การยอมรับบัตรเครดิตและการชำระเงินทางอิเล็กทรอนิกส์จากลูกค้าถือเป็นข้อกำหนดพื้นฐานสำหรับธุรกิจหลายแห่ง แม้แต่ในการทำธุรกรรมการค้าปลีกแบบที่จุดขาย ลูกค้าใช้เงินสดแค่ 12% ในปี 2022 แต่การตั้งค่าระบบที่จำเป็นเพื่อรับการชำระเงินเหล่านี้อาจเป็นงานที่ทา้ทายสำหรับเจ้าของธุรกิจ โดยเฉพาะผู้ที่เพิ่งเริ่มต้น

การเปิดบัญชีผู้ค้าอาจมีความซับซ้อนและใช้เวลานาน เนื่องจากเจ้าของธุรกิจต้องจัดเตรียมเอกสารต่างๆ และผ่านขั้นตอนการประเมินและควบคุมความเสี่ยงที่ละเอียดถี่ถ้วน แม้ว่าจะมีความท้าทายเหล่านี้ แต่ฟังก์ชันการทำงานของบัญชีผู้ค้าก็ยังมีประโยชน์มากมาย บัญชีผู้ค้าไม่เพียงช่วยให้ธุรกิจเพิ่มยอดขายและปรับปรุงกระแสเงินสดได้เท่านั้น แต่ยังปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้าโดยการเสนอตัวเลือกการชำระเงินที่สะดวกยิ่งขึ้น

การเข้าถึงบัญชีผู้ค้าเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับธุรกิจหลายแห่ง ซึ่งไม่ใช่เรื่องยุ่งยากหากคุณวางแผนล่วงหน้าและตรวจสอบตัวเลือกของคุณอย่างมีกลยุทธ์ ด้านล่างนี้เป็นคำแนะนำโดยย่อเกี่ยวกับวิธีการเปิดบัญชีผู้ค้า เพื่อให้คุณสามารถดำเนินการตามขั้นตอนต่างๆ ได้อย่างมั่นใจและง่ายดาย

บทความนี้ให้ข้อมูลอะไรบ้าง

• บัญชีผู้ค้าคืออะไร
  
• ใครคือผู้ที่ต้องใช้บัญชีผู้ค้า
  
• วิธีตั้งค่าบัญชีผู้ค้า
  
  • จดทะเบียนธุรกิจของคุณ
    
  • ขอรับ EIN
    
  • เปิดบัญชีธนาคารของธุรกิจ
    
  • สำรวจผู้ให้บริการบัญชีผู้ค้ารายต่างๆ
    
  • กรอกใบสมัครให้เสร็จสิ้น
    
  • ส่งเอกสารประกอบ
    
  • รอการอนุมัติ
    
  • ตั้งค่าการประมวลผลการชําระเงิน
    
  • ทดสอบระบบ
    
  • เริ่มรับการชําระเงิน
    

บัญชีผู้ค้าคืออะไร

บัญชีผู้ค้าคือบัญชีธนาคารเฉพาะที่ออกแบบมาเพื่อเก็บเงินจากธุรกรรมของลูกค้าจนกว่าจะโอนเข้าบัญชีหลักของธุรกิจ โดยจะทำหน้าที่เป็นตัวกลางระหว่างลูกค้าและธุรกิจ และเงินจะเข้าบัญชีผู้ค้าทันทีหลังจากประมวลผลธุรกรรมเสร็จสิ้น

ธนาคารและสถาบันการเงินที่ให้บริการผู้ค้ามักจะเสนอบริการบัญชีผู้ค้า ในขณะที่สถาบันบางแห่งอาจเสนอฮาร์ดแวร์หรือซอฟต์แวร์สำหรับเกตเวย์การชำระเงิน แต่หลายแห่งจะให้บริการแค่บัญชีผู้ค้า และธุรกิจจะต้องจัดหาองค์ประกอบที่เหลือจากผู้ให้บริการบุคคลที่สาม

