Möjligheten att ta betalt av kunder via kreditkort och elektroniska metoder är en grundläggande förutsättning för många företag. Även för fysiska transaktioner i detaljhandeln använde kunderna endast kontanter i 12 % av fallen under 2022. Implementeringen av de system som krävs för att kunna ta betalt med dessa metoder kan dock kännas som en överväldigande uppgift för företagare, i synnerhet om de precis har börjat.

Det kan vara både besvärligt och tidskrävande att öppna ett handlarkonto, vilket kräver att företsägare tillhandahåller en rad dokument och genomgår en grundlig riskbedömningsprocess. Trots dessa utmaningar finns det betydande fördelar med att ha en funktion för handlarkonton. Handlarkonton hjälper inte bara företag att öka försäljningen och förbättra kassaflödet, utan kan också förbättra kundupplevelsen genom att erbjuda smidigare betalningsalternativ.

Tillgång till ett handlarkonto är ett måste för många företag – men att skaffa ett sådant behöver inte vara en huvudvärk om du planerar i förväg och undersöker olika alternativ strategiskt. Nedan följer en snabbguide om hur du öppnar ett handlarkonto, så att du kan hantera processen tryggt och smidigt.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är ett handlarkonto?
  
• Vem behöver ett handlarkonto?
  
• Hur man skapar ett handlarkonto
  
  • Registrera ditt företag
    
  • Skaffa ett arbetsgivarnummer (EIN)
    
  • Öppna ett företagskonto på banken
    
  • Undersök olika leverantörer av handlarkonton
    
  • Fyll i en ansökan
    
  • Tillhandahåll dokumentation som styrker de uppgifter du har lämnat
    
  • Vänta på godkännandet
    
  • Konfigurera betalningshanteringen
    
  • Testa systemet
    
  • Börja ta emot betalningar
    

Vad är ett handlarkonto?

Ett handlarkonto är ett särskilt bankkonto avsett för att hålla medel från kundtransaktioner tills de överförs till företagets primära företagskonto. Det fungerar som en mellanhand mellan kunden och företaget och pengarna kommer in på handlarkontot omedelbart efter att transaktionen har behandlats.

Banker och finansinstitut som tillhandahåller handlartjänster erbjuder vanligtvis också handlarkonton. Vissa av dessa institutioner erbjuder även maskin- eller programvara för betalningsgateways, men många erbjuder bara ett handlarkonto och företaget måste köpa de återstående komponenterna från tredjepartsleverantörer.

Vem behöver ett handlarkonto?

De flesta företag som har erbjuder kunder att betala på elektronisk väg, t.ex. med kredit- och betalkort, behöver ett handlarkonto. Detta omfattar företag av alla storlekar, från små hembaserade företag till stora koncerner.

Här är några exempel på företag som vanligtvis behöver ett handlarkonto eller tillgång till handlartjänster via leverantören av betalningshanteringstjänster:

• E-handelsföretag: Näthandlare behöver ett handlarkonto för att behandla betalningar från kunder som köper produkter på deras webbplats.
  
• Restauranger: Restauranger och andra matställen behöver ett handlarkonto för att kunna ta betalt via kredit- och bankkort från kunder som äter på plats eller beställer för avhämtning, oavsett om beställningarna sker personligen, online eller via en mobilapp.
  
• Vårdgivare: Vårdgivare, som läkare och tandläkare, behöver ett handlarkonto för att behandla betalningar från patienter som betalar för vårdtjänster med sitt försäkrings- eller kreditkort.
  
• __ Detaljhandelsbutiker:__ Butiker och affärer behöver ett handlarkonto för att kunna ta emot betalningar från kunder som handlar i butik med kredit- eller bankkort.
  
• Tjänsteföretag: Tjänsteföretag, t.ex. konsultföretag, behöver ett handlarkonto för att kunna ta emot betalningar från kunder som betalar för tjänster med kredit- eller bankkort.
  
• Ideella organisationer: Ideella organisationer behöver ett handlarkonto för att kunna ta emot gåvor från bidragsgivare som skänker online eller i fysisk miljö med kredit- eller bankkort.
  

De specifika kraven för att öppna ett handlarkonto kan variera beroende på leverantör och typ av företag, så det är viktigt att noga undersöka alla tillgängliga alternativ och hitta rätt handlarkontolösning för ditt företag.

Hur man skapar ett handlarkonto

Innan du öppnar ett handlarkonto måste du vidta vissa grundläggande förberedande åtgärder på företaget. Nedan följer en översikt över hur du förbereder företaget, hittar rätt handlarkonto för dina behov och öppnar ett sådant:

1. Registrera ditt företag

Företag som planerar att bedriva verksamhet i USA måste registrera sig hos relevanta statliga myndigheter innan du öppnar ett handlarkonto. Det innebär att du måste skaffa alla nödvändiga licenser, tillstånd och skatteregistreringsnummer. De specifika kraven för registrering av företaget kan variera beroende på olika faktorer, inklusive din plats och företagstyp.

