Bij cashflowbeheer komt het mede op de juiste timing van facturen en de klantervaring van een onderneming aan. Een goed getimede factuur kan het verschil betekenen tussen een gezonde cashflow en onverwachte financiële krapte, of tussen een moeiteloze klantervaring en een die wordt geplaagd door onnodige wrijving.

De timing van facturen hangt samen met verschillende factoren, zoals de aard van je onderneming, de voorwaarden van je contract en je relatie met de klant. Het is een balanceeract tussen het voorzien van een robuuste cashflow en het handhaven van een goede klantrelatie door niet te gretig te zijn in het innen van betalingen. Weten wanneer je een factuur moet versturen, speelt een belangrijke rol bij het vinden van deze balans. Hieronder vind je de belangrijkste overwegingen en strategieën om je facturen effectief te timen, op basis van het type onderneming dat je runt en de manier waarop je met je klanten werkt.

Waarover gaat dit artikel?

• Wat is een factuur?
  
• Waar zijn facturen voor nodig?
  
• Klantfacturen: Wanneer moet je ze versturen?
  
• Best practices (en fouten) bij het versturen van facturen
  
• Hoe Stripe Invoicing kan helpen
  

Wat is een factuur?

Een factuur is een document dat een verkoper aan een koper uitgeeft met een beschrijving van geleverde goederen of diensten, hoeveelheden, overeengekomen prijzen voor deze items en het totale bedrag dat de koper verschuldigd is. Het dient als rekening of betalingsverzoek, waarmee een verkoper de koper verzoekt om zijn verplichting na te komen. De factuur moet ook de datum van uitgifte, een unieke identificatiecode of factuurnummer en de contactgegevens van beide partijen bevatten.

Een factuur dient niet alleen als betalingsverzoek, maar ook als verkoopdocument voor beide partijen en kan worden gebruikt voor financiële administratie, belastingdoeleinden en mogelijk als juridisch document in geval van een geschil.

Waarvoor worden facturen gebruikt?

Facturen vervullen verschillende belangrijke functies bij zakelijke transacties:

• Verzoek om betaling
  Een factuur is in de eerste plaats bedoeld om een koper om betaling te verzoeken voor geleverde goederen of diensten en om het verschuldigde bedrag te specificeren.

• Registratie van verkoop
  Facturen dienen als een verslag van de transactie tussen een verkoper en een koper. Ze documenteren wat er is verkocht, hoeveel er is verkocht en tegen welke prijs. Dit kan met name zinvol zijn bij het traceren van verkopen, het analyseren van bedrijfsresultaten en het nemen van weloverwogen zakelijke beslissingen.

• Rechtsbescherming
  Als er een geschil is over de betaling of de details van een transactie, fungeert een factuur als juridisch document. Het maakt de voorwaarden duidelijk die koper en verkoper zijn overeengekomen en levert bescherming aan beide partijen.

• Financieel beheer en boekhouding
  Facturen zijn belangrijk voor het bijhouden van een nauwkeurige financiële administratie. Ze helpen bij het traceren van inkomsten en vormen een integraal onderdeel bij budgettering, omzetprognoses en financiële verslaglegging.

• Fiscale voorbereiding
  Facturen dienen als bewijs van inkomen, waardoor ze essentieel zijn voor het berekenen van belastingen. Ze kunnen ook een overzicht geven van de belasting die op verkopen is geïnd (zoals omzetbelasting of btw) binnen rechtsgebieden en belastingregels die dit toestaan.

• Audittrail
  Bij financiële controles dienen facturen als bewijs van zakelijke transacties en voorzien ze in naleving van belastingwetten en bedrijfsregels.

Klantfacturen: Wanneer moet je ze versturen?

Weten wanneer je een factuur moet versturen is belangrijk om de cashflow van je onderneming gezond te houden. De timing hangt grotendeels af van de aard van je onderneming, de voorwaarden die je met je klant bent overeengekomen en het type factuur dat je gebruikt. Hier zijn een paar veelvoorkomende scenario's:

1. Dienstverlenende ondernemingen
Voor dienstverlenende ondernemingen, zoals adviesbureaus, marketingbureaus en freelancers, vindt de facturatie vaak plaats nadat de diensten zijn geleverd. Dit wordt 'achteraf factureren' genoemd. Een freelance grafisch ontwerper kan bijvoorbeeld een project voltooien en vervolgens een factuur uitreiken met daarop de gewerkte uren en het overeengekomen tarief.

