Aceptar tarjetas de crédito y pagos electrónicos de los clientes es un requisito básico para muchas empresas. Incluso en las transacciones minoristas en persona, los clientes usaron efectivo solo el 12 % del tiempo en 2022. Sin embargo, instaurar los sistemas necesarios para aceptar estos pagos puede ser complicado para los propietarios de los negocios, sobre todo, para quienes acaban de empezar.

Crear una cuenta de comeciante puede ser difícil y llevar mucho tiempo, además de obligar a los propietarios de los negocios a presentar un montón de documentos y a realizar un riguroso proceso de evaluación de riesgos. A pesar de estos inconvenientes, tener una cuenta de comerciante puede aportar importantes ventajas. Una cuenta de comerciante no solo ayuda a las empresas a impulsar las ventas y a mejorar el flujo de efectivo, sino también a mejorar la experiencia del cliente gracias a que pueden ofrecer opciones de pago más cómodas.

Tener una cuenta de comerciante es una necesidad para muchas empresas, pero crearla no tiene que plantear problemas si lo planificas de antemano y analizas las opciones estratégicamente. Aquí tienes una guía rápida sobre cómo crear una cuenta de comerciante, para que puedas seguir el proceso con confianza y facilidad.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es una cuenta de comerciante?
  
• ¿Quién necesita una cuenta de comerciante?
  
• ¿Cómo se configura una cuenta de comerciante?
  
  • Registra tu negocio
    
  • Obtén un EIN
    
  • Abre una cuenta bancaria empresarial
    
  • Información sobre los proveedores de cuentas de comerciante
    
  • Rellena una solicitud
    
  • Presenta documentación complementaria
    
  • Espera a que se apruebe la solicitud
    
  • Configura el procesamiento de pagos
    
  • Prueba el sistema
    
  • Empieza a aceptar pagos
    

¿Qué es una cuenta de comerciante?

Una cuenta de comerciante es una cuenta bancaria particular diseñada para retener los fondos de las transacciones de los clientes hasta que se transfieren a la cuenta de empresa principal del negocio. Actúa como un intermediario entre el cliente y la empresa, y los fondos se depositan en la cuenta de comerciante justo después de que se procese una transacción.

Los bancos y las entidades financieras que proporcionan servicios para comerciantes suelen ofrecer cuentas de comerciante. Si bien algunas de estas entidades pueden ofrecer hardware o software para pasarelas de pagos, muchas de ellas solo ofrecen una cuenta de comerciante, y la empresa debe recurrir a terceros para obtener el resto de componentes.

¿Quién necesita una cuenta de comerciante?

La mayoría de las empresas que aceptan pagos electrónicos, incluidos los pagos con tarjeta de crédito y débito, necesitan una cuenta de comerciante. Se trata de empresas de cualquier tamaño, desde pequeños negocios familiares hasta grandes empresas.

Aquí tienes algunos ejemplos de empresas que suelen necesitar una cuenta de comerciante o acceder a servicios de comerciante por mediación de sus proveedores de procesamiento de pagos:

• Empresas de e-commerce: los comerciantes minoristas en línea necesitan una cuenta de comerciante para procesar los pagos de los clientes que compran productos en su sitio web.
  
• Restaurantes: los restaurantes y otras empresas que ofrecen servicios de comida necesitan una cuenta de comerciante para aceptar pagos con tarjeta de crédito y débito de los clientes que comen en sus instalaciones o que hacen pedidos para llevar personalmente, por Internet o con aplicaciones móviles.
  
• Proveedores de atención sanitaria: los proveedores de atención sanitaria, como los médicos y los dentistas, necesitan una cuenta de comerciante para procesar los pagos de los pacientes que usan la tarjeta de crédito o la de su seguro médico.
  
• Tienda minorista: las tiendas minoristas necesitan una cuenta de comerciante para aceptar pagos de los clientes que compran productos en tienda con sus tarjetas de crédito o débito.
  
• Empresas de servicios: las empresas de servicios, como las consultorías, necesitan una cuenta de comerciante para aceptar pagos de los clientes que usan tarjetas de crédito o débito.
  
• Organizaciones sin ánimo de lucro: las organizaciones sin ánimo de lucro necesitan una cuenta de comerciante para aceptar donaciones en persona o por Internet realizadas con tarjetas de crédito o débito.
  

Los requisitos específicos para crear una cuenta de comerciante pueden variar en función del proveedor y del tipo de negocio, por lo que es importante estudiar detenidamente todas las opciones disponibles y encontrar la solución ideal para la cuenta de comerciante de tu negocio.

