Los negocios de hoy en día han de priorizar un procesamiento de pagos sencillo y seguro. Un aspecto clave del procesamiento de pagos es el onboarding de comerciantes. Este proceso integra a la empresa con un proveedor de servicios de pago (PSP) o una pasarela de pagos, lo que sienta las bases para un sistema de procesamiento de pagos optimizado, acorde a la normativa y eficiente.

Una estrategia de onboarding de comerciantes bien ejecutada mejora la experiencia y la confianza del cliente al tiempo que reduce el riesgo de fraude, el retraso en las transacciones y las penalizaciones por incumplimiento de la normativa. Las empresas deben planificar e implementar concienzudamente su proceso de onboarding de comerciante para crear una configuración de pagos adecuada a sus necesidades. Aunque los detalles del onboarding de comerciantes son complejos, el proceso no tiene por qué ser complicado. A continuación encontrarás lo que necesitas saber.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es el onboarding de comerciantes?
  
• Onboarding de comerciantes: actores y componentes claves
  
• ¿Qué documentos necesitan las empresas para el onboarding de comerciantes?
  
• ¿Cómo se desarrolla el proceso de onboarding de comerciantes?
  
• ¿Qué es el conocimiento del cliente (KYC)?
  
• Onboarding de comerciantes en Stripe: cómo empezar
  

¿Qué es el onboarding de comerciantes?

El onboarding de comerciantes es el proceso por el que una empresa de pagos prepara a un negocio para que pueda aceptar y gestionar pagos de los clientes de forma sencilla y segura. Tiene efectos importantes en la eficiencia operativa, la experiencia del cliente y la gestión de riesgos del negocio.

Un proceso de onboarding mal ejecutado puede dar lugar a retrasos o fallos en las transacciones, a un mayor riesgo de fraude o al incumplimiento de la normativa del sector, lo que, en última instancia, daña la reputación de la empresa y puede derivar en sanciones económicas y pérdida de clientes.

Las empresas deben tomar un enfoque bien estudiado en cuanto al onboarding de comerciantes para prosperar en el panorama de pagos competitivo y altamente regulado que existe en la actualidad. De esta forma, podrán ofrecer una experiencia sencilla y segura al cliente, mantener el cumplimiento de los estándares del sector y crear fuertes lazos con sus socios de pagos, lo que en definitiva impulsa el crecimiento empresarial y la retención de clientes.

Onboarding de comerciantes: actores y componentes claves

Para realizar un onboarding de comerciante satisfactorio, es importante entender las funciones que desempeñan varios actores claves y la forma en que interactúan durante el proceso. Estas partes trabajan en conjunto para desarrollar un entorno de procesamiento de pagos seguro y útil, y son las siguientes:

• Comerciantes
  Los comerciantes son empresas, minoristas o proveedores de servicios que precisan aceptar pagos de clientes. Establecen relaciones con proveedores de servicios de pago o pasarelas de pagos para habilitar las transacciones mediante varios canales, como los pagos por Internet, en tienda o por móvil.

• Proveedores de servicios de pago
  Los proveedores de servicios de pago (PSP) son empresas que ofrecen soluciones de procesamiento de pagos para otros negocios. Se encargan de los aspectos técnicos del procesamiento de transacciones, como la autorización, la compensación y el cobro, y garantizan el cumplimiento de la normativa y los estándares del sector. Los PSP también pueden ofrecer servicios adicionales, como la detección de fraude y la gestión de riesgos.

• Pasarelas de pagos
  Las pasarelas de pagos son las plataformas tecnológicas que posibilitan una transferencia segura de los datos de las transacciones entre los sistemas de la empresa —como su tienda en línea, el sistema de puntos de venta (POS) o la aplicación móvil— y el PSP o el banco adquirente. Son las responsables de cifrar los datos confidenciales, como la información de la tarjeta de crédito, y de garantizar una transmisión segura de los mismos durante el proceso de transacción.

