Of je onderneming nu fysieke betalingen of online of beide accepteert, creditcardverwerking is de basis voor elke betaalstrategie. In 2022 werd de wereldwijde markt voor creditcardbetalingen gewaardeerd op $ 524,9 miljard, wat onderstreept hoe belangrijk creditcardtransacties zijn voor de wereldeconomie. Zelfs kleine ondernemingen moeten een verwerkingsmethode voor creditcards hebben waarmee ze betalingen via e-commerce en fysieke kanalen kunnen accepteren met behulp van populaire betaalmethoden zoals digitale wallets. De verwerking moet veilig, betrouwbaar, gebruiksvriendelijk en eenvoudig voor ondernemingen te implementeren en te beheren zijn.

Hieronder leggen we uit wat kleine ondernemingen moeten weten over creditcardverwerking, van de initiële planning tot de implementatie en het beheer.

Wat staat er in dit artikel?

• Hoe werkt creditcardverwerking bij kleine ondernemingen?
  
• Waarom is effectieve creditcardverwerking belangrijk voor kleine ondernemingen?
  
• Uitdagingen bij creditcardverwerking voor kleine ondernemingen
  
• Belangrijke onderdelen van creditcardverwerking voor kleine ondernemingen
  
• Een dienstverlener voor creditcardverwerkingen voor je kleine onderneming kiezen
  
• Hoe Stripe kan helpen
  

Hoe werkt creditcardverwerking bij kleine ondernemingen?

Beginnen met transacties

Het proces begint wanneer een klant ervoor kiest om voor een aankoop te betalen met een creditcard of debitcard. De kaartgegevens van de klant komen op verschillende manieren in het systeem terecht, zoals een POS-systeem, een online betaalportal of andere kaartleesapparatuur.

Autorisatie

De betalingsverwerker ontvangt de kaartgegevens en de verwerker stuurt deze informatie ter goedkeuring door naar de bank die de betaalkaart van de klant heeft uitgegeven. De uitgevende bank controleert de geldigheid van de betaalkaart en de beschikbaarheid van voldoende saldo of krediet. Als deze controles niks aan het licht brengen, stuurt de bank een autorisatiecode terug naar de betalingsverwerker, die de transactie goedkeurt.

Vereffening

In de laatste fase van de vereffening wordt de goedgekeurde transactie gegroepeerd met andere transacties voor verwerking, meestal aan het einde van de werkdag. De betalingsverwerker verzorgt de overschrijving van geld van de bank die de kaart heeft uitgegeven naar de bankrekening van de onderneming. De bank van de onderneming schrijft het transactiebedrag bij op de rekening, minus eventuele verwerkingskosten.

Om gevoelige kaartgegevens te beschermen, hanteren betalingsverwerkers strikte beveiligingsmaatregelen, zoals versleuteling, en houden ze zich aan normen zoals de Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS). Dit houdt het transactieproces efficiënt en veilig voor de klant en de onderneming.

Waarom is effectieve creditcardverwerking belangrijk voor kleine ondernemingen?

Effectieve creditcardverwerking is om verschillende redenen belangrijk voor kleine ondernemingen:

• Snelle transacties
  Kleine ondernemingen werken vaak met beperkte middelen, waardoor een snelle verwerking van betalingen met name belangrijk is. Als ondernemingen snel geld ontvangen, kunnen ze de cashflow en dagelijkse uitgaven beter beheren.

• Klantbeleving
  Klanten verwachten dat ze op verschillende manieren kunnen betalen, waaronder creditcards, online betalingen en mobiele betalingen. Kleine ondernemingen die aan de eisen van klanten voldoen en deze betaalmethoden aanbieden, kunnen de klanttevredenheid verbeteren en profiteren van terugkerende klanten.

• Nauwkeurigheid en boekhouding
  Geautomatiseerde verwerking van betalingen helpt bij het bijhouden van een nauwkeurige financiële administratie, wat essentieel is voor het bijhouden van verkopen, het beheren van voorraden en het afhandelen van belastingen. Geautomatiseerde systemen minimaliseren de kans op fouten die kunnen optreden bij handmatige verwerking, die kostbaar en tijdrovend kan zijn om te herstellen.

• Beveiliging
  Methoden voor digitale betalingen bieden over het algemeen meer veiligheid in vergelijking met contante betalingen. Ze verminderen het risico op diefstal en fraude en bouwen vertrouwen op bij klanten.

• Wereldwijd bereik
  Met elektronische betaalsystemen kunnen ondernemingen betalingen van klanten over de hele wereld accepteren. Deze mogelijkheid vergroot het bereik van een onderneming door nieuwe markten en klantenbestanden aan te boren.

• Minder papierwerk
  Elektronische betalingen verminderen of elimineren de noodzaak van papieren facturen en administratie. Dit bespaart tijd en draagt bij aan inspanningen op het gebied van ecologische duurzaamheid.

• Beheer van terugkerende betalingen
  Geautomatiseerde betaalsystemen vereenvoudigen het facturatieproces. Ze ondersteunen tijdige en regelmatige betalingen zonder dat er voortdurend handmatige tussenkomst vereist is. Dit is vooral handig voor ondernemingen die met een abonnementenmodel werken of met regelmatige facturatiecycli.

• Kosteneffectiviteit
  Hoewel er initiële kosten verbonden zijn aan het opzetten van elektronische betaalsystemen, kunnen deze systemen op de lange termijn kosteneffectiever zijn in vergelijking met het verwerken van contant geld of cheques. Ze verminderen de behoefte aan fysiek transport van geld, bankstortingskosten en de arbeid die gepaard gaat met handmatige verwerking. Volgens een rapport van Visa uit 2018 kost het verwerken van digitale betalingen zoals creditcards gemiddeld 57% minder dan het verwerken van niet-digitale betalingen. Door het transactieproces te stroomlijnen, kunnen kleine ondernemingen de operationele kosten verlagen en middelen efficiënter toewijzen.

• Analytische inzichten
  Veel systemen voor de verwerking van betalingen bevatten analytische tools die waardevolle inzichten bieden in verkooptrends, piekmomenten en klantgedrag. Deze inzichten kunnen worden gebruikt als basis voor ondernemingsstrategieën en marketinginspanningen. Hierdoor krijgen kleine ondernemingen beter inzicht van hun markt en kunnen ze hun diensten of producten daarop kunnen afstemmen.

