Saber cuál es el momento propicio para emitir una factura es fundamental para la experiencia del cliente y la gestión del flujo de efectivo de una empresa. Una factura emitida en buen momento puede marcar la diferencia entre un buen flujo de efectivo y una situación financiera en aprietos de forma inesperada, así como entre una experiencia del cliente fluida y otra plagada de inconvenientes innecesarios.

El calendario de facturación depende de una serie de factores, como la naturaleza del negocio, las condiciones de tu contrato y tu relación con el cliente. Se trata de encontrar un equilibrio entre garantizar la solidez constante del flujo de efectivo de tu empresa y mantener buenas relaciones con los clientes sin transmitirles la sensación de que estás impaciente por cobrar los pagos. Saber cuándo enviar una factura es fundamental para lograr este equilibrio. Estas son las principales consideraciones y estrategias para que elabores un buen calendario de emisión de facturas, según tu tipo de negocio y tu interacción con los clientes.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es una factura?
  
• ¿Para qué se utilizan las facturas?
  
• ¿Cuándo enviar las facturas a los clientes?
  
• Mejores prácticas y errores en el envío de facturas
  
• ¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?
  

¿Qué es una factura?

Una factura es un documento que un vendedor emite a un comprador en el que se describen los bienes o servicios proporcionados, las cantidades, los precios unitarios acordados y el importe total adeudado. Sirve como documento contable o para reclamar un pago, lo que permite a un vendedor pedir al comprador que cumpla su obligación. La factura también incluye la fecha de emisión, un identificador único o el número de factura y los datos de contacto de ambas partes.

Además de servir para reclamar un pago, también permite registrar la venta a ambas partes y se puede utilizar para registros financieros, fines fiscales y como documento legal en caso de que se dispute un pago.

¿Para qué se utilizan las facturas?

Las facturas tienen varias funciones importantes en las transacciones comerciales:

• Reclamar un pago
  La finalidad principal de una factura es solicitar el pago a un comprador por los bienes o servicios proporcionados y reflejar el importe adeudado.

• Registrar una venta
  Las facturas sirven como registro de una transacción entre un vendedor y un comprador. Documentan lo que se ha vendido, la cantidad y el precio. Pueden resultar particularmente útiles para realizar un seguimiento de las ventas, analizar el rendimiento empresarial y tomar decisiones empresariales fundamentadas.

• Protección legal
  Una factura sirve como registro legal en caso de disputa por un pago o por los detalles de una transacción. Aclara las condiciones acordadas por el comprador y el vendedor, por lo que ofrece protección a ambas partes.

• Contabilidad y gestión financiera
  Las facturas son importantes para mantener registros financieros precisos. Ayudan a hacer un seguimiento de los ingresos y son fundamentales para elaborar presupuestos, hacer previsiones y elaborar informes financieros.

• Preparación de las declaraciones fiscales
  Las facturas sirven para justificar los ingresos, por lo que son fundamentales para calcular los impuestos. Dejan constancia de los impuestos cobrados por las ventas (como el impuesto sobre las ventas o el IVA) en las jurisdicciones y conforme a la normativa fiscal que lo permitan.

• Registro de auditoría
  En caso de auditorías financieras, las facturas sirven como prueba de las transacciones comerciales, lo que garantiza el cumplimiento de las normativas empresariales y fiscales.

¿Cuándo enviar las facturas a los clientes?

Saber cuándo enviar una factura es importante para que tu empresa mantenga un buen flujo de efectivo. El calendario de emisión depende bastante de la naturaleza de tu negocio, las condiciones acordadas con el cliente y el tipo de factura que uses. A continuación, te mostramos algunos de los escenarios más comunes:

1. Empresas basadas en servicios
Si se trata de empresas basadas en servicios, como las consultorías, las agencias de marketing y los autónomos, la factura suele emitirse una vez que se ha prestado el servicio. Se conoce como «facturación en mora». Por ejemplo, un profesional autónomo de diseño gráfico puede terminar un proyecto y emitir una factura donde detalle las horas trabajadas y la tarifa acordada.

