Creación de facturas como pequeña empresa en Alemania

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Más información 
  1. Introducción
  2. ¿Qué es la exención para las pequeñas empresas y cómo entra en vigor?
  3. Ventajas e inconvenientes de la exención para las pequeñas empresas
  4. Cómo redactar una factura como pequeña empresa
    1. Información obligatoria en una factura para pequeñas empresas
    2. Más información voluntaria
    3. Envío de la factura
    4. Obligación de conservación
  5. Qué hacer si el impuesto sobre el valor añadido aparece por error
  6. ¿Qué pasa si no te pagan la factura de tu pequeña empresa?

Las pequeñas empresas están obligadas a crear facturas por los bienes o servicios que venden. Las pequeñas empresas se benefician de la exención del impuesto sobre el valor añadido (IVA), pero se aplican varias normas especiales. Este artículo explica cómo entra en vigor la exención para las pequeñas empresas, cómo puedes —como pequeña empresa— crear facturas sin errores y qué debes tener en cuenta al respecto.

¿De qué trata este artículo?

  • ¿Qué es la exención para las pequeñas empresas y cómo entra en vigor?
  • Ventajas e inconvenientes de la exención para las pequeñas empresas
  • Cómo redactar una factura como pequeña empresa
  • Qué hacer si el impuesto sobre el valor añadido aparece por error
  • ¿Qué pasa si no te pagan la factura de tu pequeña empresa?

¿Qué es la exención para las pequeñas empresas y cómo entra en vigor?

La exención para las pequeñas empresas, según el artículo 19 de la ley alemana del impuesto sobre el valor añadido (Umsatzsteuergesetz o UStG), tiene por objeto reducir el papeleo y la carga fiscal de las empresas con pocos ingresos anuales. Los autónomos y los trabajadores por cuenta propia pueden acogerse a la exención y evitar cualquier obligación tributaria por el impuesto sobre el valor añadido. Por tanto, no es necesario presentar declaraciones previas del IVA ni indicar el IVA en las facturas.

Una empresa puede solicitar la exención para pequeñas empresas en el cuestionario de registro fiscal cuando se funda la empresa, o puede dirigirse a la oficina fiscal pertinente más adelante. La exención sigue siendo válida siempre que los ingresos de la empresa sean inferiores a 20 000 euros en el año de su fundación o en el año anterior y sea poco probable que superen un límite de 50 000 euros en el año natural en curso.

Una empresa tiene la opción de no acogerse a la exención, incluso si se mantiene por debajo del límite de ingresos. Ten en cuenta que esta decisión seguirá siendo legalmente válida durante cinco años, por lo que no podrás volver a acogerte a la exención para pequeñas empresas dentro de este periodo.

Ventajas e inconvenientes de la exención para las pequeñas empresas

Al liberar a las personas de toda obligación de pagar el impuesto sobre el valor añadido, la exención para pequeñas empresas es adecuada para entidades de reciente creación y personas cuya actividad es más bien secundaria. Al requerir menos contabilidad, se libera tiempo que de otro modo se dedicaría a tareas como las declaraciones preliminares del IVA. Como las pequeñas empresas no muestran el IVA al indicar los precios, pueden ofrecer sus bienes y servicios más baratos, lo que las sitúa en una posición de ventaja competitiva.

La exención para las pequeñas empresas puede resultar menos ventajosa en el caso de grandes inversiones en artículos como equipos técnicos y vehículos. A menos que se tenga derecho a deducir el IVA soportado, la oficina fiscal no reembolsará ningún impuesto sobre el valor añadido por las compras de las empresas.

Cómo redactar una factura como pequeña empresa

Una vez que se ha prestado un servicio o se ha realizado una entrega en su totalidad, tienes la obligación de emitir una factura. El artículo 14, apartado 2 de la UStG establece que debes emitir una factura por tu servicio en un plazo de seis meses. Si se incumple este plazo, en el peor de los casos podrían imponerse multas.

