Las facturas son fundamentales para un negocio, ya que sirven para canalizar el flujo de efectivo, la contabilidad financiera y el cumplimiento de la normativa fiscal. También son una de las muchas tareas administrativas de las que las empresas tienen que ocuparse regularmente.

Si bien las facturas suelen considerarse como un mero documento administrativo, pueden influir significativamente en las relaciones comerciales y en los resultados de una empresa. Conocer el concepto, la utilidad y las posibles dificultades de la facturación ayudará a las empresas a mejorar sus operaciones financieras. Esto adquiere mayor relevancia a medida que las empresas se expanden a nuevos mercados y lidian con modelos de pago, clientes, contratistas y proveedores cada vez más complejos.

A continuación te indicamos los elementos y las funciones principales de una factura para que sepas cómo simplificar tus operaciones financieras y cómo sacar el máximo partido a cada transacción.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es una factura?
  
• ¿Quién usa las facturas?
  
• Componentes principales de una factura
  
• Cómo enviar una factura
  
• Cómo pagar una factura
  
• ¿Qué soporte de facturación da Stripe a las empresas?
  

¿Qué es una factura?

Se trata de un documento comercial que un vendedor emite a un comprador para reclamar el pago. En ella aparece un resumen detallado de los productos y servicios entregados, aparte de los importes adeudados por ellos, y puede servir como un registro legal de una transacción.

Las facturas son importantes para la contabilidad financiera y las declaraciones fiscales. Ayudan a las empresas a realizar un seguimiento de las ventas, supervisar el flujo de bienes y servicios, gestionar el flujo de efectivo y crear informes financieros. También les permiten mantener registros de auditoría y atenerse a la normativa.

¿Quién usa las facturas?

Un amplio abanico de entidades que participan en el intercambio de bienes, servicios y transacciones financieras. Estas son algunas de las entidades que suelen utilizar facturas:

• Empresas
  Casi todas las empresas pueden utilizar facturas, con independencia de su tamaño o sector. Tanto una multinacional como un pequeño negocio local emiten facturas a sus clientes como parte de un procedimiento estándar después de vender bienes o servicios.

• Autónomos y contratistas independientes
  Estas entidades suelen emitir facturas a sus clientes por los servicios que les prestan. En estas facturas normalmente se reflejan los detalles del servicio realizado, el tiempo empleado, la cantidad proporcionada y la tarifa acordada.

• Organismos públicos
  Estas entidades suelen utilizar las facturas con proveedores. Los conceptos pueden ser de todo tipo, desde la adquisición de material de oficina hasta la contratación de grandes proyectos de infraestructura.

• Organizaciones sin ánimo de lucro
  Las entidades sin ánimo de lucro, aunque no desempeñan la actividad comercial típica, suelen utilizar facturas cuando reciben servicios de proveedores o cuando prestan servicios de pago.

• Proveedores de servicios
  Los profesionales como abogados, consultores, contables y médicos suelen emitir facturas a sus clientes por el tiempo dedicado o los servicios prestados.

• Mayoristas y fabricantes
  En las transacciones B2B, los mayoristas y fabricantes emiten facturas a los minoristas por los bienes enviados.

• Entidades educativas
  Los colegios, los institutos y las universidades pueden emitir facturas a los estudiantes por la matrícula, el alojamiento y por otras tasas.

Una entidad que ofrece bienes o servicios a cambio de dinero pueden emitir facturas para registrar la transacción y reclamar el pago.

Componentes principales de una factura

Una factura suele contener varios componentes principales que ofrecen información detallada sobre la transacción. Estos son los datos más importantes que se suelen reflejar en una factura:

• Número de factura
  Se trata de un identificador único de cada factura. Es importante a efectos de registro y puede ayudar al vendedor y comprador a realizar un seguimiento de los pagos y a hacer referencia a la transacción en futuras comunicaciones.

• Fecha
  Es la fecha de emisión, y puede ayudar a determinar la fecha de vencimiento del pago. Por ejemplo, si las condiciones son «30 días netos», significa que la factura vence 30 días después de la fecha de emisión.

• Información del proveedor
  Se trata del nombre, la dirección, los datos de contacto y, a veces, el número de identificación fiscal del vendedor o proveedor de servicios.

• Información del cliente
  Es paralela a la información del proveedor y comprende el nombre, la dirección y los datos de contacto del comprador.

