Zelfs als je een onderneming bent die zich bezighoudt met enkele van de miljard creditcardtransacties die elke dag worden verwerkt, is de complexiteit van het proces misschien het enige waarvan je op de hoogte bent. Maar wellicht wil je meer weten over alle stappen die achter de schermen worden uitgevoerd, vanaf het moment dat je klant een betaalkaart gebruikt voor betaling tot het moment dat het geld op je bankrekening staat.

We bespreken wat er gebeurt tijdens het autorisatie- en afwikkelingsproces voor betaalkaarten telkens wanneer je onderneming een kaartbetaling verwerkt.

Wat staat er in dit artikel?

• Wie is er betrokken bij het autorisatie- en afwikkelingsproces?
  
• Wat is kaartautorisatie?
  
• Hoe werkt kaartautorisatie?
  
• Wat zijn vastleggen en afwikkelen?
  
• Wat is transactieafwikkeling?
  
• Proces voor kaartbetalingen
  

Wie is er betrokken bij het autorisatie- en vereffeningsproces?

Er zijn een paar belangrijke spelers die elke kaarttransactie van begin tot eind afhandelen:

• Kaarthouder
  Dit is de persoon die de betaling uitvoert, wiens naam wordt weergegeven op de creditcard of debitcard die voor de betaling wordt gebruikt. Bij een kaarttransactie is het geld afkomstig van de rekening van de kaarthouder.

• Onderneming
  Dit is de entiteit waarvan de goederen of diensten worden gekocht tijdens de transactie. Aan het einde van dit proces komt het geld op de bankrekening van de onderneming terecht.

• Acquirer
  De merchant acquirer, ook wel de acquiring bank genoemd, is een bank of financiële instelling die namens de onderneming betalingen met creditcards of debitcards van klanten verwerkt en deze via de kaartnetwerken naar de issuer of issuing bank leidt.

• Betalingsverwerker
  Betalingsverwerkers treden op als tussenpersoon tussen ondernemingen en kaartverstrekkers. Hierbij wordt belangrijke informatie over een transactie verplaatst tussen alle partijen (de onderneming, het kaartnetwerk, de uitgever) om betalingen te autoriseren en af te wikkelen. Hoewel de betalingsverwerker en de merchant acquirer van oudsher gescheiden entiteiten zijn, werken sommige ondernemingen met betaaldienstverleners die beide functies aanbieden, zoals Stripe.

• Kaartnetwerk
  Een kaartnetwerk is de naam voor de grote creditcardmaatschappijen en hoe ze werken in een consumentenhoedanigheid. In de VS zijn de belangrijkste kaartnetwerken Visa, Mastercard, American Express en Discover. Kaartnetwerken autoriseren en verwerken creditcardtransacties, regelen de transactievoorwaarden en verplaatsen betalingen tussen klanten, ondernemingen en hun banken.

• Issuer
  Een issuer, ook wel issuing bank genoemd, is een financiële instelling die credit- en debitcards en bijbehorende kredietlijnen aan kaarthouders verstrekt. Sommige kaartnetwerken zijn ook kaartuitgevers, wat betekent dat ze zelf creditcardrekeningen voor consumenten uitgeven en onderhouden. Er zijn ook meer dan 200 andere financiële instellingen die creditcards uitgeven in de VS.

Wat is kaartautorisatie?

Kaartautorisatie is het proces waarbij de financiële instelling die een creditcard of debitcard heeft uitgegeven die wordt gebruikt voor een betaling, controleert of de betaalkaart voor een bepaalde transactie kan worden gebruikt.

Hoe werkt kaartautorisatie?