ใครคือผู้ที่ต้องใช้บัญชีผู้ค้า

ธุรกิจส่วนใหญ่ที่ยอมรับการชำระเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ รวมถึงการชำระเงินด้วยบัตรเครดิตและบัตรเดบิต จำเป็นต้องมีบัญชีผู้ค้า ซึ่งรวมถึงธุรกิจทุกขนาด ตั้งแต่ธุรกิจขนาดเล็กที่ดำเนินงานจากบ้านไปจนถึงบริษัทขนาดใหญ่

ต่อไปนี้คือตัวอย่างธุรกิจที่โดยปกติแล้วต้องใช้บัญชีผู้ค้าหรือสิทธิ์ในการเข้าถึงบริการของผู้ค้าผ่านผู้ให้บริการประมวลผลการชําระเงิน

• ธุรกิจอีคอมเมิร์ซ: ผู้ค้าปลีกออนไลน์ต้องมีบัญชีผู้ค้าเพื่อประมวลผลการชําระเงินจากลูกค้าที่ซื้อสินค้าบนเว็บไซต์ของตัวเอง
  
• ร้านอาหาร: ร้านอาหารและธุรกิจบริการด้านอาหารอื่นๆ ต้องมีบัญชีผู้ค้าเพื่อรับชำระเงินด้วยบัตรเครดิตและบัตรเดบิตจากลูกค้าที่รับประทานอาหารในร้านหรือสั่งอาหารกลับบ้าน ไม่ว่าคำสั่งซื้อเหล่านั้นจะเกิดขึ้นด้วยตนเอง ทางออนไลน์ หรือผ่านแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ก็ตาม
  
• ผู้ให้บริการด้านการดูแลสุขภาพ: ผู้ให้บริการด้านการดูแลสุขภาพ เช่น แพทย์และทันตแพทย์ ต้องมีบัญชีผู้ค้าเพื่อประมวลผลการชำระเงินจากผู้ป่วยที่ชำระค่าบริการโดยใช้บัตรประกันสุขภาพหรือบัตรเครดิต
  
• ร้านค้าปลีก: ร้านค้าปลีกต้องมีบัญชีผู้ค้าเพื่อรับชำระเงินจากลูกค้าที่ซื้อสินค้าในร้านโดยใช้บัตรเครดิตหรือบัตรเดบิต
  
• ธุรกิจที่ให้บริการ: ธุรกิจที่ให้บริการต่างๆ เช่น บริษัทที่ปรึกษา ต้องมีบัญชีผู้ค้าเพื่อรับชำระเงินจากลูกค้าที่ชำระค่าบริการโดยใช้บัตรเครดิตหรือบัตรเดบิต
  
• องค์กรไม่แสวงผลกําไร: องค์กรไม่แสวงผลกำไรต้องมีบัญชีผู้ค้าเพื่อรับเงินบริจาคจากผู้สนับสนุนที่บริจาคทางออนไลน์หรือในสถานที่โดยใช้บัตรเครดิตหรือเดบิต
  

ข้อกำหนดเฉพาะสำหรับการเปิดบัญชีผู้ค้าอาจแตกต่างกันไป โดยขึ้นอยู่กับผู้ให้บริการและประเภทของธุรกิจ ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องศึกษาตัวเลือกที่มีอยู่ทั้งหมดอย่างละเอียดและค้นหาโซลูชันบัญชีผู้ค้าที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณ

วิธีตั้งค่าบัญชีผู้ค้า

ก่อนที่จะเปิดบัญชีผู้ค้า คุณจะต้องสร้างองค์ประกอบพื้นฐานบางอย่างของธุรกิจ ต่อไปนี้เป็นภาพรวมเกี่ยวกับวิธีการเตรียมธุรกิจของคุณ ค้นหาบัญชีผู้ค้าที่เหมาะกับความต้องการ และเปิดบัญชีผู้ค้า

1. จดทะเบียนธุรกิจของคุณ

ธุรกิจที่วางแผนจะดําเนินธุรกิจในสหรัฐอเมริกาจะต้องจดทะเบียนกับหน่วยงานราชการที่เกี่ยวข้องก่อนที่จะเปิดบัญชีผู้ค้า ขั้นตอนนี้เกี่ยวข้องกับการขอการให้สิทธิ์ ใบอนุญาต และหมายเลขทะเบียนภาษีที่จําเป็น ข้อกำหนดเฉพาะสำหรับการจดทะเบียนธุรกิจของคุณอาจแตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายประการ รวมทั้งสถานที่ตั้งและประเภทธุรกิจของคุณ