• Descripción de los bienes o servicios
  Esta sección contiene una descripción detallada de los productos o servicios proporcionados, incluidas las cantidades, los precios unitarios y los importes totales. Debe incluir detalles suficientes para que el comprador entienda fácilmente qué se le está cobrando.

• Subtotal
  Es el coste total de todos los bienes o servicios antes de aplicar impuestos, descuentos o comisiones.

• Impuestos, descuentos y comisiones
  Si procede, en la factura se reflejarán todos los impuestos, descuentos (por pronto pago, por ejemplo) y comisiones (como las de envío o gestión). Cada elemento debe reflejarse como una partida individual, que se sumará o restará al subtotal.

• Importe total adeudado
  Es el importe total que el comprador debe pagar. Se calcula sumando todos los cargos, incluidos los impuestos y las comisiones, y a este subtotal se le restan los descuentos.

• Condiciones de pago
  En esta sección se detallan las condiciones de pago convenidas, entre otras, la fecha de vencimiento y los métodos de pago preferidos. También pueden especificarse las penalizaciones por demora.

• Notas
  Algunas facturas incluyen una sección de notas donde el vendedor puede añadir información sobre la transacción o un mensaje personalizado para el comprador.

Los componentes específicos pueden variar según la naturaleza del negocio, la complejidad de la transacción y las costumbres o la normativa locales. Sin embargo, estos elementos suelen estar presentes normalmente en la mayoría de facturas y hay muchos procesadores de texto en línea que disponen de plantillas para facturas.

Cómo enviar una factura

El envío de una factura conlleva varios pasos que garantizan transacciones fluidas y pagos puntuales. A continuación, se incluye un resumen del proceso:

• Preparar la factura: primero, tienes que crearla. Para ello, debes recopilar toda la información necesaria, como los detalles de los bienes o servicios proporcionados, el coste, los datos del cliente y la información de tu empresa. Si emites facturas con frecuencia, utiliza un software de facturación que automatice este proceso y te ayude a gestionar las facturas con más eficacia.

• Revisar la factura: antes de enviar la factura, revísala por si hay errores. Asegúrate de que toda la información sea correcta, en particular el coste de los bienes o servicios, los datos del cliente y la fecha de vencimiento. Los errores pueden generar retrasos o disputas de pagos.

• Enviar la factura: el método de envío de la factura depende de la naturaleza de tu negocio y de tu relación con el cliente. Por ejemplo, si tienes un negocio digital, lo más conveniente es enviar la factura por correo electrónico. Y en ese caso, lo más recomendable es adjuntarlas en formato PDF. Si tienes un negocio físico tradicional, puedes enviar una copia física por correo postal. Algunas empresas también recurren a servicios de entrega de facturas proporcionados por plataformas o software de facturación. Independientemente del método que elijas, asegúrate de que la factura se entrega a la persona o al departamento responsable de hacer el pago. Algunas empresas piden a sus clientes que firmen las facturas, aunque no es un requisito obligatorio.

• Hacer un seguimiento: a veces, los clientes pierden las facturas o se retrasan en el pago. Haz un seguimiento periódico hasta que recibas el pago. Puedes enviar un recordatorio por correo electrónico unos días antes de que venza la factura y, si se produce una demora, continuar con el seguimiento a intervalos regulares.

• Recibir y registrar el pago: una vez que el cliente efectúa el pago, debes registrarlo en tu sistema contable. Te ayudará a llevar el control del flujo de efectivo y de la situación financiera. Conserva la factura y el registro del pago para fines fiscales y por si necesitas consultarlos en el futuro.

• Gestionar los pagos atrasados: si un cliente no paga una factura con puntualidad, tienes que decidir qué hacer. Puedes cobrarle una comisión por demora, suspender los servicios o emprender acciones legales en casos extremos. Tus medidas deben atenerse a las condiciones indicadas en la factura y a cualquier contrato o acuerdo que hayas suscrito con el cliente.

Cómo pagar una factura

El pago de una factura conlleva varios pasos que garantizan transacciones fluidas y registros adecuados:

• Revisar la factura: una vez que recibas la factura, revísala detenidamente. Asegúrate de que todos los datos sean precisos, como los productos o servicios proporcionados, sus cantidades y los precios. Comprueba también que los datos del proveedor, el número de factura y la fecha son correctos.

