Dagens företag behöver prioritera enkel och säker betalningsbehandling med automatiserad onboarding. En central aspekt av betalningsbehandling är handlaronboarding. Den här processen integrerar ett företag med en betalningsleverantör (PSP) eller betalningsgateway, och lägger grunden för ett effektivt, regelefterlevande och smidigt betalningsbehandlingssystem.

En väl genomförd strategi för onboarding av handlare förbättrar kundupplevelsen och förtroendet samtidigt som den minskar risken för bedrägerier, försenade transaktioner och straffavgifter för bristande efterlevnad. Företag måste noggrant planera och implementera sin onboardingprocess för handlare för att bygga en betalningsuppsättning som fungerar för deras behov. Även om detaljerna kring onboarding av handlare är komplexa behöver processen inte vara komplicerad. Här är vad du behöver veta.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är onboarding av handlare?
  
• Onboarding av handlare: Nyckelaktörer och komponenter
  
• Vilka dokument behöver företag för onboarding av handlare?
  
• Hur fungerar processen för handlaronboarding?
  
• Vad är ”kundkännedom”?
  
• Så kan Stripe Payments hjälpa till
  

Vad är onboarding av handlare?

Handlaronboarding är den process där ett betalningsföretag konfigurerar ett företag så att det enkelt och säkert kan ta emot och hantera kundbetalningar. För att göra detta behöver ett företag i allmänhet tillgång till funktionerna hos ett handlarkonto. Ett handlarkonto är ett bankkonto som används specifikt för att ta emot kundbetalningar, vanligtvis via kort eller annan elektronisk överföring. Kontot används för att hålla kundernas medel tills de överförs till företagets huvudbankkonto.

Handlaronboarding har stor betydelse för ett företags operativa effektivitet, kundupplevelse och riskhantering. En dåligt genomförd onboardingprocess kan leda till försenade eller misslyckade transaktioner, ökad risk för bedrägerier och bristande efterlevnad av branschregler, vilket i slutändan skadar företagets rykte och potentiellt kan leda till ekonomiska påföljder eller förlust av kunder.

Företag bör ha ett genomtänkt förhållningssätt till onboarding av handlare för att klara sig i dagens konkurrensutsatta och starkt reglerade betalningslandskap. Det gör det möjligt för dem att tillhandahålla en enkel och säker kundupplevelse, upprätthålla efterlevnaden av branschstandarder och bygga starka relationer med sina betalningspartner, vilket i slutändan leder till ökad tillväxt och kundlojalitet.

Manuell kontra automatiserad onboarding för handlare

Onboarding för handlare kan hanteras manuellt eller via automatiserade system. Manuell onboarding innebär ofta mer mänsklig granskning och längre godkännandetider, medan automatiserad onboarding använder teknik för att verifiera information i realtid.

Automatiserad onboarding används vanligtvis av digitalt inriktade företag, marknadsplatser och SaaS-plattformar som behöver genomföra onboarding för handlare snabbt och i stor skala.

Onboarding av handlare: Nyckelaktörer och komponenter

För att få en framgångsrik onboardingupplevelse är det viktigt att förstå flera nyckelpersoners roller och hur de interagerar under processen. Dessa parter arbetar tillsammans för att driva en säker och funktionell miljö för betalningshantering, och de inkluderar:

• handlare/köpställe
  Handlare är företag, återförsäljare eller tjänsteleverantörer som behöver ta emot betalningar från kunder. De etablerar relationer med betaltjänstleverantörer eller betalningsgateways för att underlätta transaktioner via olika kanaler, t.ex. online, i butik eller mobila betalningar.

• Leverantörer av betaltjänster
  Betaltjänstleverantörer ("Payment Service Providers", PSP) är företag som erbjuder lösningar för betalningshantering för företag. De hanterar de tekniska aspekterna av transaktionshantering, såsom auktorisering, clearing och avveckling, och säkerställer att branschregler och standarder efterlevs. Betaltjänstleverantörer kan också erbjuda ytterligare tjänster, t.ex. upptäckt av bedrägerier och riskhantering.