Cómo configurar una cuenta de comerciante

Antes de abrir una cuenta de comerciante, debes configurar algunos elementos fundamentales de tu negocio. A continuación te ofrecemos un resumen de cómo preparar tu empresa, encontrar la cuenta de comerciante adecuada a tus necesidades y abrir tu cuenta de comerciante:

1. Registra tu empresa

Las empresas que tengan previsto operar en los EE. UU. deben registrarse ante las autoridades gubernamentales pertinentes antes de abrir una cuenta como comercio. Esto implica obtener las licencias, los permisos y las identificaciones fiscales necesarias. Los requisitos específicos para registrar tu empresa pueden variar en función de varios factores, como tu ubicación y el tipo de empresa.

2. Obtén un EIN

También tendrás que obtener un Número de identificación del empleador (EIN) del IRS. El EIN es un identificador único que se le asigna a tu empresa (es como un número de seguridad social para empresas). Se utiliza para diversos fines bancarios y fiscales.

3. Abre una cuenta bancaria comercial

Las cuentas de comerciante no son lo mismo que las cuentas bancarias de empresa normales. Las cuentas de comerciante se utilizan exclusivamente para recibir fondos de las transacciones de los clientes, mientras que las cuentas bancarias comerciales normales se pueden usar para una gama más amplia de actividades financieras y bancarias. No basta con abrir una cuenta de comerciante: para recibir pagos de tu cuenta de comerciante, tendrás que abrir una cuenta bancaria comercial. Elige un banco que ofrezca las funciones que necesitas (por ejemplo, tarifas bajas, banca en línea fácil y buena atención al cliente).

4. Investiga sobre los proveedores de cuentas de comerciante

No todos los proveedores de cuentas de comerciante son iguales, por lo que es importante seleccionar cuidadosamente el más adecuado. Estos son algunos factores que debes tener en cuenta a la hora de investigar y elegir un proveedor de cuentas de comerciante:

• Comisiones
  Los proveedores de cuentas de comerciante cobran comisiones por cada transacción, incluido un porcentaje del importe de la transacción y una comisión por transacción. Algunos proveedores también pueden cobrar tarifas adicionales por la configuración, el mantenimiento mensual y otros servicios. Es importante revisar cuidadosamente la estructura de tarifas de cada proveedor para comprender el coste total de usar el servicio.

• Tiempo de procesamiento
  Algunos proveedores de cuentas de comerciante ofrecen tiempos de procesamiento más ágiles que otros. Si tu empresa depende de tiempos de respuesta rápidos (por ejemplo, una tienda de comercio electrónico que necesita enviar productos rápidamente), es importante elegir un proveedor que pueda procesar pagos de forma ágil.

• Atención al cliente
  Es importante contar con un buen soporte al cliente para resolver cualquier problema o pregunta sobre tu cuenta de comerciante. Busca un proveedor que ofrezca varias formas de comunicarse con el servicio de atención al cliente, como teléfono, correo electrónico y chat.

• Funciones de seguridad
  Con la creciente amenaza del fraude y los ciberataques, las funciones de seguridad son una consideración crítica. Busca un proveedor de cuentas de comerciante que ofrezca medidas de seguridad sólidas, como el cifrado y la detección de fraudes.

• Integración con tu negocio
  Ten en cuenta la facilidad que supone integrar el software de procesamiento de pagos con tus sistemas actuales, como tu sitio web o sistema de puntos de venta. Cuanto más fácil sea de integrar, más rápido y fluido será el proceso de configuración.

• Reputación
  Es importante investigar la reputación del proveedor de la cuenta comercial antes de registrarse. Busca reseñas de otras empresas para ver si han tenido experiencias positivas con el proveedor.

Si tienes en cuenta estos factores, podrás acotar tus opciones y seleccionar un proveedor de cuentas comerciales que satisfaga las necesidades únicas de tu negocio.

Cada vez son más las empresas que optan por no abrir una cuenta de comerciante en absoluto; en cambio, deciden acceder a la funcionalidad de una cuenta de comerciante a través de un proveedor de servicios de comerciante o procesamiento de pagos, como Stripe. Las empresas que utilizan Stripe para procesar los pagos de los clientes disfrutan de toda la funcionalidad de una cuenta de comerciante tradicional sin tener que buscar, examinar, solicitar e integrarse con una cuenta de comerciante por separado. Para obtener más información sobre cómo Stripe permite a las empresas omitir la apertura de su propia cuenta de comerciante, lee aquí.

5. Completa una solicitud

El formulario de solicitud de cuenta de comerciante normalmente te pedirá la siguiente información sobre tu empresa:

• Nombre de la empresa
  
• Número de identificación fiscal (EIN) de la empresa
  
• Información de contacto
  

Algunos proveedores de cuentas de comerciante pueden requerir información adicional, como el sector en el que trabajas, la estructura de tu empresa, tu volumen de procesamiento mensual estimado y tu historial de procesamiento. La aplicación también puede pedirte que aportes datos sobre los tipos de productos o servicios que vendes y los métodos de pago que tienes previsto aceptar. Es posible que se te pida que indiques si procesarás transacciones en persona, en línea o en ambas.

