La constitución de una empresa es el proceso de establecer legalmente una organización como una entidad separada de sus titulares, accionistas, directores y funcionarios. Se pueden constituir empresas de todos los tamaños y hay designaciones específicas para empresas más pequeñas.

Esta guía cubrirá lo que debes saber sobre el proceso de constitución de empresas: cuándo constituir una, cómo constituirla, los tipos de estructuras empresariales y cómo elegir la mejor estructura para tu empresa.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Cuándo es el momento adecuado para constituir una empresa?
  
• Tipos de estructuras empresariales
  
• Cómo constituir una sociedad
  
• Ventajas y desventajas de constituir una sociedad
  
• ¿Cómo elegir la estructura empresarial adecuada?
  

¿Cuándo es el momento adecuado para constituir una empresa?

Cuanto antes se constituya una empresa, antes podrá beneficiarse de la protección de responsabilidad, las ventajas fiscales y una mayor credibilidad. Si planeas ampliar tu empresa, constituirla pronto puede sentar unas bases sólidas para el futuro éxito. La constitución de una empresa puede mejorar su imagen y credibilidad, facilitando la atracción de clientes, socios y empleados. Los siguientes factores también pueden determinar cuándo constituir una empresa.

Responsabilidad personal

Si tus actividades empresariales conllevan riesgos o responsabilidades importantes, la constitución temprana de una sociedad puede proteger tus activos personales de las deudas y demandas empresariales. Constituir una sociedad antes de firmar contratos o contratar empleados puede proteger tus finanzas personales de posibles reclamaciones legales que surjan de acuerdos comerciales o de las acciones de los empleados.

Situación financiera

La constitución anticipada de una sociedad te permite aprovechar las ventajas fiscales y puede hacer que tu empresa sea más atractiva para inversores y prestamistas, porque muestra un mayor grado de profesionalidad y estructura. La capacidad de reunir capital mediante la emisión de acciones adquiere un valor incalculable si esperas expandirte rápidamente.

Planificación fiscal

Dependiendo de tu ubicación y de la estructura de tu empresa, la constitución de una sociedad puede conllevar ventajas fiscales, como deducciones por gastos empresariales y tasas impositivas potencialmente más bajas en comparación con los impuestos sobre la renta de las personas físicas. Habla con un asesor fiscal para determinar el mejor momento para la constitución, en función de tu situación financiera y tus objetivos concretos.

Tipos de estructuras empresariales

Cada tipo de estructura empresarial satisface diferentes necesidades, y la elección de la estructura adecuada depende de factores como las consideraciones fiscales, el número de accionistas y el nivel deseado de protección de responsabilidad.

Tipos de sociedades anónimas

• Sociedad anónima de tipo C (C corp): es la forma más común de sociedad anónima. Proporciona protección de responsabilidad a los titulares de la empresa y puede tener un número ilimitado de accionistas. Los accionistas están sujetos a doble tributación: las ganancias se gravan a nivel de sociedad anónima y de nuevo a nivel individual cuando se distribuyen dividendos a los accionistas. Las sociedades anónimas de tipo C tienen la opción de recaudar capital a través de la venta de acciones.

• Sociedad anónima de tipo S (S corp): concebidas para las empresas de menor tamaño que cumplen criterios específicos. Las sociedades anónimas de tipo S están sujetas a una tributación de transferencia, en la que las ganancias (y algunas pérdidas) se trasladan directamente a los ingresos personales de los titulares sin estar sujetos a tasas impositivas sobre sociedades, en lugar de a una doble tributación. Las sociedades anónimas de tipo S tienen restricciones en cuanto al número y tipo de accionistas que pueden tener, y proporcionan protección de responsabilidad a los titulares de la empresa.

• Sociedad sin fines de lucro: las sociedades sin fines de lucro llevan a cabo obras benéficas, educativas, religiosas o científicas. Las organizaciones sin fines de lucro pueden recibir el estado de exención fiscal, lo que significa que no están sujetas al impuesto sobre los ingresos por el dinero que ganan relacionado con su misión sin fines de lucro. Deben reinvertir las ganancias en los objetivos de la organización y no pueden distribuir dividendos a los miembros.

• Sociedad profesional (PC): este tipo de sociedad es utilizada a menudo por profesionales como médicos, abogados y contables. Ofrece la misma protección de responsabilidad civil que una sociedad anónima de tipo C, pero está pensada para empresas que ofrecen servicios profesionales por parte de profesionales autorizados. Las sociedades profesionales imitan a las sociedades anónimas de tipo C en el sentido de que no se benefician de la tributación por traspaso.