• Bancos adquirentes
  Los bancos adquirentes, también denominados «adquirentes de comerciantes», son instituciones financieras que colaboran con los PSP para procesar y cobrar transacciones en nombre de otras empresas. Son los responsables de evaluar los riesgos de las cuentas de comerciante y los riesgos asociados al negocio, así como de garantizar el cumplimiento de la normativa.

• Redes de tarjetas
  Las redes de tarjetas —como Visa, Mastercard, American Express y Discover— son las organizaciones que establecen las normas y estándares para las transacciones con tarjeta. Posibilitan la comunicación y el cobro de las transacciones entre el banco adquirente y el banco emisor (el banco que emitió la tarjeta de pago del cliente).

• Bancos emisores
  Los bancos emisores, también denominados «emisores», son instituciones financieras que emiten tarjetas de pago —es decir, tarjetas de crédito, débito o prepago— a los clientes. Son los responsables de autorizar las transacciones, asegurarse de que el cliente tiene suficientes fondos o crédito disponible y, finalmente, transferir los fondos al banco adquirente.

• Organismos reguladores
  Las autoridades reguladoras y los organismos del sector, como el Payment Card Industry Security Standards Council (PCI SSC), establecen y ejecutan las normas y estándares que rigen el procesamiento de pagos. Su objetivo es proteger a los clientes y garantizar la seguridad y la integridad del ecosistema de pagos.

¿Qué documentos necesitan las empresas para el onboarding de comerciantes?

Antes de iniciar el proceso de onboarding de comerciantes, las empresas deben preparar los documentos y materiales necesarios. La recopilación de los materiales con antelación puede acelerar el proceso y minimizar los posibles retrasos, en un procedimiento que de por sí lleva mucho tiempo.

La siguiente es una lista de documentos y materiales que las empresas deberían tener preparados:

• Documentos de inscripción de la empresa
  Copia de los documentos de inscripción comercial de la empresa, como los estatutos, el acta de constitución u otros documentos relevantes que demuestren la existencia legal del negocio.

• Números de identificación fiscal
  Los números de identificación fiscal de la empresa, como el número de identificación del empleador (EIN) en Estados unidos o el equivalente en otros países.

• Información de propiedad
  Información sobre la estructura de propiedad del negocio, incluidos los detalles sobre los propietarios, socios o directores. Puede que sea necesario aportar los documentos personales de identidad de las principales partes interesadas; por ejemplo, documentos de identidad, pasaportes o permisos de conducción emitidos por el gobierno correspondiente.

• Estados contables
  Estados contables recientes, como balances, cuentas de resultados y estados de flujo de caja, para aportar información sobre la salud financiera de la empresa.

• Datos de la cuenta bancaria
  Los datos de la cuenta bancaria de la empresa, incluidos el número de cuenta, el número de ruta y el nombre y dirección del banco.

• Licencias y permisos comerciales
  Copia de toda licencia, permiso o certificado comercial relevante y necesario para desarrollar la actividad de la empresa en el sector o jurisdicción correspondiente.

• Sitio web y presencia en Internet de la empresa
  Información sobre el sitio web, la tienda en línea o la aplicación móvil de la empresa, incluidas las URL y descripciones de los productos o servicios ofrecidos.

• Historial de procesamiento de pagos
  Si la empresa cuenta con un historial de procesamiento de pagos, debes aportar extractos o resúmenes sobre los volúmenes de transacciones anteriores, las tasas de contracargos y otros datos relevantes.

• Plan de negocio y estimación de ingresos
  Puede que se solicite un pan de empresa detallado que incluya una estimación de ingresos y una previsión del volumen de transacciones, sobre todo en el caso de startups o negocios con un historial de operaciones limitado.

• Documentos de cumplimiento de la normativa
  Documentación relacionada con el cumplimiento de la normativa y los estándares del sector por parte de la empresa, como el estándar de seguridad de datos del sector de pagos con tarjeta (PCI DSS), el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) u otras políticas de privacidad y protección de datos.