En algunos casos, los proveedores de servicios tienen un ciclo de facturación periódico, como mensual o trimestralmente, sobre todo para los servicios continuos. Una agencia de marketing digital, por ejemplo, podría enviar una factura mensual a sus clientes por servicios SEO continuos.

2. Empresas basadas en productos
Las empresas que venden productos físicos suelen entregar la factura en el punto de venta. Por ejemplo, un minorista emitiría una factura inmediatamente después de que un cliente compre artículos en su tienda.

En el e-commerce, una empresa envía una factura una vez que el cliente ha confirmado el pedido, y la factura suele acompañar a los bienes enviados. Por ejemplo, un minorista que vende ropa por Internet enviaría una factura en cuanto se procese el pedido del cliente, en la que reflejaría los detalles de los artículos comprados y el coste total.

3. Facturación progresiva
Para proyectos a gran escala, como obras de construcción o el desarrollo de software a medida, las empresas suelen utilizar la facturación progresiva, donde se emiten facturas en varias etapas del proyecto. Estas etapas podrían correlacionarse con el cumplimiento de determinados hitos o con la consecución de un porcentaje específico de una obra. Por ejemplo, una constructora podría facturar después de la finalización de cada fase del proyecto: cimentación, estructura, techado, etc.

4. Facturación recurrente
En el caso de las empresas que prestan servicios por suscripción, como productos SaaS o una suscripción a una revista, las facturas suelen enviarse a intervalos regulares (mensual, trimestral o anualmente) según el acuerdo de suscripción.

5. Pago inicial
En algunos casos, las empresas pueden requerir un pago por adelantado, sobre todo cuando hay un desembolso importante para material o cuando se desconoce la situación económica del cliente. En este caso, la factura se envía antes de que la empresa entregue el producto o preste el servicio. Por ejemplo, un fabricante de muebles a medida podría solicitar un adelanto del 50 % para cubrir los costes de material y enviar al cliente una factura donde conste este pago anticipado.

6. Modelo de anticipo
Con este modelo, que es el que suelen utilizar los bufetes de abogados o las agencias de relaciones públicas, los clientes pagan una cantidad fija periódica (normalmente, con carácter mensual). La empresa emite una factura en la que detalla para qué utilizó el anticipo (por ejemplo, las horas de trabajo y en qué proyectos) y todos los cargos adicionales aparte del anticipo.

En resumen, el calendario de envío de facturas a los clientes depende significativamente de tu modelo de negocio específico, la naturaleza de los bienes o servicios proporcionados y el acuerdo que tengas con tus clientes. Con independencia de cuándo envíes las facturas, recuerda que las condiciones de pago deben ser claras, la facturación debe ser puntual y el seguimiento debe ser constante para garantizar que los pagos se hagan cuando corresponde.

Mejores prácticas y errores en el envío de facturas

Un proceso de facturación bien gestionado es fundamental para la solidez financiera de una empresa. Para optimizar este proceso, aquí tienes algunas mejores prácticas y errores comunes de los procedimientos de facturación:

Mejores prácticas de facturación

• Proporcionar información clara y detallada
  Asegúrate siempre de que tus facturas contengan toda la información necesaria, como los datos de contacto de ambas partes, un número de factura único, la fecha, una lista detallada de los productos o servicios proporcionados, el importe total adeudado y las condiciones de pago. Cuanto más específica y clara sea la información, menos posibilidades habrá de confusión o disputas.

• Usar plantillas de factura profesionales
  Usar una plantilla de factura profesional puede mejorar la reputación de tu empresa, garantizar que incluyas toda la información necesaria y ayudarte a mantener la coherencia.

• Establecer condiciones de pago claras
  Las condiciones de pago deben ser claras. Incluye las fechas de vencimiento, los métodos de pago aceptados y los detalles sobre comisiones por demora o descuentos por pronto pago.

