Selbst wenn Sie zu den Unternehmen zählen, die mit einem Teil der Milliarde Kreditkartentransaktionen zu tun haben, die täglich verarbeitet werden, ist Ihnen möglicherweise nur die Komplexität des Prozesses klar. Aber vielleicht möchten Sie wissen, welche Schritte hinter den Kulissen ablaufen – von dem Moment, in dem Ihre Kundin bzw. Ihr Kunde eine Karte zur Zahlung vorlegt, bis zu dem Moment, in dem die Gelder auf Ihrem Bankkonto eingehen.

Wir erklären, was bei der Kartenautorisierung und Zahlungsabwicklung passiert, wenn Ihr Unternehmen eine Kartenzahlung verarbeitet.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Wer ist am Autorisierungs- und Zahlungsabwicklungsprozess beteiligt?
  
• Was bedeutet Autorisierung einer Kartenzahlung?
  
• Wie läuft die Autorisierung einer Kartenzahlung ab?
  
• Was bedeuten Erfassung und Zahlungsabwicklung?
  
• Was versteht man unter Transaktionsabwicklung?
  
• Kartenzahlungsprozess
  

Wer ist am Autorisierungs- und Zahlungsabwicklungsprozess beteiligt?

Es gibt einige wichtige Akteurinnen/Akteure, die jede Kartentransaktion von Anfang bis Ende begleiten:

• Karteninhaber/in
  Dabei handelt es sich um die Person, die die Zahlung vornimmt und deren Name auf der zur Zahlung vorgelegten Kredit- oder Debitkarte steht. Bei einer Kartentransaktion stammen die Gelder vom Konto der Karteninhaberin bzw. des Karteninhabers.

• Unternehmen
  Dabei handelt es sich um das Unternehmen, dessen Waren oder Dienstleistungen im Rahmen der Transaktion erworben werden. Am Ende dieses Prozesses landen die Gelder auf dem Bankkonto des Unternehmens.

• Acquirer (Händlerbank)
  Der Händler/Acquirer, der auch als Händlerbank bezeichnet wird, verarbeitet im Auftrag des Unternehmens Kredit- und Debitkartenzahlungen und leitet diese über das jeweilige Kartennetzwerk an die ausstellende Bank weiter.

• Zahlungsabwickler
  Zahlungsabwickler agieren als Vermittler zwischen Unternehmen und Kartenausstellern. Sie übermitteln wichtige Informationen über eine Transaktion zwischen allen Beteiligten (Unternehmen, Kartennetzwerk, Aussteller), um Zahlungen zu autorisieren und abzuwickeln. Während der Zahlungsabwickler und die Händlerbank historisch gesehen getrennte Einheiten sind, arbeiten einige Unternehmen mit Zahlungsanbietern zusammen, die beide Funktionen anbieten, wie z. B. Stripe.

• Kartennetzwerk
  Ein Kartennetzwerk ist die Bezeichnung für die großen Kreditkartenunternehmen und ihre Rolle als Verbraucher. In den USA sind die wichtigsten Kartennetzwerke Visa, Mastercard, American Express und Discover. Kartennetzwerke autorisieren und verarbeiten Kreditkartentransaktionen, legen die Transaktionsbedingungen fest und leiten Zahlungen zwischen Kundinnen/Kunden, Unternehmen und deren Banken weiter.

• Aussteller
  Ein Aussteller, auch ausstellende Bank genannt, ist ein Finanzinstitut, das Kredit- und Debitkarten und entsprechende Kreditrahmen an Karteninhaber/innen ausgibt. Einige Kartennetzwerke sind auch Kartenaussteller, d. h. sie legen selbst Kreditkartenkonten für Verbraucher/innen an und verwalten diese. In den USA gibt es über 200 weitere Finanzinstitute, die Kreditkarten ausstellen.

Was bedeutet Autorisierung einer Kartenzahlung?

Bei der Kartenautorisierung prüft das Finanzinstitut, das eine zur Zahlung vorgelegte Kredit- oder Debitkarte ausgegeben hat, ob die Karte für eine bestimmte Transaktion verwendet werden kann.

Wie läuft die Autorisierung einer Kartenzahlung ab?

Die Kartenautorisierung beginnt, wenn eine Kartenzahlung von einem Unternehmen akzeptiert wird und sich der Zahlungsabwickler des Unternehmens an den Kartenaussteller wendet. Dem Aussteller werden die Einzelheiten der Transaktion mitgeteilt – welche Karte verwendet wurde, wie hoch der Kaufbetrag war und welche Angaben zur Identitätsprüfung gemacht wurden – und er wird um Genehmigung gebeten. Im Zuge der Autorisierung überprüft der Aussteller Folgendes:

• Die/der Karteninhaber/in verfügt über genügend Gelder oder Kreditvolumen, um den für die Transaktion angeforderten Betrag zu decken.
  
