Facturen spelen een sleutelrol in de bedrijfsvoering en vormen belangrijke kanalen voor cashflow, financiële boekhouding en fiscale compliance. Tevens maken ze deel uit van de vele administratieve taken die ondernemingen regelmatig moeten uitvoeren.

Hoewel facturen doorgaans worden beschouwd als eenvoudig administratief papierwerk, oefenen ze een aanzienlijke invloed uit op zakelijke relaties en op de bedrijfsresultaten. Een goed begrip van het concept, het gebruik en de mogelijke valkuilen bij facturatie helpt ondernemingen hun financiële operaties te verbeteren. Vooral wanneer meer ondernemingen uitbreiden naar nieuwe markten en met almaar complexere betalingsmodellen, klanten, onderaannemers en leveranciers te maken krijgen.

Hieronder bespreken we de belangrijkste elementen en functionaliteit van een factuur en bieden we de benodigde kennis aan om de financiële activiteiten binnen je onderneming te vereenvoudigen en het maximale uit elke transactie te halen.

Waarover gaat dit artikel?

• Wat is een factuur?
  
• Wie gebruikt er facturen?
  
• Belangrijke onderdelen van een factuur
  
• Een factuur versturen
  
• Een factuur betalen
  
• Stripe ondersteunt facturatie voor ondernemingen
  

Wat is een factuur?

Een factuur is een handelsdocument dat door een leverancier aan een afnemer wordt verstuurt met het verzoek om betaling. Het biedt een gespecificeerd overzicht van geleverde producten of diensten, samen met de verschuldigde bedragen voor die goederen of diensten en kan dienen als een juridische vastlegging van een transactie.

Facturen zijn belangrijk voor de financiële boekhouding en belastingaangifte. Ze helpen ondernemingen bij de registratie van verkoop, goederenstroom en het bewaken van diensten, het beheren van cashflow en het opstellen van financiële berichten. Ze vereenvoudigen bovendien het bijhouden van audittrajecten en het naleven van conformiteitsvoorschriften.

Wie gebruikt er facturen?

Facturen worden gebruikt door een groot aantal entiteiten die betrokken zijn bij de uitwisseling van goederen, diensten en financiële transacties. Veelvoorkomende voorbeelden van entiteiten die facturen gebruiken zijn:

• Ondernemingen
  Bijna elk type onderneming maakt gebruik van facturen, ongeacht de omvang of branche. Zowel multinationals als kleine lokale winkels, allemaal geven ze facturen uit aan hun klanten, als standaardprocedure na het leveren van goederen of diensten.

• Freelancers en zzp'ers
  Freelancers en zelfstandige ondernemers (zzp'ers) gebruiken facturen om hun klanten de diensten die ze leveren in rekening te brengen. Deze facturen bevatten doorgaans details over de uitgevoerde dienst, de bestede tijd of geleverde hoeveelheid en het overeengekomen tarief.

• Overheidsinstanties
  Overheidsinstellingen gebruiken vaak facturen voor hun leveranciers. Uiteenlopend van de aanschaf van kantoorbenodigdheden tot de aanbesteding van grote infrastructuurprojecten.

• Organisaties zonder winstoogmerk
  Hoewel non-profitorganisaties zich misschien niet bezighouden met traditionele commerciële activiteiten, gebruiken ze vaak facturen wanneer ze diensten ontvangen van leveranciers of diensten tegen betaling verlenen.

• Dienstverleners
  Facturen worden ook vaak door professionals zoals advocaten, consultants, accountants en artsen aan hun klanten uitgegeven, om hun tijd of verleende diensten in rekening te brengen.

• Groothandel en fabrikanten
  Groothandelaren en fabrikanten gebruiken facturen bij B2B-transacties om aan detailhandelaren geleverde goederen te berekenen.

• Onderwijsinstellingen
  Scholen, hogescholen en universiteiten kunnen facturen gebruiken om studenten collegegeld, huisvesting en andere kosten in rekening te brengen.

Elke entiteit die goederen of diensten levert in ruil voor betaling, kan facturen gebruiken om de transactie te vermelden en om betaling te verzoeken.

Belangrijke onderdelen van een factuur

Een factuur bevat doorgaans een aantal belangrijke onderdelen die gedetailleerde informatie over de transactie verschaffen. Dit zijn de belangrijkste elementen die vaak in een factuur worden aangetroffen:

• Factuurnummer
  Dit is een unieke ID voor elke factuur. Het is belangrijk voor het bijhouden van gegevens en kan zowel de verkoper als de koper helpen, betalingen te volgen en in toekomstige communicatie naar de transactie te verwijzen.

• Datum
  Dit is de uitgiftedatum van de factuur en kan een indicatie zijn van wanneer je betaling verschuldigd is. Als de voorwaarden bijvoorbeeld 'netto 30 dagen' zijn, betekent dit dat de factuur binnen 30 dagen na de datum van uitgifte moet worden betaald.

• Informatie over de leverancier
  Dit omvat de naam, het adres, de contactgegevens en soms het belastingidentificatienummer van de verkoper of dienstverlener.