• Betalningsgateways
  Betalningsgateways är de teknikplattformar som underlättar säker överföring av transaktionsdata mellan företagets system - t.ex. deras onlinebutik, POS-system eller mobilapp - och PSP eller inlösande bank. De ansvarar för att kryptera känsliga uppgifter, t.ex. kreditkortsinformation, och för att säkerställa en säker överföring av dessa uppgifter under transaktionsprocessen.

• Förvärvande banker
  Förvärvande banker, även kallade ’ förvärvare av handlare ’, är finansinstitut som samarbetar med betaltjänstleverantörer för att behandla och avveckla transaktioner på uppdrag av företag. De ansvarar för att teckna handelskonton, bedöma risken i samband med verksamheten och se till att reglerna följs.

• Kortnätverk
  Kortnätverk, som Visa, Mastercard, American Express och Discover, är organisationer som fastställer regler och standarder för korttransaktioner. De underlättar kommunikationen och avvecklingen av transaktioner mellan den förvärvande banken och den utgivande banken (den bank som har utfärdat kundens betalkort).

• Utfärdande banker
  Utfärdande banker, även kallade ” utfärdare”, är finansiella institutioner som utfärdar betalkort - dvs. kredit-, debet- eller förbetalda kort - till kunder. De ansvarar för att godkänna transaktioner, säkerställa att kunden har tillräckliga medel eller kredit tillgängliga och slutligen överföra medlen till den förvärvande banken.

• Tillsynsorgan
  Tillsynsmyndigheter och branschorgan, till exempel Payment Card Industry Security Standards Council (PCI SSC), fastställer och tillämpar regler och standarder som styr betalningshanteringen. De syftar till att skydda kunderna och säkerställa betalningsekosystemets säkerhet och integritet.

Vilka dokument behöver företag för onboarding av handlare?

Innan du påbörjar onboardingprocessen för handlare bör du förbereda de dokument och det material som behövs. Genom att samla in dessa material i förväg kan processen påskyndas och eventuella förseningar minimeras, i en process som kan vara tidskrävande.

Här är en lista över viktiga dokument och material som företag bör planera för att ha redo:

• Företagsregistreringsdokument: Kopior av företagets registreringsdokument, t.ex. bolagsordning, registreringsintyg eller andra relevanta dokument som verifierar företagets juridiska existens

• Skatteregistreringsnummer: Företagets skatteregistreringsnummer, t.ex. arbetsgivarens identifikationsnummer (EIN) i USA eller motsvarande i andra länder.

• Ägarinformation: Information om företagets ägarstruktur, inklusive uppgifter om ägare, delägare eller styrelseledamöter. Det kan handla om att tillhandahålla personliga identitetshandlingar för viktiga intressenter, till exempel myndighetsutfärdade ID-handlingar, pass eller körkort.

• Finansiella rapporter: Nya finansiella rapporter, såsom balansräkningar, resultaträkningar och kassaflödesanalyser, för att ge insikt i företagets ekonomiska hälsa.

• Bankkontoinformation: Uppgifter om företagets bankkonto, inklusive kontonummer, clearingnummer samt bankens namn och adress.

• Företagslicenser och tillstånd: Kopior av alla relevanta företagslicenser, tillstånd eller certifieringar som krävs för att bedriva verksamhet i din bransch eller jurisdiktion.

• Företagets webbplats och onlinenärvaro: Information om ditt företags webbplats, webbutik eller mobilapp, inklusive URL:er och beskrivningar av de produkter eller tjänster som erbjuds. Om du använder en e-handelsplattform kan plattformen också ha ytterligare krav.

• Betalningsbehandlingshistorik: Om företaget har en tidigare betalningshanteringshistorik ska du tillhandahålla redogörelser eller sammanfattningar av tidigare transaktionsvolymer, återkrediteringsfrekvens och annan relevant information.

