumprir as leis trabalhistas federais e estaduais.

Autônomos

Se você trabalha como autônomo ou freelancer e não tem funcionários, pode usar seu SSN para declarar impostos. Se você for um prestador de serviços e quiser uma camada extra de privacidade para fins de declaração fiscal, obtenha um EIN.

Como solicitar um EIN

Solicitar um EIN é um processo simples, e há algumas maneiras diferentes de fazê-lo. Veja como funciona.

Determine se você precisa de um EIN

Antes de fazer a solicitação, verifique se você precisa de um EIN. Geralmente, é preciso obter um se:

• Você tem funcionários

• Você opera como uma corporação ou sociedade

• Sua empresa entrega declarações fiscais de emprego, impostos especiais de consumo ou álcool, tabaco e armas de fogo

• Você retém impostos sobre rendimentos (exceto salários) pagos a um não residente dos EUA

• Você tem um plano de aposentadoria de imposto diferido, anteriormente conhecido como plano Keogh

• Você está envolvido com certas organizações, como propriedades, fundos fiduciários e organizações sem fins lucrativos

Junte a documentação necessária

Antes de fazer o pedido, tenha as seguintes informações em mãos:

• Nome jurídico do proprietário ou entidade da empresa: se você pretende se inscrever como empresário individual, use seu próprio nome. Se for para uma LLC, corporação ou sociedade, use o nome da empresa.

• Nome comercial: se a sua empresa opera com um nome diferente do legal (um nome fantasia), você também precisará incluir esse nome.

• SSN ou ITIN do responsável: normalmente, é o indivíduo que controla a empresa (geralmente o proprietário da empresa). O SSN ou ITIN pessoal é obrigatório para a solicitação.

• Endereço comercial: o endereço principal onde a empresa opera.

Escolha o método de solicitação

Online

Você pode solicitar um EIN online diretamente pelo site da IRS se sua empresa principal estiver localizada nos EUA ou em um dos territórios. Este é o método mais rápido, e você obtém um EIN imediatamente após a conclusão do pedido. Para fazer o pedido online, siga estas etapas:

• Acesse a página de inscrição online do EIN.

• Siga as instruções e responda às perguntas sobre a estrutura da sua empresa, o motivo da solicitação e todos os dados pessoais e comerciais necessários.

Depois de enviar o pedido, você receberá o EIN imediatamente. O serviço online está disponível de segunda a sexta-feira, das 7h às 22h ET.

Por e-mail

Você também pode solicitar um EIN enviando um formulário SS-4. Para fazer a solicitação pelo correio, siga estes passos:

• Baixe e preencha o informe SS-4.

• Envie o informe para o IRS. Se a sua empresa principal estiver localizada em um dos 50 estados ou no Distrito de Colúmbia, envio-a aqui:

  Receita Federal
  Attn: Operação EIN
  Cincinnati, OH 45999

O tempo de processamento é de cerca de quatro semanas, então essa pode ser uma boa opção se você não precisar do EIN com urgência.

Por fax

Se preferir enviar o seu pedido por fax, esta é outra opção que demora cerca de quatro dias úteis a processar. Para aplicar por fax, execute estas etapas:

• Baixe e preencha o informe SS-4.

• Envie-o por fax para o número apropriado. Se a sua empresa principal estiver localizada em um dos 50 estados ou no Distrito de Columbia, envie um fax para: (855) 641-6935.

Normalmente, você receberá o EIN de volta por fax em até quatro dias úteis.

Por telefone (para solicitações internacionais)

Se estiver solicitando um EIN de fora dos EUA, você pode fazer o pedido por telefone. Para fazer o pedido por telefone, siga estas instruções:

• Preencha o informe SS-4 e tenha as informações em mãos.

• Ligue para o IRS (267) 941-1099 (não é um número gratuito). O escritório está aberto de segunda a sexta-feira, das 6h às 23h ET.

Normalmente, você receberá seu EIN no final da chamada.

Aguarde a confirmação

Se você se inscreveu por correio ou fax, precisará aguardar quatro semanas ou quatro dias úteis, respectivamente, para receber seu EIN. Depois que você receber o EIN, ele entrará em vigor imediatamente e você poderá começar a usá-lo em atividades como abertura de contas empresariais, contratação de funcionários e declaração de impostos.

Mantenha seu EIN seguro

Depois de obter seu EIN, mantenha-o em um local seguro. O IRS não emitirá um EIN substituto, portanto, se ele for perdido, você precisará entrar em contato com o IRS para recuperá-lo.

Faça as alterações necessárias

Se houver mudanças em seus negócios, como mudança de empresário individual para LLC, mudança de propriedade ou reestruturação, pode ser necessário solicitar um novo EIN. Em outros casos (como mudança de endereço comercial), você pode atualizar suas informações atuais do EIN junto ao IRS em vez de solicitar um novo.

