Het accepteren van creditcards en elektronische betalingen van klanten is voor veel ondernemingen een basisvereiste. Zelfs bij fysieke detailhandelstransacties gebruikten klanten slechts 12% van de tijd contant geld in 2022. Maar het opzetten van de nodige systemen om deze betalingen te accepteren kan een ontmoedigende taak zijn voor ondernemers, vooral voor degenen die net beginnen.

Het openen van een verkopersrekening kan complex en tijdrovend zijn, waarbij bedrijfseigenaren een reeks documenten moeten verstrekken en een grondig acceptatieproces moeten ondergaan. Ondanks deze uitdagingen zijn er aanzienlijke voordelen verbonden aan de functionaliteit voor verkopersrekeningen. Verkopersrekeningen helpen ondernemingen niet alleen om hun omzet te verhogen en hun cashflow te verbeteren, ze kunnen ook de klantervaring verbeteren door handigere betaalopties aan te bieden.

Toegang tot een verkopersrekening is voor veel ondernemingen een must, maar het verkrijgen van deze toegang hoeft niet voor hoofdbrekens te zorgen als je vooruit plant en de opties strategisch doorlicht. Hieronder vind je een korte handleiding over het openen van een verkopersrekening, zodat je met vertrouwen en gemak het proces kunt doorlopen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een verkopersrekening?
  
• Wie heeft een verkopersrekening nodig?
  
• Een verkopersrekening instellen
  
  • Je onderneming registreren
    
  • Een EIN aanvragen
    
  • Een zakelijke bankrekening openen
    
  • Onderzoek doen naar aanbieders van verkopersrekeningen
    
  • Een aanvraag voltooien
    
  • Ondersteunende documentatie verstrekken
    
  • Wachten op goedkeuring
    
  • Betalingsverwerking instellen
    
  • Het systeem testen
    
  • Betalingen accepteren
    

Wat is een verkopersrekening?

Een verkopersrekening is een gespecialiseerde bankrekening die is ontworpen om geld van klanttransacties aan te houden totdat het wordt overgemaakt naar de primaire zakelijke rekening van de onderneming. De rekening fungeert als tussenpersoon tussen de klant en de onderneming. Het geld komt onmiddellijk nadat een transactie is verwerkt, op de verkopersrekening terecht.

Banken en financiële instellingen die verkopers diensten aanbieden, bieden doorgaans verkopersrekeningen aan. Hoewel sommige van deze instellingen hardware of software voor betalingsgateways aanbieden, bieden veel instellingen gewoon een verkopersrekening aan en moet de onderneming de resterende componenten van externe providers betrekken.

Wie heeft een verkopersrekening nodig?

De meeste ondernemingen die elektronische betalingen accepteren, waaronder betalingen met creditcards en debitcards, hebben een verkopersrekening nodig. Dit omvat ondernemingen van elke omvang, van kleine bedrijven aan huis tot grote ondernemingen.

Hier zijn een paar voorbeelden van ondernemingen die doorgaans een verkopersrekening of toegang tot diensten van verkopers nodig hebben via hun betalingsverwerker:

• E-commercebedrijven: Online retailers hebben een verkopersrekening nodig om betalingen te verwerken van klanten die producten kopen op hun website.
  
• Restaurants: Restaurants en andere horecagelegenheden hebben een verkopersrekening nodig om betalingen via creditcard en debitcard te accepteren van klanten die ter plaatse eten of afhalen, ongeacht of deze bestellingen persoonlijk, online of via mobiele apps plaatsvinden.
  
• Zorgverleners: Zorgverleners, zoals artsen en tandartsen, hebben een verkopersrekening nodig om betalingen te verwerken van patiënten die voor diensten betalen met hun verzekeringskaart of creditcard.
  
• Winkels: Winkels hebben een verkopersrekening nodig om betalingen te kunnen accepteren van klanten die producten in de winkel kopen met een creditcard of debitcard.
  