• Sociedad benéfica: este tipo de estructura legal es para entidades que generan ganancias al tiempo que crean un impacto positivo en la sociedad y el medio ambiente. A diferencia de las sociedades anónimas tradicionales, las sociedades benéficas deben considerar los efectos de sus decisiones sobre todas las partes interesadas, no solo sobre los accionistas, pero proporcionan una protección de la responsabilidad personal. Las sociedades benéficas pueden elegir el estado fiscal de las sociedades anónimas de tipo S si cumplen los requisitos.

• Sociedad anónima cerrada: una sociedad anónima cerrada es similar a una sociedad anónima de tipo S y proporciona una protección de responsabilidad similar, pero suele funcionar bajo un régimen de gestión menos formal y con menos cargas administrativas. A menudo, los contratos de accionistas sustituyen a muchas de las estructuras formales de gobernanza (como una junta directiva) propias de las grandes sociedades anónimas. Las sociedades anónimas cerradas pueden elegir el estado de sociedad anónima de tipo S y tributar como tal.

Otras estructuras empresariales

• Sociedad de responsabilidad limitada (SRL): una SRL combina elementos de sociedades colectivas y de sociedades anónimas. Las SRL brindan protección de responsabilidad, pero no están sujetas a doble tributación. Son flexibles en términos de gestión y no requieren tantos trámites como las sociedades anónimas (por ejemplo, reuniones de la junta).

• Empresa unipersonal: las empresas unipersonales son la estructura más sencilla y común, pero no tienen protección de responsabilidad. Si bien no están sujetas a doble tributación, sí lo están son por cuenta propia.

• Sociedad colectiva (general o limitada): las sociedades colectivas generales o limitadas implican a dos o más titulares que comparten ganancias y pérdidas. Las sociedades colectivas limitadas ofrecen una responsabilidad limitada para los socios, mientras que las sociedades colectivas generales pueden implicar una responsabilidad personal ilimitada. Las sociedades colectivas están sujetas a la tributación de traspaso.

Cómo constituir una sociedad

Los requisitos y procedimientos específicos para constituir una sociedad anónima pueden variar según la ubicación, por lo que debes consultar a un abogado o asesor comercial para garantizar el cumplimiento de la normativa local. Los pasos clave requeridos para formar una sociedad anónima incluyen los siguientes:

• Elige un nombre de la empresa: elige un nombre único que cumpla con las reglas de nomenclatura locales. Asegúrate de que el nombre no esté ya en uso y considera la posibilidad de realizar una búsqueda de marcas comerciales para evitar posibles conflictos legales.

• Designa a un agente registrado: designa a una persona o entidad comercial para recibir documentos legales y correspondencia oficial en nombre de la sociedad anónima. El agente registrado debe tener una dirección física donde se constituya la sociedad anónima.

• Presenta los estatutos constitutivos: prepara y presenta los estatutos constitutivos (en ocasiones denominada acta constitutiva). Este documento suele incluir el nombre de tu sociedad anónima, su dirección, el objeto social declarado, el número de acciones autorizadas y el nombre y la dirección de tu agente registrado y constituyentes.

• Crea los estatutos de la sociedad anónima: redacta los estatutos de la sociedad anónima para su gobernanza. Los estatutos son reglas y procedimientos internos para las reuniones de accionistas, las elecciones de directores, los deberes de los funcionarios, la emisión de acciones y los procedimientos de enmienda.

• Designa a los directores y funcionarios: elige un consejo de administración para supervisar la gestión de la sociedad anónima y nombra a directivos (p. ej., director ejecutivo, director financiero, secretario) para que se ocupen de las operaciones cotidianas.

• Obtén un número de identificación del empleador: solicita un número de identificación del empleador (por ejemplo, un EIN en los EE. UU.). Se utiliza para fines fiscales y para abrir una cuenta bancaria de empresa.

• Celebra la reunión inicial de la junta directiva: celebra una reunión inicial de la junta directiva para adoptar los estatutos, emitir las acciones para los accionistas, elegir a los funcionarios y aprobar cualquier contrato o transacción necesarios.

• Obtén las licencias y los permisos necesarios: dependiendo de tu sector y ubicación, puede que debas obtener las licencias y los permisos comerciales específicos para operar legalmente.

