納税者番号 (TIN) は、納税義務を追跡するために税務当局が個人や企業に発行する固有の番号です。アメリカで最も一般的なタイプの TIN は、個人の場合は社会保障番号 (SSN)、企業の場合は雇用者識別番号 (EIN) です。これらの番号は、税金の申告、給付金の請求、または納税申告を伴う取引の完了に必要です。

企業が税法を遵守し、ビジネス用銀行口座の開設、従業員の雇用、営業許可の申請などのタスクを完了するために、TIN が必要です。アメリカ合衆国内国歳入庁 (IRS) およびその他の機関は、TIN を使用してビジネスを識別し、財務報告要件と納税義務の遵守を追跡します。

以下では、さまざまな種類の TIN、必要な種類の決定方法、および申請方法について説明します。

この記事の内容

• 納税者番号の種類
  
• なぜ納税者番号が必要なのですか?
  
• 適切な納税者番号の決定
  
• EIN の申請方法
  
• ITIN の取得方法
  

納税者番号の種類

ここでは、最も一般的な TIN の種類と、それぞれについて企業が理解しておくべきことについて説明します。

SSN

SSN は、社会保障局 (SSA) によって発行されます。これは主に個人の市民と一部の居住者に使用されます。TIN がない場合、一部の業種 (個人事業主、少人数制の 有限責任会社 [LLC] など) の所有者は、SSN を使用して税金や特定の情報申告書 (1099 フォームなど) を申告する必要があります。ただし、SSN がより頻繁に使用されるため、ビジネスオーナーの個人情報の盗難のリスクが高まる可能性があります。多くの中小企業の経営者は、クライアントや他の一般の人々に SSN を配布しないように EIN を使用することを選択します。

EIN

EIN は、IRS が発行する 9 桁の連邦 TIN です。企業は、納税申告書、1099 納税申告書の発行、ビジネスライセンスの申請に EIN を使用します。EIN は、次のすべてのビジネスに必要です。

• 企業またはパートナーシップ (複数メンバー LLC を含む) として運営されている

• 雇用税を処理するために EINが必要であるため、従業員を雇用する

• 物品税 またはアルコール、タバコ、銃器税の申告書を提出する

個人納税者番号 (ITIN)

ITIN は、TIN を必要としているが SSN の資格がない個人に IRS によって発行されます。通常、アメリカ以外の居住者と非居住者が使用します。ITIN は、就労許可や社会保障給付を付与するものではなく、厳密には納税申告を目的としています。外国の事業主または投資家は、SSN の資格がなく、アメリカの税金を申告する必要がある場合に ITIN を使用する可能性があります。同様に、SSN の資格がない外国の独立請負業者を雇用する企業は、それらの請負業者の ITIN を使用して支払いを報告する必要がある場合があります。

作成者の納税者番号 (PTIN)

PTIN は、補償のための連邦納税申告書を作成または準備を支援する税務申告書作成者および会計士によって使用されます。給与のための連邦納税申告書を作成または準備するのを支援する税務専門家は、PTIN を取得し、PTIN を毎年更新する必要があります。これは、公認会計士 (CPA) やその他の税務専門家に適用されます。あなたのビジネスが税務申告書作成者のサービスに依存している場合は、その PTIN をチェックして、彼らがあなたに代わって連邦税申告書を提出する権限を持っていることを確認できます。

なぜ納税者番号が必要なのですか?

企業は主に納税申告に TIN を使用しますが、他の用途もあります。ビジネスに必要な理由は次のとおりです。

申告と納税

TIN は、税務当局がビジネスの納税申告を追跡する方法です。これがないと、納税申告を処理できません。SSN ではなく EIN で税金を申告すると、事業税と個人税が法的に分離されます。

給与計算と採用管理

従業員を雇用する場合、賃金の報告、雇用税の処理、W-2 の発行、給与税の入金、社会保障やメディケアなどの連邦税要件の遵守には EIN が必要です。

ビジネス用銀行口座の開設

銀行は通常、TIN (通常は EIN) がないとビジネス口座を開設できません。これは、ビジネスと個人の財務を分離し、LLC または企業の法的保護を維持するために重要です。また、専用のビジネスアカウントを使用すると、財務管理と税務の両方の目的で追跡とレポート作成を簡素化できます。

