Un numéro d’identification fiscale (TIN) est un numéro unique que les autorités fiscales délivrent aux particuliers et aux entreprises pour suivre leurs responsabilités fiscales. Aux États-Unis, les types de TIN les plus courants sont le numéro de sécurité sociale (SSN) pour les particuliers et le numéro d’identification d’employeur (EIN) pour les entreprises. Ces numéros sont nécessaires pour déclarer des impôts, demander des prestations ou effectuer des transactions impliquant une déclaration fiscale.

Les entreprises ont besoin d’un numéro d’identification fiscale pour rester en conformité avec les réglementations fiscales et accomplir des tâches telles que l’ouverture de comptes bancaires professionnels, l’embauche d’employés et la demande de licences commerciales. Aux États-Unis, l’administration fiscale (IRS) et d’autres organismes utilisent votre numéro d’identification fiscale pour identifier votre entreprise et assurer le suivi de sa conformité aux obligations fiscales et à l’information financière.

Vous trouverez ci-dessous les différents types de TIN, comment déterminer le type de numéro d’identification fiscale dont vous avez besoin et comment en faire la demande.

Qu’y a-t-il dans cet article?

• Types de numéros d’identification fiscale
  
• Pourquoi avez-vous besoin d’un numéro d’identification fiscale?
  
• Déterminer le numéro d’identification fiscale qui vous convient
  
• Comment faire une demande d’EIN
  
• Comment obtenir un ITIN?
  

Types de numéros d’identification fiscale

Voici les types de TIN les plus courants et ce que les entreprises doivent comprendre à leur sujet.

SSN

Un SSN est délivré par l’Administration de la sécurité sociale (SSA). Il est principalement utilisé pour les citoyens individuels et certains résidents. S’ils n’ont pas de numéro d’identification fiscale, les propriétaires de certains types d’entreprises (par exemple, les entreprises individuelles, les sociétés à responsabilité limitée à membre unique SARL doivent utiliser leur numéro de sécurité sociale pour remplir leurs déclarations de revenus et certaines déclarations de renseignements (par exemple, les formulaires 1099). Cela peut toutefois augmenter le risque d’usurpation d’identité du propriétaire de l’entreprise, car le SSN est utilisé plus souvent. De nombreux propriétaires de petites entreprises choisissent d’utiliser un EIN pour éviter de divulguer leur numéro de sécurité sociale à leurs clients et à d’autres membres du public.

EIN

Un EIN est un numéro d’identification fiscale fédéral à neuf chiffres délivré par l’IRS. Les entreprises utilisent les EIN dans leurs déclarations de revenus, pour émettre des formulaires 1099 et pour demander des licences commerciales. Un EIN est obligatoire pour toutes les entreprises qui :

• Opèrent sous la forme d’une société ou d’une société de personnes, y compris les SARL à plusieurs membres

• Embauchent des employés, car un EIN est requis pour gérer les impôts sur l’emploi

• Produisent une déclaration de revenus d’accise ou d’alcool, de tabac et d’armes à feu

Numéro individuel d’identification fiscale (ITIN)

Un ITIN est délivré par l’IRS aux personnes qui ont besoin d’un TIN, mais qui ne sont pas admissibles à un SSN. Il est généralement utilisé par les non-résidents et les non-résidents américains. Un ITIN n’accorde pas d’autorisation de travail ou de prestations de sécurité sociale et est strictement destiné à des fins de déclaration fiscale. Les propriétaires d’entreprise ou les investisseurs étrangers peuvent utiliser un ITIN s’ils ne sont pas admissibles à un numéro de sécurité sociale et doivent déclarer des impôts aux États-Unis. De même, les entreprises qui font appel à des sous-traitants indépendants étrangers qui ne sont pas admissibles au SSN devront peut-être utiliser leur numéro ITIN pour déclarer leurs paiements.

Numéro d’identification fiscale du préparateur (PTIN)

Le PTIN est utilisé par les préparateurs de déclarations de revenus et les comptables qui préparent ou aident à préparer les déclarations de revenus fédérales en vue de leur rémunération. Tout fiscaliste qui prépare ou aide à préparer les déclarations de revenus fédérales doit obtenir un PTIN et le renouveler chaque année. Cela s’applique aux experts-comptables agréés (CPA) et aux autres professionnels de la fiscalité. Si votre entreprise fait appel aux services d’un préparateur de déclarations de revenus, vous pouvez vérifier son numéro d’identification fiscale pour vous assurer qu’il est autorisé à produire des déclarations de revenus fédérales en votre nom.