• Klantinformatie
  Net als de informatie over de verkoper omvat deze de naam, het adres en de contactgegevens van de koper.

• Beschrijving van goederen of diensten
  Dit gedeelte bevat een gedetailleerde beschrijving van de geleverde producten of diensten, inclusief hoeveelheden, eenheidsprijzen en totaalbedragen per regel. Het moet voldoende gedetailleerd zijn, zodat de koper weet waarvoor hij moet betalen.

• Subtotaal
  Dit zijn de totale kosten van alle goederen of diensten, exclusief belastingen, kortingen of extra kosten.

• Belastingen, kortingen en aanvullende kosten
  Indien van toepassing worden op de factuur eventuele belastingen, kortingen (zoals kortingen voor vroegtijdige aflossing) en bijkomende kosten (zoals verzend- of administratiekosten) vermeld. Deze moeten afzonderlijk worden gespecificeerd en vervolgens opgeteld of afgetrokken van het subtotaal.

• Totaal verschuldigd bedrag
  Dit is het totale bedrag dat de koper moet betalen. Dit wordt berekend door alle kosten bij elkaar op te tellen, inclusief belastingen en extra kosten en vervolgens eventuele kortingen af te trekken van het subtotaal.

• Betalingsvoorwaarden
  In dit gedeelte worden de overeengekomen betalingsvoorwaarden beschreven, met inbegrip van de uiterste datum en de gewenste betaalmethoden. Het kan ook boetes voor te late betaling vermelden.

• Opmerkingen
  Sommige facturen bevatten een gedeelte voor notities waar de verkoper extra relevante informatie of een persoonlijk bericht aan de koper kan toevoegen.

De specifieke onderdelen kunnen variëren op basis van de aard van de onderneming, de complexiteit van de transactie, evenals lokale regelgeving of gebruiken. Deze elementen zijn echter over het algemeen consistent voor de meeste soorten facturen en veel online tekstverwerkers bieden factuursjablonen.

Een factuur versturen

Het versturen van een factuur omvat verschillende stappen die zorgen voor vlotte transacties en tijdige betalingen. Hier is een overzicht van het proces:

• Bereid de factuur voor: Eerst moet je de factuur maken. Dit omvat het verzamelen van alle benodigde informatie, zoals de details van de geleverde goederen of diensten, de kosten, de informatie van de klant en jouw onderneming. Wie regelmatig facturen uitgeeft kan gebruik maken van facturatiesoftware die het proces kan automatiseren en helpt om facturen effectiever te beheren.

• Controleer de factuur: Controleer de factuur op eventuele fouten voordat je deze verstuurt. Zorg ervoor dat alle informatie correct is, met name de kosten van goederen of diensten, de informatie van de klant en de vervaldatum. Fouten kunnen leiden tot vertragingen of geschillen.

• Verstuur de factuur: Hoe je een factuur verstuurt hangt af van de aard van je onderneming en de relatie met de klant. Wie bijvoorbeeld een digitale onderneming heeft, doet er goed aan om facturen via e-mail te versturen, bij voorkeur als pdf. Als je een meer traditionele, fysieke onderneming hebt, kun je ervoor kiezen om een papieren exemplaar met de post te sturen. Sommige ondernemingen maken ook gebruik van facturatiediensten die worden geleverd door facturatiesoftware of -platforms. Zorg er altijd voor dat de factuur bij de juiste persoon of afdeling terechtkomt, die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van de betaling. Sommige ondernemingen verzoeken klanten om facturen te ondertekenen, maar dit is niet verplicht.

• Follow-up: Klanten zien vaak een factuur over het hoofd of vertragen de betaling. Zorg voor regelmatige follow-up, totdat je de betaling hebt ontvangen. Je kunt een paar dagen voordat de factuur verschuldigd is een herinneringsmail sturen en regelmatig contact opnemen als de betaling te laat is.

• Ontvangen en registreren van de betaling: Zodra de klant de betaling uitvoert, moet je dit in het boekhoudsysteem noteren. Dit zal helpen om je cashflow en financiële situatie bij te houden. Bewaar de factuur en het betalingsdossier voor belastingdoeleinden en mogelijk toekomstig gebruik.

• Achterstallige betalingen afhandelen: Als een klant een factuur niet op tijd betaalt, moet je beslissen over de volgende stappen. Dit kan het in rekening brengen van een vergoeding voor te late betaling zijn, het pauzeren van diensten of het aanvragen van juridische stappen in extreme gevallen. Je acties moeten in overeenstemming zijn met de voorwaarden die op de factuur worden beschreven en alle contracten of overeenkomsten die je met de klant hebt.

Een factuur betalen

Het betalen van een factuur omvat verschillende stappen die zorgen voor vlotte transacties en een goede administratie:

• Controleer de factuur: Nadat een factuur is ontvangen, controleer deze dan zorgvuldig. Bevestig dat alle details kloppen, inclusief de geleverde producten of diensten, hun hoeveelheden en de prijzen. Zorg ervoor dat de verkopersgegevens, het factuurnummer en de datum ook correct zijn.