Además de la información básica de la empresa, es posible que también debas proporcionar información personal sobre ti como propietario de la empresa, como la siguiente:

• Tu nombre
  
• Tu domicilio personal
  
• Tu número de la Seguridad Social
  

Esto se debe a que el proveedor de la cuenta de comerciante puede realizar una verificación de crédito como parte del proceso de evaluación de riesgos.

A la hora de completar la solicitud, es importante ser preciso y riguroso. Proporcionar información incorrecta o incompleta puede retrasar el proceso de aprobación e incluso puede provocar el rechazo de tu solicitud. También es importante leer detenidamente los términos y condiciones y comprender las tarifas asociadas con la cuenta, incluidas las tarifas de configuración, las tarifas de transacción y las tarifas de mantenimiento mensuales.

6. Aporta documentación justificativa

El envío de la documentación y el proceso de evaluación de riesgos son pasos importantes a la hora de abrir una cuenta de comerciante, ya que verifican la legitimidad y credibilidad de tu empresa. Estos son los pasos habituales:

• Presentación de documentación
  Después de completar la solicitud de una cuenta de comerciante, deberás enviar documentación de respaldo al proveedor. La documentación específica requerida puede variar según el proveedor y el tipo de empresa, pero generalmente incluye documentos de registro de la empresa, extractos bancarios y declaraciones de impuestos. Asegúrate de enviar documentos completos que contengan información precisa y actualizada.

• Proceso de evaluación de riesgos
  La suscripción, que es el proceso de evaluación del riesgo asociado a tu negocio, comenzará una vez que el proveedor haya recibido tu solicitud y la documentación justificativa. El objetivo es asegurarse de que sea una empresa legítima y confiable. La evaluación de riesgos puede tardar de varios días a varias semanas, dependiendo del proveedor y de lo complicada o de alto riesgo que pueda ser tu empresa.

Durante el proceso de suscripción, el proveedor puede realizar una verificación de crédito sobre tu persona, en tu calidad de propietario de la empresa. También puede revisar tu historial de procesamiento, volumen de ventas y otros factores para evaluar el riesgo de fraude o contracargos. Dependiendo del proveedor, es posible que también se comuniquen contigo para solicitar información adicional o aclaraciones.

El proceso de evaluación de riesgos ayuda a protegerte tanto a ti como al proveedor del fraude y otros riesgos. Si bien puede llevar mucho tiempo, es importante tener paciencia y aportar cualquier información o documentación adicional que el proveedor pueda solicitar.

7. Espera la aprobación

Tras enviar la solicitud y la documentación, tendrás que esperar a que el proveedor revise tu solicitud y apruebe tu cuenta de comerciante. Este proceso puede tardar de varios días a varias semanas, dependiendo de algunos factores, como el proveedor, el tipo de empresa y la integridad de la solicitud y la documentación aportada. Algunos proveedores ofrecen una aprobación acelerada para empresas con buen crédito y un perfil de bajo riesgo.

Los factores que pueden retrasar el proceso de aprobación incluyen:

• Información incompleta o inexacta proporcionada en la solicitud
  
• Discrepancias en la documentación justificativa
  
• Un perfil de alto riesgo para el negocio
  
• Solicitudes de información o documentación adicional por parte del proveedor
  

Además, los proveedores también pueden llevar a cabo una revisión de tu historial de procesamiento, volumen de ventas y otros factores para evaluar el riesgo de fraude o contracargos. Si tu empresa está en un sector de alto riesgo, como el de los juegos de azar online o el entretenimiento para adultos, el proceso de aprobación puede tardar más debido a un control más riguroso.

Para ayudar a garantizar un proceso de aprobación sin problemas, es importante proporcionar información precisa y completa sobre la solicitud y responder con prontitud a cualquier solicitud de información o documentación adicional. Si actúas con proactividad y receptividad, podrás acelerar el proceso de aprobación y lograr que tu cuenta de comerciante se ponga en marcha lo antes posible.

8. Configura el procesamiento de pagos

Una vez que tu cuenta de comerciante esté aprobada, deberás configurar el procesamiento de pagos con el proveedor. Las herramientas y servicios exactos que necesitarás dependerán de los canales de pago que uses y de si configuras el procesamiento de pagos solo para tu empresa o habilitas pagos para los usuarios de tu plataforma. Este paso suele implicar, como mínimo, la integración de un software de procesamiento de pagos con tu sitio web o sistema de puntos de venta.

9. Prueba el sistema

Prueba el sistema de procesamiento de pagos para asegurarte de que funciona correctamente y para detectar cualquier problema antes de usarlo para aceptar pagos de clientes. Para obtener más información sobre cómo probar tu integración de Stripe, empieza aquí.

10. Comienza a aceptar pagos

Una vez probado el sistema y comprobado su correcto funcionamiento, ya puedes empezar a aceptar pagos de tus clientes.