• Dienstverlenende ondernemingen: Dienstverlenende ondernemingen, zoals adviesbureaus, hebben een verkopersrekening nodig om betalingen te accepteren van klanten die voor diensten betalen met een creditcard of debitcard.
  
• Organisaties zonder winstoogmerk: Non-profitorganisaties hebben een verkopersrekening nodig om donaties te accepteren van supporters die online of persoonlijk doneren via een creditcard of debitcard.
  

De specifieke vereisten voor het openen van een verkopersrekening kunnen variëren, afhankelijk van de aanbieder en het type onderneming. Dus het is belangrijk om zorgvuldig alle beschikbare opties te onderzoeken en de juiste oplossing voor verkopersrekeningen voor je onderneming te vinden.

Een verkopersrekening instellen

Voordat je een verkopersrekening opent, moet je een aantal basiselementen van je onderneming instellen. Hier volgt een overzicht van hoe je je onderneming kunt voorbereiden, de juiste verkopersrekening voor je behoeften kunt vinden en je verkopersrekening kunt openen:

1. Je onderneming registreren

Ondernemingen die in de Verenigde Staten actief willen zijn, moeten zich registreren bij de relevante overheidsinstanties voordat ze een verkopersrekening openen. Dit omvat het verkrijgen van de benodigde licenties, vergunningen en belasting-ID's. De specifieke vereisten voor het registreren van je onderneming kunnen variëren, afhankelijk van verschillende factoren, waaronder je locatie en bedrijfstype.

2. Een EIN aanvragen

Je hebt ook een werkgeversidentificatienummer (EIN) van de IRS nodig. Een EIN is een unieke identificatiecode die aan je onderneming wordt toegewezen: een soort socialezekerheidsnummer voor ondernemingen. Het wordt gebruikt voor verschillende bank- en belastingdoeleinden.

3. Een zakelijke bankrekening openen

Verkopersrekeningen zijn niet hetzelfde als gewone zakelijke bankrekeningen. Verkopersrekeningen worden uitsluitend gebruikt voor het ontvangen van geld uit klanttransacties, terwijl reguliere zakelijke bankrekeningen kunnen worden gebruikt voor een breder scala aan financiële en bancaire activiteiten. Het is niet voldoende om alleen een verkopersrekening te openen: je moet een zakelijke bankrekening openen om betalingen van je verkopersrekening te ontvangen. Kies een bank die de functies biedt die je nodig hebt, zoals lage kosten, eenvoudig online bankieren en goede klantenondersteuning.

4. Onderzoek doen naar aanbieders van verkopersrekeningen

Niet alle aanbieders van verkopersrekeningen zijn hetzelfde, dus het is belangrijk om zorgvuldig de meest geschikte te selecteren. Hier zijn enkele factoren waarmee je rekening moet houden bij het onderzoeken en kiezen van een aanbieder van verkopersrekeningen:

• Kosten
  Aanbieders van verkopersrekeningen brengen kosten in rekening voor elke transactie, waaronder een percentage van het transactiebedrag en kosten per transactie. Sommige aanbieders brengen mogelijk ook extra kosten in rekening voor installatie, maandelijks onderhoud en andere diensten. Het is belangrijk om de kostenstructuur van elke provider zorgvuldig te bekijken om inzicht te krijgen in de totale kosten van het gebruik van de service.

• Verwerkingstijd
  Sommige aanbieders van verkopersrekeningen bieden snellere verwerkingstijden dan andere. Als je onderneming afhankelijk is van snelle doorlooptijden, zoals een e-commercewinkel die producten snel moet verzenden, is het belangrijk om een leverancier te kiezen die betalingen snel kan verwerken.

• Klantenondersteuning
  Een goede klantenondersteuning is belangrijk als je problemen of vragen over je verkopersrekening wilt oplossen. Zoek een provider die meerdere manieren biedt om contact op te nemen met klantenondersteuning, zoals telefoon, e-mail en chat.