Kaartautorisatie begint wanneer een kaartbetaling wordt geaccepteerd door een onderneming en de betalingsverwerker van de onderneming contact opneemt met de kaartverstrekker. De issuer krijgt de details van de transactie (welke betaalkaart is gebruikt, het bedrag van de aankoop en welke details voor identiteitsverificatie zijn verstrekt) en wordt om goedkeuring gevraagd. Tijdens de autorisatie controleert de issuer het volgende:

• De kaarthouder heeft voldoende saldo of krediet beschikbaar om het gevraagde bedrag voor de transactie te dekken
  
• De betaalkaart is niet gemarkeerd als gestolen, verloren of geblokkeerd
  
• De verificatiegegevens van de kaarthouder komen overeen met de kaartgegevens die bij die betaalkaart zijn geregistreerd
  

De verstrekker reageert op het autorisatieverzoek van de onderneming met een tweecijferige code die aangeeft of de transactie is goedgekeurd of geweigerd. Als de transactie wordt goedgekeurd, verlaagt de issuer onmiddellijk het saldo of het beschikbare tegoed op de rekening die aan de betaalkaart is gekoppeld, ook al wordt het geld niet meteen naar de onderneming overgemaakt.

Voor meer informatie over hoe kaartautorisatie werkt en wat ondernemingen moeten weten, lees je onze whitepaper over kaartautorisatie.

Wat zijn vastleggen en afwikkelen?

De termen 'vastleggen' en 'afwikkelen' verwijzen naar verschillende momenten in het kaartbetalingsproces waarop het geld van een transactie wordt overgemaakt naar de bankrekening van de onderneming. Het vastleggen gebeurt wanneer de merchant acquirer het proces start om effectief gevolg te geven aan de autorisatie die hij van de issuer heeft ontvangen. Omdat kaartautorisaties niet meteen verlopen (meestal 5 tot 10 dagen, maar soms wel 30 dagen), heeft de merchant acquirer enige flexibiliteit bij het bepalen wanneer hij vraagt om het geld te ontvangen nadat een transactie is geautoriseerd. Deze handeling wordt het vastleggen genoemd. De vereffening vindt plaats wanneer het geld zelf wordt verplaatst van de uitgevende rekening naar de rekening van de verkoper.

Proces voor kaartbetalingen

Van begin tot eind vind je hier elke stap van het proces voor kaarttransacties en hoe de belangrijkste spelers samenwerken:

• De klant gebruikt een creditcard of debitcard voor betaling, online of persoonlijk.

• Voor fysieke transacties accepteren de kaartlezer en het POS-systeem (POS) van de onderneming de kaartgegevens en sturen deze door naar de betalingsverwerker van de onderneming.

• Voor online transacties gebeurt hetzelfde, behalve dat er geen fysieke kaartlezer is. De klant voert de kaartinformatie handmatig in, gebruikt een digitale wallet om te betalen met een opgeslagen creditcard of debitcard, of gebruikt een betaalkaart die bij de onderneming bekend is.

• De betalingsverwerker van de onderneming (bijvoorbeeld Stripe) stuurt via het kaartnetwerk een goedkeuringsverzoek naar de kaartverstrekker.

• De verstrekker van de betaalkaart controleert drie zaken die verband houden met de transactie:

  • De betaalkaart zelf is geldig.
    
  • De identiteit van de kaarthouder wordt geverifieerd, meestal door het factuuradres dat tijdens het afrekenen is opgegeven te vergelijken met het adres dat is opgegeven voor de betaalkaart.
    
  • Er is een voldoende saldo of krediet beschikbaar om het bedrag te dekken dat ter goedkeuring wordt gevraagd.
    

• Als de kaartuitgever alles kan verifiëren, keurt deze de transactie goed en stuurt hij via het kaartnetwerk een autorisatiecode terug naar de betalingsverwerker.

• De betalingsverwerker communiceert de goedkeuring terug naar de acquirer en de betaalterminal van de onderneming, online of persoonlijk. Dit gebeurt meestal binnen enkele seconden.

• Zodra een transactie is goedgekeurd, haalt de acquirer het geld op en houdt deze het op de verkopersrekening voordat het wordt overgemaakt naar de belangrijkste zakelijke bankrekening van de onderneming, meestal binnen een paar dagen.

Het autorisatie en de vereffening van betaalkaarten lijkt misschien te gedetailleerd en te technisch, maar met een goede functionele kennis van het proces kun je inefficiënties opsporen, problemen oplossen en ervoor zorgen dat elk onderdeel van je betaalsysteem is geoptimaliseerd om aan de behoeften van je onderneming te voldoen.