Pourquoi avez-vous besoin d’un numéro d’identification fiscale?

Bien que les entreprises utilisent principalement le numéro d’identification fiscale (TIN) pour déclarer leurs impôts, elles ont également d’autres usages. Voici pourquoi votre entreprise en a besoin.

Déclarations fiscales

Le TIN est la méthode par laquelle les autorités fiscales suivent les déclarations fiscales de votre entreprise. Sans lui, vos retours ne pourront pas être traités. Le fait de déclarer vos impôts sous un EIN plutôt que sous un SSN crée une séparation juridique entre l’impôt des entreprises et l’impôt des particuliers.

Gestion de la paie et de l’embauche

Si vous embauchez des employés, vous avez besoin d’un EIN pour déclarer les salaires, gérer les impôts sur l’emploi, émettre des formulaires W-2, effectuer des versements de charges sociales et vous conformer aux exigences fiscales fédérales telles que la sécurité sociale et Medicare.

Ouverture de comptes bancaires professionnels

En règle générale, les institutions financières ne vous permettent pas d’ouvrir un compte professionnel sans numéro TIN, généralement un EIN. Ceci est important pour séparer les finances professionnelles des finances personnelles et maintenir les protections juridiques pour les SARL ou les sociétés. Un compte d’entreprise dédié peut également simplifier le suivi et la production de rapports, tant à des fins de gestion financière que fiscale.

Accès au crédit et aux prêts aux entreprises

Que vous fassiez une demande de prêt ou que vous obteniez une marge de crédit d’entreprise, vous aurez besoin d’un EIN. Cela permet aux prêteurs de vérifier les antécédents financiers de votre entreprise et d’établir son profil de crédit. Il permet également de séparer votre crédit personnel de votre crédit d’entreprise, ce qui est particulièrement important si vous envisagez de prendre de l’expansion ou de prendre des engagements financiers importants.

Gestion des formulaires 1099

Si vous travaillez avec des sous-traitants indépendants, vous avez besoin de leurs numéros d’identification fiscale (souvent des numéros de sécurité sociale ou d’identification fiscale) ainsi que de votre propre numéro d’identification fiscale pour l’émission des formulaires 1099. Si vous recevez des paiements 1099, vous avez besoin d’un TIN pour déclarer ces revenus à l’IRS.

Établissement de l’identité juridique et financière

Un EIN confère à votre entreprise une identité juridique et financière propre. Ceci est particulièrement important pour les SARL, les sociétés et les partenariats, où les responsabilités personnelles et professionnelles doivent rester séparées. Cette distinction permet de protéger vos biens personnels.

Obtenir des licences et permis d’exploitation

De nombreux États et administrations locales exigent un EIN avant de délivrer des licences et permis commerciaux, en particulier dans les secteurs réglementés tels que la construction, la vente au détail et la restauration.

Éviter les pénalités

Qu’il s’agisse de déclarer des impôts, de déclarer des paiements à des sous-traitants ou de demander des licences, vous avez besoin du bon TIN. Des numéros d’identification fiscale incorrects ou manquants peuvent entraîner des retards, une surveillance accrue et des pénalités financières.

Déterminer le numéro d’identification fiscale qui vous convient

Le choix du bon TIN dépend de la nature de votre entreprise, de sa structure et de vos projets de croissance. Voici ce que vous devez savoir.

Propriétaires uniques

Si vous dirigez une entreprise individuelle sans employés, vous pouvez utiliser votre numéro de sécurité sociale comme numéro fiscal. Mais certains propriétaires uniques choisissent quand même d’obtenir un EIN pour des raisons de confidentialité. L’utilisation de votre numéro de sécurité sociale signifie que vous devrez le partager plus souvent que vous ne le feriez normalement, ce qui peut soulever des problèmes de confidentialité et de sécurité.

En tant qu’entrepreneur individuel, vous devez obtenir un EIN si :

• Vous souhaitez que votre numéro de sécurité sociale personnel reste plus confidentiel

• Votre entreprise se développe au point d’embaucher des employés

Sociétés à responsabilité limitée à membre unique

Les sociétés à responsabilité limitée (SARL) qui n’ont pas choisi d’être traitées comme des sociétés sont traitées comme des « entités non prises en compte » à des fins fiscales. Cela signifie qu’ils peuvent déclarer leurs impôts professionnels en utilisant le numéro de sécurité sociale du membre. Certaines SARL à membre unique choisissent d’obtenir un EIN malgré tout, soit pour des raisons de confidentialité, soit pour ouvrir un compte bancaire professionnel ou demander un crédit commercial.