• Beveiligingsfuncties
  Met de toenemende dreiging van fraude en cyberaanvallen zijn beveiligingsfuncties een cruciale overweging. Zoek naar een aanbieder van verkopersrekeningen die sterke beveiligingsmaatregelen biedt, zoals versleuteling en fraudedetectie.

• Integratie met je onderneming
  Overweeg hoe gemakkelijk het is om de software voor betalingsverwerking te integreren met je bestaande systemen, zoals je website of POS-systeem. Hoe gemakkelijker het is om te integreren, hoe sneller en soepeler het installatieproces zal zijn.

• Reputatie
  Het is belangrijk om de reputatie van de aanbieder van het verkopersrekening te onderzoeken voordat je je aanmeldt. Lees de beoordelingen van andere ondernemingen om te zien of ze positieve ervaringen hebben gehad met de provider.

Door deze factoren in overweging te nemen, kunt je je keuzes verfijnen en een aanbieder van verkopersrekeningen selecteren die voldoet aan de unieke behoeften van je onderneming.

Ondernemingen kiezen er steeds vaker voor om geen verkopersrekening te openen. In plaats daarvan krijgen ze toegang tot de functionaliteit van een verkopersrekening via een aanbieder van verkopersdiensten of betalingsverwerkers, zoals Stripe. Ondernemingen die Stripe gebruiken om betalingen van klanten te verwerken, profiteren van de volledige functionaliteit van een traditionele verkopersrekening zonder dat ze een afzonderlijk verkopersrekening hoeven te zoeken, door te lichten, aan te vragen en ermee te integreren. Meer informatie over hoe Stripe ondernemingen in staat stelt hun eigen verkopersrekening over te slaan, vind je hier.

5. Een aanvraag voltooien

In het aanvraagformulier voor een verkopersrekening wordt doorgaans om de volgende informatie over je onderneming gevraagd:

• Naam onderneming
  
• Belastingidentificatienummer (EIN) van de onderneming
  
• Contactgegevens
  

Sommige aanbieders van verkopersrekeningen hebben mogelijk aanvullende informatie nodig, zoals in welke branche je actief bent, je bedrijfsstructuur, je geschatte maandelijkse verwerkingsvolume en je verwerkingsgeschiedenis. De applicatie kan je ook vragen om details te verstrekken over de soorten producten of diensten die je verkoopt en de betaalmethoden die je van plan bent te accepteren. Mogelijk wordt je gevraagd aan te geven of je transacties fysiek, online of beide gaat verwerken.

Naast elementaire bedrijfsgegevens moet je mogelijk ook persoonlijke gegevens over jezelf als bedrijfseigenaar verstrekken, zoals:

• Je naam
  
• Je huisadres
  
• Je burgerservicenummer
  

Dit komt omdat de aanbieder van de verkopersrekening een kredietcontrole op je kan uitvoeren als onderdeel van het acceptatieproces.

Bij het invullen van de aanvraag is het belangrijk om nauwkeurig en grondig te zijn. Het verstrekken van onjuiste of onvolledige informatie kan het goedkeuringsproces vertragen en kan er zelfs toe leiden dat je aanvraag wordt afgewezen. Het is ook belangrijk om de algemene voorwaarden zorgvuldig te lezen en de kosten van de rekening te begrijpen, inclusief opstartkosten, transactiekosten en maandelijkse onderhoudskosten.

6. Ondersteunende documentatie verstrekken

Het indienen van documentatie en het acceptatieproces zijn belangrijke stappen bij het openen van een verkopersrekening, omdat hiermee de legitimiteit en geloofwaardigheid van je onderneming worden geverifieerd. Dit is wat je kunt verwachten:

• Documentatie indienen
  Nadat je de aanvraag voor een verkopersrekening hebt voltooid, moet je ondersteunende documentatie indienen bij de aanbieder. Welke documenten specifiek vereist zijn, hangt af van de aanbieder en je bedrijfstype, maar omvat doorgaans documenten van bedrijfsregistratie, bankafschriften en belastingaangiften. Zorg ervoor dat je volledige documenten indient die nauwkeurige en actuele informatie bevatten.