Uitdagingen bij creditcardverwerking voor kleine ondernemingen

De verwerking van betalingen voor kleine ondernemingen gaat gepaard met een reeks uitdagingen, waaronder:

• Kosten
  Een belangrijke hindernis voor kleine ondernemingen zijn de kosten van systemen voor de verwerking van betalingen. Deze kosten kunnen transactiekosten, kosten voor het huren van apparatuur en kosten voor betaalgatewaydiensten omvatten. Voor ondernemingen met kleine winstmarges kunnen deze kosten aanzienlijk zijn.

• Fraude- en veiligheidsrisico's
  Kleine ondernemingen hebben vaak beperkte middelen om te investeren in geavanceerde beveiligingsmaatregelen. Dit maakt ze vatbaarder voor fraude en gegevenslekken. Uit een rapport van Hiscox blijkt dat 41% van de kleine ondernemingen in de Verenigde Staten in 2023 te maken kreeg met een cyberaanval. Dit gebeurt vaak omdat ze niet over de juiste beveiligingen beschikken. Het veilig houden van klantgegevens en transacties is een voortdurende uitdaging die waakzaamheid en regelmatige updates van beveiligingsprotocollen vereist.

• Technische problemen en betrouwbaarheid
  Voor een naadloze verwerking van betalingen is een betrouwbare technische infrastructuur nodig. Problemen zoals softwarefouten, niet goed werkende hardware of onstabiele internetverbindingen kunnen van invloed zijn op de verwerking van betalingen. Dit kan leiden tot ontevredenheid bij de klant en verlies van verkopen.

• Compliance en regelgeving
  Voldoen aan financiële regelgeving, zoals PCI DSS, is verplicht om boetes en juridische complicaties te voorkomen, maar kan complex en tijdrovend zijn.

• Chargebacks en geschillen
  Het afhandelen van chargebacks, waarbij een klant een betaling betwist, kan met name belastend zijn voor kleine ondernemingen. Dit proces vereist veel papierwerk en communicatie met banken en klanten en kan leiden tot verlies van inkomsten.

• Integratie met andere systemen
  Het integreren van systemen voor verwerking van betalingen met andere software voor ondernemingsbeheer (zoals boekhouding of voorraadsystemen) kunnen een uitdaging vormen voor kleine ondernemingen. Ontoereikende integratie kan leiden tot inefficiënte of foutgevoelige administratie.

• Voorkeuren van de klant
  Om in te spelen op veranderende betaalvoorkeuren van klanten, zoals bij mobiele betalingen of digitale wallets, zijn voortdurende updates en mogelijke verdere investeringen in nieuwe technologieën vereist. Op de hoogte blijven van deze trends is essentieel voor het behoud van klanttevredenheid.

• Beperkte onderhandelingspositie
  In tegenstelling tot grotere ondernemingen hebben kleine ondernemingen vanwege hun lagere transactievolumes doorgaans minder invloed om lagere transactiekosten te bedingen met betalingsverwerkers.

• Training en ondersteuning
  Het personeel moet bedreven zijn in het gebruik van systemen voor de verwerking van betalingen en toegang hebben tot betrouwbare technische ondersteuning. Dit kan moeilijk zijn als de middelen voor training beperkt zijn of als de betaaldienstverlener minimale ondersteuning biedt.

• Internationale transacties
  Voor ondernemingen met internationale klanten kan er sprake zijn van extra obstakels. Het gaat onder meer om het beheer van valutawissels, hogere transactiekosten en regelgeving voor internationale betalingen.

Belangrijke onderdelen van creditcardverwerking voor kleine ondernemingen

Er zijn verschillende componenten die deel uitmaken van creditcardverwerking voor kleine ondernemingen. Deze omvatten:

• Verkopersaccount: Dit is een gespecialiseerd type bankrekening waarmee een onderneming creditcardbetalingen kan accepteren. Verkopersaccounts fungeren als tussenpersoon en houden geld van creditcardverkopen aan alvorens het over te schrijven naar de bankrekening van de onderneming.

• Betaalgateway: Dit is een dienst die creditcardtransacties autoriseert en verwerkt. Het fungeert als een brug tussen de website of het POS-systeem van de onderneming en de betalingsverwerker.

• Betalingsverwerker: Deze entiteit beheert het transactieproces, verzendt gegevens en voert beveiligingscontroles uit. Het verstuurt transactiegegevens naar het creditcardnetwerk en coördineert de goedkeuring of afwijzing van de transactie.

• Creditcardterminal of POS-systeem: Dit is een fysiek apparaat of een op software gebaseerd systeem dat ondernemingen gebruiken om creditcardbetalingen te verwerken. Terminals kunnen traditionele toonbankapparaten of mobiele kaartlezers zijn. Ze kunnen ook worden geïntegreerd in een breder POS-systeem.

• Beveiliging en compliance: Compliance met PCI DSS is verplicht. Compliance omvat het onderhouden van een veilig netwerk, het beschermen van kaarthoudergegevens, het beheren van kwetsbaarheden en het implementeren van krachtige toegangscontrolemaatregelen.

• Kosten- en tariefmodellen: Kleine ondernemingen moeten inzicht hebben de kostenstructuur voor verwerking, die transactiekosten, maandelijkse kosten, installatiekosten en andere kosten kan omvatten. Tariefmodellen variëren, waaronder vaste tarieven, Interchange Plus en gestaffelde tarieven.

Klantenondersteuning en -service: betrouwbare klantenondersteuning is essentieel voor het afhandelen van technische problemen, chargebacks en andere transactiegerelateerde vragen.

• Integratie met zakelijke software: integratie met boekhoudsoftware, voorraadbeheersystemen en CRM-tools (Customer Relationship Management) kan de activiteiten stroomlijnen en de efficiëntie verbeteren.

• Mobiele betaalmogelijkheden: met de opkomst van mobiele handel wordt de mogelijkheid om betalingen op mobiele apparaten te verwerken steeds belangrijker voor kleine ondernemingen.