En tant que société à responsabilité limitée à responsabilité limitée (SARL), vous devez obtenir un EIN si :

• Vous avez l’intention de séparer vos finances personnelles de celles de votre entreprise.

• Vous souhaitez bâtir un crédit d’entreprise

• Vous avez l’intention d’embaucher des employés plus tard

Sociétés à responsabilité limitée et partenariats multimembres

Les sociétés à responsabilité limitée et les sociétés de personnes à plusieurs membres doivent obtenir un EIN pour la déclaration fiscale. Cet EIN est utilisé pour déposer des déclarations de renseignements et émettre des formulaires K-1 aux associés. Si votre SARL a plusieurs propriétaires ou est structurée comme une société de personnes, vous avez besoin d’un EIN.

Sociétés

Les sociétés doivent disposer d’un EIN pour déposer leurs déclarations d’impôt sur les sociétés, émettre des actions et gérer les impôts sur l’emploi, si elles ont des employés. Si vous avez constitué votre entreprise en société, vous avez besoin d’un EIN, quelle que soit sa taille.

Non-résidents américains et entreprises à capitaux étrangers

Si vous êtes un non-résident ou un ressortissant étranger et que vous êtes propriétaire d’une entreprise établie aux États-Unis, vous avez toujours besoin d’un TIN. Dans ce cas, vous devrez demander un ITIN ou un EIN afin de vous conformer aux exigences de déclaration de l’IRS.

Si vous êtes un ressortissant étranger qui n’est pas admissible à un numéro de sécurité sociale, mais qui doit tout de même payer des impôts sur le revenu aux États-Unis, vous avez besoin d’un ITIN. Si vous êtes étranger et que vous êtes propriétaire d’une entreprise établie aux États-Unis qui nécessite un EIN, telle qu’une société ou un partenariat, vous avez besoin d’un EIN.

Entreprises employant du personnel

Toutes les entreprises employant du personnel ont besoin d’un EIN pour déclarer les charges sociales, remplir les formulaires W-2 et se conformer aux lois fédérales et étatiques sur l’emploi.

Entrepreneurs indépendants

Si vous travaillez en tant que sous-traitant indépendant ou pigiste et que vous n’avez pas d’employés, vous pouvez toujours utiliser votre numéro de sécurité sociale pour déclarer vos impôts. Si vous êtes un entrepreneur et que vous souhaitez bénéficier d’une protection supplémentaire en matière de confidentialité à des fins de déclaration fiscale, vous pouvez obtenir un EIN.

Comment faire une demande d’EIN

La demande d’EIN est un processus simple, et il existe plusieurs façons de le faire. Voici comment cela fonctionne.

Déterminez si vous avez besoin d’un EIN

Avant de postuler, assurez-vous d’avoir besoin d’un EIN. En règle générale, vous en aurez besoin si :

• Vous avez des employés

• Vous exploitez une société ou une société de personnes.

• Votre entreprise produit des déclarations de revenus pour l’emploi, l’accise, l’alcool, le tabac et les armes à feu.

• Vous retenez des impôts à la source sur les revenus (autres que les salaires) versés à un non-résident américain

• Vous avez un régime de retraite à imposition différée, anciennement connu sous le nom de régime Keogh

• Vous êtes impliqué dans certaines organisations telles que des successions, des fiducies et des organismes à but non lucratif.

Rassemblez les informations requises

Avant de postuler, assurez-vous d’avoir les informations suivantes à portée de main :

• Dénomination sociale du propriétaire de l’entreprise ou de l’entité : Si vous présentez une demande en tant que propriétaire unique, il s’agit de votre propre nom. S’il s’agit d’une SARL, d’une société par actions ou d’une société de personnes, utilisez le nom de l’entreprise.

• Nom commercial : Si votre entreprise exerce ses activités sous un nom différent de celui qui est légal (un nom d’administrateur de base de données ou un nom commercial), vous devez également l’indiquer.

• SSN ou ITIN du responsable : Il s’agit généralement de la personne qui contrôle l’entreprise (souvent le propriétaire de l’entreprise). Son numéro de sécurité sociale ou ITIN personnel est requis pour la demande.

• Adresse de l’entreprise : L’adresse principale où l’entreprise exerce ses activités.

Choisissez votre méthode de demande

En ligne

Vous pouvez faire une demande d’EIN en ligne directement sur le site Web de l’IRS si votre activité principale est située aux États-Unis ou dans l’un de ses territoires. Il s’agit de la méthode la plus rapide qui vous permet d’obtenir un EIN immédiatement après avoir rempli la demande. Pour faire une demande en ligne, suivez les étapes suivantes :

• Rendez-vous sur la page de l’IRS demande d’EIN en ligne.

