Een betalingsherinnering is een handig hulpmiddel dat bedrijven gebruiken om ervoor te zorgen dat ze op tijd betaald worden. Hieronder lees je wat een betalingsherinnering is, wanneer je er een moet sturen, hoe deze verschilt van een aanmaningsbrief en hoe je er een op de juiste manier opstelt. We hebben ook een sjabloon voor een betalingsherinnering toegevoegd dat je kunt gebruiken.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een betalingsherinnering?
  
• Wanneer moet je een betalingsherinnering sturen?
  
• Wat is het verschil tussen een aanmaningsbrief en een betalingsherinnering?
  
• Kun je een aanmaningsbrief sturen in plaats van een betalingsherinnering?
  
• Hoe schrijf je een betalingsherinnering?
  
• Moet je een deadline zetten in de betalingsherinnering?
  

Wat is een betalingsherinnering?

Een betalingsherinnering is een brief die bedrijven naar hun klanten sturen om hen eraan te herinneren dat een factuur nog niet is betaald en dat de betalingstermijn is verstreken. Je moet al een geldige factuur hebben uitgegeven waarop de betalingstermijn duidelijk staat vermeld. Voor particulieren is de wettelijke termijn, of deadline, 30 dagen, tenzij er een andere termijn is overeengekomen tussen jou en de klant. Voor transacties met andere bedrijven (d.w.z. business-to-business of B2B) geldt de betalingstermijn die op de factuur staat vermeld of anderszins is overeengekomen. Als er geen betalingstermijn is vastgesteld, geldt ook hier de wettelijke betalingstermijn volgens het Duitse Burgerlijk Wetboek (Bürgerliches Gesetzbuch of BGB). De basisregel is dat een factuur bij ontvangst verschuldigd is.

Wanneer moet je een betalingsherinnering sturen?

Een betalingsherinnering moet je sturen nadat de betalingstermijn is verstreken. Dit is de eerste stap in het proces van het innen van openstaande facturen. Houd er echter rekening mee dat het enige tijd duurt voordat betalingen zijn verwerkt, dus wacht twee tot drie dagen in plaats van de betalingsherinnering de dag na het verstrijken van de termijn te versturen. Geef klanten een beetje flexibiliteit; in de meeste gevallen zijn klanten de betaling gewoon vergeten.

Door regelmatig openstaande facturen te controleren en snel betalingsherinneringen te sturen, kun je ervoor zorgen dat openstaande betalingen sneller worden voldaan. Verdere stappen, zoals het sturen van aanmaningsbrieven of zelfs het inschakelen van incassobureaus, moet je alleen overwegen als betalingsherinneringen geen reactie opleveren.

Wat is het verschil tussen een aanmaningsbrief en een betalingsherinnering?

Betalingsherinneringen en aanmaningen zijn zowel juridisch als qua inhoud verschillend: een betalingsherinnering wordt vaak kort na het verstrijken van de betalingstermijn verstuurd. Deze heeft geen wettelijke basis en er zijn geen formele vereisten aan verbonden. Er is geen verplichting om een betalingsherinnering te versturen. Het is echter een vriendelijkere manier om een openstaande factuur aan te kaarten dan eerst een aanmaning te versturen.

Een aanmaningsbrief is veel sterker en serieuzer dan een betalingsherinnering. De aanmaningsbrief kan worden verstuurd als een betalingsherinnering geen effect heeft gehad. Deze brief moet aan bepaalde formele eisen voldoen en een aantal belangrijke punten bevatten, waaronder een deadline voor het betalen van het openstaande bedrag. Volgens het BGB zijn klanten in gebreke als ze niet binnen de in de aanmaningsbrief gestelde termijn betalen. In dergelijke gevallen is artikel 286 van het BGB van toepassing op het in gebreke blijven van de schuldenaar. Dit in gebreke blijven wordt doorgaans gevolgd door een juridische aanmaningsprocedure.

Wat de kosten betreft, mag je geen extra kosten vragen in de betalingsherinnering, omdat dit een vrijwillige, vriendelijke mededeling aan klanten is. In een aanmaningsbrief mag je daarentegen wel aanmaningskosten vragen. Deze kosten mogen echter niet hoger zijn dan de kosten die het bedrijf heeft gemaakt voor de aanmaningsbrief, zoals papier, enveloppen en portokosten. Personeelskosten mogen niet onder deze kosten worden gerekend.

Kun je een aanmaningsbrief sturen in plaats van een betalingsherinnering?