2. ขอรับ EIN

คุณจะต้องขอหมายเลขประจําตัวนายจ้าง (EIN)จาก IRS EIN คือหมายเลขประจําตัวที่ไม่ซ้ําซึ่งมอบหมายให้ธุรกิจของคุณ เช่น หมายเลขประกันสังคมของธุรกิจ โดยจะใช้สําหรับวัตถุประสงค์ทางธนาคารและภาษีที่หลากหลาย

3. เปิดบัญชีธนาคารของธุรกิจ

บัญชีผู้ค้าไม่เหมือนกับบัญชีธนาคารปกติของธุรกิจ โดยจะใช้เฉพาะสำหรับการรับเงินจากธุรกรรมของลูกค้า ในขณะที่บัญชีธนาคารธุรกิจทั่วไปนั้นสามารถใช้เพื่อกิจกรรมทางการเงินและการธนาคารในขอบเขตที่กว้างขึ้น การเปิดบัญชีผู้ค้าเพียงอย่างเดียวไม่เพียงพอ คุณจะต้องเปิดบัญชีธนาคารของธุรกิจเพื่อรับชำระเงินจากบัญชีผู้ค้าของคุณด้วย เลือกธนาคารที่มีฟีเจอร์ที่คุณต้องการ เช่น ค่าธรรมเนียมต่ํา ระบบธนาคารออนไลน์ที่ง่ายดาย และการสนับสนุนลูกค้าที่ดี

4. สำรวจผู้ให้บริการบัญชีผู้ค้ารายต่างๆ

ผู้ให้บริการบัญชีผู้ค้าแต่ละรายล้วนแตกต่างกัน ดังนั้นจึงควรเลือกผู้ให้บริการที่เหมาะสมที่สุดอย่างรอบคอบ ต่อไปนี้คือปัจจัยบางประการที่ต้องพิจารณาเมื่อสำรวจและเลือกผู้ให้บริการบัญชีผู้ค้า

• ค่าธรรมเนียม
  ผู้ให้บริการบัญชีผู้ค้าจะเรียกเก็บค่าธรรมเนียมสำหรับธุรกรรมแต่ละรายการ รวมถึงเปอร์เซ็นต์ของยอดธุรกรรมและค่าธรรมเนียมต่อธุรกรรม ผู้ให้บริการบางรายอาจเรียกเก็บค่าธรรมเนียมเพิ่มเติมสําหรับการตั้งค่า การบํารุงรักษารายเดือน และบริการอื่นๆ ด้วย ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องตรวจสอบโครงสร้างค่าธรรมเนียมของผู้ให้บริการแต่ละรายอย่างละเอียดเพื่อทําความเข้าใจค่าใช้จ่ายโดยรวมของการใช้บริการ

• เวลาในการประมวลผล
  ผู้ให้บริการบัญชีผู้ค้าบางรายอาจมีเวลาในการประมวลผลที่รวดเร็วกว่าผู้ให้บริการรายอื่นๆ หากธุรกิจของคุณต้องอาศัยเวลาในการดำเนินการที่รวดเร็ว เช่น ร้านค้าอีคอมเมิร์ซที่ต้องจัดส่งสินค้าอย่างรวดเร็ว การเลือกผู้ให้บริการที่สามารถประมวลผลการชำระเงินได้อย่างว่องไวจึงเป็นสิ่งสำคัญ

• ฝ่ายสนับสนุนลูกค้า
  การสนับสนุนลูกค้าที่มีประสิทธิภาพถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการแก้ไขปัญหาหรือคำถามใดๆ เกี่ยวกับบัญชีผู้ค้าของคุณ ค้นหาผู้ให้บริการที่มีวิธีการติดต่อฝ่ายสนับสนุนลูกค้าหลายวิธี เช่น โทรศัพท์ อีเมล และแชท

