Les entreprises d’aujourd’hui doivent prioriser un traitement des paiements simple et sécurisé avec inscription automatisée. Un aspect clé du traitement des paiements est l’inscription des marchands. Ce processus intègre une entreprise à un fournisseur de solutions de paiement (PSP) ou à une passerelle de paiement, jetant ainsi les bases d’un système de traitement des paiements rationalisé, conforme et efficace.

Une stratégie d’inscription des marchands gagnante améliore l’expérience du client et sa confiance tout en réduisant le risque de fraude, les retards des transactions et les pénalités de non-conformité. Les entreprises doivent planifier et mettre en œuvre avec précision leur processus d’inscription des marchands avec précision pour mettre en place un système de paiements adapté à leurs besoins. Même si les détails liés à l’inscription des marchands sont compliqués, le processus n’a pas à l’être. Voici ce qu’il faut savoir.

Que contient cet article?

• Qu’est-ce que l’inscription des marchands?
  
• Inscription des marchands : acteurs et composants clés
  
• Quels sont les documents requis lors de l’inscription des marchands?
  
• Comment fonctionne le processus d’inscription des marchands?
  
• Qu’est-ce que la « connaissance du client »?
  
• Comment Stripe Payments peut vous aider
  

Qu’est-ce que l’inscription des marchands?

L’inscription des marchands est le processus par lequel une entreprise de paiement configure une entreprise pour accepter et gérer les paiements de la clientèle facilement et en toute sécurité. Pour ce faire, une entreprise a généralement besoin d’accéder aux fonctions d’un compte marchand. Un compte marchand est un compte bancaire utilisé précisément pour accepter les paiements de la clientèle, généralement par carte ou par autre transfert électronique. Ce compte est utilisé pour conserver les fonds de la clientèle avant qu’ils ne soient transférés vers le compte bancaire principal de l’entreprise.

L’inscription des marchands a des implications importantes pour l’efficacité opérationnelle d’une entreprise, l’expérience client et la gestion des risques. Un processus d’inscription mal exécuté peut entraîner des transactions retardées ou échouées, un risque accru de fraude et une non-conformité aux réglementations du secteur, nuisant ainsi à la réputation de l’entreprise et pouvant entraîner des pénalités financières ou une perte de clientèle.

Les entreprises doivent accorder une attention particulière à l’inscription des marchands si elles souhaitent prospérer dans l’environnement concurrentiel et très réglementé des paiements d’aujourd’hui. Elles seront ainsi en mesure de proposer une expérience client simple et sécurisée, de rester en conformité avec les normes du secteur et d’établir des relations solides avec les partenaires de paiement, ce qui favorise une croissance de l’entreprise et à la fidélisation de ses clients.

Inscription manuelle ou automatisée des marchands

L’inscription des marchands peut être gérée manuellement ou par le biais de systèmes automatisés. L’inscription manuelle implique souvent plus d’examen humain et des délais d’approbation plus longs, tandis que l’inscription automatisée utilise la technologie pour vérifier les informations en temps réel.

L’inscription automatisée est couramment utilisée par les entreprises axées sur le numérique, les places de marché et les plateformes de logiciels-services (SaaS) qui doivent inscrire des marchands rapidement et à grande échelle.

Inscription des marchands : acteurs et composants clés

Pour que l'expérience d'inscription soit réussie, il est essentiel de comprendre le rôle de chaque acteur ainsi que leurs interactions pendant le processus. Les intervenants ci-dessous collaborent de manière à exploiter un environnement de traitement des paiements sécurisé et fonctionnel.

• Marchands
  Toute entreprise, tout commerçant ou tout fournisseur de services qui a besoin d'accepter les paiements de ses clients est appelé « marchand ». Les marchands s'associent à des prestataires de services de paiement dans le but de faciliter les transactions sur de nombreux canaux, comme les paiements en ligne, en magasin ou mobiles.

• Prestataires de services de paiement
  Les prestataires de services de paiement (« PSP ») sont des entreprises qui proposent des solutions de traitement des paiements pour les entreprises. Ils s'occupent des aspects techniques du traitement des transactions, comme les autorisations, les compensations ou le règlement. Ils assurent aussi la conformité avec les normes et réglementations du secteur. Enfin, les PSP proposent également des services supplémentaires, comme la détection de la fraude et la gestion des risques.

