So eröffnen Sie ein Händlerkonto: Ein detaillierter Leitfaden für Unternehmen

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  1. Einführung
  2. Was ist ein Händlerkonto?
  3. Wer benötigt ein Händlerkonto?
  4. So richten Sie ein Händlerkonto ein
    1. 1. Unternehmen anmelden
    2. 2. Arbeitgeberidentifizierungsnummer (EIN) beantragen
    3. 3. Geschäftsbankkonto eröffnen
    4. 4. Händlerkontoanbieter finden
    5. 5. Antrag stellen
    6. 6. Begleitunterlagen einreichen
    7. 7. Auf die Genehmigung warten
    8. 8. Zahlungsabwicklungssystem einrichten
    9. 9. System testen
    10. 10. Zahlungen annehmen

Die Zahlung per Kreditkarte und elektronischem Zahlungsverkehr ist für viele Unternehmen eine Grundvoraussetzung. Selbst bei physischen Einzelhandelstransaktionen haben die Kundinnen und Kunden im Jahr 2022 nur in 12 % der Fälle mit Bargeld bezahlt. Die Einrichtung der erforderlichen Systeme für die Annahme dieser Zahlungen kann jedoch eine schwierige Aufgabe für Inhaber/innen von Unternehmen sein, insbesondere für diejenigen, die ihren Betrieb gerade erst gegründet haben.

Die Eröffnung eines Händlerkontos kann eine komplexe und zeitaufwändige Angelegenheit sein, bei der Inhaber/innen von Unternehmen eine Reihe von Dokumenten vorlegen und ein gründliches Prüfungsverfahren durchlaufen müssen. Trotz dieser Hürden bietet die Nutzung eines Händlerkontos erhebliche Vorteile. Dank Händlerkonten können Unternehmen nicht nur ihren Umsatz steigern und ihren Cashflow verbessern, sondern auch den Kundinnen und Kunden bequemere Zahlungsmöglichkeiten anbieten.

Die Eröffnung eines Händlerkontos ist für viele Unternehmen ein Muss. Die gute Nachricht dabei lautet: Die Einrichtung eines solchen Kontos muss Ihnen keine Kopfschmerzen bereiten, wenn Sie im Voraus planen und die verschiedenen Optionen strategisch abwägen. Im Folgenden finden Sie einen kurzen Leitfaden zur Eröffnung eines Händlerkontos, mit dem Sie den Vorgang sicher und reibungslos bewältigen können.

Worum geht es in diesem Artikel?

  • Was ist ein Händlerkonto?
  • Wer benötigt ein Händlerkonto?
  • So richten Sie ein Händlerkonto ein
    • Unternehmen anmelden
    • Arbeitgeberidentifizierungsnummer (EIN) beantragen
    • Geschäftsbankkonto eröffnen
    • Händlerkontoanbieter finden
    • Antrag stellen
    • Begleitunterlagen einreichen
    • Auf die Genehmigung warten
    • Zahlungsabwicklungssystem einrichten
    • System testen
    • Zahlungen annehmen

Was ist ein Händlerkonto?

Ein Händlerkonto ist ein spezielles Bankkonto, auf dem die Gelder aus den Transaktionen von Kundinnen und Kunden verwahrt werden, bis sie auf das Hauptgeschäftskonto des Unternehmens überwiesen werden. Das Händlerkonto fungiert als Verbindungsglied zwischen den Kundinnen und Kunden und dem Unternehmen. Die Gelder landen unmittelbar nach der Abwicklung einer Transaktion auf dem Händlerkonto.

Banken und Finanzinstitute, die Dienstleistungen für Händler anbieten, stellen in der Regel Händlerkonten zur Verfügung. Einige dieser Institute bieten zwar auch Hardware oder Software für Zahlungsgateways an, aber viele andere stellen lediglich ein Händlerkonto zur Verfügung. Die übrigen Komponenten muss das jeweilige Unternehmen dann von Drittanbietern beziehen.