• Suivez les instructions et répondez aux questions sur la structure de votre entreprise, la raison de votre candidature et toutes les informations personnelles et professionnelles nécessaires.

Une fois la demande soumise, vous recevrez votre EIN instantanément. Le service en ligne est disponible du lundi au vendredi, de 7 h à 22 h (HE).

Par la poste

Vous pouvez également demander un EIN en envoyant par la poste un formulaire SS-4. Pour présenter une demande par la poste, suivez les étapes suivantes :

• Téléchargez et remplissez le formulaire SS-4.

• Envoyez le formulaire par courrier postal à l’IRS. Si votre entreprise principale est située dans l’un des 50 États ou dans le District de Columbia, vous envoyez le message ici :

  Internal Revenue Service
  Attn : EIN Operation
  Cincinnati, OH 45999

Le délai de traitement est d’environ quatre semaines, ce qui peut être une bonne option si vous n’avez pas besoin d’un EIN de toute urgence.

Par télécopieur

Si vous préférez envoyer votre demande par télécopieur, il s’agit d’une autre option dont le traitement prend environ quatre jours ouvrables. Pour effectuer une demande par télécopieur, suivez les étapes suivantes :

• Téléchargez et remplissez le formulaire SS-4.

• Télécopiez-le au numéro approprié. Si votre entreprise principale est située dans l’un des 50 États ou dans le District de Columbia, vous pouvez l’envoyer par télécopieur à l’adresse suivante : Tél. : 855 641-6935.

En règle générale, vous recevrez votre numéro EIN par télécopieur dans un délai de quatre jours ouvrables.

Par téléphone (pour les candidats internationaux)

Si vous faites une demande d’EIN depuis l’extérieur des États-Unis, vous pouvez en faire la demande par téléphone. Pour postuler par téléphone, suivez ces étapes :

• Remplissez le formulaire SS-4 et préparez les renseignements.

• Appelez l’IRS au (267) 941-1099 (numéro non gratuit). Le bureau est ouvert du lundi au vendredi de 6 h à 23 h HE.

Vous recevrez généralement votre EIN à la fin de l’appel.

Attendre la confirmation

Si vous avez envoyé votre demande par courrier ou par télécopieur, vous devrez attendre quatre semaines ou quatre jours ouvrables, respectivement, pour recevoir votre EIN. Une fois que vous recevez le numéro EIN, il prend effet immédiatement et vous pouvez commencer à l’utiliser pour des activités telles que l’ouverture de comptes professionnels, l’embauche d’employés et la production de déclarations de revenus.

Protégez votre EIN

Une fois que vous avez obtenu votre EIN, conservez-le dans un endroit sûr. L’IRS n’émettra pas d’EIN de remplacement. En cas de perte, vous devrez contacter l’IRS pour le récupérer.

Apporter les modifications nécessaires

En cas de changements dans votre entreprise, tels que le passage d’une entreprise individuelle à une SARL, un changement de propriétaire ou une restructuration, vous devrez peut-être demander un nouvel EIN. Dans d’autres cas (p. ex. en cas de changement d’adresse professionnelle), vous pouvez mettre à jour vos informations EIN existantes auprès de l’IRS plutôt que d’en demander une nouvelle.

Comment obtenir un ITIN

Les personnes qui ne sont pas admissibles à un numéro de sécurité sociale, mais qui doivent se conformer à la législation fiscale américaine doivent obtenir un ITIN. Cela inclut les non-résidents et non-résidents américains, les investisseurs étrangers et les autres personnes qui doivent remplir des déclarations de revenus aux États-Unis. Voici un guide étape par étape pour faire une demande d’ITIN.

Déterminez si vous avez besoin d’un ITIN

Un ITIN est requis si :

• Vous êtes un non-résident américain qui doit remplir une déclaration de revenus aux États-Unis

• Vous n’êtes pas résident américain et vous devez remplir une déclaration de revenus aux États-Unis

• Vous êtes la personne à charge ou le conjoint d’un citoyen américain, d’un non-résident américain ou d’un titulaire d’un visa de non-résident

• Vous êtes un non-résident américain qui doit demander un avantage en vertu d’une convention fiscale

• Vous êtes un(e) étudiant(e), un(e) professeur(e) ou un(e) chercheur(e) non-résident(e) non-américain(e) qui remplit une déclaration de revenus ou demande une exception

Si vous êtes admissible à un numéro de sécurité sociale, vous ne pouvez pas demander un ITIN. Vous devez faire une demande de numéro de sécurité sociale auprès du service Stripe.