• Plateformes de paiement
  Il s'agit de plateformes technologiques qui facilitent le transfert sécurisé des données de la transaction entre les différents systèmes de l'entreprise (comme la boutique en ligne, le système de PDV ou l'application mobile et le PSP ou l'institution financière acquéreuse. Ces plateformes sont responsables du chiffrement des données sensibles telles que les informations de carte de crédit. Elles s'assurent également que la transmission des données est effectuée en toute sécurité lors du traitement de la transaction.

• Institutions financières acquéreuses
  Les institutions financières acquéreuses sont également appelées « acquéreurs marchands ». Il s'agit d'institutions financières qui s'associent avec des PSP dans le but de traiter et de régler des transactions au nom de l'entreprise. Elles sont responsables de la souscription des comptes marchands, de l'évaluation des risques associés à l'entreprise et de la conformité avec la réglementation.

• Réseaux de cartes
  Les réseaux de cartes, comme Visa, Mastercard, American Express ou bien Discover, sont des organisations qui établissent les règles et les normes relatives aux transactions par carte. Ils facilitent la communication et le règlement liés aux transactions entre l'institution financière acquéreuse et l'institution financière émettrice (celle qui a émis la carte de paiement du client).

• Institutions financières émettrices
  Les institutions financières émettrices sont également appelées « émetteurs ». Il s'agit d'institutions financières qui émettent des cartes de paiement (de crédit, de débit ou prépayées) aux clients. Elles sont responsables d'autoriser les transactions, de s'assurer que le client dispose des fonds ou du crédit suffisants ou encore de transférer les fonds vers l'institution financière acquéreuse.

• Organismes de réglementation
  Les autorités de réglementation et les organismes sectoriels (p. ex., le Payment Card Industry Data Security Standards Council ou « PCI SSC ») établissent et appliquent la réglementation et les normes qui régissent le traitement des paiements. Ils ont pour objectif de protéger les clients et d'assurer la sécurité et l'intégrité de l'écosystème des paiements.

Quels sont les documents requis lors de l’inscription des marchands?

Avant de s’engager dans le processus d’inscription des marchands, les entreprises doivent préparer les documents nécessaires. En réunissant ces documents en amont, vous réduisez le risque de retard et vous accélérez le processus, qui peut s’avérer fastidieux.

Vous trouverez ci-dessous une liste des documents essentiels à préparer :

• Documents d’enregistrement de l’entreprise : Copies des documents d’enregistrement de l’entreprise, comme les statuts constitutifs, les certificats de constitution ou d’autres documents pertinents attestant de l’existence juridique de l’entreprise.

• Numéros d’identification fiscale : les numéros d’identification fiscale de l’entreprise, comme le numéro d’identification de l’employeur (EIN) aux États-Unis ou l’équivalent dans d’autres pays.

• Informations sur la propriété : Informations sur la structure de propriété de l’entreprise, y compris les détails sur les propriétaires, les associés ou les administrateurs. Cela peut impliquer la fourniture de documents d’identification personnelle pour les principales parties prenantes, comme des pièces d’identité émises par le gouvernement, des passeports ou des permis de conduire.

• États financiers : les états financiers récents, comme les bilans, les états des bénéfices et les états des flux de trésorerie, pour donner un aperçu de la santé financière de l’entreprise.

• Informations sur le compte bancaire : les détails sur le compte bancaire de l’entreprise, y compris le numéro de compte, le numéro d’acheminement, ainsi que le nom et l’adresse de la banque.

• Licences et permis d’exploitation : Copies de toutes les licences d’exploitation, permis ou certifications pertinents requis pour exercer dans votre secteur ou territoire.

• Site Web de l’entreprise et présence en ligne : Informations sur le site Web, la boutique en ligne ou l’application mobile de votre entreprise, y compris les URL et les descriptions des produits ou services offerts. Si vous utilisez une plateforme de commerce en ligne, cette dernière pourrait également avoir des exigences supplémentaires.