Wer benötigt ein Händlerkonto?

Die meisten Unternehmen, die elektronische Zahlungen – einschließlich Kredit- und Debitkartenzahlungen – akzeptieren, benötigen ein Händlerkonto. Dies gilt für Unternehmen jeder Größe, vom kleinen Homeoffice-Betrieb bis hin zum großen internationalen Konzern.

Hier sind einige Beispiele für Unternehmen, die in der Regel ein Händlerkonto oder Zugang zu Händlerdiensten über ihren Zahlungsabwicklungsanbieter benötigen:

  • E-Commerce-Unternehmen: Online-Händler benötigen ein Händlerkonto, um Zahlungen von Kundinnen und Kunden, die Produkte auf ihrer Website kaufen, zu verarbeiten.
  • Restaurants: Restaurants und andere Gastronomiebetriebe benötigen ein Händlerkonto, um Kredit- und Debitkartenzahlungen von Kundinnen und Kunden zu akzeptieren, die entweder im Lokal selbst essen oder etwas zum Mitnehmen bestellen, unabhängig davon, ob diese Bestellungen persönlich, online oder über mobile Apps erfolgen.
  • Anbieter im Gesundheitswesen: Dienstleister im Bereich des Gesundheitswesens – z. B. Ärztinnen und Ärzte sowie Zahnärztinnen und Zahnärzte – benötigen ein Händlerkonto, um Zahlungen von Patientinnen und Patienten zu verarbeiten, die mit ihrer Versicherungskarte oder Kreditkarte für Dienstleistungen bezahlen.
  • Einzelhandelsgeschäfte: Einzelhandelsgeschäfte benötigen ein Händlerkonto, um Zahlungen von Kundinnen und Kunden abzuwickeln, die Produkte im Geschäft mit Kredit- oder Debitkarten kaufen.
  • Dienstleistungsunternehmen: Dienstleistungsunternehmen, wie z. B. Beratungsfirmen, benötigen ein Händlerkonto, um Zahlungen von Klientinnen und Klienten anzunehmen, die für Dienstleistungen mit Kredit- oder Debitkarten bezahlen.
  • Gemeinnützige Organisationen: Gemeinnützige Organisationen benötigen ein Händlerkonto, um Spenden von Unterstützerinnen und Unterstützern anzunehmen, die online oder persönlich mit Kredit- oder Debitkarten spenden.

Die spezifischen Anforderungen für die Eröffnung eines Händlerkontos variieren je nach Anbieter und Art des Unternehmens. Daher empfiehlt es sich, alle verfügbaren Optionen sorgfältig zu prüfen und die passende Händlerkonto-Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.

So richten Sie ein Händlerkonto ein

Für die Eröffnung eines Händlerkontos muss Ihr Unternehmen einige grundlegende Voraussetzungen erfüllen. Im Folgenden finden Sie einen Überblick darüber, wie Sie Ihr Unternehmen vorbereiten, wie Sie das passende Händlerkonto für Ihre Bedürfnisse finden und wie Sie Ihr Händlerkonto eröffnen:

1. Unternehmen anmelden

Unternehmen, die in den USA tätig werden wollen, müssen sich vor der Eröffnung eines Händlerkontos bei den zuständigen Behörden registrieren lassen. Dazu gehört die Einholung aller erforderlichen Lizenzen, Genehmigungen und Steuernummern. Die spezifischen Anforderungen für die Anmeldung Ihres Unternehmens variieren je nach Standort und Art Ihres Unternehmens.

2. Arbeitgeberidentifizierungsnummer (EIN) beantragen

Außerdem müssen Sie bei der Finanzbehörde IRS eine Employer Identification Number (EIN) (Arbeitgeberidentifizierungsnummer) beantragen. Die Arbeitgeberidentifizierungsnummer EIN ist eine eindeutige Kennung für Ihr Unternehmen, ähnlich wie eine Sozialversicherungsnummer für Unternehmen. Sie dient für diverse Bank- und Steuerzwecke.