• Verificar la recepción de los bienes o servicios: confirma que has recibido los bienes o servicios facturados. Si hay discrepancias, contacta con el proveedor cuanto antes para tratar y resolver los problemas.

• Revisar las condiciones de pago: presta atención a las condiciones especificadas en la factura, como la fecha de vencimiento y los métodos de pago preferidos. Algunos proveedores ofrecen descuentos por pronto pago, así que, si es posible, puede que quieras beneficiarte de ellos.

• Preparar el pago: cuando vayas a hacer el pago, debes procesarlo con el método especificado por el proveedor. Podría ser transferencia bancaria, cheque, tarjeta de crédito o cualquier otro método acordado.

• Enviar el pago: envía el pago según las instrucciones especificadas en la factura, pero en la fecha de vencimiento o antes para evitar penalizaciones o comisiones por demora. Si lo haces por vía electrónica, registra el ID de la transacción o cualquier otro identificador que sirva para realizar un seguimiento del pago.

• Registrar el pago: una vez efectuado el pago, regístralo en tu sistema de contabilidad financiera y marca la factura como pagada. Esto te ayudará a controlar tus gastos, mantener registros financieros precisos y gestionar tu flujo de efectivo con eficacia.

• Conservar copias de facturas y recibos de pago: es importante que conserves todas las facturas pagadas y los recibos de pago para fines fiscales, registros de auditoría y futuras referencias. También pueden ser útiles para resolver las disputas o los malentendidos que puedan surgir en el futuro.

• Comunicarse con el proveedor: si tienes alguna pregunta o algún problema en relación con la factura, informa al proveedor lo antes posible. Además, es conveniente que notifiques al proveedor que el pago se ha hecho, sobre todo si el método de pago no le envía un aviso automático.

Pagar las facturas con puntualidad y diligencia no solo es una cuestión de buena gestión financiera, sino que también te ayuda a mantener relaciones favorables con tus proveedores.

¿Qué soporte de facturación da Stripe a las empresas?

Stripe Invoicing ofrece funciones útiles para que las empresas creen, envíen y gestionen las facturas:

• Creación de facturas
  Stripe permite a las empresas crear facturas profesionales y personalizables. Puedes añadir tu logotipo, incluir un mensaje personalizado y adaptar la factura a las necesidades de tu negocio.

• Facturación automatizada
  Puedes automatizar todo el proceso de facturación con Stripe. Esto engloba implementar una facturación recurrente para las suscripciones, calcular los impuestos automáticamente, aplicar descuentos y, si procede, enviar recordatorios automáticos en caso de impago de facturas.

• Facturación flexible
  Stripe acepta varios modelos de facturación, como tarifas por usuario, facturación según uso, tarifas por niveles, y muchos más. Puedes personalizar la facturación para que se adapte a la naturaleza de tus productos o servicios.

• Facturación internacional
  Stripe permite facturar en idiomas y divisas diferentes, lo que resulta especialmente útil para las empresas con clientes internacionales. También acepta métodos de pago locales en diferentes países.

• Cobro de pagos
  Stripe ofrece un portal de pago seguro donde los clientes pueden pagar sus facturas. Para ello, los clientes pueden usar tarjetas de crédito o débito y otros métodos de pago populares. Stripe también acepta pagos ACH, transferencias electrónicas y cheques para facturas en USD.

• Seguimiento de facturas
  Con Stripe, las empresas pueden realizar un seguimiento del estado de una factura con facilidad. La plataforma notifica a las empresas cuando se pagan las facturas y mantiene un historial de todas las facturas y los pagos, lo que puede resultar útil para fines de auditoría y contabilidad financiera.

• Integración
  La función de facturación de Stripe se puede integrar con otras herramientas y software que las empresas utilizan, como el software de contabilidad, los sistemas de CRM y las herramientas de marketing por correo electrónico. Esta integración ayuda a agilizar las operaciones comerciales.

• Seguridad
  Stripe cumple medidas de seguridad estrictas para proteger la información financiera confidencial. De hecho, se atiene a la normativa PCI, lo que significa que se adhiere al estándar de seguridad de datos del sector de tarjetas de pago para gestionar los pagos con tarjeta.

Estas funciones convierten a Stripe en una herramienta flexible y eficaz para gestionar la facturación de una empresa, ahorrarle tiempo, reducir la carga administrativa y garantizar la precisión y puntualidad de los pagos. Habla con un experto para obtener más información y empezar a trabajar.