Kleine ondernemers moeten facturen maken voor de goederen of diensten die ze verkopen. Omdat kleine ondernemers vrijgesteld zijn van btw, gelden er een paar speciale regels. In dit artikel leggen we uit hoe de vrijstelling voor kleine ondernemers werkt, hoe je als kleine ondernemer foutloze facturen kunt maken en waar je op moet letten.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat houdt de vrijstelling voor kleine ondernemers in en hoe werkt deze?
  
• Voordelen en nadelen van de vrijstelling voor kleine ondernemers
  
• Hoe schrijf je een factuur als kleine ondernemer?
  
• Wat te doen als de btw verkeerd wordt weergegeven
  
• Wat als je factuur als kleine ondernemer niet wordt betaald?
  

Wat is de vrijstelling voor kleine ondernemers en hoe werkt die?

De vrijstelling voor kleine ondernemers, zoals bedoeld in artikel 19 van de Duitse wet op de omzetbelasting (Umsatzsteuergesetz, of UStG), is bedoeld om de administratieve rompslomp en belastingdruk voor bedrijven met een lage jaaromzet te verminderen. Zelfstandigen en vrije beroepen mogen gebruikmaken van de vrijstelling en hoeven geen omzetbelasting te betalen. Ze hoeven dus geen voorlopige btw-aangiften in te dienen of btw op facturen te vermelden.

Een bedrijf kan de vrijstelling voor kleine ondernemers aanvragen in de belastingregistratievragenlijst bij de oprichting van het bedrijf, of het kan later contact opnemen met het betreffende belastingkantoor. De vrijstelling blijft geldig op voorwaarde dat de omzet van het bedrijf lager is dan € 20.000 in het jaar van oprichting of in het voorgaande jaar en dat het onwaarschijnlijk is dat deze in het lopende kalenderjaar de grens van € 50.000 zal overschrijden.

Een bedrijf kan ervoor kiezen om geen gebruik te maken van de vrijstelling, zelfs als het onder de omzetgrens blijft. Houd er rekening mee dat deze beslissing vijf jaar lang rechtsgeldig blijft, dus je kunt binnen deze periode niet terugkeren naar de vrijstelling voor kleine ondernemers.

Voordelen en nadelen van de vrijstelling voor kleinschalige ondernemers

Door mensen vrij te stellen van btw-aansprakelijkheden, is de vrijstelling voor kleine ondernemers handig voor nieuwe bedrijven en mensen die dit meer als bijverdienste doen. Omdat er minder boekhouding nodig is, heb je meer tijd voor andere dingen, zoals het doen van btw-aangiften. Omdat kleine ondernemers geen btw laten zien bij het geven van prijzen, kunnen ze hun goederen en diensten goedkoper aanbieden, wat ze een voordeel geeft ten opzichte van anderen.

De vrijstelling voor kleine ondernemers kan minder voordelig zijn bij grotere investeringen in bijvoorbeeld technische apparatuur en voertuigen. Tenzij er recht is op aftrek van voorbelasting, vergoedt het belastingkantoor geen belasting over de toegevoegde waarde voor zakelijke aankopen.

Hoe schrijf je een factuur als kleine ondernemer?

Zodra een dienst of levering volledig is geleverd, moet je een factuur sturen. Volgens artikel 14, lid 2 van de Duitse wet op de omzetbelasting (UStG) moet je binnen zes maanden een factuur sturen voor je dienst. Als je deze deadline mist, kun je in het ergste geval een boete krijgen.

Er zijn online veel gratis factuursjablonen beschikbaar, die je met elk tekstverwerkingsprogramma kunt gebruiken. Zorg ervoor dat er geen vermelding van btw of andere belastingen op het sjabloon staat, omdat kleine ondernemers deze niet mogen vermelden.

Je kunt ook een facturatieprogramma gebruiken om facturen te maken. Deze programma's zijn meestal niet gratis, maar ze kunnen veel aspecten van het factuurproces automatiseren.