2. Skaffa ett arbetsgivarnummer (EIN)

Du kommer också att behöva ett arbetsgivarnummer (EIN) från IRS. EIN är ett unikt id-nummer som tilldelas ditt företag, ungefär som socialförsäkringsnummer fast för företag. Det används för en rad olika bank- och skatteändamål.

3. Öppna ett företagskonto på banken

Handlarkonton är inte samma sak som bankernas vanliga företagskonton. Handlarkonton används uteslutande för att ta emot pengar från kundtransaktioner, medan bankernas vanliga företagskonton kan användas för en rad olika finans- och bankaktiviteter. Det räcker inte att bara öppna ett handlarkonto – du måste även öppna ett företagskonto på banken för att kunna ta emot betalningar från handlarkontot. Välj en bank som erbjuder vad du behöver, till exempel låga avgifter, smidig internetbank och bra kundsupport.

4. Undersök olika leverantörer av handlarkonton

Alla leverantörer av handlarkonton är inte likadana, så det är viktigt att välja med omsorg och se till att det är lämpligt för dina behov. Här är några saker att tänka på när du undersöker och väljer leverantör av handlarkonto:

• Avgifter
  Leverantörer av handlarkonton tar ut avgifter för varje transaktion, inklusive en procentandel av transaktionsbeloppet och en avgift per transaktion. Vissa leverantörer tar också ut extra avgifter för öppnande av kontot, månatligt underhåll och andra tjänster. Det är viktigt att syna avgiftsstrukturen noga för respektive leverantör för att förstå den totala kostnaden för användning av tjänsten.

• Handläggningstid
  Vissa leverantörer av handlarkonton erbjuder snabbare handläggningstider än andra. Om företaget är beroende av snabba leveranstider – till exempel en nätbutik som behöver leverera produkter snabbt – är det viktigt att välja en leverantör som behandlar betalningar utan dröjsmål.

• Kundtjänst
  En bra kundtjänst är viktigt för att lösa eventuella problem eller frågor om handlarkonton. Sök efter en leverantör som erbjuder flera sätt att kontakta kundtjänst, till exempel telefon, e-post och chatt.

• Säkerhetsfunktioner
  I takt med att bedrägerier och cyberattacker blir ett allt större hot blir säkerhetsfunktioner en allt mer kritisk faktor. Sök efter en leverantör av handlarkonton som erbjuder starka säkerhetsåtgärder, till exempel funktioner för kryptering och identifiering av bedrägerier.

• Integration med företaget
  Tänk på hur lätt (eller svårt) det kommer att bli att integrera programvaran för betalningshantering med dina befintliga system, till exempel webbplatsen eller kassasystemet (POS). Ju enklare det är att integrera, desto snabbare och smidigare går installation och konfiguration.

• Rykte
  Det är viktigt att undersöka handlarkontoleverantörens rykte innan du bestämmer dig. Kontrollera om det finns recensioner från andra företag för att se om de har haft positiva erfarenheter av leverantören.

Genom att ta hänsyn till sådana saker kan du begränsa alternativen och välja en leverantör av handlarkonton som uppfyller företagets unika behov.

Det blir dock allt vanligare att företag väljer att inte öppna handlarkonto överhuvudtaget. Istället får de tillgång till handlarkontofunktionerna via en leverantör av betalningshanterings- eller handlartjänster, till exempel Stripe. Företag som använder Stripe för att behandla kundbetalningar har tillgång till samma funktioner som på ett traditionellt handlarkonto utan att behöva söka efter, granska, ansöka om och integrera med ett separat handlarkonto. För mer information om hur Stripe gör det möjligt för företag att strunta i att öppna ett eget handlarkonto, se här.

5. Fyll i en ansökan

På ansökningsformuläret för handlarkontot blir du vanligtvis ombedd att lämna följande uppgifter om företaget:

• Företagsnamn
  
• Företagets arbetsgivarnummer (EIN)
  
• Kontaktuppgifter
  

Vissa leverantörer av handlarkonton kan kräva ytterligare information, till exempel bransch, företagsstruktur, beräknad månatlig betalningsvolym och transaktionshistorik. Programmet kan också be dig att lämna information om vilka typer av produkter eller tjänster du säljer och vilka betalningsmetoder du planerar att acceptera. Du kan bli ombedd att ange om du kommer att behandla transaktioner i fysisk miljö, online eller både och.