• ฟีเจอร์การรักษาความปลอดภัย
  เนื่องจากภัยคุกคามจากการฉ้อโกงและการโจมตีทางไซเบอร์เพิ่มมากขึ้น ฟีเจอร์ด้านการรักษาความปลอดภัยจึงกลายเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องพิจารณา คุณควรมองหาผู้ให้บริการบัญชีผู้ค้าที่เสนอมาตรการรักษาความปลอดภัยที่รัดกุม เช่น การเข้ารหัสและการตรวจจับการฉ้อโกง

• การผสานการทํางานกับธุรกิจของคุณ
  ลองพิจารณาความสะดวกในการผสานการทํางานซอฟต์แวร์ประมวลผลการชําระเงินเข้ากับระบบที่คุณมีอยู่ เช่น เว็บไซต์หรือระบบบันทึกการขาย ยิ่งผสานรวมได้ง่ายเท่าไหร่ กระบวนการติดตั้งก็จะรวดเร็วและราบรื่นมากขึ้นเท่านั้น

• ชื่อเสียง
  การสำรวจชื่อเสียงของผู้ให้บริการบัญชีผู้ค้าก่อนลงทะเบียนถือเป็นสิ่งสําคัญ ตรวจสอบรีวิวจากธุรกิจอื่นๆ เพื่อดูว่าพวกเขามีประสบการณ์เชิงบวกกับผู้ให้บริการรายนี้หรือไม่

เมื่อพิจารณาปัจจัยเหล่านี้แล้ว คุณจะสามารถตัดตัวเลือกและเลือกผู้ให้บริการบัญชีผู้ค้าที่ตรงตามความต้องการเฉพาะของธุรกิจได้

ธุรกิจต่างๆ หันมาเลือกที่จะไม่เปิดบัญชีผู้ค้ามากขึ้น แต่จะเข้าถึงฟังก์ชันการทำงานของบัญชีผู้ค้าผ่านบริการผู้ค้าหรือผู้ให้บริการประมวลผลการชำระเงิน เช่น Stripe แทน ธุรกิจที่ใช้ Stripe ในการประมวลผลการชำระเงินของลูกค้าจะได้รับฟังก์ชันการทำงานทั้งหมดของบัญชีผู้ค้าแบบดั้งเดิมโดยไม่จำเป็นต้องค้นหา ตรวจสอบ สมัคร และผสานรวมกับบัญชีผู้ค้าแยกต่างหาก หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ Stripe ช่วยให้ธุรกิจต่างๆ ข้ามขั้นตอนการเปิดบัญชีผู้ค้าของตนเอง โปรเอ่านที่นี่

5. กรอกใบสมัครให้เสร็จสิ้น

โดยทั่วไปแล้ว แบบฟอร์มใบสมัครใช้งานบัญชีผู้ค้าจะขอข้อมูลต่อไปนี้เกี่ยวกับธุรกิจของคุณ

• ชื่อบริษัท
  
• หมายเลขประจําตัวผู้เสียภาษีของบริษัท (EIN)
  
• ข้อมูลติดต่อ
  

ผู้ให้บริการบัญชีผู้ค้าบางรายอาจต้องการข้อมูลเพิ่มเติม เช่น อุตสาหกรรมที่คุณอยู่ใน โครงสร้างธุรกิจของคุณ ปริมาณการประมวลผลรายเดือนโดยประมาณ และประวัติการประมวลผลของคุณ ใบสมัครยังอาจขอให้คุณระบุรายละเอียดเกี่ยวกับประเภทของผลิตภัณฑ์หรือบริการที่คุณขายและวิธีการชำระเงินที่คุณวางแผนที่จะยอมรับ นอกจากนี้ ยังอาจขอให้คุณระบุว่าจะประมวลผลธุรกรรมที่จุดขาย ทางออนไลน์ หรือทั้งสองอย่าง

นอกเหนือจากข้อมูลพื้นฐานของธุรกิจแล้ว คุณยังอาจต้องให้ข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับตัวคุณในฐานะเจ้าของธุรกิจด้วย เช่นข้อมูลดังต่อไปนี้