ビジネスクレジットとローンへのアクセス

ローンを申請する場合でも、ビジネスの信用枠を確保する場合でも、EIN が必要です。これにより、貸し手はビジネスの財務履歴を確認し、ビジネスの信用プロファイルを確立することができます。また、個人の信用と企業の信用を分離できるため、規模拡大を計画している場合や、大規模な財務上のコミットメントを引き受ける場合に特に重要です。

1099 納税申告書の処理

独立請負業者と取引する場合は、1099 を発行するために、その請負業者の TIN (多くの場合、SSN または EIN) と独自の TIN が必要です。1099 の支払いを受け取った場合、その収益を IRS に報告するために TIN が必要です。

法的および財務的アイデンティティの確立

EIN は、ビジネスに独自の法的および財務的アイデンティティを与えます。これは、LLC、企業、パートナーシップにとって特に重要であり、個人負債とビジネス負債を分離する必要があります。この区別は、個人資産を保護するのに役立ちます。

営業許可証の取得

多くの州や地方自治体では、特に建設、小売、外食産業などの規制された業界では、営業許可証や許可証を発行する前に EIN が必要です。

ペナルティの回避

税金の申告、請負業者への支払いの報告、ライセンスの申請のいずれを行う場合でも、適切な TIN が必要です。TIN が不正確または欠落していると、遅延、精査の強化、罰金につながる可能性があります。

適切な納税者番号の決定

適切な TIN の選択は、ビジネスの性質、構造、成長計画によって異なります。知っておくべきことは次のとおりです。

個人事業主

従業員なしで個人事業を運営している場合は、SSN を納税者番号として使用できます。しかし、一部の個人事業主は、プライバシー上の理由からとにかく EIN を取得することを選択します。SSN を使用すると、通常よりも多くの SSN を共有する必要があり、プライバシーとセキュリティの懸念が生じる可能性があります。

個人事業主として、次の場合に EIN を取得する必要があります。

• 個人の SSN をよりプライベートに保ちたい

• ビジネスが従業員を雇う段階まで成長する

シングルメンバー LLC

法人として扱われることを選択していないシングルメンバー LLC は、税務上「みなし事業体」として扱われます。つまり、メンバーはメンバーの SSN を使用して事業税を申告できます。一部のシングルメンバー LLC は、プライバシーの懸念から、またはビジネス用の銀行口座を開設したり、ビジネスクレジットを申請したりするために、EIN を取得することを選択します。

シングルメンバー LLCとして、次の場合に EIN を取得する必要があります。

• 個人とビジネスの財務を分ける予定がある

• ビジネスの信用を築きたい

• 後で従業員を雇用する予定がある

複数メンバー LLC とパートナーシップ

複数メンバー LLC およびパートナーシップは、税務申告のために EIN を取得する必要があります。この EIN は、情報申告書の提出とパートナーへのスケジュール K-1 の発行に使用されます。LLC に複数の所有者がいる場合、またはパートナーシップとして構成されている場合は、EIN が必要です。

法人

法人に従業員がいる場合、法人税申告書の提出、株式の発行、雇用税の処理に EIN が必要です。法人化している場合は、ビジネスの規模に関係なく EIN が必要です。

アメリカ以外の居住者および外資系企業

アメリカを拠点とするビジネスを所有している非居住者または外国人の場合でも、TIN が必要です。このような場合は、IRS の報告要件に準拠するために ITIN または EIN を申請する必要があります。

SSN の資格はないが、アメリカの所得税を支払う必要がある外国人の場合は、ITIN が必要です。法人やパートナーシップなど、EIN を必要とするアメリカを拠点とするビジネスを経営する外国人の場合は、EIN が必要です。

従業員を抱えるビジネス

従業員を抱えるすべてのビジネスでは、給与税の報告、W-2 の申告、連邦および州の雇用法の遵守のために EIN が必要です。

独立契約者

独立契約者またはフリーランサーとして働いていて、従業員がいない場合でも、SSN を使用して税金を申告できます。税務申告の目的でプライバシーをさらに強化したい請負業者の場合は、EIN を取得できます。