Utöver grundläggande företagsinformation kan du också behöva tillhandahålla dina personuppgifter i egenskap av företagets ägare, till exempel:

• För- och efternamn
  
• Hemadress
  
• Socialförsäkringsnummer
  

Det beror på att leverantören av handlarkontot kan ta en kreditupplysning på dig som en del av riskanalysen.

När du fyller i ansökan är det viktigt att vara noggrann och omsorgsfull. Om du lämnar felaktiga eller ofullständiga uppgifter godkännandeprocessen fördröjas och i värsta fall leda till att ansökan avslås. Det är också viktigt att läsa villkoren noga och förstå de avgifter som är förknippade med kontot, inklusive uppläggningsavgifter, transaktionsavgifter och månatliga underhållsavgifter.

6. Tillhandahåll dokumentation som styrker de lämnade uppgifterna

Inskickandet av dokumentation och riskanalysen är viktiga steg när du öppnar ett handlarkonto, eftersom de styrker företagets legitimitet och trovärdighet. Nedan följer en lista över vad du kan förvänta dig under processens gång:

• Inlämning av dokumentation
  När du har fyllt i ansökan om ett handlarkonto måste du skicka in underlagsdokumentation till leverantören. De specifika handlingar som efterfrågas kan variera beroende på leverantör och företagstyp, men inkluderar vanligtvis företagsregistreringsdokument, kontoutdrag och skattedeklarationer. Se till att du skickar in fullständiga dokument som innehåller korrekt och aktuell information.

• Riskbedömning
  När leverantören har tagit emot din ansökan och underlagsdokumentation inleder de riskanalysen, vilket innebär att de utvärderar den risk som är förknippad med ditt företag. Syftet är att fastställa huruvida ditt företag är legitimt och tillförlitligt. Riskanalysen kan ta allt från några dagar till flera veckor, bl.a. beroende på leverantör, hur komplex verksamheten är eller om det rör sig om ett högriskföretag.

Under riskanalysen kan leverantören ta en kreditupplysning på dig som företagsägare. De kan också granska företagets transaktionshistorik, försäljningsvolym och andra faktorer för att bedöma risken för bedrägeri eller återkrediteringar. Beroende på leverantör kan det också hända att de kontaktar dig och ber om ytterligare information eller förtydliganden.

Riskanalysen hjälper till att skydda både dig och leverantören från bedrägerier och andra risker. Även om den processen kan ta lång tid är det viktigt att ha tålamod och tillhandahålla eventuell ytterligare information eller dokumentation som leverantören ber om.

7. Vänta på godkännandet

När du har skickat in din ansökan och dokumentation är det bara att vänta tills leverantören har granskat ansökan och godkänt handlarkontot. Det kan ta allt från några dagar till flera veckor, beroende på vissa saker – inklusive leverantör, typ av verksamhet och huruvida ansökan är fullständig eller ej samt den dokumentationen som tillhandahålls. Vissa leverantörer erbjuder expressgodkännande för företag med god kreditvärdighet och låg riskprofil.

Bland annat följande faktorer kan fördröja godkännandeprocessen:

• Ofullständiga eller felaktiga uppgifter i ansökan
  
• Avvikelser i underlagsdokumentationen
  
• Företaget har en högriskprofil
  
• Leverantören begär om ytterligare information eller dokumentation
  

Dessutom kan leverantörer behöva granska transaktionshistorik, försäljningsvolym och andra faktorer för att bedöma risken för bedrägeri eller återkrediteringar. Om företaget verkar i en högriskbransch, som hasardspel online eller erotik, kan godkännandeprocessen ta längre tid på grund av en mer omfattande granskning.

För att se till att godkännandeprocessen går smidigt är det viktigt att tillhandahålla korrekt och fullständig information i ansökan och snabbt besvara eventuella förfrågningar om ytterligare information eller dokumentation. Genom att vara proaktiv och lyhörd kan du hjälpa till att påskynda godkännandeprocessen och öppna handlarkontot så snabbt som möjligt.

8. Konfigurera betalningshanteringen

När handlarkontot har godkänts måste du konfigurera betalningshanteringen med leverantören. Exakt vilka verktyg och tjänster du behöver beror på vilka betalningskanaler du använder och huruvida du konfiguerar betalningshantering enbart för ditt företag eller aktiverar betalningar för användare på din plattform. Det här steget innebär vanligtvis (som ett minimum) att integrera programvara för betalningshanteringen med webbplatsen eller kassasystemet (POS).

9. Testa systemet

Testa betalningshanteringssystemet för att se till att det fungerar som det ska och identifiera eventuella problem innan du börjar använda det för att ta emot kundbetalningar. För att lära dig mer om hur du testar Stripe-integrationen, börja här.

10. Börja ta emot betalningar

När systemet har testats och fungerar som det ska kan du börja ta emot betalningar från kunderna.