• Affärsplan och intäktsprognoser: En detaljerad företagsplan, inklusive intäktsprognoser och förväntade transaktionsvolymer, kan komma att begäras – särskilt för nystartade företag eller företag med begränsad verksamhetshistoria.

• Efterlevnadsdokumentation: All dokumentation som rör ditt företags efterlevnad av branschregler eller standarder, t.ex. Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS), allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) eller andra policyer för dataskydd och integritet.

Hur fungerar onboardingprocessen för handlare?

Onboardingprocessen för handlare omfattar flera steg för att etablera en arbetsrelation mellan ett företag och en PSP eller betalningsgateway.

Här är en översikt över den typiska onboardingprocessen för handlare:

1. Förbered din företagsinformation och välj en leverantör: Samla in nödvändig information och dokumentation, enligt beskrivningen i föregående avsnitt. Du bör också undersöka PSP:er och betalningsgateways för att hitta den som passar bäst för dina specifika behov.

2. Skicka in din handlaransökan för granskning: Skicka en ansökan till PSP eller betalningsgatewayen med information om ditt företag, dess ägare och förväntade transaktionsvolymer. PSP eller betalningsgatewayen kommer att granska ansökan för att säkerställa att ditt företag uppfyller kraven och är en lämplig kandidat för deras tjänster.

3. Genomför efterlevnadskontroller och riskbedömning: PSP eller den förvärvande banken genomför en due diligence för att bedöma den risk som är förknippad med din verksamhet och tar hänsyn till faktorer som typ av verksamhet, transaktionsvolym, chargebackhistorik och efterlevnad av relevanta regler och branschstandarder. Denna process kan omfatta bakgrundskontroller, kreditkontroller och verifiering av den information du lämnar till dem.

4. Konfigurera och integrera ditt betalningskonto: När du har blivit godkänd skapar du ett konto hos PSP eller betalningsgatewayen. Detta innebär att du ansluter din webbutik, ditt POS-system eller din mobilapp till PSP:er betalningsgateway. Integrationen kan kräva teknisk support från PSP eller betalningsgatewayen, samt tester för att säkerställa att allt fungerar som förväntat.

5. Utbilda ditt team och få löpande support: De flesta PSP:er och betalningsgateways ger ditt team utbildning, resurser och löpande support för att säkerställa ett smidigt och framgångsrikt partnerskap. Detta kan omfatta vägledning om hur man använder betalningsplattformen, hanterar transaktioner, hanterar tvister och återbetalningar samt följer säkerhets- och efterlevnadskrav.

6. Övervaka prestanda och optimera över tid: När onboardingprocessen är klar ska du kontinuerligt övervaka och optimera dina system för betalningshantering för att säkerställa maximal effektivitet, säkerhet och efterlevnad. Det kan handla om att uppdatera programvara, införa nya bedrägeriförebyggande åtgärder eller justera transaktionsgränser utifrån förändrade företagsbehov.

Vad är ”kundkännedom”?

Kundkännedom (KYC) är ett regulatoriskt krav och en riskhanteringsprocess som används av finansinstitut, PSP:er och andra företag för att verifiera identiteten hos sina kunder eller klienter. Det primära målet med KYC är att förhindra penningtvätt, terroristfinansiering och andra bedrägliga aktiviteter genom att säkerställa att företag har att göra med legitima personer och organisationer. Medan KYC verifierar identitet fokuserar processer för penningtvätt (AML) på att övervaka transaktioner över tid för att upptäcka misstänkt aktivitet. Tillsammans hjälper KYC och AML PSP:er och inlösande banker att uppfylla regulatoriska skyldigheter och minska risken för ekonomisk brottslighet.

KYC spelar en viktig roll i onboardingprocessen för handlare, eftersom betaltjänstleverantörer och inlösande banker är skyldiga att genomföra KYC-kontroller av företag innan de etablerar en relation. KYC hjälper till att bedöma den risk som är förknippad med ett företag, vilket sedan hjälper betaltjänstleverantörer och inlösande banker att fatta välgrundade beslut om huruvida de ska godkänna eller avslå ett företags ansökan.