• Rapportage en analyse: met toegang tot transactiegegevens, rapportagetools en analyses kunnen ondernemingen verkopen bijhoiden, inzicht krijgen in klantgedrag en weloverwogen beslissingen nemen.

Een dienstverlener voor creditcardverwerkingen voor je kleine onderneming kiezen

Voor kleine ondernemingen moet het kiezen van een dienstverlener voor creditcardverwerkingen beginnen met een evaluatie van de behoeften van je onderneming. Het doel is om een dienstverlener te vinden die goed past bij je huidige activiteiten en toekomstige uitbreidingsplannen. Hier zijn enkele belangrijke elementen om te overwegen:

De behoeften van je onderneming in kaart brengen

• Inzicht in transactievolumes en -patronen
  Beoordeel het aantal transacties dat je onderneming verwerkt, evenals de variabiliteit ervan. Als je verkoopvolumes fluctueren of als je te maken hebt met seizoensvariaties, heb je een dienstverlener nodig die efficiënt op deze veranderingen kan inspelen. Het is ook belangrijk om rekening te houden met de gemiddelde omvang van je transacties. Dienstverleners kunnen betere voorwaarden bieden, afhankelijk van of je onderneming voornamelijk veel kleine transacties afhandelt of minder grote.

• Identificeer de vereiste typen betalingen
  Herken welke betaalmethoden je klanten het vaakst gebruiken. Hieronder kunnen credit- en debitcards, online transacties, mobiele betalingen en zelfs internationale transacties vallen. De dienstverlener die je kiest, moet al deze methoden ondersteunen.

• Bepaal het businessmodel en de behoeften van de branche
  Het kan zijn dat je specifieke businessmodel en branche gespecialiseerde vereisten stellen voor de verwerking van betalingen. Een e-commerceonderneming heeft bijvoorbeeld een verwerker nodig die uitblinkt in online transacties en integreert met de website van de onderneming. Omgekeerd vereist een fysieke winkel effectieve POS-systemen. Bovendien kunnen bepaalde branches bepaalde wettelijke compliancenormen hebben waaraan de betalingsverwerker zich moet houden.

• Plan voor toekomstige groei
  Houd rekening met het traject van je onderneming en de potentiële groeigebieden. Als je van plan bent je productassortiment uit te breiden, het transactievolume te verhogen of internationale markten te verkennen, moet je betalingsverwerker deze ontwikkelingen kunnenn ondersteunen. Dit omvat de mogelijkheid om de verwerkingscapaciteit op te schalen, nieuwe betaalmethoden te introduceren en transacties in verschillende valuta's te verwerken.

Inzicht in de verschillende typen creditcardverwerkers

Voor eigenaren van kleine ondernemingen is het essentieel om de verschillende typen creditcardverwerkers te begrijpen om de juiste te selecteren die aan hun behoeften voldoet. Dit zijn de verschillende soorten typen creditcardverwerkers en hun belangrijkste kenmerken:

• Dienstverleners van traditionele verkopersrekeningen

  • Banken of financiële instellingen: Banken en financiële instellingen bieden verkopersrekeningen aan. Deze rekeningen zijn het geschiktst voor ondernemingen met een groter volume creditcardtransacties. Ze bieden vaak uitgebreide klantenservice en beveiligingsfuncties, maar ze kunnen gepaard gaan met hogere kosten en strikte contractvoorwaarden.
    
  • Onafhankelijke verkooporganisaties (ISO's): Dit zijn externe agenten die verkopersrekeningen verstrekken. ISO's zijn geschikt voor ondernemingen die persoonlijke dienstverlening willen. Hun contractvoorwaarden en tarieven zijn flexibel, maar ze kunnen verschillende niveaus van klantenondersteuning bieden.
    

• Betaaldienstverleners

  • Externe verwerkers: Deze processors zijn ideaal voor kleine of online ondernemingen vanwege hun eenvoudige installatie, eenvoudige tariefstructuur en gebrek aan maandelijkse kosten. Ze kunnen echter gepaard gaan met hogere kosten per transactie en minder onderhandelingsruimte bieden.
    
  • Geaggregeerde verwerkers: Deze verwerkers combineren alle transacties van hun klanten in één grote rekening. Ze zijn gebruiksvriendelijk, bieden een snelle installatie zonder kosten vooraf en zijn het geschiktst voor ondernemingen met kleinere volumes. Het nadeel is de mogelijkheid dat rekeningen worden geblokkeerd en beëindigd als gevolg van de samengevoegde risicobeoordeling.
    

• Mobiele en POS-verwerkers

  • Mobiele verwerkers: Deze zijn ontworpen voor ondernemingen die onderweg werken, zoals foodtrucks of marktkramen. Dienstverleners bieden draagbare hardware aan om overal betalingen te accepteren.
    
  • Geïntegreerde POS-systemen: Deze systemen zijn ideaal voor winkels en restaurants en combineren de verwerking van betalingen met software voor het beheren van verkoop-, voorraad- en klantgegevens. Ze bieden een allesomvattende oplossing, maar ze kunnen duurder zijn.
    

• Verwerkers van online betalingen

  • E-commerceverwerkers: Deze verwerkers zijn speciaal ontworpen voor online verkoop en kun je integreren met website om transacties af te handelen. Ze bieden veilige betaaloplossingen en zijn essentieel voor ondernemingen die veel van hun verkopen online doen.
    
  • Directe betalingsverwerkers: Directe betalingsverwerkers kunnen een goede keuze zijn voor grotere ondernemingen met grote volumes online transacties. Ze geven meer controle over het betaalproces, maar vereisen een hoger niveau van technische kennis.
    

Evaluatie van vergoedingen en kosten

Het evalueren van vergoedingen en kosten is een belangrijke stap bij het kiezen van een dienstverlener voor het verwerken van creditcardbetalingen voor een klein onderneming. Dit proces omvat het beoordelen en vergelijken van verschillende kostenstructuren en bijbehorende kosten om de dienstverlener te vinden die het beste past bij de financiële mogelijkheden en doelstellingen van je onderneming. Dit zijn de belangrijkste factoren waarmee je rekening moet houden:

• Inzicht in de verschillende typen kosten

  • Transactiekosten: Deze worden per transactie in rekening gebracht en bestaan meestal uit een percentage plus een vast bedrag (bijvoorbeeld 2,9% plus 30 cent per transactie). De tarieven kunnen variëren afhankelijk van het type betaalkaart dat wordt gebruikt (debitcard versus creditcard), het merk betaalkaart (Visa, Mastercard, enz.) en of de transactie middels swipen, invoegen of intoetsen is.
    
