Los pequeños emprendimientos están obligados a facturar por los bienes o servicios que venden. Se aplican varias reglas especiales para los pequeños emprendimientos acogidos a la exención del impuesto al valor agregado (IVA). En este artículo, se explica cómo entra en vigor la exención para los pequeños emprendimientos, cómo tú, pequeño emprendedor, puedes crear facturas sin errores y lo que debes tener en cuenta respecto de esto.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Cuál es la exención para los pequeños emprendimientos y cómo se hace efectiva?
  
• Beneficios y desventajas de la exención para los pequeños emprendimientos
  
• Cómo elaborar una factura como pequeño emprendimiento
  
• Qué hacer si el impuesto al valor agregado aparece por error
  
• ¿Qué ocurre si no se paga tu factura de pequeño emprendimiento?
  

¿Cuál es la exención para los pequeños emprendimientos y cómo se hace efectiva?

La exención para los pequeños emprendimientos, según el artículo 19 de la Ley alemana del IVA (Umsatzsteuergesetz o UStG), tiene como objetivo reducir el papeleo y la carga impositiva de las empresas con bajos ingresos anuales. Los trabajadores cuentapropistas y autónomos pueden acogerse a la exención y evitar cualquier obligación del impuesto al valor agregado. Por lo tanto, no es necesario presentar declaraciones preliminares del IVA ni mostrar el IVA en las facturas.

Una empresa puede solicitar la exención para pequeños emprendimientos en el cuestionario de registro fiscal cuando se funda la empresa o puede dirigirse más adelante a la agencia fiscal correspondiente. La exención es válida en tanto los ingresos de la empresa sean inferiores a €20,000 en el año de su fundación o en el año anterior y que sea poco probable que superen un límite de €50,000 en el año civil en curso.

Una empresa tiene la opción de no aprovechar la exención, aunque permanezca por debajo del límite de ingresos. Ten en cuenta que esta decisión tendrá validez legal durante cinco años, por lo que no podrás volver a la exención para pequeños emprendimientos dentro de este período.

Beneficios y desventajas de la exención para los pequeños emprendimientos

Como se libera a las personas de cualquier obligación del impuesto al valor agregado, la exención para pequeños emprendimientos es adecuada para las entidades recién establecidas y las personas cuya actividad es más marginal. Con menos exigencias de contabilidad, se libera tiempo que de otro modo se dedicaría a tareas como las declaraciones preliminares del IVA. Debido a que los pequeños emprendimientos no exhiben el IVA cuando cotizan precios, pueden ofrecer sus bienes y servicios más baratos, lo que los coloca en una ventaja competitiva.

La exención para pequeños emprendimientos puede resultar menos ventajosa en el caso de inversiones más cuantiosas en artículos, como equipos técnicos y vehículos. A menos que haya derecho a deducir el IVA soportado, la agencia fiscal no reembolsará ningún impuesto al valor agregadopor las compras de empresas.

Cómo elaborar una factura como pequeño emprendimiento

Una vez que un servicio o entrega se ha prestado en su totalidad de forma comercial, tienes la obligación de emitir una factura. En el artículo 14, párrafo 2 de la UStG, se establece que debes emitir una factura por tu servicio en un plazo de seis meses. En el peor de los escenarios, se podrán imponer multas en caso de incumplimiento del plazo.

Hay muchas plantillas de facturación gratuitas disponibles en línea, que se pueden usar con cualquier programa de procesamiento de textos. Asegúrate de que no se haga mención al impuesto al valor agregado ni a otro impuesto en la plantilla porque los pequeños emprendimientos no están autorizados a presupuestarlo.

También puedes usar un programa de facturación para crear tus facturas. Estos programas no suelen ser gratuitos, pero pueden automatizar muchos aspectos del proceso de creación de facturas.

Información obligatoria sobre la facturación de pequeños emprendimientos

En el artículo 14, párrafo 4 de la UStG, se establece la siguiente información obligatoria:

• Nombre completo y dirección de la empresa prestadora del servicio
  Si no diriges tu empresa como entidad jurídica, es decir, como Aktiengesellschaft (AG), Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) o Unternehmergesellschaft (UG) en Alemania, indica tu propio nombre y la dirección de tu empresa.

• Nombre completo y dirección del beneficiario del servicio
  Consejo: Esta información no es estrictamente necesaria para una factura pequeña por menos de €250.

• Número fiscal o número de identificación de IVA de la empresa que presta el servicio
  Si operas como persona física, indica tu número fiscal personal.

• Fecha de emisión de la factura
  La fecha de emisión de la factura a tu cliente.

• Número de factura
  El número de factura proporciona una forma de identificar cualquier factura emitida (cada una tiene un número único). El número debe usarse una sola vez, ya que forma parte de una serie continua de números. Por lo tanto, si tu primera factura muestra el número «10000», tu próxima factura debe mostrar el número «10001».
  Consejo: De acuerdo con este modelo, también puedes usar varias series de números. Esto te permitiría numerar tus facturas en diferentes años, por ejemplo, «2023-10000».

• Volumen o alcance y tipo de bienes o servicios proporcionados
  En las partidas de factura, para cada número de partida de la serie vigente, tendrás que indicar el volumen, la unidad, el nombre y el precio particular y total de los bienes o servicios vendidos.
  Nota: Debes ser preciso al nombrar los bienes o servicios para evitar malentendidos o posibles preguntas. No combines servicios de amplia gama bajo una sola partida. Para mayor transparencia, puedes desglosarlas en todos los diversos componentes del servicio realizado.