• ชื่อของคุณ
  
• ที่อยู่บ้านของคุณ
  
• หมายเลขประกันสังคมของคุณ
  

เนื่องจากผู้ให้บริการบัญชีผู้ค้าอาจดำเนินการตรวจสอบเครดิตของคุณเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการประเมินและควบคุมความเสี่ยง

ในการกรอกใบสมัคร สิ่งสำคัญคือความถูกต้องและละเอียดถี่ถ้วน การให้ข้อมูลที่ไม่ถูกต้องหรือไม่สมบูรณ์อาจทําให้ขั้นตอนการอนุมัติล่าช้าและอาจทําให้ใบสมัครของคุณถูกปฏิเสธ คุณควรอ่านข้อกําหนดและเงื่อนไขอย่างละเอียดและทําความเข้าใจค่าธรรมเนียมที่เกี่ยวข้องกับบัญชี รวมถึงค่าธรรมเนียมการตั้งค่า ค่าธรรมเนียมธุรกรรม และค่าธรรมเนียมการบํารุงรักษารายเดือน

6. ส่งเอกสารประกอบ

การส่งเอกสารและขั้นตอนการประเมินและควบคุมความเสี่ยงถือเป็นส่วนสำคัญในการเปิดบัญชีผู้ค้า เนื่องจากเป็นการตรวจสอบความถูกต้องตามกฎหมายและความน่าเชื่อถือของธุรกิจของคุณ นี่คือสิ่งที่คาดว่าจะเกิดขึ้น

• การส่งเอกสารประกอบ
  หลังจากกรอกใบสมัครใช้งานบัญชีผู้ค้าเสร็จแล้ว คุณจะต้องส่งเอกสารประกอบไปให้ผู้ให้บริการ เอกสารเฉพาะที่ต้องใช้อาจแตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับผู้ให้บริการและประเภทธุรกิจของคุณ แต่โดยทั่วไปแล้วจะรวมถึงเอกสารการจดทะเบียนธุรกิจ ใบแจ้งยอดธนาคาร และแบบแสดงรายการภาษี โปรดตรวจสอบว่าคุณส่งเอกสารที่สมบูรณ์ซึ่งมีข้อมูลที่ถูกต้องและเป็นปัจจุบัน

• การประเมินและควบคุมความเสี่ยง
  เมื่อผู้ให้บริการได้รับใบสมัครและเอกสารสนับสนุนของคุณแล้ว ก็จะเริ่มประเมินและควบคุมความเสี่ยง ซึ่งเป็นขั้นตอนการประเมินความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของคุณ เป้าหมายคือเพื่อให้แน่ใจว่าคุณเป็นธุรกิจที่ชอบด้วยกฎหมายและน่าเชื่อถือ การประเมินและควบคุมความเสี่ยงอาจใช้เวลาหลายวันถึงหลายสัปดาห์ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับผู้ให้บริการและขึ้นอยู่กับว่าธุรกิจของคุณอาจมีความซับซ้อนหรือมีความเสี่ยงสูงมากเพียงใด

ผู้ให้บริการอาจตรวจสอบเครดิตของคุณในฐานะเจ้าของธุรกิจในระหว่างขั้นตอนการประเมินและควบคุมความเสี่ยง นอกจากนี้ยังอาจตรวจสอบประวัติการประมวลผล ปริมาณการขาย และปัจจัยอื่นๆ ในการประเมินความเสี่ยงต่อการฉ้อโกงและการดึงเงินคืนด้วย ผู้ให้บริการอาจติดต่อคุณเพื่อขอข้อมูลเพิ่มเติมหรือคําชี้แจง ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับแต่ละราย

กระบวนการประเมินและควบคุมความเสี่ยงจะช่วยปกป้องทั้งคุณและผู้ให้บริการจากการฉ้อโกงและความเสี่ยงอื่นๆ แม้ว่าจะใช้เวลานาน แต่สิ่งสำคัญคือต้องอดทนและให้ข้อมูลเพิ่มเติมหรือเอกสารประกอบใดๆ ที่ผู้ให้บริการอาจร้องขอ