  • Maandelijkse kosten: Sommige verwerkers brengen maandelijkse kosten in rekening, waaronder maandelijkse kosten voor bankafschriften, kosten voor betaalgateways en maandelijkse minimumkosten. Dit zijn vaste kosten, ongeacht het transactievolume.
    
  • Installatie- en apparatuurkosten: aanvullende overwegingen zijn onder meer de initiële installatiekosten voor het maken van een account en kosten voor de koop of lease van apparatuur voor creditcardverwerking (zoals-POS systemen).
    
  • Kosten voor PCI-compliance: sommige verwerkers brengen een maandelijks of jaarlijks bedrag in rekening voor het naleven van PCI DSS.
    
  • Chargebackkosten: deze kosten worden gemaakt wanneer klanten een transactie betwisten, wat leidt tot een chargeback.
    
  • Kosten voor vroegtijdige beëindiging: als je een contract hebt getekend, kunnen er kosten in rekening worden gebracht voor vroegtijdige beëindiging.
    

• Evalueer de kosten

  • Vergelijk tariefmodellen: De belangrijkste tariefmodellen zijn vaste tarieven, gestaffelde tarieven en Interchange Plus-tarieven. Vaste tarieven zijn eenvoudig, maar kunnen duurder zijn voor ondernemingen met een hoog volume. Bij gestaffelde tarieven worden transacties ingedeeld in verschillende tariefniveaus, die mogelijk minder transparant zijn. Interchange Plus-tarieven zijn vaak het kosteneffectiefst en transparantst, maar kunnen per transactie aanzienlijk verschillen.
    
  • Beoordeel de gemiddelde omvang en het volume van transacties: De gemiddelde omvang en het volume van transactiesvan je onderneming kunnen van invloed zijn op de meest economische kostenstructuur. Een onderneming met een hoog volume kan bijvoorbeeld profiteren van lagere transactiekosten, zelfs als de maandelijkse kosten hoger zijn.
    
  • Houd rekening met het type onderneming en klantgedrag: de typen betaalkaarten die je klanten gebruiken (debitcard versus creditcard) en hoe ze deze gebruiken (fysiek versus online) kunnen van invloed zijn op de kosten die je betaalt.
    
  • Zoek naar verborgen kosten: Wees op je hoede voor verborgen kosten of boetes in het contract. Zorg ervoor dat je de voorwaarden begrijpt voordat je het ondertekent.
    
  • Onderhandelen over de voorwaarden: afhankelijk van het transactievolume van je onderneming en de relatie met de verwerker, kun je mogelijk betere tarieven bedingen of de verwerker vragen af te zien van bepaalde kosten.
    

• Voer een kosten-batenanalyse uit

  • Totale eigendomskosten: bereken de totale kosten in de loop van de tijd, rekening houdend met alle kosten en je verwachte transactievolume.
    
  • Diensten met toegevoegde waarde: denk na over de waarde van aanvullende diensten die de verwerker aanbiedt, zoals fraudebescherming, analyse van klantgegevens of integraties met andere zakelijke tools.
    
  • Klantenondersteuning en betrouwbaarheid: Afhankelijk van de behoeften van je onderneming kan het de moeite waard zijn om iets meer te betalen voor betrouwbare klantenservice en uptime.
    

Contractvoorwaarden en flexibiliteit

Voor kleine ondernemingen is het overwegen van contractvoorwaarden en flexibiliteit een belangrijk onderdeel bij het kiezen van een dienstverlener voor het verwerken van creditcardbetalingen. Deze stap omvat het onderzoeken van de details en kleine lettertjes van het contract dat de dienstverlener aanbiedt. Dit is waar je je op moet concentreren:

• Belangrijke elementen van de contractvoorwaarden

  • Contractduur. Bepaal de duur van het contract. Typische lengtes variëren van maandcontracten tot meerjarige contracten. Langere contracten bieden mogelijk lagere tarieven, maar minder flexibiliteit.
    
  • Kosten voor vroegtijdige beëindiging: Controleer of er boetes gelden voor het voortijdig beëindigen van het contract. Deze kosten kunnen hoog zijn en kunnen opwegen tegen de voordelen van het overstappen naar een geschiktere dienstverlener.
    
  • Verlengingsvoorwaarden: Zorg dat je het verlengingsproces begrijpt. Sommige contracten worden automatisch met een andere termijn verlengd, tenzij je binnen een bepaalde periode opzegt.
    
  • Tariefwijzigingen: Zoek naar clausules die de dienstverlener toestaat om tarieven of kosten tijdens de contractperiode te wijzigen. Dergelijke wijzigingen moeten duidelijk worden omschreven en acceptabel voor jou zijn.
    

• Flexibiliteit

  • Schaalbaarheid: Overweeg of de diensten van de dienstverlener kunnen meegroeien met je onderneming. Kunnen ze grotere transactievolumes verwerken of indien nodig geavanceerdere verwerkingsoplossingen bieden?
    
  • Hardware- en softwarecompatibiliteit: Controleer of de verwerkingsapparatuur en -software van de dienstverlener compatibel zijn met je huidige systemen en kunnen worden aangepast aan mogelijke toekomstige upgrades of wijzigingen in de infrastructuur van je onderneming.
    
  • Maatwerk: Onderzoek of de diensten en tariefplannen kunnen worden aangepast aan je specifieke zakelijke behoeften. Dit is vooral belangrijk voor ondernemingen met unieke of fluctuerende verkooppatronen.
    
  • Extra's diensten en integratie: Bekijk de beschikbaarheid en voorwaarden voor extra diensten zoals fraudebescherming, gegevensanalyse of e-commerce-integratie. Overweeg hoe deze van invloed kunnen zijn op je contract en flexibiliteit.
    

• Onderhandelen en vergelijken

  • Onderhandelen over de voorwaarden: afhankelijk van de grootte en onderhandelingspositie van je onderneming kun je mogelijk gunstigere voorwaarden bedingen, zoals lagere kosten of een kortere contractduur.
    