3. Geschäftsbankkonto eröffnen

Händlerkonten sind nicht dasselbe wie herkömmliche Geschäftsbankkonten. Auf Händlerkonten werden ausschließlich Gelder aus Transaktionen von Kundinnen und Kunden entgegengenommen, während herkömmliche Geschäftsbankkonten für eine Vielzahl von Finanz- und Bankgeschäften genutzt werden können. Es reicht nicht aus, nur ein Händlerkonto zu eröffnen – Sie müssen auch über ein Geschäftsbankkonto verfügen, um Zahlungen von Ihrem Händlerkonto empfangen zu können. Finden Sie eine Bank, die die von Ihnen gewünschten Leistungen anbietet, z. B. niedrige Gebühren, einfaches Online-Banking und guten Support für Kundinnen und Kunden.

4. Händlerkontoanbieter finden

Nicht alle Anbieter von Händlerkonten sind gleich. Daher empfiehlt es sich, den Anbieter sorgfältig auszuwählen. Hier sind einige Faktoren, die Sie bei der Suche und Auswahl eines Händlerkonto-Anbieters berücksichtigen sollten:

  • Gebühren
    Anbieter von Händlerkonten berechnen Gebühren für jede Transaktion, einschließlich eines prozentualen Anteils des Transaktionsbetrags und einer Gebühr pro Transaktion. Manche Anbieter erheben darüber hinaus Gebühren für die Einrichtung, die monatliche Wartung und andere Dienstleistungen. Prüfen Sie daher sorgfältig die Gebührenstruktur der einzelnen Anbieter und verschaffen Sie sich einen Überblick über die Gesamtkosten des Dienstes.

  • Verarbeitungszeit
    Die Verarbeitungszeiten sind je nach Anbieter des Händlerkontos unterschiedlich lang. Wenn Ihr Unternehmen auf kurze Verarbeitungszeiten angewiesen ist – z. B. ein E-Commerce-Geschäft, das Produkte schnell versenden muss –, ist die Wahl eines Anbieters mit schnellen Verarbeitungszeiten unerlässlich.

  • Kundinnen- und Kunden-Support
    Ein guter Support für Kundinnen und Kunden ist wichtig, wenn Probleme oder Fragen zum Händlerkonto geklärt werden müssen. Finden Sie einen Anbieter, der verschiedene Möglichkeiten zur Kontaktaufnahme mit Kundinnen und Kunden bietet, z. B. Telefon, E-Mail und Chat.

  • Umfassende Sicherheitsfunktionen
    Angesichts der zunehmenden Bedrohung durch Betrug und Cyberangriffe sind die Sicherheitsfunktionen ein entscheidender Faktor. Wählen Sie einen Anbieter, der wirksame Sicherheitsmechanismen – wie Verschlüsselung und Betrugserkennung – anbietet.

  • Einbindung in das Unternehmen
    Zu berücksichtigen ist außerdem, wie einfach sich die Zahlungsverarbeitungssoftware in Ihre bestehenden Systeme einbinden lässt, z. B. in Ihre Website oder Ihr Kassensystem. Je einfacher die Einbindung ist, desto schneller und reibungsloser verläuft die Einrichtung.

  • Reputation
    Prüfen Sie unbedingt den Ruf des Händlerkontoanbieters, bevor Sie sich anmelden. Lesen Sie die Bewertungen anderer Unternehmen und finden Sie heraus, ob sie positive Erfahrungen mit dem Anbieter gemacht haben.

Berücksichtigen Sie diese Faktoren, um Ihre Auswahl einzugrenzen und einen Händlerkontoanbieter zu finden, der den besonderen Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht wird.