Una vez constituida tu empresa, necesitarás cumplir con requisitos continuos, como la presentación de declaraciones del impuesto de sociedades, la presentación de informes anuales y el mantenimiento de registros corporativos adecuados.

Ventajas y desventajas de constituir una sociedad

Evalúa las ventajas y desventajas a la hora de constituir una empresa y ten en cuenta las necesidades, los objetivos y las circunstancias específicas de tu empresa. Para muchas empresas, los beneficios de la protección de responsabilidad civil y el acceso al capital superan los inconvenientes de una mayor complejidad y normativa, pero para otras, las estructuras más simples, como las empresas individuales o las sociedades colectivas, son más apropiadas.

Ventajas

• Responsabilidad limitada: una de las principales ventajas de la constitución de una sociedad es la protección que ofrece a los accionistas y a sus activos personales. Por lo general, los accionistas solo son responsables hasta la cantidad que invirtieron en la sociedad anónima, y además los activos personales están protegidos frente a las deudas de la empresa y las sentencias judiciales.

• Existencia perpetua: las sociedades anónimas siguen existiendo independientemente de sus fundadores. Si un titular vende sus acciones, se retira o muere, la sociedad anónima puede continuar operando sin interrupciones.

• Credibilidad: cuando los clientes, proveedores y socios potenciales ven «Inc.» o «Corp.» en el nombre de la empresa, esto puede incrementar tu credibilidad al indicar una operación empresarial seria y comprometida.

• Acceso al capital: las sociedades anónimas pueden recaudar fondos mediante la venta de acciones. Esta capacidad de emitir acciones puede facilitar la atracción de inversiones en comparación con otras estructuras empresariales que no cuentan con esta opción.

• Flexibilidad fiscal: las sociedades anónimas se benefician del tratamiento fiscal de las sociedades y de posibles deducciones fiscales que no están disponibles para los empresarios individuales o las sociedades colectivas. Por ejemplo, las primas de seguro de salud de una sociedad anónima pueden ser totalmente deducibles de impuestos.

• Opciones sobre acciones: las sociedades anónimas pueden ofrecer opciones sobre acciones o acciones como parte de paquetes de compensación, lo que puede ser una forma eficaz de atraer y retener a empleados talentosos.

Desventajas

• Costo: la constitución de una empresa implica costes de formación inicial y gastos continuos potencialmente más altos, como comisiones de presentación anuales, impuestos sobre franquicia y costos relacionados con el cumplimiento de la normativa y el mantenimiento de las formalidades societarias.

• Doble tributación: las sociedades anónimas de tipo C están sujetas a doble tributación, lo que puede reducir la cantidad total de dinero que los accionistas reciben de las ganancias.

• Carga administrativa: las sociedades anónimas están obligadas a cumplir con más normativas y supervisión gubernamental que otras formas de empresa. Esto incluye el mantenimiento de registros detallados, la celebración de reuniones periódicas y la presentación de informes anuales.

• Estructura de gestión rígida: las sociedades anónimas tienen una estructura de gestión fija que incluye accionistas, directores y funcionarios. Esta estructura puede ser engorrosa y menos flexible que la de otras formas de empresa, como las SRL.

• Posibilidad de conflictos: a medida que las sociedades anónimas crecen y añaden accionistas, pueden surgir conflictos entre los accionistas o entre éstos y la dirección. Estos conflictos pueden estar relacionados con la dirección del negocio, la distribución de beneficios u otras cuestiones clave de gestión.

• Control limitado: la emisión de acciones para aumentar el capital diluye el porcentaje de propiedad. Esto puede conducir a una pérdida de control sobre las decisiones comerciales si los inversores poseen una parte sustancial de la empresa.

Cómo elegir la estructura empresarial adecuada

La estructura de tu empresa afecta a todos los aspectos de tu empresa (legales, financieros y operativos), y elegir la estructura adecuada requiere una cuidadosa consideración de tus necesidades, objetivos y visión a largo plazo. Consulta con un abogado, contador o asesor comercial para entender mejor tu situación específica y las implicaciones legales y financieras de cada estructura. Estos asesores pueden guiarte hacia la opción más adecuada, pero ten en cuenta que puedes cambiar tu estructura más adelante si las necesidades de tu negocio evolucionan.