  • Vergelijk meerdere dienstverleners: Aarzel niet om voorwaarden te vergelijken. Dit kan je een beter inzicht geven in wat standaard is in de branche en wat onderhandelbaar is.
    

Beveiliging en compliance beoordelen

Bij het kiezen van een dienstverlener voor creditcardverwerkingen moeten ondernemingen beoordelen of de dienstverlener de PCI DSS-normen naleeft, of er geavanceerde beveiligingsfuncties zijn geïmplementeerd en of de dienstverlener in staat is om in bredere mate aan de regelgeving te voldoen. Hier is een overzicht:

• PCI DSS-compliance

  • PCI DSS-normen: De PCI DSS is een reeks vereisten die zijn ontworpen om ervoor te zorgen dat alle ondernemingen die creditcardgegevens verwerken, opslaan of verzenden, een veilige omgeving behouden. Compliance is verplicht. Ondernemingen moeten een verwerker kiezen die zich strikt aan deze normen houdt om hoge boetes en juridische gevolgen in verband met niet-compliance te voorkomen.
    
  • Niveaus van compliance: Complianceniveaus variëren en zijn gebaseerd op het aantal transacties dat een onderneming jaarlijks verwerkt. De verwerker moet je door het voor jouw niveau relevante complianceproces leiden, inclusief vragenlijsten voor zelfbeoordeling en indien nodig regelmatige beveiligingsscans.
    
  • Gedeelde verantwoordelijkheid: Hoewel verwerkers de meeste compliancetaken op zich nemen, hebben ondernemingen ook verantwoordelijkheden. Deze omvatten het onderhouden van veilige systemen, het gebruik van alleen conforme apparatuur en software en het regelmatig trainen van personeel in beveiligingsprotocollen.
    

• Geavanceerde beveiligingsfuncties

  • Versleuteling en tokenisatie: Geavanceerde verwerkers bieden versleuteling, dat gegevens beschermt vanaf het moment dat ze worden vastgelegd in het POS-systeem, en tokenisatie, waarbij gevoelige gegevens worden vervangen door unieke identificatiesymbolen. Deze functies verminderen het risico op gegevenslekken.
    
  • Tools voor detectie en voorkoming van fraude: zoek naar verwerkers met geavanceerde tools voor fraudedetectie, waaronder realtime transactiemonitoring en aanpasbare fraudefilters, om risico's en klantgemak in balans te brengen.
    
  • Voorkomen van chargebacks: Verwerkers die proactieve tools en diensten ter voorkoming van chargebacks aanbieden, kunnen een onderneming aanzienlijke verliezen besparen. Dit omvat het verstrekken van gedetailleerde transactiegegevens om onwettige chargebacks te bestrijden.
    
  • Regelmatige updates en patches: zoek naar een verwerker die zijn systemen regelmatig bijwerkt met de nieuwste beveiligingspatches en software-updates om zich te beschermen tegen nieuwe bedreigingen.
    

• Compliance dat verder gaat dan creditcards

  • Overige regelgeving: Naast PCI DSS moeten ondernemingen op de hoogte zijn van andere relevante regelgeving, zoals de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van de EU of specifieke staatswetgeving in de Verenigde Staten, zoals de California Consumer Privacy Act (CCPA). Je verwerker moet deze regelgeving begrijpen en je ondersteunen bij de compliance ervan.
    
  • Gegevensprivacybeleid: Evalueer het beleid van de verwerker met betrekking tot gegevensprivacy en hoe deze omgaat met klantgegevens. Dit is belangrijk omdat gegevenslekken tot juridische en reputatieschade voor ondernemingen kunnen leiden.
    

• Due diligence van leveranciers

  • Repuratie van de verwerker: Onderzoek de geschiedenis van de verwerker op het gebied van beveiliging en compliance. Hebben ze te maken gehad met lekken? Hoe gingen ze ermee om? Welke maatregelen hebben ze sindsdien genomen?
    
  • Externe certificeringen en audits: Zoek naar verwerkers die regelmatig externe audits ondergaan en certificeringen hebben zoals ISO/IEC 27001 voor informatiebeveiligingsbeheer.
    

Technische integratie en bruikbaarheid bepalen

Ondernemingen moeten de technische integratie en bruikbaarheid van dienstverlener voor creditcards grondig beoordelen. Controleer bijvoorbeeld op compatibiliteit met bestaande systemen, een gebruiksvriendelijke ervaring, geavanceerde functies en analyses, en een systeem dat kan meegroeien en zich kan aanpassen aan de onderneming. Hier moet je rekening mee houden:

• Compatibiliteit met bestaande systemen

  • POS-integratie: de verwerker moet te integreren zijn met je bestaande POS-systeem, zodat transacties soepel worden verwerkt en gegevens nauwkeurig en in realtime worden gesynchroniseerd.
    
  • Compatibiliteit met e-commerceplatformen: Voor ondernemingen met online verkoop moet de verwerker compatibel zijn met hun e-commerceplatform, of het nu gaat om een populair platform zoals Shopify of WooCommerce, of een maatwerk oplossing. Deze compatibiliteit zorgt voor een soepele afrekenervaring voor klanten.
    
  • Synchronisatie van boekhoudsoftware: Efficiënte verwerkers bieden integratiemogelijkheden met boekhoudsoftware zoals QuickBooks of Xero. Deze functie automatiseert de financiële administratie, vermindert handmatige gegevensinvoer en verlaagt het risico op fouten.
    

• Gebruikerservaring en interface

  • Gebruiksgemak: het platform van de verwerker moet gebruiksvriendelijk zijn, met een intuïtieve interface die minimale training voor het personeel vereist.
    
  • Mobiele verwerking en verwerking op afstand: dienstverleners moeten mobiele verwerkingsapps en draagbare kaartlezers aanbieden, zodat klanten aankopen kunnen doen met betaalkaarten op alle apparaten, zoals smartphones en tablets.
    
  • Klantervaring: het verwerkingssysteem moet het afrekenen voor klanten gemakkelijk en snel maken, met functies zoals contactloos betalen en kopen met één klik voor online winkels.
    

