Las facturas son fundamentales para una empresa y son una parte importante para el flujo de caja, la contabilidad financiera y el cumplimiento de la normativa fiscal. También son una de las muchas tareas administrativas que las empresas tienen que llevar a cabo regularmente.

Si bien las facturas se suelen considerar como un simple papeleo administrativo, pueden afectar significativamente las relaciones comerciales y los resultados de una empresa. Comprender el concepto, la utilidad y las posibles dificultades de la facturación ayudará a las empresas a mejorar sus operaciones financieras. Esto se cumplirá a medida que más empresas se expandan a nuevos mercados y tengan que lidiar con modelos de pago, clientes, contratistas y proveedores cada vez más complejos.

A continuación, analizaremos los elementos clave y la función de una factura, y te brindaremos la información que necesitas para simplificar las operaciones financieras de tu empresa así como para aprovechar al máximo cada transacción.

¿Qué información encontrarás en este artículo?

• ¿Qué es una factura?
  
• ¿Quién usa las facturas?
  
• Componentes clave de una factura
  
• Cómo enviar una factura
  
• Cómo pagar una factura
  
• Cómo admite Stripe la facturación para empresas
  

¿Qué es una factura?

Una factura es un documento comercial emitido por un vendedor a un comprador para solicitar el pago. Proporciona un resumen detallado de los productos o servicios prestados, junto con los importes adeudados por esos bienes o servicios, y puede servir como registro legal de una transacción.

Las facturas son importantes para la contabilidad financiera y la elaboración de informes fiscales. Ayudan a las empresas a hacer un seguimiento de las ventas, supervisar el flujo de bienes y servicios, gestionar el flujo de caja y elaborar informes financieros. También ayudan a las empresas a mantener registros de auditoría y a cumplir con las normativas de cumplimiento.

¿Quién usa las facturas?

Las facturas son utilizadas por una amplia gama de entidades involucradas en el intercambio de bienes, servicios y transacciones financieras. A continuación, te mostramos algunos ejemplos comunes de entidades que usan facturas con frecuencia:

• Empresas
  Casi todos los tipos de empresas pueden utilizar facturas, independientemente de su tamaño o sector. Ya sea que se trate de una empresa multinacional o una pequeña tienda local, todas emiten facturas a sus clientes como un procedimiento estándar después de proporcionar bienes o servicios.

• Trabajadores autónomos y contratistas independientes
  Los trabajadores autónomos y contratistas independientes suelen utilizar las facturas para cobrar a sus clientes por los servicios que prestan. Estas facturas suelen incluir detalles sobre el servicio prestado, el tiempo empleado o la cantidad y la tarifa acordada.

• Organismos gubernamentales
  Las agencias gubernamentales a menudo usan facturas con proveedores. Estas pueden incluir desde la adquisición de suministros de oficina hasta la contratación de grandes proyectos de infraestructura.

• Organizaciones sin fines de lucro
  Las organizaciones sin fines de lucro, aunque no se dediquen a la actividad comercial tradicional, suelen usar facturas cuando reciben servicios de proveedores o cuando brindan servicios a cambio de una comisión.

• Proveedores de servicios
  Los profesionales como abogados, consultores, contadores y médicos suelen emitir facturas a los clientes para cobrar por su tiempo o los servicios que prestaron.

• Mayoristas y fabricantes
  En las transacciones de empresa a empresa (B2B), los mayoristas y fabricantes utilizan facturas para cobrar a los minoristas por los bienes enviados.

• Instituciones educativas
  Las escuelas, los institutos de estudios superiores y las universidades pueden usar facturas para cobrar a los estudiantes por la matrícula, la vivienda y otras comisiones.

Cualquier entidad que proporcione bienes o servicios a cambio de un pago puede usar las facturas para enumerar la transacción y solicitar el pago.

Componentes clave de una factura

Una factura suele incluir varios componentes clave que proporcionan información detallada sobre la transacción. Estos son los principales elementos que suelen aparecer en una factura:

• Número de factura
  Se trata de un identificador único para cada factura. Es importante para el mantenimiento de registros y puede ayudar tanto al vendedor como al comprador a hacer un seguimiento de los pagos y a hacer referencia a la transacción en cualquier comunicación futura.

• Fecha
  Esta es la fecha en la que se emite la factura y puede ayudar a determinar la fecha de vencimiento del pago. Por ejemplo, si las condiciones son «30 días netos», eso significa que la factura vence dentro de los 30 días posteriores a la fecha en que se emitió.

• Información del proveedor
  Esto incluye el nombre, la dirección, la información de contacto y, a veces, el número de identificación fiscal del vendedor o proveedor de servicios.