EIN の申請方法

EIN の申請は簡単なプロセスであり、その方法はいくつかあります。その仕組みは以下のとおりです。

EIN が必要かどうかを判断する

申請する前に、EIN が必要であることを確認してください。通常、次の場合に必要になります。

• 従業員がいる

• 法人またはパートナーシップとして事業を展開している

• 雇用、物品税、アルコール、タバコ、銃器の納税申告書を提出する

• アメリカ以外の非居住者に支払われる所得 (賃金以外) に対して源泉徴収する

• 以前は Keogh プランとして知られていた税金繰延退職金制度がある

• 不動産、信託、非営利団体などの特定の組織に関与している

必要な情報を集める

申請する前に、次の情報を用意してください。

• 事業主または法人の正式名称:個人事業主として申請する場合、これはあなた自身の名前です。LLC、法人、またはパートナーシップの場合は、正式名称のビジネス名 を使用します。

• 商号:ビジネスが正式名称とは異なる名称 (DBA、または「商号」) で運営されている場合は、その名称も記載する必要があります。

• 責任者の SSN または ITIN: これは通常、ビジネスを管理する個人 (多くの場合、ビジネス オーナー) です。申請には個人の SSN または ITIN が必要です。

• 勤務先住所:ビジネスが運営されている主たる住所。

申請方法の選択

オンライン

主たる事業がアメリカまたはアメリカ領土にある場合は、IRS のウェブサイトから直接オンラインで EIN を申請できます。これは最速の方法であり、申請を完了するとすぐに EIN が与えられます。オンラインで申請するには、次の手順に従います。

• IRS の EIN オンライン申請ページにアクセスします。

• 指示に従い、ビジネス構造、応募理由、必要な個人情報やビジネスの詳細に関する質問に答えます。

申請書を提出すると、すぐに EIN が届きます。オンラインサービスは、月曜日から金曜日の午前 7 時から午後 10 時 (東部標準時) までご利用いただけます。

郵送の場合

フォーム SS-4 を郵送して EIN を申請することもできます。郵送で申請するには、次の手順に従います。

• フォーム SS-4 をダウンロードして記入します。

• フォームを IRS に郵送します。主たる事業が 50 州またはコロンビア特別区にある場合は、下記に郵送します。

  内国歳入庁
  担当:EIN Operation
  オハイオ州シンシナティ 45999

処理時間は約 4 週間であるため、EIN が緊急に必要ない場合には、この方法が適しています。

ファックスの場合

申請書をファックスで送信する場合、これは処理に約 4 営業日かかるもう 1 つのオプションです。ファックスで申請するには、次の手順に従います。

• フォーム SS-4 をダウンロードして記入します。

• 適切な番号にファックスで送信します。主たる事業が 50 州またはコロンビア特別区にある場合は、次の場所にファックスで送信します。__ (855) 641-6935 __。

通常、4 営業日以内にファックスで EIN が返送されます。

電話の場合 (海外申請者)

アメリカ国外から EIN を申請する場合は、電話で申請できます。電話で申請するには、次の手順に従います。

• フォーム SS-4 に記入し、情報を準備します。

• IRS の (267)941-1099 (フリーダイヤルではありません) に電話してください。オフィスは月曜日から金曜日の午前 6 時から午後 11 時 (東部標準時) まで営業しています。

通常、通話の最後に EIN を受け取ります。

確認が届くのを待つ

郵送またはファックスで申請した場合、EIN が届くまでにそれぞれ 4 週間または 4 営業日待つ必要があります。EIN を受け取ると、すぐに有効になり、ビジネス口座の開設、従業員の雇用、納税申告書の提出などの活動に使用できるようになります。

EIN を安全に保管する

EIN を取得したら、安全な場所に保管してください。IRS は代替の EIN を発行しないため、紛失した場合は IRS に連絡して取得する必要があります。

必要に応じて変更する

個人事業主から LLC への切り替え、所有権の変更、リストラなど、ビジネスに変更がある場合は、新しい EIN の申請が必要になる場合があります。それ以外の場合 (ビジネスの住所の変更など) は、新しい EIN 情報を申請するのではなく、IRS で既存の EIN 情報を更新できます。