• Geavanceerde functionaliteit en kenmerken

  • Rapportage en analyse: Geavanceerde verwerkers bieden uitgebreide rapportagetools die inzicht bieden in verkooptrends, klantgedrag en voorraadbeheer. Deze analyses kunnen belangrijk zijn voor strategische besluitvorming.
    
  • Aanpassingsmogelijkheden: De mogelijkheid om aspecten van de dienst aan te passen, zoals functies, rapporten of het afrekenproces, kan de bruikbaarheid aanzienlijk vergroten.
    
  • API-toegang en ondersteuning voor ontwikkelaars: Toegang tot API's (Application Programming Interfaces) voor aangepaste integraties en ondersteuning voor ontwikkelaars van de dienstverlener kan met name belangrijk zijn voor ondernemingen met unieke technische vereisten of ondernemingen die maatwerk oplossingen willen bouwen.
    

• Schaalbaarheid en toekomstbestendigheid

  • Aanpassingsvermogen aan groei van de onderneming: Het systeem moet kunnen opschalen naarmate de onderneming groeit. Het moet grotere transactievolumes en extra functionaliteit aankunnen zonder grote herzieningen.
    
  • Ondersteuning voor opkomende betaalmethoden: De dienstverlener moet nieuwere betaalmethoden ondersteunen, zoals digitale wallets, cryptovaluta of andere opkomende trends die relevant zijn voor je branche.
    
  • Regelmatige updates en upgrades: de verwerker moet zich ertoe verbinden regelmatig updates en upgrades uit te voeren, zodat het systeem up-to-date blijft met technologische ontwikkelingen en beveiligingsvereisten.
    

Beoordelingen en referenties

Door beoordelingen te lezen en om referenties te vragen voordat je een dienstverlener voor creditcardverwerkingen selecteert, kun je de claims van dienstverleners valideren en zie je wat je kunt verwachten.

• Belang van beoordelingen en referenties

  • Inzichten in de gebruikerservaring: beoordelingen kunnen uit de eerste hand een beeld geven van de gebruikerservaring, waaronder gebruiksgemak, probleemoplossing en algehele tevredenheid.
    
  • Betrouwbaarheid en feedback over prestaties: getuigenissen van klanten kunnen de betrouwbaarheid en prestaties van de dienstverlener benadrukken, met name tijdens piekmomenten of bij het afhandelen van transactiegeschillen.
    
  • Ervaring met de klantenservice: referenties zijn vooral handig om inzicht te krijgen in de kwaliteit van de klantenservice, zoals reactietijden, expertise en ondersteuning tijdens urgente situaties.
    

• Strategieën voor het verzamelen van beoordelingen en referenties

  • Gebruik online platformen: Bekijk beoordelingen op onafhankelijke websites, forums en brancheblogs. Platformen zoals Trustpilot, Yelp en Google Business kunnen openhartige feedback geven.
    
  • Controleer branchespecifieke bronnen: Sommige branches hebben unieke verwerkingsbehoeften. Het controleren van beoordelingen van ondernemingen in je branche kan relevantere inzichten opleveren.
    
  • Social media en professionele netwerken: social media platformen en professionele netwerken zoals LinkedIn kunnen nuttige bronnen zijn voor ongefilterde meningen en ervaringen.
    
  • Directe referenties: Vraag de verwerker om referenties, bij voorkeur van ondernemingen die qua grootte en branche vergelijkbaar zijn met dat van jou. Gesprekken met deze referenties kunnen diepgaande inzichten opleveren.
    

• Analyse van beoordelingen en referenties

  • Zoek naar patronen: Identificeer gemeenschappelijke thema's in beoordelingen. Herhaalde vermeldingen van problemen zoals verborgen kosten of slechte klantenondersteuning kunnen waarschuwingssignalen zijn, terwijl consistente lof voor bepaalde functies een sterke positieve indicator kan zijn.
    
  • Houd rekening met de bron: Weeg de geloofwaardigheid van de bron. Beoordelingen van geverifieerde klanten of bekende professionals uit de branche zouden meer gewicht in de schaal moeten leggen dan anonieme beoordelingen.
    
  • Recentheid en relevantie: concentreer je op recente Beoordeling, omdat deze het relevantst kunnen zijn.
    
  • Contextualiseer negatieve feedback: Als je negatieve beoordeling tegenkomt, bekijk ze dan in hun context. Beelden ze geïsoleerde incidenten uit of duiden ze op een patroon? Kijk hoe de onderneming reageert op deze beoordelingen.
    

• Betrokkenheid bij huidige klanten

  • Stel specifieke vragen: Wanneer je met referenties praat, stel dan specifieke vragen over hun ervaringen, met name over gebieden die van belang zijn voor je onderneming.
    
  • Begrijp de contractuele relatie: informeer naar de contractvoorwaarden, eventuele verborgen kosten en hoe flexibel de dienstverlener is met contractaanpassingen.
    
  • Bepaal de dienstverlening en ondersteuning: zoek uit hoe de dienstverlener omgaat met ondersteuningsproblemen, zowel technisch als klantenservicegerelateerd.
    

Tests en proefperioden

Door een dienstverlener voor creditcardverwerkingen te testen en uit te proberen, krijg je praktische ervaring en inzicht in hoe goed het systeem voldoet aan je zakelijke behoeften. Hier lees je hoe je dit doet:

• Belang van testen en proefperiodes

  • Systeemcompatibiliteit: met proefperiodes kun je controleren of het verwerkingssysteem kan worden geïntegreerd met je bestaande POS, boekhoudsoftware en andere zakelijke systemen.
    
  • Beoordeling van de gebruikerservaring: Beoordeel hoe intuïtief en gebruiksvriendelijk het systeem is voor jou en je personeel. Gebruiksgemak kan van invloed zijn op de efficiëntie en klanttevredenheid.
    
  • Evaluatie van functies. met testen kun je functies zelf evalueren, zoals de verwerkingssnelheid van transacties, rapportagetools en beveiligingsmaatregelen.
    
  • Betrouwbaarheid en prestaties: met proefperiodes kun je de betrouwbaarheid en prestaties van het systeem beoordelen aan de hand van verschillende scenario's, zoals grote transactievolumes, terugbetalingen en chargebacks.
    