• Historique de traitement des paiements : si l’entreprise dispose d’un historique de traitement des paiements, fournissez des relevés ou des résumés des volumes de transactions précédents, des taux de litige et d’autres informations pertinentes.

• Plan d’affaires et projections de revenus : un plan d’affaires détaillé, comprenant des projections de revenus et des volumes de transactions prévus, peut être demandé, notamment pour les jeunes entreprises ou les entreprises ayant un historique d’exploitation limité.

• Documentation de conformité : toute documentation relative à la conformité de votre entreprise aux réglementations ou normes du secteur, comme la norme de sécurité des données de l’industrie des cartes de paiement (PCI DSS), le Règlement général sur la protection des données (RGPD) ou d’autres politiques de protection des données et de la vie privée.

Comment fonctionne le processus d’inscription des marchands?

Le processus d’inscription des marchands comporte plusieurs étapes qui permettent d’établir une relation professionnelle entre une entreprise et un PSP ou une plateforme de paiement.

Voici un aperçu du processus standard d’inscription des marchands.

1. Préparez les informations sur votre entreprise et choisissez un fournisseur : rassemblez les informations et la documentation nécessaires, comme indiqué dans la section précédente. Vous devriez également faire des recherches sur les PSP et les passerelles de paiement pour trouver la solution la mieux adaptée à vos besoins précis.

2. Soumettez votre formulaire d’inscription de marchand pour vérification : soumettez un formulaire d’inscription au PSP ou à la passerelle de paiement, en fournissant des informations sur votre entreprise, ses propriétaires et les volumes de transactions prévus. Le PSP ou la passerelle de paiement vérifiera le formulaire d’inscription pour s’assurer que votre entreprise satisfait aux exigences et constitue un candidat approprié pour leurs services.

3. Effectuez les vérifications de conformité et l’évaluation des risques : Le PSP ou la banque acquéreure effectue une vérification pour évaluer le risque associé à votre entreprise, en tenant compte de facteurs comme le type d’entreprise, le volume de transactions, l’historique de rétrofacturations et la conformité aux réglementations pertinentes et aux normes du secteur. Ce processus peut comprendre des vérifications des antécédents, des vérifications de crédit et la validation des informations que vous leur fournissez.

4. Configurez et intégrez votre compte de paiement : une fois approuvé, configurez votre compte auprès du PSP ou de la passerelle de paiement. Cela implique de connecter votre boutique en ligne, votre système PDV ou votre application mobile à la passerelle de paiement du PSP. L’intégration peut nécessiter un service d’assistance technique du PSP ou de la passerelle de paiement, ainsi que des tests pour s’assurer que tout fonctionne comme prévu.

5. Formez votre équipe et accédez à un service d’assistance continu : la plupart des PSP et des passerelles de paiement fourniront à votre équipe de la formation, des ressources et un service d’assistance continu pour assurer un partenariat fluide et réussi. Cela peut inclure des conseils sur l’utilisation de la plateforme de paiement, la gestion des transactions, le traitement des litiges et des rétrofacturations, ainsi que le respect des exigences en matière de sécurité et de conformité.

6. Surveillez les performances et optimisez au fil du temps : une fois le processus d’inscription terminé, surveillez et optimisez continuellement vos systèmes de traitement des paiements pour assurer une efficacité, une sécurité et une conformité maximales. Cela peut impliquer la mise à jour des logiciels, la mise en œuvre de nouvelles mesures de prévention de la fraude ou l’ajustement des limites de transactions en fonction de l’évolution des besoins de l’entreprise.

Qu’est-ce que la « connaissance du client »?

La connaissance du client (KYC) est une exigence réglementaire et un processus de gestion des risques utilisé par les institutions financières, les PSP et d’autres entreprises pour vérifier l’identité de leur clientèle ou de leurs clients. L’objectif principal de la KYC est de prévenir le blanchiment de capitaux, le financement du terrorisme et d’autres activités frauduleuses en s’assurant que les entreprises traitent avec des personnes et des entreprises légitimes. Tandis que la KYC vérifie l’identité, les processus de lutte contre le blanchiment de capitaux (AML) se concentrent sur la surveillance des transactions au fil du temps pour détecter les activités suspectes. Ensemble, la KYC et l’AML aident les PSP et les banques acquéreuses à remplir leurs obligations réglementaires et à réduire le risque de criminalité financière.