• Die Karte wurde nicht als gestohlen, verloren oder eingefroren gemeldet.
  
• Die Angaben zur Verifizierung der Karteninhaberin bzw. des Karteninhabers stimmen mit den für diese Karte hinterlegten Daten überein.
  

Der Aussteller beantwortet die Autorisierungsanfrage des Unternehmens mit einem zweistelligen Code, der angibt, ob die Transaktion genehmigt oder abgelehnt wurde. Wird die Transaktion genehmigt, reduziert der Kartenaussteller sofort den Saldo oder das verfügbare Kreditvolumen auf dem mit der Karte verknüpften Konto, auch wenn die Gelder nicht sofort an das Unternehmen überwiesen werden.

Weitere Informationen dazu, wie die Kartenautorisierung funktioniert und was Unternehmen wissen müssen, finden Sie in unserem Leitfaden zur Kartenautorisierung.

Was bedeuten Erfassung und Zahlungsabwicklung?

Die Begriffe „Erfassung“ und „Zahlungsabwicklung“ beziehen sich auf unterschiedliche Zeitpunkte im Kartenzahlungsprozess, wenn die Gelder aus einer Transaktion auf das Bankkonto des Unternehmens überwiesen werden. Von Erfassung spricht man, wenn die Händlerbank den Prozess einleitet, die vom Aussteller erhaltene Autorisierung tatsächlich umzusetzen. Da Kartenautorisierungen nicht sofort verfallen (sie gelten gewöhnlich 5 bis 10 Tage, können aber auch bis zu 30 Tage gültig sein), hat die Händlerbank einen gewissen Spielraum bezüglich des Zeitpunkts, an dem sie nach der Autorisierung einer Transaktion um den Erhalt der Gelder bittet. Wenn sie dies dann tut, spricht man von „Erfassung“. Bei der Zahlungsabwicklung werden die Gelder selbst vom abgebenden Konto an das Konto des Händlers übertragen.

Kartenzahlungsprozess

Im Folgenden werden die einzelnen Schritte einer Kartentransaktion von Anfang bis Ende dargestellt und die Zusammenarbeit der wichtigsten Akteurinnen/Akteure wird erläutert:

• Die Kundin bzw. der Kunde legt eine Kredit- oder Debitkarte zur Zahlung vor, entweder online oder persönlich.

• Bei persönlichen Transaktionen nimmt das Kartenlesegerät, der Point of Sale (POS), des Unternehmens die Kartendaten entgegen und leitet sie an den Zahlungsabwickler des Unternehmens weiter.

• Bei Online-Transaktionen geschieht das Gleiche, nur dass es kein Kartenlesegerät gibt. Die Kundin bzw. der Kunde gibt entweder die Kartendaten manuell ein, bezahlt per Digital Wallet mit einer gespeicherten Kredit- oder Debitkarte oder verwendet eine beim Unternehmen hinterlegte Karte.

• Der Zahlungsabwickler des Unternehmens (z. B. Stripe) sendet über das Kartennetzwerk eine Genehmigungsanfrage an den Kartenaussteller.

• Der Kartenaussteller prüft drei Aspekte im Zusammenhang mit der Transaktion:

  • Die Karte selbst ist gültig.
    
  • Die Identität der Karteninhaberin/des Karteninhabers wird überprüft, in der Regel durch Abgleich der beim Bezahlvorgang angegebenen Rechnungsadresse mit der für die Karte hinterlegten Adresse.
    
  • Es sind ausreichende Gelder oder das nötige Kreditvolumen vorhanden, um den zu bewilligenden Betrag zu decken.
    

• Bestätigt der Kartenaussteller all dies, genehmigt er die Transaktion und sendet über das Kartennetzwerk einen Autorisierungscode an den Zahlungsabwickler zurück.

• Der Zahlungsabwickler übermittelt die Genehmigung an die Händlerbank und das Zahlungsterminal des Unternehmens, online oder persönlich. Dieser Vorgang dauert normalerweise wenige Sekunden.

• Sobald eine Transaktion genehmigt ist, ruft die Händlerbank die Gelder ab und hält sie auf dem Händlerkonto vor, bevor sie i. d. R. innerhalb weniger Tage auf das Hauptgeschäftskonto des Unternehmens überwiesen werden.

Auch wenn die Themen Kartenautorisierung und Zahlungsabwicklung auf den ersten Blick möglicherweise etwas zu komplex und technisch anmuten, hilft Ihnen ein fundiertes Wissen über den Prozess dabei, Ineffizienzen zu erkennen, Probleme zu beheben und sicherzustellen, dass jede Komponente Ihres Zahlungssystems optimal auf die Anforderungen Ihres Unternehmens abgestimmt ist.