In sommige gevallen factureren dienstverleners periodiek, bijvoorbeeld maandelijks of driemaandelijks, met name voor doorlopende diensten. Een digitaal marketingbureau kan bijvoorbeeld een maandelijkse factuur naar hun klanten sturen voor doorlopende SEO-diensten.

2. Productgebaseerde ondernemingen
Ondernemingen die fysieke producten verkopen, sturen vaak een factuur op het afrekenpunt. Een winkelier stuurt bijvoorbeeld een factuur onmiddellijk nadat een klant artikelen in zijn winkel heeft gekocht.

Bij e-commerce, stuurt een onderneming een factuur zodra de klant de bestelling heeft bevestigd en de factuur vergezelt vaak de verzonden goederen. Een online kledingwinkel stuurt bijvoorbeeld een factuur zodra de bestelling van een klant is verwerkt, met details over de gekochte artikelen en de totale kosten.

3. Voortgang facturatie
Bij grootschalige projecten, zoals de bouw of de ontwikkeling van software op maat, maken ondernemingen vaak gebruik van progress billing, waarbij facturen worden uitgeschreven in verschillende fasen van het project. Deze fasen kunnen herleiden tot wanneer bepaalde mijlpalen zijn bereikt of wanneer een bepaald percentage van het werk is voltooid. Een bouwonderneming kan bijvoorbeeld factureren na de voltooiing van elke projectfase: fundering, skeletbouw, dakbedekking, enz.

4. Terugkerende facturatie
Voor ondernemingen die diensten op abonnementsbasis, zoals SaaS producten of een tijdschriftabonnement, facturen worden meestal met regelmatige tussenpozen verzonden - maandelijks, elk kwartaal of jaarlijks - volgens de abonnementsovereenkomst.

5. Vooruitbetaling
In sommige gevallen kunnen ondernemingen vooruitbetaling verlangen, vooral wanneer er een aanzienlijke uitgave is voor materialen of wanneer het krediet van de klant onzeker is. In zo'n geval wordt de factuur verzonden voordat de onderneming het product levert of de dienst uitvoert. Een fabrikant van op maat gemaakte meubels kan bijvoorbeeld vragen om een vooruitbetaling van 50% om de materiaalkosten op te kunnen vangen en deze vooraf factureren.

6. Retainer-model
Bij het retainer-model, dat vaak wordt gebruikt door advocaten- of PR-ondernemingen, betalen klanten regelmatig (meestal maandelijks) een vast bedrag. Het kantoor levert een factuur met details over hoe het voorschot is gebruikt - bijvoorbeeld hoeveel tijd er is gewerkt en aan welke projecten - en eventuele extra kosten bovenop het voorschot.

Kortom, de timing voor het verzenden van klantfacturen hangt sterk af van je specifieke ondernemingsmodel, de aard van de goederen of diensten die je levert en de overeenkomst met je klanten. Ongeacht wanneer je je facturen verstuurt, vergeet niet om duidelijk te zijn over je betalingsvoorwaarden, snel te factureren en consequent te zijn in je follow-up om tijdige betalingen te voorzien.

Beproefde werkwijzen en mogelijke fouten bij verzending van facturen

Een goed beheerd facturatieproces is essentieel voor de financiële gezondheid van elke onderneming. Om dit proces te optimaliseren, kijken we naar enkele beproefde werkwijzen en veelgemaakte fouten rond factureringsprocedures:

Beproefde werkwijzen voor facturatie

• Geef duidelijke en gedetailleerde informatie
  Voorzie je facturen altijd van alle nodige informatie, zoals contactgegevens van beide partijen, een uniek factuurnummer, de datum, een gedetailleerde lijst van geleverde producten of diensten, het totaal verschuldigde bedrag en de betalingsvoorwaarden. Hoe specifieker en duidelijker de informatie, des te minder ruimte er is voor verwarring of geschillen.

• Gebruik professionele factuursjablonen
  Het gebruik van een professioneel factuursjabloon met alle benodigde informatie kan het imago van je onderneming versterken en bijdragen aan de consistentie.

• Stel duidelijke betalingsvoorwaarden vast
  Wees duidelijk over je betalingsvoorwaarden. Vermeld vervaldata, geaccepteerde betalingsmethoden en details over eventuele fees achteraf of kortingen voor vroegtijdige betaling.