Under onboardingprocessen för handlare omfattar KYC vanligtvis följande steg:

Registrera företagets och innehavarens identitetsinformation: Företaget tillhandahåller nödvändig information och dokumentation, t.ex. företagsregistreringsuppgifter, skatteregistreringsnummer och ägarstruktur. De kan också behöva lämna in personliga identitetshandlingar för företagets ägare eller viktiga intressenter, till exempel myndighetsutfärdad id-handlingar, pass eller körkort.

Verifiera inskickad information och dokument: PSP eller den förvärvande banken kontrollerar informationen från företaget med hjälp av tillförlitliga och oberoende källor, t.ex. offentliga register, kreditupplysningsföretag eller kommersiella databaser. Detta bidrar till att säkerställa att företaget är en legitim affärsenhet och att de inblandade personerna är de som de utger sig för att vara.

Bedöm affärsrisk och efterlevnadsfaktorer: PSP eller den förvärvande banken bedömer den risk som är förknippad med verksamheten utifrån olika faktorer, t.ex. typ av verksamhet, transaktionsvolymer, geografiskt läge och efterlevnadshistorik. Företag med högre risk kan bli föremål för skärpta förfaranden för due diligence, inklusive mer djupgående bakgrundskontroller och löpande övervakning.

Övervaka kontoaktivitet löpande: Efter de inledande KYC-kontrollerna och onboardingprocessen måste betaltjänstleverantörer och inlösande banker regelbundet övervaka sina företags aktiviteter. Detta bidrar till att identifiera eventuella förändringar i riskprofilen, potentiella varningsflaggor eller misstänkta aktiviteter som kan motivera ytterligare utredning.

Du bör förvänta dig att hantera KYC under onboardingprocessen för handlare och löpande efteråt.

Så kan Stripe Payments hjälpa till

Stripe Payments gör det möjligt för företag att ställa in och ta emot över 125 betalningsmetoder, inklusive ACH-kredittransaktioner. Det erbjuder en enhetlig, global betalningslösning som hjälper alla företag – från snabbväxande startups till globala koncerner – att ta emot betalningar online, i butik och runt om i världen.

Det här kan Stripe Payments hjälpa till med:

• Automatisk avstämning av betalningar: Stäm enkelt av ACH Credit Transfers till en specifik betalning eller faktura med en automatisk avstämningsmotor som använder virtuella bankkonton för varje kund och verktyg för felsökning.

• Smidigare återbetalningar: Betala tillbaka eller returnera överskjutande medel till kunden.

• Optimera din kassaupplevelse: Skapa en friktionsfri kundupplevelse och spara tusentals utvecklingstimmar med förbyggda betalningsgränssnitt och Link, Stripes e-plånbok.

• Expandera till nya marknader snabbare: Nå kunder över hela världen och minska komplexiteten och kostnad för hantering av flera valutor med gränsöverskridande betalningsalternativ, tillgängliga i 195 länder och för över 135 valutor.

• Göra betalningar både fysiskt och online till en enhetlig upplevelse: Bygg en enhetlig köpupplevelse i digitala och fysiska kanaler för att personanpassa interaktioner, belöna lojalitet och öka intäkterna.

• Förbättrad betalningsprestanda: Öka intäkterna med en rad anpassningsbara, lättkonfigurerade betalningsverktyg, inklusive kodfritt skydd mot bedrägeri och avancerade funktioner som förbättrar auktoriseringstiderna.

• Snabbare utveckling med en flexibel och pålitlig plattform för tillväxt: Bygg vidare på en plattform som är utformad för att skala upp med dig, med historisk upptid på 99,999 % och branschledande tillförlitlighet.

Läs mer om hur Stripe Payments kan driva dina betalningar online och i fysisk miljö, eller börja idag.