¿Cómo se desarrolla el proceso de onboarding de comerciantes?

El proceso de onboarding de comerciantes implica varios pasos que llevan al establecimiento de una relación profesional entre una empresa y un PSP o una pasarela de pagos.

El siguiente es un resumen del proceso habitual en el onboarding de comerciantes:

1. Preparación previa al onboarding
Recopila la información y la documentación necesarias, como se describe en la sección anterior. También deberías investigar sobre los PSP y las pasarelas de pagos para identificar la mejor opción según tus necesidades específicas.

2. Solicitud de comerciante y revisión
Envía una solicitud al PSP o la pasarela de pagos y acompaña información sobre la empresa, sus propietarios y la previsión del volumen de transacciones. El PSP o la pasarela de pagos revisarán la solicitud para asegurarse de que la empresa cumple los requisitos y es una candidata adecuada para recibir sus servicios.

3. Cumplimiento de la normativa y evaluación de riesgos
El PSP o el banco adquirente llevan a cabo la diligencia debida para evaluar el riesgo asociado a la empresa tomando en cuenta factores como el tipo de negocio, el volumen de transacciones, el historial de contracargos y el cumplimiento de la normativa pertinente y los estándares del sector. Este proceso puede implicar la comprobación de antecedentes, la comprobación de créditos y la verificación de la información aportada.

4. Configuración de la cuenta e integración
Una vez que se haya aprobado la solicitud, podrás configurar la cuenta con el PSP o la pasarela de pagos. Este paso implica la conexión de tu tienda en línea, sistema POS o aplicación móvil con el PSP o la pasarela de pagos para obtener un procesamiento de pagos fluido. Para la integración, es posible que se precise la ayuda del soporte técnico del PSP o la pasarela de pagos, además de la realización de pruebas para asegurarse de que todo funciona como se espera.

5. Formación y soporte
La mayoría de los PSP y las pasarelas de pagos proporcionarán a tu equipo formación, recursos y soporte continuado para garantizar una colaboración fluida y fructífera. En este punto se puede incluir orientación en el uso de la plataforma de pagos, la gestión de transacciones, el manejo de disputas y contracargos y el cumplimiento de la normativa y los requisitos de seguridad.

6. Supervisión y optimización continuadas
Una vez que el proceso de onboarding se haya completado, debes supervisar y optimizar de forma continuada los sistemas de procesamiento de pagos para garantizar el máximo nivel de eficiencia, seguridad y cumplimiento de la normativa. Esto puede implicar la actualización del software, la implementación de nuevas medidas de prevención del fraude o el ajuste de los límites de transacciones cuando las necesidades de la empresa cambien.

¿Qué es el conocimiento del cliente (KYC)?

El conocimiento del cliente (KYC) es un requisito normativo y un proceso de gestión del riesgo que utilizan las instituciones financieras, los PSP y otras empresas para verificar la identidad de sus clientes. El objetivo principal de KYC es evitar el blanqueo de capitales, la financiación del terrorismo y otras actividades fraudulentas asegurándose de que las empresas tratan con personas y negocios legítimos.

KYC desempeña un papel importante en el proceso de onboarding de comerciantes, ya que los PSP y los bancos adquirentes deben llevar a cabo comprobaciones de KYC con respecto a las empresas antes de establecer una relación con estas. KYC contribuye a evaluar el riesgo asociado a una empresa, lo que, a su vez, ayuda a los PSP y los bancos adquirentes a tomar decisiones fundamentadas a la hora de aprobar o rechazar la solicitud de comerciante de una empresa.

Durante el proceso de onboarding de comerciantes, el procedimiento de KYC suele implicar los siguientes pasos:

1. Identificación
La empresa aporta la información y la documentación necesarias, como los datos de inscripción comercial de la empresa, los números de identificación fiscal y la estructura de propiedad. Puede que también se le solicite el envío de los documentos personales de identidad de los propietarios del negocio o las principales partes interesadas; por ejemplo, documentos de identidad, pasaportes o permisos de conducción emitidos por el gobierno correspondiente.