• Risico-evaluatie
  Zodra de aanbieder de aanvraag en ondersteunende documentatie heeft ontvangen, begint deze met de risico-evaluatie: het proces van het evalueren van het risico dat aan je onderneming is gekoppeld. Het doel is om te controleren dat je een legitieme en betrouwbare onderneming bent. Risico-evaluatie kan enkele dagen tot enkele weken duren, afhankelijk van de aanbieder en hoe ingewikkeld of risicovol je onderneming is.

Tijdens de risico-evaluatie kan de aanbieder een kredietcontrole uitvoeren van jou als bedrijfseigenaar. De aanbieder kan ook je verwerkingsgeschiedenis, verkoopvolume en andere factoren beoordelen om het risico op fraude of chargebacks te beoordelen. Afhankelijk van de aanbieder kan deze ook contact met je opnemen om aanvullende informatie of verduidelijking te vragen.

De risico-evaluatie helpt zowel jou als de aanbieder te beschermen tegen fraude en andere risico's. Hoewel het tijdrovend kan zijn, is het belangrijk om geduld te hebben en eventuele aanvullende informatie of documentatie te verstrekken waar de provider om vraagt.

7. Wachten op goedkeuring

Nadat je de aanvraag en documentatie hebt ingediend, moet je wachten tot de provider je aanvraag heeft beoordeeld en je verkopersrekening heeft goedgekeurd. Dit proces kan enkele dagen tot enkele weken duren, afhankelijk van een aantal factoren, zoals de aanbieder, het soort onderneming en de volledigheid van de aanvraag en de verstrekte documentatie. Sommige aanbieders bieden versnelde goedkeuring voor ondernemingen met een goede kredietwaardigheid en een laag risicoprofiel.

Factoren die het goedkeuringsproces kunnen vertragen, zijn onder meer:

• Onvolledige of onjuiste informatie verstrekt op de aanvraag
  
• Discrepanties in ondersteunende documentatie
  
• Een hoog risicoprofiel voor de onderneming
  
• Verzoeken van aanbieders om aanvullende informatie of documentatie
  

Daarnaast kunnen aanbieders ook een controle uitvoeren van je verwerkingsgeschiedenis, verkoopvolume en andere factoren om het risico op fraude of chargebacks te beoordelen. Als je onderneming actief is in een risicovolle branche, zoals online gokken of entertainment voor volwassenen, kan het goedkeuringsproces langer duren vanwege de striktere controle.

Om het goedkeuringsproces soepel te laten verlopen, is het belangrijk om nauwkeurige en volledige informatie over de aanvraag te verstrekken en snel te reageren op eventuele verzoeken om aanvullende informatie of documentatie. Door proactief en responsief te zijn, kun je het goedkeuringsproces versnellen en je verkopersrekening zo snel mogelijk activeren.

8. Betalingsverwerking instellen

Zodra je verkopersrekening is goedgekeurd, moet je betalingsverwerking instellen bij de dienstverlener. Welke tools en diensten je precies nodig hebt, hangt af van de betaalkanalen die je gebruikt en of je betaalverwerking alleen voor je onderneming inricht of betalingen inschakelt voor gebruikers op je platform. Bij deze stap moet je minimaal de software voor de verwerking van betalingen integreren met je website of POS-systeem.

9. Het systeem testen

Test het betalingsverwerkingssysteem om er zeker van te zijn dat het naar behoren functioneert en om eventuele problemen op te sporen voordat je het gaat gebruiken om klantbetalingen te accepteren. Voor meer informatie over hoe je de integratie van je Stripe kunt testen, begin je hier.

10. Betalingen accepteren

Zodra het systeem is getest en correct werkt, kun je beginnen met het accepteren van betalingen van je klanten.