Le rôle de la connaissance du client dans le processus d’inscription des marchands est primordial. En effet, les PSP et les institutions financières acquéreuses sont tenus d’effectuer des vérifications relatives à la connaissance du client sur les entreprises avant d’établir une relation avec elles. La connaissance du client permet d’évaluer le risque associé à une entreprise, ce qui aide ensuite les PSP et les institutions financières acquéreuses à prendre des décisions éclairées lorsqu’il s’agit d’approuver ou de refuser l’inscription d’un marchand.

Découvrons ensemble les étapes de la connaissance du client lors du processus d’inscription des marchands.

Collecter les informations d’identité de l’entreprise et de ses propriétaires : l’entreprise fournit les informations et la documentation nécessaires, comme les détails d’enregistrement de l’entreprise, les numéros d’identification fiscale et la structure de propriété. Il peut également être demandé de soumettre des documents d’identification personnelle des propriétaires de l’entreprise ou des principales parties prenantes, comme des pièces d’identité officielles, des passeports ou des permis de conduire.

Vérifier les informations et les documents soumis : Le PSP ou la banque acquéreure vérifie les informations fournies par l’entreprise, en utilisant des sources fiables et indépendantes comme les registres publics, les bureaux de crédit ou les bases de données commerciales. Cela permet de s’assurer que l’entreprise est une entité commerciale légitime et que les personnes impliquées sont bien celles qu’elles prétendent être.

Évaluer les risques de l’entreprise et les facteurs de conformité : Le PSP ou la banque acquéreure évalue le risque associé à l’entreprise en fonction de divers facteurs, comme le type d’entreprise, les volumes de transactions, la situation géographique et l’historique de conformité. Les entreprises à risque plus élevé peuvent faire l’objet de procédures de vérification renforcées, comprenant des vérifications des antécédents plus approfondies et une surveillance continue.

Surveiller l’activité du compte de façon continue : après les vérifications KYC initiales et le processus d’inscription, les PSP et les banques acquéreuses sont tenus de surveiller régulièrement les activités de leurs entreprises. Cela permet de trouver tout changement dans le profil de risque, les signaux d’alarme potentiels ou les activités suspectes pouvant justifier une enquête plus approfondie.

Vous devriez vous attendre à devoir traiter avec la KYC pendant le processus d’inscription des marchands et par la suite.

Comment Stripe Payments peut vous aider

Stripe Payments permet aux entreprises de configurer et d’accepter plus de 125 modes de paiement, y compris les virements ACH. Il offre une solution de paiements mondiale et unifiée qui aide toute entreprise (des jeunes entreprises en croissance aux grandes multinationales) à accepter des paiements en ligne, en personne et partout dans le monde.

Stripe Payments peut vous aider à :

• Rapprocher automatiquement les paiements : rapprochez facilement les virements ACH d’un paiement ou d’une facture précise grâce à un moteur de rapprochement automatique qui utilise des comptes bancaires virtuels pour chaque client et des outils de dépannage.

• Simplifier les remboursements : effectuez des remboursements ou restituez les fonds excédentaires au client.

• Optimiser votre processus de paiement : offrez une expérience client fluide et économisez des milliers d’heures de développement grâce aux interfaces de paiement prêtes à l’emploi et à Link, le portefeuille numérique de Stripe.

• Vous développer plus rapidement sur de nouveaux marchés : touchez des clients partout dans le monde et simplifiez la gestion multidevise tout en réduisant les coûts grâce à des options de paiement transfrontalières, disponibles dans 195 pays et dans plus de 135 devises.

• Harmoniser les paiements en magasin et en ligne : créez une expérience de commerce unifiée sur les canaux en ligne et en magasin pour personnaliser les interactions, récompenser la fidélité et augmenter vos revenus.

• Améliorer la performance des paiements : augmentez vos revenus grâce à une gamme d’outils de paiement personnalisables et faciles à configurer, y compris une protection contre la fraude sans codage et des fonctionnalités avancées pour améliorer les taux d’autorisation.

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