• Verifieer de ontvangst van goederen of diensten: Bevestig dat je de goederen of diensten hebt ontvangen waarvoor je wordt gefactureerd. Als er discrepanties zijn, neem dan onmiddellijk contact op met de leverancier om de problemen te bespreken en op te lossen.

• Controleer de betalingsvoorwaarden: Let op de betalingstermijnen die op de factuur staan, inclusief de vervaldatum en de gewenste betaalmethoden. Sommige leveranciers bieden kortingen voor vroege betalingen, dus misschien wilt u daar indien mogelijk van profiteren.

• Betaling voorbereiden: Zodra je klaar bent om de factuur te betalen, moet je deze verwerken met behulp van de methode die door de leverancier is opgegeven. Er kan een bankoverschrijving, cheque, creditcardbetaling of een andere methode zijn overeengekomen.

• Betaling versturen: Handel de betaling af volgens de instructies op de factuur en zorg ervoor, om kosten voor te late betaling of boetes te voorkomen, dat je dit voor of op de vervaldatum doet. Als de betaling elektronisch is uitgevoerd, noteer dan de transactie-ID of een andere identificator om de betaling te kunnen volgen.

• Registreer de betaling: Nadat de betaling is uitgevoerd, maak dan een notitie in het financiële boekhoudsysteem door de factuur als betaald te markeren. Dit zal helpen om je uitgaven bij te houden, nauwkeurige financiële gegevens te registreren en je cashflow effectief te beheren.

• Bewaar kopieën van facturen en betalingsbewijzen: Het is belangrijk om kopieën van alle betaalde facturen en betalingsbewijzen te bewaren voor belastingdoeleinden, accountantsverklaring en eventueel later gebruik. Ze kunnen ook hulp bieden bij het oplossen van mogelijke geschillen of misverstanden achteraf.

• Communiceer met de leverancier: Communiceer bij vragen of problemen over een factuur zo snel mogelijk met de leverancier. Het is ook een goede gewoonte om de leverancier op de hoogte te stellen zodra de betaling is verricht, als de betaalmethode dit niet al automatisch doet.

Ervoor zorgen dat je facturen snel en nauwkeurig betaalt is niet alleen een kwestie van goed financieel beheer; het helpt ook bij het handhaven van positieve relaties met je leveranciers en dienstverleners.

Stripe ondersteunt facturatie voor ondernemingen

Stripe Invoicing) biedt krachtige functies voor het maken, versturen en beheren van facturen voor ondernemingen:

• Een factuur aanmaken
  Stripe stelt ondernemingen in staat om professionele facturen op maat te maken. Je kunt bijvoorbeeld je logo en een persoonlijk bericht toevoegen en de factuur aanpassen aan je zakelijke voorkeuren.

• Automatische facturatie
  Met Stripe automatiseer je het hele facturatieproces. Dit omvat tevens implementatie van abonnementen terugkerende facturatie voor, automatisch berekenen van belasting, toepassen van kortingen en zelfs het automatisch versturen van herinneringen voor onbetaalde facturen.

• Flexibele facturatie
  Stripe ondersteunt verschillende facturatiemodellen, zoals prijzen per zitplaats, facturatie op basis van een verbruiksmeter, gestaffelde tarieven en meer. Je kunt je facturatie aanpassen aan de aard van je producten of diensten.

• Internationale facturatie
  Stripe ondersteunt facturatie in meerdere talen en valuta's, wat vooral handig is voor ondernemingen met internationale klanten. Het ondersteunt ook lokale betaalmethoden in verschillende landen.

• Inning van betalingen
  Stripe biedt een beveiligd betalingsplatform waar klanten hun facturen kunnen betalen. Klanten kunnen creditcards, debitcards en andere populaire betaalmethoden gebruiken om hun facturen te betalen. Stripe ondersteunt ook ACH-betalingen, overschrijvingen, en cheques voor facturen in USD.

• Bijhouden van facturen
  Met Stripe kunnen ondernemingen eenvoudig hun factuurstatus volgen. Het platform informeert ondernemingen wanneer facturen worden betaald en houdt een geschiedenis bij van alle facturen en betalingen, wat handig kan zijn voor financiële boekhouding en auditing.

• Integratie
  De facturatiefunctie van Stripe kan worden geïntegreerd met andere tools en software die ondernemingen gebruiken, zoals boekhoudsoftware, CRM-systemen en e-mailmarketingtools. Zulke integratie helpt bij het stroomlijnen van de bedrijfsactiviteiten.

• Beveiliging
  Stripe volgt strikte veiligheidsmaatregelen om gevoelige financiële informatie te beschermen. Het is PCI-compatibel, wat betekent dat het voldoet aan de Payment Card Industry Data Security Standard voor het verwerken van kaartbetalingen.

Met deze functies vormt Stripe een flexibele en krachtige tool voor het beheer van zakelijke facturen. Zo kunnen ondernemingen tijd besparen, administratieve taken verminderen en de nauwkeurigheid en stiptheid van betalingen garanderen. Advies van een deskundige voor meer informatie en om aan de slag te gaan.