Hay muchas plantillas de factura gratuitas disponibles en internet, y se pueden utilizar con cualquier programa de procesamiento de textos. Asegúrate de que en la plantilla no se menciona el impuesto sobre el valor añadido u otros impuestos, porque las pequeñas empresas no tienen autorización para indicarlos.

También puedes utilizar un programa de facturación para crear facturas. Estos programas no suelen ser gratuitos, pero pueden automatizar muchos aspectos del proceso de creación de facturas.

Información obligatoria en una factura para pequeñas empresas

La siguiente información obligatoria figura en el artículo 14, apartado 4 de la UStG:

  • Nombre completo y dirección de la empresa que presta el servicio
    Si no diriges tu empresa como entidad jurídica, es decir, como Aktiengesellschaft (AG), Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) o Unternehmergesellschaft (UG) en Alemania, indica tu propio nombre y la dirección de tu empresa.

  • Nombre completo y dirección del destinatario del servicio
    Consejo: Esta información no es estrictamente necesaria para una factura pequeña de menos de 250 euros.

  • Número de identificación fiscal o número de identificación a efectos del IVA de la empresa que presta el servicio
    Si operas como persona física, indica tu número de identificación fiscal personal.

  • Fecha de emisión de la factura
    Fecha en la que emites la factura a tu cliente.

  • Número de factura
    El número de factura permite identificar una factura determinada (cada factura tiene un número único). El número debe utilizarse una sola vez y formar parte de una serie continua de números. Por tanto, si tu primera factura muestra el número «10000», tu siguiente factura debe mostrar el número «10001».
    Consejo: Basándote en este modelo, también puedes utilizar varias series de números. Esto te permitiría numerar tus facturas en diferentes años, por ejemplo, «2023-10000».

  • Volumen o alcance y tipo de bienes o servicios prestados
    En las partidas de factura, enumerarás para cada número de partida de la serie en curso el volumen, la unidad, el nombre y el precio individual y total del bien o servicio vendido.
    Nota: Sé preciso al nombrar los bienes o servicios para evitar malentendidos o posibles preguntas. No combines servicios de amplio alcance en un solo artículo. Para una mayor transparencia, divídelos en los distintos componentes del servicio prestado.

  • Fecha de entrega o del servicio
    Si tu servicio o entrega ha durado varios días, debes indicar la duración completa.
    Nota: Si la fecha del servicio y la fecha de la factura coinciden, también puedes añadir una nota que indique «La fecha del servicio coincide con la fecha de la factura» junto a la fecha indicada.

  • Importe de la factura (incluidas las bonificaciones o los descuentos previamente acordados)
    Al calcular el importe final a pagar por tu cliente, asegúrate de no indicar ningún impuesto sobre el valor añadido, de acuerdo con la exención para las pequeñas empresas. El importe final será igual al total de los artículos individuales.

  • Referencia a la exención del impuesto sobre el valor añadido según el artículo 19 de la UStG
    Dado que, como pequeña empresa, no declaras ningún impuesto sobre el valor añadido, debes indicarlo por escrito en tu factura. Unas palabras debajo de los artículos enumerados serán suficientes, siempre que hagas referencia al artículo 19 de la UStG.
    Ejemplo: «Las facturas no incluyen el impuesto sobre el valor añadido según el artículo 19 de la UStG».

Más información voluntaria

Una vez que tu factura contenga toda la información obligatoria, puedes añadir información voluntaria. Un aspecto importante es la información sobre el plazo de pago. Esto proporciona a tus clientes cierta claridad y te permite gestionar mejor tu flujo de caja. Si tu factura no contiene ningún plazo de pago, se aplicará el Código Civil alemán (Bürgerliches Gesetzbuch o BGB), basado en el plazo de pago legal de 30 días.

Algunas formas habituales de expresar el plazo de pago son «A pagar en 14 días» o «Pague esta factura antes de (fecha)».