• Strategieën voor effectief testen

  • Stel duidelijke doelstellingen: schets voordat je aan een proefperiode begint specifieke doelstellingen en functies die je wilt testen, zodat de proefperiode gericht en effectief is.
    
  • Betrek je team erbij: personeel dat het systeem gaat gebruiken moet deelnemen aan het testproces, zodat ze feedback kunnen geven over de bruikbaarheid en functionaliteit.
    
  • Stimuleer echte transacties: voer een reeks gesimuleerde transacties uit, zoals verkopen, terugbetalingen en nietige transacties, om te testen hoe het systeem omgaat met verschillende scenario's.
    
  • Test de klantervaring: voor ondernemingen met een online component is het belangrijk om het afrekenproces te beoordelen vanuit het perspectief van de klant om er zeker van te zijn dat het soepel en intuïtief is.
    
  • Evalueer de ondersteuning en training: Evalueer tijdens de proefperiode de kwaliteit van de klantenondersteuning. Controleer de beschikbaarheid van trainingsbronnen en -materialen om je team te helpen het systeem te leren kennen.
    

• Onderhandelen over de proefperiodevoorwaarden

  • Vraag een proefperiode aan: Veel dienstverleners bieden een proefperiode aan. Onderhandel over een proefperiode die je voldoende tijd geeft om het systeem grondig te evalueren.
    
  • Verduidelijk de algemene voorwaarden: zorg dat je de voorwaarden van de proefperiode begrijpt, zoals eventuele kosten, wat er aan het einde van de proefperiode gebeurt en je opties om de dienst stop te zetten.
    
  • Gegevensverwerking na het proces: zorg dat je verduidelijkt wat er met je gegevens gebeurt als je besluit om na de proefperiode niet verder te gaan met de dienstverlener.
    

• Evaluatie na de proefperiode

  • Verzamel feedback: Verzamel gedetailleerde feedback van de teamleden die bij de proefperiode betrokken zijn. Hun feedback moet betrekking hebben op alle aspecten van het systeem, van gebruiksgemak tot eventuele uitdagingen waarmee ze worden geconfronteerd.
    
  • Analyseer prestatiegegevens: bekijk alle gegevens en rapporten die tijdens de proefperiode zijn gegenereerd om de prestaties van het systeem en de inzichten die het biedt te beoordelen.
    
  • Vergelijk met andere dienstverleners: als je proefperiodes bij meerdere dienstverleners neemt, vergelijk dan je ervaringen om te bepalen welk systeem het beste aansluit bij je behoeften.
    
  • Bespreek je bevindingen met de dienstverlener: Deel je bevindingen met de dienstverlener. Een goede dienstverlener staat open voor feedback en kan oplossingen bieden voor problemen die je tegenkomt.
    

De beslissing nemen

Het nemen van de uiteindelijke beslissing over welke dienstverlener voor creditcardverwerkingen te gebruiken en het sluiten van de overeenkomst vereist een zorgvuldige afweging. Door deze laatste stap gedetailleerd en doordacht te benaderen, kun je een dienstverlener vinden die voorziet in de huidige en toekomstige behoeften van je onderneming op het gebied van betalingsverwerking.

• Je beslissing afronden

  • Evalueer alle verzamelde gegevens: Bekijk alle informatie die je hebt verzameld tijdens de onderzoeks-, beoordelings- en testfasen. Dit omvat het vergelijken van kosten, het beoordelen van contractvoorwaarden, het evalueren van systeemcompatibiliteit en het reflecteren op feedback van proefperiodes.
    
  • Geef prioriteit aan je zakelijke behoeften: controleer of de dienstverlener van je voorkeur past bij je belangrijkste prioriteiten, of dat nu kosteneffectiviteit, klantenondersteuning, beveiligingsmaatregelen of specifieke technische functies zijn.
    
  • Houd rekening met de gevolgen op lange termijn: Denk verder dan je directe behoeften. Beoordeel hoe goed de dienstverlener toekomstige groei kan opvangen en zich kan aanpassen aan veranderende betaaltechnologieën en businessmodellen.
    
  • Overleg met belanghebbenden: Vraag feedback aan de belangrijkste belanghebbenden in je onderneming. Betrek financiële functionarissen, IT-personeel en eerstelijnsmedewerkers die met het systeem moeten werken om te bevestigen dat de beslissing aan ieders behoeften voldoet.
    

• De overeenkomst afronden

  • Bekijk het contract grondig: Lees de voorwaarden zorgvuldig door voordat je het contract ondertekent. Let goed op kosten, dienstvoorwaarden, contractduur, beëindigingsclausules en eventuele verborgen kosten.
    
  • Onderhandel indien nodig over de voorwaarden: Als er voorwaarden in het contract staan die niet aan je behoeften voldoen, onderhandel er dan over. Deze voorwaarden kunnen betrekking hebben kosten, contractduur of servicelicentieovereenkomsten.
    
  • Win juridisch advies in: Overweeg om een juridisch expert te raadplegen, vooral als het complexe clausules of onduidelijke voorwaarden bevat. Deze stap kan toekomstige juridische complicaties voorkomen.
    
  • Verduidelijk onboardingprocessen: zorg ervoor dat je het onboardingproces van het instellen van het systeem, waaronder tijdlijnen, training voor je team en eventuele ondersteuning die beschikbaar is tijdens de overgang begrijpp.
    
  • Stel een communicatieplan op: bepaal hoe je na de implementatie met de dienstverlener communiceert, zoals wie je hoofdcontactpersonen zijn en hoe zij problemen of dienstverzoeken zullen afhandelen.
    

• Na afronding van de overeenkomst

  • Kondig de wijziging aan: Als het nieuwe systeem gevolgen heeft voor de manier waarop je klanten betalingen doen, informeer ze dan over de wijziging. Je kunt dit doen door middel van e-mailupdates, fysieke borden bij je onderneming of updates op je website.
    
  • Monitor en evalueer de prestaties: houd na de implementatie de prestaties van het systeem en de kwaliteit van de klantenondersteuning nauwlettend in de gaten om er zeker van te zijn dat de dienstverlener zich aan de overeengekomen voorwaarden houdt.
    
  • Blijf geïnformeerd en flexibel: Blijf op de hoogte van veranderingen in betaaltechnologieën en branchenormen. Wees bereid om je behoeften en de prestaties van de dienstverlener regelmatig opnieuw te beoordelen.
    