Immer mehr Unternehmen entscheiden sich dafür, überhaupt kein Händlerkonto zu eröffnen. Stattdessen verlassen sie sich auf die Funktionen eines Händlerkontos über einen Händlerdienste- oder Zahlungsverarbeitungsanbieter wie Stripe. Unternehmen, die Zahlungen von Kundinnen und Kunden über Stripe abwickeln lassen, genießen die volle Funktionalität eines herkömmlichen Händlerkontos, ohne ein separates Händlerkonto suchen, prüfen, beantragen und einbinden zu müssen. Weitere Informationen darüber, wie Unternehmen mithilfe von Stripe auf die Eröffnung eines eigenen Händlerkontos verzichten können, finden Sie hier.

5. Antrag stellen

Im Antragsformular für ein Händlerkonto werden üblicherweise die folgenden Informationen über Ihr Unternehmen abgefragt:

  • Unternehmensname
  • Steuernummer des Unternehmens (EIN)
  • Kontaktinformation

Manche Anbieter von Händlerkonten erfragen weitere Informationen, z. B. die Branche, die Gesellschaftsform, das geschätzte monatliche Verarbeitungsvolumen und die Verarbeitungshistorie. Im Formular werden Sie ggf. auch aufgefordert, Angaben zu den von Ihnen verkauften Produkten oder Dienstleistungen und den von Ihnen geplanten Zahlungsarten zu machen. Eventuell werden Sie gefragt, ob die Transaktionen persönlich, online oder über beide Wege abgewickelt werden sollen.

Zusätzlich zu den grundlegenden Geschäftsinformationen müssen Sie u. U. auch persönliche Angaben zu Ihrer Person als Inhaber/in des Unternehmens machen, z. B:

  • Name
  • Privatadresse
  • Sozialversicherungsnummer

Der Grund dafür ist, dass der Händlerkontoanbieter im Rahmen der Kreditrisikoprüfung eine Bonitätsprüfung durchführen möchte.

Beim Ausfüllen des Formulars sollten Sie genau und gründlich vorgehen. Die Angabe falscher oder unvollständiger Informationen kann das Genehmigungsverfahren verzögern und sogar zur Ablehnung Ihres Antrags führen. Lesen Sie auch unbedingt die Allgemeinen Geschäftsbedingungen sorgfältig durch und informieren Sie sich über die anfallenden Gebühren, z. B. Einrichtungsgebühren, Transaktionsgebühren und monatliche Kontoführungsgebühren.

6. Begleitunterlagen einreichen

Die Einreichung von Unterlagen und die Risikoevaluation sind wichtige Schritte bei der Eröffnung eines Händlerkontos. Hiermit wird die Rechtmäßigkeit und Glaubwürdigkeit Ihres Unternehmens überprüft. So könnte das Verfahren aussehen:

  • Unterlagen einreichen
    Nachdem Sie den Antrag für ein Händlerkonto ausgefüllt haben, müssen Sie dem Anbieter entsprechende Unterlagen vorlegen. Die geforderten Unterlagen variieren je nach Anbieter und Art Ihres Unternehmens. In der Regel geht es um Dokumente wie Gewerbeanmeldung, Kontoauszüge und Steuererklärungen. Achten Sie darauf, dass die Unterlagen vollständig sind und genaue und aktuelle Angaben enthalten.

  • Risikoevaluation
    Sobald der Anbieter Ihren Antrag und die entsprechenden Unterlagen erhalten hat, beginnt er mit der Risikoprüfung, d. h. mit der Bewertung des mit Ihrer Geschäftstätigkeit verbundenen Risikos. Dabei soll sichergestellt werden, dass Sie ein seriöses und vertrauenswürdiges Unternehmen sind. Die Risikoprüfung kann mehrere Tage bis mehrere Wochen in Anspruch nehmen. Die Dauer hängt vom Anbieter sowie von der Komplexität und der Risikoabschätzung Ihres Unternehmen ab.