• Fecha de entrega o del servicio
  Si tu servicio o entrega ha requerido varios días, debes indicar la duración completa.
  Nota: Si la fecha del servicio y la fecha de la factura coinciden, también puedes agregar una nota que indique «La fecha del servicio coincide con la fecha de la factura» junto a la fecha indicada.

• Importe de la factura (incluidas las bonificaciones o los descuentos acordados con anticipación)
  Cuando calcules el importe final a pagar por tu cliente, asegúrate de no exhibir ningún impuesto al valor agregado, según la exención para pequeños emprendimientos. El importe final será igual al total para las partidas específicas.

• Haz referencia a la exención del impuesto al valor agregado según el artículo 19 de la UStG
  Debido a que tú, como pequeño emprendimiento, no exhibes ningún impuesto al valor agregado, debes señalarlo por escrito en la factura. Bastará con unas palabras debajo de las partidas enumeradas, siempre que hagas referencia al artículo 19 la UStG.

Ejemplo: «Las facturas no exhiben el impuesto al valor agregado, según el artículo 19 de la UStG».

Más información voluntaria

Una vez que tu factura contenga toda la información obligatoria, puedes agregar información voluntaria. Un aspecto importante es la información sobre el plazo de pago. Esto proporciona a tus clientes cierta claridad y te permite gestionar mejor tu flujo de caja. Si tu factura no contiene ningún plazo de pago, se aplicará el Código civil alemán (Bürgerliches Gesetzbuch o BGB), que establece un plazo de pago legal de 30 días.

Las formas más comunes de expresar el plazo de pago incluyen «Pagadero en un plazo de 14 días» o «Páguese esta factura antes del (fecha)».

Otra información útil incluye datos de contacto, como el número de teléfono y la dirección de correo electrónico, para que tus clientes puedan enviarte cualquier pregunta. Si quieres recibir el importe de la factura mediante una transferencia de crédito bancaria, también debes proporcionar tu información bancaria.

Envío de la factura

Una vez que tu factura esté completa, aún hay algunos puntos a tener en cuenta antes de enviarla. En el artículo 14, párrafo 1 la UStG, se establece que el documento de la factura debe ser auténtico, estar en condiciones satisfactorias y ser legible. La autenticidad está garantizada si la factura se puede identificar claramente como una de las tuyas. Si la información obligatoria legal está intacta, esto significa que el documento está en condiciones satisfactorias.

Si tu factura cumple con estos criterios, puedes enviársela al cliente en papel o electrónicamente, incluso por correo electrónico, si el cliente está de acuerdo con ello (aunque sea un acuerdo informal). Si eres asesor fiscal o abogado, tu factura también debe contener tu firma.

Obligación de retención

Tienes la obligación de conservar los originales de los documentos de tu factura, conforme lo establecido en el artículo 14b la UStG, durante 10 años. Esto se aplica a facturas que hayas emitido (salientes) y facturas que recibas por bienes y servicios comprados (entrantes). Este período comienza desde el final del año calendario en el que se emitió la factura, en lugar de desde la fecha de la factura.

Consejo: No te limites a guardar las facturas en tu computadora. Si se pierden tus documentos (p. ej., tras un daño al disco duro), podrías recibir sanciones penales en caso de una auditoría por parte de tu agencia fiscal. Lo ideal es organizar algún tipo de copia de seguridad, mediante la impresión de tus facturas y su declaración fiscal en carpetas, digitalmente en un espacio de almacenamiento personal en la nube o cargándolas a un programa de facturación en línea.

Qué hacer si el impuesto al valor agregado aparece por error

Las facturas emitidas por pequeños emprendimientos suelen exhibir un impuesto al valor agregado por error, pero esto puede traer consecuencias negativas. Este tipo de error se debe a un desconocimiento de la exención para pequeños emprendimientos y al uso de plantillas de facturación incorrectas.

Si notas algún error de este tipo antes de que la factura se registre en el sistema contable, puedes corregirla. Para ello, envía a tu cliente una copia corregida con el mismo número de factura. Necesitará conservar ambas copias de la factura. Este procedimiento se aplica a todas las correcciones de facturas con información obligatoria incorrecta o faltante que aún deben registrarse en el sistema contable.

Si el error no se detecta hasta después del registro de la factura, en teoría, le deberás el impuesto al valor agregado indicado a tu agencia fiscal. Puedes evitar los costos y las posibles sanciones penales por falta de pago mediante la emisión de una anulación de factura. La anulación de factura debe estar claramente identificada como tal y debe tener su propio número de factura. Si haces referencia por escrito a la factura original y al importe negativo correspondiente, la factura incorrecta quedará anulada.

¿Qué ocurre si no se paga tu factura de pequeño emprendimiento?

Pueden ser varios los motivos por los que un cliente no cumple con el plazo de pago que estableciste. Es posible que te convenga comunicarte con él y preguntarle si recibió tu factura de pequeño emprendimiento (es decir, si no se perdió o pasó a correo no deseado). Comprueba también si toda la información relevante de tu factura de pequeño emprendimiento es correcta, en otras palabras, el plazo de pago y datos de la cuenta bancaria.

Como alternativa, puedes optar por enviar un recordatorio de pago escrito con un nuevo plazo de pago. Asegúrate de hacer referencia al número de factura correspondiente para evitar malentendidos.

Si la factura sigue impaga después del recordatorio de pago, tienes derecho a emitir una carta de reclamación de pagos. Puedes emitir hasta tres cartas de reclamación de pagos, con niveles de urgencia crecientes, para recordarle a tu cliente que pague la factura y haciendo referencia a los intereses por mora.

Si tu cliente se vuelve moroso, conforme los términos del artículo 286 BGB, puedes iniciar procedimientos legales de reclamación de pagos.