Hoe Stripe kan helpen

Stripe biedt een breed scala aan voordelen waarmee kleine ondernemingen hun behoeften op het gebied van betalingsverwerking effectief en veilig kunnen afhandelen. Hier lees je hoe Stripe kan helpen:

Uitgebreide oplossingen voor betalingsverwerking

• Brede ondersteuning voor betaalmethoden: Met Stripe kunnen kleine ondernemingen verschillende betaalmethoden accepteren, waaronder de belangrijkste creditcards, digitale wallets zoals Apple Pay en Google Pay en internationale betaalmethoden. Dankzij deze veelzijdigheid kunnen ondernemingen een breder klantenbestand bedienen, waaronder internationale klanten.

• Realtime verwerking: Stripe verwerkt transacties onmiddellijk en verstrekt onmiddellijk bevestiging. Dit is belangrijk om de cashflow van een onderneming op peil te houden en ervoor te zorgen dat klanten een soepele ervaring hebben.

• Gebruiksvriendelijk transactiebeheer: Eigenaren van een onderneming kunnen transacties beheren, terugbetalingen doen en klantgegevens verwerken zonder geavanceerde technische kennis nodig te hebben.

Mogelijkheden voor naadloze integratie

• Brede partnercompatibiliteit: Ondernemingen kunnen Stripe integreren met veel e-commerceplatformen zoals Shopify, WooCommerce, Adobe Commerce (voorheen Magento) en verschillende POS-systemen. Dit maakt het voor ondernemingen eenvoudiger om te beginnen met online verkopen of verkopen in fysieke winkels.

• Snelle integratie: Voor ondernemingen met specifieke behoeften maakt Stripe integratie op maat mogelijk. Dit is vooral handig voor ondernemingen die een bijzondere klantervaring willen bieden met minimale engineering. Stripe's Optimized Checkout Suite biedt een verscheidenheid aan kant-en-klare gebruikersinterfaces voor afrekenpagina's en opties voor versneld afrekenen.

• Plug-and-play gemak: Stripe biedt ook snel in te stellen opties voor ondernemingen die meteen willen beginnen met het verwerken van betalingen.

Wereldwijd bereik en valutaondersteuning

• Ondersteuning van meerdere valuta's en internationale betaalmethoden: Stripe verwerkt meer dan 135 valuta's en een allerlei internationale betaalmethoden, zodat ondernemingen gemakkelijker kunnen verkopen en klanten over de hele wereld kunnen converteren.

• Omwisseling van valuta en beheer van grensoverschrijdende kosten: Het platform bevat tools waarmee klanten kunnen betalen in hun lokale valuta en grensoverschrijdende kosten, waardoor internationale transacties eenvoudiger worden.

Geavanceerde beveiliging en compliance

• Compliance met de PCI DSS-normen: Stripe voldoet aan de PCI-normen om de betaalgegevens van klanten veilig te houden.

• Fraudepreventie en risicobeheer: Het platform bevat geavanceerde tools om frauduleuze transacties te identificeren en te voorkomen. Dit is essentieel om de inkomsten te beschermen en het vertrouwen van klanten te behouden.

• Gegevensversleuteling en beveiligingsprotocollen: Alle transactiegegevens zijn versleuteld en beveiligd.

Eenvoudige en transparante tarieven

• Eenvoudige tarieven: De tarieven per transactie voor betalingen van Stripe zijn voorspelbaar en gemakkelijk te begrijpen. Dit kan kleine ondernemingen helpen de kosten gemakkelijk te beheersen.

• Geen installatiekosten of verborgen kosten: Stripe heeft geen verborgen kosten of langlopende contracten. Deze flexibiliteit en transparantie kunnen gunstig zijn voor kleine ondernemingen met wisselende transactievolumes.

• Toonaangevende functies zijn inbegrepen: in het tarief prijs per transactie zijn allerlei toonaangevende functies inbegrepen, zoals fraudepreventie, tools om het afrekenproces te optimaliseren, geavanceerde functies om de omzet te verhogen en meer.

Geautomatiseerde rapportage en analyse

• Diepgaande financiële rapportage: Stripe biedt gedetailleerde rapporten over transacties, waarmee ondernemingen hun verkopen, terugbetalingen en netto-inkomsten kunnen bijhouden. Ondernemingen kunnen ook boekhouding op transactiebasis stroomlijnen met Revenue Recognition.

• Up-to-date analyses: ondernemingen kunnen meer gegevensgestuurde beslissingen nemen met inzicht in kooppatronen, klantgedrag en algehele prestaties.

• Aanpasbare rapporten: Met Stripe Sigma kunnen ondernemingen aangepaste statistieken en rapporten maken om aan hun behoeften te voldoen, wat de strategische planning en het financieel beheer kan verbeteren. Schrijf SQL (structured query language) vanaf nul, begin met een kant-en-klaar sjabloon of pas bestaande rapporten aan met behulp van de AI-assistent van Stripe.

Aanvullende functies en diensten

• Terugkerende facturatie en abonnementen: Stripe ondersteunt abonnementsmodellen en terugkerende facturatie, wat essentieel is voor ondernemingen die abonnementen aanbieden.

• Facturatie en betaallinks: het platform vereenvoudigt het proces van het maken van professionele facturen en eenmalige betaallinks, die handig zijn voor facturatie en transacties op afstand.

• Toegang tot financiële diensten: Stripe biedt aanvullende financiële diensten aan, zoals financiering via Stripe Capital en bankdiensten via Stripe Treasury.

Ondersteuning van developers en community's

• Actieve ontwikkelaarscommunity: Met toegang tot een community van ontwikkelaars kunnen ondernemingen advies inwinnen, ervaringen delen en maatwerk oplossingen vinden.

• Uitgebreide documentatie en ondersteuning: Stripe biedt uitgebreide documentatie en ondersteuningsbronnen zodat ondernemingen problemen kunnen oplossen en hun betaalsystemen kunnen optimaliseren.

• Updates en nieuwe functies: ondernemingen houden toegang tot de nieuwste betaaltechnologie en -beveiliging door middel van regelmatige updates die het platform up-to-date en efficiënt houden.