• Información del cliente
  Al igual que la información del proveedor, esto incluye el nombre, la dirección y la información de contacto del comprador.

• Descripción de bienes o servicios
  Esta sección contiene una descripción detallada de los productos o servicios proporcionados, incluidas las cantidades, los precios por unidad y los montos totales. Debe ser lo suficientemente detallado como para que el comprador pueda entender fácilmente lo que se le está cobrando.

• Subtotal
  Este es el costo total de todos los bienes o servicios antes de que se apliquen impuestos, descuentos o comisiones adicionales.

• Impuestos, descuentos y comisiones adicionales
  Si corresponde, la factura incluirá todos los impuestos, descuentos (como descuentos por pago anticipado) y comisiones adicionales (como gastos de envío o gestión). Cada uno debe estar detallado por separado y luego se debe sumar o restar del subtotal.

• Importe total adeudado
  Este es el importe final que el comprador debe pagar. Se calcula sumando todos los cargos, incluidos los impuestos y las comisiones adicionales, y restando los descuentos al subtotal.

• Condiciones de pago
  En esta sección se describen las condiciones de pago acordadas, incluida la fecha de vencimiento y los métodos de pago preferidos. También se pueden especificar multas por pago atrasado.

• Observaciones
  Algunas facturas incluyen una sección de observaciones en la que el vendedor puede añadir información adicional relevante para la transacción o un mensaje personalizado para el comprador.

Los componentes específicos pueden variar según la naturaleza de la empresa, la complejidad de la transacción y las normativas o costumbres locales. Sin embargo, estos elementos son generalmente similares en la mayoría de los tipos de facturas, y muchos procesadores de texto en línea ofrecen plantillas de facturas.

Cómo enviar una factura

Enviar una factura implica varios pasos para garantizar la fluidez de las transacciones y los pagos puntuales. A continuación, te mostramos una descripción general del proceso:

• Prepara la factura: en primer lugar, tienes que crear la factura. Esto incluye recopilar toda la información necesaria, como los detalles de los bienes o servicios proporcionados, el costo, la información del cliente y la información de tu empresa. Si emites facturas con frecuencia, utiliza un software de facturación que pueda automatizar este proceso y ayudarte a gestionar las facturas de manera más eficaz.

• Revisa la factura: antes de enviar la factura, revísala en busca de errores. Asegúrate de que toda la información sea correcta, especialmente el costo de los bienes o servicios, la información del cliente y la fecha de vencimiento. Los errores pueden provocar retrasos o disputas en los pagos.

• Envía la factura: la forma de enviar una factura depende de la naturaleza de tu empresa y de tu relación con el cliente. Por ejemplo, si tienes un negocio digital, lo mejor sería enviar las facturas por correo electrónico, para lo que se recomienda enviarlas en formato PDF. Si tienes un negocio físico más tradicional, puedes optar por enviar una copia física por correo. Algunas empresas también utilizan servicios de envío de facturas proporcionados por software o plataformas de facturación. Sea cual sea el método elegido, asegúrate de que la factura llegue a la persona o departamento correcto responsable de realizar el pago. Algunas empresas piden a los clientes que firmen las facturas, pero esto no es obligatorio.

• Haz un seguimiento: a menudo, los clientes no reciben una factura o se retrasan con el pago. Haz un seguimiento regular hasta que recibas el pago. Puedes enviar un correo electrónico de recordatorio unos días antes de la fecha de vencimiento de la factura con regularidad si el pago se atrasa.

• Recibe y registra el pago: una vez que el cliente realiza el pago, debes registrarlo en tu sistema contable. Esto te ayudará a hacer un seguimiento de tu flujo de caja y tu estado financiero. Conserva la factura y el registro de pago a efectos fiscales y para posibles referencias futuras.

• Gestiona pagos atrasados: si un cliente no paga una factura a tiempo, tendrás que decidir los próximos pasos. Esto puede incluir el cobro de una comisión por pago atrasado, la suspensión de servicios o la búsqueda de acciones legales en casos extremos. Tus acciones deben ser coherentes con las condiciones establecidas en la factura y con cualquier contrato o acuerdo que tengas con el cliente.

Cómo pagar una factura

El pago de una factura implica varios pasos que garantizan la fluidez de las transacciones y el correcto mantenimiento de registros:

• Revisa la factura: una vez que recibas una factura, revísala cuidadosamente. Confirma que todos los detalles sean correctos, incluidos los productos o servicios proporcionados, sus cantidades y precios. Asegúrate de que la información del vendedor o proveedor, el número de factura y la fecha también sean correctos.