• Snelle facturering
  Verstuur facturen direct na de voltooiing van een verkoop of dienst. Tijdige facturering maakt tijdige betalingen mogelijk.

• Regelmatige follow-ups
  Een vriendelijke follow-up bij onbetaalde facturen is cruciaal. Ontwikkel een systeem van betalingsherinneringen dat escaleert van zachte duwtjes in de rug tot meer formele mededelingen als dat nodig is.

• Omarm technologie
  Overweeg het gebruik van digitale facturatiesoftware. Deze tools kunnen verschillende aspecten van het facturatieproces automatiseren, waaronder het versturen van facturen, het herinneren van klanten aan komende en achterstallige betalingen en het bijhouden van je cashflow.

Veelgemaakte fouten die je moet vermijden

• Uitstelgedrag
  Het vertragen van het facturatieproces kan leiden tot vertraagde betalingen, wat je cashflow negatief kan beïnvloeden. Streef ernaar om de factuur te versturen zodra het product of de dienst is geleverd.

• Gedeeltelijke betalingen negeren
  Als een klant een gedeeltelijke betaling heeft gemaakt, is het essentieel om een bijgewerkte factuur te sturen met het resterende saldo. Dit zorgt voor duidelijkheid over wat de klant nog verschuldigd is.

• Inconsistente facturering
  Inconsistenties in factuurontwerp, informatie of timing kunnen verwarring veroorzaken. Zorg voor een standaard factuursjabloon en een regelmatig facturatieschema.

• Fouten over het hoofd zien
  Controleer je facturen dubbel op fouten in hoeveelheden, prijzen of berekeningen voordat je ze verstuurt. Fouten kunnen leiden tot geschillen of vertraagde betalingen.

• Geen follow-up plan
  Ondernemingen richten zich vaak op het maken en versturen van facturen, maar vergeten een strategie te bedenken voor het opvolgen van betalingen. Zet een systeem op voor follow-ups en omgang met achterstallige betalingen.

Door aandacht te besteden aan deze aanbevolen werkwijzen en veelvoorkomende valkuilen kunnen ondernemingen een effectief en efficiënt facturatieproces creëren, dat op zijn beurt bijdraagt aan een betere, betrouwbaardere cashflow, minder betalingsgeschillen en minder onnodige tijd die wordt besteed aan het najagen van betalingen.

De voordelen van Stripe Invoicing

Stripe Invoicing is een tool die uitdagingen op het gebied van facturatie aanpakt en beproefde werkwijzen naar een hoger niveau tilt. Hier zijn enkele van de belangrijkste kenmerken en voordelen van Stripe Invoicing:

• Snelle en schaalbare facturatie
  Met Stripe Invoicing kun je binnen luttele minuten facturen maken en versturen naar je klanten, aangepast aan de behoeften van je onderneming. Hierdoor zorg je ervoor dat, hoe groot of divers je klantenbestand ook is, de facturatie je niet zal vertragen.

• Eenvoudig aan te passen
  Met Stripe Invoicing kun je facturen op maat genereren, rechtstreeks vanuit je Dashboard. Je kunt het logo en de kleurinstellingen bijwerken en productgegevens, regelitems, kortingen, belastingtarieven en meer toevoegen om de factuur af te stemmen op je huisstijl.

• Wereldwijde acceptatie van betalingen
  Met ondersteuning voor meer dan 30 talen, vanaf 135 valuta's en een verscheidenheid aan wereldwijde betaalmethoden, zorgt Stripe Invoicing ervoor dat je klanten kunnen betalen op een manier die voor hen handig is, wat leidt tot snellere betalingen.

• Geautomatiseerde debiteurenadministratie
  Stripe Invoicing automatiseert de debiteurenadministratie, waaronder betalingsherinneringen en incasso's. Deze automatisering vermindert de tijd die je kwijt bent aan het bijhouden en innen van betalingen en helpt je financiële administratie op orde te houden.

• Operationele eenvoud
  Stripe Invoicing vereenvoudigt je werkzaamheden doordat je facturen kunt beheren en direct vanuit het Dashboard gedetailleerde rapporten kunt bekijken. Hiermee kun je eenvoudig facturen bijwerken, ongeldig maken, dupliceren, terugbetalen of markeren als betaald buiten Stripe om.

Meer informatie over hoe Stripe je onderneming kan helpen de uitdagingen op het gebied van facturatie aan te gaan en je facturatieproces te optimaliseren zodat het sneller, efficiënter en klantvriendelijker wordt.