Verplichte info op een factuur van een kleine ondernemer

De volgende verplichte info staat in artikel 14, lid 4 UStG:

• Volledige naam en adres van het bedrijf dat de dienst levert
  Als je je bedrijf niet als rechtspersoon runt, zoals een Aktiengesellschaft (AG), Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) of Unternehmergesellschaft (UG) in Duitsland, vul dan je eigen naam en je bedrijfsadres in.

• Volledige naam en adres van de ontvanger van de dienst
  Tip: Deze info is niet echt nodig voor een kleine factuur onder € 250.

• Belastingnummer of btw-nummer van het bedrijf dat de dienst levert
  Als je als natuurlijke persoon handelt, geef dan je persoonlijke belastingnummer op.

• Factuurdatum
  De datum waarop je de factuur naar je klant stuurt.

• Factuurnummer
  Het factuurnummer is een manier om een bepaalde factuur te herkennen (elke factuur heeft een uniek nummer). Het nummer mag maar één keer worden gebruikt en moet deel uitmaken van een doorlopende reeks nummers. Dus als je eerste factuur het factuurnummer '10000' heeft, moet je volgende factuur het nummer '10001' hebben.
  Tip: Op basis van dit model kun je ook meerdere reeksen nummers gebruiken. Zo kun je je facturen onder verschillende jaren nummeren, bijvoorbeeld '2023-10000'.

• Volume of omvang en type geleverde goederen of diensten
  Onder de factuurposten vermeld je voor elk artikelnummer in de lopende reeks het volume, de eenheid, de naam en de individuele en totale prijs van de verkochte goederen of diensten.
  Let op: Wees duidelijk als je de goederen of diensten benoemt om misverstanden of vragen te voorkomen. Zet niet allerlei verschillende diensten onder één noemer. Voor de duidelijkheid kun je ze beter opsplitsen in alle verschillende onderdelen van de dienst.

• Datum van levering of dienstverlening
  Als je dienst of levering meerdere dagen heeft geduurd, moet je de volledige duur vermelden.
  Opmerking: Als de datum van de dienst en de factuurdatum hetzelfde zijn, kun je ook een opmerking toevoegen met de tekst "De datum van de dienst is dezelfde als de factuurdatum" naast de vermelde datum.

• Factuurbedrag (inclusief eventuele vooraf overeengekomen bonussen of kortingen)
  Zorg ervoor dat je bij het berekenen van het uiteindelijke bedrag dat je klant moet betalen geen btw vermeldt, conform de vrijstelling voor kleine ondernemers. Het uiteindelijke bedrag is gelijk aan het totaal van de afzonderlijke posten.

• Verwijs naar de vrijstelling van btw volgens artikel 19 UStG
  Omdat je als kleine ondernemer geen btw in rekening brengt, moet je dit schriftelijk op je factuur vermelden. Een paar woorden onder de vermelde posten zijn voldoende, mits je verwijst naar artikel 19 UStG.

Voorbeeld: "Facturen vermelden geen btw overeenkomstig artikel 19 UStG."

Meer vrijwillige info

Zodra je factuur alle verplichte informatie bevat, kun je vrijwillige informatie toevoegen. Een belangrijk aspect is informatie over de betalingstermijn. Dit biedt je klanten duidelijkheid en stelt je in staat om je cashflow beter te beheren. Als je factuur geen betalingstermijn bevat, is het Duitse burgerlijk wetboek (Bürgerliches Gesetzbuch, of BGB) van toepassing, op basis van de wettelijke betalingstermijn van 30 dagen.

Veelgebruikte manieren om de betalingstermijn aan te geven zijn "Betaalbaar binnen 14 dagen" of "Gelieve deze factuur te betalen vóór (datum)".

Andere handige info is contactgegevens zoals het telefoonnummer en e-mailadres, zodat je klanten je vragen kunnen sturen. Als je het factuurbedrag via een bankoverschrijving wilt ontvangen, moet je ook je bankgegevens vermelden.