• Verifica la recepción de bienes o servicios: confirma que recibiste los bienes o servicios por los que se te cobra. Si hay discrepancias, ponte en contacto con el proveedor de inmediato para discutir y resolver los problemas.

• Revisa las condiciones de pago: presta atención a las condiciones de pago especificadas en la factura, incluida la fecha de vencimiento y los métodos de pago preferidos. Algunos proveedores ofrecen descuentos por pagos anticipados, que podrías aprovechar si es posible.

• Prepara el pago: Una vez que puedas pagar la factura, debes procesar el pago con el método especificado por el proveedor. Podría ser una transferencia bancaria, un cheque, un pago con tarjeta de crédito o cualquier otro método acordado.

• Envía el pago: Envía el pago según las instrucciones de la factura, y asegúrate de hacerlo antes o en la fecha de vencimiento para evitar comisiones o multas por pago atrasado. Si el pago es electrónico, registra la ID de la transacción o cualquier otra identificación que se pueda utilizar para hacer el seguimiento del pago.

• Registra el pago: Después de realizar el pago, regístralo en tu sistema de contabilidad financiera marcando la factura como pagada. Esto te ayudará a hacer un seguimiento de tus gastos, mantener registros financieros precisos y administrar tu flujo de caja de manera eficaz.

• Conserva copias de facturas y recibos de pago: es importante guardar copias de todas las facturas y recibos de pago a efectos fiscales o para registros de auditoría y referencias futuras. También pueden ser útiles para resolver cualquier disputa o malentendido que pueda surgir más adelante.

• Comunícate con el proveedor: si tienes alguna duda o problema con respecto a la factura, comunícalo al proveedor lo antes posible. Además, es una buena práctica notificar al proveedor una vez que se ha realizado el pago, especialmente si el método de pago no envía notificaciones automáticas.

Asegurarte de pagar las facturas de forma puntual y precisa no es solo una cuestión de buena gestión financiera, sino que ayuda a mantener relaciones positivas con tus vendedores y proveedores.

Cómo admite Stripe la facturación para empresas

Stripe Invoicing ofrece funciones sólidas para crear, enviar y gestionar facturas para empresas:

• Creación de facturas
  Stripe permite a las empresas crear facturas profesionales y personalizables. Puedes agregar tu logotipo, incluir un mensaje personalizado y modificar la factura para adaptarla a las necesidades de tu empresa.

• Facturación automatizada
  Con Stripe puedes automatizar todo el proceso de facturación. Esto incluye la implementación de la facturación recurrente de suscripciones, calculando automáticamente impuestos, aplicando descuentos e incluso enviando recordatorios automáticos de facturas impagas.

• Facturación flexible
  Stripe admite varios modelos de facturación, como tarifas por usuario, facturación por uso, tarifas escalonadas y más. Puedes personalizar tu facturación para que se adapte a la naturaleza de tus productos o servicios.

• Facturación internacional
  Stripe admite facturación en varios idiomas y monedas, que resulta especialmente útil para las empresas con clientes internacionales. También admite métodos de pago locales en diferentes países.

• Cobro de pagos
  Stripe proporciona un portal de pagos seguro donde los clientes pueden pagar sus facturas. Los clientes pueden usar tarjetas de crédito, tarjetas de débito y otros métodos de pago populares para pagar sus facturas. Stripe también admite pagos ACH, transferencias electrónicas, y cheques de facturas en USD.

• Seguimiento de facturas
  Con Stripe, las empresas pueden hacer un seguimiento del estado de sus facturas con facilidad. La plataforma notifica a las empresas cuando se pagan las facturas y mantiene un historial de todas las facturas y pagos, lo que puede ser útil para la contabilidad financiera y la auditoría.

• Integración
  La función de facturación de Stripe puede integrarse con otras herramientas y software que utilizan las empresas, como el software de contabilidad, los sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) y las herramientas de marketing por correo electrónico. Esta integración ayuda a maximizar las operaciones comerciales.

• Seguridad
  Stripe sigue medidas de seguridad estrictas para proteger la información financiera confidencial. Cumple con la normativa PCI, lo que significa que se adhiere a la Norma de Seguridad de Datos del Sector de Tarjetas de Pago para la gestión de pagos con tarjeta.

Estas funciones convierten a Stripe en una herramienta flexible y potente para gestionar la facturación de empresas, lo que ayuda a las empresas a ahorrar tiempo, reducir las tareas administrativas y garantizar la precisión y puntualidad de los pagos. Habla con un experto para obtener más información y comenzar.