7. รอการอนุมัติ

หลังจากที่ส่งใบสมัครและเอกสารประกอบแล้ว คุณจะต้องรอให้ผู้ให้บริการตรวจสอบใบสมัครและอนุมัติบัญชีผู้ค้าของคุณ ขั้นตอนนี้อาจใช้เวลาหลายวันจนถึงหลายสัปดาห์ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับปัจจัยบางประการ ซึ่งรวมถึงผู้ให้บริการ ประเภทของธุรกิจ และความสมบูรณ์ของใบสมัครและเอกสารประกอบที่ส่ง ผู้ให้บริการบางรายอาจเสนอการอนุมัติแบบเร่งด่วนให้กับธุรกิจที่มีเครดิตที่ดีและมีระดับความเสี่ยงต่ํา

ปัจจัยที่อาจชะลอกระบวนการอนุมัติมีดังนี้

• ข้อมูลที่ระบุในใบสมัครไม่ครบถ้วนหรือไม่ถูกต้อง
  
• ข้อมูลในเอกสารประกอบสนับสนุนไม่สอดคล้อง
  
• โปรไฟล์ธุรกิจที่มีความเสี่ยงสูง
  
• ผู้ให้บริการขอข้อมูลเพิ่มเติมหรือเอกสารประกอบ
  

นอกจากนี้ ผู้ให้บริการอาจดำเนินการตรวจสอบประวัติการประมวลผล ปริมาณการขาย และปัจจัยอื่นๆ เพื่อประเมินความเสี่ยงของการฉ้อโกงหรือการดึงเงินคืน หากธุรกิจของคุณอยู่ในอุตสาหกรรมที่มีความเสี่ยงสูง เช่น การพนันออนไลน์หรือความบันเทิงสําหรับผู้ใหญ่ กระบวนการอนุมัติอาจใช้เวลานานกว่านี้ เนื่องจากต้องมีการตรวจสอบอย่างละเอียดมากขึ้น

ดังนั้น เพื่อให้ขั้นตอนการอนุมัติเป็นไปอย่างราบรื่น คุณควรให้ข้อมูลที่ถูกต้องและครบถ้วนสมบูรณ์เกี่ยวกับใบสมัคร และดําเนินการตามคําขอข้อมูลเพิ่มเติมหรือเอกสารประกอบต่างๆ โดยทันที การดำเนินการเชิงรุกและตอบสนองรวดเร็วจะช่วยให้กระบวนการอนุมัติรวดเร็วขึ้น และทำให้บัญชีผู้ค้าของคุณพร้อมใช้งานอย่างรวดเร็ว

8. ตั้งค่าการประมวลผลการชําระเงิน

เมื่อบัญชีผู้ค้าของคุณได้รับอนุมัติ คุณจะต้องตั้งค่าประมวลผลการชําระเงินกับผู้ให้บริการรายดังกล่าว เครื่องมือและบริการที่คุณต้องการนั้นจะขึ้นอยู่กับช่องทางการชำระเงินที่คุณใช้และขึ้นอยู่กับว่าคุณจะตั้งค่าการประมวลผลการชำระเงินสำหรับธุรกิจของคุณเท่านั้น หรือเปิดให้บริการการชำระเงินสำหรับผู้ใช้บนแพลตฟอร์มของคุณ โดยทั่วไปขั้นตอนนี้เกี่ยวข้องกับการผสานรวมซอฟต์แวร์การประมวลผลการชำระเงินเข้ากับเว็บไซต์หรือระบบจุดขายของคุณเป็นน้อย

9. ทดสอบระบบ

ทดสอบระบบประมวลผลการชําระเงินเพื่อให้มั่นใจว่าจะทํางานได้อย่างถูกต้อง และเพื่อระบุปัญหาก่อนที่จะเริ่มใช้ระบบดังกล่าวเพื่อรับชําระเงินจากลูกค้าจริงๆ หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีทดสอบการผสานการทํางานของ Stripe โปรดเริ่มต้นที่นี่

10. เริ่มรับการชําระเงิน

เมื่อระบบได้รับการทดสอบแล้วและทำงานอย่างถูกต้อง คุณจะสามารถเริ่มรับชำระเงินจากลูกค้าของคุณได้