ITIN の取得方法

SSN の資格はないが、アメリカの税法を遵守する必要がある個人は、ITIN を取得する必要があります。これには、アメリカ以外の居住者、非居住者、外国人投資家、およびアメリカの納税申告書を提出する必要があるその他の個人が含まれます。これは、ITIN を申請するためのステップバイステップガイドです。

ITIN が必要かどうかを判断する

次の場合は、ITIN が必要です

• アメリカ以外の非居住者であり、アメリカの納税申告書を提出する必要がある

• アメリカ以外の居住者であり、アメリカの納税申告書を提出する必要がある

• アメリカ市民、非アメリカ居住者、または非居住者ビザ保有者の扶養家族または配偶者である

• 租税条約の優遇措置を請求する必要があるアメリカ以外の非居住者である

• アメリカ以外の非居住者の学生、教授、または研究者であり、アメリカの納税申告書を提出するか、例外を主張している

SSN の資格がある場合、ITIN を申請することはできません。SSA を通じて SSN を申請する必要があります。

必要書類の収集

ITIN を申請するには、次の書類を提出する必要があります。

• _記入済みの申請書: _ フォーム W-7 は ITIN 申請書です。名前、市民権の国、アメリカのビザ (該当する場合)、ITIN を申請する理由などの基本情報を提供します。

• 有効な連邦税申告書:例外に該当しない限り、有効な連邦所得税申告書をフォーム W-7 に添付する必要があります。

• 補足書類の原本または認証されたコピー:書類の原本または発行機関からの認証済みコピーを提出する必要があります。受理される書類は次のとおりです。

  • パスポート (身分証明書と外国人身分証明書の両方を兼ねることができます)
    
  • 国民 ID カード (写真、氏名、住所、生年月日、有効期限が記載されている必要があります)
    
  • アメリカのビザ、外国人有権者登録カード、またはその他の入国書類 (該当する場合)
    
  • 出生証明書 (納税申告書で扶養家族として請求される子供を申請する場合)
    

書類の原本 (パスポートなど) または発行機関が認証したコピーを提出する必要があります。認証を受けていないコピーは受け付けられません。アメリカにお住まいでない場合は、大使館または領事館で書類の認証済みコピーをリクエストできる場合があります。

フォーム W-7 に記入する

フォーム W-7 は、ITIN の正式な申請書です。その方法は次のとおりです。

1. 氏名、住所、国籍などの個人情報を提供します。

2. ITIN を申請する理由 (納税申告書の提出、租税条約の優遇措置の請求など) を示してください。

3. 該当する場合は、扶養家族に関連する追加情報を入力します。

4. 送信前にフォームに署名し、日付を記入します。

申請書を提出する

郵送の場合

記入済みのフォーム W-7 は、連邦税申告書および補足書類とともに、次の場所に郵送できます。

内国歳入庁
ITIN Operation
私書箱 149342
テキサス州オースティン 78714-9342

通常、IRS から 7 週間以内に ITIN を割り当てる連絡が書面で届きます。

対面の場合

ITIN は、IRS 納税者支援センター、IRS 認定のアクセプタンスエージェント、または認定アクセプタンスエージェント (CAA) を通じて直接申請できます。これらのエージェントは書類を確認できるため、原本を郵送する必要がなく、パスポートやその他の重要な書類を郵送したくない場合に役立ちます。

IRS ロケーターを使用して、お近くの納税者支援センターを検索してください。または、IRS のウェブサイトから CAA を見つけることもできます。

処理を待つ

申請書を提出してから、書類に問題がなければ、ITIN を受け取るまでに通常約 7 週間かかります。税金のピーク時には、この処理に時間がかかる場合があります。CAA または直接申請した場合は、書類がすでに確認されているため、プロセスが速くなる可能性があります。

ITIN を納税申告に使用する

ITIN を受け取ったら、それを使用してアメリカの納税申告書を提出したり、租税条約の優遇措置を請求したり、その他の納税義務を履行したりできます。ITIN は純粋に税務上の目的であり、アメリカでの就労を許可するものではなく、社会保障給付を受ける資格を得るものでもありません。

必要に応じて ITIN を更新する

ITIN は、3 年連続で納税申告書で使用されていない場合、または 2013 年より前に発行され、更新されていない場合に期限切れになります。ITIN の有効期限が切れた場合は、フォーム W-7 と同じプロセスを使用して更新する必要があります。