Rassemblez les documents nécessaires

Pour faire une demande d’ITIN, vous devez fournir les documents suivants :

• Formulaire de demande dûment rempli : Le formulaire W-7 est le formulaire de demande d’ITIN. Vous fournirez des informations de base, notamment votre nom, votre pays de citoyenneté, votre visa américain (le cas échéant) et la raison de votre demande d’ITIN.

• Déclaration de revenus fédérale valide : À moins que vous ne soyez admissible à une exception, vous devrez joindre une déclaration de revenus fédérale valide à votre formulaire W-7.

• Pièces justificatives originales ou copies certifiées conformes : Vous devrez présenter les documents originaux ou des copies certifiées conformes de l’organisme émetteur. Les documents acceptés sont les suivants :

  • Passeport (qui peut servir à la fois de preuve d’identité et de statut d’étranger)
    
  • Carte d’identité nationale (avec photo, nom, adresse, date de naissance et date d’expiration)
    
  • Visa américain, carte d’électeur étranger ou autres documents d’immigration, le cas échéant
    
  • Certificat de naissance, si vous présentez une demande pour un enfant qui sera déclaré comme personne à charge dans une déclaration de revenus.
    

Vous devrez présenter des documents originaux (comme un passeport) ou des copies certifiées conformes par l’organisme émetteur. Les photocopies non certifiées ne seront pas acceptées. Vous pourrez peut-être demander une copie certifiée conforme de documents auprès d’une ambassade ou d’un consulat si vous n’êtes pas aux États-Unis.

Remplissez le formulaire W-7

Le formulaire W-7 est votre demande officielle d’ITIN. Voici comment le remplir :

1. Fournissez des informations personnelles telles que votre nom, votre adresse et votre pays de citoyenneté.

2. Indiquez la raison de votre demande d’ITIN (par exemple, remplir une déclaration de revenus, demander des avantages en vertu d’une convention fiscale).

3. Inscrivez tout renseignement supplémentaire concernant les personnes à charge, s’il y a lieu.

4. Signez et datez le formulaire avant de le soumettre.

Déposez votre demande

Par la poste

Vous pouvez envoyer par la poste le formulaire W-7 dûment rempli, accompagné de votre déclaration de revenus fédérale et des pièces justificatives, ici :

Internal Revenue Service
ITIN Operation
P.O. Box 149342
Austin, TX 78714-9342

Vous recevrez généralement une lettre de l’IRS vous attribuant votre ITIN dans un délai de sept semaines.

En personne

Vous pouvez effectuer votre demande d’ITIN en personne auprès d’un centre d’assistance aux contribuables de l’IRS, d’un agent d’acceptation ou d’un agent d’acceptation agréé par l’IRS ou d’un agent d’acceptation certifiant (CAA). Ces agents peuvent vérifier vos documents afin que vous n’ayez pas à envoyer les originaux par la poste, ce qui peut être utile si vous ne souhaitez pas envoyer votre passeport ou d’autres documents importants par la poste.

Utilisez le localisateur de l’IRS pour trouver un centre d’assistance aux contribuables près de chez vous. Vous pouvez également trouver un CAA sur le site Web de l’IRS.

Attendre le traitement

Une fois que vous avez soumis votre demande, il faut généralement compter environ sept semaines pour recevoir votre ITIN s’il n’y a aucun problème avec vos documents. Pendant la haute saison des impôts, cela pourrait prendre plus de temps. Si vous avez fait votre demande par l’intermédiaire d’un CAA ou en personne, le processus pourrait être plus rapide, puisque vos documents ont déjà été vérifiés.

Utilisez votre ITIN pour la déclaration fiscale

Une fois que vous avez reçu votre ITIN, vous pouvez l’utiliser pour remplir une déclaration de revenus aux États-Unis, demander les avantages d’une convention fiscale ou remplir d’autres obligations fiscales. L’ITIN est purement fiscal : il ne vous autorise pas à travailler aux États-Unis et ne vous rend pas admissible aux prestations de sécurité sociale.

Renouvelez ou mettez à jour votre ITIN si nécessaire

Votre ITIN expire s’il n’a pas été utilisé dans une déclaration de revenus pendant trois années consécutives ou s’il a été émis avant 2013 et n’a pas été renouvelé. Si votre ITIN expire, vous devrez le renouveler en utilisant le formulaire W-7 et en suivant le même processus.