Während der Risikoevaluation kann der Anbieter eine Bonitätsprüfung über Sie als Inhaber/in des Unternehmens durchführen. Er kann auch Ihre Verarbeitungshistorie, Ihr Umsatzvolumen und andere Faktoren überprüfen, um das Risiko von Betrug oder Rückbuchungen zu bewerten. Je nach Anbieter werden Sie u. U. gebeten, zusätzliche Informationen vorzulegen oder Klarstellungen zu leisten.

Die Risikoevaluation hilft sowohl Ihnen als auch dem Anbieter, sich vor Betrug und anderen Risiken zu schützen. Das Verfahren kann zwar zeitaufwändig sein, aber Sie müssen Verständnis aufbringen und alle zusätzlichen Informationen und Unterlagen vorlegen, die der Anbieter anfordert.

7. Auf die Genehmigung warten

Nachdem Sie Ihren Antrag und Ihre Unterlagen eingereicht haben, müssen Sie warten, bis der Anbieter Ihren Antrag geprüft und Ihr Händlerkonto genehmigt hat. Dieser Vorgang kann je nach Anbieter, Art des Unternehmens und Vollständigkeit des Antrags und der eingereichten Unterlagen mehrere Tage bis mehrere Wochen dauern. Manche Anbieter ermöglichen eine schnellere Genehmigung für Unternehmen mit guter Bonität und einem geringen Risikoprofil.

Zu den Faktoren, die das Genehmigungsverfahren verzögern können, gehören folgende:

  • Unvollständige oder ungenaue Angaben im Antrag
  • Unstimmigkeiten in den Begleitunterlagen
  • Hochrisikoprofil des Unternehmens
  • Anforderung zusätzlicher Informationen oder Unterlagen durch den Anbieter

Darüber hinaus kann der Anbieter auch Ihre Verarbeitungshistorie, Ihr Umsatzvolumen und andere Faktoren überprüfen, um das Risiko von Betrug oder Rückbuchungen zu bewerten. Wenn Ihr Unternehmen in einer risikoreichen Branche wie dem Online-Glücksspiel oder der Erwachsenenunterhaltung tätig ist, kann das Genehmigungsverfahren aufgrund der strengeren Kontrollen länger dauern.

Um einen reibungslosen Genehmigungsprozess zu gewährleisten, sollten Sie im Antrag genaue und vollständige Angaben machen und auf alle Anfragen nach zusätzlichen Informationen oder Unterlagen umgehend reagieren. Wenn Sie proaktiv und reaktionsschnell sind, tragen Sie dazu bei, dass das Genehmigungsverfahren beschleunigt wird und Ihr Händlerkonto so schnell wie möglich in Betrieb genommen werden kann.

8. Zahlungsabwicklungssystem einrichten

Sobald Ihr Händlerkonto genehmigt ist, müssen Sie die Zahlungsabwicklung mit dem Anbieter einrichten. Welche Tools und Dienste Sie genau benötigen, hängt davon ab, welche Zahlungskanäle Sie nutzen und ob Sie die Zahlungsabwicklung nur für Ihr Unternehmen einrichten oder auch Zahlungen auf Ihrer Plattform ermöglicht werden sollen. Dieser Schritt umfasst in der Regel mindestens die Einbindung der Zahlungsverarbeitungssoftware in Ihre Website oder Ihr Point-of-Sale-System.

9. System testen

Testen Sie, ob das Zahlungsverarbeitungssystem ordnungsgemäß funktioniert, und finden Sie eventuelle Probleme, bevor Sie die ersten Zahlungen von Kundinnen und Kunden annehmen. Weitere Informationen zum Testen Ihrer Stripe-Integration finden Sie hier.

10. Zahlungen annehmen

Sobald das System getestet wurde und einwandfrei funktioniert, können Sie Zahlungen von Ihren Kundinnen und Kunden entgegennehmen.

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