Een aanmaningsbrief is niet de eerste stap die bedrijven moeten nemen als een betaling te laat is. Het is beter om klanten eerst een betalingsherinnering te sturen. De betalingsherinnering is een vriendelijke manier om klanten te laten weten dat hun factuur nog openstaat. Een betalingsherinnering kan klanten ook helpen om de deadline te onthouden, waardoor de kans groter is dat de factuur op tijd wordt betaald. Dit geeft de klant ook nog een kans om zijn factuur te betalen zonder dat er extra aanmaningskosten in rekening worden gebracht.

Naast het voorkomen van onnodige kosten, kan een betalingsherinnering ook helpen om de relatie met de klant te behouden. Als de klant nog steeds niet reageert en geen contact opneemt, kan het nodig zijn om na een redelijke termijn een aanmaningsbrief te sturen. Zorg er wel voor dat je je houdt aan de wettelijke vereisten voor het opstellen van een aanmaningsbrief en dat je de gestelde betalingstermijn respecteert.

Hoe schrijf je een betalingsherinnering?

Probeer een betalingsherinnering op een beleefde en vriendelijke manier te formuleren. Vermeld ook duidelijk het openstaande bedrag dat moet worden betaald en bied aan om te helpen bij het oplossen van eventuele belemmeringen voor de betaling. Je kunt ook een kort overzicht geven van de openstaande posten en verschuldigde bedragen en hen vragen om te reageren met een specifieke datum of een plan van aanpak, of hen gewoon vragen om de betaling te verrichten.

Let op de volgende best practices:

• Begin met een vriendelijke begroeting.
  
• Wees kort en duidelijk over de status van de factuur.
  
• Zeg dat je graag snel betaald wilt worden en vertel wat er kan gebeuren als er niet betaald wordt.
  
• Zeg tegen de klant dat ze contact met je kunnen opnemen als ze vragen of opmerkingen hebben.
  

Het is ook belangrijk om je woorden zorgvuldig te kiezen en alles te vermijden wat onprofessioneel of bedreigend kan overkomen. Vermijd woorden als 'urgent' of 'onmiddellijk' en gebruik in plaats daarvan woorden als 'snel' of 'tijdig'. Je moet ook vermijden om je klanten de schuld te geven of te beledigen. Blijf gefocust op de status van de betreffende factuur en doe constructieve voorstellen om de situatie op te lossen, zodat de klantrelatie niet in gevaar komt.

Idealiter geeft een betalingsherinnering klanten het gevoel dat ze gewaardeerd worden en dat je hen graag wilt helpen. Als je echter geen reactie krijgt of als de klant achterstallig blijft, moet je mogelijk verdere maatregelen nemen en een juridische procedure starten.

We hebben een sjabloon voor betalingsherinneringen gemaakt om je te helpen bij het opstellen van je eigen betalingsherinnering.

Wat moet er in een betalingsherinnering staan?

Er zijn geen vaste regels voor wat er in een betalingsherinnering moet staan, maar het moet wel alle belangrijke info hebben die de ontvanger helpt om de factuur te vinden en snel te betalen. De tekst moet ook duidelijk zijn.

Meestal moet het adres van de klant, het adres van het bedrijf en de contactgegevens van het bedrijf erin staan. Ook moet het relevante juridische info bevatten, zoals het btw-nummer of het handelsregisternummer van het bedrijf. Geef precies aan om welke factuur het gaat, inclusief het factuurnummer, de factuurdatum en de bijbehorende levering of bestelling. De betalingsherinnering moet ook een nieuwe betalingstermijn vermelden en het gevraagde bedrag aangeven. Je kunt ook een kopie van de originele factuur bijvoegen, zodat klanten precies weten over welke factuur je het hebt.

Hier is een overzicht van de info die je het beste in een betalingsherinnering kunt zetten:

• De kop "Betalingsherinnering"
  
• Gegevens van de klant
  
• Bedrijfsgegevens
  
• Origineel factuurnummer
  
• Datum van de originele factuur
  
• Juridische info over het bedrijf (zoals het btw-nummer)
  
• Herinnering aan het factuurbedrag
  
• Levering en serviceperiode zoals vermeld op de originele factuur
  
• Even een herinnering dat de betaling nog steeds niet is gedaan
  
• Nieuwe deadline voor betaling
  
• De bankgegevens van het bedrijf
  

Moet je een deadline instellen in de betalingsherinnering?

Bedrijven moeten een deadline vermelden in de betalingsherinnering. Dit is belangrijk omdat het klanten herinnert aan hun betalingsverplichtingen en hen aanmoedigt om de openstaande factuur snel te betalen. Een dergelijke deadline maakt de termijn duidelijk en laat klanten zien dat je bedrijf waarde hecht aan tijdige betalingen. Er zijn echter geen wettelijke vereisten voor het vermelden van deadlines in een betalingsherinnering. Het is aan het bedrijf om de nieuwe deadline mee te delen.