Otra información útil son los datos de contacto, como el número de teléfono y la dirección de correo electrónico, para que tus clientes puedan enviarte cualquier pregunta. Si quieren recibir el importe de la factura a través de una transferencia bancaria, también debes facilitar tu información bancaria.

Envío de la factura

Una vez completada la factura, hay que tener en cuenta algunas cuestiones antes de enviarla. El apartado 1 del artículo 14 de la UStG establece que el documento de facturación debe ser auténtico, estar en buen estado y ser legible. La autenticidad está garantizada si la factura puede identificarse claramente como tuya. Si la información obligatoria está intacta, significa que el documento está en buenas condiciones.

Si tu factura cumple estos criterios, puedes enviarla a tu cliente en papel o electrónicamente, incluso por correo electrónico, si tu cliente está de acuerdo (aunque sea de manera informal). Si eres asesor fiscal o experto legal, la factura también debe llevar tu firma.

Obligación de conservación

Según el artículo 14b de la UStG, tienes la obligación de conservar los originales de tus facturas durante 10 años. Esto se aplica a las facturas que hayas emitido (emitidas) y a las facturas que recibas por bienes y servicios adquiridos (recibidas). Este periodo empieza a contar a partir del final del año natural en el que se emitió la factura, y no a partir de la fecha de la factura.

Consejo: No te limites a guardar las facturas en tu ordenador. Si pierdes los documentos (por ejemplo, si se estropea el disco duro), la oficina fiscal podría imponerte sanciones penales en caso de inspección. Lo ideal es que planees algún tipo de copia de seguridad: imprimiendo tus facturas y archivándolas en carpetas o digitalmente en un espacio personal de almacenamiento en la nube o subiéndolas a un programa de facturación en línea.

Qué hacer si el impuesto sobre el valor añadido aparece por error

Las facturas emitidas por pequeñas empresas suelen mostrar el impuesto sobre el valor añadido por error, lo que puede tener consecuencias negativas. Este tipo de error se debe a la falta de familiaridad con la exención para las pequeñas empresas y a la utilización de plantillas de factura incorrectas.

Si adviertes un error de este tipo antes de que la factura se registre en el sistema de contabilidad, puedes presentar una factura corregida. Para ello, envía a tu cliente una copia corregida con el mismo número de factura. Deberás conservar ambos ejemplares de la factura. Este procedimiento se aplica a todas las correcciones de facturas en las que falten datos obligatorios o sean incorrectos y que deban registrarse en el sistema de contabilidad.

Si el error no se detecta hasta después de registrar la factura, en teoría, deberás a la oficina fiscal el impuesto sobre el valor añadido indicado. Puedes evitar los costes y las posibles sanciones penales por impago emitiendo una factura inversa. Una factura inversa debe estar claramente identificada como tal y llevar su propio número de factura. Al hacer referencia, por escrito, a la factura original y al importe negativo correspondiente, esta anula la factura incorrecta.

¿Qué pasa si no te pagan la factura de tu pequeña empresa?

Si tu cliente no cumple el plazo de pago que fijaste, puede deberse a varias razones. Puedes ponerte en contacto con él y preguntarle si ha recibido la factura (es decir, si no se ha perdido o ha ido a parar al buzón de correo no deseado). Comprueba también si toda la información pertinente de la factura de tu pequeña empresa es correcta, es decir, el plazo de pago y los datos de la cuenta bancaria.

También puedes optar por enviar un recordatorio de pago por escrito con un nuevo plazo de pago. Asegúrate de hacer referencia al número de factura en cuestión para evitar malentendidos.

Si la factura sigue impagada después del recordatorio de pago, puedes enviar una carta de reclamación de pago. Puedes enviar hasta tres cartas de reclamación de pago, cada vez más urgentes, recordando al cliente que debe pagar la factura y haciendo referencia a los intereses de demora.

Si tu cliente se convierte en moroso según el artículo 286 del Código Civil alemán (BGB), puedes iniciar el procedimiento legal de reclamación de pago.

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