Ten en cuenta los siguientes factores a la hora de determinar la estructura empresarial que mejor se adapte a tus necesidades.

• Protección de la responsabilidad civil: las estructuras de responsabilidad limitada, como las sociedades anónimas y las SRL, protegen tus activos personales de las deudas y responsabilidades comerciales.

• Implicaciones fiscales: las diferentes estructuras tienen diferentes tratamientos fiscales. Las sociedades anónimas de tipo S y las sociedades de responsabilidad limitada están sujetas a la tributación de transferencia, mientras que las sociedades anónimas de tipo C están sujetas a la tributación de sociedades.

• Gestión y control: las empresas unipersonales ofrecen un control total, mientras que las sociedades anónimas tienen estructuras de gestión más complicadas.

• Recaudación de fondos: las sociedades anónimas de tipo C pueden ofrecer más oportunidades para recaudar capital de los inversores.

• Gastos administrativos: algunas estructuras requieren más trabajo administrativo que otras. Elige una estructura que corresponda a tu grado de comodidad y a tus recursos administrativos.

• Flexibilidad: considera la flexibilidad que necesitas para realizar cambios en el futuro, como añadir socios o realizar la conversión a una estructura diferente.

17. Considera la posibilidad de solicitar préstamos empresariales

El hecho de recurrir a los préstamos empresariales como parte de tu estrategia financiera puede ser un paso crucial al momento de acelerar el crecimiento de tu empresa. A continuación, te explicamos cómo abordar este paso:

• Determina tu necesidad de un préstamo: antes de comenzar el proceso de solicitud de un préstamo, evalúa si tu necesidad es genuina. Tal vez necesites fondos para expandir tus operaciones, comprar equipos, aumentar el inventario, contratar al personal o reducir el flujo de caja. Tener claras las necesidades financieras de tu empresa puede ayudarte a tomar una decisión más fundamentada en cuanto a la solicitud de un préstamo.

• Investiga los diferentes tipos de préstamos: hay diferentes tipos de préstamos disponibles para las empresas, desde los bancarios tradicionales y los de la Administración de pequeñas empresas (SBA) hasta los alternativos en línea y las líneas de crédito. Cada tipo incluye sus propias condiciones, tasas de interés y requisitos. La elección correcta para ti dependerá de tus necesidades específicas, tu situación financiera y la etapa en la que se encuentra tu empresa.

• Ten en cuenta los requisitos de elegibilidad: las entidades crediticias tienen diferentes criterios al momento de aprobar préstamos. Entre ellos, pueden incluirse factores como el puntaje de crédito, los ingresos comerciales, la rentabilidad de tu empresa y cuánto tiempo ha estado en funcionamiento. Antes de solicitar un préstamo, revisa con cuidado estos criterios para ver si calificas.

• Prepara tu solicitud de préstamo: una vez que hayas elegido un tipo de préstamo y confirmado que cumples con los criterios de la entidad crediticia, el siguiente paso es preparar la solicitud de préstamo. Esto implica recopilar documentos financieros como tu plan de negocios, tus estados financieros, tus declaraciones de impuestos y detalles de tu garantía. Es posible que también debas presentar un plan en el que se describa cómo pretendes usar el préstamo y cómo lo pagarás.

• Compara ofertas de préstamos: si se aprueba tu solicitud de préstamo, es posible que recibas ofertas de diferentes entidades crediticias. Considera con cuidado las condiciones de cada oferta, incluidos la tasa de interés, el monto y el plazo del préstamo, y cualquier cargo adicional. Asegúrate de entender el costo total del préstamo y cómo las condiciones de pago se alinean con las proyecciones financieras de tu empresa.

Asumir una deuda es un compromiso serio que exige una cuidadosa planificación y consideración. Para obtener orientación adicional durante todo el proceso, consulta con un asesor o mentor financiero.

No existen atajos sencillos para constituir una empresa. Escatimar recursos u omitir pasos durante los primeros días puede crear fricciones innecesarias, confusión o, incluso, responsabilidades legales en el futuro. Pero, si bien gran parte del trabajo que conlleva constituir una nueva empresa puede parecer tedioso, no es demasiado complicado. Si adoptas un enfoque reflexivo y metódico en relación con este proceso y abordas cada paso en el orden correcto, sentarás las bases con las cuales respaldar todas las metas y los sueños que tengas para tu empresa, exactamente aquello que te motivó a comenzar este recorrido en primer lugar.