• Facturar con puntualidad
  Envía las facturas con puntualidad después de completar una venta o un servicio. La facturación puntual ayuda a recibir los pagos cuando corresponde.

• Hacer seguimientos periódicos
  Es fundamental que realices un seguimiento de las facturas por pagar, pero siempre con un tono amable. Desarrolla un sistema de recordatorios que parta de avisos cordiales hasta llegar a notificaciones más formales, según proceda.

• Adoptar tecnología
  Plantéate la opción de utilizar un software de facturación digital. Estas herramientas pueden automatizar muchos aspectos del proceso de facturación, como el envío de las facturas, los recordatorios a los clientes sobre los pagos futuros y los pagos vencidos y el seguimiento del flujo de efectivo.

Errores comunes que debes evitar

• Procrastinación
  Los retrasos en el proceso de facturación pueden provocar moras en los pagos, lo que puede afectar negativamente a tu flujo de caja. Trata de enviar la factura en cuanto entregues el producto o servicio.

• Pasar por alto los pagos parciales
  Si un cliente hace un pago parcial, es fundamental que envíes una factura actualizada en la que se refleje el saldo restante. De esta forma, te aseguras de dejar claro lo que el cliente debe aún.

• Facturación incoherente
  Las incoherencias en el diseño, la información o la fecha de emisión de las facturas puede causar confusión. Usa una plantilla tipo y sigue un calendario de facturación periódico.

• Obviar los errores
  Revisa tus facturas para detectar posibles errores en las cantidades, los precios o los cálculos antes de enviarlas. Los errores pueden provocar disputas o atrasos en los pagos.

• No tener un plan de seguimiento
  Las empresas suelen centrarse en crear y enviar las facturas, pero se olvidan de crear una estrategia de seguimiento de los pagos. Establece un sistema de seguimiento y gestión de los pagos atrasados.

Prestar atención a estas mejores prácticas y a los errores comunes puede ayudar a las empresas a crear un proceso de facturación eficaz y eficiente, que, a su vez, contribuya a aumentar y mejorar la fiabilidad del flujo de efectivo, reducir las disputas de pagos y acortar el tiempo innecesario que se dedica a reclamar los pagos.

¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?

Invoicing es una herramienta que aborda los desafíos de la facturación y optimiza las mejores prácticas. Estas son algunas de sus principales ventajas y funciones:

• Facturación rápida y escalable
  Invoicing te permite crear y enviar facturas a tus clientes en cuestión de minutos, y puede adaptarse a las necesidades de tu negocio. Así te aseguras de que, independientemente del tamaño y la naturaleza de tu base de clientes, la facturación no te ralentizará.

• Personalización sencilla
  Invoicing te permite generar facturas personalizadas directamente desde tu Dashboard. Puedes actualizar el logotipo y la configuración de los colores, aparte de añadir detalles de los productos, partidas individuales, descuentos, tipos impositivos y mucho más para adaptar la factura a tu identidad de marca.

• Aceptación global de pagos
  Gracias a que Invoicing acepta más de 30 idiomas, más de 135 divisas y varios métodos de pago internacionales, garantiza que los clientes puedan pagar de la forma que les resulte más práctica, lo que permite agilizar los pagos.

• Cuentas por cobrar automatizadas
  Invoicing automatiza los procesos de las cuentas por cobrar, incluidos los recordatorios de pago y los cobros. Esta automatización reduce el tiempo dedicado al seguimiento y el cobro de los pagos de las facturas, además de ayudar a mantener en orden los registros financieros.

• Simplicidad operativa
  Invoicing ayuda a simplificar las operaciones, puesto que te permite gestionar las facturas y consultar informes detallados directamente desde el Dashboard. Puedes actualizar, anular, duplicar, reembolsar o marcar las facturas como pagadas fuera de Stripe de forma sencilla.

Descubre cómo puede ayudar Stripe a tu empresa a abordar los desafíos de la facturación y a optimizar el proceso relacionado para que sea más rápido, eficaz e intuitivo.