De factuur verzenden

Als je factuur klaar is, zijn er nog een paar elementen waar je op moet letten voordat je deze verstuurt. Artikel 14, lid 1 UStG zegt dat het factuurdocument echt, in goede staat en leesbaar moet zijn. Het is echt als je factuur duidelijk van jou is. Als alle verplichte info erop staat, is het document in goede staat.

Als je factuur aan deze criteria voldoet, kun je deze op papier of elektronisch, bijvoorbeeld per e-mail, naar je klant sturen, mits je klant hiermee akkoord gaat (ook informeel). Als je belastingadviseur of jurist bent, moet je factuur ook je handtekening bevatten.

Bewaarplicht

Je moet de originele facturen volgens artikel 14b van de Duitse wet op de omzetbelasting (UStG) 10 jaar bewaren. Dit geldt voor facturen die je hebt uitgegeven (uitgaand) en facturen die je ontvangt voor gekochte goederen en diensten (inkomend). Deze periode begint aan het einde van het kalenderjaar waarin de factuur is uitgegeven, en niet op de factuurdatum.

Tip: Sla je facturen niet alleen op je computer op. Als je documenten kwijtraken (bijvoorbeeld door schade aan de harde schijf van je computer), kan dit bij een controle door het belastingkantoor leiden tot strafrechtelijke sancties. Het beste kun je een back-up maken door je facturen af te drukken en in mappen te bewaren, of digitaal op te slaan in een persoonlijke cloudopslagruimte of door ze te uploaden naar een online facturatieprogramma.

Wat te doen als de belasting over de toegevoegde waarde fout wordt weergegeven

Op facturen van kleine ondernemers staat vaak per ongeluk btw, maar dat kan nare gevolgen hebben. Dit komt vaak doordat ze niet goed weten dat kleine ondernemers vrijgesteld zijn en de verkeerde factuursjablonen gebruiken.

Als je zo'n fout ziet voordat de factuur in het boekhoudsysteem is gezet, kun je een gecorrigeerde factuur sturen. Stuur je klant dan een gecorrigeerde kopie met hetzelfde factuurnummer. Ze moeten beide kopieën van de factuur bewaren. Deze procedure geldt voor alle correcties van facturen met onjuiste of ontbrekende verplichte informatie die nog in het boekhoudsysteem moeten worden gezet.

Als de fout pas wordt opgemerkt nadat de factuur is geregistreerd, ben je in theorie de aangegeven btw verschuldigd aan het belastingkantoor. Je kunt de kosten en mogelijke strafrechtelijke sancties voor niet-betaling voorkomen door een tegenfactuur uit te geven. Een tegenfactuur moet duidelijk als zodanig worden gemarkeerd en krijgt een eigen factuurnummer. Door schriftelijk te verwijzen naar de oorspronkelijke factuur en het bijbehorende negatieve bedrag, maak je de onjuiste factuur ongeldig.

Wat als je factuur als kleine ondernemer niet wordt betaald?

Als je klant de door jou gestelde betalingstermijn niet haalt, kan dat verschillende redenen hebben. Je kunt contact met hem opnemen en vragen of je factuur is aangekomen (d.w.z. niet verloren is gegaan of in de spam is terechtgekomen). Controleer ook of alle relevante informatie op je factuur correct is, met andere woorden: de betalingstermijn en de bankgegevens.

Je kunt er ook voor kiezen om een schriftelijke betalingsherinnering te sturen met een nieuwe betalingstermijn. Vermeld daarbij het factuurnummer om misverstanden te voorkomen.

Als de factuur na de betalingsherinnering nog steeds niet is betaald, mag je een aanmaningsbrief sturen. Je kunt maximaal drie aanmaningsbrieven sturen, met een toenemende urgentie, waarin je je klant eraan herinnert de factuur te betalen en verwijst naar eventuele rente bij te late betaling.

Als je klant in gebreke blijft volgens artikel 286 BGB, kun je in plaats daarvan een wettelijke aanmaningsprocedure starten.