Como obter um ITIN

Pessoas físicas que não têm direito ao SSN, mas precisam cumprir a legislação fiscal dos EUA, precisam obter um ITIN. Isso inclui residentes estrangeiros e não residentes dos EUA, investidores estrangeiros e outros indivíduos que devem enviar declarações de impostos dos EUA. Veja um guia passo a passo para solicitar um ITIN.

Determine se você precisa de um ITIN

Um ITIN é necessário se:

• Você é estrangeiro não residente dos EUA e deve declarar imposto de renda nos EUA

• Você é estrangeiro residente dos EUA e deve declarar imposto de renda dos EUA

• Você é dependente ou cônjuge de um cidadão dos EUA, residente estrangeiro dos EUA, ou portador de visto de não residente

• Você é estrangeiro não residente nos EUA e precisa solicitar um benefício de tratado fiscal

• Você é estudante, professor ou pesquisador estrangeiro não residente dos EUA e pretende declarar imposto de renda dos EUA ou reivindicar uma exceção

Se você se qualifica a um SSN, não pode solicitar um ITIN. Você deve solicitar um SSN por meio da Social Security Administration (SSA).

Reúna os documentos necessários

Para solicitar um ITIN, você precisa enviar os seguintes documentos:

• Informe do pedido preenchido: o informe W-7 é o informe de pedido do ITIN. Você fornecerá informações básicas, incluindo seu nome, país de cidadania, visto dos EUA (se aplicável) e motivo para solicitar o ITIN.

• Declaração de imposto de renda federal válida: a menos que se qualifique a uma exceção, você precisará anexar uma declaração de imposto de renda federal válida ao informe W-7.

• Documentos comprobatórios originais ou cópias autenticadas: será necessário enviar documentos originais ou cópias autenticadas do órgão emissor. Os documentos aceitáveis incluem os seguintes:

  • Passaporte (pode servir tanto como comprovante de identidade quanto para situação de estrangeiro)
    
  • Carteira de identidade nacional (deve mostrar foto, nome, endereço, data de nascimento e data de validade)
    
  • Visto americano, título de eleitor estrangeiro ou outros documentos de imigração, se aplicável
    
  • Certidão de nascimento, se você estiver solicitando em nome de um filho que será reivindicado como dependente em uma declaração de imposto de renda
    

Será necessário enviar documentos originais (como passaporte) ou cópias autenticadas pelo órgão emissor. Não serão aceitas fotocópias não autenticadas. Você pode solicitar uma cópia autenticada dos documentos em uma embaixada ou consulado se não estiver nos EUA.

Preencha o informe W-7

O informe W-7 é o seu pedido formal de ITIN. Veja como completá-lo:

1. Informe dados pessoais como nome, endereço e país de cidadania.

2. Indique o motivo para solicitar um ITIN (por exemplo, declarar impostos, solicitar benefícios de tratados fiscais).

3. Insira qualquer informação adicional relacionada a dependentes, se for o caso.

4. Assine e informe a data no informe antes do envio.

Envie sua inscrição

Por e-mail

Você pode enviar pelo correio o informe W-7 preenchido, junto com sua declaração de imposto federal e documentos comprobatórios, aqui:

Receita Federal
Operação ITIN
Caixa postal 149342
Austin, TX 78714-9342

Normalmente, você receberá uma carta do IRS atribuindo seu ITIN dentro de sete semanas.

Presencialmente

Você pode solicitar um ITIN pessoalmente por meio de um Centro de Assistência ao Contribuinte do IRS ou um Agente de Aceitação autorizado pelo IRS ou Agente de Aceitação Certificador (CAA). Esses agentes podem verificar seus documentos para que você não precise enviar originais, o que pode ser útil se você não quiser enviar seu passaporte ou outros documentos importantes pelo correio.

Use o localizador de IRS para encontrar uma Central de Atendimento ao Contribuinte mais perto de você. Você também pode encontrar um CAA no site do IRS.

Aguarde o processamento

Depois de enviar sua inscrição, geralmente leva cerca de sete semanas para receber seu ITIN se não houver problemas com sua documentação. Durante a alta temporada fiscal, isso pode levar mais tempo. Se você se inscreveu por meio de um CAA ou pessoalmente, o processo pode ser mais rápido, pois seus documentos já foram verificados.

Use seu ITIN para declarar impostos

Depois de receber seu ITIN, você poderá usá-lo para declarar impostos nos EUA, solicitar benefícios de tratados ou cumprir outras obrigações fiscais. O ITIN é puramente para fins fiscais: ele não autoriza você a trabalhar nos EUA e não o torna elegível para benefícios da Previdência Social.

Renove ou atualize seu ITIN conforme a necessidade

O ITIN expirará se não for usado em uma declaração de imposto por três anos consecutivos ou se tiver sido emitido antes de 2013 e não tiver sido renovado. Se o seu ITIN expirar, você precisará renová-lo usando o informe W-7 e o mesmo processo.