2. Verificación
El PSP o el banco adquirente verifican la información aportada por la empresa a través de fuentes fiables e independientes, como los registros públicos, las agencias de crédito y las bases de datos comerciales. De esta forma, se aseguran de que la empresa es una entidad comercial legítima y que las personas implicadas son quienes afirman ser.

3. Evaluación de riesgos
El PSP o el banco adquirente evalúan el riesgo asociado a la empresa con base en varios factores, como el tipo de negocio, el volumen de transacciones, la ubicación geográfica y el historial de cumplimiento de la normativa. Las empresas de mayor riesgo pueden estar sujetas a procedimientos de diligencia debida reforzada, lo que puede incluir comprobaciones de antecedentes más exhaustivas y una supervisión continuada más estricta.

4. Supervisión constante
Tras las comprobaciones iniciales de KYC y el proceso de onboarding, los PSP y los bancos adquirentes deben supervisar la actividad de sus empresas con regularidad. De esta forma, pueden identificar los cambios en el perfil de riesgos, las posibles señales de peligro o las actividades sospechosas que pudieran justificar una investigación más a fondo.

Lo normal es que KYC esté presente durante el proceso de onboarding de comerciantes y también después de este, de forma constante.

Onboarding de comerciantes en Stripe: cómo empezar

Al realizar el onboarding con Stripe, obtienes acceso a un conjunto de herramientas y funciones eficaces para la aceptación de pagos, la gestión de suscripciones y la prevención del fraude. El siguiente es un resumen del proceso de onboarding de comerciantes con Stripe:

1. Crea tu cuenta de Stripe
Para empezar, crea una cuenta de Stripe. Tendrás que aportar tu dirección de correo electrónico, crear una contraseña y completar un breve cuestionario sobre tu empresa.

2. Aporta los datos de la empresa
Tras crear la cuenta, tendrás que introducir la información de la empresa, incluidos el nombre legal, la dirección, el número de identificación fiscal y el tipo de productos y servicios que ofreces.

3. Verifica tu identidad
Como ocurre con otros PSP, Stripe precisa que las nuevas empresas verifiquen su identidad como parte del proceso de KYC. Puede que se te solicite que aportes los documentos personales de identidad pertinentes, como un documento de identidad, pasaporte o permiso de conducción emitidos por el gobierno correspondiente.

4. Conecta tu cuenta bancaria
Para recibir transferencias de Stripe, tendrás que proporcionar la información de tu cuenta bancaria, incluidos el número de cuenta y el número de ruta. Stripe ofrece transferencias en más de 135 divisas y trabaja con cuentas bancarias de numerosos países.

5. Integra Stripe con tu plataforma
Stripe ofrece una serie de opciones de integración que incluye plugins prediseñados para conocidas plataformas de e-commerce como Shopify, WooCommerce y Magento, así como una integración personalizada mediante las API y los SDK de Stripe. Puedes elegir la opción más adecuada en función de tus conocimientos técnicos y las necesidades de tu empresa.

6. Prueba la integración
Antes de pasar al modo activo, no olvides probar la integración de Stripe para asegurarte de que funciona correctamente. Stripe ofrece un entorno de pruebas en el que se pueden simular transacciones y comprobar si se producen errores.

7. Pasa al modo activo y acepta pagos
Una vez que hayas completado el proceso de onboarding y hayas probado la integración, podrás comenzar a aceptar pagos de los clientes. Stripe gestiona los aspectos de procesamiento, seguridad y cumplimiento de la normativa de las transacciones, lo que te permite centrarte en dirigir el negocio y hacerlo crecer.

El proceso de onboarding de comerciantes de Stripe es sencillo e intuitivo, lo que hace que empresas de cualquier tamaño puedan prepararse y comenzar a aceptar pagos de forma rápida y sencilla. Para obtener más información, haz clic aquí.